26 mei 2009 Jan Schrotenboer Informatiemanager Midden-Drenthe Midden-Drenthe gaat ‘zaaksgewijs’ digitaal

Agenda Van visie tot vieze voeten… Dienstverleningsprogramma De architectuur De aanpak Projectenkalender De praktijk: Digitale Factuurafhandeling De praktijk: Digitalisering Bouw- en Milieu De praktijk: Digitaal GovUnited

Van visie tot vieze voeten…

Dienstverleningsprogramma

De architectuur

De aanpak

Projectenkalender

De praktijk: Digitale Factuurafhandeling

De praktijk: Digitalisering Bouw- en Milieu

De praktijk: Digitaal GovUnited

De visie Midden-Drenthe staat dichtbij de klant en levert pragmatische en oplossingsgerichte dienstverlening. Onze kracht: We zijn klein en flexibel ; We zijn veranderbereid.

Midden-Drenthe staat dichtbij de klant en levert pragmatische en oplossingsgerichte dienstverlening.

Onze kracht:

We zijn klein en flexibel ; We zijn veranderbereid.

Strategie wettelijk dienstverlening efficiency Productmanagement Servicemanagement Verandermanagement Informatiemanagement

Productmanagement (Wat) Productmanagement inrichten Productbenadering Producten naar de winkel Proactieve dienstverlening (PIP) Met de burger op schoot (Burgerpanel)

Productmanagement inrichten

Productbenadering

Producten naar de winkel

Proactieve dienstverlening (PIP)

Met de burger op schoot (Burgerpanel)

Servicemanagement (Hoe) Integratie kanalen (post, balie, telefoon, website) Inzicht dienstverlening (bewaking doorlooptijden, teruggeven status) Rapporteren richting burger en bestuur (managementrapportage) Integratie keten (Gegevens en zaken uitwisselen)

Integratie kanalen (post, balie, telefoon, website)

Inzicht dienstverlening (bewaking doorlooptijden, teruggeven status)

Rapporteren richting burger en bestuur (managementrapportage)

Integratie keten (Gegevens en zaken uitwisselen)

Verandermanagement (Waarmee) Verantwoordelijkheden laag  Fouten maken moet! Zonder OR  Reorganisatie achteraf Ervaren: MT on tour KCC  DIV naar de voorkant Werving: Proactieve dienstverlener (5%/jaar) Gewoon doen!: Coördinator Zaaksysteem

Verantwoordelijkheden laag

 Fouten maken moet!

Zonder OR  Reorganisatie achteraf

Ervaren: MT on tour

KCC  DIV naar de voorkant

Werving: Proactieve dienstverlener (5%/jaar)

Gewoon doen!: Coördinator Zaaksysteem

Informatiemanagement (Waarmee) wettelijk dienstverlening efficiency Kanalen Zaken Extern Intern Gegevens Product Auto- matiseren

Kern: Digitaal zaaksgewijs werken Generiek Zaaksysteem Geen verregaande workflow, alleen status Dik = uitfaseren backoffice = lef 80% Van buiten naar binnen (K L oppelen i.p.v. koppelen) Brede oplossing (Zaaksysteem en DMS volledig geïntegreerd!) Integrale informatie (wat speelt er allemaal rond een bedrijf of object)

Generiek Zaaksysteem

Geen verregaande workflow, alleen status

Dik = uitfaseren backoffice = lef 80%

Van buiten naar binnen (K L oppelen i.p.v. koppelen)

Brede oplossing (Zaaksysteem en DMS volledig geïntegreerd!)

Integrale informatie (wat speelt er allemaal rond een bedrijf of object)

Uitgangspunten / Randvoorwaarden Techniek uitbesteden, verandering niet! Capaciteit: Organisatie is beperkende factor Deadline gestuurd Aantal leveranciers omlaag Niet converteren, maar migreren en digitaliseren Digitaliseren alleen vanuit behoefte bedrijfsvoering en restauratie Realisme, beginnen waar je mee beginnen kan Werken onder architectuur

Techniek uitbesteden, verandering niet!

Capaciteit: Organisatie is beperkende factor

Deadline gestuurd

Aantal leveranciers omlaag

Niet converteren, maar migreren en digitaliseren

Digitaliseren alleen vanuit behoefte bedrijfsvoering en restauratie

Realisme, beginnen waar je mee beginnen kan

Werken onder architectuur

Architectuur: De basis Zaken Gegevens Kaarten Belasting Vergunning BAG WOZ GBA GBA Luchtfoto MOR

Architectuur: Het integrale plaatje Zaken Gegevens Externe Zaken Externe Gegevens BackOffice TMV LVO LV BAG GBA-V Belasting ZS GovUnited Gouw Basis Vergunning GBA GBA WOZ BAG (E-)loket MD/KCC Kaarten ESRI MidOffice Post E-mail Balie Telefoon Fax   digitale postkamer

Aanpak 1 programma, ca. 80 projecten Projectmatig werken MT = stuurgroep = eigenaar € Matrix-projectorganisatie Capaciteit = Gewoon doen! = Proactief meedoen is een investering Rendament in euro’s = € 0,-

1 programma, ca. 80 projecten

Projectmatig werken

MT = stuurgroep = eigenaar €

Matrix-projectorganisatie

Capaciteit = Gewoon doen! = Proactief meedoen is een investering

Rendament in euro’s = € 0,-

Projectenkalender 2008 Digitalisering Bouw- en Milieu 2008 Digitale factuurafhandeling 2008 Digitaal zaaksgewijs werken (Midoffice GovUnited / Papier Hier) ... Vandaag vanuit de digitale postkamer/scanstraat bekeken...

2008 Digitalisering Bouw- en Milieu

2008 Digitale factuurafhandeling

2008 Digitaal zaaksgewijs werken

(Midoffice GovUnited / Papier Hier)

...

Vandaag vanuit de digitale postkamer/scanstraat bekeken...

De digitale postkamer / scanstraat Centraal loket voor de kanalen Email, Papier en Faxen voor digitaal werken en digitalisering Doel: Omzetten naar tijdloos formaat en geautomatiseerd metadata toevoegen Universeel proces wat betreft: Extractie, Validatie/Verrijking, Omzetten naar tijdloos formaat, kwaliteitscontrole en distributie

Centraal loket voor de kanalen Email, Papier en Faxen voor digitaal werken en digitalisering

Doel: Omzetten naar tijdloos formaat en geautomatiseerd metadata toevoegen

Universeel proces wat betreft: Extractie, Validatie/Verrijking, Omzetten naar tijdloos formaat, kwaliteitscontrole en distributie

Digitale factuurafhandeling Valt buiten externe dienstverlening Noodzaak opname in zaaksysteem in eerste fase niet groot Raakt gehele organisatie  ondersteund veranderproces ri. digitaal werken Betreft 20% van alle post Financiële businesscase

Valt buiten externe dienstverlening

Noodzaak opname in zaaksysteem in eerste fase niet groot

Raakt gehele organisatie  ondersteund veranderproces ri. digitaal werken

Betreft 20% van alle post

Financiële businesscase

 Inkomende post Digitale Postkamer Midden/Drenthe Digitale Postkamer Midden-Drenthe  Inkomende post  Archiveren   Achteraf Post ter Kennisname € Facturen  Digitaal werken (Team Belastingen)  Analoog werken 20%  Vooraf Externe zaken  Key2Financiën  Zaaksysteem  Postvakjes Fysiek is niet digitaal! Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer

Proces scanstraat Voorbewerking Scannen Nabewerking Distributie Aanvoer @  €

Voorbewerking facturen Factuur Scheidingsblad Factuur Facturen Facturen Factuur Scheidingsblad Facturen Facturen Factuur Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Invoer Voorbewerking

Nabewerking facturen Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Extern factuurnummer Factuurdatum Bedrag excl. BTW BTW Totaalbedrag Bankgironummer Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking >80% BTW-check Bankgiro-check Metadata

Afvoer facturen Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Numeriek Archiveren Koppeling Key2Financiën Fysiek Digitale factuurafhandeling Geen fysieke distributie

Digitalisering Bouw- en Milieu Bedrijfsvoering: veel geraadpleegd Dienstverlening: veel geraadpleegd Verandering: Leren omgaan met problemen digitalisering, bewust niet uitbesteden i.v.m. grip Zaaksgewijs opslaan  Klaar voor zaaksysteem GovUnited Gekoppeld aan de BAG Tijdrovende klus, inzet SoZa-kandidaten Ontsluiten aan organisatie  Leercurve digitaal werken

Bedrijfsvoering: veel geraadpleegd

Dienstverlening: veel geraadpleegd

Verandering: Leren omgaan met problemen digitalisering, bewust niet uitbesteden i.v.m. grip

Zaaksgewijs opslaan  Klaar voor zaaksysteem GovUnited

Gekoppeld aan de BAG

Tijdrovende klus, inzet SoZa-kandidaten

Ontsluiten aan organisatie  Leercurve digitaal werken

Voorbewerking Bouw & Milieu Registratie Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Invoer Voorbewerking Tekening Vergunning Aanvraag Access Zaak Document Document Document Zaak 1 Document Zaak 2 Aanvraag Document Vergunning Tekening Controle Controle  Docset Doctype Zaak 3  print  A0  A3/A4

Nabewerking bouw & milieu Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Zaaknummer Documenttype Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking Zaaktype Gekoppeld zaaknr Bestemmingsplan BWT-nummer BAG-objecten (max. 10) Access

Afvoer bouw & Milieu Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Retour Archief Verwerking in Alfresco Fysiek Ontsluiting intern Case navigator Substitutie aanvragen Aanbieden zaaksysteem als achteraf zaken

Digitaal werken met GovUnited Eenvoudige zaaktypen (Zonder checklisten, zonder extra statussen) Digitaal werken binnen 1 jaar Starten bij team Belastingen + gemeentewinkel (Alleen E-formulieren) Alleen externe zaken digitaal afhandelen

Eenvoudige zaaktypen

(Zonder checklisten, zonder extra statussen)

Digitaal werken binnen 1 jaar

Starten bij team Belastingen + gemeentewinkel (Alleen E-formulieren)

Alleen externe zaken digitaal afhandelen

Ambitie digitaal werken Archief Afhandeling Papier Digitaal Papier Generiek Specifiek 1 2 3 4 = Automatiseren Minimaal dus! Externe zaken (Start: Team Belastingen E-formulieren) Beleidszaken Projecten Interne zaken Extern Intern ACHTERAF VOORAF REGISTRATIE Ambitie Midden-Drenthe

Inkomende kanalen zaaksysteem  Scanstraat  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk  Achteraf doc.   Conversie Webformulieren  Sjabloonomgeving  Inkomende kanalen Zaak systeem  Handmatig  Zaak  Document  Versie  Scanvelop 

Voorbewerking Inkomende post Post Post Post Post Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Documentset Document Post Bijlage Documentset Post Post Documentset Invoer Voorbewerking  Categorie Docset  D D

Nabewerking inkomende post Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Scancategorie (Afdeling) Doc. Set (Paperclip) Scanreferentie Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking Scandatum

Document genereren en versturen Zaak Documenttype   H-boek P-boek Get. stukken  DIV Afdeling   W Zaaknummer Backoffice_ref Documenttype Documentnaam Bewaarplaats  Document Backoffice  W  print  scan

Bulk Zaak Backoffice  Bulk DIV  Zaaktype Resultaattype Backoffice_ref Intaketype 3) Documenttype 3) Documentnaam Zaaknaam 4) BSN-nummer Kvk-nummer Objectnr/adres  Zaak   print  scan

Archiveren op papier 9901 Batch: Vooraf Zaak Resultaat = vern. termijn Van: 9800 Tm: 10100 TRANSPORT 9900 TB 9901 TV 9902 TV 9903 TV … .. Van: 9700 Tm: 10200  scan   MTB Van: 9900 Tm: 10000 TB Van: 9700 Tm: 10200 TV

Scanstraat Midden-Drenthe Scanstraat Midden-Drenthe  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk/Zaken @ Email  Uitgaande post  Bestaande archieven  Achteraf documenten IN ARCHIEF INTERN UIT €

? Wij kijken net even verder! Met de poten in de modder! Het nieuwe DIV?