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Presentazione Sistema di Protocollo Informatico "OpenFluxus"
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Presentazione Sistema di Protocollo Informatico "OpenFluxus"

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OpenFluxus è la soluzione progettata da SEDIIN per fornire una piattaforma che, nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale, riunisca in sé le funzionalità necessarie per gestire i ...

OpenFluxus è la soluzione progettata da SEDIIN per fornire una piattaforma che, nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale, riunisca in sé le funzionalità necessarie per gestire i servizi Protocollo Informatico e Gestione Elettronica Documentale.

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    Presentazione Sistema di Protocollo Informatico "OpenFluxus" Presentazione Sistema di Protocollo Informatico "OpenFluxus" Presentation Transcript

    • INDICE PRESENTAZIONE 1 2 3 Gestione Benefici Obblighi documentale 4 5 6Organizzazione Soluzione Architettura 7 8 Interoperabilità Funzioni 9 10 Valore Demo aggiunto
    • FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Descrizione Ogni Pubblica Amministrazione riceve e produce un’enorme quantità di documenti: tale attività si manifesta in processi governati da procedure e regole variabilmente complesse ed articolate. La gestione dei flussi documentali è l’insieme di procedure organizzative ed informatiche che hanno lo scopo di fornire strumenti oggettivi di conoscenza che prescindono dalla singola interpretazione. La gestione è finalizzata al miglioramento dei servizi ed al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni. Particolare importanza riveste la gestione del protocollo in quanto costituisce il punto centrale di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni ed all’interno di ciascuna di esse in quanto atto pubblico che fa fede dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento. 3
    • FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: BeneficiIl sistema di protocollo informatico:  Garantisce sicurezza e integrità al flusso dei documenti  Razionalizza la gestione dei documenti e le informazioni che contengono  Agevola la ricerca in base ai più vari criteri di selezione  Consente laccesso controllato e in sicurezza alle informazioni  Garantisce l’organizzazione dei documenti archiviati  Gestisce legami logico/operativi tra documento, fascicolo e procedimento  E’ di ausilio per il rapido reperimento delle informazioni di una pratica  Fornisce informazioni statistiche sullattività dellufficio.  Consente scambi informativi con altri sistemi e/o altre amministrazioni 4
    • FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO: Obblighi Codice Amministrazione Digitale (CAD):  DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235  Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell’amministrazione digitale, a norma dell’articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69. GU 10 gennaio 2011 Tempistiche del Piano e‐Gov 2012 e del CAD per le Pubbliche Amministrazioni (da Gennaio 2011) – Entro 3 mesi: utilizzo della PEC – Entro 4 mesi: individuazione di un unico ufficio responsabile dell’attività ICT – Entro 6 mesi: pubblicazione sui propri siti istituzionali dei bandi di concorso – Entro 12 mesi: emanazione delle le regole tecniche per la piena validità alle copie cartacee e digitali dei documenti informatici – Entro 15 mesi: predispozione di piani di emergenza di continuità operativa e disaster recovery 5
    • OPENFLUXUS: SOLUZIONEè la soluzione progettata da SEDIIN per fornire una piattaforma che, nel rispetto delCodice dell’Amministrazione Digitale, riunisca in sé le funzionalità necessarie pergestire i servizi Protocollo Informatico e Gestione Elettronica Documentale.OpenFluxus è stato progettato con una filosofia coerente con i principi Open Sourceprevisti da DIGITPA nell’ambito della Pubblica Amministrazione :I principi ispiratori dell’architettura Piattaforma realmente Open Source sia per l’acquisizione sia per il mantenimento e lo sviluppo evolutivo Enfasi sulla configurazione Bassi costi di acquisizione dell’infrastruttura di base: Drupal, PostgreSQL, Lucene.
    • OPENFLUXUS: ORGANIZZAZIONE Controllo Controllo di gestione – Valutazione dirigenti Organizzazione Struttura Competenze Back Office Protocollo Front Informati Office co Portale Gestione WEB Documen tale Posta Elettro Flussi di nica lavoroCertificata Gestionali specifici
    • OPENFLUXUS: ARCHITETTURA Interfaccia Web Drupal Core Function Layer Gestione Gestione Workflow Documentale / Lineari Fascicolazione Classificazione, Reportistica Titolari WebTwain Interface PDF Engine …
    • OPENFLUXUS: INTEROPERABILITÀ WebServices Fornitura del Servizio di Sistemi di BackOffice protocollazione Sistema Sistema Informativo Determinazioni Liquidazione Dirigenziali
    • GESTIONE PROTOCOLLO : FUNZIONILe principali funzionalità di gestione di protocollo sono suddivise in tre aree.FUNZIONALI  Protocollo in ingresso e in uscita  Spedizione del documento  Ricerca e visualizzazione  Trasferimento di competenza  Modifica dei dati di protocollo  Gestione protocolli d’emergenzaGESTIONALI  Gestione anagrafiche  Single Signon On (LDAP)  Gestione dellorganizzazione: uffici e utenti  Gestione del profilo utente  Gestione degli schemi di titolario di classificazioneCONTROLLO  Aggiornamento delle strutture organizzative  Stato delle operazioni in corso  Audit sul sistema
    • GESTIONE DOCUMENTALE: FUNZIONILe principali funzionalità di gestione documentale sono suddivise in tre aree.FUNZIONALI  Accesso e l’esibizione dei documenti;  Gestione di tipologie di fascicoli  Gestione dell’articolazione in sottofascicoli e classi documentali  Gestione di documenti e loro memorizzazione nel sistema  Ricerca dei documenti.  Acquisizione dei documenti via web  Gestione della localizzazione dei fascicoli cartaceiGESTIONALI  Single Sign-on On (LDAP)  Gestione del profilo utente  Gestione collocazioni fisiche  Gestione degli schemi di fascicolazione e sottofascicolazioneCONTROLLO  Stato delle operazioni in corso  Audit sul sistemaOpenFluxus è compatibile con le specifiche DigitPAdi livello A o AA per la gestione documentale e protocollo.
    • OPENFLUXUS: KEY POINTS…. Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi limitati in acquisizione ed in mantenimento. Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti Pubblica Amministrazione. Prodotto pensato e configurato per una media struttura del mercato della Pubblica Amministrazione Locale Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.
    • OPENFLUXUS: KEY POINTS…. Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi limitati in acquisizione ed in mantenimento. Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti Pubblica Amministrazione. Prodotto pensato e configurato per una media struttura del mercato della Pubblica Amministrazione Locale Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.
    • OPENFLUXUS: KEY POINTS…. Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi limitati in acquisizione ed in mantenimento. Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti Pubblica Amministrazione. Prodotto pensato e configurato per una media struttura del mercato della Pubblica Amministrazione Locale Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.
    • OPENFLUXUS: KEY POINTS…. Piattaforma di base open source: un vantaggio per i costi limitati in acquisizione ed in mantenimento. Esperienze pluriennali di progetti vincenti in ambito protocollo e gestione documentale maturate negli ambiti Pubblica Amministrazione. Prodotto pensato e configurato per una media struttura del mercato della Pubblica Amministrazione Locale Il sistema è stato progettato per l’interoperabilità l’integrazione con applicazioni gestionali in ambito PA.
    • OPENFLUXUS: DEMO
    • DEMO: REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO IN ENTRATA L’utente “protocollatore entrata” effettua la registrazione dei dati del documento e gli assegna un numero progressivo unico di protocollo
    • DEMO: PROTOCOLLO INSERITO Il documento inserito e protocollato viene elencato tra i protocollo in entrata con lo stato “assegnato” e i dati sono visibili dall’icona di dettaglio I dati di ogni documento protocollato vengonovisualizzati nel seguente modo in una versione stampabile
    • DEMO: IL FLUSSO DI LAVORO ENTRATA L’utente con profilo operatore visualizza iprotocollo di sua competenza nell’appositasezione dalla quale è in grado di effettuareoperazioni di presa in carico o rifiuto anche massive Dalla presa in carico l’operatore è in grado di effettuare un ulteriore cambio di stato, con operazione sul singolo protocollo , per il trasferimento di competenza
    • DEMO: IL FLUSSO DI LAVORO ENTRATA L’operatore è in grado dal dettaglio del documento di variare il destinatario per il trasferimento di competenzaOppure cambiarne lo stato in completato . Il documento vienequindi proposto per la fascicolazione.
    • DEMO: GESTIONE DOCUMENTALE L’operatore è in grado di effettuare ricerche su tutti i fascicoli di propria competenza , di visualizzare i documenti in essi contenuti e di aggiungerne ulteriori, sia che siano provenienti dal protocollo in entrata che prodotti internamente in risposta ad una istanza pervenuta e quindi destinati al protocollo in All’atto dell’inserimento di un ulteriore uscita. documento l’operatore è in grado sia di acquisire un file che di caricarlo dal’esterno, ad esempio da uno scanner e di visualizzarne un’anteprima
    • DEMO: FASCICOLAZIONE DI UN DOCUMENTO NON PROTOCOLLATO L’operatore, ricercato il fascicolo d’interesse,compila i dati del documento e lo salva al suo interno, può, a questo punto,inviare il documento all’utente protocollatore uscita.
    • DEMO:IL FLUSSO DI LAVORO USCITAIl protocollatore, assegnato il numero di protocollo uscita, è in grado di variare lo stato, con operazione singola o massiva. Il documento selezionato viene quindi spedito.
    • DEMO: IL FLUSSO DOCUMENTALE Rifiutato IL WORKFLOW IN INGRESSO  Il documento in entrata viene Creazione preso in carico dall’utente con Documento in protocollo in entrata funzioni di protocollatore in entrata entrata, il quale provvederà alla Trasferito registrazione e all’apposizione digitale e, ove necessario, fisica del numero di protocollo in ingresso; Assegnato Presa in  Il protocollatore provvede carico successivamente all’assegnazione all’ufficio competente;WORKFLOW IN USCITA:  L’utente con funzioni di operatore L’operatore effettua la potrà rifiutare o prendere in carico registrazione del documento; il documento protocollato. Nel Il documento viene classificato e Completato primo caso il documento verrà inserito nel fascicolo; riassegnato dal protocollatore, nel L’operatore invia il documento secondo caso lo stesso operatore alla protocollazione; sarà in grado di trasferirlo ad altro L’utente con funzioni di operatore o variarne lo stato in protocollatore in uscita assegna completato; al documento un numero di  Il documento dovrà Da protocollo ed effettua la fascicolare necessariamente essere spedizione; fascicolato dall’utente; Creazione In attesa di Da Documento Spedito protocollo in protocollazione fascicolare in uscita uscita Fascicolato Da fascicolare Documento interno
    • DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA La ricerca del fascicolo può essereeffettuata dall’operatore attraverso criteri multipli
    • DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA L’operatore ha la possibilità diricercare, attraverso una serie dicriteri, il singolo documento che compone il fascicolo
    • DEMO:LE FUNZIONI DI RICERCA L’utente abilitato è in grado di effettuare ricerche sui singoli protocollo, indipendentemente dal loro stato di lavorazione
    • DEMO:LA CREAZIONE DI UN FASCICOLO L’operatore è in grado di aprire dei nuovi dei fascicoli e di gestirne la collocazione fisica attraverso l’inserimento di informazioni sulla sua posizione
    • DEMO:ULTERIORI FUNZIONI L’applicativo gestisce inoltre una serie di funzioni aggiuntive molte delle quali riservate all’utente con profiloamministratore affinché l’architettura sia creata sulle esigenze specifiche
    • DEMO: GESTIONE REGISTRI DI PROTOCOLLO I registri di protocollo vengono gestiti da un amministratore ma gli utenti sono ingrado, se abilitati ad utilizzarne più di uno, di selezionare quello su cui lavorare
    • DEMO: CLASSIFICAZIONE L’amministratore è in grado di gestire le voci del titolario, aggiungendo, eliminando o modificando termini e stabilendo le loro gerarchie.
    • DEMO: CLASSIFICAZIONE L’utente abilitato è in grado di gestire le voci di classificazioneinerenti la creazione di fascicoli e di sotto-fascicoli
    • DEMO: GESTIONI AOO L’amministratore del sistema è ingrado di creare Aree OrganizzativeOmogenee calibrate sulle necessità dell’ente che utilizza l’applicativo L’area dedicata alla gestione delle AOO consente inoltre la modifica, l’eliminazione e la stampa delle principali informazioni
    • DEMO: GESTIONE DIREZIONILe direzioni vengono create dall’amministratore all’interno delle macro strutture
    • DEMO: GESTIONE UFFICI Gli uffici sono creatiall’interno delle Direzioni di riferimento
    • DEMO: GESTIONE ANAGRAFICHE Le anagrafiche di mittenti e destinatari sono gestiti dall’amministratore inquesta sezione apposita che ne permette anche la modifica e l’eliminazione, ma l’utente che stia inserendo undocumento nell’applicativo è in grado di aggiungere manualmente alla rubrica comune anagrafiche che non siano presenti .
    • DEMO: STAMPA LISTE Le stampe sono una funzione propria , oltre che dell’amministratore, dell’utente protocollatore, il quale ha la possibilità difiltrare per campi molteplici e stampare liste d’accompagnamento e naturalmente i barcode dei protocollo.
    • DEMO: STAMPA PROTOCOLLI IN LAVORAZIONE Tra le opzioni di stampa l’amministratore è in grado di selezionare una lista di documenti in entrata che siano ancora in lavorazione
    • DEMO: STATISTICHE Le statistiche costituiscono un ottimo strumento di controllo sull’attività della struttura , i parametripossono essere impostati su periodi temporali definiti o su range di date
    • DEMO: STATISTICHEVariando i criteri di ricerca l’aggiornamento dei dati è immediato
    • DEMO: MONITORAGGIO SISTEMA L’amministratore è in grado di monitorare gli accessi e le operazioni degli utenti all’interno dell’applicativo
    • CONTATTI SEDIIN S.p.A.Via delle Sette Chiese, 142 - 00145 Roma Tel. 06.57288608 Fax 06.57135903 Metro Linea B - Garbatella www.sediin.it