Principios y etapas del control

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Principios y etapas del control

  1. 1. Principios Y Etapas Del Control PRINCIPIOS DEL CONTROL SUS PRINCIPIOS:Del carácter administrativo del control.Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control.La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:Equilibrio A cada grupo de delegacion conferido debe proporcionarse el grado de controlcorrespondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad secomparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes paraverificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la utoridaddelegada está siendo debidamente ejercida.De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, elcontrol no es un fín, sino un medio para alcanzar los objetivos prestablecidos. Ningúncontrol será válido sino se fundamenta en los objetivos y si, atravéz de el, no se evalúa ellogro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas deactuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluacón de lo establecido, mísmaque se determina con base en los objetivos. La efectividad del control está en relaciondirecta con la precisión de los estándares. Los estándares permite la ejecución de los planesdentro de cierto límite, evitando errores y, consecutivamente, pérdidas de tiempo y dedinero.De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debeexplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidascorrectivas, con anticipación. Un control, cuando no es oprtuno carece de validez y,obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mismo.De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación conlos planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer lascausas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas si no se establecenmedidas preventivas y correctivas.El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente entiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control solo deberáimplantarse si su costo se justifica antes de los resultados que se esperan de él; de nadaservirá establecer un sitema de control si los benenficios financieros que reditúe resultanmenores que el costo y tiempo que implica su implantación.
  2. 2. De los estándares. El control es imposible si no existen “estandares” de alguna maneraprefijados, y será tanto mejor, cuanto más precisos y cuantificados sean dichos estándares.Del carácter medial del centro. Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordarconstantemente este principio. De él se deduce también espontáneamente una regla: Uncontrol deberá usarse si el trabajo, gastos, etc., que impone, se justifican ante los beneficiosque de él esperan.En segundo positivo, surge el peligro del “especialista” en la tecnica de control de la que setrate, el que casi siempre verá bondad de su técnica, y tratará de lograr a toda costa que seimplante. En sentido negativo, está también el peligro de subestimar los beneficios de unmedio de control, ya que por éstos se produzcan “a largo plazo”, ya por que sea imposible,o difícil al menos, cuantificarlos. De ahí la conveniencia de tratar de hacer éstacuantificación.De principio de excepción. El control adminstrativo, es mucho más eficaz y rápido, cuandose concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados quese obtuvieron como se había planeado. El control debe aplicarse, referentemente, a lasactividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitandoadecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren del control. Este principio se auxiliade métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.De la función controlada. La función controlada por ningún motivo debe comprender a lafunción controlada, ya que pierde efectividad del control. Este principio es básico, ya queseñala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con laactividad a controlar. Una aplicación clara de éste principio se puede encontrar en elsiguiente ejemplo: el control que elabora los estudios financieros de una empresa no será lapersona más idónea para auditarlos o determinar si no son verídicos o no ya que en dichaevaluación puede intervenir aspectos de carácter personal.Etapas de controlEstablecimiento de EstándaresUn estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía opatrón con base en la cual se efectúa el control.Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados,representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento entérminos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarioscomo costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.
  3. 3. Medición de resultadosSi el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinarexactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real conlo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares decontrol por lo que se dificulta la medición.CorrecciónSi como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esasdesviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan apresentar.RetroalimentaciónUna vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la informaciónobtenida causante del desvío.Factores que comprende el controlExisten cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.a) Cantidadb) Tiempoc) Costod) CalidadLos tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio deél se determinan las erogaciones de ciertas actividades.La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertasfunciones de la empresa.
  4. 4. Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control Cantidad:PresupuestosEstimacionesProductos terminadosUnidades vendidasUnidades rechazadasInventarios de personalMedición del trabajoPronósticosControl de inventarios Tiempo:Estudios de tiemposFechas límiteProgramasTiempo - máquinaMedición del trabajoProcedimientosEstándares Costo:PresupuestosCosto por metro cuadradoCostos estándar
  5. 5. PronósticosContabilidadProductividadRendimiento s/inversión Calidad:Evaluación de la actuaciónPruebas psicológicasInspecciones visualesCoeficientesRendimiento del personalInformesProcedimientosEstándaresCalificación de méritos

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