INM-MOF-231 - Supervisor de Operaciones

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Manual de Organización y Funciones del Supervisor de Operaciones

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  • Soy el diseñador del Manual de Organización y Funciones que hoy pongo al alcance de todos aquellos empresarios que desean dejar en claro, las funciones que debe desarrollar un profesional con el cargo de supervisor al realizar operaciones en la industria, finalmente ustedes pueden cambiar los titulos o conservarlos si desean, está totalmente explícito.
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INM-MOF-231 - Supervisor de Operaciones

  1. 1. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SUPERVISOR DE OPERACIONES Elaborado por: Aprobado por: Eduardo Wagner, Adrian Andagua Rafael, Jaramillo Caceres Gerente de Operaciones Gerente General MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 1 de 13
  2. 2. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………………… 3 1.1. Finalidad……..……………………………………………………………………………………. 3 1.2. Alcance……………………………………………………………………………………………… 3 1.3. Actualización……..…………………………………………………………………………….. 3 1.4. Responsabilidad………………………………………………………………………………… 3 1.5. Complejidad del Trabajo……………………………………………………………..…… 3 2. MISIÓN, FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS.……………………………………… 4 2.1. Misión……………………………………………..…………………………………………………. 4 2.2. Funciones Generales………………………….……………………………………………… 4 2.3. Funciones Específicas…...………………….……………………………………………… 6 3. ESTRUCTURA ORGÁNICA……………………………………………………………………….………. 9 3.1. Jefe Inmediato…..…………………………..……………………………………………….… 9 3.2. Personal a Cargo.……………………………….……………………………………………… 9 3.3. Delegaciones……………..…..………………….……………………………………………… 9 4. REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO…………………………………………. 9 4.1. Instrucción Académica…..……………..……………………………………………….… 9 4.2. Experiencia Laboral…………………………….…………………………………………….. 9 4.3. Autonomía de Trabajo ….………………….……………………………………………… 10 4.4. Responsabilidad por los Procesos...……………………………………………….… 10 4.5. Responsabilidad por Relaciones……………………………..………………………… 10 4.6. Esfuerzo Físico………..……………………..……………………………………………….… 10 4.7. Ambiente de Trabajo…..…………………….……………………………………………… 10 5. SANCIONES DEL PUESTO.………………………………….…………………………………………. 11 5.1. Denominación por Importancia de Función….……………………………….… 11 5.2. Denominación por Nivel de Sanción……..…………………………………………. 11 5.3. Cuadro Explicativo de Sanciones……...……………………………………………… 12 5.4. Otros alcances de las Sanciones………………………………….…………………… 13 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 2 de 13
  3. 3. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Finalidad El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones de la unidad orgánica, así como las funciones a nivel de cargo específico del Supervisor de Operaciones. 1.2 Alcance Las funciones contenidas en el presente Manual deberán ser cumplidas por todos los ejecutivos que integren la Supervisión de Operaciones. 1.3 Actualización El presente Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en la Estructura Orgánica o en el Reglamento Interno de la Organización y/o Funciones de la empresa. 1.4 Responsabilidad El Supervisor de operaciones es responsable de las funciones que se realizan en la unidad orgánica a su cargo. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organización y Funciones, cada Supervisor de Operaciones deberá indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña. 1.5 Complejidad del Trabajo Las funciones del puesto son múltiples y variadas, existiendo una alta interrelación entre cada una de ellas. Se presentan con un alto grado de dificultad, por lo que su desempeño exige el uso intenso del buen juicio, inventiva y otras capacidades mentales. Requiere concentración intensa solo durante periodos cortos, mayor que lo normal el resto del tiempo; es decir atención siempre. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 3 de 13
  4. 4. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN 2. MISIÓN, FUNCIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS 2.1 Misión Asegurar eficientemente el planeamiento, programación y control de la ejecución y/o supervisión de los estudios, proyectos y servicios nuevos; así como el control de la calidad y todo lo relacionado con la supervisión del servicio, brindando un adecuado y oportuno soporte operativo, a los trabajos y a nuestros clientes de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para cada servicio. 2.2 Funciones Generales a. Coordinar con su Jefe Inmediato, la generación, programación, dirección y coordinación del plan Operativo, estipulando resultados, plazos, recursos y responsables, estos se proyectarán en plazos diarios, mensuales y anuales. b. Tratar con su Jefe Inmediato, sobre los planes a corto, medio y largo plazo para hacer progresar el área operativa de la empresa con respecto a las tendencias del mercado y de la tecnología. c. Crear una labor de equipo con los operadores a su cargo, referidos en el organigrama, traduciendo las políticas y estrategias de la empresa en acciones concretas que puedan ser interpretadas claramente por los líderes de grupo. d. Organización, planificación, seguimiento y supervisión en la ejecución de todos los trabajos dentro del área, en un ciclo de producción programado, garantizando que cada individuo del equipo a cargo, cumpla con las tareas asignadas y las especificaciones establecidas en el sistema de calidad. e. Facilitar y entregar (EIT), medidas, planos, instrumentos, manuales, y materiales necesarios para el desarrollo del trabajo a cada operario, además de coordinar la distribución de máquinas y finalizando la tarea diaria coordinar la limpieza del área entre los operarios. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 4 de 13
  5. 5. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN f. Seguimiento diario de la planificación de los trabajos y del cumplimiento de los plazos de entrega; reportando información periódica, puntual y fiable a su Jefe Inmediato y participar proactivamente en la enseñanza del personal. g. Establecer las limitaciones, características o especificaciones de producción que sean necesarias, para que su Jefe directo, pueda informar adecuadamente a los clientes sobre los resultados que pueden obtenerse. h. Recibir, filtrar y distribuir las normas, procedimientos y mejoras para el sistema de calidad a todos los operarios, ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a una mejora continua en nuestros servicios. i. Efectuar los controles de calidad antes, durante y después del proceso, con el objeto de asegurar la calidad final, y de esa manera cumplir con las condiciones estipuladas en nuestra oferta, minimizando riesgos y una no conformidad por el cliente. j. Evaluación del rendimiento y efectividad de cada uno de los trabajadores que tienen a su cargo, proponiendo planes formativos y de capacitación para su crecimiento a nivel profesional en beneficio de la empresa. k. Evaluar el avance de los trabajos que lleve a evitar atrasos de entrega para las fechas pactadas así como la verificación del proceso realizado; verificar también las medidas según plano de la pieza, evaluando a la vez el acabado que cada operario realiza al concluir su trabajo. l. Efectuar, rellenar y controlar los formatos de Seguridad y Salud Ocupacional que nuestro cliente designe como controles de riesgos; coordinar la elaboración día a día con el personal operario a cargo, supervisando y apoyando también a contratistas y terceros de la empresa. m. Designar la ejecución de trabajos de turno noche, comunicando a su Jefe Inmediato dicha decisión, organizando el personal operario que llevará acabo dicha tarea, cumpliendo los lineamientos anteriormente descritos en este manual. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 5 de 13
  6. 6. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN 2.3 Funciones Específicas: a. Elaborar un diagrama Gantt, cuyo objetivo será mostrar el tiempo previsto para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado para el servicio, esto como consecuencia del Informe Inicial de Trabajo (EIT), que le sea asignado a cronometrar para que la oferta presentada sea más certera en tiempo. El diagrama Gantt se realizará en el formato pre-establecido por INMENA y será enviado a su Jefe Inmediato para su aprobación, conjuntamente con el EIT. (Importancia: Media). b. Proporcionar a su Jefe Inmediato dentro del mismo plazo del punto 2.3.a., las partidas de: (1)Mano de Obra, (2)Equipos Principales y (3)Consumibles Principales, con la información y datos, en el total de las partidas, orientada al trabajo o servicio que se deberá ofertar al cliente. (Importancia: Alta) c. Será el responsable de llenar los formatos y hacer seguimiento a las solicitudes de: Consumibles (SC) (incluir planchas e insumos), Herramientas (SH), Repuestos (SR) y Requerimiento de Servicios a Terceros (incluir toda reparación individual por servicio), que se generen por la necesidad de atención a un servicio asignado. Estipulando en ellos el plazo de ejecución requerido; estos formatos serán remitidos a su Jefe Inmediato para su aprobación, en un plazo no mayor a 02 días calendarios luego de haber realizado la evaluación. (Importancia: Baja) d. Notificará por escrito a su Jefe Inmediato, Gerente de Operaciones, Planner de Operaciones y Recursos Humanos, las sanciones impuestas a sus operarios en la misma fecha de accionar el documento. (Importancia: Alta) e. Elaborar el Informe Final de Trabajo (IFT), con el objetivo de graficar paso a paso los puntos más resaltantes de la reparación y/o fabricación y detallar además las recomendaciones y conclusiones del mismo. Esto debe realizarse en el formato pre-establecido por INMENA; el IFT será enviado al Jefe Inmediato, Gerente de Operaciones y Planner de Operaciones, en un plazo no mayor a 02 días calendarios luego de haber concluido al 100% el total del servicio. (Importancia: Alta) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 6 de 13
  7. 7. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN f. Apoyar en la realización del sistema de gestión de calidad, para levantar las No Conformidades generadas internamente y/o por el cliente, ante las cuales los Lideres de Grupo deben realizar las acciones correctivas necesarias a fin de eliminar las causas que originaron dicha no conformidad, detallando además una acción preventiva en productividad, calidad y medio ambiente, resumiendo en un documento oficial, todo lo originado, a su vez, este será enviado en un plazo no mayor a 02 días calendarios al Jefe Inmediato, Gerente de Operaciones y Planner de Operaciones. (Importancia: Alta) g. Asignar las funciones y responsabilidades, a cada uno de los operarios a su cargo, fijándoles metas diarias, las que deberán ser evaluadas al final del día, buscando la inter-relación entre ellos, muy especialmente de los líderes de grupo. (Importancia: Baja) h. Elaborará el Calendario Laboral (Roster) proyectado para el mes entrante, debiendo informar oportunamente los descansos, vacaciones, capacitaciones, trabajos en mina y en la ciudad de la sucursal, el rango de fechas será entre el 21 del mes en curso hasta el 20 del mes entrante. Este calendario será remitido al Jefe Inmediato, la Gerente Administrativo y de Operaciones, Planner de Operaciones y Asistente de Recursos Humanos. (Importancia: Baja) i. Dará conformidad al Roster real, cada 21 del mes concluido. Este calendario será remitido al Jefe Inmediato, la Gerencia de Operaciones, Planeamiento de Operaciones, Gerencia Administrativa y Asistente de Recursos Humanos. (Importancia: Media) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 7 de 13
  8. 8. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN j. Registrará un control de horas de los trabajos realizados, con la finalidad de: eliminar tiempos muertos, maximizar el rendimiento y tener una mejor perspectiva e indicadores para las tareas repetitivas a futuro. Este reporte será remitido al término del proyecto, a su Jefe Inmediato, Gerente de Operaciones, Planner de Operaciones y Gerencia Administrativa. (Importancia: Media) k. Se realizaran reportes diarios de trabajo, según formato pre-establecido por INMENA; el Gerente de Operaciones designará que trabajos o proyectos deberán contar con estos reportes, esa orden será remitida al Supervisor de Operaciones a través de un correo electrónico con cargo de recepción; al desarrollar el reporte, este será remitido diariamente y directamente al cliente por el Supervisor de Operaciones, con copia a su Jefe Inmediato y Gerente Operaciones. (Importancia: Media) l. El Supervisor de Operaciones adoptará las medidas necesarias para velar por el correcto uso de las instalaciones, máquinas, herramientas y equipos, que conlleven a la interrupción de la continuidad Operacional de la empresa. Esas medidas, estarán sujetas a revisiones periódicas y de mantenimiento, con el objetivo final de salvaguardar y mejorar los niveles de servicio, conseguir ahorros en la eficiencia de los mantenimientos, y mantener operativos las maquinas, herramientas, equipos e instalaciones alargando y asegurando su vida útil. Asimismo inventariar periódicamente los mismos. (Importancia: Alta) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 8 de 13
  9. 9. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN 3. ESTRUCTURA ORGANICA 3.1 Jefe Inmediato: Ingeniero Residente de Sucursal y/o el Jefe de Operaciones a cargo. 3.2 Personal a Cargo: Líderes de Grupo, Soldadores, Oficiales Soldadores, Oficiales Armadores y otros operarios. 3.3 Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, será remplazado por el Jefe Inmediato y las personas que se designen para tareas operativas específicas. Cualquier delegación específica se hará a través de un memorándum y/o correo electrónico. 4. REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO 4.1 Instrucción Académica  Formación Técnica: (Soldadura, Industrial, Mecánica) o el equivalente (siempre que sea respaldado por el Jefe Inmediato o un cargo superior).  Ingles Técnico (nivel Básico).  Dominio de Office (nivel intermedio).  Cursos de motivación y Liderazgo (Documentado).  Leer e interpretar la simbología, escalas y representaciones en general de planos sobre: soldadura, estructuras, arquitecturas, instalaciones mecánicas y eléctricas. 4.2 Experiencia Laboral Experiencia de dos (02) años en supervisión de empresas mineras, naval o sectores industriales de gran nivel. Experiencia con más de cuatro (04) años en Procesos de Soldadura, Metalmecánicos y de Manufactura en la industria. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 9 de 13
  10. 10. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN 4.3 Autonomía de Trabajo Las funciones del puesto se realizan generalmente mediante pautas generales, precedentes y en algunas ocasiones por métodos o procedimientos normalizados. La supervisión y la coordinación son periódicas; el control se ejerce a través del cumplimiento de metas específicas. 4.4 Responsabilidad por los Procesos La contribución de las funciones del puesto es altamente determinante en el proceso y/o resultados, siendo en consecuencia catastróficas las repercusiones que se deriven de su desarrollo. 4.5 Responsabilidad por Relaciones Contactos que implican cierta complejidad y afectan situaciones para la empresa (considera adicionalmente acciones tales como: asistir, atender, gestionar, obtener, cooperar, coordinar, analizar problemas de cierta dificultad, etc.), los mismos que se dan de manera periódica. 4.6 Esfuerzo Físico  El cargo exige a veces, un intenso esfuerzo físico, ya que parte de las labores se realizarán en industrias mineras, petroleras, marítimas y de construcción, por lo que dependiendo de la ubicación geográfica, esta puede variar en zonas frías o calientes, con altura o a nivel del mar.  También es intenso, ya que la tarea de supervisión y control, exige estar caminando constantemente y a la vez sentado/parado periódicamente, además de requerir un alto grado de precisión manual, de visualización aguda, de pro-actividad y de criterio. 4.7 Ambiente de Trabajo  En relaciones humanas: Amigable, pero con mucha presión.  En el entorno ambiente: Ligeramente incómodo, pues presenta algunas características tales como: ruidos menores, calor, polvo o humedad, de manera ocasional. 5. SANCIONES DEL PUESTO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 10 de 13
  11. 11. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN Si el Supervisor de Operaciones como funcionario de INMENA S.A.C., incumpliera de forma irresponsable (sin justificación), sus funciones contractuales y/o laborales, la empresa podrá sancionarlo por la falta cometida, evaluando la magnitud de la misma; por lo que es importante que conozca, las consecuencias que conllevan el incumplimiento de las mismas. 5.1 Denominación por Importancia de Función Baja: Porque no detiene el flujo del servicio, pero es importante para indicadores menores. Media: Porque involucra responsabilidad con el cliente y Gerencias para toma de decisiones y además muestra indicadores importantes. Alta: Está involucrada directamente con el flujo y la productividad del servicio. 5.2 Denominación por Nivel de Sanción Leve: Las ocurrencias para este nivel se sancionarán con advertencias verbales y escritas (ambas documentadas en formato de INMENA), que determinan una alerta y llamada de atención a corregir, sin tener suspensiones de empleo y sueldo, pero acumula ocurrencias para finalmente dar pase al siguiente nivel. Grave: En este nivel intermedio por gravedad de incumplimiento, se sancionará con suspensiones temporales (documentadas en formato de INMENA), fijando suspensiones de empleo y sueldo, en rangos que van desde 1 a 5 días. Muy Grave: Por tratarse del mayor nivel y para llegar a ser sancionado en este, se debió cometer muchas faltas injustificadas, el mismo no contempla rangos, y la sanción consistirá en suspensión definitiva, lo que se traduce como despido (documentado en formato de INMENA) por incumplimiento de funciones y falta de compromiso con la empresa INMENA S.A.C. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 11 de 13
  12. 12. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN Las sanciones se aplicarán basadas en hechos constatados, se hará constar la fecha y tendrá relación directa con la importancia de la función incumplida y el número de veces que se incumplieron. 5.3 Cuadro Explicativo de Sanciones Sanción Días de Sanción Importancia de la Veces sin sin goce de Función cumplir Nivel Ocurrencia Haber Baja 1 Leve Advertencia Verbal 0 Baja 2 Leve Advertencia Escrita 0 Baja 3 Leve Advertencia Escrita 0 Baja 4 Leve Advertencia Escrita 0 Baja 5 Grave Suspensión Temporal 1 Baja 6 Grave Suspensión Temporal 2 Baja 7 Grave Suspensión Temporal 3 Baja 8 Grave Suspensión Temporal 5 Baja 9 Muy Grave Suspensión definitiva Despido Media 1 Leve Advertencia Verbal 0 Media 2 Leve Advertencia Escrita 0 Media 3 Grave Suspensión Temporal 1 Media 4 Grave Suspensión Temporal 2 Media 5 Grave Suspensión Temporal 3 Media 6 Grave Suspensión Temporal 5 Media 7 Muy Grave Suspensión definitiva Despido Alta 1 Leve Advertencia Verbal 0 Alta 2 Leve Advertencia Escrita 0 Alta 3 Grave Suspensión Temporal 2 Alta 4 Grave Suspensión Temporal 5 Alta 5 Muy Grave Suspensión definitiva Despido MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 12 de 13
  13. 13. Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES INM-MOF-231 Noviembre 2012 TITULO CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN 5.4 Otros alcances de las Sanciones  La sanción dependerá de lo grave que sea la infracción cometida. Vista en un modo general, recibir varias advertencias llevarán a una suspensión, y varias suspensiones llevarán a una suspensión definitiva o despido. Sin embargo, ciertas infracciones implican directamente una suspensión definitiva.  Igualmente, la reincidencia en una infracción conlleva a una suspensión definitiva.  El Supervisor de Operaciones no podrá ser sancionado dos veces por la misma falta, pero sí, tantas veces como incumplimientos tenga, y que sigan retrasando el proceso del mismo servicio.  El conteo de veces de las faltas prescribirá (volverá a cero), anualmente, tomando como partida la fecha de ingreso del Supervisor de Operaciones a la empresa. RJC / ewaa. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) VERSIÓN 01 13 de 13

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