Procedimiento realizacion de auditorias

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  • 1. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS.Versión: 2.0 Código: PDA 001 Fecha: MARZO 24 DE 2011 Página: 1/61. OBJETIVOEstablecer una metodología para la realización de las auditorías internas de la empresaEBS S.A. en la cual se defina las responsabilidades, requisitos de planificación, criteriosy actividades de la realización de las auditorías, así como los documentos y registrosnecesarios que conlleven a detectar oportunidades de mejora en el Sistema de Gestiónde la Calidad de la Organización.2. ALCANCEEste procedimiento es aplicable a todos los procesos del Sistema de Gestión de laCalidad de la empresa Embutidos Buen Sabor Ltda. (en adelante EBS)3. DEFINICIONESProceso: se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o queinteractúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados"Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoriaSistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos y para logrardichos objetivos.Objetivo de la calidad: algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad.Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto niveluna organización.Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir losrequisitos.Organización: conjunto de personas e instalaciones con una disposición deresponsabilidades, autoridades y relacionesProcedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
  • 2. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS.Versión: 2.0 Código: PDA 001 Fecha: MARZO 24 DE 2011 Página: 2/6Conformidad: cumplimiento de un requisito.No conformidad: incumplimiento de un requisito.Información: datos que poseen significado.Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidenciasde la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en quese cumplen los criterios de auditoría.Programa de la auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para unperiodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.Criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otrainformación que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificablesHallazgos de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoríarecopilada frente a los criterios de auditoría.Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipoauditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.Auditado: organización, proceso o persona que es auditada.Auditor: persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar acabo una auditoría.equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, sies necesario, de expertos técnicosPlan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de unaauditoría.Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría.
  • 3. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS.Versión: 2.0 Código: PDA 001 Fecha: MARZO 24 DE 2011 Página: 3/64. RESPONSABLESGestores del programa de auditoríaLíderes de Equipo AuditorAuditores Internos5. DOCUMENTOS DE REFERENCIANTC- ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – RequisitosNTC- ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.NTC- ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental- Requisitos con Orientación para su Uso.HACCP Sistema de Calidad para la Industria de AlimentosBPM Sistema de Buenas Prácticas de Manufactura6. ACTIVIDADESEl procedimiento de la realización de las auditorías define las siguientes actividades (enorden cronológico)6.1 Definición de autoridades en el Programa de AuditoríasEn la empresa EBS la Alta Dirección es la autoridad encargada de escoger uno o variosrepresentantes que se encargarán de establecer, implementar, dar seguimiento, revisary mejorar el Programa de Auditorías.6.2 Planeación, elaboración y aprobación del Programa de Auditorías.El comité de Gestores del Programa de Auditorías se reunirá para determinar lasresponsabilidades de cada uno de los Gestores del Programa de Auditorías, losparámetros en los que se llevará a cabo las auditorías internas en la Organizaciónsegún los requisitos exigidos en ISO 9001:2008, definir el calendario de auditorías yfijar las pautas de selección de los auditores y los lideres de equipo auditor. Una vezdefinidos los puntos anteriores se pasa a la aprobación del programa definitivo el cual
  • 4. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS.Versión: 2.0 Código: PDA 001 Fecha: MARZO 24 DE 2011 Página: 4/6se comunicará a la Alta Dirección y luego será difundido entre las partes pertinentes.6.3 Evaluación y selección del equipo auditor.Anualmente se realizará una convocatoria para seleccionar el equipo auditor que secompone de líder de equipo auditor y auditores internos. Los seleccionados debencumplir con las cualidades, conocimientos y formación previos establecidos en losdocumentos 0-125421 Perfil del Cargo de Líder de Equipo Auditor y 0-125411 Perfil delCargo de Auditor Interno.Véase: Herramienta de proceso de evaluación del auditor.Nota: Deben haber varios seleccionados para cada cargo. Quien sea seleccionadocomo Líder de Equipo Auditor puede hacer las veces de Auditor pero, aquelseleccionado como auditor no puede ejercer como Líder de Equipo Auditor a no ser quecumpla con todos los requisitos para tal rol.6.4 Planificación de la auditoríaLa máxima autoridad de una auditoría la recibe quien haya sido seleccionado comoLíder de Equipo Auditor (véase nota en el apartado anterior) quien es el responsable deplanificar la auditoría correspondiente. El Plan de Auditoría debe especificar según seael caso: Información básica Cuando sea necesario  Objetivo de la auditoría  Idioma a usar durante la  Alcance de la auditoría auditoría  Criterios de la auditoría  Designación de guías y  Proceso a auditar observadores  Líder de equipo auditor y  Métodos de recopilación de auditores información  Viabilidad de la auditoria  Confidencialidad de la  Agenda de actividades información de las actividades  Canales de comunicación de la auditoría  Documentos necesarios para la realización de la auditoría  Recursos logísticos
  • 5. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS.Versión: 2.0 Código: PDA 001 Fecha: MARZO 24 DE 2011 Página: 5/6  Observaciones generales y de seguridadEl Líder de Equipo Auditor deberá elaborar una original y dos copias del Plan deAuditoría. El original será entregado al responsable del proceso a auditar, una copiaserá para los Gestores del Programa de Auditorías y la otra copia la guardará el Líderde Equipo Auditor.Véase IPC 054 - Instructivo para el correcto diligenciamiento del plan de auditoría6.5 comunicación del plan de auditoríaEl Líder de Equipo Auditor después de elaborar el Plan de Auditoría debe entregarlo alresponsable del proceso a auditar mínimo 8 (ocho) días antes de la realización de laAuditoría, para ser aprobado o modificarlo según sea lo acordado con el Auditado. Laentrega debe hacerse de manera formal, haciendo firmar con fecha las dos copias delmismo para ser registrados.6.6 Preparación de la lista de verificaciónEl auditado entregará al Líder de Equipo Auditor los documentos necesarios para larealización de la Auditoría para elaborar la lista de verificación. Se realiza unaverificación de los documentos y registros solicitados de acuerdo con los criterios de laAuditoria, señalando cuales son las evidencias que se deben solicitar al auditado.La lista de verificación es solo un guía para la realización de la Auditoría in situ, seutiliza el formato LVC 31-254 LISTA DE VERIFICACIÓN.6.7 Realización de la reunión de aperturaLa reunión de apertura se realizará al inicio de cada Auditoría. En ella se deben realizarlas actividades descriptas en el instructivo - IPC 3-254 Instructivo para la Reunión deApertura de la Auditoría –6.8 Realización de la Auditoría InternaLas actividades descritas en el Plan de Auditoría se llevan a cabo, comparando lospuntos hallados en la lista de verificación con las evidencias presentadas por el
  • 6. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS.Versión: 2.0 Código: PDA 001 Fecha: MARZO 24 DE 2011 Página: 6/6Auditado y diligenciando el formato - PDA 014 Hoja de Hallazgos – el cual es la basepara redactar las conclusiones de la auditoria.Véase IPC 056 - Instructivo para el diligenciamiento de la hoja de hallazgos6.9 Elaboración del Informe de la AuditoríaSe analizan las evidencias presentadas por el auditado y se comparan con los criteriosde la Auditoría y se elabora un informe de Auditoría, el cual debe contener: Información básica Cuando sea necesario  Objetivos de la auditoría  Resumen de todas la  Alcance de la auditoría (tiempo actividades de la realización de total de la auditoría y procesos la auditoría in situ auditados)  Confirmación del cumplimiento  Criterios de la auditoría de los objetivos de la auditoria  Nombre del líder de equipo  Declaración de confidencialidad auditor y auditores en el manejo de la información  Fecha y lugar donde se de la auditoría realizaron las actividades de la  Lista de distribución del informe auditoría de auditoría  Las conclusiones de la auditoría  Fechas y responsables del seguimiento a las acciones para la observaciones y No conformidadesLas conclusiones de la auditoría deben guiarse según el siguiente orden: 1. Aspectos positivos 2. Conformidades 3. Recomendaciones, observaciones y sugerencias 4. Evidencia de No conformidades6.10 Realización de la reunión de cierreLa reunión de cierre de la auditoría tiene como finalidad presentar ante el auditado, lasconclusiones de la auditoría y acordar con él un plan de seguimiento de lasrecomendaciones, observaciones y sugerencias. Además de ser avalado por elauditado para realizar el informe final de la auditoría.6.11 Presentación del informe consolidado del proceso de auditoría
  • 7. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS.Versión: 2.0 Código: PDA 001 Fecha: MARZO 24 DE 2011 Página: 7/6El informe de la auditoría debe presentar una redacción en forma precisa, concisa yclara. Se entregará al auditado pasados no más de 15 (quince) días a partir de la fechade finalización de las actividades de auditoría, para ser aprobado por éste y proceder alas distribución del informe a las partes interesadas (Gestores del Programa deAuditoría)Todos los procesos serán auditados.7. DOCUMENTOS Y FORMATOS RELACIONADOS N° Código / Nombre Tipo de documento 1 Programa de Auditorías Acta 2 0-125411- perfil cargo de líder de equipo auditor Perfil de cargo 3 0-125412- perfil de cargo de auditor interno Perfil de cargo 4 Herramienta de proceso de evaluación del auditor Formato / registro 5 PDA 001- Plan de auditoría Formato / registro 6 LVC 31-254 Lista de verificación Formato / registro 7 PDA 014 – hoja de hallazgos Formato / registro 8 IPC 054 - Instructivo para el correcto diligenciamiento Instructivo del plan de auditoría 9 IPC 3-254 - Instructivo para la reunión de apertura de la Instructivo auditoría 10 IPC 056 - Instructivo para el diligenciamiento de la hoja Instructivo de hallazgos 11 PDA 062 – informe de auditoría Formato / registro Elaborado por: Revisado por Aprobado por Nombre: Nombre: Nombre: Cargo: Cargo: Cargo: Firma Firma Firma