Bis2010 bmge changement_publication_ 20100819

Conférence Congrès BIS 2010 Le changement aux BM de la Ville de Genève Florent Dufaux , Adjoint scientifique florent.dufaux @ ville-ge.ch Joëlle Muster , Adjointe scientifique joelle.muster @ ville-ge.ch Marie-Aude Python , Adjointe scientifique marie-aude.python @ ville-ge.ch

Plan de l’intervention
Présentation du Réseau des Bibliothèques municipales de la Ville de Genève
Département de la culture et chiffres clés
Analyse externe : menaces et opportunités
Analyse interne : forces et faiblesses
Organigramme et activités transversales
Présentation de la Cellule études et projets des BM
Historique
Enjeux
Les 3 sections : exemples de réalisations
Démarche projet de la Cellule : méthodologie(s) et gestion du changement
Conclusion : gérer le changement
Questions

Département de la Culture Présidence du Département de la Culture Direction du Département de la Culture Domaine Art et culture Domaine des bibliothèques Domaine des musées Service culturel Service de la promotion culturelle Service administratif et technique Musée d’ethnographie Museum d’histoire naturelle Musée d’histoire des sciences Musée d’Art et d’histoire Conservatoire et Jardin botanique Bibliothèques municipales Bibliothèque de Genève

Chapeaute les institutions culturelles de la Ville de Genève : Musées, Conservatoire et jardin botanique, Bibliothèque musicale, Bibliothèque de Genève, Bibliothèques municipales
Toute décision importante doit être soumise au DC pour validation (exemple: Règlement) Puis validation au Conseil municipal (ou différentes commissions)
 Les accords peuvent prendre du temps
Objectifs annuels à transmettre au DC
Département de la Culture

155 collaborateurs fixes et 11 collaborateurs réguliers (équivalent plein temps 107,35 postes)
13 emplois solidarité
11’000 m 2
7 bibliothèques (espaces jeunesse et espaces adultes)
1 bibliothèque dédiée au sport
2 discothèques
4 bibliobus
service à domicile
service de prison
Les BM en chiffres (2009)

800’000 documents
50’000 nouveaux documents par an (+38’000 revues et dons)
1’600’000 prêts par an – 7’100 prêts par jour
6’500 nouveaux inscrits par an
50’000 abonnés actifs
152’000 inscrits total
500’000 visites environ

Plus de 1000 activités de médiation culturelle par an, dont 211 animations culturelles par an (16’000 visites) et 350 visites de classes environ par an
13 postes publics d’accès Internet (14’000 connexions)
5 blogs (L’Hibouquineur, Blog and play, Blog Fiction, Sélection Ados, Des livres et moi)
Budget 2010 :
Budget général (y compris personnel) : 20,5 millions
Budget d’acquisition (tous secteurs) : 1.4 millions de frs
Les BM fonctionnent uniquement sur des fonds publics (Ville de Genève) http://www.ville-ge.ch/finances/finances/2010/PB2010.pdf
http://www.ville-ge.ch/bmu

Notre métier évolue
Les publics sont de plus en plus exigeants
Le changement est vécu au quotidien, l’adaptation est devenue une compétence centrale des professionnels
Les innovations technologiques : concurrences ou opportunités?
Analyse externe : menaces et opportunités

Un public fidèle et satisfait
Des collaborateurs impliqués dans leurs fonctions
Le DC nous soutient et nous porte en tant qu’institution
Nous devons être très réactifs face aux changements et face aux nouvelles exigences:
Gestion du changement
Faire face à l’Administration et ses modes de fonctionnement (lourdeur, lenteur, exigences administratives)
Analyse externe : forces et faiblesses

Organigramme et activités transversales Gestion des collections Médiation culturelle Accueil des publics et prêt

Gestion des collections Médiation Accueil des publics Bibliothécaires porteurs de savoirs – processus de sélection et acquisition Prêt Groupes transversaux BM Activités culturelles Mise en valeur des collections Formation des usagers Visites de groupes et accueils spécifiques Référence Hors murs Groupe de travail harmonisation du catalogue et de l'indexation Activités socioculturelles Groupes de sélection Charte d'accueil & Charte des collections, Mission et prestations, objectifs annuels, Charte de collaboration Accueil des publics / Mise à disposition des collections Groupe accueil Organigramme et activités transversales

2002 - 2003: création des 2 premiers postes d’adjoints scientifiques
Gestion des collections
Systèmes d’information
 Naissance de la Cellule Etudes et projets
2009 : la Cellule Etudes et projets compte 3 membres
Etude et gestion des collections
Etude et gestion des publics
Médiation culturelle
Cellule Etudes et projets : historique

Objectifs
Soutenir la direction dans ses démarches prospectives (veille, études, plans d’action)
Mettre en place, coordoonner, suivre et évaluer des projets
Coordonner les groupes de travail
Créer et mettre à jour la documentation
Former en interne et en externe (ateliers)
Cellule Etudes et projets : objectifs et enjeux

Enjeux
Rattachement direct à la direction
Pas de fonction hiérarchique
Transversalité
Mode participatif
Autonomie
Lien entre le décisionnel et l’opérationnel
Soutien actif à la direction
Cellule Etudes et projets : objectifs et enjeux

Groupe Accueil
+ réunions sur les procédures liées au prêt
Gestion des collections
Groupes de sélection dans tous les domaines de la connaissance
Groupe Uniformisation du catalogage
Groupe «Bibliothécaires porteurs de savoir »
Groupe Médiation culturelle
Groupe Formation des usagers
Groupe Conception et développements informatiques
Groupes ad hoc par projets ou par prestation
Groupe Ados
Groupe de lecture Envie de lire
Groupe Blogs
Groupe site web
Groupe de travail sur les changements du module d’acquisition
Groupes de travail

Etude et gestion des publics
Charte d’accueil des publics
Charte de collaboration
Livrets d’accueil
Procédures métier (réservations et inscriptions en ligne, automatisation des courriers de rappel, ...)
Enquêtes auprès des publics (satisfaction, animations culturelles, internet, non-usagers, ...)
Services aux publics : horaires d’ouverture élargis, signalétique urbaine, documents d’information, ...
Documents d’accueil en langues étrangères
Gestion des plaintes
Cellule Etudes et projets : exemples de réalisations

Etude et gestion des collections
- Harmonisation des procédures et pratiques existantes (acquisitions, désherbage, propositions d’achat, périodiques, ...)
Création d’outils de travail (documentation, procédures, plan de développement des collections, Charte des collections, ...)
Création de groupes de sélection
= Bibliothécaires qui travaillent spécifiquement sur un segment thématique de la collection
(maintien de cohérence ou sélection courante)
Proposent des animations + formation continue
Présentent leur bilan annuel en séance pleinière

Médiation culturelle, travaux en cours
Visites de groupes et de classes
Apprenants en français langue étrangère
Formation des usagers
Formation aux TIC
Formation à l’utilisation de la bibliothèque
Bibliographies
Harmonisation des processus d’édition et charte graphique.
Passage au numérique : les blogs
Référence
Réflexion sur le service de référence en lecture public en présentiel et virtuel

A prendre en compte dans la gestion du changement...
Instaurer un management participatif :
Déléguer et faire confiance aux groupes de compétence institués et leur accorder temps et ressources nécessaires
Faire concorder les objectifs individuels des collaborateurs aux objectifs collectifs de l’institution
Gestion par opportunités
Analyser et organiser les flux de communication (descendants, ascendants et obliques) :
Établir une stratégie de communication
Prévenir l’éventuel sentiment de manque de transparence
Dialoguer

Former les collaborateurs au changement :
« Nouvelles » compétences : savoir / savoir-être / savoir-faire / savoir évoluer
Accompagner et encadrer les collaborateurs pour que chacune et chacun comprenne le sens de l'action (vision) :
Qui sommes-nous?
Où va-t-on?
Quelle est ma place aujourd’hui?
Quelle sera ma place demain?

Le changement requiert une gestion attentive des RH pour favoriser le sentiment de sécurité, de communication et de qualité de vie au travail.
Le changement… une alchimie complexe :
Facteurs humains
Facteurs organisationnels
Facteurs financiers
Facteurs sociaux
Facteurs politiques
Quelle place pour la bibliothèque dans la cité ?
Quelle place pour chaque professionnel-le dans la bibliothèque ?

Merci pour votre écoute!
Des questions ?
Joëlle Muster , Adjointe scientifique [email_address]
Marie-Aude Python , Adjointe scientifique [email_address]
Florent Dufaux , Adjoint scientifique [email_address]
http://www.ville-ge.ch/bm

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by Schaad on Aug 31, 2010

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