Concours Régional de l’ Innovation Territoriale Application web pour la gestion administrative des stages ANTOINE SANTONI Thierry - PAOLI Christophe Faculté des Sciences et Techniques - Université de Corse http://fst.univ-corse.fr

Objectifs de l’application Faciliter la gestion administrative des stages aux étudiants aux personnels de l’université aux entreprises Disposer de données concernant l’insertion professionnelle de nos étudiants Éditer chaque année des statistiques concernant nos partenaires

Faciliter la gestion administrative des stages

aux étudiants

aux personnels de l’université

aux entreprises

Disposer de données concernant l’insertion professionnelle de nos étudiants

Éditer chaque année des statistiques concernant nos partenaires

Sommaire Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

Réalisation

Le « front office »

Le « back office »

Bilan d’utilisation

Perspectives

Conclusion

Réalisation Chef de projet Christophe PAOLI MCF informatique vice doyen de la FST chargé de l’insertion professionnelle Cahier des charges SCUIO de l’UC Développement Deux étudiants de master de la FST Installation Christophe PAOLI Équipe Montecristo CRI

Chef de projet

Christophe PAOLI

MCF informatique

vice doyen de la FST chargé de l’insertion professionnelle

Cahier des charges

SCUIO de l’UC

Développement

Deux étudiants de master de la FST

Installation

Christophe PAOLI

Équipe Montecristo

CRI

Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

Utilisation (i) Accès sécurisé grâce au campus numérique http://campus.univ-corse.fr

Accès sécurisé grâce au campus numérique

http://campus.univ-corse.fr

Utilisation (ii) Problème de connexion, obtention d’un identifiant et d’un mot de passe CRI de l’UC Possibilité d’utiliser le compte test du campus pour démonstration uniquement login : studentUNR mot de passe : studentUNR Résultat non significatif et version bridée

Problème de connexion, obtention d’un identifiant et d’un mot de passe

CRI de l’UC

Possibilité d’utiliser le compte test du campus pour démonstration uniquement

login : studentUNR

mot de passe : studentUNR

Résultat non significatif et version bridée

Utilisation (iii) Accès à l’application dans un volet dédié Outils

Accès à l’application dans un volet dédié

Outils

Utilisation (iv) Dans le volet Outils Cliquer sur Convention de Stage (beta test)

Dans le volet Outils

Cliquer sur Convention de Stage (beta test)

Utilisation (v) Version Bêta Test optimisée pour IE Cliquer sur Entrez

Version Bêta Test optimisée pour IE

Cliquer sur Entrez

Page d’accueil 1 ère connexion : 1 seul choix Remplir une convention/attestation de stage Remplir une convention

1 ère connexion : 1 seul choix

Remplir une convention/attestation de stage

Remplir une convention de stage Information Convention à remplir , à imprimer et à signer en 3 exemplaires (4 pour les conventions à l'Étranger) destinés respectivement A l'université, à l'entreprise, au stagiaire (et à la CPAM de Haute-Corse pour les conventions à l'Étranger) Accès aux Types de Conventions

Information

Convention à remplir , à imprimer et à signer en 3 exemplaires (4 pour les conventions à l'Étranger) destinés respectivement

A l'université, à l'entreprise, au stagiaire (et à la CPAM de Haute-Corse pour les conventions à l'Étranger)

Choisir le type de convention Cinq types obligatoire en France à l’étranger dans une composante ou un laboratoire conseillé en France dans une composante ou un laboratoire

Cinq types

obligatoire en

France

à l’étranger

dans une composante ou un laboratoire

conseillé en

France

dans une composante ou un laboratoire

Étape 1: L'entreprise Possibilité d’obtenir de l’aide

Étape 2: Données Personnelles Les champs concernant les données de l’étudiant sont pré-remplis Connexion annuaire unifié LDAP L’étudiant doit être inscrit

Les champs concernant les données de l’étudiant sont pré-remplis

Connexion annuaire unifié

LDAP

L’étudiant doit être inscrit

Étape 3: Les Articles 1 ère partie

Étape 3: Les Articles 2 ème partie

Valider les données Base de données déclarée à la CNIL Avertissement Sauvegarde des données dans la base

Base de données déclarée à la CNIL

Avertissement

Avertissement et engagement du stagiaire Cocher la case pour accepter les termes

Édition du .pdf à imprimer en 3 exemplaires !!

Résultat Affichage du .pdf Il doit être imprimé Il peut être sauvegardé

Affichage du .pdf

Il doit être imprimé

Il peut être sauvegardé

Retour à la page d’accueil à partir de la 2 ième connexion : Plusieurs choix Modifier votre convention de stage Remplir une nouvelle convention de stage Réafficher la convention de stage Faire une demande d’avenant En cas de prolongation ou de modification des dates de stages Faire une demande d’annexe Stage en alternance Faire une demande de confidentialité pour la soutenance de stage

à partir de la 2 ième connexion : Plusieurs choix

Modifier votre convention de stage

Remplir une nouvelle convention de stage

Réafficher la convention de stage

Faire une demande d’avenant

En cas de prolongation ou de modification des dates de stages

Faire une demande d’annexe

Stage en alternance

Faire une demande de confidentialité pour la soutenance de stage

Faire une demande d’avenant En cas de prolongation de stage En cas modification des dates de stages

En cas de prolongation de stage

En cas modification des dates de stages

Faire une demande d’avenant Télécharger l'avenant adapté L’avenant est pré rempli Remplissez les nouvelles dates, le lieu du stage Datez et signez

Télécharger l'avenant adapté

L’avenant est pré rempli

Remplissez les nouvelles dates, le lieu du stage

Datez et signez

Faire une demande de confidentialité pour la soutenance de stage demande de huis clos pour la diffusion du rapport de stage

pour la soutenance de stage

demande de huis clos

pour la diffusion du rapport de stage

Faire une demande de confidentialité Un formulaire pré rempli à compléter sera envoyé au secrétariat de la composante

Un formulaire pré rempli à compléter sera envoyé au secrétariat de la composante

Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

Le « back office » (i) Connexion indépendante du LDAP accès aux informations sur les stagiaires les entreprises les conventions

Connexion indépendante du LDAP

accès aux informations sur

les stagiaires

les entreprises

les conventions

Le « back office » (ii) 4 opérations disponibles Choix des tables

Le « back office » (iii) Possibilité d’exportation pour analyse/statistique

Possibilité d’exportation pour analyse/statistique

Le « back office » (iv)

Analyses et statistiques Données concernant nos stagiaires, partenaires Organisation des oraux de stage, localisation des étudiants Présentées au recteur de l’AC lors du débat national université emploi du 09 juin 2006 Analyse pour démarcher les partenaires TA, Job Campus, etc

Données concernant nos stagiaires, partenaires

Organisation des oraux de stage, localisation des étudiants

Présentées au recteur de l’AC lors du débat national université emploi du 09 juin 2006

Analyse pour démarcher les partenaires

TA, Job Campus, etc

Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

Bilan de la dématérialisation des conventions de stage Service ouvert en septembre 2005 751 conventions traitées 96% de stages obligatoires 12% des stages à l’étranger 2% de stages dans une composante ou un laboratoire de l’université de Corse

Service ouvert en septembre 2005

751 conventions traitées

96% de stages obligatoires

12% des stages à l’étranger

2% de stages dans une composante ou un laboratoire de l’université de Corse

Catégories des entreprises

Domaines des entreprises les plus représentatifs

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Version 2.0 (i) Idée de workflow L’étudiant remplit sa convention Le responsable de filière reçoit un courriel afin de valider le projet L’étudiant peut imprimer le dossier de stage Convention Fiches d’évaluation Etats de la convention en cours, en attente de validation, validée, archivée À moyen terme Signature Numérique Développement d’un plugin pour WM

Idée de workflow

L’étudiant remplit sa convention

Le responsable de filière reçoit un courriel afin de valider le projet

L’étudiant peut imprimer le dossier de stage

Convention

Fiches d’évaluation

Etats de la convention

en cours, en attente de validation, validée, archivée

À moyen terme

Signature Numérique

Développement d’un plugin pour WM

Version 2.0 (ii) L’application web reste connectée au LDAP de l’UC mais les utilisateurs se retrouvent sur un espace dédié Espace administrateur Espace étudiant Espace responsable filière Espace secrétaire composante

L’application web reste connectée au LDAP de l’UC mais les utilisateurs se retrouvent sur un espace dédié

Espace administrateur

Espace étudiant

Espace responsable filière

Espace secrétaire composante

Espace administrateur Gérer les utilisateurs Accéder aux tables Afficher, extraire les données sur les conventions de stage, les stagiaires, les partenaires csv, XML

Gérer les utilisateurs

Accéder aux tables

Afficher, extraire les données sur les conventions de stage, les stagiaires, les partenaires

csv, XML

Espace étudiant Remplir et modifier une convention Si convention validée Afficher la convention Remplir un avenant Effectuer une demande de confidentialité Répondre à l’enquête Archivage de toutes ses conventions

Remplir et modifier une convention

Si convention validée

Afficher la convention

Remplir un avenant

Effectuer une demande de confidentialité

Répondre à l’enquête

Archivage de toutes ses conventions

Espace responsable de formation Initialiser les dates de stage Valider le sujet de stage Changement de l’état des conventions Lister ses stagiaires selon divers critères Géolocalisation via l’API googleMaps Aide à l’organisation des oraux de stage Afficher, extraire les données sur les conventions de stage les stagiaires les partenaires

Initialiser les dates de stage

Valider le sujet de stage

Changement de l’état des conventions

Lister ses stagiaires selon divers critères

Géolocalisation via l’API googleMaps

Aide à l’organisation des oraux de stage

Afficher, extraire les données sur

les conventions de stage

les stagiaires

les partenaires

Espace secrétaire Lister tous les stagiaires de sa composante Selon des critères (filière, état de la convention, nom, prénom) Afficher les données d’un étudiant Afficher les conventions Changer l’état d’une convention validée, archivée

Lister tous les stagiaires de sa composante

Selon des critères (filière, état de la convention, nom, prénom)

Afficher les données d’un étudiant

Afficher les conventions

Changer l’état d’une convention

validée, archivée

Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

Conclusion Difficultés d’acceptabilité par les usagers la 1 ère année Réunions d’information Création d’un guide d’utilisation et d’un diaporama Recueil des bugs, remarques pour la version 2.0 À ce jour, l’UC est la seule université à disposer d’une a pplication web pour la gestion administrative des stages 3 universités françaises nous ont contacté pour collaborer Participation au 1 er concours de l’innovation territoriale

Difficultés d’acceptabilité par les usagers la 1 ère année

Réunions d’information

Création d’un guide d’utilisation et d’un diaporama

Recueil des bugs, remarques pour la version 2.0

À ce jour, l’UC est la seule université à disposer d’une a pplication web pour la gestion administrative des stages

3 universités françaises nous ont contacté pour collaborer

Participation au 1 er concours de l’innovation territoriale

Questions