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  • 1. Kafka Academy: Introduction Agence pour la simplification administrative Dienst voor administratieve vereenvoudiging
  • 2. Ordre du jour
    • Introduction
    • Pourquoi mesurer?
    • Le Bureau de Mesure Kafka
    • Définitions & concepts
    • La méthodologie
    • Les différentes phases d’un projet de mesure (Le plan d’action)
    • La pratique du Bureau de Mesure Kafka: lessons learned
    • Aperçu et résultats
    • Questions?
  • 3. Introduction
    • Augmentation du nombre de règles et d’obligations
    • Union Européenne: Quantifier les effets induits par la réglementation
    • Non: Remise en question/cause de la réglementation
    • Oui: Analyser la réglementation et mesurer le coût du respect de celle-ci pour le groupe cible:
    • FORMULE
    Charges Administratives (CA) = (T temps x P prix + P petits frais ) x Q nombre x fr é quence
  • 4. Pourquoi mesurer?
    • “ Mesurer permet de savoir”
    • Mieux apprendre les formalités administratives induites par la législation:
      • Fixer les priorités et considérer les alternatives
    • Garantir/Assurer de la transparence et l’objectivité
    • Créer un support/appui pour prendre des décisions de simplification
  • 5. Pourquoi le Bureau de Mesure Kafka?
    • Les formalités administratives engendrent des coûts/charges considérables
    • Actions de simplification réalisées par les autorités:
      • Diminuer les charges administratives
      • Croissance/augmentation de l’efficacité et d’orientation sur le client
    • Agence de la Simplification Administrative (ASA):
      • Méthodologie: Modèle de Mesure Kafka (Inspiré du Modèle des Coûts Standard néerlandais)
      • Bureau de Mesure Kafka: Evaluation des résultats
  • 6. Tâches du Bureau de Mesure Kafka?
    • Quantifier les projets de simplification déjà réalisés
    • Analyser l’impact de futurs modifications de la réglementation
    • Accompagner les Services Publics Fédéraux (SPF)
    • Adapter continuellement la méthodologie
    • Suivre les résultats des mesures
    • Reporter en communiquer à intervalles réguliers
  • 7. Concepts et définitions Charges Administratives = “Coût des formalités administratives que les entreprises, citoyens et associations sont tenus d’accomplir pour respecter leurs obligations légales (d’information) à l’égard des pouvoirs publics et ce, même s’ils devaient effectuer ces formalités sans obligation légale.” Coûts de réglementation Coûts de gestion à charge des pouvoirs publics CHARGES ADMINISTRATIVES Coûts financiers Coûts des formalités administratives que les entreprises/citoyens effectuent uniquement parce qu’elles sont imposées par la réglementation Petits frais
  • 8. Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka
    • Trois Piliers:
      • Consistance
      • Objectivité
      • Approche participative
    • Méthode uniforme pour chaque projet de mesure:
      • 5 étapes:
  • 9. Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka
  • 10. Méthodologie – Type de Mesure
    • Temps:
    • 0-Mesure
      • Situation avant la simplification
    • 1-Mesure (Mesure Effective)
      • Situation après simplification
      • Facteurs externes constants par rapport à 0-mesure
    • Mesure Potentielle
      • Théoriquement, utilisation maximale de la simplification
  • 11. Méthodologie – Points d’attention
    • Mesure:
    • Charges Administratives d’une réglementation particulière (0- ou 1-Mesure)
    • Diminution ou augmentation des Charges Administratives (0- ou 1-Mesure)
    • Modèle Excel:
    • Récolter de données telles que le numéro de référence, description, groupe cible, sous groupe, année, obligations d’information, etc.
    • Temps entre le début et le rapport des mesures:
    • L’ampleur de la réglementation à mesurer
    • Disponibilité des données
    • Réaction du groupe cible
  • 12. Plan: 5 étapes
  • 13. Etape 1: Mise en place
    • Déterminer l’étendue du projet
    • Identifier la réglementation concernée
    • Déterminer le type de mesure et la/les période(s)
    • pertinente(s)
    • Identifier le groupe cible
    • Identifier les personnes ou les organisations afin
    • de collecter les informations
    • Procéder à la validation officielle de la mesure
    • Enregistrer l’approbation de la mesure
  • 14. Etape 2: Obligations d’information et CA
    • Identification des obligations d’information liées à
    • la réglementation sélectionnée
    • Liste des actes administratifs par obligation
    • d’information
    • Enregistrement des actes administratifs dans
    • le Modèle Excel
    • Evaluation de la version provisoire du
    • Modèle Excel
  • 15. Etape 2: Obligations d’information et CA
    • “ R158 – Obligations d’information et actes administratifs ”
    • Depuis le 1 janvier 2007, les bouchers ne sont plus tenus de consigner leurs achats hebdomadaires dans un registre de contrôle.
  • 16. Etapes 3 et 4: T, P et Q
    • Rédaction des questions et sources d’information
    • envisageables
    • Recherche dans les sources disponibles
    • Etablissement d’une liste des collaborateurs
    • stratégiques à contacter
    • Etablissement d’un échantillon représentatif des
    • entreprises ou citoyens à consulter
    • Contacter les personnes concernées (Interview)
    • Evaluation des premiers résultats avec un
    • responsable pertinent
  • 17. Etapes 3 et 4: T, P et Q
  • 18. Etape 5: Calculer et reporter
    • Calcul de l’affectation du temps, prix et/ou tarif pour
    • chaque acte administratif
    • Utilisation des tarifs horaires standard pour
    • les entreprises et citoyens
    • Utilisation des « petits frais standard »
    • Enregistrement des données obtenues dans le
    • modèle Excel
    • Calcul des charges administratives
    • Vérification des formules dans modèle Excel
  • 19. Etape 5: Calculer et reporter
    • Reporter:
      •  Comparaison dans le temps
      • Charges administratives les plus conséquentes
      • Opportunité de simplification
      •  Impacte (Monétaire)
  • 20. Etape 5: Calculer et reporter
    • “ R007 - E-notariat (1e phase)”
    • Moyenne pondérée : 7,5 minutes
  • 21. Etape 5: Calculer et reporter
    • “ R007 - E-notariat (1e phase)”
    • Extrapolation des données manquantes
  • 22. Etape 5: Calculer et reporter
  • 23. Résumé du plan d’action
  • 24. BM en pratique et “lessons learned”
    • Création d’une équipe dévouée (membres, “roles and responsibilities”, etc.)
    • Planning et communication (temps entre le début et le rapport, facteurs politiques externes, etc.)
    • Gestion centrale de documents (structure des fichiers, nomenclature, etc.)
    • Documentation standard (update, etc.)
    • Validation (interne et externe)
  • 25. Status et résultats
    • Depuis août 2007, actualisation d’anciennes mesures et analyser les nouvelles mesures
    • Jusqu’en nov 2009, 400 projets de mesures ont été réalisés, tous SPF confondus
      • Réelle diminution de charge administrative de € 92 mio sur 2008.
    • Processus continu des mesures en cours, en maintenant une flexibilité par rapport à des facteurs politiques externes
    • Formation et suivi auprès des différentes fonctions publiques