Rédaction et mise en place d'une politique de gestion de l'information

POLITIQUES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ET CALENDRIER DES ÉCHÉANCES
Guide étape par étape

Agenda
Politique de Conservation Documentaire (PCD)
Définition
Objectif
Terminologie
PapiervsÉlectronique
Rédactiond’une PCD

Politique de Conservation Documentaire
Un cadre nécessaire
2009-10-20
3

Définition
2009-10-20
4
Règles définissant
la conservation,
l’archivage,
la préservation et
la destruction
de toutes les données
électroniques et papier
créées,
reçues et
gérées
par les individus,
personnes morales et
systèmes.

Pourquoi une PCD?
Répondre aux exigences législatives
Conserver les données nécessaires = actifs informationnels
Preuve des droits et obligations
Obligations de confidentialité
Détruire légalement de l’information potentiellement pertinente
Réduire les coûts – efficacité opérationnelle
Loyer: Conservation et Archivage externe et interne
TI: Utilisation de serveurs & systèmes de sauvegarde
RH: Augmentation productivité
Litige: Coûts liés à la collecte et l’analyse de données
Uniformiser la pratique de conservation
2009-10-20
5

Terminologie
Utiliser les mêmes termes pour les mêmes concepts
2009-10-20
6

Hiérarchie conceptuelle
2009-10-20
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Donnée
Code criminel
342.1(2)Représentationsd’informationsou de concepts qui sontpréparésoul’ontété de façon à pouvoirêtreutilisésdans un ordinateur.
841Touteforme de représentationd’informationsou de notions.
Loisur la Preuve au Canada, 31.8
Loisur la Concurrence, 30
Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques, 31
2009-10-20
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Document
Loiconcernant le Cadre juridique des technologies de l'information
3. Un document estconstituéd'informationportée par un support. L'information y estdélimitée et structurée, de façon tangible oulogiqueselon le support qui la porte, et elleest intelligible sousforme de mots, de sons oud'images. L'informationpeutêtrerendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symbolestranscriptiblessousl'une de cesformesou en un autresystème de symboles.
Loisur la Preuve(«electronic record»)
34.1(1) «document électronique» S’entend d’un ensemble de données qui sontenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoitdans un systèmeinformatiqueouautredispositifsemblableou par un telsystèmeoudispositif, et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. S’entend en outre de tout affichage et de toute sortie impriméeouautre de cesdonnées, à l’exception de la sortie impriméevisée au paragraphe (6).
Loisur la Bibliothèque et les Archives du Canada
2. Élémentsd'information, quelqu'ensoit le support; la présentedéfinition ne vise pas les publications.
2009-10-20
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Document
Code criminel
487.011. Tout support surlequelestenregistréoumarquéquelque chose qui peutêtreluoucompris par unepersonne, un ordinateurou un autredispositif.
841. « document électronique » Ensemble de donnéesenregistréesoumises en mémoiresurquelque support quecesoit par un systèmeinformatiqueou un dispositifsemblable et qui peuventêtreluesouperçues par unepersonneou par un telsystèmeoudispositif. Sontégalementvisés tout affichage et toute sortie impriméeouautre de cesdonnéesainsique tout document, dossier, ordonnance, pièce, avis et formulecontenantcesdonnées.
Loisur la Protection des renseignementspersonnels et les documents électroniques2.
Loisur la Concurrence, 2.
Loisurl'Accès à l'information3. (“record”)
Tousélémentsd’information, quelsquesoientleurforme et leur support, notammentcorrespondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ougraphique, photographie, film, microformule, enregistrementsonore, magnétoscopiqueouinformatisé, outoute reproduction de cesélémentsd’information.
Règles de Procédures Civiles Ontariennes
30.01(1)a). le terme «document» s’entend en outred’enregistrementssonores, de bandesmagnétoscopiques, de films, de photographies, de tableaux, de graphiques, de cartes, de plans, de levés, de registrescomptables, ainsique de données et renseignements qui se présententsousformeélectronique.
2009-10-20
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Dossier (« record »)
Définition
Propriétés
Informations
Commepreuveouélémentde connaissance
Donnéesélaborées
Créées, reçuesouconservées
Nonobstant le type de support
Par unepersonne
Physique ou Morale
Dansle cadre de ses obligations ou de ses affaires.
ISO 15489: 2001
International Committee on Archives (ICA)
Committee on Electronic Records
Légales
Authenticité
Original
Intégrité
Complet
Non altéré
Commerciales
Fiabilité
Fonctionnel
Utilisable
Accessible
Compréhensible
2009-10-20
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Document Papier
Document Électronique
Qu’est-ce qui a changé?

Papier vs. Document Électronique

Volume

DisqueDur (bureau, portable, maison, imprimante, etc.)
Téléphonecellulaire et Assistants numériquespersonnels
Camera digitale
Lecteur MP3
Serveur
Ordinateur Central
CD et DVD
Clé USB
Boîtevocale
Collaboration en ligne / Web 2.0 (Blog, Wiki)
Cassette de sauvegarde
…
Lieux

Suite bureautique: Word, Excel, PowerPoint, etc.
Courriel
Messagerieinstantannée
Page Web
Base de données
Image
Vidéo
Enregistrement audio
…
Papier
Formats et Supports

De la rédaction à la mise en œuvre
Plus qu’un simple projet
2009-10-20
30

Équipes
Supervision
Juridique / Conseiller externe
Secrétariat corporatif
TI
Sécurité
RH
Vérification
RM
Analyse
Tous les groupes / départements
Rédaction
Juridique
TI
Révision
Publication
Communications
Formation
Ressources humaines

Tous les employés

Vérification
Vérification

Juridique
TI
RH

2009-10-20
31

Analyse
Identifier les types de documents
Papier et électroniques
Questionnaire
Par groupe / département
Obligations législatives
Juridictions multiples
Nature
Durée
Besoins d’affaires
Modèles
Contrats
Créer système de codes
2009-10-20
32

Types de documents
Généraux
Agenda
Entente
Correspondance
Dossier
Modèle, formulaire, précédent
Procès-verbal
Politique, Code et lignes directrices
Présentation, rapport et graphique
Champs de pratique
Académique et Scientifique
Commercial et finance
Corporatif
Légal
Média et Marketing
Technique
2009-10-19
33

Inclusions
Documents
Processus
Courriel
Messagerie Instantanée
VOIP
Net/Web/Livemeeting
Web 2.0
B/Vlog
RSS
Forum
Archivage en ligne
Base de données
Téléphones intelligents et cellulaires, ANP, lecteurs MP3, etc.
Bureau à domicile
Papier…
Sauvegarde/Redondance
Préservation (litigationhold)
Gestionnaire de conservation
Archivage
Destruction
Securité
Externe
Interne
Privilèges
Confidentialité
2009-10-19
34

Points saillants de la rédaction
Implication de tous
Tenir compte
des outils de gestion documentaire
du réseau technologique
Qualités d’une PCD
Sur mesure pour chaque groupe
Simple
Moins de 10 périodes par groupe / département
Langage quotidien
Explications des outils à utiliser
2009-10-19
35

Contenu d’une PCD Efficace
Objectifs concis
Sensibilisation aux risques et conséquences
Obligations
Coûts
Règles
Obligatoires
Qui est visé?
Lignes directrices non-exhaustives
2009-10-19
36

Directives
Propriété des documents
Directives générales aux employés
Autres politiques
Périodes de rétention en général
Documents électroniques
Périodes conflictuelles
Juridictions étrangères
Relations avec les tiers
Gestion
Archivage pour usage futur
Copie de sauvegarde
Destruction
2009-10-19
37

Suspension des périodes de rétention
Quand?
Qui?
Quoi?
Comment?
Où?
Combien de temps?
Effets: modifie la routine qui pourrait amener à la destruction ou l’altération de données
2009-10-19
38

Périodes de rétention
Corporatif
Taxes & Finance
Propriété intellectuelle
Ressources humaines
Commercial
Vie privée
Santé et sécurité
Autres selon l’industrie
Prescription
2009-10-19
39

Mise en œuvre
Groupe qui chapeaute
Coordonnateur(s)
Directeurs des départements
Employés
Révision annuelle / Élagage annuel
Vérification
Sanctions
Personnes ressources
2009-10-19
40

ANNEXES
Périodes de rétention
Formulaires relatifs à la conservation des données
Archivage
Certificat de destruction
Procédures particulières et autres politiques
Sauvegarde
Usage du matériel technologique
Usage du web (blog, forum, etc.)
Sécurité
Communication électronique
Conseils pour la rédaction adéquate en matière commerciale
2009-10-19
41

Préservation – Sursis de Destruction
Partie intégrante de la PCD
Supplante toute PCD
Suspens tout processus de destruction de données potentiellement pertinente
Identifie les règles à suivre
Connaissance du litige
Personnes impliquées
Données pertinentes
Identifie les processus à mettre en place
Courriel/ memo
Au TI, gestionnaire de données, Personnes impliquées
Contenu
Réitèreles règles à suivre
Identifiequoi et oùchercher
Visitedu department TI (retrait des cassettes de sauvegarde)
Visitedes Personnes impliquées et assistantes
Unefois ne suffit pas
Surveillance de l’implantation
2009-10-19
42

Adoption
Soumettre à chaque groupe pour commentaires
Présentation à la haute administration
Adoption
Présentation au conseil d’administration
Adoption
Soumettre à chaque groupe
Adoption
2009-10-19
43

Publicité
Publicité interne
Mémo du président / CA
Participation de tous
Démontrer l’intérêt de la haute administration
Affiches
Réunions de groupe
Formation
Références
Intranet
Extranet
Guide de l’employé
Code de conduite
2009-10-19
44
PCD

Formation
Par groupe
Document explicatif
Intranet
DMS
Salles d’archivages
Passage vers le bureau sans papier
Automatisation de la politique
Augmentation de la productivité
Réduction des coûts
Risques et Conséquences
2009-10-19
45

Top 10 de la formation
Formation annuelle avec participation de la haute administration
Distribution de copies papier
Emphase sur la nature obligatoire
Utilisation d’exemples extrêmes afin d’illustrer les risques des communications électroniques
Différentiation des dossiers corporatifs des communications électroniques insignifiantes
Démonstration de contenu approprié versus inapproprié
Explication du rôle individuel dans la conservation et la destruction
Rappel des notions de propriété et de confidentialité
Information des employés de la surveillance des moyens de communication
Confirmation écrite de la lecture et compréhension de la politique et de la participation à la formation
Sanction systématique du non-respect
2009-10-19
46

Application
Synergie TI-Vérification
Rappels
Passage vers le bureau sans papier
Réduire l’usage des disques durs locaux
SGD central
Mise en place
Formation
Outlook
Grand nettoyage annuel
Audit / contrôle interne
Responsable de groupe
Vérification
Prix / Félicitations
Sanctions
2009-10-19
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Audit
Application dans le cours normal des affaires
Identification des ratés
Aucune PCD n’est complète ni appliquée
Objectif réaliste: À telle date, X% des employés auront sauvegardé leurs courriels correctement, selon les lignes directrices, et vont utilisés convenablement les SGD et d’archivage.
2009-10-19
48

Étalonnage
Corporatif
Résultats
Interne
Avant vs Après
Annuel
Externe
Partenaires
Entreprises fusionnées ou acquises
General CounselRoundtable, etc.
Équipe
Comparaison des résultats par groupe/département
Nombre de documents
Nombre de Kb
Coûts
Archivage
Serveurs
Litige/Enquête
Productivité et efficacité
2009-10-19
49

Révision
Changements législatifs
Conservation
Authenticité et intégrité
Normes de l’industrie
Nouveaux
Employés
Départs
Promotion
Arrivées
Outils / technologies
Fusions/acquisitions et Ventes
2009-10-19
50

Sensibilisation et Sanctions
Proportionnalité et Gradation
Avertissement(s)
Suspension
Congédiement
Poursuites
Civiles
Réglementaires
Criminelles
2009-10-19
51

Pertes de données
Confidentielles
Stratégiques / Commerciales
Modèles / Précédents
Conservation de données préjudiciables
Réglementaire
Amende
Destruction (Spoliation)
Présomption préjudiciable
Rejet de témoignage/pièces
Rejet d’action
Atteinte à l’image / réputation
Responsabilité indépendante
2009-10-19
52
Risques et Conséquences

Risques et Sanctions
2009-10-19
« Oops! I just deleted all your files.
Can you repeat everything you’ve ever told me? »
53
Destruction involontaire

Risques et Sanctions
Spoliation
2009-10-19
54
« Destroyed without my knowledge »

Système de Gestion Documentaire
Le classeur du 21e siècle
2009-10-19
55

Types de données
Actives
Accessible dans le cadre des affaires
Classeur
Disque dur, Serveur, PDA
Archivées (inactives, patrimoniales)
Archives locales: .bak, .pst, .rar, .zip
Bandes de réserve (Backup tapes)
Salle d’archivage
Fichiers cachés / systèmes
Effacées / Residuelles (Ambientes, Latentes,Inactives)
Repliques/ Réminiscentes
Metadonnées
2009-10-19
56

Ressources
2009-10-19
57

Normes
ANSI/ARMA 9-2004, Requirements for ManagingElectronic Messages as Records
ANSI/ARMA TR31-2004, LegalAcceptance of Records Produced by the Information Technology Systems
ANSI/ARMA 8-2005, Retention Management for Records and Information
DOD5015.2, FunctionalRequirements for ERM Software
European Commission (2001), Model Requirements for the Management of Electronic Records
ISO 15489, Information & Documentation – Records Management
2009-10-19
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Questions?
Dominic Jaar
djaar@ledjit.com514.212.9348www.ledjit.ca
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