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Almacenar y compartir documentos en la nube
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Almacenar y compartir documentos en la nube

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  • 1. Curso: Uso de la web 2.0 en BodegasTEMA 5: Almacenar y compartir documentos en “la nube”IntroducciónHasta ahora hemos visto algunas herramientas con las que podemoscompartir todo tipo de contenidos en las redes sociales. Los contenidosque compartimos habitualmente son enlaces a sitios web (webcorporativa, blogs), imágenes, vídeos, etc. Pero a veces existe otro tipo decontenidos que utilizamos habitualmente y que ninguna de lasherramientas vistas hasta ahora los pueden “alojar” o almacenar. Loscontenidos a los que nos referimos son los documentos que manejamosen nuestro día a día, que normalmente son ficheros en diferentesformatos digitales almacenados en nuestro ordenador.A raíz de esta problemática o necesidad surgen algunas herramientas quepermiten “subir” o “cargar” (“upload”) estos documentos en Internet (“lanube”) y poder compartirlos referenciarlos (“enlazarlos”) en otros sitiosde Internet, como puede ser nuestro blog o web corporativa.Las herramientas más populares en este sentido son sobre todoSlideshare o Scribd, que además de utilizarse para alojar los documentos,tienen un cierto componente de red social, ya que al igual éstas podemos“seguir” a otros usuarios y otros usuarios “seguirnos” a nosotros, eigualmente se pueden compartir los documentos por diversas vías, que esuno de los fundamentos de la filosofía Web 2.0.Otra herramienta muy utilizada pero que se diferencia sustancialmente delos dos anteriores, por no tener el componente social mencionado de“seguidores”, y porque hay que instalar una aplicación en nuestro equipo,es Dropbox, que surgió como una alternativa a los dispositivos USBmóviles de almacenamiento. Su principal funcionalidad es lasincronización de todo tipo de información entre “la nube” y nuestrosdiversos dispositivos, ya sean móviles, portátiles o de sobremesa.Veremos a continuación de que se trata con un sencillo vídeo:http://www.youtube.com/watch?v=JWot760x2pA
  • 2. Scribd (http://es.scribd.com)Este servicio se define como “la biblioteca en línea más grande del mundo,donde se puede leer, publicar y compartir obras completas y documentostécnicos y profesionales”Y en definitiva es eso, un espacio donde se dejan infinidad de documentosque podemos leer y compartir si somos usuarios registrados. Tambiénpodemos subir nuestros propios documentos y compartirlos ya sea enotras redes sociales o en nuestro propio blog o enlazando desde nuestraweb corporativa.Nota: aunque aparentemente la web está en español, no todo el interfaceestá traducido, por lo que podemos encontrar algunos textos en inglés.Buscar documentosLa funcionalidad básica que podemos hacer sin ser usuarios registrados esla de búsqueda de algún documento relacionado con aquella temática quenos interese. Por ejemplo vamos a realizar una búsqueda sobre “riojaalavesa”, en los resultados que nos ofrece la herramienta podemosfiltrarlos por distintos conceptos que vemos en la parte superior, comopueden ser: la categoría, el idioma, la extensión (número de página), eltipo de archivo (PDF, DOC,…), la fecha en la que se almacenó, y si songratis o de pago.Una vez localizado el documento que nos interesa, lo podemos leer enpantalla o descargarlo (si el autor lo permite) y también lo podemoscompartir en las redes sociales más populares: Facebook, Twitter, Google+RegistrarseEsta herramienta la podemos utilizar para leer cualquier documento, perosi queremos almacenar o compartir ficheros en ella tenemos queregistrarnos y crear una cuenta de usuario como en la mayoría de serviciosweb 2.0
  • 3. El registro es muy simple, solamente tenemos que poner nuestra cuentade correo, nombre de usuario y password. Con estos tres datos essuficiente para registrase. Más adelante podremos añadir y modificarnuestros datos de perfil.En nuestro caso realizaremos el registro los los datos que estamosutilizando en el curso de forma continuada: Email: cursobisteri0@gmail.com Usuario: cursobiasteri0 Contraseña: Laguardia2012Subir un documento Buscamos el botón “Subir” y lo pulsamos Se muestra una nueva página donde se nos presenta la forma de almacenar un documento Seleccionamos la opción “Elija archivo para publicar” (la otra forma es arrastrando el documento al área indicada en la pantalla) Debemos seleccionar de nuestro ordenador el documento que queremos subir En el mismo proceso podemos seleccionar más ficheros con el botón “Agregar más” (a bien arrastrado al área señalada) Debemos indicar obligatoriamente un título y una descripción al documento (esto es útil para que otros puedan localizarlo) Opcionalmente también podemos indicar una categoría, tema y tipo, además de etiquetas (esto es muy importante también para localizar documentos mediante palabras clave) Podemos dar a Guardar y continuar para almacenar el fichero (el fichero ya estará alojado en Scribd) En la siguiente pantalla que aparece podemos compartir el fichero en otras redes sociales (lo que compartimos es un enlace al documento) Podemos pulsar en la opción “Listo. Ver documentos en scribd” para ver una relación de los documentos seguidos y poder editar (añadir, modificar o borrar la información añadida previamente) Y ya tendríamos el documento subido a nuestra cuenta de Scribd
  • 4. Mi perfil públicoAl crear una cuenta en Scribd ya tenemos una dirección de Internet en elservicio que será del tipo: http://es.scribd.como/cursobiasteri0 dondeotros usuarios pueden ver nuestros documentos, siempre que esto seanpúblicos, ya que también podemos determinar que algunos de ellos seanprivados.Mi contenido (My content)Para acceder de nuevo a los documentos que hemos subido por siqueremos realizar alguna modificación en algunos de ellos tendremos queacceder a la opción “My Content” (“Mi contenido”) que podemos ver aldesplegar el menú al pasar el ratón por nuestro icono (“avatar”) queencontraremos en la parte superior derecha de la pantalla. En este menútambién podemos ver el resto de opciones de la herramienta. En ellaobservaremos que está la opción “Cuenta/Configuración”, dondeaccederemos si queremos realizar cambios en la configuración de nuestracuenta: cambiar correo electrónico, enlazar con redes sociales, cambiarpassword, etc.
  • 5. Slideshare (http://es.slideshare.net)SlideShare es una herramienta muy similar a Scribd pero originalmente seutilizó para alojar presentaciones, fundamentalmente elaboradas conPowerPoint, pero también de otros formatos como PDF, OpenOffice,iWorks, etc.Actualmente se pueden “subir” vídeos y “webminars” o reuniones oconferencias virtuales, donde varios usuarios pueden ver laspresentaciones que realiza un ponente en directo.Buscar documentosAl igual que en Scribd, existe un apartado para la búsqueda dedocumentos en la zona superior, al lado del logotipo de la herramienta.Podemos probar a realizar la misma búsqueda de “rioja alavesa” para verlos resultados.Si encontramos algún documento de interés, simplemente pulsaremossobre el enlace y podremos leer el documento en pantalla o descargarlomediante la opción “Guardar”. También lo podremos compartir en redessociales o enviarlo por correo electrónico desde este mismo sitio.Igualmente podremos hacer comentarios sobre este documento en laparte inferior de dicho documento.RegistrarseEl registro es muy similar a otras herramientas Web 2.0, es necesario pararegistrase aportar una dirección de correo electrónico, un nombre deusuario y una contraseña. En nuestro caso utilizaremos las habituales delcurso, es decir: Email: cursobisteri0@gmail.com Usuario: cursobiasteri0 Contraseña: Laguardia2012Una vez indicados estos datos pulsaremos el botón “Sign Up” (“Registro”)Subir ficheros
  • 6. Para empezar a subir nuestros ficheros utilizaremos el botón “Cargar” queveremos en la parte superior-central de la pantalla.Al pulsar el botón de cargar nos parece un dos opciones: “UPLOAD”(“CARGA”) y “UPLOAD+” (“CARGA+”). Esta última es una funcionalidad depago que nos permite además que los ficheros subidos sean privados ymás grandes y subir vídeos.Seleccionaremos la primera opción, es decir la de “UPLOAD” yseleccionaremos de nuestro equipo el fichero que queramos cargar.Mientras se carga podemos poner el título del documento (por defecto sepondrá el nombre del fichero cargado), la descripción, las etiquetas y siotros usuarios podrán o no descargar el fichero.Mis cargasSi queremos ver los ficheros cargados y realizar alguna modificación sobreellos seleccionaremos la opción “Mis cargas” para ello, en el menú queencontraremos en la parte superior derecha en la silueta del perfil,desplegaremos dicho menú y seleccionaremos la opción mencionada.Nos aparecen los documentos que hemos cargado y mediante la opción“Editar ajustes”, con lo que nos aparecerá un formulario donde podemosrealizar los cambios pertinentes. Una vez realizados pulsaremos el botón“Update” (“Actualizar”)
  • 7. Dropbox (https://www.dropbox.com/)Antes de nada vamos ver el siguiente vídeo que nos explica brevementeen que consiste esta herramienta:http://www.youtube.com/watch?v=JWot760x2pAEn resumen, Dropbox tiene las siguientes funcionalidades: Almacenamiento de ficheros en la “nube” (que nos puede servir como copia de seguridad) Sincronización de ficheros entre varios equipos Compartir con otros usuarios nuestros ficheros Histórico de los cambios en nuestros ficherosComo empezar: Crear una cuenta: https://www.dropbox.com/register Una vez registrados debemos descargar e instalar la aplicación en nuestro ordenador Seguir los pasos que nos indica en el proceso de instalación A partir de ahora ya podemos almacenar ficheros en la carpeta de “Dropbox” y compartirlos con otras personasMás información y ayuda de Dropbox: https://www.dropbox.com/help