Etapas De Un Evento

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Etapas de un Evento

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  • 1. Eventos y Banquetes
    ETAPAS
    DE UN
    EVENTO
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 2. Eventos y Banquetes
    ETAPAS DE UN EVENTO
    PRE-EVENTO
    EVENTO
    POST-EVENTO
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 3. Eventos y Banquetes
    Las tres etapas de un Evento se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial:
    Etapas de un Evento
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 4. Eventos y Banquetes
    PRE - EVENTO
    1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
    2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
    INVESTIGACIÓN
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 5. Eventos y Banquetes
    PRE - EVENTO
    3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
    4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
    PLANIFICACIÓN
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 6. Eventos y Banquetes
    PRE - EVENTO
    5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
    6.- Definir:
    Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa.
    Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
    PLANIFICACIÓN
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 7. Eventos y Banquetes
    PRE - EVENTO
    7- Nombrar al Comité Organizador
    Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.
    Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
    8.-Fijar sede provisional del comité organizador.
    organizACIÓN
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 8. Eventos y Banquetes
    PRE - EVENTO
    9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
    10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)
    PLANIFICACIÓN
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 9. Eventos y Banquetes
    PRE - EVENTO
    11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
    12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
    13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).
    ORGANIZACIÓN
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 10. Eventos y Banquetes
    EVENTO
    Desarrollo y Dirección
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 11. Eventos y Banquetes
    EVENTO
    Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.
    Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 12. Eventos y Banquetes
    POST - EVENTO
    Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
    Se cancelan los pagos pendientes.
    Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 13. Eventos y Banquetes
    POST - EVENTO
    Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la realización del evento.
    Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo planificado se cumplió o no.
    Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc
  • 14. BIBLIOGRAFIA
    Eventos y Banquetes
    FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México 1997.
    GHERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.
    GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
    GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
    Licda. Cristina Marcano Lárez. Msc