Tesis Proyecto Chiquitos Nora Parra

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Tesis Proyecto Chiquitos Nora Parra

  1. 1. UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja ESCUELA DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN Organización y Sistematización de Información y Procesos de la Modalidad de Educación a Distancia en la Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos (UCB – Ch). Informe de Investigación Aplicada previo a la obtención del título de Ingeniería en Sistemas Informáticos y Computación. Autora: Nora Esperanza Parra Celi Director: Ing. Nelson Oswaldo Piedra Pullaguari. Codirector: P. Arq. Adrián Álvez Real. ECUADOR - BOLIVIA 2008 - 2009
  2. 2. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos CERTIFICACIÓN P. Arq. Adrián Álvez Real, VICEPRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA BOLIVIANA SAN PABLO – CHIQUITOS (UCB - Ch), en su calidad de CODIRECTOR del trabajo de investigación aplicada, realizado por la Srta. Nora Esperanza Parra Celi desde el 26 de Marzo de 2008 hasta el 13 de Marzo de 2009, ejecutado en el contexto del Convenio Marco de Cooperación Académica y Científica entre la Universidad Técnica Particular de Loja y la Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos. CERTIFICA: Que la Srta. Nora Esperanza Parra Celi, después de un proceso continuo y final de evaluación de su trabajo durante un año en el Proyecto Chiquitos, se encuentra apta para sustentar el informe del mismo y, por nuestra parte, es considerada digna de recibir la máxima calificación que el Tribunal puede otorgar reglamentariamente. Y para que conste en los efectos oportunos, firmo la presente en San Ignacio de Velasco – Bolivia, a los trece días del mes de Marzo de dos mil nueve. P. Arq. Adrián Álvez Vicepresidente del Directorio UCB-Ch ii
  3. 3. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos CESIÓN DE DERECHOS Yo, Nora Esperanza Parra Celi, declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja, que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigación, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”. Nora Esperanza Parra Celi Tesista iii
  4. 4. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos AUTORÍA Los conceptos, ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el desarrollo del presente trabajo, son absoluta responsabilidad de su autor. Nora Esperanza Parra Celi Tesista iv
  5. 5. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos DEDICATORIA Al Altísimo Creador, a mis Padres, Segundo Juan Alberto Parra y Lilia Amada Celi, a mis hermanos, sobrinos, amigos. A todos quienes han hecho posible la realización de este trabajo con su ayuda y apoyo incondicional. Nora Esperanza Parra Celi Tesista v
  6. 6. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos AGRADECIMIENTO Al Altísimo Creador por permitirme culminar con otro de mis sueños y darme la fortaleza a cada momento de mi vida. A mis padres por su ayuda incondicional y su paciencia a cada instante, y ser mi soporte en cada adversidad de mi vida y además por su apoyo inagotable. A la Universidad Técnica Particular de Loja, dirigida por Phd. Luis Miguel Romero por permitirme educar en sus aulas y brindarme una formación ética e espiritual. También a los directivos de la Universidad Católica Boliviana San Pablo-Chiquitos, especialmente al P. Arq. Adrián Álvez, quién fue mi amigo y mi apoyo espiritual durante todo este año de trabajo. Al Director de la Escuela de Ciencias de la Computación, Ing. Nelson Piedra, por permitirme culminar un sueño más, y confiar en mi para poder ayudar al Proyecto Chiquitos que es una misión enriquecedora tanto intelectualmente como integralmente. A mis amigos y compañeros Bolivianos con quienes conviví y compartí experiencias, de quienes aprendí a valorar la cultura, el trabajo, la humildad, y la valentía. A mis amigas y amigos Ecuatorianos con quienes compartí y conviví la lejanía de nuestros hogares y el apoyo permanente tanto laboral como personal, con quienes aprendí a ser aún más tolerante, y a sobrellevar el papel de líder para culminar con otra etapa más de mi vida. vi
  7. 7. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos A mis compañeros de aula, con quienes viví momentos buenos y malos durante mi vida estudiantil, que con sus palabras de aliento han sabido ayudarme a tomar con mayor entusiasmo la vida. A todos quienes de una u otra manera colaboraron desinteresadamente para la realización de este proyecto. A todos un millón de Gracias. Nora Esperanza Parra Celi Tesista vii
  8. 8. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos INDICE DE GENERAL CONTENIDOS: Pág. 1. TEMA..............................................................................................................xii 1.1. Problemática Inicial................................................................................xxiv 1.2. Recopilación de la Información existente............................................xxvi 1.3. Análisis y depuración de la Información recopilada.........................xxvii 1.4. Organización de la Información y los procesos.................................xxix 1.5. Sistematización de la Información y los Procesos................................17 2. RESUMEN.....................................................................................................xiii 2.1...........................Actividades permanentes en la oficina de Coordinación .........................................................................................................................23 2.1.1. Coordinación General de Procesos.....................................................23 2.1.2. Coordinación y Asistencia a Centros de Apoyo.................................29 2.1.3. Coordinación permanente con Educación a Distancia de la UTPL. .33 2.1.4. Atención a estudiantes..........................................................................36 2.2. Publicidad...................................................................................................38 2.3. Matriculación..............................................................................................40 2.4. Material Bibliográfico................................................................................42 2.5. Jornada de Asesoría de Sistema (JAS)...................................................44 2.6 Tutorías........................................................................................................45 2.7 Evaluaciones a Distancia...........................................................................46 2.8 Evaluaciones Presenciales........................................................................48 2.9 Planificaciones de viajes...........................................................................50 3.3. ANTECEDENTES.......................................................................................xv 3.1........................................... Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos. ................................................................................................................................xix b. La Provincia Velasco...........................................................................................xviii 3.2. Elaboración de Guías y Textos – Guías adaptados a Bolivia...............55 viii
  9. 9. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos 3.2.1. Elaboración de la Guía de “Realidad Nacional –...............................56 3.2.2.............................Elaboración del Texto - Guía de “Geografía Turística .........................................................................................................................56 3.3. Elaboración del procedimiento para el control y actualización permanente del material bibliográfico........................................................57 3.4. Elaboración del procedimiento para el control y actualización...........59 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES............................................................xxiii 4. LOGROS ALCANZADOS..............................................................................63 5. SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES...................................................65 6. IMPRESIÒN PERSONAL..............................................................................68 7. BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES CONSULTADAS............................................69 8. ANEXOS.........................................................................................................72 a. Planificación..................................................................................................24 AGRADECIMIENTO............................................................................................vi AUTORÍA.............................................................................................................iv b. Seguimiento y Control.................................................................................26 c. Evaluación.....................................................................................................27 c. Proyección.....................................................................................................28 CERTIFICACIÓN..................................................................................................ii CESIÓN DE DERECHOS....................................................................................iii DEDICATORIA.....................................................................................................v Figura 1. Datos geográficos del Departamento de Santa Cruz..................xvi Figura 10. Gráfica de matriculados por periodos.........................................42 Figura 2. Mapa de Bolivia y sus Departamentos.........................................xvii Figura 3. Mapa del Departamento de Santa Cruz........................................xvii Figura 4. Mapa de la Provincia Velasco......................................................xviii Figura 5. Datos geográficos de la Provincia de Velasco.............................xix Figura 6............................................................................................................xxii Figura 7. Árbol de carpetas.............................................................................15 Figura 8. Algoritmo de organización de información...................................17 Figura 9. Mapa Centros de Apoyo..................................................................29 ix
  10. 10. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos II. Coordinación y seguimiento de los procesos permanentes de la Modalidad de Estudios a Distancia................................................................. 2.1. Actividades permanentes en la Oficina de Coordinación.....................................23 III.............................Trabajos en conexión con otras áreas de la Universidad .........................................................................................................................52 Tabla 1. Cooperativas en los Centros de Apoyo...........................................19 Tabla 2. Información de costos de envío desde UTPL – UCB - Ch.............25 Tabla 3. Centros de Apoyo..............................................................................29 Tabla 5. Estadística de matriculados por períodos y carreras....................42 Tabla 6. Viajes a los Centros de Apoyo.........................................................49 Tabla 7. Paquetes ofrecidos............................................................................53 INDICE DE FIGURAS Contenidos Pag. Figura 1. Datos geográficos del Departamento de Santa Cruz.....................2 Figura 2. Mapa de Bolivia y sus Departamentos............................................3 Figura 3. Mapa del Departamento de Santa Cruz............................................3 Figura 4. Mapa de la Provincia Velasco...........................................................4 Figura 5. Datos geográficos de la Provincia de Velasco...............................5 Figura 6. Cittes en Construcción......................................................................8 Figura 7. Árbol de carpetas.............................................................................15 Figura 8. Algoritmo de organización de información...................................18 Figura 9. Mapa Centros de Apoyo.................................................................31 Figura 10. Gráfica de matriculados por periodos.........................................44 x
  11. 11. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos INDICE DE TABLAS Contenidos Pag. Tabla 1. Cooperativas en los Centros de Apoyo..........................................21 Tabla 2. Información de costos de envío desde UTPL – UCB - Ch.............26 Tabla 3. Centros de Apoyo..............................................................................31 Tabla 4. Centros de Apoyo..............................................................................31 Tabla 5. Estadística de matriculados por períodos y carreras....................44 Tabla 6. Viajes a los Centros de Apoyo.........................................................52 Tabla 7. Paquetes ofrecidos----------------------------------------------------------------56 xi
  12. 12. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos 1. TEMA Organización y Sistematización de información y procesos de la Modalidad de Educación a Distancia en la Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos (UCB – Ch). xii
  13. 13. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos 2. RESUMEN En la Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos (UCB-Ch) en San Ignacio de Velasco, para el perfeccionamiento de la Modalidad de Educación a Distancia, esta cuenta con el apoyo de la Universidad Técnica Particular de Loja (Ecuador), que constantemente se encuentra enviando profesionales para ayudar en este proyecto a la Gran Región de la Chiquitania Boliviana, con este preámbulo pongo a consideración el trabajo realizado desde el 26 de Marzo del 2008 al 13 de Marzo del 2009. Mi labor como tesista estuvo dirigida al Área de Educación a Distancia, continuando con los procesos permanentes como Promoción, Matriculación, Jornada de Asesoría de Sistema, Tutorías Presenciales, Evaluaciones Presenciales, Calificaciones, etc., asimismo la Organización y Sistematización de Información y procesos de la Modalidad de Educación a Distancia en la Universidad, empezando por extraer la información desde las primeras etapas de la nueva modalidad de estudios hasta la fecha de mi retorno tanto digital como físicamente. xiii
  14. 14. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Además en el desempeño a la par de otras actividades adicionales de la Oficina de Educación a Distancia como las siguientes: - Promoción y difusión de la Oferta Académica, Matriculación y Jornada de Asesoría de Sistema durante los periodos Abril – Agosto 2008 y Octubre 2008 – Febrero 2009 tanto en la Sede como en los Centros de Apoyo. - En la labor de Docencia impartiendo tutorías de las asignaturas de Matemáticas Discretas, Metodología y Tecnología de la Programación I, Estructura de Datos y Algoritmos I a los estudiantes de la carrera de Ingeniería en Informática de segundo ciclo periodo Abril – Agosto. adicionalmente Metodología y Tecnología de la Programación II y Estructura de Datos y Algoritmos II a los alumnos del tercer ciclo en el periodo Octubre 2008 – Febrero 2009. - Coordinación General de Procesos con planificaciones anticipadas en reuniones diarias con el Director General de Educación a Distancia P. Adrián Álvez. - Coordinación y Asistencia a los Centros de Apoyo trabajando a tiempo completo permanentemente. - Coordinación permanente con Educación a Distancia de la UTPL, llevando diariamente por correo electrónico (eadchiquitos@gmail.com) y vía teléfono con los contactos de los diferentes departamentos. - Atención permanente a los estudiantes tanto en la Sede como en los Centros de Apoyo a tiempo completo con la asesoría de P. Adrián Álvez. - Asesoría en la gestión de información por Matrícula e Inventario a los tesistas encargados, culminando con la elaboración de registros digitales en hojas dinámicas, facilitando la actualización continúa de los datos. xiv
  15. 15. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos 3. ANTECEDENTES a. La región. La Gran Chiquitanía situada al Noreste del Departamento de Santa Cruz - Bolivia, y formada por las regiones de Chiquitos y Guarayos. Con un clima caluroso y húmedo la mayor parte del año. Engloba las provincias de Velasco, Ñuflo de Chávez, Guarayos, Chiquitos, Ángel Sandóval y Germán Busch. A continuación en la Figura 1. Se relacionan los datos principales del Departamento de Santa Cruz. xv
  16. 16. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Situación: Se encuentra en la región oriental de la República de Bolivia. Ubicación: Latitud: 13° 40' de latitud sur. Longitud: 57° 30' y 64° 40' de longitud oeste del meridiano de Greenwich. Límites: - Al Norte con el departamento de Beni y la República Federativa del Brasil. - Al Sur con el departamento de Chuquisaca y la República del Paraguay. - Al Este con la República Federativa del Brasil. - Al Oeste con los departamentos de Cochabamba y Chuquisaca. Creación: 23 de enero de 1826, sobre la base de la división política de la colonia. Superficie: 370.621 km2. (33,73% de superficie total de la República de Bolivia). Altura Media: 678,53 m.s.n.m. (Oscila mayormente entre 300 a 1600 m.s.n.m.). Temperatura Media: 23,30 grados C. Precipitación Pluvial Media: 1.231,40 mm. Población: 2.029.471 habitantes (INE 2001). Densidad Poblacional: 5,48 habitantes por km2. Capital Departamental: Santa Cruz de la Sierra, en la provincia Andrés Ibáñez. Fecha Cívica: 24 de Septiembre (1810), Revolución de Santa Cruz. Gentilicio: Cruceño (a) División Política: 15 provincias Figura 1. Datos geográficos del Departamento de Santa Cruz Esta región goza de una gran riqueza humana, natural y cultural, y a pesar de ello es una de las zonas más pobres económicamente de Bolivia. A continuación se muestra algunos detalles del Departamento de Santa Cruz en la Figura 2 y 3. xvi
  17. 17. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Figura 2. Mapa de Bolivia y sus Departamentos Figura 3. Mapa del Departamento de Santa Cruz xvii
  18. 18. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos b. La Provincia Velasco San Ignacio de Velasco (SIV) es la primera municipalidad de la Provincia Velasco y capital de la misma. Ubicada a 500 Km. de la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, capital departamental, y cuenta con una población total aproximada de 56.702 habitantes (INE, 2001), de los cuales alrededor del 47 % viven en el área urbana y el 53 % en el área rural. Es el principal centro de abastecimiento de la provincia Velasco y cuenta con todos los servicios públicos y sociales. También es un importante núcleo de actividad comercial y de paso de mercancías por su proximidad a la frontera con Brasil. Como se muestra en la Figura 4. Figura 4. Mapa de la Provincia Velasco A continuación en la Figura 5. Se muestran los datos más importantes: xviii
  19. 19. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Situación: Se ubica en la región norte del departamento. Límites: - Al Norte con el departamento de Beni y la República Federativa del Brasil. - Al Sur con las provincias Ñuflo de Chávez y Chiquitos. - Al Este con la provincia Angel Sandóval y la República Federativa del Brasil. - Al Oeste con la provincia Ñuflo de Chávez. Creación: Ley del 12 de octubre de 1880. Superficie: 65.425 km2. (17,65% de superficie total del departamento). Altura: 405 m.s.n.m. Temperatura Media: 24,70 grados C. Precipitación Pluvial Media: 1.192 mm. Población: 56.702 habitantes (INE 2001). Densidad Poblacional: 0,87 habitantes por km2. Capital Provincial: San Ignacio de Velasco. Figura 5. Datos geográficos de la Provincia de Velasco El problema principal del desarrollo humano en el Municipio radica en la escasez e insuficiencia de los servicios básicos de salud, educación, los altos índices de mortalidad, falta de integración de la mujer en los procesos sociales y falta de apoyo a las actividades culturales. (Plan de Desarrollo Municipal, 2006). En el municipio de San Ignacio sus habitantes se dedican a diferentes actividades, siendo las principales la ganadería bovina, la forestal-maderera y la agricultura de subsistencia (Ver Anexo 1. Publicidad - Mapas Santa Cruz - Bolivia). 3.1. Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos. UCB-Ch xix
  20. 20. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Desde 1995, en convenio académico con la sede nacional de la Universidad Católica Boliviana San Pablo (UCB), los Misioneros Identes establecieron la Sede Chiquitos (UCB - Ch) de esta Universidad a fin de impulsar la formación y profesionalización de los jóvenes para mejorar su capacidad de acceso al mercado laboral y contribuir al desarrollo regional. Los misioneros (as), luego de dedicarse a formar profesores y técnicos agropecuarios durante ocho años, decidieron dar un giro a este proyecto universitario. El modelo que se está siguiendo desde hace cinco años parte de la experiencia de los CITTES (Centros de Investigación, Transferencia de Tecnología, Extensión y Servicios), con los se trata de promover el trabajo y la autogestión. La Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos (UCB-Ch) trabaja desde hace 5 años en convenio estratégico con La Universidad Técnica Particular de Loja – Ecuador (UTPL) que asesora el Sistema de Educación a Distancia y la creación de CITTES, y apoya el desarrollo del “Proyecto Chiquitos”, un modelo de cooperación Sur – Sur para la implementación de servicios universitarios en zonas periféricas y poco desarrolladas. Estas acciones se realizan en el ámbito de un “Convenio Marco de Cooperación Académico Científica” entre ambas instituciones. Los CITTES se consolidan mediante la creación de carreras y procesos de capacitación mejorando las condiciones productivas y de trabajo. Es por ello que para nosotros las clásicas docencia, investigación y proyecciones sociales universitarias tienen como sustento y eje transversal la llamada "Gestión Productiva del Conocimiento", que involucra en la sociedad puntuales y concretas necesidades/propuestas, que tienen que convertirse en proyectos sustentables, encaminados a promover iniciativas productivas autogestionarias, a mediano y largo plazo. La UTPL es pionera en Latinoamérica en Educación a Distancia, con 33 años de experiencia en impartir programas académicos a través de 18 carreras regulares y 23 postgrados, con un total de 20.000 alumnos. Más de 160 profesores que cursan doctorados (PHD) en Universidades extranjeras. Es líder en cobertura xx
  21. 21. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos educativa con 110 centros universitarios en Ecuador y 3 en el exterior: Roma, Madrid y New York. Es así, como en San Ignacio de Velasco (SIV), se ha iniciado la oferta académica de Modalidad de Estudios a Distancia, ofreciendo 3 carreras a nivel de Ingeniería: Informática, Gestión Ambiental y Hotelería y Turismo. La Modalidad de Estudios a Distancia de la Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos, para efectos operativos, es un centro asociado más de la UTPL, usando los mismos calendarios, material bibliográfico, sistema de calificación, exámenes, acceso al sistema Syllabus, así como dispone del Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA) Online y el sistema de videoconferencias, que permite el apoyo al alumno por parte del profesor. Todas las características de cualquiera de los centros de apoyo de la UTPL se encuentran aquí, pero para efectos académicos los títulos son otorgados por la Universidad Católica Boliviana San Pablo, aunque se está gestionando un convenio tripartito entre UCB Nacional, UCB-Ch y UTPL para que nuestros estudiantes obtengan doble titulación (UCB – UTPL). Actualmente la UCB-Ch dispone de recursos informáticos adecuados, como un Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA), y un sistema de videoconferencias que permite el apoyo al alumno por parte del profesor vía telefónica, Internet y tutorías virtuales que garantizan el aprendizaje. Además posee mediante este convenio, una Aula Virtual, conectada en forma permanente por satélite a la red de centros de apoyo de la UTPL. Además se está trabajando en la creación de varios CITTES, según el modelo UTPL, los cuales están permitiendo emprender proyectos en los cuales se impulsará el análisis y la investigación aplicada, permitiendo que los estudiantes se involucren en las áreas afines a sus carreras acorde con las necesidades de la región. Los CITTES se relacionan entre sí, procurando reforzarse mutuamente a fin de optimizar el aprovechamiento de los limitados recursos humanos y de todo tipo disponibles. xxi
  22. 22. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Los CITTES, que actualmente están en su fase inicial, se muestran en la Figura 6. : CITTES EN CONSTRUCCIÓN CAAI Telemática UDIC CITTES UCB-Ch Hotelería y UCIA Turismo EaD IDA UDIC: Unidad de Difusión y Comunicación UCIA: Unidad de Construcciones e Investigación en Arquitectura CAAI: Centro de Apoyo a la Agroindustria IDA: Instituto de Desarrollo Ambiental EaD: Educación a Distancia TELEMÁTICA: Telemática HOTELERÍA Y TURISMO: Hotelería y Turismo Figura 6. Cittes en Construcción xxii
  23. 23. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES El trabajo se ha desarrollado en dos etapas. La primera junto a la anterior tesista Patricia Samaniego, durante 6 meses (del 26 de Marzo de 2008 al 3 de Septiembre de 2008) y la segunda como coordinadora de la oficina de EaD, durante otros seis meses (del 4 de Septiembre de 2008 al 13 de Marzo de 2009), con la tesista Laura Andrade que llegó en el mes de julio de 2008. La labor cumplida durante mi permanencia se orientó en tres direcciones complementarias entre si: - Organización y Sistematización de Información y Procesos en la Modalidad de Educación a Distancia UCB-Ch - Coordinación y seguimiento de los procesos permanentes de la Modalidad de Estudios a Distancia en la Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos. - Trabajos en conexión con otras áreas de la UCB-Ch I. Organización y Sistematización de Información y Procesos en la Modalidad de Educación a Distancia UCB-Ch Debido al paso de sucesivos tesistas por la Oficina de Coordinación de la Modalidad a Distancia, incluida la autora de esta memoria, la dispersión de información y la falta de organización sistemática de la misma se fue haciendo cada vez más evidente. Este hecho (dificultad para tener disponible información detallada y confiable en el momento oportuno) estaba comenzando a afectar la propia organización y eficiencia de los procesos y actividades (matriculación, evaluaciones, etc.), provocando una sobrecarga de trabajo. Por este motivo, el Coordinador General de EaD, Pd. Adrián Álvez, nos asignó como tarea específica en nuestra etapa de trabajo en el “Proyecto Chiquitos” realizar la recopilación, análisis, depuración, organización y sistematización de toda la información disponible desde el inicio de las actividades de preparación xxiii
  24. 24. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos para comenzar EaD (desde el 1 de diciembre de 2006) por los tesistas Ricardo Blacio y Gerardo Torres (las actividades académicas comenzaron propiamente el 6 de Octubre de 2007 con la Jornada de Asesoría de Sistema). Al mismo tiempo, se trataba de ir sistematizando los mismos procesos y actividades que se repiten en cada ciclo académico, con vistas a optimizar el tiempo, los recursos necesarios, evitando errores, etc. Simultáneamente, como es lógico, se continuaron atendiendo y desarrollando los procesos normales de los ciclos académicos (Abril – Agosto 2008 y Octubre 2008 – Febrero 2009), con todas las actividades necesarias, que se recogen en otro apartado de esta memoria. I.1. Problemática Inicial La Modalidad de Educación a Distancia de la Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos, está en constante crecimiento en la Gran Chiquitanía, y mejorando sus procesos académicos mediante la gestión de los tesistas que han pasado por sus oficinas, la información se ha incrementado proporcionalmente a los procesos que cada semestre se llevan a cabo y seguirá aumentando en el futuro. Por tal motivo existía información abundante con dificultad para ubicar los documentos necesarios, ya que con el paso de los ciclos académicos se iba descubriendo información desordenada guardada de manera física (archiveros y carpetas) y digital en los ordenadores que posee la UCB-Ch. Se han encontrado documentos guardados y organizados en diferentes carpetas nombradas de manera incorrecta o archivos con nombres que no reflejaban su contenido, etc. xxiv
  25. 25. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Situación Inicial de la Oficina de EaD Los problemas detectados con más frecuencia se detallan a continuación: PROBLEMAS FRECUENTES EN LA FASE INICIAL 1 Documentos duplicados 2 Documentos incompletos 3 Documentos parciales como borradores de trabajo 4 Documentos cuyo nombre no correspondía al contenido 5 Documentos mal clasificados 6 Documentos faltantes 7 Documentos no relacionados al trabajo en la oficina EaD. 8 Documentos con información no confiable 9 Documentos sin formato conocido 10 Falta de un criterio claro de nominación de documentos 11 Falta de un criterio claro de clasificación y archivo 12 Falta de respaldo físico y digital de la información Probablemente este hecho se debía a los diversos criterios de almacenamiento usados por los tesistas encargados de la Oficina de Coordinación, por lo que fue necesario unificar un modelo que fuese sencillo, lógico y sistemático para mantenerlo en el futuro, facilitando la labor de las personas que trabajen en esta área de la Universidad. xxv
  26. 26. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos Por tanto, el desenvolvimiento de los procesos permanentes de Modalidad de Educación a Distancia se tornaban ineficientes, tediosos y lentos, pues al requerir información de ciclos académicos, como pagos de matrícula, datos personales del estudiante, estudiantes por centro, estudiantes becados, costos de matrícula, contactos de coordinadores, borradores de tesis anteriores, claves del Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA), etc., se empleaba mucho tiempo. Por tal motivo la Coordinación General de Modalidad de Educación a Distancia, dirigida por P. Adrián Álvez, decidió que mi persona, como tesista a cargo de la Oficina de Educación a Distancia, y la tesista sucesora Laura Andrade, empecemos a organizar la información física y digital existente desde inicios de esta modalidad de estudios, con la finalidad de sistematizar los procesos brindando una atención eficiente y rápida a la comunidad. Este trabajo se emprendió las siguientes fases que se explican a continuación: I.2. Recopilación de la Información existente En principio, se remontó a extraer la información acumulada mediante la revisión exhaustiva de todos los archivos tanto físicos (ficheros, carpetas, documentación inicial de la Modalidad de Educación a Distancia) como digitales, a fin de recoger toda la información, separándola por temas, contenidos temporales, etc., Para de esta manera depurar la información no relevante con mayor facilidad, para ir separando algunos documentos ajenos a los procesos normales de la oficina o de dudosa fiabilidad, los mismos que se archivaron, gran número de ellos se reunían en carpetas provisionales, hasta determinar su ubicación final. Cabe recalcar que dicho proceso se lo aplico para ambos casos respectivamente, además se tomó en cuenta la fecha de creación y modificación de cada archivo. De igual manera, se buscó en los estantes que se mantienen en la oficina, si existían más archivos tomando como referencia la fecha de inicio del primer ciclo académico, para provisionalmente ubicarlos y tomar la decisión de almacenarlos definitivamente por periodos académicos. xxvi
  27. 27. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos En el caso del material bibliográfico, se analizaron los pedidos para verificar si las fechas concordaban con el inicio del periodo académico, y de acuerdo a esos expedientes se conoció como los primeros tesistas armaron los procesos para dar inicio al primer periodo académico con la organización de propedéuticos, casas abiertas, manuales, guiones, memorias, diapositivas de exposición, asesorías en las carreras que ofrece la Universidad, etc. Todos aquellos detalles se han recogido tanto física como digitalmente separados por procesos. Una vez reunida toda la información disponible, y clasificada tentativamente, se procedió a eliminar aquello que era irrelevante o no pertinente, y se procedió al siguiente paso. Recopilación de la información preliminar I.3. Análisis y depuración de la Información recopilada Luego de revisados los contenidos de carpetas se desechó cualquier información inconsistente e incomprensible, duplicada y borradores que ya no cumplían ninguna misión (borradores de documentos ya terminados y revisados, archivos de inventarios, listado de estudiantes incompletos, borradores de manuales para jornada de asesoría de sistema, etc). Estos archivos se eliminaron sucesivamente, pero en los casos de archivos de los primeros estudiantes se conservaron como información histórica de las personas inscritas en el primer ciclo académico. xxvii
  28. 28. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos A continuación se procedió a renombrar temporalmente la información confusa de acuerdo a sus contenidos, hasta establecer en qué sitio se la almacenaría. En el caso de información digital, se procedió a comparar en paralelo los documentos, pues se presentaban casos de archivos similarmente nombrados, con contenidos diferentes, procediendo a verificarlos uno por uno determinando que documento era el más actual y merecía ser archivado, en caso de documentos distintos con el mismo nombre se procedía a renombrarlos. Otro aspecto fue tomar en cuenta el tamaño del archivo, fecha de creación y modificación para guiarnos al periodo académico al que pertenece, y de acuerdo a ello determinar si era factible guardarlo o se trataba de documentos creados temporalmente. Además se recopiló la diversa información de publicidad manejada en los periodos académicos anteriores, así mismo se encontraron varios CD’s etiquetados con el nombre de algunos centros para promocionar las carreras universitarias vigentes, folletos, volantes, etc. ya obsoletos, procediendo a conservar un ejemplar de cada uno. Publicidad recopilada de ciclos anteriores Estado inicial de la información En el caso de los documentos de vital importancia como listado de cuentas, inventarios, listado de estudiantes por ciclo, notas de estudiantes, comprobantes, etc., estos fueron prioridad de análisis debido a que guardan información relevante y debían permanecer accesibles. Lo siguiente fue xxviii
  29. 29. Universidad Técnica Particular de Loja Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos renombrar todos los archivos temporalmente hasta proceder a la organización definitiva de toda la información reunida. I.4. Organización de la Información y los procesos En principio fue seleccionar la mejor forma de clasificar y organizar la información, proponiéndose diversos criterios, los cuales fueron evaluados atendiendo a su contenido lógico, claridad, facilidad de recuperar la información, etc. Decidiendo usar los procesos principales que se desarrollan en la oficina como criterio de agrupamiento: PROCESOS O CARPETAS PRINCIPALES • Publicidad • Tutorías • Matriculas • Notas del Sistema • Material Bibliográfico • Centros de Apoyo • Jornada de Asesoría de Sistema • Certificados y Constancias • Correspondencia En base a estos procesos principales se organizarían por periodos académicos para ubicar rápidamente los documentos de acuerdo a su ocurrencia, los cuales serían almacenados como carpetas principales. Una vez establecidos los procesos de referencia o carpetas principales, se continuó en la discusión de qué criterios se tomarían en cuenta para organizar la información. Como ya en pasos anteriores se tomaron algunas características provisionales de los archivos, creímos conveniente establecerlos como criterios permanentes. Los mismos se citan a continuación: CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS • Tema del archivo • Contenido del archivo • Tamaño del archivo xxix
  30. 30. • Formato de archivo • Fecha de creación y modificación del archivo • Usar prefijos de la carpeta principal en las subcarpetas en el segundo nivel. • Usar numeración consecutiva de carpetas principales en la lógica de ocurrencia de los procesos. • Usar Iconos representativos para las carpetas principales. Finalmente se decidió organizar la información en jerarquías con ayuda de un gráfico en papel representando el “árbol de carpetas”, para decidir si el proceso o el periodo serían la raíz (carpeta principal), definiéndose que la raíz sería el proceso al cual se hace referencia, por ejemplo: si el proceso es publicidad entonces éste será la raíz del árbol y las siguientes ramificaciones son las actividades necesarias para llevar a cabo dicho proceso como: volantes, afiches, trípticos, publicidad para radio y televisión, etc. Además para el nombrado de las subcarpetas del segundo nivel se utilizó un prefijo elaborado con las primeras letras del proceso raíz. Se aplicó también el uso de iconos representativos para distinguir las carpetas principales, con la finalidad de identificar claramente a qué proceso pertenece, en una forma gráfica e intuitiva. Ver en la Figura 7. PROCESOS PRINCIPALES Jornada de Material Proceso de Publicidad Matrículas Asesoría Tutorías Didáctico Evaluaciones de Sistema PREFIJOS PUB_Periodos MAT_Periodos MBIBLIO_ JAS_Periodos TUT_Periodos EVAL_Periodos Periodos PROCESOS SECUNDARIOS Figura 7. Árbol de carpetas Se ordenaron y nombraron los archivos con los criterios antes mencionados (carpetas, documentos, etc.) de manera que cualquier persona pudiera
  31. 31. fácilmente identificar su ubicación y contenido. En cada carpeta principal se almacenaron todos los documentos necesarios tomando en cuenta la fecha de creación y modificación, para tener una referencia del periodo académico respectivo, ahorrando tiempo para su búsqueda en cualquier momento. Se decidió destinar un único computador para almacenar la información de los procesos de EaD, y el otro equipo destinarlo para respaldo de informes de tesis, información complementaria y procesamiento de documentos. En el caso de archivos de clasificación dudosa, se los organizó en una sola carpeta, procediendo a discutir y elegir la mejor opción de clasificación, para seguidamente ubicarlos en las carpetas principales, o almacenarlos en carpetas individuales cuando no encajaran en ninguna de ellas. Organización definitiva de la información Uso de prefijos en las subcarpetas digital Una vez organizada la información en carpetas principales, se procedió a archivar la información de mayor prioridad, como publicidad, matrículas, material bibliográfico, jornada de asesoría, proceso de evaluaciones, notas del sistema, centros de apoyo, certificaciones y constancias, tutorías y correspondencia La revisión de documentos importantes que no estaban respaldados físicamente se procedió a imprimirlos y archivarlos en sus respectivos
  32. 32. archiveros, identificándolos por su nombre de acuerdo a como están almacenados en el computador para facilitar su uso. 1. Problemática Inicial 2. Recopilación de la Información 3. Análisis y Depuración de la Información 4. Organización de la Información y procesos 5. Sistematización de la Información y procesos Figura 8. Algoritmo de organización de información I.5. Sistematización de la Información y los Procesos
  33. 33. Durante todo este trabajo se vio la necesidad de sistematizar la forma en que se desarrollan los procesos de EaD, y de igual manera la forma como se genera, se procesa y se archiva la información que se va produciendo, con la finalidad de ser más eficientes y evitar retrasos, confusiones, errores, etc. Durante el desarrollo del ciclo académico actual, y con la organización de carpetas principales, subcarpetas, etc., se hace más atractiva y eficiente la localización de los archivos, pues para ello se ha logrado adaptar la información existente, con algunos cambios oportunos, a las necesidades que se van presentando durante el desenvolvimiento de los ciclos académicos, complementando con la elaboración de algunos documentos tales como formularios, comprobantes, listas, registros de control, etc., o rediseñando algunos documentos usados en periodos anteriores, para seguir con la misma lógica de almacenamiento, para de esa manera tener una continuidad con la información de los periodos académicos anteriores. Se revisaron todos los formularios existentes para comprobar su actualidad y pertinencia. Para el período de matrículas Octubre 2008 – Febrero 2009, por ejemplo, se elaboró un formulario de solicitud de beca que contempla los diversos tipos: Personal UCB-Ch, Familiar, Coordinadores de Centros y Casos Especiales, con el propósito de que todo estudiante que desee acogerse a una beca pueda hacer su solicitud en este formulario, donde se indican los requisitos a cumplir, para que luego el Coordinador General de EaD pueda aceptar o denegar las solicitudes, asignando los porcentajes de beca correspondientes (Ver Anexo 2. Matrícula – Becas – Solicitud de beca) En el caso del manejo del material bibliográfico que es uno de los procesos más delicados, se creó un formulario que controla todas las salidas de material a los Centros de Apoyo, donde el coordinador, luego de verificar el material recibido se encarga de distribuirlo a los alumnos y devolver una copia a la Sede. En el caso de las devoluciones, se trata del mismo proceso, pero con la diferencia que el material sobrante regresa a la Sede desde el Centro de Apoyo. También se dieron instrucciones a los coordinadores para ordenar los gastos que están autorizados y
  34. 34. que son reconocidos por nuestra oficina para su reembolso, a fin de evitar errores y cobros indebidos. Además se establecieron registros de control para tutorías presenciales, virtuales y asistencia de tutores, con el fin de obtener estadísticas de asistencia por cada materia y tutor, obteniendo así la información requerida para próximos periodos académicos replantear este aspecto (Ver Anexo 5 Tutorías – Tutorías Auxiliares - Plantillas por Tutores Auxiliares). Como se mencionó anteriormente, el caso del material bibliográfico requiere una especial atención, en función de ello se definió crear un procedimiento de control con la ayuda de la tesista Mercy Quezada Pinzón, titulada de Administración de Empresas y tesista de la carrera de Contabilidad, con el objeto de actualizar entradas, salidas, existencias y costos que involucra el material bibliográfico por ciclo académico, valiéndose de un modelo dinámico que opere con la utilización de hojas de cálculo. Este trabajo se describe con mayor detalle posteriormente, en el apartado 3.3. Otro aspecto muy delicado es el financiero, normalmente se trabaja con tres Cooperativas de Ahorro (San Martín de Porres, Prodem y La Merced) para que los estudiantes de los Centros de Apoyo puedan pagar sus cuentas por matrícula en cualquiera de estas cooperativas con sucursal en el respectivo Centro de Apoyo. La política establecida es evitar que los alumnos entreguen dinero en efectivo, por tanto no se den malos manejos que generen un clima de desconfianza. Por ello, después del sondeo pertinente, se optó por usar las cooperativas de ahorro y crédito presentes en la región, ya que sólo en San Ignacio y San Matías existe una pequeña agencia bancaria. A continuación se detallan los lugares donde existen sucursales, y donde tenemos cuentas abiertas para que los alumnos puedan hacer sus depósitos: Tabla 1. Cooperativas en los Centros de Apoyo LUGAR Banco de Cooperativa Cooperativa Cooperativa La
  35. 35. Crédito San Martín Prodem Merced San Ignacio de Velasco     Concepción  San Javier  Ascensión de Guarayos   San Ramón  San José  Roboré  Puerto Suárez   San Julián  Pailón  San Matías  El manejo manual de la información de pagos, cuotas, deudas, becas, etc., además de poco confiable, era lento, almacenándose la información en archivos sueltos. Por tanto, el tesista Celso Darío Hurtado Cuenca, de la Carrera de Economía, se le asigno el análisis de la información acumulada desde el inicio, elaborando un procedimiento de control permanente y por último, realizando un análisis básico de costos. Este trabajo de describe con más amplitud en el apartado 3. 4. Procedimiento y control de los Ingresos por Matrícula Control de Inventario de la UCB-Ch Se dio creación a la cuenta de correo única a nombre de la Universidad Católica Boliviana San Pablo - Chiquitos con la identificación “eadchiquitos@gmail.com”, logrando que toda la información y la correspondencia de correos se centralice y no
  36. 36. estuviera dispersa en las cuentas de correo personales de los tesistas que han coordinado las Oficinas de EaD, como había sucedido hasta ahora, y además fuera más fácil el manejo y el respaldo correspondiente (Ver Anexo 21. Creación cuenta de correo). Organización de La Información en la cuenta de correo: eadchiquitos@gmail.com La actualización del Manual de Procedimientos iniciado por la tesista Patricia Samaniego, es permanente y en este ciclo académico se dieron algunos cambios como: modificación de contactos de los Centros de Apoyo, procedimiento de solicitud de becas, aranceles a pagar por trámites administrativos, certificados de notas, de matrícula, etc., para los cuales se asignó un valor a pagar por parte de la persona interesada (Ver ANEXO 13. Manual Procedimientos EaD). Para facilitar el proceso de exámenes, ingreso de datos al sistema académico, etc., se decidió conjuntamente con las autoridades de la UTPL y la Coordinación General de la UCB-Ch, dividir el Centro Asociado de Bolivia en dos grupos: Bolivia Sede y Bolivia Centros, permitiendo tener dos tipos de pruebas presenciales, tanto para el grupo Sede como para el grupo Centro, así que si un estudiante decidiera cambiar de sitio de evaluación se evaluará con otro tipo de versión y de tal manera solucionar el problema de envío masivo de pruebas de un solo tipo,
  37. 37. corriendo el riesgo de que se produzcan contratiempos y retrasos en el proceso. Ahora se tiene pruebas personalizadas, adecuadas y facilitando su control. Grupo Bolivia (Sede) Grupo Bolivia (Centro) Entre otras funcionalidades del Sistema Académico Syllabus, aparte del ingreso de notas y otras, es extracción de reportes, así que se aprovechó esta funcionalidad para obtener información de notas de estudiantes desde los inicios (Octubre 2007 – Febrero 2008) hasta la fecha (Octubre 2008 – Febrero 2009), organizándolos por estudiante y por asignatura, de tal manera que la información esté a nuestro alcance controlando eficientemente el rendimiento de los estudiantes por cada ciclo académico; está información se archiva de forma digital y física. Se apertura un Registro para Asuntos Pendientes, con la finalidad de mantener la continuidad de los procesos EaD en los periodos académicos futuros, es decir, que el (la) tesista que cumpla sus funciones en la Oficina de EaD debe anotar todos los asuntos pendientes que se realizarán en el periodo siguiente, con el propósito de evitar discontinuidad de actividades. Desde el periodo Abril – Agosto 2008 se elaboró una lista de contactos de los estudiantes desde los inicios de la Modalidad de EaD, con el objeto de localizar rápidamente a los estudiantes y agilitar la resolución de problemas, además dar seguimiento de los alumnos que abandonan y volver a contactarlos determinando así, que se consolide y optimice el trabajo diario haciéndolo más ágil.
  38. 38. II. Coordinación y seguimiento de los procesos permanentes de la Modalidad de Estudios a Distancia. 2.1. Actividades permanentes en la oficina de Coordinación II.1.1. Coordinación General de Procesos Como perspectiva inicial, el Centro Bolivia, a pequeña escala posee casi toda la organización y procesos de la Modalidad de EaD de la UTPL y abarca un territorio casi tan grande como todo Ecuador dándonos una idea de la complejidad del trabajo. Esto, unido al hecho de que estamos iniciando, hace que el problema del incremento del nuevo sistema de EaD sea por falta de experiencia y la necesidad de resolver creativamente muchos detalles prácticos para implementar el sistema. En este contexto, una vez que se me puso a cargo de la Oficina de Coordinación de EaD, fue continuar con la gestión y dar seguimiento a la planificación del proyecto para su consolidación permanente. Dicho propósito establecido demanda mucha dedicación y además enfrentar muchas situaciones inesperadas, debido a que estamos ubicados en una región muy extensa, con medios de comunicación muy precarios (carreteras, radio, televisión, transporte), obligando a planificar las acciones anticipadamente para enfrentar posibles y casi seguros imprevistos. Para ello era necesario hacer uso de los recursos disponibles (información de anteriores ciclos académicos) y ser muy creativos en la elaboración de planes de contingencia, para evitar posibles emergencias de difícil
  39. 39. solución. Las actividades involucradas en este contexto se pueden expresar como un ciclo conformado por las siguientes etapas: a. Planificación Esta etapa consiste en planificar las actividades y recursos necesarios, minimizando el riesgo de la incertidumbre, logrando los objetivos que se tienen como Universidad, además lograr adaptarnos y mejorar las situaciones presentes; de esta etapa depende el éxito de las subsiguientes. Por ello nuestro trabajo se centra en las actividades permanentes que se llevan a cabo en las Oficinas de EaD, como la planificación de publicidad para los nuevos ciclos académicos a ofertar, adaptando y mejorando la publicidad, tanto digital (Radio y Tv) como impresa (volantes, trípticos, afiches) a la situación de cada nuevo ciclo académico, en cuanto a distribución y difusión, tanto en la Sede como en los Centros de Apoyo, en coordinación permanente con las personas que nos ayudan en los mismos. En temporada de matrículas, la planificación de la dotación, adaptación (elaboración de guías y textos – guía enfocadas a la realidad de Bolivia) y distribución de material bibliográfico tanto en la Sede como en los Centros de Apoyo, preparación de formularios (comprobantes, etc.), estudio de asignaturas a ofertar, costos de matrícula, formas de pago, trámites en las cuentas bancarias, asesoramiento a los estudiantes sobre las asignaturas que les conviene llevar, etc. En lo concerniente a la planeación de los costos de matrícula, se tomaron decisiones basándose en el peso promedio de libros y guías, como muestra para establecer cuánto implicaba el costo de transporte que interviene en el costo de material, que a su vez forma parte del costo total de la matrícula para el periodo Abril –
  40. 40. Agosto 2009. Para ello se solicitó a la UTPL información de costos de transporte del material bibliográfico desde Ecuador a Bolivia, los cuales se muestran a continuación: Tabla 2. Información de costos de envío desde UTPL – UCB - Ch INFORMACIÓN DE COSTOS DE ENVÍO DESDE UTPL – UCB-Ch KILOS COSTO (USD $) 20 132 1 6,6 Con estos datos, y en base a promedios, se estimó el costo de un ciclo completo y luego ponderando el costo por materia. La idea fue comparar si los costos que se mantenían anteriormente cubrían los gastos que implicaba llevar a cabo un ciclo académico, resultado de ese análisis se constató que los precios estimados cubren el costo del ciclo académico, así que se decidió tomarlos como base en cada carrera; sumando los costos de material bibliográfico, incluido transporte y los demás costos administrativos, finalmente se establecieron los costos de cada ciclo completo, asimismo el precio por asignatura en cada ciclo (Ver Anexo 2. Matrícula – Costos de Matrícula - Precios de Matricula Abril-Agosto 2009 por ciclos definitivo). En la Jornada de Asesoría de Sistema, se planifican tanto los viajes e itinerarios, como las personas necesarias, de acuerdo al número de estudiantes que se ha logrado captar en los distintos lugares de la región. Para orientar en la nueva modalidad de estudios se recurre a los tesistas de las diversas áreas, y se planifica el material necesario, presupuestos, itinerarios, cartas de presentación y se definen las diferentes rutas a los que se destinará cada tutor auxiliar. Se planifica también la organización con los coordinadores de cada Centro.
  41. 41. Para las evaluaciones presenciales (primera, segunda y supletoria) se planifica de acuerdo al calendario académico el pedido a la UTPL de los exámenes, las mismss que son enviados por el servicio DHL, una vez recibidos se verifica que estén completos, se definen los horarios en que se desarrollarán, para dar a conocer a los estudiantes, se reproducen comprobantes y otros materiales necesarios, y se organizan los bloques de pruebas por cada centro. Se elabora un comunicado para difundirlo por la emisora local Radio Juan XXIII, finalmente se realiza la planificación de viajes como esta detallado más adelante. Terminado este proceso y la calificación, se procede a subir las notas en el sistema académico Syllabus con el visto bueno del Coordinador de la UCB-Ch, haciendo anticipadamente la correspondiente solicitud de acceso al sistema. Todas estas actividades se llevan a cabo con la ayuda de los tesistas auxiliares y de la UTPL utilizando sus mismos procesos y recursos, con la única diferencia de que se adaptan a la situación de Bolivia. b. Seguimiento y Control Después de la fase de planificación (que abarca todos los procesos permanentes, desde publicidad hasta las últimas evaluaciones presenciales) para el normal desarrollo del ciclo académico, se realiza el seguimiento y control de las actividades diarias y futuras, con reuniones permanentes con el Coordinador General de Modalidad a Distancia, P. Adrián Álvez, quien trabaja permanentemente con las autoridades de la UTPL, dependiendo de ello el éxito de nuestro trabajo.
  42. 42. Entorno a las decisiones tomadas se requiere la intervención y coordinación de todas las partes que conforman la Universidad, como Coordinadores de Centros de Apoyo, personal de otros CITTES, Tutores Auxiliares, y demás involucrados con la finalidad de colaborar con el proyecto. Se realiza un constante monitoreo para verificar el cumplimiento de las fechas previstas en el calendario académico (entrega de trabajos, exámenes presenciales, calendario de tutorías presenciales y virtuales, etc.) mediante el seguimiento continuo de la asistencia de los alumnos a exámenes y tutorías con el objeto de estimular a la gente a prepararse mejor en los contenidos de las asignaturas que están llevando y prevenir deserciones. c. Evaluación Para cumplir con las metas trazadas, la UCB-Ch está en constante cambio, valiéndose de la información archivada desde sus inicios, ya que día a día se van incrementando experiencias, permitiendo su fortalecimiento y crecimiento; continuamente se evalúa la marcha de los procesos y la información que se recibe desde los centros, y en función de ello se toma decisiones, haciendo consultas a la UTPL, mejorando las actividades de cada ciclo académico ofertado. Es necesario revisar y evaluar los datos históricos de correos electrónicos para la constante comunicación con la UTPL, e internamente con el Coordinador General de EaD, comprobantes usados para procesos pertinentes, memorias, pedidos de material bibliográfico y demás recursos, solicitudes, y toda aquella información que es vital para el funcionamiento ordinario, mejoramiento y madurez de los procesos de EaD. Además, deben evaluarse los contenidos del material bibliográfico a utilizar en los ciclos ofertados, con el objeto de
  43. 43. verificar si están dentro del contexto de la situación boliviana, para tomar las medidas de apoyo para nuestros estudiantes. Cuando es necesario se elabora material que cumpla tal requerimiento con la ayuda de los tesistas capacitados en la UTPL. La evaluación de los coordinadores de los Centros de Apoyo y la marcha general de los mismos, se mide continuamente tomando como base el desenvolvimiento o autogestión del coordinador. d. Proyección Una de las fortalezas de la UCB-Ch son las ventajas de ofrecer la nueva Modalidad de Estudio a Distancia, cubriendo toda la región de la Gran Chiquitania, por lo que se está incrementando la publicidad en todos los centros, promoviendo que los coordinadores y alumnos se involucren cada vez más. Mediante un convenio tripartito recién suscrito entre la UCB nacional, UCB-Ch y UTPL, se está trabajando la posibilidad de que nuestros alumnos reciban una doble titulación (UTPL – UCB), y además que alumnos bolivianos en el exterior se puedan matricular en los centros extranjeros de la UTPL (New York, Madrid, Roma), los cuales, mediante este convenio, verían reconocidos sus estudios automáticamente por la UCB en Bolivia. En principio ninguna de las partes encuentra objeción a esta idea, pero se requiere analizar la mejor forma de hacerla viable. Con la firma de este nuevo convenio, se está estudiando la posibilidad de ofrecer nuevas carreras de las existentes en la UTPL, lo cual será muy importante para incrementar las cifras de matriculados tanto en la Sede como en los Centros de Apoyo, ofreciendo mejores servicios, en calidad y cantidad, y beneficios para sus estudiantes y la colectividad. Las dificultades del medio
  44. 44. y la falta de una tradición de estudios universitarios, que recién se esta fomentando, hacen que estas proyecciones necesiten tiempo y mucho trabajo para que se hagan realidad. II.1.2. Coordinación y Asistencia a Centros de Apoyo Actualmente la UCB-Ch cuenta con 7 Centros de Apoyo, haciendo publicidad y relaciones públicas en 11 lugares, dispersos en toda la región de la Gran Chiquitania, con proyección a la expansión. Tabla 3. Centros de Apoyo 7 CENTROS ASOCIADOS Centro Coordinador San José Marco Borda Roboré Maria Aguilar Flores Puerto Suárez – Quijarro Ramiro Tapia Concepción Maria Raquel Supayabe San Javier Wilmer Macoño San Ramón Rosa Mery Vaca San Matías Ana Lina Osinaga LUGARES DONDE SE MANTIENEN CONTACTOS Y DONDE SE ESPERA TENER ALUMNOS EN EL FUTURO San Julián Wilfredo Mamani Pailón P. Eulalio Poori El Puente Ivert Mercado Sr. David Rodríguez Ascensión de Guarayos Sr. Pablo Ferrerira Figura 9. Mapa Centros de Apoyo
  45. 45. Tabla 4. Rutas de recorrido por la UCB-Ch RUTAS DE RECORRIDO San Ignacio de Velasco (Desde) (Hasta) Km. Santa Cruz 480 Pailón 430 San Julián 290 San Ramón 270 Ascensión de Guarayos 520 San Xavier 230 Concepción 170 San Matías 340 Roboré 360 Puerto Suárez – Quijarro 700 Santa Ana 45 San Miguel 40 San Rafael 68 San Jose 240 En cada proceso permanente se ha planificado, analizado y preparado la información y materiales necesarios para cada coordinador de los Centros de Apoyo, vinculados tanto física como digitalmente, con el objetivo de
  46. 46. mantenerlos informados y puedan realizar su función de mejor manera, optimizando la atención a estudiantes, el funcionamiento del centro y la proyección de crecimiento futuro. Para ello, en cada proceso o actividad que se va a realizar se mantiene comunicación por anticipado usando todos los medios disponibles, que varían de un lugar a otro (celular, teléfono fijo, mensajes desde Internet, mensajes radiales, encomiendas terrestres, etc.), usando la información de contacto que consta en los archivos de EaD. Para la temporada de inscripciones se envía al Coordinador del Centro de Apoyo un documento (Carta a los Coordinadores), donde está toda la información del periodo académico a ofertar, como pensum de carreras, costos, requisitos, números de cuentas en Cooperativas, formularios, material para publicidad (afiches, trípticos, volantes, material para radio y televisión), es decir, todo lo necesario para esa temporada, de esta manera el Coordinador puede gestionar favorablemente el nuevo ciclo académico, ya que de su autogestión depende el crecimiento del Centro a su cargo. De igual forma, siempre existen problemas e inquietudes a las cuales se da solución mediante comunicaciones permanentes entre nuestra oficina y los coordinadores o directamente con las personas interesadas, procurando una solución inmediata. Para ello nos valemos de todos los medios de comunicación indicados anteriormente, con especial énfasis en internet, que está disponible todo el tiempo en horarios de oficina para cualquier inquietud de índole didáctica o de otro tipo que requieran nuestros coordinadores y alumnos. En la temporada de matriculación cada Coordinador, además de realizar la autogestión pertinente para que el Centro a su cargo crezca, debe verificar los costos de matrícula normales o de los estudiantes que se acogen a la becas, los cuales deben completar su formulario de beca y hacerlo llegar en el plazo definido, debido para que sea analizado por el Coordinador General de la UCB-Ch (Sede), tras lo cual se devuelve una copia al centro para que el estudiante tenga constancia de la resolución tomada. Luego en una lista se registrarán los estudiantes matriculados adjuntando
  47. 47. documentos personales, esta lista es enviada a la Sede para despachar el material bibliográfico correspondiente, adjuntando en un comprobante el contenido del material a enviar para que el Coordinador pueda verificar si todo ha llegado correctamente y el original de ese comprobante se almacena en la Sede, guardando una copia en el Centro de Apoyo con la finalidad de dejar constancia del material enviado y entregado; el mismo sistema se utiliza en caso de devoluciones desde el Centro a la Sede. Una vez de entregado el material bibliográfico a los alumnos, se procede a gestionar el envió de Material de Apoyo (CD,s, tutoriales, tutorías virtuales grabadas, fotocopias de libros, etc.) para que puedan continuar sus estudios sin el menor retraso, y si el Material de Apoyo está disponible con anterioridad se envía junto con el material bibliográfico. Además, en las Oficinas de EaD se tiene un control de todas las acciones para el manejo de encomiendas organizadas por fechas, para facilitar el pago los envíos correspondientes a los Coordinadores de Centros de Apoyo. La Universidad, desde la Sede, cubre los gastos de transporte de material bibliográfico, certificados, constancias, comunicados, trabajos calificados, y todos los trámites que le corresponden; por tanto si alguna acción no esta registrada en la Sede no se la cubre, sino que el pago lo debe cubrir el estudiante. En la Oficina de EaD se maneja un fondo económico (Caja Chica) destinado para pequeños gastos operativos, por tal motivo este presupuesto es utilizado en el retiro de encomiendas, compra de útiles de oficina, envió de encomiendas a los centros, es decir, para toda aquella actividad que se presente y que demande un costo dentro de las oficinas, el cual es gestionado por la persona encargada de la Modalidad de EaD, y periódicamente se debe entregar el informe de gastos que se ha realizado para su renovación; de este monto se pagan normalmente los envíos a y desde los Centros.
  48. 48. Otra forma de ayudar a nuestros estudiantes es viajar hacia los Centros de Apoyo para brindarles ayuda personalizada con tutorías presenciales, lo que se hace ocasionalmente tomando en cuenta el número de estudiantes, para ello anticipadamente se planifica con el coordinador del Centro para establecer ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? se realizará la reunión con los alumnos interesados. La experiencia nos ha demostrado que se usa muy poco el Entorno Virtual de Aprendizaje EVA, especialmente en los Centros, por lo que procuramos brindar toda la ayuda posible para facilitar el manejo del EVA, haciendo hincapié en su importancia, describiendo sus ventajas como: la información de las materias en que están matriculados, calificaciones, respuestas de sus evaluaciones a distancia y algunas veces evaluaciones presenciales, descarga de material de apoyo, interacción con el profesor, mensajes, foros, etc., de manera que el estudiante lo adopte como necesario y valore más su uso. II.1.3. Coordinación permanente con Educación a Distancia de la UTPL Trabajamos como Centro Asociado de la UTPL en el exterior, con las diferencias del caso. La principal diferencia radica en que los títulos los otorga la Universidad Católica Boliviana San Pablo, aunque, como se ha mencionado, se está gestionando la doble titulación. En el transcurso del ciclo académico se consultan las dudas que constantemente se tienen, para que, con la experiencia de la UTPL nos asesoren en la toma de decisiones. Las situaciones nuevas se vayan resolviendo de mutuo acuerdo. Para aprovechar el empuje de la UTPL seguimos su modelo de EaD en todo; si nos descolgamos no sería posible avanzar en este proceso de iniciación y fortalecimiento. De esta manera tenemos el mismo calendario académico, los mismos pensum de estudios, los mismos libros y guías, los mismos exámenes, los mismos tutores y los mismos procedimientos, lógicamente con las correcciones y adaptaciones necesarias para la
  49. 49. situación particular de Bolivia y de esta apartada región. Para la coordinación de nuestro “Centro Bolivia” trabajamos conjuntamente con todos los departamentos de EaD UTPL, teniendo como nexo de comunicación a la Dra. Ruth Aguilar, auxiliada por el Ing. Ricardo Blacio, que fue uno de los tesistas que iniciaron el proyecto de Educación a Distancia en Chiquitos, y que por tal motivo conoce las condiciones propias del medio en dónde se está trabajando. En lo que respecta a los tesistas que vienen a cooperar desde la UTPL en el proyecto, reciben capacitación según la actividad específica a realizar, como por ejemplo en la elaboración de guías didácticas adaptadas a la situación en Bolivia, como ha sido el caso de nuestros compañeros Cristina Aguilar y Darío Hurtado. Una de las cosas que coordinamos con UTPL es la autorización para ofertar materias fuera de potencial, es decir, conceder matrícula a los estudiantes para que continúen sin haber aprobado el prerrequisito, ayudando a que los alumnos no se retrasen en los contenidos de su pensum de carrera. Esto se da cuando alguna materia del pensum normal no puede ser ofertada en Bolivia porque el material bibliográfico no es adecuado para nuestra realidad, en cuyo caso se busca otra materia que la sustituya. De igual manera cuando se requiere solicitar la autorización para la apertura del sistema académico (para matricular, ingresar notas de jornadas de asesoría de sistema y evaluaciones presenciales) se requiere previamente contactar con nuestros enlaces en Loja para que tales procesos se desarrollen exitosamente. Para la ayuda constante en el desarrollo de nuestros procesos siempre se mantiene comunicación con las diversas áreas de la UTPL (CEDIB, Procesos, Evaluaciones, RESEC, etc.), con el objeto que se nos asesore en la resolución de problemas específicos, es decir, interactuar con los directivos para lograr nuestros objetivos. La UCB-Ch es el único Centro Asociado dónde se realiza la calificación de
  50. 50. pruebas en el propio Centro, por ello cada vez que se toman exámenes se debe solicitar el envío de claves de las pruebas de calificación automática y manual, y una vez corregidas las pruebas, la apertura del sistema para el ingreso de las calificaciones. También se mantiene contacto permanente para conocer la información del material bibliográfico que se va a usar en el próximo ciclo, como anillado del pensum, costos de libros y guías, datos de las facturas enviadas desde la UTPL, información que es proporcionada por el CEDIB para planificar el pedido de libros y guías que serán utilizados durante el siguiente periodo académico. Debe tenerse en cuenta el número de alumnos estimados para cada ciclo y los materiales a usar, especificando si son nuevos o reutilizables. Para gestionar el pedido, se estudia el material bibliográfico de los ciclos a ofertar, apoyándonos en la información de los pensum de material emitidos en cada ciclo académico por el CEDIB, analizando los contenidos para verificar si es factible utilizarlo para la situación de Bolivia, caso contrario de procede a elaborar el material adecuado con la ayuda de los tesistas capacitados por la UTPL. De igual forma se coordina el envío de información para el inicio del nuevo ciclo académico, como es el caso del calendario académico, horarios de tutorías virtuales, CD`s grabados de tutorías virtuales, etc., para definir horarios en base a la información recibida desde la UTPL y planificar las actividades del periodo académico a ofertar. También se coordina el envío de material bibliográfico elaborado por el CEDIB de acuerdo a nuestros requerimientos, los mismos que son enviados por e-mail para ser analizados y se proceda al despacho hacia Bolivia. Cuando éste ha sido hecho, se nos comunica por anticipado el
  51. 51. número de guía para poderlo rastrear mediante la página Web www.dhl.com. Para la recepción de las pruebas presenciales, se trabaja de manera similar realizando la solicitud con anticipación, con la finalidad de recibir a tiempo dichas pruebas y organizar los cuadernillos evitando contratiempos. Control del material bibliográfico Material bibliográfico para Centros de Apoyo Luego de celebradas las pruebas presenciales se solicita al Econ. Carlos Correa las claves de calificación automática recibidas en formato Excel, que luego son utilizadas en el proceso de calificación a manera de plantillas para evitar errores, y además el pedido de claves de respuesta de calificación tradicional para cerrar el proceso; de igual forma, en el caso de calificar Evaluaciones a Distancia se utilizan las claves descargadas del EVA, dado que los profesores envían como mecanismo de verificación para que el estudiante compruebe si sus evaluaciones han sido satisfactorias. Muchos otros aspectos son consultados y coordinados con la UTPL en forma permanente, hemos relacionado solamente algunos de los más destacados. II.1.4. Atención a estudiantes La comunicación con el estudiante es una estrategia fundamental en el funcionamiento, establecimiento y fortalecimiento de la Educación a Distancia; por otro lado, el bajo nivel académico con que ingresan nuestros alumnos vuelve imprescindible la necesidad de una comunicación constante
  52. 52. con los alumnos, ayudando de esta manera a mejorar sus hábitos de estudio; asimismo, la comunicación continua con coordinadores de los Centros de Apoyo permite llevar un control de la vida estudiantil y solucionar en la brevedad posible problemas que se presenten. En nuestro caso, con distancias enormes y medios de comunicación muy precarios, es muy importante estar cerca de los alumnos para orientarles, animarles, etc. y prevenir de esta manera el alto índice de deserción; con la ayuda de Internet, que es un medio necesario para poder interactuar con los estudiantes a bajo costo, se aprovecha continuamente la facilidad de enviar mensajes a celulares, ya que la gran mayoría de estudiantes lo poseen. La comunicación continua con nuestros alumnos se ha orientado en fomentar una mentalidad de estudiantes universitarios responsables, con deseos de superación, y sobre todo animarles, evitando que se sintieran desorientados en la proyección de sus estudios, haciéndoles llegar nuestro afecto y nuestro interés, buscando estrategias de crecimiento personal y asesoría permanente en las inquietudes sobre contenidos temáticos de las asignaturas que llevan, y recordándoles que el estudiar no es una tarea fácil, pero si gratificante cuando con esfuerzo conseguimos los resultados esperados. Se ha involucrado al estudiantado en las actividades de la Universidad, una de ellas fue la preparación y realización del “I Congreso Internacional Chiquitano: La Misión Jesuita en Territorios de Frontera en América”; para la realización de este evento se necesito la ayuda de los estudiantes de las tres carreras, especialmente de Hotelería y Turismo, los cuales fueron destinados a diferentes tareas como protocolo, guías, etc., con la debida capacitación de los tesistas que apoyan al proyecto de la UCB-Ch. Otra actividad orientada al bienestar estudiantil fue una reunión organizada para motivar a los estudiantes en la mejora de sus hábitos de estudio y concientizar sobre la calidad de tiempo empleado, esta actividad se realizó sin carácter obligatorio, teniendo un 70% de asistencia del total de
  53. 53. estudiantes, permitiéndonos formar una idea acerca del interés de los estudiantes por su formación académica. Para esta reunión se preparó conjuntamente con el P. Adrián Álvez un documento en donde se resaltaban los puntos relevantes que debe tener en cuenta un estudiante para obtener buenos resultados en su ambiente académico, y sobre todo, motivarlo. La reunión fue participativa, analizando junto a los estudiantes los puntos preparados, además como apoyo y refuerzo, fue la realización de tutorías presenciales permanentes en San Ignacio de Velasco y ocasionales en los Centros de Apoyo cuando las circunstancias lo aconsejaban; estas tutorías están a cargo de todos los tesistas que trabajan en Chiquitos con materias asignadas a cada uno según su especialidad. Como tesista mi labor empezó desde el 27 de marzo del 2008 con el proceso de matriculación del periodo académico Abril – Agosto 2008, estando a cargo la Oficina de EaD de la tesista hoy ya titulada Patricia Samaniego. II.2. Publicidad En este punto se desarrollaron múltiples actividades para promocionar el nuevo ciclo en Educación a Distancia, las cuales se detallan a continuación: Se empieza definiendo el diseño de la publicidad, tanto en digital como impresa, para la Sede y para los Centros de Apoyo; misma revisada con anterioridad para verificar si necesita algún cambio, y de lo contrario se reutiliza el material publicitario existente. Para efectos de reproducción se realizó una estimación de cuantos estudiantes se esperaba inscribir en cada ciclo académico ofertado, y además se hizo la debida distribución a los coordinadores de cada Centro de Apoyo para su correspondiente promoción por los medios de comunicación (radio y televisión) como parte de la autogestión y hacer conocer a la Universidad en los pueblos a nivel de toda la Chiquitania. Durante el periodo de promoción, a cada persona interesada en estudiar en la UCB-Ch se le explicó brevemente en qué consiste el estudio en esta nueva modalidad, sus requisitos, oferta académica, costos de matrícula, inscripción, etc.,
  54. 54. para finalmente tomar nota de sus datos personales como nombre, número de celular, carrera a la que se inclina más y a qué Centro de Apoyo pertenece para dar a conocer la oferta académica constantemente. Para captar más estudiantes en los Centros de Apoyo en el Periodo Octubre 2008 – Febrero 2009 se aprovechó las pruebas supletorias en la Ruta Concepción, San Javier, San Ramón, así como la promoción en San Julián y Ascensión de Guarayos en los días 30 y 31 de Agosto de 2008, consiguiendo una entrevista con el Alcalde de esta última, Sr. David Rodríguez, el cual se puso a disposición e indicó que cualquier necesidad tratásemos con el Jefe de Comunicaciones del Municipio Sr. Pablo Ferreira, la cual cubrimos la tesista Laura Andrade y mi persona. Además en la Sede, se llevó a cabo la exposición de la oferta académica de las tres carreras (Informática, Hotelería y Turismo) de la UCB-Ch a los alumnos del último año de secundaria de los colegios de la localidad, esta exposición fue realizada en el mes de Octubre de 2008. Igualmente se preparó material publicitario como volantes personalizados para cada Centro, actualización de afiches y trípticos, además la difusión por el Canal 13 de Televisión de San Ignacio por parte de mi persona y la nueva tesista Laura Andrade, ofertando nuestras carreras en el noticiero de la noche y por la Radio Juan XXIII en el espacio de anuncios de las 09H00. También se recurrió al envío de mensajes a celulares por medio de las páginas Web de las portadoras TIGO y ENTEL, además se entregaron volantes directamente al público en las localidades de Concepción, San Javier, San Ramón, San Julián, Ascensión de Guarayos y en la Sede en San Ignacio de Velasco. Finalmente, la última actividad realizada como parte de la publicidad consistió en colocar una pancarta en las afueras de las oficinas de la UCB-Ch en sus dos áreas, con información de la oferta académica de las tres carreras que actualmente ofrece la universidad para las inscripciones del periodo Abril – Agosto 2009 (Ver Anexo 1. Publicidad).
  55. 55. 2.3 Matriculación En este proceso mi participación fue, en la inscripción de los alumnos para el periodo Abril – Agosto 2008 el cual se desarrolló con toda normalidad, ya que día a día los aspirantes y estudiantes se acercaban a solicitar su matrícula con la debida asesoría para la toma de decisiones en qué asignaturas les convendría llevar durante el ciclo académico. Se procedió a estudiar los pensum de las tres carreras para establecer las materias a ofertar, especialmente en los nuevos ciclos a implementarse y para los alumnos antiguos que se ofrecían por primera vez. Se revisó que las materias ofertadas hicieran cadena con las del ciclo anterior, y sobre todo, se puso interés en descartar aquellas materias que nuestros estudiantes no podían llevar por estar el contenido del material bibliográfico orientado muy específicamente a la realidad de Ecuador, y era necesario adaptarla a Bolivia. Este es el caso de Realidad Nacional (carrera de Gestión Ambiental), Geografía Turística Ecuatoriana y Arte y Cultura I (carrera de Turismo), en estos casos, se pidió autorización, justificando debidamente el motivo de la solicitud, para ofertar otras materias fuera de potencial, las cuales fueron aprobadas por las autoridades de EaD de UTPL; de esta manera, nuestros estudiantes no se vieron perjudicados con atrasos innecesarios (Ver Anexo 2. Matrícula - Planificación de materias a ofrecer). Durante este proceso se retroalimentó con nuevos pasos el Manual de Procedimientos para aplicarlos en el periodo Octubre 2008 – Febrero 2009. Una vez realizada la publicidad, definidos los costos y materias para cada semestre, se preparó de igual manera formularios de matrícula, comprobantes, calendarios académicos y de tutorías presenciales y virtuales, trabajos de pre Jornada, exámenes para Jornada de Asesoría de Sistema, listados de matrícula para coordinadores, manual del estudiante, cuentas bancarias, pensum de las carreras ofrecidas, y de esa manera el estudiante o aspirante era atendido eficientemente con toda la información al alcance.
  56. 56. Para el próximo periodo Abril 2009 – Agosto 2009 se ha actualizado el costo por semestre y la forma de pago, después de estudiar la experiencia que tenemos de costo por libro, peso promedio, costo de transporte, costos administrativos y operativos, en base a todo lo cual se determinó un costo por semestre y la forma de pago definitiva, que según el número de materias matriculadas, será al contado o en cuotas dependiendo del monto a pagar (Ver Anexo 2. Matrícula - Costos de Matrícula). Para que el estudiante obtenga su matrícula en la Universidad Católica Boliviana San Pablo – Chiquitos debe presentar los requisitos solicitados por la institución, y luego de ello se procede a abrir su expediente personal con la finalidad de registrar su record académico y administrativo durante su vida estudiantil. Este proceso se desarrolla en la Sede cumpliendo fielmente el calendario académico, conjuntamente con los Centros y el apoyo de sus coordinadores, desde donde los requisitos son enviados vía terrestre en un sobre cerrado con el objeto de procesar la información y culminar la matriculación. Esta información es registrada en una lista enviada al coordinador al iniciar el proceso de matrículas, evitando la posible pérdida de la misma, además se ayuda asesorando a los alumnos, nuevos y antiguos, sobre la carrera a elegir y número de materias en que deben matricularse para evitar futuras deserciones. Asesoramiento y matriculación en la UCB-Ch
  57. 57. Tabla 5. Estadística de matriculados por períodos y carreras OCT 07- FEB 08 ABR – AG 08 OCT08- FEB 09 INFORMÁTICA 38 39 25 HOTELERÍA Y TURISMO 27 32 27 GESTIÓN AMBIENTAL 17 29 19 TOTAL 82 100 71 Figura 10. Gráfica de matriculados por periodo 45 40 INFORMÁTICA 35 HOTELERÍA Y TURISMO 30 GESTIÓN AMBIENTAL 25 20 15 10 5 0 MATRICULADOS MATRICULADOS Abr MATRICULADOS Oct07 - Feb08 - Ago 2008 Oct08 - Feb 2009 2.4 Material Bibliográfico Para el abastecimiento del material bibliográfico en cada periodo académico ofertado, como de costumbre, nos valemos de la coordinación con el CEDIB (UTPL), solicitando anticipadamente el pedido tomando en cuenta el número de estudiantes que probablemente se matricularían para el siguiente semestre académico. En el periodo Abril – Agosto 2008 se tuvieron muchas contrariedades para cumplir con las actividades académicas, debido a que el envío de material se hizo a través de Correos del Ecuador y Bolivia incrementando la demora, por la situación de convulsión social que se vivió en Bolivia por cuestiones políticas. Por ello se recurrió a personas que viajaban desde Loja a Bolivia para asistir al I Congreso Internacional Chiquitano, realizado del 22 al 24 de Mayo de 2008 en San
  58. 58. Ignacio de Velasco, y a los tesistas que llegaban a realizar su año de trabajo, para poder completar el material más urgente, tanto para la Sede como para los Centros de Apoyo, y poder empezar el nuevo semestre mientras llegaban los demás materiales vía correo. En vista de lo sucedido en el periodo indicado (Abril – Agosto 2008) se decidió conjuntamente con la Dirección de Modalidad a Distancia de la UTPL que los envíos de material bibliográfico para los próximos semestres se efectúen por el servicio particular DHL, que aunque es más caro, tiene la ventaja de ser más rápido y seguro, permitiendo el rastreo desde la Web por medio de la dirección www.dhl.com al ingresar el número de guía enviado por correo electrónico, permitiendo verificar en qué lugar se encuentra y en qué tiempo llega a su destino final. El material es entregado en Santa Cruz directamente a nuestro contacto, que luego lo remite vía terrestre hasta San Ignacio. Para el periodo (Octubre 2008 – Febrero 2009) no se tuvo ningún problema, todo el material llegó oportunamente para la entrega a nuestros estudiantes, en el caso de estudiantes nuevos la entrega del material se hace completa (libro y guía de las asignaturas que normalmente toman) y para estudiantes repetidores se entrega solamente la guía si es que ha cambiado. El envío desde UTPL se verifica a su llegada a la Sede en San Ignacio de Velasco, contrastando la factura enviada por UTPL con el pedido solicitado, verificando el contenido de las cajas, para luego notificar al CEDIB–UTPL que el pedido recibido esta de acuerdo a lo solicitado. Para la entrega de material a nuestros estudiantes en los Centros de Apoyo se procedió a crear un comprobante, tanto para entrega como devolución de material, con la finalidad de controlar las salidas y no cometer errores al momento de actualizar el inventario que servirá para el próximo semestre. Este comprobante posee una copia, la cual quedará con el coordinador del Centro de Apoyo, siendo el original enviado a la Sede de la UCB-Ch en San Ignacio; normalmente, el material bibliográfico es entregado a nuestros estudiantes
  59. 59. en los Centros de Apoyo por los tesistas que viajan a impartir la Jornada de Asesoría de Sistema (Ver Anexo 4. Material Bibliográfico). 2.5 Jornada de Asesoría de Sistema (JAS) Con este proceso se arranca el ciclo académico, siendo un requisito obligatorio para cualquier estudiante que ingresa por primera vez a la Modalidad de Estudios a Distancia. Para la realización de este proceso se hace uso del Manual del Estudiante (que fue elaborado y adaptado a la situación de Bolivia), que es actualizado cada semestre, trabajo de pre-jornada y comprobantes. Los tesistas encargados hacen uso durante la Jornada del guión previamente preparado, que es revisado para ver si necesita alguna actualización o cambio. En este ciclo académico (Octubre 2008 – Febrero 2009) se hicieron algunos cambios como: establecer los costos para el proceso de convalidación, emisión de certificados de notas, y además se actualizaron algunos contactos como en el caso de San Matías, Ascensión de Guarayos, San Julián y Pailón. También se capacitó a los tesistas sobre los contenidos de la Jornada de Asesoría que están reflejados en el guión, que cada tutor debe llevar a los Centros de Apoyo, aprovechando la JAS para promover el acercamiento y motivación a los estudiantes estableciendo las relaciones entre el personal de la Universidad y los estudiantes. Las personas a cargo de la Modalidad de Estudios a Distancia se encargan de capacitar a los tesistas designados para impartir este proceso, y se recomienda a los tutores que den las orientaciones más importantes, haciendo hincapié en lo concerniente al funcionamiento normal de la Modalidad a Distancia a sus procesos y al manejo del Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA). Culminando con este procedimiento cada tutor debe tomar un examen, el mismo que se elabora en la UCB-Ch tomando como patrón el de UTPL, para evaluar el grado de asimilación de los estudiantes sobre las orientaciones en las JAS, cabe destacar que el alumno puede reprobar esta evaluación.

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