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Gestao do Tempo Gestao do Tempo Presentation Transcript

  • Valor do Tempo
    • Ao longo dos anos, filósofos, matemáticos, físicos, psicólogos, economistas, entre outros estudiosos, refletiram sobre este tema e chegaram a diferentes conceitos e teorias, cada um com um enfoque particular.
    • Sempre há tempo suficiente para as coisas que realmente julgamos importantes. A dificuldade está em determinar o que de fato é importante, priorizando tarefas.
    • O problema não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos.
    • As atitudes que temos perante nossas atividades afetam o nosso desempenho frente ao uso do tempo. Atitudes positivas levam à utilização racional do tempo.
  • Valor do Tempo
    Há alguns anos, cardiologistas norte-americanos concluíram que todos os pacientes que sofreram ataques cardíacos prematuros tinham um perfil típico, todos viviam numa constante luta contra o tempo, excessivamente preocupados com prazos, nunca conseguiam fazer tudo a que se propunham e raramente estavam satisfeitos.
    Apresentavam o que chamamos de “sentimentos ruins favoritos”, ou seja, irritação, impaciência, raiva e uma generalizada desconfiança em relação às pessoas.
  • Definindo Objetivos
    • A fixação de objetivos é muito importante para otimizar o uso do tempo. Quando se tem uma meta bem definida fica mais fácil estabelecer estratégias e alcançar o sucesso sem perder tempo.
    • Para definir os seus objetivos, escreva num pedaço de papel as suas metas. Esta é a regra mais importante para ajudar você a fixá-las.
    • Não importam os objetivos, você sempre encontrará tempo suficiente para realizá-los. O importante é definir o que fazer primeiro, estabelecer as prioridades.
  • Definindo Objetivos
    • As tarefas importantes são aquelas necessárias, essenciais.
    • As urgentes são aquelas que precisam ser executadas naquele momento, que não podem ser adiadas. Só resolveremos o problema da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do urgente.
    • A preocupação constante com todas as coisas que temos para fazer é o que mais consome nosso tempo e energia.
    • Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não temos metas e planos de ações estabelecidos.
  • O Cotidiano no Trabalho
    • As interrupções inesperadas são uma das maiores fontes de perda de tempo e uma constante ameaça à nossa produtividade e eficiência. Infelizmente, não temos como eliminá-las, mas podemos administrá-las de forma eficiente e racional.
    • Falta de motivação ou de concentração, perfeccionismo, indecisão e dificuldade para enfrentar tarefas difíceis são alguns dos fatores que nos levam a perder tempo.
    • As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administrá-las, podemos evitar que se repitam e até mesmo aproveitá-las para rever nosso comportamento e experimentar novas ideias.
  • Consumidores e Organizadores do Tempo
    • Os meios tecnológicos modernos são ferramentas de grande utilidade para administrar nosso tempo. Se utilizados adequadamente, agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e potencializam nossa capacidade de fazer as coisas.
    • O e-mail facilita a comunicação, mas também consume tempo. Determine um horário para checar suas mensagens, procure respondê-las imediatamente.
    • Ao utilizar a Internet, tenha disciplina. Quantifique quanto tempo você passa em frente ao computador e analise quanto tempo você gasta fazendo atividades relacionadas diretamente aos seus objetivos e quanto tempo despende em outras atividades.
  • Consumidores e Organizadores do Tempo
    • As reuniões são um meio de intercambiar informações e tomar decisões, porém, podem se transformar num dos maiores inimigos do trabalho produtivo.
    • Tenha sempre objetivos definidos, não as utilize para discutir falhas individuais e nem para decidir um assunto que você deve decidir.
    • Estabeleça sempre um tempo de duração destas reuniões.
    • Faça uma agenda detalhada com os pontos a serem abordados e a envie antecipadamente aos participantes.
    • Convide para a reunião apenas as pessoas cuja presença é necessária e diga o que espera delas.
    • Permita que os participantes entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas presenças.
    • Certifique-se de que as resoluções tomadas sejam implementadas imediatamente.
    • Avalie como suas reuniões podem ser melhoradas.
  • Economizando Tempo
    A maioria dos gestores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do que é necessário. Isso acontece por muitas razões: não saber delegar, centralizar demandas da área e não possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras. Nem sempre é fácil identificar o problema. Quando o administrador aceita o tempo imposto pelo subordinado ele está, voluntariamente, se transformando em subordinado do seu subordinado, e passa a ser supervisionado por ele.
    • Mantenha controle sob prazos e ações.
    • Utilize parte do tempo para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui iniciativa suficiente para o cargo que ocupa.
    • Certifique-se de que eles estão tomando as devidas iniciativas.
    • Use outra parte de seu tempo para controlar prazos e atribuições solicitadas pelo superior ou pela organização.
    • Uma das principais condições para que um chefe possa transformar o seu tempo imposto pelo subordinado em tempo livre é que seus subordinados tenham iniciativa.
  • Economizando Tempo
    • A disciplina tem um papel de extrema importância em qualquer atividade a ser realizada. Se você não tem disciplina, não tem nada.
    • A disciplina é um processo de treinamento com o objetivo de adquirir padrões específicos de comportamentos desejados, hábitos pretendidos e atitudes que o levam você a se desenvolver com sucesso.
    • Sem disciplina é muito difícil progredir: podemos ter planos mirabolantes para aumentar os lucros da empresa e ideias e ambições para melhorar a qualidade de vida, porém, se não tivermos disciplina, nenhum progresso será alcançado.
    • Existem coisas que todos gostaríamos de ter, porém podemos viver sem elas, como um aumento de salário ou um chefe melhor. Outras, no entanto, são imprescindíveis, como água, comida, ar e disciplina.
    • Este são os cinco componentes da disciplina: valores sólidos, metas desafiadoras, prioridades bem definidas, persistência e inspiração pessoal.
  • Como Usar o Tempo Racionalmente
    • Divida tarefas longas em partes e faça imediatamente as tarefas que não despendem tempo. 80% dos seus problemas podem ser resolvidos em 20% do tempo, portanto, fique atento e utilize melhor os 80% restantes; elimine o que não é essencial.
    • A preocupação é o maior dano que podemos nos causar.
    decisão.
    • A indecisão ressalta o lado negativo das coisas, dificultando nossas ações, e nos leva à interrupção de tarefas e, consequentemente, à perda de tempo.
    • Quanto mais nos preocupamos, menos conseguimos realizar.
    • O planejamento é um processo natural da nossa mente. Quando decidimos fazer qualquer programa ou tomar uma atitude, nossa mente começa, automaticamente, a planejar a ação.
    • O planejamento racional depende da clareza dos objetivos. Quem não sabe o objetivo do que está fazendo não tem chance alguma de alcançar o sucesso.
  • Como Usar o Tempo Racionalmente
    • Para realizar um planejamento realista é preciso analisar as diversas alternativas, organizar e trocar ideias, consultar as pessoas e ouvir diferentes opiniões e coletar informações dirigidas. Para executar o planejamento deve-se definir objetivos e prioridades, descartar ações de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos.
    • Para planejar compromissos é preciso ter uma visão muito clara deles, decidir o que deve ser feito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados ao cumprimento de cada tarefa e organizar cada uma delas.
    • As facilidades proporcionadas pelas novas tecnologias são indiscutíveis, porém, em nada influenciaram a economia de tempo. A verdade é que agora temos mais escolhas de como gastar nosso tempo, mas a mesma quantidade de tempo. O dia continua tendo apenas 24 horas, que precisam ser divididas entre as novas e as velhas tarefas.
  • Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo
    • "Filosofia de vida" é uma expressão muito usada em nosso cotidiano. Qualquer pessoa pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prática facilita a definição de metas e a tomada de decisões, além de ajudar na manutenção de um cotidiano coerente, com ações voltadas para a conquista de objetivos.
    • É preciso escrever sua filosofia de vida; o ato de escrever facilita a reflexão e o esclarecimento de pontos ainda obscuros e ajuda a cristalizar os pensamentos, motivando ações positivas e atitudes coerentes.
    • Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em concordância com a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos.
    • A organização implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de nossos objetivos. Organizar é apenas uma questão de hábito e planejamento. É uma tarefa lógica que pode ser descrita como um sistema matemático:
    Objetivos + Plano + Programas = ORGANIZAÇÃO
  • Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo
    • Planejar envolve um paradoxo:
    Não há tempo disponível para planejar X Quem não planeja nunca terá tempo disponível, a menos que comece a planejar.
    • O hábito é uma parte importante do planejamento que, como qualquer nova atitude, precisa ser imposta à rotina para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hábito de planejar, comece desenvolvendo um plano semanal centrado nos objetivos de alto retorno, sem perder de vista os objetivos de longo alcance.
    • A maioria das pessoas é irremediavelmente otimista ao realizar uma estimativa de tempo por atividade. O desafio é encontrar um meio termo entre Murphy, "Tudo demora mais do que pensamos", e Parkinson, "O trabalho se estende para preencher o tempo disponível a sua execução."
  • Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo
    • Um planejamento não funciona sem um bom programa de execução. Por isso, é essencial transformá-lo numa "lista de coisas a fazer hoje". Toda meta deve ter três pontos imprescindíveis: deve ser suficientemente desafiadora, deve ser suficientemente flexível para não ser abandonada ao menor sinal de dificuldade e deve ser objetiva e, se preciso, dividida em partes.
    • O importante em qualquer plano é se sentir motivado a segui-lo. De nada adianta confeccionar planos mirabolantes e guardá-los na gaveta.
  • Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo
    • Saber delegar evita a frustração de não ser promovido por não haver outra pessoa capaz de desempenhar suas funções e, além disso, traz vários benefícios. Entre eles podemos citar a ampliação dos resultados e da motivação dos subordinados, transformando o poder de fazer em poder de controlar, a liberação de tempo para trabalhos mais importantes, o desenvolvimento de iniciativas, habilidades, conhecimentos e competências dos subordinados e a manutenção do nível de decisão.
  • Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo
    Dicas para se habituar a delegar:
    • Fixe objetivos para delegar decisões e tarefas específicas.
    • Defina datas para concluir o processo; pense que delegar é o melhor processo para capacitar seus subordinados a fim de que assumam mais responsabilidade. Erros fazem parte da delegação de tarefas, portanto, quando o subordinado errar, seja compreensivo, e delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbítrio de como executá-las.
    • Cuidado na hora de delegar, tenha certeza de que o funcionário tem condições de assumir a responsabilidade que precisa ser delegada, deixe bem claro os objetivos e prazos a serem atingidos, inclua instruções para que o funcionário possa tomar decisões como gastar dinheiro, usar espaço, viajar e etc. Não se esqueça de motivá-los a incentivar a missão delegada. Esclareça a responsabilidade dele sobre os resultados e defina os retornos de comunicação.
  • Curso Gestão do Tempo
    Catho Online
    Miguel Justiniano
    Infográfico: Administração do Tempo
    Portal HSM
    www.cristianerocha.com.br