Door Comé van der Linde
Operationele inleenprocessen
Beschikbare IT-systemen
voor operationele
Organiseren
Beheren Registreren van
inleenprocessen
inzet (tools en
inleencontracten deel ovk (NOK)
toegang)
administratie In de markt zijn diverse systemen
T—^ beschikbaar om de inleenprocessen te
automatiseren. Ze zijn in te delen in drie
Registreren en
Beheren van Selecteren van |
categorieën. Ten eerste de systemen
kandidaten f accorderen uren
tarieven
van uitzenders zoals USG, Randstad en
Adecco.Ten tweede de systemen van
In-en uitlenende organisaties van personeel verspillen jaarlijks miljoenen euro's dooreen Afhandelen onafhankelijke softwareleveranciers als
Distribueren van {
Opstellen van
facturatie en Netive, Proquro, Esize, Marktplaats en
aanvragen aanvragen
slechte integratie van de operationele inleenprocessen. IT-systemen zijn beschikbaar, er is betaling
People Click. Tot slot de ERP-systemen die
in gebruik zijn bij de inlenende bedrijven
een communicatiestandaard en er kan worden bespaard. Waarom komt de integratie dan \\j~y Z.^9kif-i-'--f?S %fïif-/~ <ÏAAedewerkérS;
^^SÊ^ÊEkhi^k3sÊË^é2^M'i zoals SAP en Baan.
5in|éinorgariisatie»| tëg&s£&»L
niet van de grond? aïa»üaa£3ï?-
ig^sjeêrnluppbrt-
een 'eigen' inzicht in de uren en kosten in
de ogen van inlenende bedrijven noodzake-
13.000 facturen per fte worden verwerkt. • Inlenende bedrijven willen de uren en lijk. Het registeren van de tarieven en uren
e integratie van de operati-
Er zijn organisaties die slechts 5000 factu- kosten zelf registreren in het eigen ERP- in het systeem van de uitlener wordt dan
onele inleenprocessen tus-
ren per fte verwerken. Belangrijkste oorzaak systeem. ook vaak als een te groot risico gezien.
I sen in- en uidenende be- gebruiken om een concurrentievoordeel te gehele purchase to pay-proces ontbreekt,
is dan vaak de slechte kwaliteit van de
drijven (zie kader) komt in realiseren. Het zijn namelijk ook de grotere waardoor het probleem niet snel wordt aan-
Klanten binden
inleenfacturen.
Nederland niet van de uidenende bedrijven die verantwoordelijk gepakt. De inlenende bedrijven zijn nu aan zet. Zij
De meeste grote uidenende bedrijven (zoals
grond. Organisaties lenen steeds meer Het is de vraag waarom de integratie niet zijn voor SETU (Stichting Elektronische hebben een groot belang bij een juiste
IT-beleid
USG, Randstad, Adecco) bieden een leve-
medewerkers in van uitlenende bedrijven. van de grond komt. De systemen zijn Transacties Uitzendbranche). registratie van verplichtingen, kosten, uren
ranciersonafhankelijk systeem aan om de
De administratieve problematiek wordt namelijk beschikbaar, er is een standaard SETU zorgt voor standaardisatie van syste- De ERP-systemen zijn goed in staat om en een goed ingericht purchase to pay-
operationele inleenprocessen te ondersteu-
daardoor steeds groter, maar blijft voorlopig om mee te communiceren en organisaties men en bestanden in de uitzendbranche, processen met betrekking tot de standaard proces. De registratie van de uren door
nen bij inlenende bedrijven. In de werke-
onopgelost. Als gevolg zijn de administra- kunnen door het oplossen van de proble- zodat alle inleners en uideners met elkaar inkoopcategorieen te ondersteunen. De inlenende bedrijven is de basis en bron van
lijkheid betekent 'leverancieronafhankelijk'
tieve kosten voor het Nederlandse bedrijfs- matiek de kosten verlagen. In de praktijk kunnen communiceren. Deze standaard inleenprocessen vragen om een uitgebrei- de gegevens die digitaal beschikbaar gesteld
dat het systeem zodanig is ingericht dat
leven onnodig hoog. Tevens zorgt deze zijn er vier belangrijke obstakels: heet HR-XML/Sides. Een standaard om dere en meestal aangepaste systeemonder- moeten worden aan de uitlenende bedrij-
meerdere leveranciers ermee kunnen wer-
mismatch voor betalingsachterstanden, dis- mee te communiceren is een begin, maar steuning. ven. De SETU-standaard zou gebruikt
• Uidenende bedrijven gebruiken hun
ken. Uitzend- en detacheringbureaus (zeker
puutfacturen, slecht inzicht in de verplich- zonder onder andere de juiste functionali- moeten worden om met de uitlenende
systemen om klanten (inleners) te bin- Voorbeelden zijn de wekelijkse facturatie in
de specialistische) weigeren namelijk om
tingen, kosten, nog te factureren uren en teiten (systemen) is het niet bruikbaar. bedrijven te communiceren. Het is aan hr-
den en willen liever niet met eikaars plaats van eenmalige, het niet vooraf bekend
hun gegevens (uren en tarieven) via het
dubbele facturen. inkoop om duidelijk te maken bij de
systemen werken. zijn van het aantal uren, diverse uursoorten
Probleemeigenaar
systeem van een concurrent te versturen. inlenende bedrijven dat er een kostenbespa-
• Het ontbreken van een overkoepelende en tarieven, et cetera. IT is meestal niet blij
De onnodige kosten zijn met name tastbaar
Inlenende bedrijven die werken met meer- ring gerealiseerd kan worden door het
probleemeigenaar bij inlenende bedrij- Een inlenend bedrijf kan ervoor kiezen om met maatwerk en/of een compleet nieuw
bij de crediteurenadministraties of shared
dere uidenende bedrijven, moeten dan met slimmer automatiseren van de inleenpro-
ven. zijn eigen ERP-systeem in te zetten of een systeem, waardoor een oplossing wordt ver-
service centra van organisaties. Door de
meerdere systemen gaan werken of accepte- cessen.
onafhankelijk systeem aan te schaffen. Een traagd of helemaal niet van de grond
zeer lage matchingsgraad van de inkoopfac- • 'Tegenwerking' van IT bij inlenende
ren dat slechts een deel van de uren en fac- businesscase om het eigen ERP-systeem te komt.
turen is meer menskracht nodig. Normaliter bedrijven — inleenprocessen kunnen Als het management zich eenmaal bewust
turen digitaal wordt verwerkt. Het is frap- gebruiken of een systeem aan te schaffen, zal
kunnen in een shared service centre (met niet met behulp van standaard ERP- is van de 'inleenproblematiek' en de bespa-
Controle houden
pant dat uidenende bedrijven hun systemen voor grotere inlenende bedrijven bijna altijd
behulp van invoice scanning) ongeveer functionaliteiten worden ondersteund. ringsmogelijkheden, dan is de belangrijkste
positief uitvallen. Maar meestal is er geen De meeste organisaties willen hun verplich- vervolgstap om een overkoepelende pro-
'overkoepelende' probleemeigenaar, waar- ten, kosten en uren zo snel mogelijk inzich- bleemeigenaar aan te wijzen. IT, hrm,
6 praktische tips voor de implementatie van de inleenoplossing: door er onvoldoende aandacht aan het pro- telijk hebben. Daarnaast is de uren- en inkoop en finance moeten de handen
bleem wordt besteed (er wordt geen budget kostenregistrarie vaak de basis waarop kos- Ineenslaan en samen het probleem aanpak-
vrijgemaakt). ten intern worden verdeeld en/of weer in ken. Een oplossing komt er dan Vanzelf',
1. Betrek de uitlenende bedrijven bij de oplossing.
Procurement (hr) is meestal verantwoorde- rekening worden gebracht bij de klanten zeker als de organisatie de kennis en kunde
2. Bekijk eerst of het huidige ERP-systeem geschikt is voor ondersteuning van de inleenprocessen.
lijk voor het inleenbeleid en de inleenpro- van inlenende bedrijven. Inlenende bedrij- van de diverse functionele betrokkenen
3. Gebruik de standaaijds van de SETU (Stichting ElektronischeTransacties Uitzendbranche)
cessen, finance voor de crediteurenadmini- ven hebben deze (registratie)processen in mobiliseert. ©
4. Stel alleen lT-consu|tants aan die multidisciplinair zijn (de verschillende modules van het ERP-systeem kennen).
stratie en IT voor de systeemondersteuning hun eigen systemen geregeld en willen dit
5. Houd het simpel. Automatiseer in eerste instantie alleen de cruciale procesactiviteiten. Voer niet tegelijkertijd veranderingen door in de
en tot slot de (vele) inlenende budgethou- ook zo houden. Tevens willen de inlenende
organisatie en processen. Comé van der Linde is directeur van Labor
ders die de inleenprocessen met name uit- bedrijven de facturen kunnen controleren
6. Ga pas over op selfbilling wanneer de kwaliteit van de registratie van tarieven en uren goed is. Redimo, een onafhankelijk adviesbureau op
voeren. Een probleemeigenaar voor het van de uidenende bedrijven en daarvoor is het gebied van inleen van personeel.
36 Deal\" januari/februari 2009 januari/februari 2009 Deaf 37