Presentazione Conservazione Sostitutiva
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Presentazione Conservazione Sostitutiva Presentazione Conservazione Sostitutiva Presentation Transcript

  • Dematerializzazione econservazione sostitutiva Costantino Landino
  • AGENDA1 Scenario2 Dematerializzazione3 Conservazione sostitutiva4 Conclusioni Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO La gestione digitale della documentazione e dei processi associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono regolati da una normativa specifica: documento informatico, firma digitale, validazione temporale e conservazione sostitutiva. FIRMA DIGITALE CONSERVAZIONE DOCUMENTO POSTA ELETTRONICA VALIDAZIONE SOSTITUTIVA INFORMATICO CERTIFICATA TEMPORALE  Direttiva 1999/93/CE  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  DPR 445/2000  DPR 68/2005 Decreto  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Legge 2/2009 con. DL  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 02/11/2005  Decreto PCM 30/03/2009 185/2008  Deliberazione CNIPA  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Deliberazione CNIPA 11/2004  Legge 2/2009 con. DL 45/2009  Decreto MEF 23/01/2004 185/2008 Codice dell’Amministrazione Digitale Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO La gestione digitale della documentazione e dei processi associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono regolati da una normativa specifica: documento informatico, firma digitale, validazione temporale e conservazione sostitutiva. FIRMA DIGITALE DOCUMENTO POSTA ELETTRONICA VALIDAZIONE INFORMATICO CERTIFICATA TEMPORALE CONSERVAZIONE  Direttiva 1999/93/CE SOSTITUTIVA  DPR 445/2000  DPR 68/2005 Decreto  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 02/11/2005  Decreto PCM 30/03/2009  Deliberazione CNIPA  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Deliberazione CNIPA 11/2004  Legge 2/2009 con. DL  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 45/2009  Decreto MEF 23/01/2004 185/2008  Legge 2/2009 con. DL 185/2008 Codice dell’Amministrazione Digitale Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • DEFINIZIONE DI DEMATERIALIZZAZIONE«Termine che identifica la tendenza a sostituire la documentazioneamministrativa su supporto tradizionale (solitamente cartaceo) infavore del documento informatico al quale la normativa ha conferitopieno valore giuridico»Grazie al Codice dell’Amministrazione Digitale è possibile trasferiregli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalteratalefficacia legale dei documenti informatici così creati.La conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei,che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, conl’equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nellaforma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marcatemporale. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA(Art.42 Codice PA digitale)«Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapportocosti e benefici il recupero su supporto informatico dei documentie degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna laconservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguentipiani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici»(Art.43 Codice PA digitale comma 1 - Riproduzione deidocumenti)«I documenti degli archivi, le scritture, ove prodotti su supportiinformatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge» Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGII guadagni di efficienza collegati alla sostituzione del documentocartaceo con quello digitale sono riconducibili principalmente alleseguenti aree: Tempo di ricerca del documento (-80%); Numero di persone dedicate al processo (-43%); Tempo medio di svolgimento del processo (-73%); Numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%) Percentuale di documenti perduti (-90%)Una amministrazione pubblica ha anche benefici come: Miglioramento della produttività del personale Collaborazione con servizi di condivisione delle informazioni Miglioramento dei servizi verso cittadini e imprese Razionalizzazione degli investimenti Monitoraggio eventi e Ottimizzazione delle risorse Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGI 2/2 Operazione Tempo dedicato Stima Riduzione dei tempi riduzione dei tempi Manager Quadro Impiegato Manager Quadro ImpiegatoRicercadocumento 5-10% 10-15% 10-20% fino al 90% 6% 11% 13%Duplicazione 2-10% fino al 20% 1%Distribuzione 1-2% 2-10% fino al 50% 1% 4%Archiviazione 1-2% 2-20% fino al 90% 1% 7%Ricercadocumento Media riduzione dei tempi 6% 14% 25% Tempi impiegati per svolgere le attività per figura professionale e stima della riduzione (Nolan Norton Institute) Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • DEMATERIALIZZAZIONE: FLUSSO DOCUMENTALEDocumento OCR-ICR Metadatazioneelettronico ArchiviazioneDocumento Scansione cartaceo RepositoryPreparazione Documentale Dischi Ottici documenti cartacei Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • REQUISITI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVADIGITPA ha stabilito come segue i requisiti del sistema diconservazione dei documenti: Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti Tracciatura delle operazioni Copie di sicurezza Archivio dei programmi Funzionalità di ricerca secondo vari parametri Indicazioni obbligatorie per la fatturazione Integrazione con il sistema di gestione dei flussi documentali Garanzia di esibizione su richiesta dei documenti conservati Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVANel rispetto della normativa le aziende o le amministrazionipubbliche devono identificare il Responsabile della ConservazioneSostitutiva che ha il compito di apporre al termine del processo lapropria firma digitale e la marca temporale, attestandone ilcorretto svolgimento.Egli dovrà rendersi garante della corretta gestione dell’archiviosecondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottandoprocedure di tracciabilità in modo tale da garantire la correttaconservazione, laccessibilità al singolo documento la suaesibizione nei confronti del soggetto per cui opera delle autoritàfiscali. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Avvio processo di certificazione Firma digitale del Responsabile della Conservazione Apposizione della marca temporale al “file di chiusura” Masterizzazione Supporto Custodia del supporto Costantino Landino www.costantinolandino.itCostantino.landino@gmail.com
  • PROCESSI DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Responsabile conservazione Pubblico Esibizione Conservazione Ufficiale sostitutiva Memorizzazione Archiviazione Elettronica Documento Documento Documento analogico Analogico informatico unico non unico Costantino Landino www.costantinolandino.itCostantino.landino@gmail.com
  • QUALI DOCUMENTI BISOGNA CONSERVARE?- Fatture Attive E Passive- Libro Giornale, Libro Degli Inventari, Libro Dei Cespiti, Registro Dei Corrispettivi, Mastri, Registro Di Carico E Scarico (Etc.)- Registri Iva (Delle Vendite, Degli Acquisti, Riepilogativo)- Modulistica Relativa Ai Pagamenti (F24, F23, Bollettini C/C, Etc.)- Bilancio D’Esercizio- Contratti (Proposte, Inviti A Proporre, Accettazioni)- Solleciti Di Pagamento, Estratti Conto, Avvisi, Lettere E Fax In Genere- Documento Di Trasporto, Bolla Di Accompagnamento- Distinte Meccanografiche Di Fatturazione (Bollette)- Dichiarazioni Dei Redditi, Irap, Iva E Sostituti- Cedolini Paga e Libri Sociali Elencati All’Art. 2421 C.C. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • LIMITI E TEMPI DI CONSERVAZIONENon Si Conservano…. Le Scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo competenti l’Agenzia Delle Dogane (Es. Bolla Doganale)Il processo di Conservazione Sostitutiva è effettuato almeno: Ogni 15 giorni per le fattura attive e passive 1 volta l’anno per tutti i restanti tipi di documentiIl termine annuale coincide con la data in cui è effettuata l’ultimaregistrazione del periodo e comunque non oltre il termine per lapresentazione della relativa dichiarazione. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  • VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA  Il risparmio della carta  La qualità del documento che rimane indelebile nel tempo  Il recupero dello spazio occupato dai voluminosi, pesanti e costosi scaffali ignifughi.  L’accesso ai documenti in modo sicuro e veloce  Controllo del flusso documentale con incremento della produttività e della semplificazione delle attività di lavoro  La consultazione documentale è svincolata dal luogo e dal tempo  La riduzione drastica dei canoni e dei materiali di consumo delle fotocopie  Una maggiore sensibilità verso la sostenibilità ambientale e al rispetto delle politiche ecologiche Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com