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Documentos públicos y privados

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  • 1. DOCUMENTOS PÚBLICOS Y PRIVADOSExisten documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de accedera ellos como a su validez como prueba.Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción deaquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino enlos casos en que una autoridad así lo decida.¿Pero qué es un documento público?El código de procedimiento civil, en su artículo 251 define el documento público de la siguiente forma:(…)Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público;cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivoprotocolo, se denomina escritura pública.(…)Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario público, o que en suelaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como un documento público.¿Qué es un documento privado?El documento privado, como lo define el mismo artículo 251 del código civil, es aquel documento que nocumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por unfuncionario público, ni ha habido intervención de éste para su elaboración.Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando esedocumento es presentado ante notario público.Autenticidad de los documentosRespecto a la autenticidad de los documentos, dice el artículo 252 del código de procedimiento civil:Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito ofirmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediantetacha de falsedad.El documento privado es auténtico en los siguientes casos:1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la partecontra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quiense atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la partecontra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.
  • 2. 5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la partecontra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo274.Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, elcontenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos,bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas decrédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas conaquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entregade chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedadescomerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales dedepósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.<Inciso modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todoslos procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentadosen original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, sepresumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción noaplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 488,cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirán auténticos salvoaquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados aapoderados judiciales que, en todo caso, requerirán de presentación personal o autenticación.La autenticidad de los documentos públicos y privados es un aspecto de suprema importancia, puestoque el merito probatorio de cualquier documento está en función de su autenticidad, algo muy necesarioen procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier empresa.Aquí vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es autentico [contrario al documentopúblico], y para que el documento privado sea considerado autentico y por consiguiente goce de algúnvalor probatorio, debe ser autentico, y para ello deberá observar los aspectos contemplados por elartículo 252 del código de procedimiento civil.Fecha cierta en documentos privadosEn aspectos como el tributario, el concepto de fecha cierta es muy importante, especialmente en losdocumentos privados, documentos que requieren de cierta solemnidad para que constituyan pruebaválida.Es así como por ejemplo la norma tributaria establece que algunos pasivos soportados con documentosprivados, serán procedentes siempre y cuando dichos documentos privados tengan una fecha cierta.Bien, sobre el concepto de fecha cierta en los documentos privados, dice el artículo 767 del estatutotributario:Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza,tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez oautoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.Según la norma anterior, para que un documento privado, como un contrato que soporta un pasivo, ouna letra de cambio tenga validez, deben presentarse previamente ante notario público o ante otra
  • 3. autoridad administrativa competente, y sólo será válido a partir de la fecha en que conste dichapresentaciónDocumento privadoDocumento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ningúnfuncionario público.El documento privado, según el artículo 251 del código civil, es aquel documento que carece de loselementos o connotaciones de un documento público, es decir, que no ha sido elaborado por o con laparticipación un funcionario público competente.Un documento privado, es pues un documento en el que sólo han participados personas o empresasparticulares, en las que en ninguna parte de proceso de elaboración ha intervenido un funcionariopúblico.Un documento privado puede adquirir la calidad o connotación de documento público cuando espresentado ante notario público.Por ejemplo, es un documento privado un contrato colaboración en un negocio que hacen dos personas.La hoja de vida es un documento privadoLa hoja de vida que elabora cualquier persona tiene la connotación de un documento privado, y en esesentido, se puede eventualmente constituir el delito de falsedad material o ideológica en documentoprivado.Algunas personas por hacer más atractiva su hoja de vida, suelen incluir información ajena a la realidad,lo que constituye falsedad ideológica en documento privado, y además, soportan esa informaciónmentirosa con certificados falsos, que constituyen falsedad material en documento privado.Generalmente las personas que hace esto, saben perfectamente que no es una acción correcta, perodesconocen las implicaciones penales que de ella pueden derivarse.Recordemos que es requisito esencial para que se configure el delito de falsedad en documento privado,el hecho de utilizarlo como prueba, de suerte que la hoja de vida al presentarse para optar a un trabajo,se está utilizando como prueba, por tanto, la simple presentación de la hoja de vida alterada y soportadacon documentos falsos, constituye falsedad en documento privado.Por suerte muchas empresas y empleadores no se toman el trabajo de hacer las verificaciones del caso,y si lo hacen detectando la falsedad, no entablan ninguna acción penal, a no ser que debido a lafalsificación de la hoja de vida hayan sufrido algún perjuicio económico o de otra índole.Sobre los documentos auténticosLa autenticidad de un documento es un aspecto con el que nos encontramos a diario, debido a quemuchos procedimientos y diligencias exigen para su trámite documentos auténticos, por lo que resultapertinente hacer una referencia general sobre los documentos auténticos y sobre los que no lo son.La mejor manera de conocer sobre lo que es un documento auténtico, y cuándo lo es, recurriendodirectamente a la ley, en este caso al artículo 252 del código de procedimiento civil:
  • 4. “Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo haelaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no secompruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.El documento privado es auténtico en los siguientes casos:1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la partecontra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quiense atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la partecontra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la partecontra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo274.Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, elcontenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos,bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas decrédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas conaquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entregade chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedadescomerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales dedepósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a unexpediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentaciónpersonal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentosemanados de terceros.Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 488,cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirán auténticos salvoaquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados aapoderados judiciales que, en todo caso, requerirán de presentación personal o autenticación.”