Protocollo e gestione documentale

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  • 1. Protocollo e Gestione Documentale Costantino Landino [email_address]
  • 2.
    • Contesto e definizione problematica
    • Gestione dei flussi documentali
    • Strumenti
    • 4. Esempi
    Obiettivi
  • 3. Protocollazione
    • La protocollazione è in molte organizzazioni un processo a bassa centralità organizzativa e a basso livello di automazione.
    • Semplice registro di numeri per i documenti in ingresso
    • Mancanza di un protocollo di ingresso o di uscita
    • Archiviazione stand-alone di documenti
    • Escluso dai processi organizzativi
    • Attività poco qualificante
    • Il protocollo è un processo
    • nel sistema di gestione documentale.
  • 4. Posizionamento Processi Doc MGMT Protocollo Gestione Corrispondenza Workflow Archiviazione Document Management Servizi
  • 5. Gestione dei flussi documentali
    • La gestione dei flussi documentali è l’insieme di procedure organizzative ed informatiche che hanno lo scopo di fornire strumenti oggettivi di conoscenza che prescindono dall’interpretazione umana.
    • La gestione dei flussi documentali mediante un sistema informativo automatizzato è finalizzata al miglioramento generale dei processi interni ed al potenziamento dei supporti conoscitivi e di conseguenza della base di conoscenza prodotta.
  • 6. Gestione dei flussi documentali
    • Il sistema di gestione informatica del flusso documentale deve:
    • fornire informazione sul collegamento esistente fra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo processo al quale esso è associato.
    • consentire il reperimento delle informazioni riguardanti il fascicolo, il processo nonché la gestione delle singole fasi del processo stesso
    • fornire una visione globale, d’insieme della propria organizzazione dal punto di vista funzionale
  • 7. Strumenti
    • Gli strumenti logici indispensabili per la gestione di documentazione sia essa elettronica che cartacea sono:
    • Titolario di classificazione
    • Segnatura di protocollo
    • Fascicoli
    • Strumenti di ricerca dei fascicoli (repertori, basi di dati ad hoc, etc)
    • Massimario di conservazione
    • Tabella dei procedimenti / processi
  • 8. Definizione protocollo
    • La definizione del protocollo dal punto di vista giuridico è la seguente:
    • Atto pubblico originario che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento indipendentemente dalla regolarità del documento stesso è che è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
  • 9. Componenti di un protocollo
    • Un protocollo (segnatura di protocollo) è costituita dai seguenti elementi minimi:
    • Numero progressivo di protocollo
    • Data di registrazione
    • Ora di registrazione
    • Oggetto
    • Mittente/Destinatario
    • Classifica (eventuale)
  • 10. Titolario di classificazione Il titolario di classificazione rappresenta il quadro astratto delle funzioni di una organizzazione e costituisce il mezzo per una ordinata conservazione dei documenti e dei proprio processi.
  • 11. Classificazione
    • La classificazione è uno schema generale divoci logiche, articolate in un modo tendenzialmente gerarchico, che identificano le funzioni ed i processi di una organizzazione.
      • Le voci di una classificazione non devono identificarsi con la struttura organizzativa ma, sulla struttura gerarchico/funzionale.
      • E’ uno strumento stabile nel tempo ma non statico. Mantiene costantemente conforme la struttura della base documentale.
  • 12. Fascicoli
    • Il fascicolo è l’insieme di documenti legati logicamente fra di loro e connessi ad un medesimo procedimento.
    • Il fascicolo costituisce la materializzazione documentaria dell’attività amministrativa all’interno del quadro astratto del titolario di classificazione.
    • Il fascicolo risolve una esigenza di conoscenza immediata dei singoli processi all’interno dell’organizzazione.
  • 13. Processo in ingresso Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Smistamento Classificazione Assegnazione Storage
  • 14. Processo in ingresso
    • Acquisizione(Ottica, Manuale, Elettronica, etc…)
    • Protocollazione (Dati identificativi, Certezza della data, etc...)
    • Smistamento/Assegnazione
    • Classificazione (Titolario di classificazione, Elenco processi/progetti ,etc…)
    • Archiviazione (cartacea, elettronica di processo, elettronica sostitutiva,etc)
  • 15. Processo in uscita Produzione Archiviazione Protocol lazione Smistamento /Invio Classificazione Storage
  • 16. Processo in uscita Produzione Documentale Elettronica / Cartacea? Protocollazione (Dati identificativi, Certezza della data, etc...) Smistamento/Invio (Cartaceo, Elettronico, Fax, etc) Classificazione (Titolario di classificazione, Elenco processi/progetti ,etc…) Archiviazione (cartacea, elettronica di processo, elettronica sostitutiva,etc)
  • 17. Esempio di processo in ingresso
    • Ricezione di domande di assunzione
  • 18. Componenti del processo in ingresso Uff. Prot. HR Doc. MGMT Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Storage Posta E-Mail Classificazione /Smistamento Fascicolazione
  • 19. Processo in ingresso
    • Acquisizione in elettronico
    • (Posta ordinaria o elettronica) in formato non modificabile e certificato (PDF, Message Digest, etc).
    • Costruzione di un documento unico che comprende la lettera di accompagnamento e tutti gli allegati eventualmente presenti.
    • 2) Protocollazione
    • apposizione di una segnatura di protocollo per la lettera di accompagnamento con l’aggiunta di progressivi per ogni allegato presente.
    • Es.Numero: 22001/INGRESSO, Data 22/10/2001, Ora 10.34, Mittente: Aldo Rossi, Oggetto: Richiesta di assunzione. Pos. ZXY/2001
  • 20. Componenti del processo in ingresso
    • 3) Classificazione / Smistamento
    • Classificazione del documento acquisito e protocollato (Es. Personale e Organizzazione / Reclutamento / Richieste di assunzione).
    • Smistamento verso la funzione dell’organizzazione preposta al trattamento.
    • 4) Fascicolazione
      • Creazione di un fascicolo per il nominativo, altrimenti inserimento della nuova domanda di assunzione in quello esistente.
    • 5) Archiviazione
    • cartacea in una struttura dell’archivio cartaceo.
    • elettronica nel sistema gestione documentale con eventuale duplicazione in un sistema ottico per l’archiviazione sostitutiva (Testo Unico 445/00 delle disposizione legislative e regolamentarie in materia di documentazione amministrativa).
  • 21. Esempio di processo in ingresso
    • Ricezione di un documento associato ad un progetto.
  • 22. Componenti del processo in ingresso Uff. Prot. Resp. Progetto Doc. MGMT Acquisizione Archiviazione Protocol lazione Storage E-Mail Classificazione /Smistamento Notifica
  • 23. Processo in ingresso
    • 1) Acquisizione in elettronico (Posta elettronica)
    • Messaggio di posta elettronica che contempla una parte di accompagnamento e una serie di allegati che sono acquisiti in formato elettronico non modificabile.
    • Costruzione di un documento unico (compound document) che comprende la lettera di accompagnamento e tutti gli allegati eventualmente presenti.
    • 2) Protocollazione
    • apposizione di una segnatura di protocollo per la lettera di accompagnamento con l’aggiunta di progressivi per ogni allegato presente).
    • Es. Numero:73101/INGRESSO, Data 27/11/2001, Ora 9.34, Mittente: Michele de Andrea, Oggetto: Invio documenti progetto “Protocollo” come previsto in Fase 2.
  • 24. Componenti del processo in ingresso
    • 3) Classificazione / Smistamento
    • Classificazione del documento acquisito e protocollato ( Es. /Servizi Finanziari / Progetti Esterni).
    • Il documento classificato e protocollato viene marcato con il codice del procedimento/processo di riferimento.
    • Automaticamente avviene lo smistamento verso il gruppo di progetto definito nell’organizzazione.
    • 4) Notifica
    • Parallelamente viene notificato elettronicamente l’avvenuto inoltro e il fascicolo nel quale è stato inserito.
    • 5) Archiviazione
    • cartacea in una struttura dell’archivio cartaceo.
    • elettronica nel sistema gestione documentale con eventuale duplicazione in un sistema ottico per l’archiviazione sostitutiva (Testo Unico 445/00 delle disposizione legislative e regolamentarie in materia di documentazione amministrativa).
  • 25. Esempio di processo in uscita
    • Inoltro di un documento associato ad un progetto.
  • 26. Processo in uscita Uff. Prot. Resp. Progetto Doc. MGMT Archiviazione Protocol lazione Storage Smistamento Rilascio Area lavoro
  • 27. Processo in ingresso
    • Rilascio
    • Rilascio di un documento da una area di lavoro del sistema di gestione documentale.
    • Il documento composto da una lettera di accompagnamento e i proprio allegati ha già automaticamente una classificazione e l’individuazione del fascicolo di appartenenza.
    • 2) Protocollazione
      • apposizione di una segnatura di protocollo per la lettera di accompagnamento con l’aggiunta di progressivi per ogni allegato presente.
        • Es. Numero:872/USCITA, Data 27/01/2001, Ora 15.34, Mittente: Andrea de Carlo, Oggetto: Accettazione documenti Fase 5 del progetto. Classificazione: / Servizi Finanziari / Progetti Esterni / PROJ 52TA4
  • 28. Processo in ingresso
    • 3) Archiviazione
      • elettronica nel sistema gestione documentale con eventuale duplicazione in un sistema ottico per l’archiviazione sostitutiva (Testo Unico 445/00 delle disposizione legislative e regolamentarie in materia di documentazione amministrativa) del documento protocollato e classificato immodificabili.
    • 4) Smistamento
      • Invio del documento in formato elettronico via Fax, E-Mail o Cartaceo.
  • 29. - Grazie -