Protocollo e Gestione Documentale Costantino Landino [email_address]
<ul><li>Contesto e definizione problematica </li></ul><ul><li>Gestione dei flussi documentali </li></ul><ul><li>Strumenti ...
Protocollazione  <ul><li>La protocollazione è in molte organizzazioni un processo a bassa centralità organizzativa e a bas...
Posizionamento Processi Doc   MGMT Protocollo Gestione  Corrispondenza Workflow   Archiviazione Document Management Servizi
Gestione dei flussi documentali <ul><li>La gestione dei flussi documentali è l’insieme di procedure organizzative ed infor...
Gestione dei flussi documentali <ul><li>Il sistema di gestione informatica del flusso documentale deve: </li></ul><ul><li>...
Strumenti <ul><li>Gli strumenti logici indispensabili per la gestione di documentazione sia essa elettronica che cartacea ...
Definizione protocollo <ul><li>La definizione del protocollo dal punto di vista giuridico è la seguente: </li></ul><ul><li...
Componenti di un protocollo <ul><li>Un protocollo (segnatura di protocollo) è costituita dai seguenti elementi minimi: </l...
Titolario di classificazione Il titolario di classificazione rappresenta il quadro astratto delle funzioni di una organizz...
Classificazione <ul><li>La classificazione è uno schema generale divoci logiche, articolate in un modo tendenzialmente ger...
Fascicoli <ul><li>Il fascicolo è l’insieme di documenti legati logicamente fra di loro e connessi ad un medesimo procedime...
Processo in ingresso Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Smistamento Classificazione Assegnazione Storage
Processo in ingresso <ul><li>Acquisizione(Ottica, Manuale, Elettronica, etc…) </li></ul><ul><li>Protocollazione (Dati iden...
Processo in uscita Produzione Archiviazione Protocol lazione Smistamento /Invio Classificazione Storage
Processo in uscita Produzione Documentale Elettronica / Cartacea? Protocollazione (Dati identificativi, Certezza della dat...
Esempio di processo in ingresso <ul><li>Ricezione di domande di assunzione </li></ul>
Componenti del processo in ingresso Uff. Prot. HR Doc. MGMT Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Storage Posta E-Ma...
Processo in ingresso <ul><li>Acquisizione in elettronico  </li></ul><ul><li>(Posta ordinaria o  elettronica) in formato no...
Componenti del processo in ingresso <ul><li>3) Classificazione / Smistamento </li></ul><ul><li>Classificazione del documen...
Esempio di processo in ingresso <ul><li>Ricezione di un documento  associato ad un progetto. </li></ul>
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Processo in ingresso <ul><li>1) Acquisizione in elettronico  (Posta elettronica) </li></ul><ul><li>Messaggio di posta elet...
Componenti del processo in ingresso <ul><li>3) Classificazione / Smistamento </li></ul><ul><li>Classificazione del documen...
Esempio di processo in uscita <ul><li>Inoltro di un documento  associato ad un progetto. </li></ul>
Processo in uscita Uff. Prot. Resp.  Progetto Doc. MGMT Archiviazione Protocol lazione Storage Smistamento Rilascio Area  ...
Processo in ingresso <ul><li>Rilascio  </li></ul><ul><li>Rilascio di un documento da una area di lavoro del sistema di ges...
Processo in ingresso <ul><li>3) Archiviazione  </li></ul><ul><ul><li>elettronica nel sistema gestione documentale con even...
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    1. 1. Protocollo e Gestione Documentale Costantino Landino [email_address]
    2. 2. <ul><li>Contesto e definizione problematica </li></ul><ul><li>Gestione dei flussi documentali </li></ul><ul><li>Strumenti </li></ul><ul><li>4. Esempi </li></ul>Obiettivi
    3. 3. Protocollazione <ul><li>La protocollazione è in molte organizzazioni un processo a bassa centralità organizzativa e a basso livello di automazione. </li></ul><ul><li>Semplice registro di numeri per i documenti in ingresso </li></ul><ul><li>Mancanza di un protocollo di ingresso o di uscita </li></ul><ul><li>Archiviazione stand-alone di documenti </li></ul><ul><li>Escluso dai processi organizzativi </li></ul><ul><li>Attività poco qualificante </li></ul><ul><li>Il protocollo è un processo </li></ul><ul><li>nel sistema di gestione documentale. </li></ul>
    4. 4. Posizionamento Processi Doc MGMT Protocollo Gestione Corrispondenza Workflow Archiviazione Document Management Servizi
    5. 5. Gestione dei flussi documentali <ul><li>La gestione dei flussi documentali è l’insieme di procedure organizzative ed informatiche che hanno lo scopo di fornire strumenti oggettivi di conoscenza che prescindono dall’interpretazione umana. </li></ul><ul><li>La gestione dei flussi documentali mediante un sistema informativo automatizzato è finalizzata al miglioramento generale dei processi interni ed al potenziamento dei supporti conoscitivi e di conseguenza della base di conoscenza prodotta. </li></ul>
    6. 6. Gestione dei flussi documentali <ul><li>Il sistema di gestione informatica del flusso documentale deve: </li></ul><ul><li>fornire informazione sul collegamento esistente fra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo processo al quale esso è associato. </li></ul><ul><li>consentire il reperimento delle informazioni riguardanti il fascicolo, il processo nonché la gestione delle singole fasi del processo stesso </li></ul><ul><li>fornire una visione globale, d’insieme della propria organizzazione dal punto di vista funzionale </li></ul>
    7. 7. Strumenti <ul><li>Gli strumenti logici indispensabili per la gestione di documentazione sia essa elettronica che cartacea sono: </li></ul><ul><li>Titolario di classificazione </li></ul><ul><li>Segnatura di protocollo </li></ul><ul><li>Fascicoli </li></ul><ul><li>Strumenti di ricerca dei fascicoli (repertori, basi di dati ad hoc, etc) </li></ul><ul><li>Massimario di conservazione </li></ul><ul><li>Tabella dei procedimenti / processi </li></ul>
    8. 8. Definizione protocollo <ul><li>La definizione del protocollo dal punto di vista giuridico è la seguente: </li></ul><ul><li>Atto pubblico originario che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento indipendentemente dalla regolarità del documento stesso è che è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. </li></ul>
    9. 9. Componenti di un protocollo <ul><li>Un protocollo (segnatura di protocollo) è costituita dai seguenti elementi minimi: </li></ul><ul><li>Numero progressivo di protocollo </li></ul><ul><li>Data di registrazione </li></ul><ul><li>Ora di registrazione </li></ul><ul><li>Oggetto </li></ul><ul><li>Mittente/Destinatario </li></ul><ul><li>Classifica (eventuale) </li></ul>
    10. 10. Titolario di classificazione Il titolario di classificazione rappresenta il quadro astratto delle funzioni di una organizzazione e costituisce il mezzo per una ordinata conservazione dei documenti e dei proprio processi.
    11. 11. Classificazione <ul><li>La classificazione è uno schema generale divoci logiche, articolate in un modo tendenzialmente gerarchico, che identificano le funzioni ed i processi di una organizzazione. </li></ul><ul><ul><li>Le voci di una classificazione non devono identificarsi con la struttura organizzativa ma, sulla struttura gerarchico/funzionale. </li></ul></ul><ul><ul><li>E’ uno strumento stabile nel tempo ma non statico. Mantiene costantemente conforme la struttura della base documentale. </li></ul></ul>
    12. 12. Fascicoli <ul><li>Il fascicolo è l’insieme di documenti legati logicamente fra di loro e connessi ad un medesimo procedimento. </li></ul><ul><li>Il fascicolo costituisce la materializzazione documentaria dell’attività amministrativa all’interno del quadro astratto del titolario di classificazione. </li></ul><ul><li>Il fascicolo risolve una esigenza di conoscenza immediata dei singoli processi all’interno dell’organizzazione. </li></ul>
    13. 13. Processo in ingresso Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Smistamento Classificazione Assegnazione Storage
    14. 14. Processo in ingresso <ul><li>Acquisizione(Ottica, Manuale, Elettronica, etc…) </li></ul><ul><li>Protocollazione (Dati identificativi, Certezza della data, etc...) </li></ul><ul><li>Smistamento/Assegnazione </li></ul><ul><li>Classificazione (Titolario di classificazione, Elenco processi/progetti ,etc…) </li></ul><ul><li>Archiviazione (cartacea, elettronica di processo, elettronica sostitutiva,etc) </li></ul>
    15. 15. Processo in uscita Produzione Archiviazione Protocol lazione Smistamento /Invio Classificazione Storage
    16. 16. Processo in uscita Produzione Documentale Elettronica / Cartacea? Protocollazione (Dati identificativi, Certezza della data, etc...) Smistamento/Invio (Cartaceo, Elettronico, Fax, etc) Classificazione (Titolario di classificazione, Elenco processi/progetti ,etc…) Archiviazione (cartacea, elettronica di processo, elettronica sostitutiva,etc)
    17. 17. Esempio di processo in ingresso <ul><li>Ricezione di domande di assunzione </li></ul>
    18. 18. Componenti del processo in ingresso Uff. Prot. HR Doc. MGMT Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Storage Posta E-Mail Classificazione /Smistamento Fascicolazione
    19. 19. Processo in ingresso <ul><li>Acquisizione in elettronico </li></ul><ul><li>(Posta ordinaria o elettronica) in formato non modificabile e certificato (PDF, Message Digest, etc). </li></ul><ul><li>Costruzione di un documento unico che comprende la lettera di accompagnamento e tutti gli allegati eventualmente presenti. </li></ul><ul><li>2) Protocollazione </li></ul><ul><li>apposizione di una segnatura di protocollo per la lettera di accompagnamento con l’aggiunta di progressivi per ogni allegato presente. </li></ul><ul><li>Es.Numero: 22001/INGRESSO, Data 22/10/2001, Ora 10.34, Mittente: Aldo Rossi, Oggetto: Richiesta di assunzione. Pos. ZXY/2001 </li></ul>
    20. 20. Componenti del processo in ingresso <ul><li>3) Classificazione / Smistamento </li></ul><ul><li>Classificazione del documento acquisito e protocollato (Es. Personale e Organizzazione / Reclutamento / Richieste di assunzione). </li></ul><ul><li>Smistamento verso la funzione dell’organizzazione preposta al trattamento. </li></ul><ul><li>4) Fascicolazione </li></ul><ul><ul><li>Creazione di un fascicolo per il nominativo, altrimenti inserimento della nuova domanda di assunzione in quello esistente. </li></ul></ul><ul><li>5) Archiviazione </li></ul><ul><li>cartacea in una struttura dell’archivio cartaceo. </li></ul><ul><li>elettronica nel sistema gestione documentale con eventuale duplicazione in un sistema ottico per l’archiviazione sostitutiva (Testo Unico 445/00 delle disposizione legislative e regolamentarie in materia di documentazione amministrativa). </li></ul>
    21. 21. Esempio di processo in ingresso <ul><li>Ricezione di un documento associato ad un progetto. </li></ul>
    22. 22. Componenti del processo in ingresso Uff. Prot. Resp. Progetto Doc. MGMT Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Storage E-Mail Classificazione /Smistamento Notifica
    23. 23. Processo in ingresso <ul><li>1) Acquisizione in elettronico (Posta elettronica) </li></ul><ul><li>Messaggio di posta elettronica che contempla una parte di accompagnamento e una serie di allegati che sono acquisiti in formato elettronico non modificabile. </li></ul><ul><li>Costruzione di un documento unico (compound document) che comprende la lettera di accompagnamento e tutti gli allegati eventualmente presenti. </li></ul><ul><li>2) Protocollazione </li></ul><ul><li>apposizione di una segnatura di protocollo per la lettera di accompagnamento con l’aggiunta di progressivi per ogni allegato presente). </li></ul><ul><li>Es. Numero:73101/INGRESSO, Data 27/11/2001, Ora 9.34, Mittente: Michele de Andrea, Oggetto: Invio documenti progetto “Protocollo” come previsto in Fase 2. </li></ul>
    24. 24. Componenti del processo in ingresso <ul><li>3) Classificazione / Smistamento </li></ul><ul><li>Classificazione del documento acquisito e protocollato ( Es. /Servizi Finanziari / Progetti Esterni). </li></ul><ul><li>Il documento classificato e protocollato viene marcato con il codice del procedimento/processo di riferimento. </li></ul><ul><li>Automaticamente avviene lo smistamento verso il gruppo di progetto definito nell’organizzazione. </li></ul><ul><li>4) Notifica </li></ul><ul><li>Parallelamente viene notificato elettronicamente l’avvenuto inoltro e il fascicolo nel quale è stato inserito. </li></ul><ul><li>5) Archiviazione </li></ul><ul><li>cartacea in una struttura dell’archivio cartaceo. </li></ul><ul><li>elettronica nel sistema gestione documentale con eventuale duplicazione in un sistema ottico per l’archiviazione sostitutiva (Testo Unico 445/00 delle disposizione legislative e regolamentarie in materia di documentazione amministrativa). </li></ul>
    25. 25. Esempio di processo in uscita <ul><li>Inoltro di un documento associato ad un progetto. </li></ul>
    26. 26. Processo in uscita Uff. Prot. Resp. Progetto Doc. MGMT Archiviazione Protocol lazione Storage Smistamento Rilascio Area lavoro
    27. 27. Processo in ingresso <ul><li>Rilascio </li></ul><ul><li>Rilascio di un documento da una area di lavoro del sistema di gestione documentale. </li></ul><ul><li>Il documento composto da una lettera di accompagnamento e i proprio allegati ha già automaticamente una classificazione e l’individuazione del fascicolo di appartenenza. </li></ul><ul><li>2) Protocollazione </li></ul><ul><ul><li>apposizione di una segnatura di protocollo per la lettera di accompagnamento con l’aggiunta di progressivi per ogni allegato presente. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Es. Numero:872/USCITA, Data 27/01/2001, Ora 15.34, Mittente: Andrea de Carlo, Oggetto: Accettazione documenti Fase 5 del progetto. Classificazione: / Servizi Finanziari / Progetti Esterni / PROJ 52TA4 </li></ul></ul></ul>
    28. 28. Processo in ingresso <ul><li>3) Archiviazione </li></ul><ul><ul><li>elettronica nel sistema gestione documentale con eventuale duplicazione in un sistema ottico per l’archiviazione sostitutiva (Testo Unico 445/00 delle disposizione legislative e regolamentarie in materia di documentazione amministrativa) del documento protocollato e classificato immodificabili. </li></ul></ul><ul><li>4) Smistamento </li></ul><ul><ul><li>Invio del documento in formato elettronico via Fax, E-Mail o Cartaceo. </li></ul></ul>
    29. 29. - Grazie -

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