Manual de presupuesto para proyectos

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Manual de presupuesto para proyectos

  1. 1. MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ BARRERA DIANA CAROLINA GONZÁLEZ RUBIO JULIO DE 2007 Programa Construcción de Capacidades Institucionales
  2. 2. CONTENIDO PRESENTACIÓN 7 INTRODUCCIÓN 10 UNIDAD UNO El presupuesto como parte integral del proyecto 13 UNIDAD DOS Modelo de presupuesto 29 UNIDAD TRES Seguimiento y control del presupuesto 79 BIBLIOGRAFÍA 113 GLOSARIA 115 SINÓNIMOS 117 ANEXO 1 119 ANEXO 2 149 ANEXO 3 153 5
  3. 3. Preguntas IntroductoriasHerramientasEjemplos
  4. 4. PRESENTACIÓNLa Red Interamericana de Fundaciones y Acciones Empresariales para el Desarrollo de Base, RedEA-mérica, agrupa cincuenta y cinco (55) entidades de doce (12) países de las Américas que, en mediode la diversidad de opciones metodológicas existentes en su interior para el desarrollo de programassociales, han decidido construir de forma compartida principios de actuación y marcos de referenciapara fortalecer la gestión autónoma y el protagonismo de las organizaciones de base en el continente,en tres niveles:1. El nivel micro de la organización individualmente considerada.2. El nivel meso de las organizaciones que participan en redes y alianzas.3. El nivel macro de las organizaciones, redes o alianzas que participan en espacios de concertación de los asuntos públicos.Para lograrlo, RedEAmérica trabaja en dos aspectos íntimamente entrelazados: por un lado, la consoli-dación de las capacidades colectivas de las organizaciones de base, especialmente en los nivelesmicro y meso y, por el otro, en la promoción de entornos institucionales favorables para la acción yla participación de dichas organizaciones, principalmente en el nivel macro.En esa perspectiva, las entidades socias de RedEAmérica han adoptado la estrategia de acompañar ycofinanciar iniciativas surgidas de organizaciones de base, de redes que agrupan a varias de esasorganizaciones y de alianzas de dichas organizaciones con actores públicos y privados. Esta labor esdesarrollada por los miembros de RedEAmérica de forma constante y sistemática, con el fin decontribuir a la estructuración de procesos participativos e incluyentes que reduzcan la pobreza yprofundicen la democracia en los países del continente. 7
  5. 5. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Esta apuesta se apoya en un largo camino recorrido. En efecto, las distintas entidades que conforman RedEAmérica han acumulado en sus respectivos países, a lo largo de varios años de trabajo, una amplia experiencia en el acompañamiento y la cofinanciación de proyectos sociales en los niveles micro, meso y macro anteriormente mencionados, estrategia que ha demostrado tener un enorme potencial para cualificar las capacidades colectivas de las organizaciones, mejorar su interlocución con la empresa privada y el Estado, incrementar sus posibilidades de éxito en las gestiones que llevan a cabo y garantizar la rentabilidad social de los recursos invertidos. Por su parte, las organizaciones de base existentes en los países que configuran las Américas, han mantenido a lo largo de varias décadas una actividad por medio de la cual aglutinan y movilizan grupos poblacionales, gestionan y ejecutan proyectos de desarrollo, participan en distintos escenarios de debate y toma de decisiones públicas, promueven o afianzan sentidos de pertenencia y canalizan demandas ciudadanas. En su interacción con la ciudadanía, la empresa privada y el Estado, estas organizaciones han realizado contribuciones notables al mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes, han generado mayores posibilidades de equidad y justicia y han puesto en marcha procesos sociales democráticos. En ese contexto, RedEAmérica ha asumido la tarea de publicar una colección de manuales que, a partir de la experiencia de sus miembros, presente caminos a seguir para llevar a cabo procesos sostenidos de fortalecimiento de organizaciones, redes y alianzas, de modo que la voz de los exclui- dos tenga presencia protagónica en la sociedad y sea escuchada por ésta con ánimo incluyente. 8
  6. 6. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASEDe dicha colección hace parte este Manual de presupuesto paraproyectos de desarrollo de base, el cual se complementa conun aplicativo o software para la elaboración de presupuestos.Así mismo, son parte de la colección el Manual de evaluaciónde impactos del desarrollo de base y el Manual de acompa-ñamiento y cofinanciación a procesos organizativos para eldesarrollo de base. El enfoque común que guía estos ma-nuales, se encuentra consignado en la publicación ConstruirJuntos. Una propuesta para hacer desarrollo de base, juegode cuatro cuadernillos editado por RedEAmérica en 20041.Este es un material de referencia y una herramienta de tra-bajo que espera ser útil para que las entidades miembro dela Red evalúen los impactos de los programas y los proyec-tos de desarrollo de base que adelantan en sus institucionesen el nivel micro, meso y macro. 1 Cuadernillo 1: Niveles de intervención en el desarrollo de base. Cuadernillo 2: Orientaciones estratégicas para la promoción del desarrollo de base. Cuadernillo 3: Modelos y estrategias de inter- vención utilizadas por los miembros de RedEAmérica. Cuadernillo 4: El aprendizaje en RedEAmérica. Guía: Propuesta metodológica para el taller de reflexión sobre el marco de desarrollo de base de RedEAmérica. 9
  7. 7. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO INTRODUCCIÓN El proceso de elaboración del Manual parte de la revisión y análisis de múltiples y diferentes modelos de presupuesto, informes de ejecución presupuestal y rendiciones de cuentas presentadas por Orga- nizaciones de Base (OB) y Organizaciones No Gubernamentales (ONG) a entidades de coopera- ción que apoyan sus proyectos. Durante la elaboración del Manual, además de la consulta y análisis de documentos, se realizaron reuniones de trabajo, consultas directas y/o Talleres, tanto con OB, como con entidades ONG y empresas que hoy forman parte de RedEAmérica. Así mismo, se dio un constante dialogo con el equipo técnico de la Red. Todo ello, constituyo insumo valioso para el documento consignado en estas páginas. El Manual se presenta en tres unidades. En la primera, se conceptualiza sobre los elementos bási- cos del presupuesto y se le ubica como un instrumento o herramienta clave en la formulación, planeación y ejecución de los proyectos de desarrollo de base. En la segunda unidad, se presenta el modelo de presupuesto que se propone y sus correspondientes formatos, dando explicación de los mismos. En la tercera unidad, se aborda lo relativo al control y seguimiento de la ejecución presupuestal del proyecto. El Manual va acompañada de tres anexos que dan detalle de aspectos puntuales y de vital importan- cia, como son: a) La conceptualización e instrucciones sobre el costeo o valorización de los concep- tos o rubros de ingreso y gasto del proyecto y b) Los soportes básicos que deben acompañar los registros contables. 10
  8. 8. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASEPara facilitar el registro acumulado y debidamente sistematizado de la información de presupuesto yejecución de recursos, por parte de todas aquellas organizaciones que reciben apoyo de RedEAmérica,se ha elaborado un "Aplicativo de presupuesto" que se presenta en documento separado del pre-sente Manual.En la elaboración y perfeccionamiento del Manual y el Aplicativo han participado representantestécnicos de la mayor parte de las organizaciones integrantes de la Red, bien sea con sus comentariosy sugerencias por correo electrónico, como con sus aportes en las diversas reuniones de trabajo yencuentros realizados, incluidos los Talleres en Córdova (Argentina), Sao Paulo (Brasil) y Bogotá(Colombia).El Manual de Presupuesto y su Aplicativo, han sido elaborados para ser trabajados principalmente, omediante su orientación, por parte del equipo técnico y promotor de las entidades que integran aRedEAmérica, y que, son las que hacen seguimiento a las OB beneficiarias de su apoyo.Los presupuestos se originan en las mismas OB, que son las solicitantes de los proyectos ante lasentidades miembros de la Red. El Manual ofrece los formatos o modelos básicos para diligenciar opresentar los presupuestos y para registrar su ejecución. El equipo de trabajo de las organizacionesque forman parte de RedEAmérica, tienen en el Manual un instrumento de apoyo para su trabajo. Elpaso que sigue, es poner en práctica el Manual y Aplicativo y, progresivamente, en cuanto sea perti-nente, irlos mejorando y adaptando a las circunstancias cambiantes del contexto y los proyectos, sinperder de mira la importancia de ir disponiendo de información básica que sea homologable y com-parable entre los diferentes proyectos que se apoyan a través de las Organizaciones de la Red. 11
  9. 9. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO El Manual de presupuesto fue elaborado bajo la dirección de Manuel Guillermo González Barrera, economista y magíster en Análisis de Problemas Políticos Económicos e Internacionales: experto en el diseño, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo base. Se contó con la asistencia de la Administradora de Empresas, Diana Carolina González Rubio, además del apoyo de un equipo de trabajo conformado por profesionales especializados en el tema, Martha Lucía Gómez Rojas, Patricia Vesga, Miguel Castellanos y Jairo Fernando González Acosta. El diseño del Aplicativo del presupuesto estuvo a cargo de Carlos Giovanni Wiesner y Óscar Gómez. A todas aquellas personas participantes, por parte de las entidades que conforman RedEAmérica, del equipo técnico y coordinador de la Red y de quienes contribuyeron con su trabajo para la elabora- ción del Manual y el Aplicativo, nuestro profundo reconocimiento y agradecimiento. Bogotá D.C., julio de 2007 12
  10. 10. UNIDAD UNO UNIDADEL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO Programa Construcción de Capacidades Institucionales
  11. 11. CONTENIDO CUADRO SINTÉTICO 17 1. MARCO CONCEPTUAL 19 2. CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO 22 3. RELACIÓN ENTRE PROYECTO Y PRESUPUESTO 25 4. ALERTAS 27 CUADRO SÍNTESIS 27 15
  12. 12. Cuadro sintético TEMAS CONCEPTOS CLAVE • Presupuesto, desarrollo de base, proyecto, ingresos, egresos, financia- MARCO ción, gastos, inversión. CONCEPTUAL PROPÓSITO • Reconocer los principales términos que dan marco y se requieren para reflexionar sobre lo que es el presupuesto de un proyecto de desarrollo de base. La definición detallada de lo correspondiente a los diferentes conceptos del plan de cuentas para ingresos y egresos que también es necesaria será tratada en un capítulo posterior."El hombre necesita a cadapaso de la ayuda de sus se-mejantes, y es inútil que la CONCEPTOS CLAVEespere tan sólo de su benevo- RELACIÓN ENTRE • Objetivos, metas, actividades, requerimientos o concepto de gasto, pre- supuesto.lencia: le será más fácil obte- PRESUPUESTO Ynerla si puede interesar en su PROYECTO PROPÓSITOfavor el amor propio de aque- • Comprender por qué los recursos por invertir deben tener una relación directa con las actividadesllos a quienes recurre y hacer- que se ha previsto adelantar durante el proyecto y los objetivos de este.les ver que es lo que les pide." CONCEPTOS CLAVE CONSIDERACIONES • Plan de cuentas, egresos, gasto, inversión; formatos, tablas o matrices PARA LA ELABORA- para elaborar presupuestos; equilibrio presupuestal, control presupues- CIÓN DEL PRESUPUES- tal, flujo oportuno de recursos, contabilidad transparente. TO Y SUS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS PROPÓSITO • Reconocer conceptos básicos y específicos para la elaboración de un presupuesto, así como las características mínimas que debe reunir. 17
  13. 13. 1MARCOCONCEPTUAL Antes de desarrollar los conceptos de esta unidad se presenta un esquema gráfico con los aspectos más importan- tes del proceso de elaboración y seguimiento de un presupuesto, bien sea para que estos conceptos sean aplica- dos a una organización o a un proyecto.¿QUÉ ES Y PARA FIGURA 1QUÉ ME SIRVEEL PRESUPUESTO? Infograma del Manual de presupuesto El presupuesto es ante todo una herramienta que permite saber con qué recursos económicos se cuenta, para luego mirar el funcionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metas y objetivos propuestos en el mismo. 19
  14. 14. EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTOSe denomina presupuesto al cálculo aproximado de los ingresos que se re-quieren para cubrir los egresos (gastos, costos e inversiones) previstos en el ¿Para qué sirve el presupuestodesarrollo de las actividades de una institución o de un proyecto en particu- de un proyecto?lar. En la elaboración de un presupuesto deben definirse previa y claramenteel período de tiempo y de dónde se espera obtener los recursos. LAS RESPUESTAS SON VARIAS Y COMPLEMENTARIAS, A SABER:Este manual hace referencia directa al presupuesto en relación con el proyec- COMO INSTRUMENTO DEL PROYECTO, UN PRESUPUESTO SE DEBE ELA-to por ser éste la unidad de análisis y como tal su punto de partida. El Modelo BORAR EN FUNCIÓN DE LO QUE SE REQUIERE PARA CUBRIR LOS COSTOS DEpara la elaboración de presupuestos de RedEAmérica se propone desde un REALIZACIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROYECTO, CON EL FINenfoque instrumental donde éste se piensa y elabora con base en un proyec- DE CUMPLIR CON SUS OBJETIVOS. LO MÁS IMPORTANTE SON LOS OBJETI-to determinado. Como primer paso del proceso de elaboración de un pre- VOS DEL PROYECTO, MIENTRAS EL PRESUPUESTO ES SÓLO UNA HERRAMIEN-supuesto, se inicia en el manual con la identificación de las actividades del TA O INSTRUMENTO DE APOYO.proyecto, tema que se desarrollará en la segunda unidad. Las característicasbásicas del enfoque del propuesto se señalan en el siguiente recuadro. PARA DAR SOPORTE Y CREDIBILIDAD ANTE LAS DIFERENTES FUENTES DE FINANCIACIÓN A LAS CUALES SE ACUDE EN BÚSQUEDA DE RECURSOS,Para lograr una mayor claridad sobre algunos conceptos se recomienda re- BIEN SEA PORQUE ÉSTOS SE OBTENGAN COMO CRÉDITO O MEDIANTE SOLICI-visar la conceptualización relacionada con desarrollo de base propia de RedEA- TUDES DE COOPERACIÓN NO REEMBOLSABLE.mérica1 en el “manual de acompañamiento y cofinanciación”, dado que estemanual sobre presupuesto está particularmente orientado a proyectos que PARA IDENTIFICAR CON CLARIDAD LOS RECURSOS REQUERIDOS, ME-promueven y se ejecutan dentro de dicho marco. CANISMOS Y FUENTES DE FINANCIACIÓN Y LA FORMA Y MOMENTO EN QUE ÉSTOS DEBEN ENCONTRARSE DISPONIBLES PARA CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES Y ALCANZAR LAS METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO. COMO APOYO EN EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO A LOS INGRESOS Y EGRESOS DEL PROYECTO, PORQUE SE UTILIZA COMO PARÁMETRO PARA COMPARAR LO PREVISTO INICIALMENTE CON LA EJECUCIÓN REAL DEL MISMO. EL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LO PRESUPUESTADO FACILITA A LOS IN- TERESADOS SABER CÓMO SE HAN INVERTIDO LOS RECURSOS Y PERMITE A LA ADMINISTRACIÓN TOMAR DECISIONES OPORTUNAMENTE. AL OBSERVAR EN QUÉ SE INVIERTEN LOS RECURSOS SE PUEDE SABER SI ÉSTOS SE CANALIZAN O NO EN FUNCIÓN DE LAS ACTIVIDADES, METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO. 1 Ibid. 20
  15. 15. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASELuego de tener claridad sobre cómo concibe RedEAmérica los conceptosde desarrollo de base, proyecto y proyecto de desarrollo de base se abor- FIGURA 2dan algunos términos propios del tema de presupuesto, tales como: ingre- Definicionessos, egresos, financiación, gastos e inversión. Otros conceptos se desarro-llan a lo largo del manual, en la medida en que se requieren.No se trata de dar definiciones detalladas o excluyentes, o de entrar en po-lémicas sobre una u otra definición dentro de las varias que se pueden encon-trar en textos de presupuesto, contabilidad y economía. Sin embargo, síconviene una aproximación conceptual que ayude a la unificación de criterios.Los conceptos considerados pertinentes se encuentran en la figura 2 dondese presenta en forma de esquema qué se entiende en este manual por pre-supuesto y cuáles son los conceptos o componentes que lo conforman. Estafigura presenta la relación de dependencia existente entre el presupuesto yel proyecto, relación que también aparece con nuevos detalles en la figura 4.En la figura 2 se describe lo que se entiende por ingresos y egresos, por seréstos los componentes del presupuesto. El ingreso lleva a reflexionar, entreotros, sobre el tema de la financiación y a su vez señala un elemento funda-mental: la financiación de recursos. En relación con los egresos de un pro-yecto, se contemplan tanto los considerados gastos como los que se aplicana inversiones. La definición de inversiones aborda el concepto de activos enel sentido de bienes o recursos que permanecen en el tiempo y no se gas-tan o desaparecen en el corto plazo. 21
  16. 16. 2CARACTERÍSTICASDEL PRESUPUESTOLas características que deben identificar los presupuestos presentados a con-sideración de los miembros de RedEAmérica corresponden, entre otras, alas siguientes: 1 Formatos de presentación predefinidos 3 Unidades de valorEl presupuesto debe elaborarse en los formatos propuestos en este manual Las unidades de valor que se utilicen, como por ejemplo pesos, dólares opor RedEAmérica, lo cual facilita, entre otras cosas, lo siguiente: euros, también deben ser previamente definidas, o de lo contrario será im-• Comparar lo presupuestado con lo ejecutado. posible la acumulación de egresos e ingresos.• Consolidar por rubros de ingresos y egresos los presupuestos y ejecucio- nes de diferentes organizaciones. Todo presupuesto debe elaborarse primero en la moneda del país donde se• Verificar las variaciones de ingresos y egresos entre diferentes períodos. ejecutará, pero también en el caso de los proyectos apoyados por RedEAmé- rica debe procederse a su conversión en dólares de Estados Unidos. Los 2 Plan de cuentas de egresos e ingresos predefinido cálculos en una u otra moneda serán consignados en los formatos predefinidos para el efecto.Al momento de elaborar el presupuesto debe trabajarse sobre un mismopatrón para clasificar los egresos e ingresos del proyecto. De allí la importan- Es habitual que las agencias de apoyo que financian proyectos en otras mo-cia de disponer de un plan de cuentas predefinido, como puede observarse nedas, tales como el euro, soliciten la elaboración del presupuesto tambiénen los formatos que se incluyen en este manual y constituyen guías estandari- en dicha moneda. Para tal efecto se utilizará la tasa de cambio vigente elzadas para presentar presupuestos e informes de ingresos y egresos de cual- último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de elaboración delquier proyecto apoyado por las organizaciones que forman parte de Re- presupuestodEAmérica. 22
  17. 17. REDEAMÉRICA ACOMPAÑAMIENTO Y COFINANCIACIÓN A PROCESOS ORGANIZATIVOS PARA EL DESARROLLO DE BASEAl momento de reportar informes financieros de la ejecución del proyecto, 7 Relación beneficio/costo positivaestos informes deberán hacerse en las mismas monedas en que fue presen-tado el presupuesto. Los argumentos de sustentación que se presenten sobre el presupuesto deben demostrar y justificar que el beneficio por obtener con los recursos 4 Realismo al presentar la información invertidos es altamente favorable y que los costos (anexo 02) son los míni- mos posibles para alcanzar las metas planteadas.En relación con los ingresos, quiere decir que los valores estimados debencorresponder a rubros de ingresos altamente probables de ser obtenidos. 8 EquilibrioEn relación con los egresos, quiere decir que los valores estimados se co-rrespondan con el precio real de mercado al momento que se proyecte Los factores más importantes que determinan un proyecto son:adquirir el producto o servicio pagado. • Que los egresos sean iguales a los ingresos. • Que exista lógica y proporcionalidad entre lo que se considera gastos deAl presupuestar los recursos que se van a solicitar a una entidad financiadora funcionamiento y gastos de operación e inversiones.se deben asignar valores posibles y razonables para dicha entidad. Este pun-to requiere de especial cuidado, por cuanto en el caso particular de las enti- Por ejemplo, si los gastos de funcionamiento representan un porcentaje mayordades de cooperación no siempre se definen previamente los montos de al 20% del total del presupuesto, debería revisarse si éstos resultan excesi-financiación. Aquí es determinante el conocimiento que la OB tenga de las vos frente al total de gastos. Se advierte que estos porcentajes no son fijos ypolíticas, criterios y prioridades de su posible fuente de financiamiento. valores diferentes podrían ser plenamente justificados dependiendo del pro- yecto concreto y de lo que se considere gasto de funcionamiento o gasto de 5 Especificidad y concreción operación e inversiones.Los valores estimados para ingresos o egresos deben hacerse sobre rubros 9 Sostenibilidadprecisos, incluidos dentro de los rubros de ingresos o egresos contempla-dos en los formatos diseñados para la elaboración del presupuesto, que a su La sostenibilidad financiera del proyecto implica que éste cuente con losvez puedan clasificarse o registrarse claramente en el plan de cuentas de la recursos necesarios para cubrir todos sus gastos durante la vigencia del mis-contabilidad que lleva la organización ejecutora del proyecto. mo y además exige una mirada sobre la diversidad y seguridad de las fuentes de financiación y la disminución de riesgos de dependencia de fuentes inse- 6 Coherencia guras o exclusivas por su bajo número.Cada rubro del presupuesto debe tener sentido dentro de los objetivos, Habrá mayor dependencia si la fuente de ingresos es un solo agente exter-metas y actividades del proyecto. no que apoya o si es una sola fuente, así sea de carácter interno. Habrá 23
  18. 18. EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTOmenos dependencia, si las fuentes de ingresos son diversas, y sobre todo si RedEAmérica y las entidades que la integran buscan que las organizaciones ase origina en una actividad productiva o de comercialización que controla y las cuales apoyan puedan ser autosostenibles mediante acciones combina-depende de la propia entidad. das que permitan fortalecer las fuentes de ingresos propios y diversificar las fuentes externas públicas, privadas, nacionales o internacionales.Un proyecto cuyo propósito sea la generación de ingresos y al cual no se lehaya previsto su propio sostenimiento a partir de los ingresos que él mismo 10 Información transparentegenere en un período de tiempo determinado, se considerará no viable ypor lo tanto, difícil de sostenerse, aun con el apoyo de terceros. Los registros e informes contables y financieros con un buen control interno son la fuente de información, tanto para elaborar el presupuesto como paraLos proyectos que presentan mayor dificultad para financiarse con recursos su posterior ejecución. La información debe ser oportuna, pertinente, clarapropios son los dirigidos a población indigente o extremadamente pobre y confiable.que, por sus condiciones, difícilmente pueden aportar para cubrir los costosdel servicio requerido. La dificultad para financiarse con recursos propios enestos casos se complica aún más cuando los proyectos no son de carácter 11 Control de ejecución presupuestalproductivo o generadores de ingresos, como es el caso de los relacionados El presupuesto es un instrumento para aplicar y hacerle seguimiento de for-con la educación, la salud, la atención de emergencias y otros similares. ma continua y dinámica y para el efecto debe contarse con formatos predefinidos. Estos formatos deben registrar las diferencias que se presen-El Estado puede y debe surgir aquí como un posible contratante de servicios ten entre lo ejecutado y lo presupuestado y facilitar las explicaciones que sea la ONG o a la organización de base. Éste es un punto que debe recordarse, requieran.aunque no siempre sea fácil concretar el aporte de gobiernos si no se tienenrecursos suficientes. 12 Oportunidad del flujo de recursosVale la pena señalar la dificultad que tienen las OB para conseguir, con lasentidades de apoyo, los recursos para financiar gastos de carácter adminis- El cumplimiento cabal de un presupuesto depende de diversos factores en-trativo, tales como los salarios del personal de dirección y administración, tre los cuales se destacan:servicios públicos, papelería y útiles de escritorio, etc. Existe el temor en • Agilidad y claridad en los procesos y decisiones sobre los gastos.muchas entidades de cooperación que al financiar ese tipo de gastos la de- • Disponibilidad de recursos.pendencia aumente y el proyecto y organización ejecutora no demuestren • Cumplimiento de las actividades en función de los objetivos y metas delcapacidad para autosostenerse. proyecto. 24
  19. 19. 3RELACIÓN ENTREPROYECTO Y PRESUPUESTO FIGURA 3 El presupuesto en el proyectoAntes de pasar a lasegunda unidad dondese describe el procesoy se presentan losformatos para laelaboración delpresupuesto, se debeobservar el siguientegráfico que sintetiza larelación entre loscomponentes de unproyecto y elpresupuesto. 25
  20. 20. EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO FIGURA 4 Ejemplo de relaciones entre los componentes de un proyecto26
  21. 21. 4ALERTAS Cuadro síntesis PRESUPUESTO Evitar el riesgo de convertir el Herramienta de planificación, guía, e instrumento de in-1 presupuesto en el fin o razón ¿QUÉ ES? formación y control que permite visualizar de forma con- creta, ordenada y valorizada los recursos requeridos y de ser de la acción institucio- los conceptos en que se van a invertir para poder llevar a cabo un proyecto. nal. Esta última se define en su misión. • Soporte y credibilidad La legitimidad del presupues-2 to está dada por la claridad de USO Y UTILIDAD • Instrumento del proyecto • Identifica con claridad los recursos requeridos, meca- los objetivos del proyecto en nismos y fuentes de financiación • Instrumento de seguimiento y monitoreo el que se enmarca. INGRESOS Financiación COMPONENTES Gastos EGRESOS Inversión Todos los componentes de un proyecto tienen una rela- ción directa con el presupuesto en cuanto éste contem- pla los recursos que hacen viable el cumplimiento de RELACIÓN CON metas y objetivos. LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO OBJETIVO META ACTIVIDAD PRESUPUESTO REQUERIMIENTO 27
  22. 22. UNIDAD DOS UNIDADMODELO DE PRESUPUESTO Programa Construcción de Capacidades Institucionales
  23. 23. CONTENIDO CUADRO SINTÉTICO 32 1. ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS QUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO 35 2. MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO 37 3. LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO 38 4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO SEGÚN RUBROS CONTABLES 46 5. EL PRESUPUESTO EN DÓLARES, DEVALUACIÓN E INFLACIÓN 75 6. ALERTAS 77 CUADRO SÍNTESIS 78 31
  24. 24. Cuadro sintético TEMAS CONCEPTOS CLAVE ENFOQUE Y ASPECTOS • Administración de recursos, agencias o fuentes financiadoras, metas BÁSICOS QUE CONTEMPLA financieras, cumplimiento de compromisos presupuestales. LA ELABORACION DE UN PRESUPUESTO EN UN PROPÓSITO PROYECTO • Reconocer los criterios básicos para administrar los recursos presupuestales de un proyecto, a partir de la elaboración del presupuesto. CONCEPTOS CLAVE • Presupuesto, período presupuestal, objetivos, metas, actividades, gas- MOMENTO PARA ELABORAR tos e ingresos. EL PRESUPUESTO PROPÓSITO • Desarrollar habilidades para elaborar oportunamente un presupuesto."Las ideas son capitales quesólo ganan interés sobre lasmanos del talento" CONCEPTOS CLAVE • Presupuesto consolidado de gastos por actividad, costos o gastos indi- LA ACTIVIDAD DEL PROYECTO rectos, costos directos, costos totales. COMO PUNTO DE PARTIDA PARA ELABORAR EL PROPÓSITO PRESUPUESTO • Disponer de instrumentos y metodologías para desarrollar ejercicios de aproximación a un presu- puesto de gastos para las actividades del proyecto. CONCEPTOS CLAVE • Plan de cuentas, subcuentas, financiación, gastos. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO SEGÚN PROPÓSITO RUBROS CONTABLES • Aprender a clasificar adecuadamente los rubros del presupuesto a partir del plan de cuentas esta- blecido. CONCEPTOS CLAVE EL PRESUPUESTO • Tasa de cambio, devaluación, revaluación, inflación. EN DÓLARES PROPÓSITO • Presentar el presupuesto en la moneda que las entidades de cooperación utilizan. 33
  25. 25. 1ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOSQUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓNDE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO Luego de hacer un recorrido por la unidad 1, donde se desarrollaron los temas que permiten entender en qué consiste, para qué sirve y cómo se relaciona un presupuesto con los objetivos del proyecto, corresponde abordar en esta unidad 2 los temas sobre cómo hacer el presupuesto y cuáles son los instrumentos disponibles para su elaboración. Estos dos últimos temas, y en particular el segundo, permiten definir el enfoque del modelo de¿Cuántos y cuáles presupuesto propio de RedEAmérica.recursos son necesariospara ejecutar el proyecto? Los formatos de presentación de la información presupuestal que entrega este manual en las unidades 2 y 3 son los que particularizan el modelo de presupuesto de RedEAmérica.¿Qué dinero se requiere yde cuánto se dispone? La administración del presupuesto de un proyecto contempla fundamentalmente:¿Cómo estimo y presento • Elaboración del presupuestoel presupuesto de • Consecución de recursosingresos y egresos del • Aplicación de gastosproyecto? • Control de presupuesto La sostenibilidad y el éxito financiero de un proyecto dependen de la forma como se administren los recursos, por lo cual es básico planear a partir de las metas financieras de la OB y señalar claramente lo que se quiere, para lo cual se deben aprovechar las oportunidades que se presentan y prever las amenazas que puedan recaer sobre las finanzas de la organización. 35
  26. 26. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTOEl recurso financiero de un proyecto es el instrumento vital sin el cual lospropósitos y la razón de ser del proyecto no se desarrollarían y en conse-cuencia la organización dejaría de existir.Las OB suelen obtener los recursos, entre otros, de entidades de coopera-ción, para lo cual se establecen compromisos que deben cumplirse, tantopor seriedad y responsabilidad, como por la necesidad de ganar y mantenerla confianza de las fuentes financiadoras.En los convenios o acuerdos entre la organización que ejecuta el proyecto ylas agencias financiadoras se señalan compromisos sobre el manejo presu-puestal. Entre los compromisos que se establecen figuran aspectos como:• En qué y cómo se va a invertir el dinero• Período en que pueden ser aplicados los recursos• Destino que puede y debe darse a los recursos sobrantes o a los que se obtienen en forma extraordinaria• Uso que debe hacerse de los rendimientos financieros o ganancias en el ción de los gastos. Dichos responsables no solamente registran cuánto se cambio de moneda extranjera gasta y cuánto ingresa, sino que también están obligados a verificar si los• Exigencias sobre la administración de los recursos aportados por las enti- gastos se han hecho con todos los requisitos institucionales para que puedan dades de cooperación ser efectivamente considerados como parte de los gastos previstos en el presupuesto.La administración del presupuesto equivale a responder por todo lo ante-rior y ello exige necesariamente que los responsables de la administración En la unidad 3 se retoma este tema como parte fundamental del proceso depermanezcan atentos al desarrollo de la obtención de recursos y a la aplica- control y seguimiento del proyecto. 36
  27. 27. 2MOMENTO OPORTUNOPARA ELABORAR EL PRESUPUESTO El presupuesto es parte integral del proyecto y como tal debe corresponder a los objetivos, metas, actividades y recursos previstos en el mismo. Una elaboración adecuada y oportuna del presupuesto depende entonces de la definición previa de esos elementos del proyecto. ¿Cuál es el mejor El momento más oportuno para elaborar el presupuesto es cuando se tienen definidas las actividades del proyecto momento para elaborar y sus requerimientos para realizarlas. el presupuesto? La fecha de entrega del proyecto a una entidad de cooperación no está estandarizada y depende de las normas establecidas por cada una de ellas. Hay entidades que abren convocatoria para la presentación de proyectos y hay otras que los reciben en cualquier momento del año. El período que transcurre entre la presentación de una propuesta, su aprobación y el primero y subsiguientes desembolsos varía de una entidad a otra. Éstos son aspectos sobre los cuales la OB no tiene control y por lo cual debe acogerse a lo establecido. Lo más importante para la OB es conocer cómo debe responder a cada entidad de apoyo y tomar las previsiones necesarias para saber con qué recursos económicos podrá contar y en qué momentos se producen los flujos de ingreso, para aplicar las medidas pertinentes. 37
  28. 28. 3LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDAPARA ELABORAR EL PRESUPUESTO2Es importante recordar que el modelo para la elaboración de presupuestos • Detallar o agrupar actividades tanto como sea necesario3que propone RedEAmérica en este manual centra su enfoque en la relación • Elaborar el presupuesto de un proyecto por actividades y por períodosentre proyecto y presupuesto y se inicia con la identificación de las activida- de ejecución presupuestal. Por ejemplo, por semestres, trimestres o añosdes del proyecto, por lo cual es importante recordar, tal como se planteó en y no necesariamente por todo el período de vigencia del proyecto.las figuras 3 y 4, que los diferentes componentes del proyecto: diagnósticos,justificación, objetivos, metas, actividades, requerimientos, indicadores y es- A continuación aparece un flujograma donde se evidencia el procedimientotructura operativa, entre otros, deberán formularse antes de seleccionar y para elaborar el presupuesto por actividades.diligenciar los formatos propuestos en este modelo. 3.1 Definición de actividadesHabitualmente, en las OB se comienza por estimar los gastos para una acti-vidad durante un período de tiempo determinado, y a partir de éstos, los Se formula cada una de las actividades por realizar en el marco de los obje-recursos o ingresos necesarios para cubrirlos. tivos y metas del proyecto; por ejemplo, talleres de capacitación, pasantías, asistencia técnica, construcción de estanques, estudios, evaluaciones, elabo-Para lograr una mejor comprensión acerca del concepto de costo se sugiere ración de documentos, etc.ver el anexo 02: Qué son los costos y cuál es su aplicación en el presupues-to. Al elaborar el presupuesto de egresos en función de actividades se reco-mienda: 3.2 Determinación de requerimientos y rubros de egreso por cada actividad• Valorizar el costo de ejecutar cada actividad.• Verificar que las actividades estén relacionadas con las metas y objetivos Se señala, en primer lugar, qué se requiere para cumplir con la actividad propuestos para el proyecto. prevista y se ubica tal requerimiento dentro del concepto contable estable- 2 Elaborar un presupuesto a partir de actividades no excluye que también se pueda hacer a partir de conceptos de gastos de funcionamiento, tales como arrendamientos, pagos de personal de planta y servicios. 3 Por ejemplo, se puede estimar el costo total de un curso de formación o también detallar cada una de las actividades de realización de este curso. La práctica va indicando el nivel de detalle pertinente. En lo posible, debe buscarse un sano equilibrio entre los detalles necesarios para identificar las actividades esenciales y evitar el exceso de detalle que puede llegar a confundir. 38
  29. 29. cido en el “plan de cuentas de egresos o gastos”. Ejemplo: para realizar unFIGURA 5 curso de formación, se estima que se necesitan, entre otros recursos, 50Flujograma de elaboración lápices que cuestan $1.000 cada uno. Entonces la actividad es el curso y eldel presupuesto por actividades requerimiento son los lápices 3.3 Estimación de egresos por cada actividad Se estima el costo de todos los requerimientos de cada actividad. En el ejemplo anterior, el rubro de egreso o gasto es “útiles y papelería”. Para cada actividad se puede trabajar con base en el formato 1: Presupuesto de egresos por actividad, el cual se diligenciará tantas veces como sea necesario hasta cuando se logre presupuestar cada actividad. 3.4 Definición y valorización de egresos de carácter general, administrativos o indirectos Corresponden a los egresos que afectan las diversas actividades del proyec- to y que no se pueden o deben atribuir a una sola actividad. Ejemplo: servi- cios públicos, arriendo de oficinas, nómina del personal de oficina, etc. 3.5 Consolidación de egresos Es la suma de egresos de cada actividad y los de carácter administrativo o general del proyecto. Se puede tomar como guía el formato 2. A continuación se presentan los formatos modelo sugeridos para elaborar el presupuesto por actividades. El formato 1 se refiere al presupuesto por cada actividad, mientras el formato 2 recoge la información que consolida el pre- supuesto de todas las actividades y los egresos de carácter general, adminis- trativo o de costos indirectos. 39
  30. 30. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Formato Uno Presupuesto de egresos por actividad NOMBRE DEL PROYECTO: PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: PERÍODO PRESUPUESTAL: FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD No. DE DESCRIPCIÓN: ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTAL Miles de pesos Miles de dólares TOTAL NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA. ELABORADO POR: FECHA: REVISADO POR: FECHA: AUTORIZADO POR: FECHA:40
  31. 31. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Dos Presupuesto consolidado de egresos del proyecto por actividadesNOMBRE DEL PROYECTO:PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO:PERÍODO PRESUPUESTAL:FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓN Miles de pesos Miles de dólares PorcentajeActividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Subtotal egresos por actividadesOtros gastos del proyectoSalarios directorArrendamientoServicios públicosÚtiles y papeleríaCorreoEtc.Subtotal otros egresos generalesCosto total del proyectoNOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.ELABORADO POR: FECHA:REVISADO POR: FECHA:AUTORIZADO POR: FECHA: 41
  32. 32. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO3.6 Estimación y registro de costos de cada actividad Los requerimientos o rubros de gasto para el curso del ejemplo son:Al estimar los costos para cada rubro de egresos general o de actividad debe a) Pago de una secretaria para apoyar la organización, convocatoria y rea-tenerse en cuenta: lización del curso durante un mes por valor de US$500. b) Costo del instructor: 80 horas de clase a razón de US$10 por hora• Costos directos por actividad (valor): cuando el presupuesto se c) Material de apoyo para 20 participantes a razón de US$20 por hace por actividades, se incluyen como costo de las mismas sólo aquellos participante egresos directos y específicos de cada actividad, estimando por aparte d) Costos de alojamiento para 20 participantes durante 15 días a razón de otros indirectos que pueden ser distribuidos entre varias actividades del US$10 diarios por participante proyecto o que corresponden a la operación general de la OB. e) Alimentación para 22 personas durante 15 días a razón de US$10 dia-• Tiempo de ejecución (vigencia del proyecto): el tiempo durante rios por persona el cual se aplica el gasto o inversión. Por ejemplo, si se requiere una f) Transporte para 20 participantes a un promedio de US$5 por participante secretaria por tres meses y el costo por mes es de US$500, el costo total g) Costo por alquiler de salones para la realización del curso por valor de de la secretaria para ese curso será de US$1.500. US$100• Actividad/Rubros de egresos: los conceptos o rubros de egreso que h) Otros costos directos por US$100 en el caso de los proyectos de DB incluyen gastos e inversiones deben coincidir con los rubros del plan de cuentas de la organización y los que Se suponen otras tres actividades, cuyos costos totales son: se encuentran incluidos en los formatos predefinidos para la elaboración a) Actividad 2: US$3.000 de presupuesto (para mayores detalles ver el formato 3 y su correspon- b) Actividad 3: US$5.000 diente explicación). c) Actividad 4: US$15.000Ejemplo Los costos indirectos y de administración general del proyecto son los si- guientes:Elaborar un presupuesto de egresos por actividades suponiendo la siguiente a) Salarios del personal del proyecto US$12.000información: b) Arrendamientos US$6.000• Se identifican cuatro actividades diferentes en el proyecto cuya duración c) Servicios públicos US$ 2.400 es de un año. d) Papelería US$ 3.000• Los egresos de carácter general y que no son específicos de una actividad e) Correo $ 1.000 concreta son los siguientes: un coordinador por un año, los servicios pú- blicos, el arriendo de oficina, la papelería y útiles de escritorio y el costo mensual del correo (incluidos beneficios sociales). Desarrollo del ejemplo• Se identifica como actividad 1 del proyecto la realización de un curso de capacitación sobre engorde de ganado y se solicita la discriminación y Para desarrollar este ejemplo se toma como referencia el formato 1 cálculo de costos directos de esta actividad. 1 que se diligencia de acuerdo con la información del ejemplo. 42
  33. 33. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Uno diligenciado Ejemplo del presupuesto de egresos por actividadNOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San JuanPERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05PERÍODO PRESUPUESTAL: enero 1/05 – junio 30/05FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: dic 1/04ACTIVIDAD No. 1 DESCRIPCIÓN: curso para engorde de ganado ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTAL $ Miles de pesos Miles de dólaresHonorarios conferencistas (horas) 26,5 80 2.120 0,8Honorarios secretaria (meses) 1.325 1 1.325 0,5Material de apoyo para conferencistas 530 0,2Material para los participantes 53 20 1.060 0,4Alojamiento de 20 participantes durante 15 días (días x participante) 26,5 15 x 20 7.950 3,0Alimentación de 22 personas durante 15 días (días por asistentes) 26,5 15 x 22 8.745 3,3Transporte de 20 participantes (número de viajes de ida y regreso) 13,25 20 265 0,1Alquiler salones durante todo el evento 265 1 265 0,1Otros costos 265 1 265 0,1TOTAL 22.525 8,5NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.ELABORADO POR: N.N. FECHA: Nov 28/04REVISADO POR: N.N. FECHA: Nov 29/04AUTORIZADO POR: N.N. FECHA: Dic 1/04 43
  34. 34. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Para cada una de las demás actividades del proyecto se desarrolla un 2 formato de presupuesto o estimación de costos similar al anterior. Se procede a diligenciar los costos que no aplican a una actividad 3 específica, pero que son necesarios para que la OB y el proyecto puedan funcionar (formato 2 diligenciado). Se toma como referencia el formato 2 donde se consolida la infor- mación de cada actividad diligenciada con base en el formato 1. Acá 4 también deben incluirse los costos indirectos que no fueron contem- plados dentro de alguna actividad específica.Como se indicó en el formato 1 diligenciado, desde el punto de vistapresupuestal, son egresos del proyecto los recursos contabilizados comogastos, pero también los recursos de inversión (fondos de crédito, edifica-ciones, compra de activos fijos, etc.).En el anexo 1 de este manual se presenta la forma de valorar o establecerlos costos de cada pago que se estima dentro del proyecto, según el rubrocontable que señale el plan de cuentas que más adelante se sugiere. 44
  35. 35. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE Formato Dos diligenciado Presupuesto consolidado de gastos del proyecto por actividadesNOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San JuanPERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05PERÍODO PRESUPUESTAL: 1 de enero 05 – 30 de junio /05FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: 1 de dic/04 ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓN Miles de pesos Miles de dólares PorcentajeActividad 1 8,5Actividad 2 3,0Actividad 3 5,0Actividad 4 15,0Subtotal egresos por actividades 31,5Otros gastos del proyectoSalarios personal del proyecto 12,0Arrendamiento 6,0Servicios públicos 2,4Útiles y papelería 3,0Correo 1,0Etc.Subtotal otros egresos generales 24,4Costo total del proyecto 39,0NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.ELABORADO POR: FECHA:REVISADO POR: FECHA:AUTORIZADO POR: FECHA: 45
  36. 36. 4ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTOSEGÚN RUBROS CONTABLESDespués de identificar las actividades y requerimientos del proyecto comose ejemplificó anteriormente, corresponde ahora presentar el presupuesto FIGURA 6detallado en función de los conceptos o rubros4 que suministra el plan de Flujograma de los pasos paracuentas de la OB. elaborar el presupuesto por rubros de ingresos y egresos4.1 Plan de cuentas de egresosPara facilitar la comprensión y manejar acuerdos mínimos conceptuales quepermitan involucrarse en la elaboración de lo que es un plan de cuentas paraelaborar presupuestos y hacer los registros contables, conviene en estemomento precisar algunos conceptos sobre presupuesto de funcionamien-to e inversión, gastos5 , egresos, fondos de apoyo a proyectos (anexo 01 yformato 3).Con el “plan de cuentas de egresos” se define cada una de las cuentas ysubcuentas que lo conforman, y que son la base para elaborar el presupues-to y posteriormente hacer el registro y análisis de la ejecución presupuestal. 4 Entiéndase por rubro el nombre que se da a la cuenta o subcuenta utilizada para registrar los ingre- sos o egresos de la OB. Se pueden utilizar en forma genérica los dos nombres, pero en adelante y para efectos del presente manual se utilizará la denominación “rubro”. 5 Vale la pena recordar que en este manual todo egreso constituye gasto, independientemente de si se realiza como pago por funcionamiento o por la compra de un equipo duradero que va a formar parte de los activos del proyecto. 46
  37. 37. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASEComo ya se ha mencionado, la forma de valorizar cada rubro del plan de Existen fondos cuyos recursos se otorgan en calidad de donación a la orga-cuentas aparece en el anexo 1 del manual. nización que lo solicita. Éstos se van agotando con la entrega de los recursos aprobados y se van “alimentando” con el ingreso de recursos nuevos oPresupuesto de funcionamiento: se refiere a los gastos de administra- “frescos”. Otros, como los de crédito, buscan mantenerse en el tiempo conción, operación y mantenimiento de la organización. Ejemplo: arrendamiento, el retorno del capital prestado y los intereses que se cobran a quien accedeservicios públicos, secretaria, vigilancia, papelería, pago del director, etc. al crédito.Presupuesto de inversión: presenta los recursos que se utilizan para Muchas de las fundaciones de RedEAmérica, por sí mismas o con el apoyoadquirir o elaborar bienes y servicios que sirven para apoyar acciones futu- de la Interamerican Foundation (IAF), han ido constituyendo fondos para elras de la organización, para la producción de nuevos bienes o servicios, o apoyo de pequeños proyectos que presentan las OB. Tales fondos se hanpara la generación de nuevos recursos. Ejemplo: compra de un vehículo, reproducido y hoy en día se pueden mostrar como un claro ejemplo de losde una bodega, de insumos para la producción; constitución de un fondo de resultados multiplicadores de las alianzas.crédito, de un fondo de apoyo a proyectos productivos; inversión en laproducción de material didáctico que se va a vender, etc. Aunque no es Desarrolladas las reflexiones introductorias sobre el plan de cuentas de egresos,habitual en un proyecto de DB contemplar compras de títulos valores o así como las definiciones conceptuales, consideradas básicas, se explica aacciones, en caso de presentarse, éstas serían una inversión y no un gasto. continuación en qué consiste y qué contiene dicho plan (formato 3).Gastos: “Se entienden como gastos contables aquellas erogaciones que Grupos de cuentas de egresosrepresentan flujos de salida de recursos, en forma de disminución de activoso incrementos de pasivos o una combinación de ambos, en actividades de En adelante aparecerá el formato 3 con las recomendaciones y explicacio-administración, comercialización, investigación y financiación”6 . nes de cómo se debe diligenciar y el significado de cada cuenta de egresos que aparece en él. Posteriormente se presentan otros comentarios perti-Egresos: salidas de dinero, que en este caso específico, incluyen tanto los nentes para comprender y diligenciar con mayor agilidad dicho formato “ta-gastos como las inversiones; son las compras de activos fijos. bla de cuentas de egresos”.Fondos de apoyo a proyectos: son sumas de dinero a las cuales se fijaun propósito definido que, para el particular, es apoyar la financiación deproyectos dentro de políticas y criterios previamente definidos. 6 Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin ánimo de lucro. Régimen tributario especial. Bogotá. 47
  38. 38. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO Formato Tres Plan de cuentas de egresos7 1 PERSONAL 4 CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA 1.1 Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina) 4.1 Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas 1.2 Honorarios 4.2 Transporte 1.3 Otros gastos de personal 4.3 Alojamiento y alimentación 4.4 Material didáctico 4.5 Alquiler salones y equipos 4.6 Compra de maquinaria y equipos 2 GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA 2.1 Útiles y papelería 2.2 2.3 Arrendamientos Servicios públicos ( agua, luz, teléfono) 5 INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS 2.4 Correo y comunicaciones 5.1 Comisiones de venta 2.5 Vigilancia 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas 2.6 Transporte (aéres, terrestre, fluvial, fletes y acarreos) 5.3 Transporte 2.7 Viáticos 5.4 Fondos de crédito 2.8 Seguros 5.5 Capital semilla 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica 5.6 Semovientes 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades 5.7 Compra de insumos, materiales y empaques 2.11 Aseo 5.8 Maquinaria y equipos 2.12 Cafetería 5.9 Terrenos y edificaciones 2.13 Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas) 5.10 Inversiones en tecnología 2.14 Gastos legales/impuestos 5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo 2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación 2.16 Publicidad 2.17 2.18 Gastos de auditoría Otros 6 OTROS 6.1 Gastos médicos 6.2 Medicamentos 3 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 3.1 Terrenos y edificaciones 3.2 Maquinaria y equipos (máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc.) 7 FONDOS 3.3 Muebles y enseres 7.1 Fondo para educación 3.4 Vehículos 7.2 Fondo para medicinas 3.5 Biblioteca-libros 7.3 Fondo para recreación 3.6 Otros 7.4 Fondo para programas de nutrición 7 Al momento de diligenciar el formato 3, bien sea sólo para presentar el presupuesto al iniciar un proyecto o para utilizarlo posteriormente como guía de informe para la ejecución del presupuesto de egresos, debe tenerse cuidado de no estimar un mismo gasto a la vez en dos rubros diferentes del presupuesto, “doblando” el presupuesto de gastos.48
  39. 39. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASEEl plan presenta seis grupos de cuentas para egresos. Para su desarrollo deberecordarse que las cuentas 1 (personal) y 2 (gastos operacionales de oficina)aplican para el proyecto en general y corresponden a los gastos denomina-dos indistintamente administrativos, indirectos o generales (anexo 01).La cuenta 3 (propiedad, planta y equipo) hace referencia a los activos fijosque se adquieren para el funcionamiento general del proyecto. Desde el miento o para que permanezcan en el tiempo si es que está previsto elpunto de vista contable la compra de tales equipos se cataloga como una retorno del dinero que sale o el ingreso de nuevos recursos.inversión y no como un gasto, pues son bienes que permanecen en el tiem-po, pero desde el punto de vista del proyecto y de las entidades de coope- Otros comentarios importantes referentes al formato 3:ración opera como cualquier gasto o aplicación de los recursos a favor delproyecto. Dentro de cada grupo de gastos o cuentas pueden tenerse subcuentas simi- lares, que repiten nombre o rubro. Por ejemplo, podrían tenerse costosLa cuenta 4 (capacitación y asistencia técnica) es para registrar los egresos por “arrendamientos” dentro del grupo 2 de gastos operacionales de oficinapor actividades específicas de capacitación y asistencia técnica y la 5 (inver- y al mismo tiempo, “alquiler de salones y equipos” dentro del grupo 4 desiones en actividades productivas), para actividades de producción. En estas eventos de capacitación (formato 3). En este ejemplo lo mejor sería incluir elcuentas se incluyen, tanto los gastos estrictamente como las compras de pago de arriendo o alquiler de un salón para una actividad de capacitaciónactivos fijos, fondos de crédito y/o apoyo a proyectos o inversiones. dentro de la subcuenta “alquiler salón o equipos” en la cuenta del grupo 4 “eventos de capacitación” (numeral 4.6 del plan de cuentas de egresos) y noEstas cuentas sirven para presupuestar y registrar, tanto las actividades espe- en la subcuenta “arrendamientos” que forma parte de la cuenta del grupo 2cíficas de capacitación y producción en un proyecto de múltiples actividades de “gastos operacionales de oficina” (numeral 2.3. del plan de cuentas detemáticas como lo presupuestado para un proyecto de temática única, bien gastos). Esto es válido en la medida en que el proyecto sea de capacitación ysea de educación, producción u otra. el alquiler sea para la actividad específica de capacitación y no para activida- des varias dentro de la oficina.Se ha incluido una cuenta 6 (otros) con el propósito de señalar que puedenaparecer otras cuentas de actividades específicas, según la realidad de cada La misma situación podría suceder en rubros como pagos de personal, asis-proyecto, como podría suceder con una actividad y proyecto con énfasis tencia técnica y otros. La norma general a seguir en estos casos es la siguien-en salud. te: en la medida en que un rubro de gasto se pueda identificar como el gasto de una acción específica de capacitación o de una actividad productiva yLa cuenta 7 (fondos) es para registrar el valor estimado para constituir fon- éstas, a su vez, dispongan de rubros presupuestales propios en el proyecto,dos de destinación específica como los descritos en las subcuentas allí seña- es mejor incluir dicho gasto en la actividad específica y no en el rubro generalladas. Son fondos que pueden ser previstos para ejecutarlos hasta su agota- del proyecto o de los gastos generales de la oficina. 49
  40. 40. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO 2. Gastos operacionales de oficina 2.1 Útiles y papelería: fotocopias, papelería, útiles e implementos de oficina. 2.2 Arrendamientos: uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto.A continuación se describe y explican los pagos o egresos que incluye cadacuenta y subcuenta del plan de egresos: 2.3 Servicios públicos: servicios públicos en que la organización incurra durante el período de vigencia del proyecto, incluyen luz, acueducto y1. Personal alcantarillado, aseo, teléfono, internet, gas.1.1 Salarios y prestaciones sociales: personal habitual y permanente del 2.4 Correo y comunicaciones: correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial. proyecto: salarios, prestaciones sociales, según lo exijan las normas laborales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horas 2.5 Vigilancia: servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del pro- extras, etc. El rubro prestaciones o beneficios sociales hace referencia yecto. a sumas adicionales al salario básico, tales como subsidios de transpor- te, primas anuales, vacaciones, cesantía, cuotas de salud y seguridad 2.6 Transportes: transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos del social y otros pagos similares. Se recomienda elaborar una planilla o personal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo. nómina que soporte los pagos de personal (formato 9). También se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria e implementos.1.2 Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona na- tural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina el 2.7 Viáticos: gastos de alojamiento, alimentación y otros menores para el factor intelectual sobre el puramente material o mecánico. Como el desarrollo de viajes pago a consultores que se contratan para la realización de trabajos específicos y por tiempos determinados durante el desarrollo del pro- 2.8 Seguros: seguros, pólizas y garantías. yecto. Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una rela- ción laboral permanente con el proyecto ni con la organización. Se 2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica: com- recomienda elaborar una planilla de honorarios que soporte los pagos pra de revistas, periódicos, publicaciones diversas e información elec- respectivos (formato 1). trónica.1.3 Otros gastos de personal: cualquier otro tipo de gasto que represen- 2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades: afiliaciones y vincu- te pago al personal de planta. laciones ante otras organizaciones, redes o programas. 50
  41. 41. REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE2.11 Aseo: implementos de aseo. El salario de las personas que realizan labores de aseo y tienen una relación laboral se registra como pago por salarios. Sólo se incluiría en este rubro el pago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios.2.12 Cafetería: alimentos e implementos utilizados para la atención del per- sonal de oficina del proyecto. 3. Propiedad, planta y equipos2.13 Gastos bancarios y costos de financiación: pagos a las entidades fi- nancieras por intereses, comisiones de transferencias de dinero, co- 3.1 Terrenos y edificaciones: espacios sin construir o construidos (bienes misiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o vice- inmuebles). En este rubro se presupuestan tanto las edificaciones que versa, costos de trámite y de chequeras. Intereses de financiación. se proyecta adquirir ya construidas como las que se piensa construir con recursos del proyecto.2.14 Gastos legales/impuestos: gastos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares, aduaneros, registro mercantil. Así mismo, impuestos 3.2 Maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyecta que deben cancelarse según las normas y legislación de cada país (impues- adquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entre to de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.). los cuales se tendrían máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc. En caso2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación: servi- que las máquinas y equipos vayan a ser utilizados específicamente en cios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos por actividades educativas de producción u otras para las cuales se tengan reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalación y cuentas separadas dentro del “plan de cuentas de egresos”, conviene adecuación de muebles e inmuebles. Este rubro contempla costos me- que se registren en tales cuentas específicas y separadas. Debe tener- nores considerados contablemente como gastos, puesto que las inver- se cuidado de no presupuestar doblemente y en cuentas o subcuentas siones mayores que significan incremento del valor de los activos deben similares. registrarse en la cuenta de propiedad, planta y equipos. 3.3 Muebles y enseres: muebles de recepción, escritorios, bibliotecas y2.16 Publicidad: promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y ac- otros similares. tividades del proyecto. 3.4 Vehículos: compra de vehículos.2.17 Gastos de auditoría: servicios de auditoría externa que se requiera contratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras del 3.5 Biblioteca/libros: compra de libros, videos y otro material de ense- proyecto. ñanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto. 51
  42. 42. MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO4. Capacitación y asistencia técnica 4.6. Compra de maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capa-El punto de partida para estimar el presupuesto en las subcuentas de capaci- citación y asistencia técnica, entre los cuales podrían estar equipostación y asistencia técnica es determinar el número de eventos de capacita- audiovisuales, equipos de laboratorio, etc. Al incluir maquinaria y equi-ción y acciones de asistencia técnica, su duración promedio, profesores, pos dentro de la cuenta “capacitación y asistencia técnica” se debeasesores o consultores, personas que asistirán, material de apoyo requeri- tener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “pro-do, disponibilidad de infraestructura y logística requerida. piedad, planta y equipo”.4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto- Se podría también incluir más subcuentas dentro de “capacitación y asisten- res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para cia técnica”, tales como gastos de funcionamiento identificados directamente actividades específicas de formación, capacitación y asistencia técnica con las acciones de capacitación y asistencia técnica (papelería, arriendos, del proyecto. pago de personal, etc.). Nuevamente debe tenerse cuidado de no presu- puestar dos veces el mismo gasto. Por ejemplo, si se ha incluido el costo de4.2 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice alquiler dentro del funcionamiento general del proyecto no se puede incluir para movilizar a las personas que participan en los eventos o activida- el mismo costo dentro de la actividad de capacitación, debe escogerse una des de capacitación. Se puede diferenciar entre transporte de confe- de las dos opciones y dar la explicación correspondiente. rencistas y funcionarios del proyecto y el transporte de los participan- tes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación. 5. Inversiones en actividades productivas4.3 Alojamiento y alimentación: alojamiento y alimentación de los parti- 5.1 Comisiones de venta: comisiones de ventas que las personas ganan cipantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento de por su labor de vendedores. capacitación y actividades de asistencia técnica. 5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto-4.4 Material didáctico: material didáctico, papelería, fotocopias e imple- res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente para mentos utilizados en actividades pedagógicas o de enseñanza en el actividades específicas de orientación a las actividades productivas y proyecto. generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su pobla- ción beneficiaria o de la misma OB.4.5 Alquiler de salones y equipos: arriendo o alquiler de salones de con- ferencias, así como de equipos audiovisuales, de computación u otros 5.3 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice que apoyen la actividad específica de capacitación. para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos o actividades productivas. 52

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