Curso basico de costos

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Curso basico de costos

  1. 1. zSe fue rá 1
  2. 2. INTRODUCCIÓNEsta cartilla es el resultado de la labor docente durante varios años con losestudiantes de diferentes universidades en el tema de contabilidad básica, costosy análisis financiero y el objetivo es que se constituya en la guía para el desarrollopedagógico y de consulta de docentes y estudiantes de las carrerasadministrativas en las áreas contables y financieras.Los temas están estructurados de forma que cada lector comprenda inicialmentelos elementos básicos del ciclo contable, la estructura de los estados financieros,los principales aspectos de costos y al final los temas básicos de análisisfinanciero.Es un lenguaje sencillo y especialmente dirigido a estudiantes de carrerasadministrativas de forma que no se requieran conceptos contables profundos paraentender la información financiera de la empresa y más aún, el análisis financieroque será fundamental en sus empresas a la hora de tomar decisiones de inversióny financiación.Se incluye en cada uno de los temas, fundamentación teórica, ejemplos prácticosy algunos ejercicios al final de forma que el estudiante pueda poner en práctica losconceptos comprendidos durante el desarrollo de su núcleo. 2
  3. 3. JUSTIFICACIÓNEl mundo de los negocios requiere profesionales con el compromiso demejoramiento continuo, debido a los cambios constantes por factores como laeconomía de libre mercado, la globalización y la tecnología, para lo cual losadministradores financieros no pueden ser ajenos y deben conocer e interpretarlas diferentes herramientas contables y financieras para la toma de decisiones.Es así como las organizaciones requieren profesionales que manejen, controlen yproyecten los recursos económicos y financieros de tal forma que garanticen laadecuada utilización de los mismos en las diferentes áreas de actuación,comprendiendo claramente los elementos que conforman los estados financieros yla forma de analizar e interpretar los mismos para realizar diagnósticos,estrategias y tomar decisiones que conduzcan a la generación de valor.OBJETIVO GENERALAdquirir la formación necesaria para que el profesional analice el papel quedesempeña la información contable, de costos y presupuestos dentro de lasorganizaciones para la toma de decisiones y la determinación de su estrategiacompetitiva en el mundo de los negocios, a través de una interpretación adecuadade dicha información, además, proporcionar los conceptos y herramientas básicaspara el análisis e interpretación de los estados financieros, a través de lasdiferentes herramientas financieras 3
  4. 4. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE • Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información dentro de la organización en el proceso de toma de decisiones. • Preparar y comprender los estados financieros básicos y las normas contables básicas y técnicas en su elaboración • Identificar las herramientas que se utilizan en las organizaciones para la toma de decisiones en cuanto a la estructura de costos y el manejo adecuado de los inventarios • Evaluar una empresa desde la óptica financiera a través de un diagnóstico, unas conclusiones y recomendaciones, dependiendo del sector donde se ubique la entidad. • Identificar los problemas que plantea la medición en el análisis financiero 4
  5. 5. ÍNDICECAPÍTULO 1: CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORES 8 - Definición de contabilidad 9 - Propósito de la contabilidad 9 - Objetivos básicos de la contabilidad 9 - Cualidades de la información contable 10 - Principios y normas contables básicas y técnicas 13 - Ciclo contable y clasificación de cuentas 23 - Plan único de cuentas 39 - Ecuación contable 42 - Libros de contabilidad 44 - Balance de prueba 51 - Período contable 53 - Ajustes y balance de prueba ajustado 53 - Asientos de cierre y ejemplo 62 - Ejemplo ciclo contable 68 - Ejercicio ciclo contable 1 77 - Ejercicio clasificación de cuentas 79 - Ejercicio ciclo contable 2 82 - Usuarios de la contabilidad 83 - Otros ejercicios sobre ciclo contable 85CAPÍTULO 2: COSTOS 88 - Definiciones básicas de costo, gasto, pérdida e inversión 89 - Clasificación de los costos 90 - Punto de equilibrio 96 - Elementos del costo 100 - Fórmulas de costos 102 - Ciclo de costos 103 - Metodologías de costeo 107 - Estado del Costo de Producción y Venta 109 - Ejercicio para elaborar el ECPyV 111 - Identificación de costos en una empresa industrial 112 5
  6. 6. - Costos por órdenes de fabricación 115 - Asignación de costos indirectos de fabricación 120 - Presupuesto de costos indirectos de fabricación 121 - Ejemplos y ejercicios de asignación de CIF 122 - Presupuesto de producción 134 - Taller de costos 137 - Costeo por procesos 140 - Ejercicios de costos propuestos 143 - Ejercicios de costos resueltos 150CAPÍTULO 3: INVENTARIOS 156 - Conceptos básicos de inventarios 156 - Clasificación de los inventarios en el PUC 157 - Sistemas de inventario 159 Periódico 159 Permanente 163 - Ejercicio sobre inventario periódico y permanente 165 - Métodos de valuación de inventarios 166 PEPS 166 UEPS 167 Promedio 168 Identificación específica 168 Retail 168 - Ejemplo sobre valoración de inventarios 169 - Ejercicios sobre valuación de inventarios 171 6
  7. 7. CAPÍTULO 4: ESTADOS FINANCIEROS 173 - Definición y clasificación de estados financieros 173 - Estado de resultados 174 - Balance General 178 - Estado de Cambios en el Patrimonio 181 - Estado de Fuentes y Aplicaciones de Fondos 183 - Estado de Flujo de Efectivo 204 - Taller general de ciclo contable y estados financieros 216CAPÍTULO 5: ANALISIS FINANCIERO 218 - La información financiera 218 - Fundamentos del análisis financiero 222 - Análisis horizontal y vertical 223 - Indicadores financieros 226 - Indicadores de liquidez 228 - Indicadores de actividad 231 - Indicadores de endeudamiento 236 - Indicadores de rentabilidad 238 - Indicadores de generación de valor 242 - Ejemplo de análisis financiero 273 - Ejercicios de análisis financiero 306BIBLIOGRAFÍA 311 7
  8. 8. 1 CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORESMuchas personas consideran que la contabilidad es un sistema técnico quesolamente comprenden los contadores y profesionales del área, sin embargo casitodos los individuos de una u otra forma tienen relación directa cada día con lacontabilidad y el manejo de los recursos financieros tanto a nivel personal como enun negocio o empresa.Desde que el hombre existe ha desarrollado actividades en conjunto y aunquealgunas de ellas no eran de carácter monetario a través del tiempo lo fueron, porlo tanto la contabilidad nació con el hombre y con la necesidad de controlar susrecursos, actividades y necesidades.La contabilidad es el arte de recolectar, resumir, analizar e interpretar informaciónfinanciera para obtener resultados que permitan tomar decisiones.Por lo tanto, al preparar un presupuesto de ingresos y gastos en el hogar,determinar cuánto debo pagar por impuestos, o manejar una empresa como en lacual laboramos, estamos utilizando conceptos e información contable.En este primer capítulo comprenderemos los principales conceptos de lacontabilidad, sus principios y normas, el ciclo contable y los principales aspectosdel mismo antes de la elaboración de los estados financieros. 8
  9. 9. 1. Definición de contabilidadLa Contabilidad es un Sistema de Información que identifica, clasifica, registra,analiza, interpreta, evalúa e informa las operaciones de una Organización, deforma completa, clara y fidedigna.Es importante a partir de cualquier definición, que la contabilidad siempre abarcalos siguientes conceptos: • Revisar los documentos generados en las operaciones de la Empresa • Clasificar los comprobantes de dichas operaciones • Registrar en los libros respectivos • Elaborar los Estados Financieros 2. Propósito de la contabilidadEl propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financierasobre una entidad económica a los diferentes usuarios, ya sean internos para latoma de decisiones administrativas y financieras, o usuarios externos comopropietarios, acreedores, inversionistas potenciales, el Estado y público engeneral, quienes tienen algún interés en la Empresa o han proporcionado sucapital por lo cual les interesa conocer el resultado de las operaciones. 3. Objetivos básicos de la contabilidadLa información contable debe servir fundamentalmente para: • Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período • Predecir flujos de efectivo • Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección • Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito • Evaluar la gestión de los administradores del ente económico • Ejercer control sobre las operaciones del ente económico • Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas 9
  10. 10. • Ayudar a la conformación de la información estadística nacional para determinar los agregados de la economía (PIB, crecimiento económico, etc) • Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad 4. Cualidades de la información contable La información contable presentada por cada organización, deberá cumplir determinadas características, denominadas cualidades con el fin de satisfacer los objetivos de la misma. Estas cualidades según la normatividad en Colombia son: Comparabilidad Comprensibilidad Utilidad Pertinencia Confiabilidad Valor de Valor de Fidelidad Oportunidad Neutralidad Verificabilidadrealimentación predicción representativa La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender La información es útil cuando es pertinente y confiable La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna 10
  11. 11. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cualrepresente los hechos económicos.Estas cualidades hacen posible que los Estados Financieros sean la mejorherramienta financiera para la toma de decisiones por parte de la Administración yde todos los usuarios en general. • Comparabilidad: La información contable debe ser preparada sobre bases uniformes que comprendan el uso de los PCGA para el ente económico en diferentes períodos • Comprensibilidad: La información contable debe ser clara y fácil de entender por quienes posean un conocimiento razonable de las actividades económicas y de los negocios • Utilidad: La información contable debe tomarse como base para que los usuarios puedan tomar decisiones racionales sobre sus vínculos con el ente. Pertinencia: La información contable debe ser relevante para las necesidades de los usuarios y ser capaz de generar cambios de actitud. • Valor de realimentación: Se posee este atributo si la información reduce la incertidumbre, confirmando o alterando las expectativas del usuario • Valor de predicción: La información contable debe mejorar la capacidad del usuario para hacer pronósticos acerca del resultado de eventos de interés • Oportunidad: La información debe estar disponible para los usuarios antes de que pierda su capacidad de influir sobre sus decisiones 11
  12. 12. • Confiabilidad: La información debe estar razonablemente libre de errores y desviaciones y debe presentar fielmente los hechos• Neutralidad: No deben presentarse factores de interés o conveniencia que le resten imparcialidad u objetividad a la información• Verificabilidad: La información contable y los métodos de medición pueden ser confirmados por otras personas que poseen la capacidad técnica para tal• Fidelidad representativa: Debe existir correspondencia entre las mediciones contables y los hechos económicos que representan. Debe destacarse la sustancia económica sobre la forma legal, para evitar errores de medición y tomar decisiones racionales sobre sus vínculos. 12
  13. 13. 5. Principios de contabilidadDe acuerdo al artículo 6º de la Ley 43 de 1990 (Reglamento del Contador Público)se entiende por Principios o Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados enColombia, el conjunto de conceptos o normas básicas y reglas o normas técnicasque deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntosy actividades de personas naturales o jurídicas.Es así como la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar,interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, enforma clara, completa y fidedigna.Los principios deben ser aplicados por todas las personas que de acuerdo con laLey están obligadas a llevar contabilidad 1, así como para quienes sin estarobligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. 5.1. Conceptos o normas básicas 2Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan ycircunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce sus cualidades. • Ente económico El Ente Económico es la Empresa, esto es, la actividad económica como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Una Empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios, realizados a través de uno o más establecimientos de comercio.1 “C. Co: Es obligación de todo comerciante llevar contabilidad de sus negocios”, personas naturales y jurídicas sin ánimode lucro que cumplan con los requisitos de la Ley 190 de 1995, Entidades vigiladas y Organizaciones Sindicales.2 Régimen Contable Colombiano 13
  14. 14. • Continuidad Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo, teniendo en cuenta aspectos como: Tendencias negativas, pérdidas recurrentes, flujos de efectivo negativos, deficiencias en el capital de trabajo, incumplimiento de obligaciones, dificultad de acceso al crédito, venta de activos principales, huelgas, restricciones jurídicas para operar.• Unidad de medida Los recursos de la Empresa deben reconocerse en una misma unidad de medida, la cual es la moneda funcional en la cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.• Periodo contable La Empresa debe preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia con cortes definidos previamente de acuerdo con las normas legales y al ciclo de operaciones de por lo menos una vez al año (diciembre 31) y la emisión de los Estados Financieros de propósito general.• Valuación o medición Tanto los recursos como los hechos económicos que afecten la Empresa deben ser cuantificados en términos de la unidad de medida, con criterios como el costo histórico, valor actual, valor de realización y valor presente. El costo histórico es el que representa el monto inicial pagado por el bien, re expresado por variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en el momento actual. 14
  15. 15. El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en el que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal del negocio. El valor neto de realización será una vez descontados los gastos de conversión del activo o liquidación del pasivo por comisiones, impuestos, transporte y empaque. El valor presente o descontado es el que representa el monto actual de las entradas o salidas netas en efectivo o su equivalente, que produciría un activo o un pasivo una vez descontado su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa efectiva promedio de captación de entidades financieras para certificados a 90 días, certificada por el Banco de la República.• Esencia sobre forma Los hechos y recursos económicos se deben reconocer y revelar, además de su forma legal, también por su esencia o realidad económica. En caso de que no se pueda reconocer su esencia económica, las notas a los Estados Financieros deben indicar el efecto que esto ocasiona sobre los resultados del ejercicio y la posición financiera.• Realización Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados, es decir, cuando se pueda comprobar que un ente económico tiene o tendrá beneficio o sacrificio económico como consecuencia de transacciones pasadas, sean internas o externas, o que experimente cambios en sus recursos. En ambos casos, las transacciones deben ser razonablemente cuantificables.• Asociación o relación de causalidad Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período, los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados del período corriente. 15
  16. 16. • Mantenimiento del patrimonio Se considera que una Empresa genera utilidad solo después de que su patrimonio al inicio del período se haya mantenido o recuperado. Esto implica excluir las transferencias de recursos a otros entes realizadas de acuerdo con la Ley. La evaluación se puede hacer con relación al patrimonio financiero (aportes) o al patrimonio operativo (físico• Revelación plena Todo Ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los Estados Financieros de propósito general, de las notas a los Estados Financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.• Importancia relativa o materialidad Los hechos económicos se deben reconocer y presentar de acuerdo con su importancia relativa, es decir, un hecho económico es importante cuando por su naturaleza, monto o circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios internos o externos de la información. Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.• Conservadurismo o prudencia Los hechos económicos se deben medir de manera confiable y verificable. De existir dificultades para su medición, se debe elegir la alternativa que menos probabilidad tenga de sobrestimar los ingresos y los activos o de subestimar los gastos y los pasivos. 16
  17. 17. • Características y prácticas de cada actividad Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico. 5.2. Reglas o normas técnicasLas normas técnicas constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulanel ciclo contable y la revelación de información. Algunas son de carácter amplio(Normas técnicas generales) y otras con carácter detallado (Normas técnicasespecíficas). Es el área más desarrollada de la regulación contable y su objetivoes informar de manera clara y completa la forma de efectuar y presentar losregistros de los hechos económicos. a. Normas técnicas generalesLas normas técnicas generales son las relacionadas con las fases de entrada deinformación, proceso y salida de datos. Son las que regulan el ciclo contable,entendido como el proceso que debe seguirse para garantizar que los hechoseconómicos se reconoces y transmiten correctamente a los diferentes usuarios dela información contable. 17
  18. 18. FASE NORMA TÉCNICA RELACIONADA - Reconocimiento del hecho económicoEntrada de información - Contabilidad de causación o acumulación - Medición al valor histórico - Moneda funcional - Provisiones y contingencias - Asignación de costos y gastos Procesamiento de - Diferimiento de ingresos y gastos datos - Asientos contables - Ajustes - Clasificación - Cierre contable - Verificación de afirmaciones antes de producir los Estados Financieros Salida de datos - Tratamiento de información conocida después de la fecha de corte y antes de emitir Estados Financieros • Reconocimiento del hecho económico Es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados, los cuales son reconocidos cuando corresponda con la definición de un elemento de los Estados Financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda presentarse de manera confiable. La Administración deberá reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información, por lo cual para emitir estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas. 18
  19. 19. • Contabilidad de causación o por acumulación Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. En este sentido, la contabilidad de causación estipula que los ingresos se reconocen en el período en que se realiza la venta o se presta el servicio con el fin de generar cifras de resultados más confiables y los costos y gastos se deben reconocer en el período corriente en el cual se incurren independientemente de cuándo sea su fecha de pago. La contabilidad de caja, solo considera como ingreso del período las ventas y los servicios prestados al contado y como gastos y costos los desembolsos realmente efectuados por la Empresa. En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptación.• Medición al valor histórico Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesaria la norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas específicas, dicho valor una vez re expresado como consecuencia de la inflación, cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor actual, al valor de realización o al valor presente.• Moneda funcional La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la presentación de información contable en otras unidades de medida, siempre que éstas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional. 19
  20. 20. • Provisiones y contingencias Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, re expresado si fuere el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resuelva en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Las probables son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir. Las contingencias remotas son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.• Asignación de costos y gastos Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, re expresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación. La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciación. La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles se denomina amortización. Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva deben estar técnicamente soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones. 20
  21. 21. • Diferimiento de ingresos y gastos Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido.• Asientos contables Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, para lo cual se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.• Ajustes Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda funcional.• Clasificación Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico. 21
  22. 22. El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen. La clasificación debe hacerse con base en el Plan Único de Cuentas, el cual está integrado en tres partes básicas • Catálogo de cuentas: Corresponde a una relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación. • Descripciones: En las descripciones se detallan los conceptos técnicos de registro de cada cuenta reseñada en el catálogo, es decir, se define su comportamiento contable • Dinámicas: Siguiendo la estructura de la cuenta “T”, con las dinámicas de las cuentas se precisa su movimiento débito o crédito.• Cierre contable Antes de divulgar los Estados Financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio.• Verificación de afirmaciones Antes de emitir los Estados Financieros, la administración de la Empresa debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las técnicas, son: • Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período. • Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos • Derechos y obligaciones: Los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones) obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte. 22
  23. 23. • Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados. • Presentación y Revelación: Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados. • Tratamiento de información después del cierre contable Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los Estados Financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.Las normas técnicas específicas son aplicables a los elementos del balance(activos, pasivos y patrimonio), del estado de resultados, las cuentas de orden ylas operaciones descontinuadas y empresas en liquidación, indicando losprocedimientos claros y precisos sobre la forma como se deben hacer el registrode los hechos económicos para los principales elementos y situacionesmencionadas. 6. Ciclo contableLa empresa es toda actividad económica que se organiza con el objetivo deproducir, transformar, comercializar, administrar bienes o prestar servicios con laconstitución de un establecimiento de comercio en el cual se indica el nombrecomercial y las marcas de los productos o servicios, los derechos del propietario,las mercancías o productos que se producen o comercializan, las instalacionescon su infraestructura y bienes.La contabilidad inicia entonces con la identificación de los hechos económicos enlo que se conoce como la recolección de información, teniendo en cuenta queestos hechos económicos debe estar soportados por documentos fuentes parapoder elaborar comprobantes de ingreso, egreso, entre otros. Estos registros ycomprobantes deben ser elaborados en orden cronológico, cuyo proceso seconoce como registro y clasificación de la información, para luego analizar lastransacciones y preparar informe de lo ocurrido en el período a través de losestados financieros, último paso del proceso contable y que se conoce comoresumen de la información. 23
  24. 24. Sin embargo no es solo recolectar, registrar, clasificar y presentar informes, sinoque debe realizarse un análisis de dicha información para la toma de decisionespor parte de la administración, el cual es el principal propósito de la contabilidad.El ciclo contable es el registro de todos los hechos económicos o transacciones enforma cronológica en los libros contables (libro diario y libro mayor), así como elproceso de ajustes a las cuentas, cierre de cuentas temporales y elaboración deestados financieros.El primer esquema del ciclo contable general sería: 33 Giovanni E. Gómez www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/31/ciclo.htm 24
  25. 25. El esquema de los movimientos durante el ciclo contable será:El hecho económico es aquel que afecta la estructura de la empresa, es decir quepor ejemplo un contrato firmado hoy aún no es un hecho económico hasta que secause el pago o cobro del mismo. Se identifican las cuentas, se realiza el registroen el libro diario, se traslada al mayor, se hace el balance de prueba, elaboramoslos ajustes, el balance de prueba ajustado, el proceso de cierre de cuentastemporales y por último los estados financieros para poder hacer el análisis de losmismos y tomar decisiones.Para comprender mejor el proceso del ciclo contable entraremos a definir algunosconceptos que lo componen. • Partida doble: Indica que todas las operaciones contables son semejantes a una balanza, ya que cada lado debe tener un valor igual conservando el equilibrio, por lo cual deberán tener mínimo dos partidas, una en el lado débito y otra en el crédito. • Transacciones: Son todas las operaciones con valor monetario que implican un cambio en la ecuación contable y por lo tanto en la estructura financiera de la empresa. Inicialmente se registran en el libro diario, en orden cronológico y de allí se trasladan al libro mayor y balances. El libro diario es donde se registran las transacciones diarias en la empresa. El libro mayor y balance es el que registra los saldos de las cuentas que se registraron en el diario y se identifica con una cuenta “T”. 25
  26. 26. • Naturaleza de las cuentas: De acuerdo con la naturaleza de las cuentas, donde se definió que las cuentas débito son activos, costos y gastos y las cuentas crédito son pasivos, capital e ingresos, se puede definir entonces que un débito es un aumento en las cuentas de activo, costos o gastos, así como una disminución en la cuenta de pasivo y patrimonio. Un crédito es un aumento en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, así como una disminución en la cuenta de activo, costos y gastos. • Registros contables: Son los registros monetarios que ocurren por una transacción u operación realizada por la Empresa. Pueden ser simples o compuestos. Registros simples: Son en los que la columna del débito es afectada por un solo registro, así como la columna crédito recibe un solo registro. La suma de ambas columnas será siempre igual, conservando la partida doble. Registro compuesto: Es aquel en los que el débito y el crédito son afectados por varios registros monetarios, es decir, en la misma transacción se involucran varias cuentas en el débito y una o varias cuentas en el crédito, conservando la igualdad.Clasificación de las cuentasUna cuenta es un formato sobre el cual se registran en forma clara, organizada ycomprensible los incrementos o disminuciones de un activo, pasivo o patrimoniouna vez realizada una operación en la empresa.El conjunto de cuentas se conoce como Libro Mayor y se representa con una “T”. NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO XXXXXX XXXXXXX SALDO 26
  27. 27. Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y lasdisminuciones o reducciones en el lado opuesto.El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debeEl lado derecho se conoce como crédito, abono o haber.La diferencia entre los dos lados de la cuenta se conoce como saldo que puedeser débito o crédito. Para determinar el saldo los aumentos se registran en unlado y las disminuciones en el lado contrario.• Cuentas reales o de balanceLas cuentas de balance son aquellas de duración permanente que tienen unarelación directa con el Balance General, representan bienes, derechos uobligaciones de la empresa y que conforman la ecuación contable. Alrelacionar estas cuentas, se puede determinar la situación financiera de laempresa a una fecha determinada. Las cuentas de balance están conformadaspor el activo, el pasivo y el patrimonio.Activos:Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el enteeconómico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se esperafluyan a la empresa beneficios económicos futuros.Son recursos o bienes económicos, propiedad de un negocio, con el cual seobtienen beneficios; los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturalezade la empresa; una empresa pequeña puede tener un solo vehículo, una modestaoficina; mientras que una gran tienda por departamento o una fabrica puede tener,edificios, maquinarias y equipos, terrenos, mobiliario, cuentas por cobrar y otros.Está conformado por cuentas como caja, bancos, deudores, inventarios,maquinaria y equipo, edificaciones, equipo de transporte, equipo de cómputo,terrenos, entre otros.Los activos pueden clasificarse según la función que desempeñan los elementosde activo en la empresa, así: 27
  28. 28. • Activo corriente: elementos que sufren cambios de manera continuada por la propia actividad empresarial, como los activos que se adquieren para su posterior venta (mercancías) o transformación (materias primas), los derechos de cobro por las ventas a crédito o el dinero en efectivo • Activo fijo: conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante un horizonte temporal prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados, ya sean tangibles o intangibles, e inversiones financieras, cuando la empresa no piensa desprenderse de ellas. A estos elementos se les denomina también inmovilizadoSegún la liquidez de los elementos de activo, es decir, según la capacidad deconvertirse en disponible (dinero), distinguimos entre: • Activos fijos: son las inversiones permanentes de la empresa en terrenos, edificios, equipos de cómputo, maquinaria, muebles y enseres, vehículos, equipo de oficina, entre otros. • Existencias o inventarios: cuya conversión en liquidez se produce por la venta y aplican directamente a empresas industriales y comerciales. • Deudores (realizable): son los elementos que se pueden convertir en dinero en un corto plazo de tiempo teniendo en cuenta la actividad normal de la empresa, como los derechos de cobro o cuentas por cobrar • Disponible: representa los medios líquidos, es decir, el dinero en efectivo de que dispone la empresa (caja, bancos, inversiones temporales) ACTIVOS DEBITO CREDITO Aumenta Disminuye SALDO 28
  29. 29. Para efectos académicos, los activos los clasificaremos en activos corrientes oaquellos que están en efectivo o se pueden transformar en efectivo en el períodoactual (disponible, cartera, inventarios) y activo no corriente o aquellos deduración permanente, que no están destinados para la venta y están para el usoen el desarrollo del objeto social (vehículos, terrenos, edificios, muebles,maquinaria, entre otros activos fijos; inversiones permanentes y otros activos delargo plazo).Principales activos:Disponible - Caja General - BancosInversionesDeudores (Cuentas por cobrar clientes)InventariosPropiedades Planta y Equipo - Terrenos - Edificaciones - Muebles y enseres - Equipo de Oficina - Equipo de computo y comunicación - Flota y Equipo de TransporteIntangiblesValorizacionesAlgunas cuentas del activo:Caja: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta elente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en formainmediata.Bancos: Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico enmoneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior. 29
  30. 30. Inversiones: Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones,cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquierotro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporalo permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez,establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir condisposiciones legales o reglamentarias.Deudores: Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor delente económico, incluidas las comerciales y no comerciales.Inventarios: Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros,productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesosde transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias delgiro ordinario de los negocios del ente económico.Equipo de transporte: Registra el costo de adquisición de las unidades detransporte, equipos de movilización y maquinaria de propiedad del ente económicodestinados al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de susactividades.Construcciones y Edificaciones: Registra el costo de adquisición oconstrucciones de inmuebles de propiedad del ente económico destinados para eldesarrollo del objeto social.Terrenos: Registra el valor de los predios donde están construidas las diferentesedificaciones de propiedad del ente económico, así como los destinados a futurasampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo.Equipo de oficina: Registra el costo de adquisición del equipo mobiliario,mecánico y electrónico de propiedad del ente económico, utilizado para eldesarrollo de sus operaciones. En esta cuenta están comprendidos los muebles yenseres como una subcuenta y los equipos (electrónicos y mecánicos) como otrasubcuenta.Equipo de computación: Registra el costo de adquisición del equipo de computoy comunicación adquiridos por el ente económico para el desarrollo de sus planeso actividades de sistematización y/o comunicación.Maquinaria y Equipo: Registra el costo de adquisición y montaje de la maquinariay equipo en que incurre el ente económico. 30
  31. 31. PasivosUn pasivo es la representación financiera de una obligación presente del enteeconómico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que enel futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.Dentro de los pasivos se encuentran las obligaciones financieras, cuentas porpagar, proveedores, obligaciones laborales, pasivos estimados, entre otros.Los pasivos son deudas que surgen de la compra de mercancías denominadoproveedores, o por servicios a crédito y otros conceptos que se denomina cuentaspor pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la formaen la cual está representada una deuda, cuando se obtiene dinero en préstamos,es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar; en el caso de unbanco es obligaciones financieras. PASIVOS DEBITO CREDITO Disminuye Aumenta SALDOSegún el plazo de exigibilidad del pasivo, se pueden clasificar en:Pasivo a corto plazo o pasivo corriente: son aquellas deudas que la empresadebe cancelar en el plazo menor a un año o en el período contable actual, esdecir, cuyo vencimiento es igual o inferior al año. Se destacan entre ellas lasdeudas con los proveedores, que se derivan de la compra de bienes y serviciosnecesarios para desarrollar la actividad principal de la empresa, así como deudascon bancos a corto plazo, obligaciones laborales, entre otras. 31
  32. 32. Pasivo a largo plazo: son aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en elplazo mayor a un año, como son los préstamos o empréstitos emitidos y lasdeudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a unaño. Este tipo de financiación, junto con los recursos propios, se utiliza parafinanciar la estructura fija, o activo fijo, de la empresa.Principales pasivos:Obligaciones financierasProveedoresCuentas por pagarDeudas con socios o accionistasRetención en la fuente por pagarImpuesto a las ventas por pagarImpuestos y tasas por pagarObligaciones laboralesPasivos estimados y provisionesIngresos recibidos por anticipadoAlgunas cuentas del pasivo 4Obligaciones financieras: comprende el valor de las obligaciones contraías por elente económico mediante la obtención de recursos provenientes deestablecimientos de crédito o de otras instituciones financieras u otros entesdistintos de los anteriores, del país o del exterior, también incluye los compromisosde recompra de inversiones y cartera negociada. Por regla general, lasobligaciones contraídas generan intereses y otros rendimientos a favor delacreedor y a cargo del deudor por virtud del crédito otorgado, los cuales se debenregistrar por separado.Proveedores: comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico,por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación ocomercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operacionesrelacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como,materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra ycompra de energía.4 Decreto 2650 de 1993 32
  33. 33. Obligaciones Laborales: comprende el valor de los pasivos a cargo del enteeconómico y a favor de los trabajadores, extrabajadores o beneficiarios, originadosen virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, talescomo: Salarios por Pagar, Cesantías Consolidadas, Primas de Servicios,Prestaciones Extralegales e Indemnizaciones Laborales.Cuentas por pagar: comprende las obligaciones contraías por el ente económico afavor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligacionesfinancieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañíasvinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos porpagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudascon accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en lafuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios.PatrimonioEl patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después dededucir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio el capital social, lasreservas, las utilidades y otras cuentas que representan la parte que correspondea los propietarios. El capital social de una compañía anónima se divide en partealícuota, llamadas acciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darán asus dueños o accionistas iguales derechos de acuerdo con su participación.En el patrimonio no se clasifica ya que todo se constituye como financiación delargo plazo, sin embargo se pueden distinguir diferentes tipos de recursos propios,así:Aportes de los propietarios: constituidas por los aportes iniciales del socio,además de los desembolsos que puedan realizar con posterioridad a laconstitución de la empresa. A los aportes de los propietarios se las conoce con elnombre de capital.Reservas: constituyen los recursos generados por la propia empresa al obtenerésta beneficios que permanecen en la misma sin ser retirados por los socios condestino a sus patrimonios privados y que por ley son el 10% de la utilidad hastaacumular el 50% del capital y que sirven para cubrir futuras pérdidas. Tambiénpueden existir otras reservas estatutarias o con destinación específicaindependientes de la reserva legal. 33
  34. 34. Utilidades o excedentes acumulados: equivalentes a los resultados de períodosanteriores que no fueron distribuidos como dividendos o utilidades para los sociosy se acumulan en el patrimonio de la empresa.Resultado del ejercicio: también forman parte de los recursos propios. Si no sereparten en forma de dividendos a los propietarios, pasarán a formar parte de losbeneficios retenidos.Existen otras cuentas de patrimonio que incrementan la participación de lospropietarios sobre el valor total de los activos. La naturaleza del patrimonio escrédito: PATRIMONIO DEBITO CREDITO Disminuye Aumenta SALDOPrincipales cuentas del patrimonio:Capital socialSuperávit de capitalReservasRevalorización del patrimonioResultado del ejercicioResultados de ejercicios anterioresSuperávit por valorización 34
  35. 35. Cuentas de ordenSon cuentas que representan bienes que no son propiedad de la empresa, sino deterceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, comomercancías en consignación, valores en custodia, entre otras. Así mismo incluyealgunas contingencias futuras que pueden afectar la estructura económica de laempresa.• Cuentas nominales o de resultadoSon aquellas que se originan en las operaciones de la Empresa, determinandoincrementos o disminuciones del patrimonio con base en las utilidades o pérdidasgeneradas en el ejercicio. Se denominan temporales ya que su duración es hastala terminación del ciclo o período contable, en cuyo momento se cancelan o secierran y dentro de este grupo se clasifican los ingresos operacionales, gastosoperacionales, costos de venta o fabricación, ingresos no operacionales y gastosno operacionales.IngresosLos ingresos representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementosdel activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generanincrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por laprestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas duranteun período, que no provienen de los aportes de capital. INGRESOS DEBITO CREDITO Disminuye Aumenta SALDO 35
  36. 36. Principales cuentas de ingresos:Operacionales - Venta de productos - Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas (db) - Venta de serviciosNo operacionales - Financieros - Utilidad en venta de activosLos ingresos se diferencian por la causa que le dio origen clasificándose eningresos operacionales y no operacionales:5“Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros quepercibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividadcomercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación seregistrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a lascuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingresocuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo elcobro. Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán conabono al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas -. Los ingresos se registrarán enmoneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en monedaextranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcionalutilizando la tasa de conversión aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdocon el origen de la operación que los genera. Los ingresos se clasifican enoperacionales y no operacionales”.Algunos ejemplos de cuentas de ingresos son:Ingresos por AsesoríasIngresos por TransporteIngresos por Publicidad5 Decreto 2650 de 1993 36
  37. 37. Ingresos Por ArrendamientoIngresos por InteresesIngresos por VigilanciaGastosLos gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminucionesdel activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generandisminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración,comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, queno provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. GASTOS DEBITO CREDITO Aumenta Disminuye SALDOPrincipales gastos:Operacionales de administración - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos - Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Amortizaciones - ProvisionesOperacionales de venta - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos 37
  38. 38. - Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Diversos - Provisiones - No operacionales - FinancierosEl decreto 2650 de 1993 define los egresos como:“Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en queincurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en unejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrarácon cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientesde pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarloaunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico lascuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas”.Algunos ejemplos de gastos son:Gasto SalariosGasto PapeleríaGasto ArrendamientoGasto Aseo y CafeteríaGasto InteresesGasto CombustibleGastos de representaciónGasto Fotocopias 38
  39. 39. Costos de ventasLos costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente conla adquisición o producción de los bienes o la prestación de los servicios, de loscuales un ente económico obtuvo sus ingresos. Los principales costos son loscostos de ventas y los costos de producción. COSTOS DE VENTAS DEBITO CREDITO Aumenta Disminuye SALDO7. Plan único de cuentasPara tener un registro uniforme de las operaciones realizadas por las diferentesempresas, similar información contable y claridad y confiabilidad para laevaluación de los diferentes sectores económicos, en Colombia se utiliza el PUC(Plan único de cuentas) para comerciantes, de obligatoria aplicación desde el año1995 y establecido por el decreto 2195 de 1992 y modificado y reglamentado porel decreto 2650 de 1993, decreto 2894 de 1994, decreto 2116 de 1996 y decreto95 de 1997. El Plan Único de Cuentas está estructurado en catálogo de cuentas,descripciones y dinámicas.El catálogo de cuentas se refiere a larelación y clasificación de clases,grupos, cuentas y subcuentas deactivos, pasivos, patrimonio, ingresos,gastos, costos y cuentas de orden. Elprimer dígito indica la clase, los dosprimeros dígitos indican el grupo, loscuatro primeros dígitos identifican lacuenta y los seis primeros dígitosindican la subcuenta. 39
  40. 40. Las descripciones detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos ycuentas que se incluyen en el catálogo de cuentas y precisan las operaciones quedeben ser registradas en cada una de las cuentas.Las dinámicas expresan la forma en que deben ser utilizadas las cuentas yrealizarse los movimientos débitos y créditos que las puedan afectar.Por ejemplo la clase 1 es el activo.El grupo 11 es el disponibleLa cuenta 1105 es cajaPor lo tanto se tendría:Clase 1 ActivoGrupo 11 DisponibleCuenta 1105 CajaRegistra las existencias en dinero efectivo o en cheques con que cuenta laempresa, tanto en moneda nacional como extranjera, disponibles en formainmediata.Así se clasificarían cada una de las cuentas de los diferentes grupos.Las principales cuentas que conforman el PUC son: 40
  41. 41. CATALOGO DE CUENTAS1 ACTIVO 2 PASIVO11 DISPONIBLE 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS1105 CAJA 22 PROVEEDORES1110 BANCOS 23 CUENTAS POR PAGAR1120 CUENTAS DE AHORRO 24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS1125 FONDOS 25 OBLIGACIONES LABORALES12 INVERSIONES 26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES1205 ACCIONES 2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO1210 CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL 2805 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS1215 BONOS 2810 DEPOSITOS RECIBIDOS1230 PAPELES COMERCIALES 29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES1240 ACEPTACIONES BANCARIAS O FINANCIERAS13 DEUDORES1305 CLIENTES1325 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS Y ACCIONISTAS1330 ANTICIPOS Y AVANCES1335 DEPOSITOS1345 INGRESOS POR COBRAR 3 PATRIMONIO1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES1380 DEUDORES VARIOS 31 CAPITAL SOCIAL1390 DEUDAS DE DIFICIL COBRO 32 SUPERAVIT DE CAPITAL1399 PROVISIONES 3205 PRIMA EN COLOCACION DE ACCIONES14 INVENTARIOS 3210 DONACIONES1405 MATERIAS PRIMAS 33 RESERVAS1410 PRODUCTOS EN PROCESO 3305 RESERVAS OBLIGATORIAS1430 PRODUCTOS TERMINADOS 3310 RESERVAS ESTATUTARIAS1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 34 REVALORIZACION DEL PATRIMONIO1455 MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS 3405 AJUSTES POR INFLACION1499 PROVISIONES 3410 SANEAMIENTO FISCAL15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 3505 DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES1504 TERRENOS 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO 3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 3610 PERDIDA DEL EJERCICIO1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES1524 EQUIPO DE OFICINA 3705 UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 3710 PERDIDAS ACUMULADAS1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES1592 DEPRECIACION ACUMULADA16 INTANGIBLES1605 CREDITO MERCANTIL1610 MARCAS1615 PATENTES 4 INGRESOS1630 KNOW HOW1698 AMORTIZACION ACUMULADA 41 OPERACIONALES17 DIFERIDOS 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 42 NO OPERACIONALES1710 CARGOS DIFERIDOS 4210 FINANCIEROS1798 AMORTIZACION ACUMULADA 4215 DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES18 OTROS ACTIVOS 4220 ARRENDAMIENTOS1805 BIENES DE ARTE Y CULTURA 4245 UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO19 VALORIZACIONES 4250 RECUPERACIONES 41
  42. 42. 5 GASTOS 6 COSTOS DE VENTAS 61 COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR5105 GASTOS DE PERSONAL 62 COMPRAS5115 IMPUESTOS 6205 DE MERCANCIAS5120 ARRENDAMIENTOS 6210 DE MATERIAS PRIMAS5130 SEGUROS 6215 DE MATERIALES INDIRECTOS5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES5160 DEPRECIACIONES 7 COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACION52 OPERACIONALES DE VENTAS 71 MATERIA PRIMA5205 GASTOS DE PERSONAL 72 MANO DE OBRA DIRECTA5215 IMPUESTOS 73 COSTOS INDIRECTOS5220 ARRENDAMIENTOS 74 CONTRATOS DE SERVICIOS5230 SEGUROS5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS5260 DEPRECIACIONES 81 DERECHOS CONTINGENTES53 NO OPERACIONALES 82 DEUDORAS FISCALES5305 FINANCIEROS 83 DEUDORAS DE CONTROL54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92 ACREEDORAS FISCALES 93 ACREEDORAS DE CONTROL8. La ecuación contableUna empresa para poder realizar sus operaciones requiere de una infraestructuray determinados recursos, los cuales son proporcionados por los dueños iniciales opor terceras personas que participan como socios o como prestamistas. Unaestructura inicial de la empresa podría ser: PASIVOS ACTIVOS PATRIMONIOLos totales en pesos de ambos lados siempre serán iguales porque sonsimplemente dos apreciaciones de los mismos recursos de la Empresa. Larelación de los activos muestra los recursos que posee la empresa, mientras quela relación de los pasivos y del patrimonio nos dicen quien proporcionó estosrecursos a la empresa y cuánto proporcionó cada grupo. Todo lo que posee unaempresa ha sido proporcionado por los acreedores o por el propietario. Por lotanto, los derechos totales de los acreedores más los derechos del propietario soniguales a los activos totales de la empresa. Esta relación define la Ecuaciónfundamental de la contabilidad que representa la posición financiera del negocio. 42
  43. 43. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos que posee la empresa yen el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores ypropietarios del negocio. La ecuación está expresada así: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIOPartiendo de la definición que el resultado de la empresa está dentro delpatrimonio y que se determina como la diferencia entre ingresos, costos y gastos,podríamos establecer una ecuación contable de la siguiente forma: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS – COSTOS - GASTOSPor lo tanto, un último esquema sería el siguiente: ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOSEsta última forma de clasificar la Ecuación Contable, nos permite determinar unaprimera aproximación a la naturaleza de las cuentas, definidas de la siguienteforma: ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOSDe este esquema podemos concluir que las cuentas de activo, costos y gastostienen naturaleza Débito, mientras que las cuentas de pasivo, capital e ingresostendrán naturaleza crédito, teniendo en cuenta además que las cuentas de activo,pasivo y capital son de balance, por lo tanto tendrán un saldo al final del período,mientras que las cuentas de costos, gastos e ingresos son temporales, por lo cualse cierran al finalizar el período contable. 43
  44. 44. 9. Libros de contabilidadSegún el Código de Comercio en el artículo 48, “Todo comerciante conformará sucontabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros engeneral, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia.Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación,faciliten la guarda de su archivo y correspondencia”Los libros de contabilidad son la base para elaborar los estados financieros y enellos se resumen todas las operaciones que se presentaron durante determinadoperíodo. Estos libros deben ser registrados en la Cámara de Comercio del lugardel domicilio de la empresa, aceptando como procedimiento de reconocido valortécnico contable los medios manuales y el registro en forma electrónica,conservando dichos libros por lo menos durante 20 años (Artículo 31 C de Co.)Los libros se deberán llevar conforme a la normatividad vigente y la naturaleza dela organización, en orden cronológico en períodos iguales o inferiores a un mes,realizando un resumen mensual de los movimientos débito y crédito, relacionandolas cuentas que determinan propiedades, derechos y obligaciones del ente ydemás aspectos que se contemplan en las normas y en los principios decontabilidad.a. Libro diarioEs un libro principal en el cual se registran en orden cronológico los comprobantesde diario elaborados en la empresa que se originan en hechos económicosocurridos durante el mes. Se conoce como diario columnario o registro deasientos originales, teniendo en cuenta que en cada registro se debe indicar losnombres de las cuentas que se afectaron, la naturaleza débito y/o crédito, el valorde cada débito y crédito y una explicación breve de la transacción que debe estarsoportada por documentos fuente. Un ejemplo de libro diario es el siguiente: LIBRO DIARIO FECHA DESCRIPCIÓN REFERENCIA DÉBITOS CRÉDITOSUna vez identificado el hecho económico y sus documentos soporte, se procede aelaborar el libro diario con el registro contable, determinando el año, mes y día dela transacción. En la descripción se colocan las cuentas debitadas y acreditadas. 44
  45. 45. En referencia se puede anotar el código de la cuenta para cruzarla con el libromayor. En débitos y créditos se colocan los valores que afecta cada cuenta,dejado por último un detalle de la operación que puede registrarse en el espaciode descripción, debajo de los nombres de las cuentas.b. Libro mayorEs un libro principal en el cual se registra el movimiento mensual de las cuentas apartir de los movimientos del libro diario, resumiendo los movimientos por cadauna de las cuentas y para lo cual esquemáticamente se representa como una letra“T”, por lo cual se conoce como cuenta “T”, la cual contiene el nombre de lacuenta, en el lado izquierdo los valores débito, en el lado derecho los créditos y ladiferencia entre los dos (cualquier lado) se conoce como saldo. NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO XXXXXX XXXXXXX SALDOPara el registro en el libro mayor, debe identificarse la cuenta que afecta, analizarsi dicha cuenta es de naturaleza débito o crédito para establecer su aumento odisminución y registrar la transacción en las respectivas cuentas, teniendo encuenta el principio de partida doble para conservar la igualdad de la ecuacióncontable.Por ejemplo: Una empresa inicia operaciones con dos transacciones:Enero 5. Su propietario aporta $1.000.000 en inventarios y $4.000.000 enefectivo.Enero 10. Compra muebles y enseres por valor de $3.000.000 de contado. 45
  46. 46. El registro en el diario sería LIBRO DIARIO FECHA DESCRIPCIÓN REFERENCIA DÉBITOS CRÉDITOS Enero 5 Efectivo $4.000.000 Inventarios 1.000.000 Capital $5.000.000Enero 10 Muebles y enseres $3.000.000 Efectivo $3.000.000El traslado al libro mayor sería: Efectivo Inventarios Débitos Créditos Débitos Créditos 4.000.000 3.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 Capital Muebles y enseres Débitos Créditos Débitos Créditos 5.000.000 3.000.000 5.000.000 3.000.000De acuerdo al ciclo contable inicial, debemos ver los asientos de diario, quetambién se conocen como libro diario y luego es el traslado al mayor, que son lascuentas “T” para efectos didácticos. 46
  47. 47. Los asientos de diario tienen la siguiente estructura: Débito CréditoFecha Cuenta Débito xxxxx Cuenta crédito xxxxx ------------------------------------------ Detalle o descripción breve de la transacciónComo se puede observar, lo primero es la fecha, que me indica el día, mes y añoen que se dio la transacción, la segunda parte son las cuentas que intervienen enla transacción, las cuales como mínimo deben ser 2; la otra parte son los débitos olos créditos, dependiendo de cómo se afecte cada cuenta y por último es eldetalle, donde en forma breve se cuenta en que consistió la transacción.Observen que los asientos de diario facilitan el traslado a las cuentas “T”, porqueal relacionar las cuentas se dice también en que lado se afectan y así mismo debeser su traslado, es decir, si la cuenta equipo de transporte y bancos intervienen enuna transacción, se debe de hacer primero el asiento de diario y luego el trasladoa las cuentas “T” tal y como lo reflejan los asientos de diario, ejemplo: en marzo 16de 20xx se compra un vehículo por $40’000.000 de contado, para lo cual se giraun cheque.Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000 Bancos 40’000.000 -------------------------------------------Analizando, vemos que la cuenta Equipo de transporte se afectó con unmovimiento débito de $40’000.000 y la cuenta de bancos con un movimientocrédito de $40’000.000; luego, para realizar el traslado a las cuentas “T”,simplemente basta con buscar o crear la cuenta Equipo de transporte y asentarleen el débito un movimiento por $40’000.000 y luego en la cuenta “T” de bancosregistrarle en el crédito un movimiento por $40’000.000. Es importante resaltarque en todos los asientos de diario se debe observar la partida doble, es decir,que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos, sin importar elnúmero de cuentas que intervengan en la transacción, por ejemplo, si la compradel vehículo anterior se cancelara 60% de contado y el resto a crédito, el asientosería: 47
  48. 48. Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000 Bancos 24’000.000 Costos y Gastos por pagar 16’000.000 ------------------------------------------- Para registrar la compra del vehículo X de placas LVY001, el cual esta destinado para uso del gerente.Como vemos, en el asiento intervienen 3 cuentas y aún así los débitos son igualesa los créditos.La pregunta que se harán en el momento es: ¿para qué se hacen 2 procesos queson iguales aparentemente y que solo varían en la forma?Hasta el momento no se hace la diferencia pero la respuesta a este interrogantees que en los asientos de diario se escribe o relaciona una cuenta cuantas vecesse vea afectada en un período contable, por ejemplo, si la cuenta de bancos semovió con una transacción el 5 de marzo y el 10 de marzo se vuelve a mover conotra transacción, se debe relacionar en los asientos de diario del 5 y del 10 demarzo la cuenta de bancos; pero para el uso de las cuentas “T” solo se debeutilizar una cuenta de bancos, lo que me indica que los dos movimientos que tuvola cuenta de Bancos se verán reflejados en una sola cuenta “T” denominadaBancos, la cual contendrá todos los movimientos débitos y créditos de esta cuentaen un período contable determinado y esto facilitará la obtención del saldo de lacuenta para obtener finalmente el dato para la elaboración de los estadosfinancieros.Lo anterior lo podemos observar en el siguiente ejercicio:Enero 2 Se constituyen una sociedad limitada para la prestación de servicios devigilancia, para lo cual los socios aportan $200’000.000 en cheque, con los cualesse abre inmediatamente una cuenta en el banco X.Enero 4 Se compra un local por $80’000.000 con chequeEnero 10 Se compran 4 escritorios y 4 sillas por $2’500.000 con cheque. 48
  49. 49. Asientos de diarioEnero 2 Bancos 200’000.000 Capital social 200’000.000 --------------------------------------------------Para registrar el capital aportado por los socios A,B y C en la constitución de lasociedad.Enero 4 Construcciones y edificaciones 80’000.000 Bancos 80’000.000 ---------------------------------------------------Compra de un local ubicado en la carrera 46 # 53 – 14, en el cual estará la sedede la sociedad.Enero 10 Muebles y Enseres 2’500.000 Bancos 2’500.000 ---------------------------------------------------Compra de 4 escritorios y 4 sillas para dotar las oficinas.Traslado a cuentas “T” Bancos Capital social Enero 2 200’000.000 80’000.000 Enero 4 200’000.000 Enero2 2’500.000 Enero 10 200’000.000 82’500.000 117’500.000 49
  50. 50. Construcciones y edificaciones Muebles y EnseresEnero 4 80’000.000 Enero 10 2’500.000Analicemos el ejercicio:Como se puede observar lo primero que uno realiza son los asientos de diario ydespués de los asientos de diario se hace el traslado a cuentas “T”, y en esteejercicio logramos mostrar lo que se había explicado teóricamente antes deldesarrollo de éste, que consistía en la elaboración de una cuenta “T” por cadacuenta que intervenga, como fue el caso de la cuenta de bancos, la cual tuvomovimiento en todas las transacciones y por lo tanto se relacionó en todos losasientos de diario, pero para el traslado a las cuentas “T” solo se abrió una cuentadenominada bancos y en ella se registraron todos los movimientos que sepresentaron de ella, o sea que en esta cuenta se concentraron todos losmovimientos y esto facilita la obtención del saldo al final de un determinadoperíodo contable, por ejemplo, si en el mes de enero no se realizaran mástransacciones se podría decir que el saldo en bancos es de $117’500.000 y comolas otras cuentas no tuvieron más movimiento, simplemente ese registro es elsaldo para enero; adelantándonos un poco, les digo que con estas cuentas “T”saldadas podría realizar el balance de prueba y los estados financieros de esasociedad, así de sencilla es la contabilidad. 50
  51. 51. 10. Balance de pruebaEs un informe que se conoce como balance de comprobación y en el cual sedetermina en forma de lista a dos columnas los saldos débito y crédito de todaslas cuentas que afectaron el libro mayor para determinar si se cumple la partidadoble, verificando la igualdad de débitos y créditos y como base fundamental paraelaborar los estados financieros.Se prepara antes de los estados financieros de cada mes para verificar la igualdadde débitos y créditos y encontrar errores que se presentaron en el período. Secolocan los nombres de las cuentas en orden de codificación, en una columna losvalores débito y en la otra los valores crédito. Este balance no garantiza quetodos los registros fueron correctos, porque a pesar de presentar sumas igualespuede ocurrir que en un registro se utilizó una cuenta equivocada o un valorequivocado con igual registro en débito y crédito.Un ejemplo de balance de prueba es el siguiente: P´lucas Ltda. Balance de prueba A 31 de diciembre de 2009Nombre de la cuenta Débitos CréditosCaja $ 500Clientes 4.000Inventarios 1.000Equipo oficina 10.000Gastos por salarios 3.000Gasto servicios públicos 500Cuentas por pagar $ 2.500Capital 8.500Ingresos operacionales 8.000Totales $ 19.000 $ 19.000 51
  52. 52. El balance de prueba no es tomado como un estado financiero sino como uninforme, del cual podemos obtener fácilmente el estado de resultados y el balancegeneral; este informe sirve además para comprobar la partida doble en el ejercicio,más no me indica que todas las contabilizaciones estén buenas, pues puedesuceder que una contabilización se haya realizado al contrario, por lo tanto, lapartida doble se da, pero no la correcta contabilización.La materia prima o elementos con los que se construye un balance de prueba, sonlas cuentas “T” saldadas al final del período que se pretende emitir los estadosfinancieros; estas cuentas “T”, son relacionadas en el balance de prueba con elrespectivo saldo que quedó, sin excluir ninguna clase, es decir que se relacionanlas cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.Después de elaborar el balance de prueba se procede a construir el estado deresultados, para el cual solo se toman las cuentas de ingresos y gastos,obteniendo de él un resultado del ejercicio, bien sea utilidad o pérdida; y luego seforma el balance general, utilizando para este las cuentas de activo, pasivo ypatrimonio, además, en forma manual y no contable (por el momento), se tomaráel resultado del ejercicio arrojado por el estado de resultados y se pondrá en lasección del patrimonio en una cuenta denominada “Resultados del ejercicio”.Este procedimiento dejara de hacerse en forma manual cuando veamos acontinuación el tema de “Asientos de cierre”, con el cual surgirá contablemente lacuenta “resultados del ejercicio”, producto de la comparación de los ingresos y losgastos en una cuenta “T”.En el balance de prueba podemos encontrar dos grandes partes como son elencabezado y el cuerpo, a su vez en el cuerpo tenemos varias partes como sonlas cuentas con su saldo débito o crédito y en la parte inferior encontraremos lassumas iguales, veamos: El Grupo dede Administradores El Grupo Administradores Encabezado Balance dede prueba Balance prueba A Marzo 30 de 20xx A Marzo 30 de 20xx Cuentas Débito Crédito . . . . Cuerpo ------- -------- Sumas iguales xxxx xxxx ==== ===== 52
  53. 53. En el balance de prueba se trata de conservar un orden en la relación de lascuentas donde primero son los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.Dentro de los activos y los pasivos se debe tener en cuenta el grado de de liquidezde los mismos, es decir, en los activos se debe mirar cual es que se puedeconvertir en efectivo de una manera más rápida o que se encuentre en efectivo, talcomo sucede con la cuenta de caja. Por lo tanto, siempre entre 2 activos se debemirar cual es más fácil para la venta o realización y este será el que se relacioneprimero11. Período contableLos hechos económicos se van registrando cronológicamente, pero debenelaborarse informes financieros que permitan analizar la situación de la empresa ytomar decisiones, por lo cual se establecen períodos contables para realizar elcorte de las actividades y medir el desempeño de la empresa.El período contable es el tiempo en el cual se miden los resultados y según lanormatividad corresponde al período enero 1° a diciembre 31 de cada año, fechaen la cual se deben emitir los estados financieros de propósito general. Sinembargo y para una mejor gestión empresarial, las organizaciones deberían medirsus resultados en forma mensual o trimestral con fines administrativos, teniendoen cuenta que al finalizar cada período se deben realizar los ajustes y cierre decuentas de resultados para preparar los estados financieros.12. AjustesUna vez terminado el proceso de registro de la información durante el períodocontable en los libros de contabilidad se inicia un proceso de ajustes para algunascuentas, el cierre de las cuentas temporales y la elaboración de EstadosFinancieros del período. En este proceso deben considerarse aspectos comocontabilidad de causación y asociación de ingresos y egresos. Los asientos deajuste son transacciones que no solo afectan el período en que se realizan sinoperiodos posteriores, como es el caso de unos intereses cancelados poranticipado sobre una obligación financiera. Como los intereses corresponden avarios periodos, al final de cada mes deberá registrarse el gasto correspondiente. 53
  54. 54. En estos casos el documento soporte siempre será el inicial en el momento delpago de dichos intereses, por lo cual el soporte será el comprobante indirecto deajustes que reconocerá la causación del ajuste.El objetivo de los asientos de ajustes es registrar las transacciones o los hechoseconómicos que no se hayan reconocido y corregir los errores cometidos en losasientos contables. Se registran hechos económicos como: - Ingresos realizados pendientes de cobro - Gastos causados sin pagar - Asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el periodo - Ingreso del periodo por ingresos recibidos por anticipado - Gastos por depreciación - Corrección de errores en los asientos contablesClasificación de los ajustes • Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados - Ingresos realizados pendientes de cobro - Gastos acumulados causados por pagar • Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados - Ingresos diferidos - Gastos diferidos y pagados por anticipado • Ajustes por depreciaciones y amortizaciones • Corrección de errores, omisiones y otros ajustesAjustes por ingresos y gastos acumuladosa. Ingresos realizados pendientes de cobro: Corresponden a los serviciosprestados por la Empresa durante el período contable y que al final del mismo nose han facturado (causado). Estos servicios deben ser reconocidos comoingresos operativos del periodo. 54
  55. 55. Ejemplo: P´Lucas Ltda. Presta servicios durante marzo de 2009 al CEIPA por$1.200.000. El 31 de marzo no se ha realizado la cuenta de cobro, por lo cualdebe reconocerse el valor como ingreso operacional mediante un ajuste: Cuentas por cobrar clientes $1.200.000 Ingresos operacionales 1.200.000P´Lucas Ltda. Otorga un crédito para educación a María Eugenia Morales el 15 demarzo de 2009, por un valor de $1.000.000 con interés nominal anual del 12%pagaderos en tres meses junto con los intereses. El registro inicial sería: Cuentas por cobrar empleados $1.000.000 Bancos $1.000.000Al finalizar el mes de marzo, el ajuste será el siguiente: Intereses = $1.000.000 x 12% x 15/360 = $5.000 Ingresos por cobrar – intereses $ 5.000 Ingresos no operacionales – Intereses 5.000El efecto es un incremento en los ingresos y por lo tanto en la utilidad (ingresooperacional o ingreso no operacional), así como un incremento en las cuentas porcobrar (clientes) o ingresos por cobrar (si es no operacional)b. Ajustes por gastos acumulados causados por pagar: Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un periodo contable pero que al cierre del mismo no se han reconocido. Estos eventos ocurren por no enviar la factura o cuenta de cobro y por lo cual no han sido pagados, por lo cual debe reconocerse el gasto del período.Ejemplo: P´Lucas Ltda. paga por arriendo de sus oficinas $3.000.000 mensuales.El 31 de marzo no se ha realizado el pago del mes, pero deberá reconocerse elgasto por este concepto, elaborando un ajuste: Gastos operacionales – arrendamiento $3.000.000 Arrendamientos por pagar $3.000.000 55
  56. 56. Davivienda nos concede un crédito por $6.000.000 el 7 de abril de 2009, con uninterés del 18% anual nominal, interés trimestre vencidoEl registro inicial será el siguiente: Bancos $6.000.000 Obligaciones financieras $6.000.000El 30 de abril, deberá realizarse el ajuste correspondiente al mes y será elsiguiente: Gastos no operacionales – intereses bancarios $ 72.000 Costos y gastos por pagar – intereses $ 72.000El estado de resultados incrementa en los gastos, con lo cual se disminuye lautilidad (operacional o antes de impuestos), mientras que en el balance seincrementan los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar.Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagadosa. Ajustes por ingresos diferidos: Existen registros donde se recibe dinero porservicios que serán prestados en el futuro o por ventas que realizarán en unperíodo posterior, los cuales generan pasivos que se denominan ingresos diferidoso recibidos por anticipado para la empresa que los recibe y que deben seramortizados hasta su realización.Arriendos P´Lucas Ltda. recibe del CEIPA el 1 de abril del 2009, la suma de$36.000.000 por contrato de arrendamiento por tres meses de una oficina enBogotá.El registro contable inicial será: Caja $36.000.000 Ingresos recibidos por anticipado $36.000.000 56

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