Bis2010 bmge changement_publication_ 20100819

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Gestion du changement aux Bibliothèques municipales de la Ville de Genève

Gestion du changement aux Bibliothèques municipales de la Ville de Genève

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  • APPORTER DES LIVRETS D’ACCUEIL (13)
  • 2/3 inactifs : pourquoi ne sont-ils pas revenus?
  • On est passé d’une relation projet strictement hiérarchique à des modes projet transversaux Changements d’habitudes Apprendre à travailler différemment ensemble Comment impliquer l’ensemble des profils métier? Comment impliquer de nouveaux profils?

Transcript

  • 1. Conférence Congrès BIS 2010 Le changement aux BM de la Ville de Genève Florent Dufaux , Adjoint scientifique florent.dufaux @ ville-ge.ch Joëlle Muster , Adjointe scientifique joelle.muster @ ville-ge.ch Marie-Aude Python , Adjointe scientifique marie-aude.python @ ville-ge.ch
  • 2. Plan de l’intervention
    • Présentation du Réseau des Bibliothèques municipales de la Ville de Genève
      • Département de la culture et chiffres clés
      • Analyse externe : menaces et opportunités
      • Analyse interne : forces et faiblesses
      • Organigramme et activités transversales
    • Présentation de la Cellule études et projets des BM
      • Historique
      • Enjeux
      • Les 3 sections : exemples de réalisations
      • Démarche projet de la Cellule : méthodologie(s) et gestion du changement
    • Conclusion : gérer le changement
    • Questions
  • 3. Département de la Culture Présidence du Département de la Culture Direction du Département de la Culture Domaine Art et culture Domaine des bibliothèques Domaine des musées Service culturel Service de la promotion culturelle Service administratif et technique Musée d’ethnographie Museum d’histoire naturelle Musée d’histoire des sciences Musée d’Art et d’histoire Conservatoire et Jardin botanique Bibliothèques municipales Bibliothèque de Genève
  • 4.
    • Chapeaute les institutions culturelles de la Ville de Genève : Musées, Conservatoire et jardin botanique, Bibliothèque musicale, Bibliothèque de Genève, Bibliothèques municipales
    • Toute décision importante doit être soumise au DC pour validation (exemple: Règlement) Puis validation au Conseil municipal (ou différentes commissions)
        •  Les accords peuvent prendre du temps
    • Objectifs annuels à transmettre au DC
    Département de la Culture
  • 5.
    • 155 collaborateurs fixes et 11 collaborateurs réguliers (équivalent plein temps 107,35 postes)
    • 13 emplois solidarité
    • 11’000 m 2
      • 7 bibliothèques (espaces jeunesse et espaces adultes)
      • 1 bibliothèque dédiée au sport
      • 2 discothèques
      • 4 bibliobus
      • service à domicile
      • service de prison
    Les BM en chiffres (2009)
  • 6.
    • 800’000 documents
    • 50’000 nouveaux documents par an (+38’000 revues et dons)
    • 1’600’000 prêts par an – 7’100 prêts par jour
    • 6’500 nouveaux inscrits par an
    • 50’000 abonnés actifs
    • 152’000 inscrits total
    • 500’000 visites environ
    Les BM en chiffres (2009)
  • 7.
    • Plus de 1000 activités de médiation culturelle par an, dont 211 animations culturelles par an (16’000 visites) et 350 visites de classes environ par an
    • 13 postes publics d’accès Internet (14’000 connexions)
    • 5 blogs (L’Hibouquineur, Blog and play, Blog Fiction, Sélection Ados, Des livres et moi)
    • Budget 2010 :
      • Budget général (y compris personnel) : 20,5 millions
      • Budget d’acquisition (tous secteurs) : 1.4 millions de frs
      • Les BM fonctionnent uniquement sur des fonds publics (Ville de Genève) http://www.ville-ge.ch/finances/finances/2010/PB2010.pdf
    • http://www.ville-ge.ch/bmu
    Les BM en chiffres (2009)
  • 8.
    • Notre métier évolue
    • Les publics sont de plus en plus exigeants
    • Le changement est vécu au quotidien, l’adaptation est devenue une compétence centrale des professionnels
    • Les innovations technologiques : concurrences ou opportunités?
    Analyse externe : menaces et opportunités
  • 9.
    • Un public fidèle et satisfait
    • Des collaborateurs impliqués dans leurs fonctions
    • Le DC nous soutient et nous porte en tant qu’institution
    • Nous devons être très réactifs face aux changements et face aux nouvelles exigences:
      • Gestion du changement
      • Faire face à l’Administration et ses modes de fonctionnement (lourdeur, lenteur, exigences administratives)
    Analyse externe : forces et faiblesses
  • 10. Organigramme et activités transversales Gestion des collections Médiation culturelle Accueil des publics et prêt
  • 11. Gestion des collections Médiation Accueil des publics Bibliothécaires porteurs de savoirs – processus de sélection et acquisition Prêt Groupes transversaux BM Activités culturelles Mise en valeur des collections Formation des usagers Visites de groupes et accueils spécifiques Référence Hors murs Groupe de travail harmonisation du catalogue et de l'indexation Activités socioculturelles Groupes de sélection Charte d'accueil & Charte des collections, Mission et prestations, objectifs annuels, Charte de collaboration Accueil des publics / Mise à disposition des collections Groupe accueil Organigramme et activités transversales
  • 12.  
  • 13.
    • 2002 - 2003: création des 2 premiers postes d’adjoints scientifiques
        • Gestion des collections
        • Systèmes d’information
      •  Naissance de la Cellule Etudes et projets
    • 2009 : la Cellule Etudes et projets compte 3 membres
        • Etude et gestion des collections
        • Etude et gestion des publics
        • Médiation culturelle
    Cellule Etudes et projets : historique
  • 14.
    • Objectifs
      • Soutenir la direction dans ses démarches prospectives (veille, études, plans d’action)
      • Mettre en place, coordoonner, suivre et évaluer des projets
      • Coordonner les groupes de travail
      • Créer et mettre à jour la documentation
      • Former en interne et en externe (ateliers)
    Cellule Etudes et projets : objectifs et enjeux
  • 15.
    • Enjeux
      • Rattachement direct à la direction
      • Pas de fonction hiérarchique
      • Transversalité
      • Mode participatif
      • Autonomie
      • Lien entre le décisionnel et l’opérationnel
      • Soutien actif à la direction
    Cellule Etudes et projets : objectifs et enjeux
  • 16.
    • Groupe Accueil
      • + réunions sur les procédures liées au prêt
    • Gestion des collections
    • Groupes de sélection dans tous les domaines de la connaissance
    • Groupe Uniformisation du catalogage
    • Groupe «Bibliothécaires porteurs de savoir »
    • Groupe Médiation culturelle
    • Groupe Formation des usagers
    • Groupe Conception et développements informatiques
    • Groupes ad hoc par projets ou par prestation
      • Groupe Ados
      • Groupe de lecture Envie de lire
      • Groupe Blogs
      • Groupe site web
      • Groupe de travail sur les changements du module d’acquisition
    Groupes de travail
  • 17.
    • Etude et gestion des publics
      • Charte d’accueil des publics
      • Charte de collaboration
      • Livrets d’accueil
      • Procédures métier (réservations et inscriptions en ligne, automatisation des courriers de rappel, ...)
      • Enquêtes auprès des publics (satisfaction, animations culturelles, internet, non-usagers, ...)
      • Services aux publics : horaires d’ouverture élargis, signalétique urbaine, documents d’information, ...
      • Documents d’accueil en langues étrangères
      • Gestion des plaintes
    Cellule Etudes et projets : exemples de réalisations
  • 18.
    • Etude et gestion des collections
      • - Harmonisation des procédures et pratiques existantes (acquisitions, désherbage, propositions d’achat, périodiques, ...)
      • Création d’outils de travail (documentation, procédures, plan de développement des collections, Charte des collections, ...)
      • Création de groupes de sélection
        • = Bibliothécaires qui travaillent spécifiquement sur un segment thématique de la collection
        • (maintien de cohérence ou sélection courante)
        • Proposent des animations + formation continue
        • Présentent leur bilan annuel en séance pleinière
    Cellule Etudes et projets : exemples de réalisations
  • 19.
    • Médiation culturelle, travaux en cours
      • Visites de groupes et de classes
        • Apprenants en français langue étrangère
      • Formation des usagers
        • Formation aux TIC
        • Formation à l’utilisation de la bibliothèque
      • Bibliographies
        • Harmonisation des processus d’édition et charte graphique.
        • Passage au numérique : les blogs
      • Référence
        • Réflexion sur le service de référence en lecture public en présentiel et virtuel
    Cellule Etudes et projets : exemples de réalisations
  • 20. A prendre en compte dans la gestion du changement...
    • Instaurer un management participatif :
      • Déléguer et faire confiance aux groupes de compétence institués et leur accorder temps et ressources nécessaires
      • Faire concorder les objectifs individuels des collaborateurs aux objectifs collectifs de l’institution
      • Gestion par opportunités
    • Analyser et organiser les flux de communication (descendants, ascendants et obliques) :
      • Établir une stratégie de communication
      • Prévenir l’éventuel sentiment de manque de transparence
      • Dialoguer
  • 21.
    • Former les collaborateurs au changement :
      • « Nouvelles » compétences : savoir / savoir-être / savoir-faire / savoir évoluer
    • Accompagner et encadrer les collaborateurs pour que chacune et chacun comprenne le sens de l'action (vision) :
      • Qui sommes-nous?
      • Où va-t-on?
      • Quelle est ma place aujourd’hui?
      • Quelle sera ma place demain?
    A prendre en compte dans la gestion du changement...
  • 22.
    • Le changement requiert une gestion attentive des RH pour favoriser le sentiment de sécurité, de communication et de qualité de vie au travail.
    • Le changement… une alchimie complexe :
      • Facteurs humains
      • Facteurs organisationnels
      • Facteurs financiers
      • Facteurs sociaux
      • Facteurs politiques
    • Quelle place pour la bibliothèque dans la cité ?
    • Quelle place pour chaque professionnel-le dans la bibliothèque ?
    A prendre en compte dans la gestion du changement...
  • 23.
    • Merci pour votre écoute!
    • Des questions ?
        • Joëlle Muster , Adjointe scientifique [email_address]
        • Marie-Aude Python , Adjointe scientifique [email_address]
        • Florent Dufaux , Adjoint scientifique [email_address]
    • http://www.ville-ge.ch/bm