Lectores 03. Otras-aplicaciones-A

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Descripción de la integración de lectores desde otras aplicaciones de gestión escolar. Tutorial básico.

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  • 1. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 1. PREPARACIÓN PREVIA Primeramente descargamos los dos archivos que se han indicado en este artículo. Integrar.mdb lectores.mdb En este tutorial abreviado se deben situar los archivos que se descargan en las ubicaciones que se indican. Si es necesario modificar algo, debe seguirse el tutorial completo donde se detalla cómo crear una integración más completa. Las ubicaciones de los archivos parten de que ABIES está instalado en C:/Archivo de programas/Abies 2. Si se hubiera modificado la carpeta de instalación, deberá cambiarse también la ruta en el primer caso con el archivo Integrar.mdb
  • 2. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 1. PREPARACIÓN PREVIA Integrar.mdb Este archivo hemos de situarlo en esta ruta: C:/Archivo de programas/Abies 2 Cuando se nos pregunte si queremos sustituir el archivo respondemos SÍ. Lectores.mdb Debemos crear esta carpeta en la unidad C: C:/Abies-Integrar La carpeta tiene que llamarse así y estar en el lugar que se indica. Es obligatorio para que funcione la integración.
  • 3. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIÓN DE DATOS En la aplicación de gestión escolar generamos una consulta de los alumnos del curso escolar actual. Esa consulta la exportamos a una hoja de cálculo (Excel, por ejemplo) o bien a una base de datos (Access preferentemente). Si pudiéramos elegiremos como campos de exportación solo estos cuatro: Apellidos, Nombre, Curso, Sexo (con valores M – V). Si no pudiéramos, exportaríamos todos los campos, pero hay que asegurarse de que están los cuatro indicados. Si alguno de esos cuatro campos no estuviera, nos veríamos obligados a utilizar el segundo tutorial. Esta parte del tutorial no se puede explicar adaptada a cada aplicación de gestión. Compréndase este hecho dada la amplia variedad de dichas aplicaciones
  • 4. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIÓN DE DATOS CASO A Hemos exportado los datos desde la aplicación de gestión del centro a una hoja Excel que solo contiene los cuatro campos necesarios: Apellidos, Nombre, Curso, Sexo. En el campo sexo los valores que exporta son M – V. [Cualquier otro valor invalida el proceso, para arreglarlo ver diapositivas siguientes.]
  • 5. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIÓN DE DATOS CASO A Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias si en el campo Sexo figuraran valores diferentes a M – V. Si figuran esos valores, puede saltarse esas diapositivas. Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre – Mujer o términos similares, deberá realizar lo que se indica a continuación.
  • 6. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIÓN DE DATOS CASO A Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que abrir el archivo Excel y poner para los varones el valor V y para las mujeres el valor M. Esto es muy sencillo de realizar mediante la opción Reemplazar. En Excel vamos al menú Edición y elegimos la opción Reemplazar.
  • 7. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES CASO A 2. EXPORTACIÓN DE DATOS En la ventana que se abre, pulsamos sobre el botón Opciones. Se desplegarán todas las opciones que necesitamos configurar:
  • 8. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIÓN DE DATOS CASO A Debemos marcar dos elementos: Coincidir mayúsculas y minúsculas. Coincidir con el contenido de toda la celda. Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para varón) Pulsamos en Reemplazar todos.
  • 9. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIÓN DE DATOS CASO B Hemos exportado los datos desde la aplicación de gestión del centro a una hoja Excel, pero no hemos podido elegir las opciones de exportación y tenemos un fichero con varios campos. En el campo sexo los valores que exporta son M – V. [Cualquier otro valor invalida el proceso, para arreglarlo ver diapositivas anteriores para arreglar este problema]
  • 10. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 2. EXPORTACIÓN DE DATOS CASO B En caso de que tuviéramos más campos de los cuatro requeridos, si solo queremos dejar esos campos, tendríamos que borrar en Excel las columnas que contiene esos datos y dejar solo las cuatro indicadas: Apellidos, Nombre, Curso y Sexo. Si no queremos borrar esos campos, porque deseamos que ABIES tenga datos completos de los lectores, tendríamos que seguir el tutorial completo.
  • 11. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Ya tenemos un archivo Excel con cuatro campos que coinciden con los cuatro que tiene el archivo que vamos a utilizar para la integración de lectores. Abrimos el archivo lectores.mdb. Recuérdese que la ubicación obligatoria de este archivo es la ruta: C:/Abies-Integrar Para realizar este proceso necesitamos Microsoft Access o un programa gestor de base de datos que permita luego exportar en formato Access. Si al abrir nos pregunta si deseamos bloquear las expresiones no seguras, contestamos NO. Nos volverá a preguntar si queremos abrir el archivo contestamos Sí. Finalmente pulsamos en Abrir.
  • 12. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Se nos mostrará la base de datos
  • 13. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES En Archivo seleccionamos Obtener Datos Externos - Importar
  • 14. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Seccionamos el tipo de archivo: Microsoft Excel, a continuación pinchamos en el archivo Lectores.xls y pulsamos en Importar.
  • 15. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES En la ventana siguiente dejamos las opciones como están. Pulsamos en Siguiente.
  • 16. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Marcamos, si así fuera, la opción indicada en la imagen. Siguiente.
  • 17. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Elegimos la tabla donde queremos que importe los lectores desde Excel a la base de datos. Siguiente.
  • 18. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Confirmamos el proceso pulsando en Finalizar.
  • 19. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Se nos advierte del éxito del proceso de importación. Pulsamos Aceptar.
  • 20. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Vamos a comprobar el resultado. Abrimos el archivo lectores.mdb y pulsamos sobre la tabla Alumnado.
  • 21. 3. IMPORTACIÓN DATOS A lectores.mdb INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Vemos que sí que nos ha pasado los datos desde Excel a Access.
  • 22. 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Ya está todo preparado para integrar los lectores en el catálogo de la biblioteca. Hemos realizado un proceso con varias fases que culminan en este último apartado: 1. Exportar los datos desde la aplicación de gestión académica a un archivo Excel u otra hoja de cálculo (podría haber sido también a Access, los cambios respecto a este tutorial serían mínimos). 2. Importar los datos desde el archivo Excel al archivo llamado lectores.mdb. 3. Por último nos enfrentamos a integrar los datos en ABIES.
  • 23. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES Abrir ABIES e ir a Archivo - Integrar lectores.
  • 24. INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES Seguir los pasos del asistente:
  • 25. 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
  • 26. 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Elegimos la última opción: Genérico lectores, pues esa es la creada para que podamos integrar lectores en ABIES desde otras aplicaciones de gestión. Siguiente.
  • 27. 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Si no apareciera la ubicación de la imagen, tendríamos que buscarla pulsando en Examinar. Si está bien, pulsamos Siguiente.
  • 28. 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Identificamos el lote. Se puede poner, incluso, la fecha en la que se hizo la integración en ABIES. Es obligatorio precisar el tipo de lector. Siguiente.
  • 29. 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Dejamos que realice el proceso.
  • 30. 3. INTEGRACIÓN LECTORES EN ABIES INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES Esta pantalla nos indicará que todo ha salido bien. Pulsamos en Finalizar.