Tecnologia Juridica

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Aula ministrada em Setembro de 2008, no Centro de Extensão Universitária (CEU), apresentando as tendências de hardware e software para o mundo jurídico.

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  • Tecnologia Juridica

    1. 1. Tecnologia da Informação em Ambiente Jurídico Uma coletânea das principais tecnologias disponíveis para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos 25.set.08 Claudio Wilberg
    2. 2. Tecnologia Jurídica <ul><li>Hardware </li></ul><ul><ul><li>Equipamentos </li></ul></ul><ul><li>Software </li></ul><ul><ul><li>Servidores </li></ul></ul><ul><ul><li>Estações de Trabalho </li></ul></ul><ul><ul><li>Segurança </li></ul></ul><ul><li>Gestão do Conhecimento e Sistemas </li></ul><ul><ul><li>CRM (Relacionamentos) </li></ul></ul><ul><ul><li>ERP (Sistemas de Gestão) </li></ul></ul><ul><ul><li>GED (Produção Jurídica) </li></ul></ul>
    3. 3. Equipamentos <ul><li>computadores pessoais e laptops </li></ul><ul><li>palmtops, blackberries e outros itens móveis </li></ul><ul><li>scanners </li></ul><ul><li>impressoras </li></ul><ul><li>centrais de telefonia e de fax </li></ul>
    4. 4. Equipamentos Computadores pessoais e laptops <ul><li>Micros de “grife” (Dell, IBM, Positivo, HP,...) </li></ul><ul><li>Micros “montados” </li></ul><ul><li>Laptops e docking stations </li></ul>Investimento recente apenas em monitores, teclados e mouse (interface com usuário)
    5. 5. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis
    6. 6. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Blackberry PalmTreo iPhone Compaq iPaq Cingular 2002 2005 2008
    7. 7. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Tablet PC
    8. 8. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Papel Digital (e-Paper) Amazon Kindle
    9. 9. Equipamentos Palmtops, celulares e itens móveis Geladeira on-line
    10. 10. Equipamentos Mobilidade Total? <ul><li>Discos rígidos externos </li></ul><ul><li>Pen-drives e cartões de memória </li></ul><ul><li>Áreas de armazenamento na internet </li></ul><ul><ul><li>Porta-arquivos: Yahoo </li></ul></ul><ul><ul><li>Correio: GMail e Yahoo </li></ul></ul><ul><ul><li>Etc. </li></ul></ul><ul><li>CD-ROM s e DVD-ROM s </li></ul><ul><li>Redes sem fio </li></ul><ul><ul><li>“ Hot spots” </li></ul></ul><ul><ul><li>Escritórios sem fio (WiFi) </li></ul></ul><ul><ul><li>Cidades Digitais (WiMax) </li></ul></ul>Pen-drives Disco externo Gravador de DVD
    11. 11. Equipamentos Scanners e impressoras <ul><li>Scanners </li></ul><ul><li>portáteis: “finado” capshare e canetas </li></ul><ul><li>de mesa: HP ScanJet & Cia </li></ul><ul><li>de “produção”: Canon, Fujitsu, Kodak </li></ul><ul><li>Impressoras </li></ul><ul><li>jato de tinta </li></ul><ul><li>laser P&B </li></ul><ul><li>laser colorida </li></ul><ul><li>Integrados (scanner, impressora, copiadora, fax, e-mail) </li></ul>
    12. 12. Equipamentos Fax e centrais telefônicas <ul><li>Correio de Voz (voice mail) </li></ul><ul><li>Discagem Direta a Ramal </li></ul><ul><li>‘ Servidores’ de Fax </li></ul><ul><li>Terminal Digital Físico </li></ul><ul><ul><li>painel de cristal líquido com luzes </li></ul></ul><ul><li>Terminal Digital Virtual </li></ul><ul><ul><li>funcionalidade transferida para o computador conectado com a central telefônica </li></ul></ul><ul><li>Voz sobre IP (VoIP) </li></ul><ul><ul><li>MSN, Skype, Telefonica,... </li></ul></ul>
    13. 13. Servidores e Serviços Sistemas Operacionais 97% Windows contra 2% Linux 65% Windows contra 31% Unix/Linux Estações de Trabalho Servidores Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 19a. Edição, 2008 – FGV/EAESP/CIA 57% Windows contra 29% Unix/Linux (em 2004)
    14. 14. Servidores e Serviços Browsers Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    15. 15. Servidores e Serviços Correio Eletrônico Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    16. 16. Softwares <ul><li>Microsoft: usar ou não usar? </li></ul><ul><ul><li>Padrão ‘de fato’ da indústria de informática </li></ul></ul><ul><ul><li>Pressão dos clientes para que o segmento jurídico adotasse os produtos mais ‘tradicionais’ </li></ul></ul><ul><ul><li>Preços acima dos concorrentes, descontos pouco significativos e margens reduzidas para os distribuidores </li></ul></ul><ul><li>Outros padrões de mercado para atividades específicas </li></ul><ul><li>Software livre/gratuito </li></ul>
    17. 17. Softwares Produtos Microsoft Processadores de Texto: Word - 93% em 2004 contra 70% em 1994 Planilhas: Excel - 93% em 2004 contra 50% em 1994 Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    18. 18. Softwares Processadores de Texto (Atual) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    19. 19. Softwares Processadores de Texto (Evolução) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA StarOffice e OpenOffice, a partir de 1999
    20. 20. BrOffice Writer
    21. 21. Softwares Planilhas (Atual) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    22. 22. Softwares Planilhas (Evolução) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    23. 23. BrOffice Calc
    24. 24. Softwares Apresentação (Atual) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    25. 25. Softwares Apresentação (Evolução) Fonte: Pesquisa de Administração de Recursos de Informática 15a. Edição, 2004 – FGV/EAESP/CIA
    26. 26. ‘ Invasão’ do software livre? <ul><li>Várias versões gráficas do Linux para estações de trabalho (Ubuntu, Fedora, Kurumim, KDE) </li></ul><ul><li>OpenOffice e StarOffice: compatibilidade com o MS Office </li></ul><ul><li>Bancos de Dados MySQL e PostgreSQL: performance equivalente ao Oracle e ao MS SQLServer </li></ul><ul><li>Linux no ‘ back office ’ com funções de servidor de arquivos e de impressão </li></ul>Opiniões?
    27. 27. Linux
    28. 28. Internet Informatização de Tribunais Tribunais on-line TRF TST TRTs STF STJ TSE TREs STM TJs Senado TACs JECs ...
    29. 29. Internet Utilização da internet nos escritórios <ul><li>Controle de acessos de navegação (política de uso) </li></ul><ul><li>Envio e recebimento de mensagens (e-mails) externas </li></ul><ul><li>Antivírus de mensagens </li></ul><ul><li>Controle de anexos </li></ul><ul><li>Anti-spam </li></ul>
    30. 30. Segurança <ul><li>firewall para bloqueio de acessos externos </li></ul><ul><li>VPNs: redes privadas através da internet </li></ul><ul><li>backups </li></ul><ul><ul><li>storage interno </li></ul></ul><ul><ul><li>storage externo </li></ul></ul><ul><ul><li>fitas </li></ul></ul><ul><ul><li>redundância de sites </li></ul></ul>
    31. 31. Segurança <ul><li>Objetivo: preservação da propriedade intelectual </li></ul><ul><li>No passado: </li></ul><ul><ul><li>Espionagem = invasões noturnas ou cópia clandestina de documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Documento apenas em papel </li></ul></ul><ul><li>Na Era Digital: </li></ul><ul><ul><li>Invasão lógica </li></ul></ul><ul><ul><li>Hackers </li></ul></ul><ul><li>Principais cuidados: </li></ul><ul><ul><li>Acompanhamento contínuo e Plano de Segurança atualizado </li></ul></ul><ul><ul><li>Contratação periódica de ‘hacker do bem’ </li></ul></ul><ul><ul><li>Atenção com a geração digital </li></ul></ul><ul><ul><li>Engenharia Social e Escritório Analógico </li></ul></ul>
    32. 32. O que é o Gerenciamento do Conhecimento (GC)? <ul><li>“ Gestão (ou Gerenciamento) do Conhecimento é um conjunto de processos , apoiados por ferramentas de Tecnologia da Informação, voltados a capturar, organizar, armazenar, proteger e – sobretudo – compartilhar o conhecimento das pessoas, sob suas duas formas: conhecimento explícito (dados e informações) e conhecimento tácito (habilidades e experiência” (Selem/Bertozzi, 2005) </li></ul><ul><li>“ ... [P]ráticas e tecnologias que facilitam a criação e intercâmbio de conhecimento de forma eficiente dentro de uma organização para melhorar a qualidade na tomada de decisões” (tradução livre da definição do ‘Delphi Consulting Group’) </li></ul>
    33. 33. Economia do Conhecimento <ul><li>Compartilhar não divide e sim multiplica </li></ul><ul><li>Ativos do Conhecimento aumentam com o uso: as idéias geram novas idéias (usar não gasta, mas sim revitaliza) </li></ul><ul><li>Guardar, de forma a esconder, diminui e causa desatualização e obsolescência </li></ul><ul><li>Vantagem sustentável não é dada pelo produto e sim pelo conhecimento </li></ul><ul><li>Nosso problema não é falta , mas o excesso de informações </li></ul><ul><li>As empresas devem saber o que já sabem </li></ul>
    34. 34. Tipos de Conhecimento Tácito Explícito <ul><li>Proximidade do conceito de ‘dado’ e ‘informação’ </li></ul><ul><li>Maior facilidade de compartilhamento e apropriação </li></ul><ul><li>Proximidade do conceito de ‘conhecimento genuíno’. </li></ul><ul><li>Inerente ao ser humano </li></ul><ul><li>Maior potencial inovativo </li></ul>
    35. 35. Conhecimento Tácito “ Nós sabemos mais do que conseguimos dizer” (Nonaka I. & Takeuchi H., 1995, “The knowledge creating company”)
    36. 36. Formas de Compartilhamento (Fonte: Nonaka/Takeuchi, 1995) Tácito - Tácito <ul><li>Socialização </li></ul><ul><li>Compartilhamento de experiências </li></ul><ul><li>Criação de modelos mentais e habilidades técnicas </li></ul><ul><li>Treinamento no local do trabalho, sessões informais e brainstorming, interação com clientes,... </li></ul>Tácito - Explícito <ul><li>Externalização </li></ul><ul><li>Criação de novos e explícitos conceitos </li></ul><ul><li>Uso de metáfora, analogias, conceitos, hipóteses e modelos </li></ul>Explícito - Tácito <ul><li>Internalização </li></ul><ul><li>“ learning by doing” </li></ul>Explícito - Explícito <ul><li>Disseminação ou Combinação </li></ul><ul><li>Cruzamento de informações já codificadas </li></ul>
    37. 37. Principais questões do GC <ul><li>Como mapear o conhecimento (competências individuais) existente na empresa? </li></ul><ul><li>Onde encontrar as expertises e habilidades centrais da empresa relacionadas às “ core competences” ? </li></ul><ul><li>Como facilitar e estimular a explicitação do conhecimento tácito dos funcionários? (captura de conhecimento) </li></ul><ul><li>Como atrair e selecionar pessoas com as requeridas competências, habilidades e atitudes? (importação de conhecimento) </li></ul><ul><li>Que sistemas, políticas e processos devem ser implementados para moldar comportamentos relacionados ao estímulo à criatividade e ao aprendizado? </li></ul><ul><li>Como incentivar e premiar o compartilhamento de conhecimento e desencorajar que as pessoas guardem o conhecimento para si próprias ( knowledge hoarding )? </li></ul>
    38. 38. Benefícios no GC <ul><li>Ganhar agilidade no atendimento </li></ul><ul><li>Assegurar a qualidade e a segurança da informação </li></ul><ul><li>Padronizar procedimentos, normas, contratos e orientações </li></ul><ul><li>Treinamento dos advogados </li></ul><ul><li>Preservar a cultura e a expertise do escritório </li></ul>Fonte: Selem/Bertozzi, 2005
    39. 39. Dificuldades na implantação do GC <ul><li>Escritórios possuem uma cultura de não-compartilhamento (feudos) </li></ul><ul><li>Falta de envolvimento do “topo” </li></ul><ul><li>Tentar implantar apenas uma forma ( approach ) de GC no escritório </li></ul><ul><li>Achar que GC é um “software” que será instalado e pronto! </li></ul>
    40. 40. Profissional do Conhecimento <ul><li>Exposição </li></ul><ul><li>Perspectiva </li></ul><ul><li>Dinheiro/Bônus </li></ul><ul><li>Desafios </li></ul>Benefícios Pessoais <ul><li>Crítica dos pares </li></ul><ul><li>Falta de tempo </li></ul><ul><li>Redução do valor como profissional se compartilhar o que sabe </li></ul><ul><li>Resistência em relação a soluções tecnológicas </li></ul>Medos, anseios e limitadores
    41. 41. Compartilhando Conhecimento... <ul><li>Comitês de Áreas (Societário, Trabalhista, etc.) e Grupos de Estudo para assuntos específicos </li></ul><ul><li>Almoço de Equipe </li></ul><ul><li>Resumo das principais notícias do dia e seu impacto para a empresa </li></ul><ul><li>Entrevistas especializadas </li></ul><ul><li>Relatórios de casos e processos encerrados </li></ul><ul><li>Relatórios de cursos, seminários e palestras </li></ul><ul><li>Newsletters internas e para clientes </li></ul><ul><li>Intranets / Portais de Conhecimento e de Negócios / blogs internos </li></ul><ul><li>Mesa do cafezinho / fumódromo </li></ul>
    42. 42. Tecnologias na Gestão do Conhecimento GC Business Intelligence e GED CRM Gerenciamento do Relacionamento ERP Gerenciamento da Prática
    43. 43. CRM ( Customer Relationship Management ) gestão do relacionamento com o cliente <ul><li>“ CRM é uma estratégia de negócio voltada ao entendimento e antecipacão das necessidades dos clientes atuais e potenciais de uma empresa. </li></ul><ul><li>Do ponto de vista tecnológico, CRM envolve: </li></ul><ul><li>(Gartner Group) </li></ul><ul><li>capturar os dados do cliente ao longo de toda a empresa </li></ul><ul><li>consolidar todos os dados capturados interna e externamente em um banco de dados central </li></ul><ul><li>analisar os dados consolidados </li></ul><ul><li>usar essa informação ao interagir com o cliente através de qualquer ponto de contato com a empresa.” </li></ul>
    44. 44. CRM Customer Relationship Management <ul><li>A evolução do CRM </li></ul>Gerenciamento de Contatos Direcionar comunicação através de dados armazenados (Malas Diretas) Marketing Melhorar a informação do contato e da funcionalidade de marketing para uso departamental. CRM Centralizar as informações de relacionamento para uso corporativo. Inteligência de Relacionamento Agregar a inteligência competitiva interna e disponibilizar este conhecimento para os profissionais em qualquer plataforma
    45. 45. <ul><li>Requerimentos comuns de CRM </li></ul>CRM Customer Relationship Management <ul><li>Repositório centralizado e compartilhado de informação sobre o cliente </li></ul><ul><li>Captura e acompanhamento de todas as interações com o cliente </li></ul><ul><li>Visão “360 graus” sobre o cliente </li></ul><ul><li>Aplicativos que se utilizam desta base de conhecimento sobre o cliente </li></ul><ul><li>Ferramentas para ‘garimpar’ e distribuir estes dados </li></ul>Fonte: apresentação Interface
    46. 46. <ul><li>Relacionamentos Complexos </li></ul>CRM Customer Relationship Management <ul><li>Quem tem um relacionamento com este cliente? Quem mais conhecemos na companhia do cliente? </li></ul><ul><li>Quem são nossos contatos nesta Indústria ou Ramo de Atividade? </li></ul><ul><li>Onde estão aqueles nossos amigos de faculdade, do futebol, do primeiro emprego? </li></ul><ul><li>... </li></ul>Fonte: apresentação Interface <ul><li>Profissionais </li></ul><ul><li>Empregados de outras firmas </li></ul><ul><li>Consultorias </li></ul><ul><li>Auditorias </li></ul><ul><li>Bancos de Investimento </li></ul><ul><li>Jurídico </li></ul><ul><li>Engenharia </li></ul><ul><li>Associações </li></ul><ul><li>Equipes de Serviços Profissionais </li></ul><ul><li>Clientes </li></ul><ul><li>Ex-Clientes </li></ul><ul><li>Concorrentes </li></ul><ul><li>Correspondentes e Parceiros </li></ul><ul><li>Fornecedores </li></ul><ul><li>Clientes </li></ul><ul><li>Prospects </li></ul><ul><li>Antigos Contatos </li></ul><ul><li>Referrals </li></ul><ul><li>Experts </li></ul>
    47. 47. Sistemas de Gestão como base da Informação CRM Empresas e Contatos Casos/Jobs de Faturamento Lançamento de Tempo Contas a Receber/Cobrança Acompanhamento de Processos Lançamento de Despesas Faturamento de Despesas Contas a Pagar Contabilidade Faturamento de Honorários Reembolsáveis
    48. 48. Sistemas de Gestão (Cadastro de Clientes)
    49. 49. Sistemas de Gestão (Processos)
    50. 50. Sistemas de Gestão (Tarefas e Andamentos)
    51. 51. Sistemas de Gestão (Lançamento de Horas) Profissional XXX
    52. 52. Sistemas de Gestão (Controle de Despesas)
    53. 53. Sistemas de Gestão (Faturamento)
    54. 54. Sistemas de Gestão como base da Informação Bases de dados locais Bases de dados corporativas Exemplos
    55. 55. Conclusão <ul><li>… garantem coerência e uniformidade na comunicação com os clientes; </li></ul><ul><li>… permitem uma “passagem de bastão” tranqüila em caso de mudança de profissionais jurídicos ou administrativos; </li></ul><ul><li>… contam com a participação de “consultores” externos trazendo mais conhecimento de gestão para o escritório; </li></ul><ul><li>… reduzem o tempo gasto e os erros em situações de dupla- ou tripla-digitação entre módulos; </li></ul><ul><li>… exigem de todos uma disciplina de aderência ao novo processo, sem a qual este não vai fluir. </li></ul>Sistemas integrados…
    56. 56. Sistemas de Gestão <ul><li>LawOffice </li></ul><ul><li>LegalManager </li></ul><ul><li>SisJuri </li></ul><ul><li>Tedesco </li></ul><ul><li>Themis </li></ul><ul><li>CP-Pro </li></ul><ul><li>EasyOffice </li></ul><ul><li>Elite / CarpeDiem </li></ul><ul><li>Genialis </li></ul><ul><li>Gracco </li></ul><ul><li>MaxAdvocacia </li></ul><ul><li>Portal da Advocacia </li></ul><ul><li>ProJuris </li></ul><ul><li>Wibs </li></ul><ul><li>... </li></ul>(sistemas apresentados em ordem alfabética)
    57. 57. <ul><li>Classificação (indexação) </li></ul><ul><li>Controle de versões </li></ul><ul><li>Repositório único </li></ul><ul><li>Tabela de temporalidade </li></ul><ul><li>Check-in e check-out </li></ul><ul><li>Integração com programas de edição (Word, Excel, etc.) </li></ul><ul><li>Controle de acesso </li></ul>Gerenciamento Eletrônico de Documentos
    58. 58. Digitalização <ul><li>Redução da quantidade de papel arquivada desnecessariamente e/ou em duplicidade </li></ul><ul><li>Agilização da localização e recuperação de documentos e de pastas </li></ul><ul><li>Redução de despesas relacionadas ao espaço físico de armazenamento </li></ul><ul><li>Segurança em relação a danos materiais </li></ul>
    59. 59. Riscos e dúvidas da Digitalização <ul><li>Classificação incorreta da “ficha” do material digitalizado </li></ul><ul><li>Armazenamento desnecessário de registros por causa da “facilidade” de fazê-lo </li></ul><ul><li>Proliferação de cópias impressas </li></ul><ul><li>“ Empacotamento” errado de documentos, impossibilitando a separação de registros </li></ul><ul><li>No primeiro momento, terceirizar o serviço em bureau ou “fazer em casa”? </li></ul><ul><li>Integração com o GED ou deixá-lo independente? </li></ul><ul><li>Integração com o módulo de Acompanhamento de Processos ou deixá-lo independente? </li></ul>
    60. 60. Este é o seu escritório ou departamento? <ul><li>Dificuldade na localização de seus documentos antigos </li></ul><ul><li>Dificuldade na localização de documentos de ex-usuários </li></ul><ul><li>Falta de organização nos documentos em pastas do Arquivo </li></ul><ul><li>Documentos sendo trabalhados por várias pessoas, muitas vezes simultaneamente </li></ul><ul><li>Falta de padronização na estrutura de diretórios </li></ul><ul><li>Armazenamento de documentos anexos a mensagens no próprio sistema de correio (Outlook, Notes, etc.) </li></ul>
    61. 61. Controle de Versões <ul><li>Vamos imaginar uma equipe com 6 pessoas, trabalhando com um documento e suas versões... </li></ul>Um documento, 3 versões, 24 cópias! caixa de saída de correio caixa de entrada dos membros da equipe xyz.doc H: H: xyz2.doc H: abc.doc H: caixa de saída de correio caixa de saída de correio
    62. 62. Análise financeira da solução (ROI) a.k.a. “Conta-de-Padeiro” <ul><li>Tempo desperdiçado por dia na busca de documentos X custo de oportunidade por advogado X número de advogados X número de dias úteis no ano </li></ul>= US$ 103.750 - Tempo despendido por dia: 5 min = 0,083h - Valor-hora médio por advogado: US$ 100/h - Número de advogados: 50 - Número de dias úteis no ano: 250 Desperdiçados anualmente: 0,083h x US$ 100/h x 50 adv x 250 dias
    63. 63. Como funciona na prática? Classificando um documento (profiling)
    64. 64. Versões e Revisões
    65. 65. Recuperando um documento
    66. 66. Pesquisando Documentos
    67. 67. Claudio Wilberg LegalManager Consultoria e Tecnologia (11) 3804-9031 [email_address] Obrigado http://demo.legalmanager.com.br:8080/apresentacao Login: visitante Senha: visitante
    68. 69. Dados em Gráficos
    69. 70. Dados em gráfico de tempo

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