Presentazione Conservazione Sostitutiva

2,264 views

Published on

Presentazione Conservazione Sostitutiva

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,264
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
68
Actions
Shares
0
Downloads
110
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Presentazione Conservazione Sostitutiva

  1. 1. Dematerializzazione econservazione sostitutiva Costantino Landino
  2. 2. AGENDA1 Scenario2 Dematerializzazione3 Conservazione sostitutiva4 Conclusioni Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  3. 3. GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO La gestione digitale della documentazione e dei processi associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono regolati da una normativa specifica: documento informatico, firma digitale, validazione temporale e conservazione sostitutiva. FIRMA DIGITALE CONSERVAZIONE DOCUMENTO POSTA ELETTRONICA VALIDAZIONE SOSTITUTIVA INFORMATICO CERTIFICATA TEMPORALE  Direttiva 1999/93/CE  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  DPR 445/2000  DPR 68/2005 Decreto  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Legge 2/2009 con. DL  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 02/11/2005  Decreto PCM 30/03/2009 185/2008  Deliberazione CNIPA  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Deliberazione CNIPA 11/2004  Legge 2/2009 con. DL 45/2009  Decreto MEF 23/01/2004 185/2008 Codice dell’Amministrazione Digitale Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  4. 4. GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO La gestione digitale della documentazione e dei processi associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono regolati da una normativa specifica: documento informatico, firma digitale, validazione temporale e conservazione sostitutiva. FIRMA DIGITALE DOCUMENTO POSTA ELETTRONICA VALIDAZIONE INFORMATICO CERTIFICATA TEMPORALE CONSERVAZIONE  Direttiva 1999/93/CE SOSTITUTIVA  DPR 445/2000  DPR 68/2005 Decreto  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 02/11/2005  Decreto PCM 30/03/2009  Deliberazione CNIPA  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Deliberazione CNIPA 11/2004  Legge 2/2009 con. DL  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 45/2009  Decreto MEF 23/01/2004 185/2008  Legge 2/2009 con. DL 185/2008 Codice dell’Amministrazione Digitale Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  5. 5. DEFINIZIONE DI DEMATERIALIZZAZIONE«Termine che identifica la tendenza a sostituire la documentazioneamministrativa su supporto tradizionale (solitamente cartaceo) infavore del documento informatico al quale la normativa ha conferitopieno valore giuridico»Grazie al Codice dell’Amministrazione Digitale è possibile trasferiregli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalteratalefficacia legale dei documenti informatici così creati.La conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei,che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, conl’equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nellaforma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marcatemporale. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  6. 6. DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA(Art.42 Codice PA digitale)«Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapportocosti e benefici il recupero su supporto informatico dei documentie degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna laconservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguentipiani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici»(Art.43 Codice PA digitale comma 1 - Riproduzione deidocumenti)«I documenti degli archivi, le scritture, ove prodotti su supportiinformatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge» Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  7. 7. DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGII guadagni di efficienza collegati alla sostituzione del documentocartaceo con quello digitale sono riconducibili principalmente alleseguenti aree: Tempo di ricerca del documento (-80%); Numero di persone dedicate al processo (-43%); Tempo medio di svolgimento del processo (-73%); Numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%) Percentuale di documenti perduti (-90%)Una amministrazione pubblica ha anche benefici come: Miglioramento della produttività del personale Collaborazione con servizi di condivisione delle informazioni Miglioramento dei servizi verso cittadini e imprese Razionalizzazione degli investimenti Monitoraggio eventi e Ottimizzazione delle risorse Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  8. 8. DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGI 2/2 Operazione Tempo dedicato Stima Riduzione dei tempi riduzione dei tempi Manager Quadro Impiegato Manager Quadro ImpiegatoRicercadocumento 5-10% 10-15% 10-20% fino al 90% 6% 11% 13%Duplicazione 2-10% fino al 20% 1%Distribuzione 1-2% 2-10% fino al 50% 1% 4%Archiviazione 1-2% 2-20% fino al 90% 1% 7%Ricercadocumento Media riduzione dei tempi 6% 14% 25% Tempi impiegati per svolgere le attività per figura professionale e stima della riduzione (Nolan Norton Institute) Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  9. 9. DEMATERIALIZZAZIONE: FLUSSO DOCUMENTALEDocumento OCR-ICR Metadatazioneelettronico ArchiviazioneDocumento Scansione cartaceo RepositoryPreparazione Documentale Dischi Ottici documenti cartacei Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  10. 10. REQUISITI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVADIGITPA ha stabilito come segue i requisiti del sistema diconservazione dei documenti: Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti Tracciatura delle operazioni Copie di sicurezza Archivio dei programmi Funzionalità di ricerca secondo vari parametri Indicazioni obbligatorie per la fatturazione Integrazione con il sistema di gestione dei flussi documentali Garanzia di esibizione su richiesta dei documenti conservati Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  11. 11. IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVANel rispetto della normativa le aziende o le amministrazionipubbliche devono identificare il Responsabile della ConservazioneSostitutiva che ha il compito di apporre al termine del processo lapropria firma digitale e la marca temporale, attestandone ilcorretto svolgimento.Egli dovrà rendersi garante della corretta gestione dell’archiviosecondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottandoprocedure di tracciabilità in modo tale da garantire la correttaconservazione, laccessibilità al singolo documento la suaesibizione nei confronti del soggetto per cui opera delle autoritàfiscali. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  12. 12. PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Avvio processo di certificazione Firma digitale del Responsabile della Conservazione Apposizione della marca temporale al “file di chiusura” Masterizzazione Supporto Custodia del supporto Costantino Landino www.costantinolandino.itCostantino.landino@gmail.com
  13. 13. PROCESSI DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Responsabile conservazione Pubblico Esibizione Conservazione Ufficiale sostitutiva Memorizzazione Archiviazione Elettronica Documento Documento Documento analogico Analogico informatico unico non unico Costantino Landino www.costantinolandino.itCostantino.landino@gmail.com
  14. 14. QUALI DOCUMENTI BISOGNA CONSERVARE?- Fatture Attive E Passive- Libro Giornale, Libro Degli Inventari, Libro Dei Cespiti, Registro Dei Corrispettivi, Mastri, Registro Di Carico E Scarico (Etc.)- Registri Iva (Delle Vendite, Degli Acquisti, Riepilogativo)- Modulistica Relativa Ai Pagamenti (F24, F23, Bollettini C/C, Etc.)- Bilancio D’Esercizio- Contratti (Proposte, Inviti A Proporre, Accettazioni)- Solleciti Di Pagamento, Estratti Conto, Avvisi, Lettere E Fax In Genere- Documento Di Trasporto, Bolla Di Accompagnamento- Distinte Meccanografiche Di Fatturazione (Bollette)- Dichiarazioni Dei Redditi, Irap, Iva E Sostituti- Cedolini Paga e Libri Sociali Elencati All’Art. 2421 C.C. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  15. 15. LIMITI E TEMPI DI CONSERVAZIONENon Si Conservano…. Le Scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo competenti l’Agenzia Delle Dogane (Es. Bolla Doganale)Il processo di Conservazione Sostitutiva è effettuato almeno: Ogni 15 giorni per le fattura attive e passive 1 volta l’anno per tutti i restanti tipi di documentiIl termine annuale coincide con la data in cui è effettuata l’ultimaregistrazione del periodo e comunque non oltre il termine per lapresentazione della relativa dichiarazione. Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com
  16. 16. VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA  Il risparmio della carta  La qualità del documento che rimane indelebile nel tempo  Il recupero dello spazio occupato dai voluminosi, pesanti e costosi scaffali ignifughi.  L’accesso ai documenti in modo sicuro e veloce  Controllo del flusso documentale con incremento della produttività e della semplificazione delle attività di lavoro  La consultazione documentale è svincolata dal luogo e dal tempo  La riduzione drastica dei canoni e dei materiali di consumo delle fotocopie  Una maggiore sensibilità verso la sostenibilità ambientale e al rispetto delle politiche ecologiche Costantino Landino www.costantinolandino.it Costantino.landino@gmail.com

×