26 mei 2009 Jan Schrotenboer Informatiemanager Midden-Drenthe Midden-Drenthe gaat ‘zaaksgewijs’ digitaal
Agenda <ul><li>Van visie tot vieze voeten… </li></ul><ul><li>Dienstverleningsprogramma </li></ul><ul><li>De architectuur <...
De visie <ul><li>Midden-Drenthe staat   dichtbij   de klant en levert   pragmatische   en   oplossingsgerichte  dienstverl...
Strategie wettelijk dienstverlening efficiency Productmanagement Servicemanagement Verandermanagement Informatiemanagement
Productmanagement (Wat) <ul><li>Productmanagement inrichten </li></ul><ul><li>Productbenadering </li></ul><ul><li>Producte...
Servicemanagement (Hoe) <ul><li>Integratie kanalen (post, balie, telefoon, website) </li></ul><ul><li>Inzicht dienstverlen...
Verandermanagement (Waarmee) <ul><li>Verantwoordelijkheden laag  </li></ul><ul><ul><li>   Fouten maken moet! </li></ul></...
Informatiemanagement (Waarmee) wettelijk dienstverlening efficiency Kanalen Zaken Extern Intern Gegevens Product Auto- mat...
Kern: Digitaal zaaksgewijs werken <ul><li>Generiek Zaaksysteem </li></ul><ul><li>Geen verregaande workflow, alleen status ...
Uitgangspunten / Randvoorwaarden <ul><li>Techniek uitbesteden, verandering niet! </li></ul><ul><li>Capaciteit: Organisatie...
Architectuur: De basis Zaken Gegevens Kaarten Belasting Vergunning BAG WOZ GBA GBA Luchtfoto MOR
Architectuur: Het integrale plaatje Zaken Gegevens Externe Zaken Externe Gegevens BackOffice TMV LVO LV BAG  GBA-V  Belast...
Aanpak <ul><li>1 programma, ca. 80 projecten </li></ul><ul><li>Projectmatig werken </li></ul><ul><li>MT = stuurgroep = eig...
Projectenkalender <ul><li>2008  Digitalisering Bouw- en Milieu </li></ul><ul><li>2008  Digitale factuurafhandeling  </li><...
De digitale postkamer / scanstraat <ul><li>Centraal loket voor de kanalen Email, Papier en Faxen voor digitaal werken en d...
Digitale factuurafhandeling <ul><li>Valt buiten externe dienstverlening  </li></ul><ul><li>Noodzaak opname in zaaksysteem ...
   Inkomende post Digitale Postkamer  Midden/Drenthe Digitale Postkamer Midden-Drenthe  Inkomende post  Archiveren   ...
Proces scanstraat Voorbewerking Scannen Nabewerking Distributie Aanvoer @  €
Voorbewerking facturen Factuur Scheidingsblad Factuur Facturen Facturen Factuur Scheidingsblad Facturen Facturen Factuur V...
Nabewerking facturen Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Extern factuurnummer ...
Afvoer facturen Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Numeriek Archiveren Koppeling Key2Financi...
Digitalisering Bouw- en Milieu <ul><li>Bedrijfsvoering: veel geraadpleegd </li></ul><ul><li>Dienstverlening: veel geraadpl...
Voorbewerking Bouw & Milieu Registratie Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Invoer Voorbewerking Teken...
Nabewerking bouw & milieu Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Zaaknummer Docum...
Afvoer bouw & Milieu Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Retour Archief Verwerking in Alfresc...
Digitaal werken met GovUnited <ul><li>Eenvoudige zaaktypen </li></ul><ul><li>(Zonder checklisten, zonder extra statussen) ...
Ambitie digitaal werken Archief Afhandeling Papier Digitaal Papier Generiek Specifiek 1 2 3 4 = Automatiseren Minimaal dus...
Inkomende kanalen zaaksysteem  Scanstraat  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk  Achteraf doc.     Conversie  We...
Voorbewerking Inkomende post Post Post Post Post Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Documentset Docum...
Nabewerking inkomende post Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Scancategorie (...
Document genereren en versturen Zaak Documenttype   H-boek P-boek Get. stukken  DIV Afdeling   W  Zaaknummer Backoffi...
Bulk Zaak Backoffice  Bulk DIV  Zaaktype Resultaattype Backoffice_ref Intaketype 3) Documenttype 3) Documentnaam Zaaknaa...
Archiveren op papier 9901 Batch: Vooraf Zaak Resultaat = vern. termijn Van: 9800 Tm: 10100 TRANSPORT 9900  TB 9901  TV 990...
Scanstraat Midden-Drenthe Scanstraat Midden-Drenthe  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk/Zaken @ Email  Uitgaande ...
? Wij kijken net even verder! Met de poten in de modder! Het nieuwe DIV?
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Gemeente Midden-Drenthe gaat zaaksgewijs digitaal, door Jan Schrotenboer

2,328

Published on

Presentatie van Jan Schrotenboer (Informatiemanager Gemeente Midden-Drenthe) op het Adocum Event over de digitale postkamer en zaakgericht werken bij de gemeente

Published in: Technology, Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
2,328
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
57
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Gemeente Midden-Drenthe gaat zaaksgewijs digitaal, door Jan Schrotenboer

  1. 1. 26 mei 2009 Jan Schrotenboer Informatiemanager Midden-Drenthe Midden-Drenthe gaat ‘zaaksgewijs’ digitaal
  2. 2. Agenda <ul><li>Van visie tot vieze voeten… </li></ul><ul><li>Dienstverleningsprogramma </li></ul><ul><li>De architectuur </li></ul><ul><li>De aanpak </li></ul><ul><li>Projectenkalender </li></ul><ul><li>De praktijk: Digitale Factuurafhandeling </li></ul><ul><li>De praktijk: Digitalisering Bouw- en Milieu </li></ul><ul><li>De praktijk: Digitaal GovUnited </li></ul>
  3. 3. De visie <ul><li>Midden-Drenthe staat dichtbij de klant en levert pragmatische en oplossingsgerichte dienstverlening. </li></ul><ul><li>Onze kracht: </li></ul><ul><li>We zijn klein en flexibel ; We zijn veranderbereid. </li></ul>
  4. 4. Strategie wettelijk dienstverlening efficiency Productmanagement Servicemanagement Verandermanagement Informatiemanagement
  5. 5. Productmanagement (Wat) <ul><li>Productmanagement inrichten </li></ul><ul><li>Productbenadering </li></ul><ul><li>Producten naar de winkel </li></ul><ul><li>Proactieve dienstverlening (PIP) </li></ul><ul><li>Met de burger op schoot (Burgerpanel) </li></ul>
  6. 6. Servicemanagement (Hoe) <ul><li>Integratie kanalen (post, balie, telefoon, website) </li></ul><ul><li>Inzicht dienstverlening (bewaking doorlooptijden, teruggeven status) </li></ul><ul><li>Rapporteren richting burger en bestuur (managementrapportage) </li></ul><ul><li>Integratie keten (Gegevens en zaken uitwisselen) </li></ul>
  7. 7. Verandermanagement (Waarmee) <ul><li>Verantwoordelijkheden laag </li></ul><ul><ul><li> Fouten maken moet! </li></ul></ul><ul><li>Zonder OR  Reorganisatie achteraf </li></ul><ul><li>Ervaren: MT on tour </li></ul><ul><li>KCC  DIV naar de voorkant </li></ul><ul><li>Werving: Proactieve dienstverlener (5%/jaar) </li></ul><ul><li>Gewoon doen!: Coördinator Zaaksysteem </li></ul>
  8. 8. Informatiemanagement (Waarmee) wettelijk dienstverlening efficiency Kanalen Zaken Extern Intern Gegevens Product Auto- matiseren
  9. 9. Kern: Digitaal zaaksgewijs werken <ul><li>Generiek Zaaksysteem </li></ul><ul><li>Geen verregaande workflow, alleen status </li></ul><ul><li>Dik = uitfaseren backoffice = lef 80% </li></ul><ul><li>Van buiten naar binnen (K L oppelen i.p.v. koppelen) </li></ul><ul><li>Brede oplossing (Zaaksysteem en DMS volledig geïntegreerd!) </li></ul><ul><li>Integrale informatie (wat speelt er allemaal rond een bedrijf of object) </li></ul>
  10. 10. Uitgangspunten / Randvoorwaarden <ul><li>Techniek uitbesteden, verandering niet! </li></ul><ul><li>Capaciteit: Organisatie is beperkende factor </li></ul><ul><li>Deadline gestuurd </li></ul><ul><li>Aantal leveranciers omlaag </li></ul><ul><li>Niet converteren, maar migreren en digitaliseren </li></ul><ul><li>Digitaliseren alleen vanuit behoefte bedrijfsvoering en restauratie </li></ul><ul><li>Realisme, beginnen waar je mee beginnen kan </li></ul><ul><li>Werken onder architectuur </li></ul>
  11. 11. Architectuur: De basis Zaken Gegevens Kaarten Belasting Vergunning BAG WOZ GBA GBA Luchtfoto MOR
  12. 12. Architectuur: Het integrale plaatje Zaken Gegevens Externe Zaken Externe Gegevens BackOffice TMV LVO LV BAG GBA-V Belasting ZS GovUnited Gouw Basis Vergunning GBA GBA WOZ BAG (E-)loket MD/KCC Kaarten ESRI MidOffice Post E-mail Balie Telefoon Fax   digitale postkamer
  13. 13. Aanpak <ul><li>1 programma, ca. 80 projecten </li></ul><ul><li>Projectmatig werken </li></ul><ul><li>MT = stuurgroep = eigenaar € </li></ul><ul><li>Matrix-projectorganisatie </li></ul><ul><li>Capaciteit = Gewoon doen! = Proactief meedoen is een investering </li></ul><ul><li>Rendament in euro’s = € 0,- </li></ul>
  14. 14. Projectenkalender <ul><li>2008 Digitalisering Bouw- en Milieu </li></ul><ul><li>2008 Digitale factuurafhandeling </li></ul><ul><li>2008 Digitaal zaaksgewijs werken </li></ul><ul><li>(Midoffice GovUnited / Papier Hier) </li></ul><ul><li>... </li></ul><ul><li>Vandaag vanuit de digitale postkamer/scanstraat bekeken... </li></ul>
  15. 15. De digitale postkamer / scanstraat <ul><li>Centraal loket voor de kanalen Email, Papier en Faxen voor digitaal werken en digitalisering </li></ul><ul><li>Doel: Omzetten naar tijdloos formaat en geautomatiseerd metadata toevoegen </li></ul><ul><li>Universeel proces wat betreft: Extractie, Validatie/Verrijking, Omzetten naar tijdloos formaat, kwaliteitscontrole en distributie </li></ul>
  16. 16. Digitale factuurafhandeling <ul><li>Valt buiten externe dienstverlening </li></ul><ul><li>Noodzaak opname in zaaksysteem in eerste fase niet groot </li></ul><ul><li>Raakt gehele organisatie  ondersteund veranderproces ri. digitaal werken </li></ul><ul><li>Betreft 20% van alle post </li></ul><ul><li>Financiële businesscase </li></ul>
  17. 17.  Inkomende post Digitale Postkamer Midden/Drenthe Digitale Postkamer Midden-Drenthe  Inkomende post  Archiveren   Achteraf Post ter Kennisname € Facturen  Digitaal werken (Team Belastingen)  Analoog werken 20%  Vooraf Externe zaken  Key2Financiën  Zaaksysteem  Postvakjes Fysiek is niet digitaal! Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer
  18. 18. Proces scanstraat Voorbewerking Scannen Nabewerking Distributie Aanvoer @  €
  19. 19. Voorbewerking facturen Factuur Scheidingsblad Factuur Facturen Facturen Factuur Scheidingsblad Facturen Facturen Factuur Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Invoer Voorbewerking
  20. 20. Nabewerking facturen Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Extern factuurnummer Factuurdatum Bedrag excl. BTW BTW Totaalbedrag Bankgironummer Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking >80% BTW-check Bankgiro-check Metadata
  21. 21. Afvoer facturen Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Numeriek Archiveren Koppeling Key2Financiën Fysiek Digitale factuurafhandeling Geen fysieke distributie
  22. 22. Digitalisering Bouw- en Milieu <ul><li>Bedrijfsvoering: veel geraadpleegd </li></ul><ul><li>Dienstverlening: veel geraadpleegd </li></ul><ul><li>Verandering: Leren omgaan met problemen digitalisering, bewust niet uitbesteden i.v.m. grip </li></ul><ul><li>Zaaksgewijs opslaan  Klaar voor zaaksysteem GovUnited </li></ul><ul><li>Gekoppeld aan de BAG </li></ul><ul><li>Tijdrovende klus, inzet SoZa-kandidaten </li></ul><ul><li>Ontsluiten aan organisatie  Leercurve digitaal werken </li></ul>
  23. 23. Voorbewerking Bouw & Milieu Registratie Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Invoer Voorbewerking Tekening Vergunning Aanvraag Access Zaak Document Document Document Zaak 1 Document Zaak 2 Aanvraag Document Vergunning Tekening Controle Controle  Docset Doctype Zaak 3  print  A0  A3/A4
  24. 24. Nabewerking bouw & milieu Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Zaaknummer Documenttype Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking Zaaktype Gekoppeld zaaknr Bestemmingsplan BWT-nummer BAG-objecten (max. 10) Access
  25. 25. Afvoer bouw & Milieu Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Retour Archief Verwerking in Alfresco Fysiek Ontsluiting intern Case navigator Substitutie aanvragen Aanbieden zaaksysteem als achteraf zaken
  26. 26. Digitaal werken met GovUnited <ul><li>Eenvoudige zaaktypen </li></ul><ul><li>(Zonder checklisten, zonder extra statussen) </li></ul><ul><li>Digitaal werken binnen 1 jaar </li></ul><ul><li>Starten bij team Belastingen + gemeentewinkel (Alleen E-formulieren) </li></ul><ul><li>Alleen externe zaken digitaal afhandelen </li></ul>
  27. 27. Ambitie digitaal werken Archief Afhandeling Papier Digitaal Papier Generiek Specifiek 1 2 3 4 = Automatiseren Minimaal dus! Externe zaken (Start: Team Belastingen E-formulieren) Beleidszaken Projecten Interne zaken Extern Intern ACHTERAF VOORAF REGISTRATIE Ambitie Midden-Drenthe
  28. 28. Inkomende kanalen zaaksysteem  Scanstraat  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk  Achteraf doc.   Conversie Webformulieren  Sjabloonomgeving  Inkomende kanalen Zaak systeem  Handmatig  Zaak  Document  Versie  Scanvelop 
  29. 29. Voorbewerking Inkomende post Post Post Post Post Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Documentset Document Post Bijlage Documentset Post Post Documentset Invoer Voorbewerking  Categorie Docset  D D
  30. 30. Nabewerking inkomende post Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Scancategorie (Afdeling) Doc. Set (Paperclip) Scanreferentie Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking Scandatum
  31. 31. Document genereren en versturen Zaak Documenttype   H-boek P-boek Get. stukken  DIV Afdeling   W Zaaknummer Backoffice_ref Documenttype Documentnaam Bewaarplaats  Document Backoffice  W  print  scan
  32. 32. Bulk Zaak Backoffice  Bulk DIV  Zaaktype Resultaattype Backoffice_ref Intaketype 3) Documenttype 3) Documentnaam Zaaknaam 4) BSN-nummer Kvk-nummer Objectnr/adres  Zaak   print  scan
  33. 33. Archiveren op papier 9901 Batch: Vooraf Zaak Resultaat = vern. termijn Van: 9800 Tm: 10100 TRANSPORT 9900 TB 9901 TV 9902 TV 9903 TV … .. Van: 9700 Tm: 10200  scan   MTB Van: 9900 Tm: 10000 TB Van: 9700 Tm: 10200 TV
  34. 34. Scanstraat Midden-Drenthe Scanstraat Midden-Drenthe  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk/Zaken @ Email  Uitgaande post  Bestaande archieven  Achteraf documenten IN ARCHIEF INTERN UIT €
  35. 35. ? Wij kijken net even verder! Met de poten in de modder! Het nieuwe DIV?
  1. Gostou de algum slide específico?

    Recortar slides é uma maneira fácil de colecionar informações para acessar mais tarde.

×