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  • 1. Guía deAuditoría
  • 2. Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República de Colombia Sandra Morelli Rico Contralora General de la República Agosto 22 de 2011
  • 3. Oficina de Comunicaciones y PublicacionesSilvana Orlandelli UruburuDirectora Oficinade Comunicaciones y PublicacionesLissy Esperanza Mantilla MuñozJaime Viana SaldarriagaEdiciónAna Kelly Rojas CubillosNestor Adolfo Patiño ForeroConstanza Patricia Leal RozoDiseño y DiagramaciónNestor Adolfo Patiño ForeroDiseño de CarátulaImpresiónImprenta Nacional de Colombia©2011
  • 4. Equipo DirectivoSandra Morelli RicoContralora General de la República Jhon Jaiver Jaramillo ZapataÁlvaro Miguel Navas Patrón Contralor DelegadoVicecontralor General para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción CoactivaZoraida Rincón ArdilaDirectora Oficina de Planeación Claudia Isabel Medina Siervo Contralora DelegadaManuel Antonio Díaz Jimeno para el Sector de Minas y EnergíaSecretario Privado Margarita Jiménez QuinteroNelson Izaciga León Contralora DelegadaContralor Delegado para el Sector Socialpara el Sector de InfraestructuraFísica y Telecomunicaciones, Luisa Fernanda Morales NoriegaComercio Exterior Gerente Talento Humanoy Desarrollo Regional Carlos Eduardo Umaña LizarazoClaudia Cristina Serrano Evers Gerente Gestión AdministrativaContralora Delegada y Financierapara el Sector Medio Ambiente Alexandra Katheryne Manzano GuerreroLigia Helena Borrero Restrepo Directora Oficina de Control DisciplinarioContralora Delegadapara el Sector Gestión Pública Raimundo José Velez Cabralese Instituciones Financieras Director Oficina de Capacitación, Producción de TecnologíaCarlos Felipe Cordoba Larrarte y Cooperación Técnica InternacionalContralor Delegadopara Participación Ciudadana Héctor Javier Osorio Botello Director Oficina de Control InternoRodrigo Fernando Quimbayo CarvajalContralor Delegado Rafael Enrique Romero Cruzpara el Sector Agropecuario Director Oficina JurídicaJavier Alonso Lastra Fuscaldo Jorge Enrique Ortiz KronneContralor Delegado para el Sector Director OficinaDefensa, Justicia y Seguridad de Sistemas e InformáticaCarlos Eduardo Acosta Moyano Silvana Orlandelli UruburuContralor Delegado Directora Oficinapara Economía y Finanzas de Comunicaciones y Publicaciones
  • 5. Equipo de TrabajoServidores públicos que redactaron textos finalesy consolidaron ajustes de la Guía de Auditoría de la CGR:Zoraida Rincón ArdilaDirectora Oficina de PlaneaciónAlberto Ruiz Poveda Aurora Rojas RojasLuis Alberto Aguirre García Orlando Sotelo ÁvilaMargarita Aragón González William Velásquez RodríguezMaría Dolores Garzón Laverde Héctor Oswaldo Amaya TovarSimón Alejandro Guzmán Guerrero Yazmín Beltrán TorresBibiana Guevara Aldana Oscar Alcides Duarte CaviedesJorge Alberto López Ruiz Olga Isabel Garzón PérezFrancisco José Ordúz Avella Mercedes Ortiz CañónGildardo Quintero Cardona Jaime Rodríguez TibochaEdison Romero Ochoa Gladys Stella Romero PérezOlga Lucía Romero Santiago José Miguel Zambrano GuerreroMisael García González Isauro Suárez RamírezServidores públicos que realizaron el diagnóstico y presentaronpropuestas de ajuste y modificación a la Guía de Auditoría de la CGR:Mesa 1 - PGA y sectorización Graciela Rocío Abril CaballeroAurora Rojas Rojas Gloria Zoraida CáceresWilliam Velásquez Rodríguez Ivonne Janeth GuerreroHéctor Oswaldo Amaya T. Miguel Pinzón SalcedoYaneth Silva Luis Antonio RamírezMartha Constanza Ovalle Ricardo Antonio PulidoMiguel Adaime Vanegas Rafael MartínezMesa 2 – Participación ciudadanaBertha Lucia Ramírez Parra Verónica Caro de BernalLuis Alberto Hernández M. Isabel Forero CristanchoBeatriz Mestre Carreño María Cristina Blanco SilvaMartha Lucía Mesa Gema Victoria Truke OspinaMesa 2a – Articulación micro–macro Orlando Hernández MartínezLiliana Rodríguez S. León Arturo QuijanoMaximiliano Andrade López Gildardo Quintero C.Nicolás Sánchez M. Leonardo Payán PotesMesa 3 – Modalidades de auditoríaCarlos Saavedra Zafra Gloria Moreno LemusPascual Uribe M. Orlando Sotelo ÁvilaNilsón Mesino A. Francisco José OrduzRosa Díaz de Arrieta Esperanza SandovalDiego A. Ossa Teresa Toro GonzálezJavier Ramírez C. Martha MedinaJavier Alex Hurtado M. José Nicolás Sánchez MorenoHernando de la Cruz Polo Sonia Gómez TaboadaJuan Pablo Torres Luis Enrique Castaño MuñozMónica Valderrama Martha Elvira Neira MurallaLuis Alberto Higuera M. Claudia Vargas MoraCarlos Méndez Sánchez Gil Mariano Mejía Estrada
  • 6. Mesa 4 – Fase planeaciónBibiana Guevara Aldana Diego Antonio MárquezEinar Cuadros Clavijo Sory Ruedas ZapardielDelia Matilde Monroy de R. Oscar Duarte CaviedesGloria Yolanda Niño R. Fernando AlmeidaJorge Edgar Araque Aldana Elsa Lozano RodríguezDalila Hernández Bastidas Diana Patricia Barón CastilloHenry Castellanos Cárdenas Josué Bermeo VélezMario Prieto Morales Mónica Esperanza Cano B.Sigifredo Velasco Dizu José Luis García CortésMesa 5 – Fase de planeación – evaluación sistema de control internoEdison RomeroJaime Rodríguez Tibocha Luz Marina Rodríguez S.Olga Isabel Garzón Pérez Nhora Patricia Mejía MejíaNéstor González Camelo Hada Lucero Morales GilMisael García González Ayda Cecilia Díaz BravoLuis Carlos Pichón Gómez Yolanda Loboa VásquezGabriel Ángel Muriel G. Mileidi Isabel Corpus GreyMesa 6 – Fase de ejecución, estados contables, gestión y fenecimientoGilma SossaJorge Camargo Ana CumplidoAlberto Ruiz Poveda Diana M HolguinAdalberto Duque Martha A SeguraRicardo Samper Alfredo EstradaYaneth Muñoz Teresa ChacónRoque Llanos María Dolores GarzónPatricia López Jaramillo María Judith ReyesAgobardo Cagua C. Carlos GuzmánDoris A Gómez José Miguel Zambrano G.Mesa 7 – Configuración de hallazgos, indagación preliminar y grupo enlaceLuis Alberto Aguirre García Natalia CaroEdwin A. Rodríguez Martínez Luz Edith TorradoJacob Perafan Pérez Álvaro Hernando Ávila B.Yenny Erazo Muñoz Amparo Ayala RodríguezMargareth Rodríguez Mora Jhon Rentería RíosCarlos Antonio Trigos Vega Laura E. Ríos MosqueraJuan Carlos Arenas Victoria Eugenia AcevedoMesa 8– InformeMaría Patricia Arbeláez Bidialdo Mina CamildeAndrés Medina Pineda Ruth Maribel CuadradoJorge Mario Gómez Yazmín Beltrán TorresHelmer Quintero Clara Eugenia GonzálezNancy Páez Franco Miriam Suárez
  • 7. Mesa 9– Actuaciones posterioresRaúl Eduardo Arévalo O. Juana Carlos Guerra MillánEdgar Moisés Ballesteros R. Rodrigo Martínez BotiaMónica Patricia Cortés Ch. Fresia de J. Maturana A.Alcira Díaz Herrera Jairo Oyaga ArmentaLuz Victoria Erazo Soler Luis Eduardo Rocha BriceñoCesar Armando Fajardo W. María Patricia Sánchez V.Víctor Hugo García Quintero Alda Inés Ortega Otero.Mesa10– Herramientas tecnológicas que soportan el proceso auditorClara Inés González Garibello Oscar Felipe Pardo RamosMaría Elena Ángel Sánchez César Alberto Barrera C.Gladys Rubiela Rodríguez M. Lesvy Socorro Molina Q.Ricardo Páramo Tobar Octavio Luna RuízBelisario Rodríguez Zipaquirá Celeste Mendoza GómezMaría Doris Pulido Pulido Jairo Ortega PeñaSilvio Chicunque Pantoja José Enrique PérezNury Elizabeth Pérez Martha Lucía Amaya VargasMesa11– Procedimientos especializadosLuz Ángela García Luis Rojas SánchezBibiana Domínguez V. Heber CeballosRosa Angulo M. José M. VanegasNayibe Almanza Edgar Michael’sMercedes Ortiz Cañón Karol J. Martínez M.
  • 8. Contenido1. Planeación Estratégica 13 1.1 Elaboración del Plan General de Auditoría (PGA) 14 1.2 Asignación de actividades 202. Generalidades de auditoría de la CGR 24 2.1 Normas de auditoría 24 2.2 Definición de auditoría 24 2.3. Componentes básicos de la auditoría 24 2.4 Enfoque de la auditoría 25 2.5. Propósitos de la auditoría 26 2.6 Alcance de la auditoría 26 2.7 Resultados esperados de la auditoría 273. Fases del proceso de auditoría 28 3.1 Fase de Planeación de la auditoría 28 3.2 Fase de ejecución de la auditoría 43 3.3. Fase de informe de auditoría 844. Evaluación del proceso auditor 93 4.1. Generalidades 93 4.2 Actividades básicas 945. Administración del proceso auditor 96 5.1. Generalidades 96 5.2. Roles del proceso auditor 99 5.3. Administración documental y papeles de trabajo 114 5.4. Aseguramiento de la calidad 1156. Anexos 120
  • 9. PresentaciónApreciados Funcionarios.Cuando fui elegida Contralora General de la República nospropusimos trabajar decididamente para darle un nuevoenfoque al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, paralograr mayor efectividad y oportunidad y, por lo tanto, me-jores resultados institucionales.Por ello, con base en los instrumentos jurídicos del orde-namiento vigente, se han propuesto estrategias procesalesy de gestión para introducir correctivos a las disfuncionali-dades del control fiscal y, así, permitir que el erario públicopueda reincorporar activos que había perdido de manerafraudulenta y, concomitantemente, procurar el fortaleci-miento institucional del Estado.Este nuevo modelo de control fiscal, basado en resultados,tiene como fundamento el ejercicio auditor sectorial e in-tersectorial a planes, programas y proyectos de inversión,sin descuidar el mandato constitucional y legal de auditarlos sujetos de control. En efecto, la Contraloría General dela República (CGR) orienta su proceso auditor no sólo alcumplimiento de normas, procesos y procedimientos, sinoque se basa fundamentalmente en la verificación del logrode los resultados, que le permitan al Estado cumplir consus fines esenciales.Dicho proceso se inició con la definición del objetivo corpora-tivo de “Establecer un nuevo modelo de control fiscal”, dentrodel Plan Estratégico formulado por esta administración. Demanera paralela, y con la coordinación de la Oficina de Pla-neación, se adelantó la revisión de propuestas de modificaciónpresentadas por las diferentes dependencias y funcionarios dela CGR. Estas propuestas evidenciaron la necesidad de ajustarla metodología que venía utilizando la entidad, para la ejecu-ción de las auditorías. Posteriormente, se realizó un diagnósti-co que permitió puntualizar los ajustes necesarios.
  • 10. Para concluir este trabajo, un equipo interdisciplinario delas diferentes contralorías delegadas y dependencias, co-ordinado por la Oficina de Planeación, se dio a la tarea deredactar, analizar y consolidar las diferentes propuestaspresentadas, hasta obtener una herramienta técnica queoriente el proceso auditor de una manera expedita, ágil yeficaz. Este propósito lo hemos alcanzado con la adopciónde la “Guía de Auditoría de la Contraloría General de laRepública de Colombia”, aprobada en Comité Directivo el11 de agosto de 2011 y adoptada mediante Resolución No.6368 del 22 de agosto de 2011.Entre los cambios relevantes se destaca la incorporacióndel concepto de “Planeación estratégica” que permite, enun paso inicial, realizar un análisis detallado de los enteso asuntos a auditar para orientar el proceso auditor haciaaquellos aspectos en los que por existir un mayor riesgoameritan focalizar la evaluación. Para cumplir con ese pro-pósito se diseñó una herramienta de identificación de prio-ridades sectoriales, denominada “mapa de riesgos” que,con base en la aplicación de indicadores, permite priorizarentes o asuntos a auditar para programar el Plan Generalde Auditorias (PGA).Otra modificación importante en la fase de planeación, esla nueva metodología para evaluar el Sistema de Controlinterno y/o los mecanismos de control, a partir del dise-ño de preguntas encaminadas a determinar la aplicación yefectividad de los controles para minimizar los riesgos, porparte del ente o asunto vigilado.En la fase de ejecución se destaca que, a través de nuevos crite-rios y ponderaciones, se pretende una mayor coherencia entre laevaluación de la gestión y los resultados reales obtenidos por lasentidades, lo cual determina el fenecimiento de la cuenta. Conesta estrategia se busca profundizar en la evaluación de los prin-cipios de eficiencia, economía, eficacia, equidad, valoración decostos ambientales y efectividad o impacto, en la aplicación delos sistemas de control establecidos en la Ley 42 de 1993.
  • 11. En la fase de informe se resalta la reducción de los aspectospara validar los hallazgos; se eliminó el informe preliminarpara hacer más ágil el proceso auditor, sin perjuicio de co-municar las observaciones en la medida en que se vayan en-contrando para que el auditado las controvierta oportuna-mente. El trabajo de los equipos auditores se orientará haciala identificación y estructuración de hallazgos con incidenciafiscal, si hay lugar a ello. No obstante, debe cumplirse con laobligación legal de comunicar aquellos con incidencia penalo disciplinaria a las instancias correspondientes.Para que esta Guía de Auditoria sea un proyecto exitoso invi-to a todos los funcionarios de la entidad a unir esfuerzos paracumplir nuestra misión: “Vigilar y controlar, oportuna y efec-tivamente, los recursos públicos destinados al cumplimientode los fines esenciales del Estado Social de Derecho”.Colombia requiere de un Estado en el que prevalezca elinterés general y la Contraloría General de la Repúblicatiene un rol protagónico en la consecución de dicho obje-tivo. Espero que todos los servidores públicos respondanpositivamente a este nuevo reto institucional, para hacerdel propósito de la evaluación por resultados una realidaden procura de la transparencia en la administración de losrecursos públicos. SANDRA MORELLI RICO CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA
  • 12. IntroducciónLa “Guía de Auditoría de la Contraloría General de la Re-pública (CGR)” contiene las pautas básicas para orientarel proceso auditor en la institución y fue elaborada con elpropósito de obtener los resultados esperados, con la cali-dad y el tiempo requeridos.La Guía aplica para todo proceso auditor que adelante laContraloría General de la República, por lo que se refierea “ente o asunto a auditar”. Un ente es un organismo, ins-titución o empresa de carácter público del orden nacional,una entidad con participación en su capital con recursospúblicos del orden nacional y/o particular que administrarecursos públicos; por tanto, sujetas al control fiscal quedebe ejercer la CGR. Dentro de los asuntos a auditar seincluyen: política pública, programa, proyecto, recursopúblico o cualquier otro objeto definido claramente, querequiera ser vigilado fiscalmente.La Guía debe aplicarse en armonía con las Normas In-ternacionales de Auditoría (NIAs) y busca garantizar unamayor autonomía y criterio profesional de los auditores.Los formatos, procedimientos e instancias de revisión in-cluidos son los esenciales para el trabajo de programacióny ejecución de las auditorías. Los criterios de calificaciónapuntan a la consistencia entre los resultados de las audi-torías y la situación real de las entidades públicas.Por otra parte, como resultado de la aplicación de la nuevaGuía, el proceso de auditoría se fundamentará en un en-foque de riesgos y controles, cuyo objetivo primordial esverificar que la prestación de bienes y servicios, por partede los entes o asuntos auditados, se oriente hacia el cum-plimiento de los fines esenciales del Estado.
  • 13. Como complemento de esta Guía, los funcionarios en-cuentran a su disposición las bibliotecas y herramientasde software, que pueden ser consultadas y aplicadas parafortalecer el proceso sin que se constituyan en elementosde obligatorio cumplimiento. En consecuencia, ninguno delos actores que interviene en la administración del procesoauditor, puede exigir el uso de alguno de los documentosque se encuentran disponibles en las bibliotecas; pero pue-de sí recomendarse como una buena práctica.Se espera que con la aplicación de esta Guía se fortalezcala labor fiscalizadora de la CGR y se contribuya en generalcon el mejoramiento de la gestión pública del país.
  • 14. 1. Planeación estratégicaGráfica 1 Actividades Responsables Inicio Elaboración de la matriz de riesgo de entes o asun- Contralorías Delegadas / Gerencias tos a auditar (entidad, política, plan, programa, Departamentales o Distrital o Contra- proyecto, proceso o tema a auditar) lores Provinciales. Consolidación de la matriz de riesgo Oficina de Planeación. Priorización de entes o asuntos a auditar Comité Operativo. Definición de políticas y lineamientos para el PGA Contralor General de la República. Determinación de objetivos y estrategias Contralorías Delegadas / Gerencias Departa- mentales o Distrital o Contralores Provinciales Estimación y asignación de recursos Contralorías Delegadas/ Gerencias Departamentales o Distrital o Contralores Provinciales/ Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, Gerencia del Talento Humano y Oficina de Sistemas. Consolidación del proyecto de PGA Oficina de Planeación. ¿PGA alineado con po- líticas y lineamientos? No Si Estudio y preparación propuesta Comité Operativo. para presentar en Comité Directivo ¿PGA aprobado? Comité Directivo. No Si Actualización Formalización / Actualiza- Oficina de Planeación. del PNA ción del PGA en el sistema Contralorías Delegadas / Gerencias Departamentales Seguimiento a ejecución del PGA o Distrital o Contralores Provinciales / Comité Operativo / Oficina de Planeación. 13
  • 15. 1.1 Elaboración del Plan General de Auditoría – PGA 1.1.1 Generalidades Objetivos • Determinar los entes o asuntos a ser auditados por la CGR, de acuerdo con el horizonte de planeación definido. • Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor de acuerdo a la disponibilidad de los mismos. • Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proce- so auditor. Alcance Esta actividad se inicia con la elaboración de la matriz de riesgo por parte de las contralorías delegadas y gerencias departamentales y distrital colegiadas, y termina con la aprobación del PGA. 1.1.2 Elaboración de la matriz de riesgo sectorial a partir de los entes o asuntos objeto de control A partir de los insumos internos (SIRECI, documentos téc- nicos sectoriales, SINOR, etc.) y externos (SIIF II, CHIP, SECOP, matriz de riesgo sectoriales, etc.), las contralorías delegadas en coordinación con las gerencias departamenta- les y distrital colegiadas elaborarán la matriz de riesgo sec- torial e intersectorial y enviarán a la Oficina de Planeación, una matriz por Contraloría Delegada, con base en la meto- dología y los términos que se definan. 1.1.3 Consolidación de la matriz de riesgo La Oficina de Planeación consolidará y socializará en Comité Operativo la matriz de riesgo de las contralorías delegadas.14
  • 16. 1.1.4 Priorización de entes o asuntos a auditarEn sesión de Comité Operativo se evaluará la propuesta depriorización preparada por la Oficina de Planeación conbase en la matriz de riesgos consolidada, con el fin de selec-cionar los entes y asuntos y proponer al Comité Directivo losque se auditarán en el horizonte de planeación del PGA.1.1.5 Definición de políticas y lineamientos para el PGACon base en las prioridades que el Comité Directivo decida,el Contralor General de la República establece y comunicalas políticas y lineamientos que deberán seguir los contralo-res delegados para elaborar su proyecto de Plan General deAuditoría (PGA) en coordinación con las gerencias departa-mentales y distrital colegiadas y su eventual articulación conlas contralorías territoriales y/o coordinación o cooperacióncon organismos o entidades de fiscalización y control.1.1.6 Determinación de objetivos y estrategiasComunicadas las políticas y lineamientos para elaborar elPGA, cada Contraloría Delegada, a partir de los documentostécnicos, diagnósticos, etc., que sirvieron de insumo, deter-minará sus objetivos generales sectoriales o intersectoriales,con el fin de establecer las estrategias a implementar paraalcanzar dichos objetivos, los cuales serán socializados conlas gerencias departamentales y distrital colegiadas.1.1.7 Estimación y asignación de recursosLas contralorías delegadas en coordinación con las geren-cias departamentales y distrital colegiadas, las áreas deapoyo y las contralorías territoriales, en los casos que apli-que, con base en las políticas y lineamientos, identificaránlos requerimientos de recursos físicos, financieros, tecno-lógicos y de talento humano para cumplir los objetivos delPGA y para ello se deberán tener en cuenta al menos, lassiguientes consideraciones: 15
  • 17. • Talento humano disponible a nivel central y nivel des- concentrado. • Evaluación y asignación de recursos de tecnología de in- formación y comunicaciones (TICs) • Experiencia y conocimiento por parte del talento huma- no disponible en el nivel central y desconcentrado. • Disponibilidad de recursos financieros • Coordinación y cooperación con otros organismos nacio- nales e internacionales. Estimados y asignados los recursos, con base en los entes o asuntos seleccionados, las contralorías delegadas deberán aprobar el respectivo proyecto de PGA y registrarlo en el módulo del PGA del SIIGEP (módulo Plan General de Au- ditoría – Presentar propuesta PGA). 1.1.8 Consolidación proyecto del PGA Una vez las contralorías delegadas hayan registrado sus respectivos proyectos de PGA en el SIIGEP, la Oficina de Planeación deberá: • Determinar la coherencia de cada proyecto de PGA sectorial e intersectorial con las políticas y lineamientos dictados. • Verificar el nivel de participación y discusión con las geren- cias departamentales y distrital colegiadas, en la formulación de cada proyecto de PGA sectorial e intersectorial. • Verificar que no exista la duplicidad de programación de auditorías en el nivel territorial contempladas en el Plan Nacional de Auditoría (PNA) • Si la Oficina de Planeación encuentra inconsistencias en los proyectos de PGA de las contralorías delegadas, las co- munica y las resuelve con ellas. Una vez se resuelven las inconsistencias y se recibe el PGA de las contralorías delegadas corregido, se consolidará el16
  • 18. proyecto de PGA de la CGR para el horizonte de planea-ción definido y se continúa con el proceso de aprobaciónpor parte de las instancias respectivas.1.1.9 Aprobación del PGAEn las fechas establecidas, la Oficina de Planeación deberápresentar el proyecto de PGA para revisión y discusión enComité Operativo.Finalmente, el proyecto de PGA deberá ser aprobado porel Comité Directivo, dicha aprobación debe quedar consig-nada en un acta.1.1.10 Formalización / Actualización del PGA en el sistemaEl PGA aprobado y registrado en el SIIGEP, dará lugar alinicio de los procesos auditores.A partir de este momento, cualquier modificación al PGAse efectuará mediante solicitud de la Contraloría Delegadarespectiva a la Oficina de Planeación, con base en el pro-cedimiento establecido el Sistema Integrado de Gestión yControl de Calidad.Las contralorías delegadas deben consultar el Plan Nacio-nal de Auditorías para determinar posibles duplicidadesen la programación de auditorías a los entes territorialesen ejercicio del control prevalente y concurrente, antes desolicitar ajustes en el PGA, para reafirmar su necesidad oconcertar con la correspondiente Contraloría Territorial.La Oficina de Planeación verificará las modificaciones pro-puestas frente a las políticas y lineamientos y si detecta que nose ajustan, negará tal solicitud, comunicando su decisión. Deser necesario, esta solicitud podrá ser llevada a Comité Directi-vo y si es aprobada, realizará el cambio correspondiente.En los casos de modificaciones aprobadas en el PGA, laOficina de Planeación deberá realizarlas de manera opor- 17
  • 19. tuna en el módulo Plan General de Auditoría – Modificar auditoría, del SIIGEP. 1.1.11 Seguimiento a ejecución del PGA El seguimiento a la ejecución del PGA será realizado de manera permanente por el Comité Operativo y a través del SIIGEP por cada Contraloría Delegada y Gerencia Depar- tamental y distrital colegiada. De acuerdo con los resulta- dos de este seguimiento, cada una de ellas tomará, con la debida oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo planeado en el PGA se cumpla. Complementario al seguimiento anterior, el responsable de la administración del PGA en la Oficina de Planeación, realizará un monitoreo trimestral o en su defecto, cuando el Contralor General lo solicite, sobre el avance y ejecución de los procesos auditores. Este monitoreo lo efectuará a través de la consulta y generación de informes del módulo Observatorio del PGA dentro del SIIGEP. 1.1.12 Actualización del Plan Nacional de Auditorías (PNA) El Plan Nacional de Auditorías es la programación anual armonizada y articulada entre la CGR y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio del control fiscal en todo el país, a través de una herramienta tecnológica, que facilita la planeación y racionalización del proceso auditor. Este sistema de información sobre el plan de auditorías que adelantan las contralorías territoriales y la CGR, per- mite agrupar todos los planes generales de auditoría de las contralorías departamentales, distritales y municipales y de la CGR, respetando la autonomía e independencia de los diferentes organismos de control. A través de este aplicativo la CGR puede:18
  • 20. • Identificar cruces de procesos auditores de la CGR y con-tralorías territoriales;• Identificar los casos en los que se requiera acudir a lacompetencia concurrente;• Determinar el accionar del control fiscal en las diferentes zo-nas del territorio nacional e identificar los vacíos de control;• Determinar cobertura en cuanto a número de sujetos decontrol y valor de los recursos que se auditan;• Conocer el avance y los resultados del proceso auditor; y• Poner a disposición de la ciudadanía la información anterior.La Oficina de Planeación adelantará la respectiva actuali-zación del PNA con el PGA aprobado en la CGR. 19
  • 21. 1.2 Asignación de ActividadesGráfica 2 Actividades Responsables PGA aprobado Designación del supervisor Comité Técnico y responsable de auditoría Elaboración memorando de Responsable de auditoría asignación de auditoría Aprobación memorando Comité Técnico / Contralor Delegado de asignación y designación o Gerente Departamental, o Distrital o del equipo de auditoría Contralores Provinciales Comunicación memorando Director de Vigilancia Fiscal / Gerente de asignación Departamental o Distrital y/o los Contra- lores Provinciales Declaración de impedimentos Roles del Proceso Auditor éticos y conflicto de intereses ¿Existe conflicto de intereses? Si Contralor Delegado No Comunicación al auditado, e instalación de la auditoría Fin20
  • 22. Objetivos• Designar el supervisor, responsable de auditoría y equi-po del proceso auditor• Elaborar y aprobar el memorando de asignación de auditoría• Comunicar oportunamente del inicio del proceso auditoral equipo auditor y a los auditados.El siguiente módulo establece actividades para comunicarla asignación al proceso auditor, las cuales detallan los re-querimientos para ejecutar el memorando de asignaciónde auditoría.En desarrollo de éste procedimiento se realizarán las si-guientes actividades:a.) Designación de la supervisión y responsable de audito-ría: una vez aprobado el PGA, el Comité Técnico designaráal Supervisor y al responsable de auditoría. El Supervisorrealizará el seguimiento y monitoreo al desarrollo del pro-ceso auditor. El responsable de auditoría tiene a su cargola administración de los recursos asignados a la auditoría,para que sean utilizados de forma efectiva con el fin de lo-grar los objetivos establecidos en la misma.b.) Elaborar memorando de asignación de auditoría: elresponsable de auditoría elaborará el memorando de asig-nación de auditoría, a partir del PGA, teniendo en cuen-ta los lineamientos del Contralor General y documentostécnicos de la Contraloría Delegada correspondiente. Estedocumento contiene, como mínimo: objetivos específicosde auditoría, objetivos detallados por punto de control (siaplica), términos de referencia (cobertura, duración y ad-ministración), equipo auditor y firma. Formato memoran-do asignación (1.2 Formato memorando asignación).El responsable de auditoría tanto en el nivel central comoen el desconcentrado (si el auditado tiene su sede princi-pal en esa jurisdicción), elaborará el proyecto de memo- 21
  • 23. rando de asignación de auditoría, a partir de los objetivos específicos establecidos e identificará el perfil requerido de los miembros del equipo auditor. El Director de Vi- gilancia Fiscal, teniendo en cuenta el requerimiento del responsable de auditoría y en consulta con las gerencias departamentales y distrital colegiadas (si se trata de punto de control), presenta la propuesta de conformación de los equipos auditores al Comité Técnico del nivel central, para su asignación. En el nivel desconcentrado, el Gerente Departamental o Distrital o los contralores provinciales, teniendo en cuenta el requerimiento del responsable de auditoría, presenta la propuesta de conformación de los equipos auditores ante el Comité Técnico del nivel desconcentrado, para que se proceda a realizar la asignación del equipo en la jurisdic- ción correspondiente. c.) Aprobación memorando de asignación de auditoría: los memorandos de asignación deberán ser previamente revisados por el Director de Vigilancia Fiscal, (nivel cen- tral), aprobados por el Comité Técnico respectivo y refren- dados por el Contralor Delegado o el Gerente Departamen- tal o Distrital o el Contralor Provincial. d.) Comunicación memorando de asignación: mediante comunicación escrita, el Director de Vigilancia Fiscal no- tificará al equipo auditor del nivel central. En el nivel des- concentrado el memorando de asignación será notificado a los miembros del equipo auditor por el Gerente Departa- mental o el Distrital y/o los contralores provinciales. Para las auditorías en las gerencias departamentales y/o Distrital Colegiadas, la comunicación del memorando de asignación podrá hacerse a través del cualquier medio electrónico o físico y deberá ser enviada a éstas con una anticipación de al menos cinco (5) días hábiles del inicio de los procesos auditores.22
  • 24. e.) Declaración de impedimentos éticos y conflictos de intere-ses: si los auditores u otros que participen en cualquier roldentro del proceso auditor tiene impedimentos a la inde-pendencia u objetividad relacionados con la auditoría pro-puesta, deberán declarar esta situación ante la instanciasuperior jerárquica correspondiente, mediante comunica-ción escrita el día hábil siguiente a la notificación, antes deaceptar el trabajo. En caso de presentarse esta situación,la instancia respectiva procederá a nombrar a otro funcio-nario y reasignarlo a otra auditoría, con la aprobación deesta modificación por parte del Comité Técnico.f.) Comunicación al auditado e instalación de la audito-ría: en reunión previa al inicio de la auditoría con el o losrepresentantes legales o su delegado, y la participación delDirector de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o eldistrital o los contralores provinciales, se presenta el equi-po auditor, se hace entrega de la comunicación escrita, sus-crita por el Contralor Delegado o Gerente, donde informaal auditado el inicio del proceso auditor, se solicita la cartade salvaguarda1 y se da por instalada la auditoría. De lasesión se elaborará una ayuda de memoria. (1.2.6 Formatocarta salvaguarda y carta de presentación) 1 La carta de salvaguarda, es el medio a través del cual el auditado da fe de que entregará toda la información única y oficial solicitada por la CGR. 23
  • 25. 2. Generalidades de la auditoría de la CGR 2.1 Normas de auditoría La Guía de Auditoría que establece el procedimiento para realizar el proceso auditor se fundamenta en las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS). 2.2 Definición de auditoría Es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la gestión fiscal en términos de prestación de servicios o provisión de bienes públicos para el cumpli- miento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría General de la República funda- mentar sus opiniones y conceptos. 2.3 Componentes básicos de la auditoría En el ejercicio de control fiscal que le corresponde a la Con- traloría General de la República se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del con- trol interno2, así: Control financiero: el control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de acep- tación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se obser- varon y cumplieron las normas prescritas por las autorida- des competentes y los principios de contabilidad univer- salmente aceptados o prescritos por el Contador General. 2 Art.9 Ley 42 de 199324
  • 26. Control de legalidad: es la comprobación que se hace delas operaciones financieras, administrativas, económicas yde otra índole de una entidad para establecer que se hayanrealizado conforme a las normas que le son aplicables.Control de gestión: es el examen de la eficiencia y eficaciade las entidades en la administración de los recursos públi-cos, determinada mediante la evaluación de sus procesosadministrativos, la utilización de indicadores de rentabi-lidad pública y desempeño y la identificación de la distri-bución del excedente que estas producen, así como de losbeneficiarios de su actividad.Control de resultados: es el examen que se realiza para es-tablecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran susobjetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adop-tados por la administración, en un período determinado.Revisión de cuentas: es el estudio especializado de los do-cumentos que soportan legal, técnica, financiera y conta-blemente las operaciones realizadas por los responsablesdel erario durante un período determinado, con miras aestablecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equi-dad de sus actuaciones.Evaluación de control interno: es el análisis de los siste-mas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, conel fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel deconfianza que se les pueda otorgar y si son eficaces y efi-cientes en el cumplimiento de sus objetivos.2.4 Enfoque de la auditoría La auditoría practicada por la Contraloría General de laRepública está orientada a evaluar entidades, políticas,planes, programas, proyectos, procesos o temas de inte-rés, vistos como un sistema o como parte de él, los cualesposeen un conjunto interrelacionado de recursos con la ca-pacidad de crear, regular y producir bienes y/o servicios encumplimiento de los fines del Estado. 25
  • 27. Esta forma de observar lo auditado permite establecer la relación entre el uso de los recursos y el impacto que pro- ducen las entidades, políticas, planes, programas, proyec- tos, procesos o temas de interés; evaluados en términos de eficacia, economía, eficiencia, equidad y la valoración de los costos ambientales. 2.5 Propósitos de la auditoría Vigilancia y control oportunos y efectivos Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos públicos destinados al cumplimiento de los fines esencia- les del Estado Social de Derecho. Generación de confianza, promoción de la participación ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos públicos Adelantar un control y vigilancia, generadores de confian- za, abiertos a la participación ciudadana y promotores de la transparencia y de las mejores prácticas de desempeño en la gestión. Fortalecimiento del apoyo técnico al Congreso de la República La Contraloría como organismo técnico debe brindar al Con- greso información resultado del proceso auditor, que no ten- ga carácter reservado (artículo 127 Ley 1474 de 2011 - Estatu- to Anticorrupción), para apoyar su labor de control político. 2.6 Alcance de la auditoría Para abordar el trabajo de auditoría de la CGR se propo- ne un enfoque basado en el conocimiento del auditado, es decir, el auditor debe comprender y entender sus asuntos misionales y el entorno en que operan, la naturaleza de sus operaciones, los procesos, los mapas de riesgo, los métodos utilizados y su sistema de control, entre otros.26
  • 28. Otro punto de vista importante del enfoque de la auditoríade la CGR tiene que ver con la evaluación de los riesgos, tan-to el riesgo inherente al que las actividades de la entidad es-tán expuestas, como a los riesgos de control o de auditoría.El enfoque de la auditoría de la CGR contempla el análisisde los riesgos, lo que implica profundizar en la evaluacióndel Sistema de Control Interno, de manera que con baseen los resultados de su evaluación se identifiquen las áreascríticas de las entidades, políticas, planes, programas, pro-yectos, procesos o temas de interés a auditar y se establez-ca adecuadamente el alcance de las pruebas de auditoría.2.7 Resultados esperados de la auditoríaEl ejercicio del Control Fiscal practicado por la ContraloríaGeneral de la República, mediante la aplicación de la Guíade Auditoría, se orienta a la consecución de resultadosque permitan establecer sí los recursos humanos, físicos,financieros y tecnologías de información y comunicaciónpuestos a disposición de un gestor fiscal, se manejaron deforma eficiente, eficaz y económica y de manera transpa-rente en cumplimiento de los propósitos y de los planes yprogramas del auditado. 27
  • 29. 3. Fases del proceso de auditoría3.1 Fase de planeación de la auditoría 3.1.1 GeneralidadesGráfica 3 Actividades Responsables Inicio Definir actividades fase planeación Equipo Auditor de la auditoría (cronograma de actividades) Análisis en detalle del ente o asunto a auditar Equipo Auditor Evaluar el sistema de control inter- Equipo Auditor no y/o mecanismos de control Determinar criterios Equipo Auditor técnicos de evaluación Determinar la muestra Equipo Auditor y estrategia de auditoría Elaborar plan de trabajo Responsable de Auditoría / Equipo Auditor ¿Involucra más de un equipo auditor? No Si Determinar coherencia Responsable de Auditoría del plan de trabajo Aprobar plan de trabajo Comité Técnico Elaborar y aprobar Responsable de Auditoría programa de auditoría / Equipo Auditor Ejecución de la auditoría Equipo Auditor28
  • 30. ObjetivoDefinir el alcance y la estrategia de auditoría a partir delconocimiento del auditado y de la evaluación de los con-troles para mitigar los riesgos.AlcanceEsta fase se inicia con la notificación del memorando deasignación y comprende la elaboración del cronograma deactividades para la misma; el análisis en detalle del ente oasunto a auditar; la evaluación del sistema de control in-terno o de los mecanismos de control; la determinación delos criterios técnicos de evaluación, alcance y estrategia deauditoría, hasta la elaboración y aprobación del plan detrabajo y de los programas de auditoría.3.1.2 Actividades fase de planeación de la auditoríaRecibido el memorando de asignación de auditoría porparte del equipo auditor3, este deberá conocer y analizar sucontenido, para desarrollar las siguientes actividades.3.1.2.1 Cronograma de actividades fase de planeación En mesa de trabajo, el equipo auditor deberá definir un cro-nograma a ejecutar en la fase de planeación, el cual contendrácomo mínimo las siguientes actividades y el tiempo estableci-do para cada una: analizar en detalle el ente o asunto a audi-tar; evaluar el Sistema de Control Interno y/o mecanismos decontrol; determinar criterios técnicos de evaluación; elaborarel plan de trabajo y elaborar y aprobar los programas de audi-toría. (3.1.2.1 Cronograma Fase Planeación) 3 Cuando se hace referencia al Equipo Auditor se entiende incluido el responsable de auditoría, quien lidera y orienta el desarrollo del proceso. 29
  • 31. Cuando el desarrollo de una auditoría comprenda la actua- ción en más de una jurisdicción territorial, el responsable de auditoría tendrá a su cargo la determinación de la cohe- rencia del cronograma conjunto. La información requerida del ente o asunto a auditar para desarrollar esta etapa será solicitada por el responsable de auditoría o el líder de auditoría, si es punto de control, a través de comunicaciones escritas, estipulando los tiem- pos para la entrega de la misma por parte el ente o asunto a auditar, teniendo especial cuidado en no solicitar infor- mación que haya sido remitida a través de la rendición de cuenta e informes. Dicha información deberá ser utilizada en el proceso auditor y no para otros fines y cuando tenga el carácter de reservada, confidencial y/o de uso restringi- do, el auditor debe pactar las condiciones para su acceso y salvaguarda. Así mismo, el acceso a la consulta de los sistemas de información está restringido al uso exclusivo de la auditoría. Cuando la entidad disponga de bienes de su propiedad para el uso del equipo auditor, el responsable de auditoría o el líder de auditoría, si es punto de control, recibirá por escrito, mediante inventario, especificando cada uno de los elementos: estado, número de placas o identificación y las condiciones de seguridad. El equipo auditor debe identificar, verificar, proteger y sal- vaguardar los bienes que son propiedad de la parte intere- sada suministrados para su utilización. 3.1.2.2 Análisis en detalle del ente o asunto a auditar Obtener una comprensión del ente o asunto a auditar y su entorno es un proceso continuo y dinámico, que se inicia en la fase de planeación de la auditoría y se debe actualizar y analizar en el transcurso de la misma. Esta comprensión facilita la determinación del objeto principal del auditado; el bien y/o servicio a prestar; la naturaleza, características,30
  • 32. actividades y/o procesos; los riesgos de pérdida o de in-adecuada utilización de recursos, que se pueden presentaren desarrollo del objeto principal y la existencia o no decontroles establecidos.Esto implica realizar, entre otras, las siguientes actividadesy preguntas: conocer cuál es su día a día; ¿qué actividadesdesarrollan su razón de ser? ¿cuáles son los productos y/oservicios que ofrece? ¿qué necesidades específicas satisfa-cen sus productos y/o servicios? ¿cuál es la población ob-jetivo? ¿cuál es su relación con otras entidades públicas?¿cómo es el flujo de recursos públicos?A partir de la matriz de riesgos el equipo auditor focalizarásu análisis y conocimiento en los aspectos específicos ob-jeto de auditoría, para lo cual podrá consultar, analizar yevaluar la información y datos del auditado, que sirvieronde insumo a dicha matriz.Existen diferentes métodos y herramientas para que el au-ditor obtenga un entendimiento holístico del negocio y unavisión de conjunto del ente o asunto a auditar, como porejemplo entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamien-to de complejidad, PEST o modelo de revisión del negocio.Para asegurar que todos los integrantes se apropien delconocimiento integral del auditado, en mesa de trabajo sesocializará dicho conocimiento, y se deja constancia sobrelos aspectos analizados de mayor importancia en la ayudade memoria y en el formato análisis en detalle. (3.1.2.2 For-mato Análisis Detalle).3.1.2.3 Evaluación del Sistema de Control Interno o mecanismos de controlConsiste en obtener suficiente comprensión del sistema decontrol interno o de los mecanismos de control y la impor-tancia que tiene para facilitar el logro de los objetivos delobjeto o ente a auditar. Este conocimiento implica que elequipo auditor deberá diseñar las preguntas orientadas a 31
  • 33. determinar la efectividad de controles que permitan mini- mizar los riesgos y de esta forma enfocar la auditoría. El éxi- to de la identificación de riesgos dependerá de la adecuada y acertada formulación de las preguntas, razón por la cual se deben socializar, analizar y validar en mesa de trabajo. Lo anterior implica que independientemente del modelo de control que tenga implementado el objeto a auditar, el cuestionario de control interno que diseñe el equipo audi- tor se debe enfocar a la identificación de los riesgos. Metodología de evaluación El modelo adoptado por la CGR para la evaluación del Sistema de Control Interno y los mecanismos de control son instrumentos que permiten a los auditores determi- nar durante el desarrollo del proceso auditor el grado de confianza que éstos puedan depositar en los mecanismos de control implementados por el objeto o ente a auditar, establecer la profundidad de las pruebas de auditoría y so- portar el concepto que se emita por parte de la CGR sobre la aplicación y efectividad de los mismos. La evaluación se apoya en el manejo y verificación de los controles establecidos ya sea por el ente o asunto a auditar o los que catalogue como tal el equipo auditor, con base en los procesos y los componentes de MECI. Para los audi- tados que les aplica y para aquellos a los que no les aplica el MECI, se debe encaminar hacia los controles estableci- dos en los diferentes procesos, los cuales se calificarán en la fase de planeación y ejecución de la auditoría. El siste- ma de evaluación y valoración está presupuestado en dos eventos, así: Evaluación en la fase de planeación (Primera) Para efectuar la primera evaluación se debe preparar un cuestionario con preguntas encaminadas a evaluar los con- troles que minimicen los riesgos establecidos por el ente o asunto a auditar o determinados en los diferentes procedi- mientos por el equipo auditor; en todo caso, se debe con-32
  • 34. siderar la misión del auditado. (3.1.2.3 matriz evaluacióndel Sistema Control Interno)El equipo auditor debe identificar y comprender los con-troles relevantes de los diferentes procesos.Una vez el cuestionario haya sido aprobado en mesa detrabajo, el equipo deberá validar los controles que se deri-van de las preguntas propuestas mediante pruebas de re-corrido. (3.1.2.3 Formato pruebas de recorrido).Cuando el equipo auditor haya realizado las pruebas sobrelos controles deberá determinar si estos son aplicados yefectivos por el objeto o ente a auditar y si mitigan los ries-gos asociados con ellos.Los resultados de las pruebas de recorrido corresponderána los conceptos “se aplica”, “se aplica parcialmente” y “nose aplica”; para efectos de cuantificar su resultado, su equi-valencia numérica es:Cuadro 1 Evaluación de controles Puntaje Se aplica 1 Se aplica parcialmente 2 No se aplica 3Evaluación en la fase de ejecución (Segunda)Después de que los auditores realicen las pruebas sobre loscontroles que identificaron en la fase de planeación, en la eje-cución de la auditoría, el equipo auditor deberá determinar silos controles son efectivos, por medio de la ejecución de losprocedimientos. Por lo cual, la segunda evaluación se realiza-rá terminando la fase de ejecución de la auditoría. 33
  • 35. Para la segunda evaluación solo serán objeto de verifica- ción por parte de los auditores las preguntas a las que se les asignó una evaluación en la primera fase de 1 o 2 y de- ben corresponder a los siguientes conceptos y puntaje: Cuadro 2 Efectividad de controles Puntaje Efectivo 1 Con deficiencias 2 Inefectivo 3 Si la evaluación en la primera fase fue “no se aplica” no se deberá probar en la fase de ejecución y su evaluación por consiguiente será de 3. Consolidación Sistema Control Interno (SCI) y mecanismos de control interno con puntos de control Cuando el auditado cuente con puntos de control, en el nivel central o descentralizado, el equipo auditor deberá evaluar el control interno y remitir el formato diligenciado con los comentarios pertinentes al responsable de audito- ría para efectuar la consolidación El responsable de auditoría deberá tener en cuenta todos los resultados de la evaluación de los controles y consolidarlos en un único formato de evaluación de control interno, en el cual se obtendrá la evaluación consolidada del auditado. La evaluación final del SCI mecanismos de control, así como la consolidación se ejecuta bajos los siguientes parámetros: • De acuerdo con el puntaje asignado a cada evaluación, se realiza la sumatoria correspondiente. • La primera etapa se pondera con un 30% y la segunda tendrá un 70% sobre el total.34
  • 36. Para efectos de la evaluación final del Sistema de ControlInterno, se han definido los siguientes rangos:Cuadro 3 Rangos Concepto De 1 a <1,5 Eficiente De =>1,5 a <2 Con deficiencias De =>2 a 3 IneficientePor cada evaluación (valoración y efectividad) se realiza lasumatoria de los puntajes asignados a cada control evalua-do, el resultado se multiplica por el porcentaje de pondera-ción de cada criterio y se divide por el número de controlesque fueron evaluados.La evaluación final del Sistema de Control Interno serála sumatoria de los resultados obtenidos por cada crite-rio (valoración y efectividad), y será la que se traslada a lamatriz de evaluación y resultados, teniendo en cuenta queuno (1) equivale a 100% y tres (3) es igual a 0%.La verificación debe permitir al equipo auditor determinarsi los controles generales se reflejan de manera adecuadasobre cada uno de los controles específicos a nivel procesoy transacción.El resultado final de la evaluación del Sistema de ControlInterno o mecanismos de Control determinará la calidad yeficiencia del mismo para incluir en el informe final y paraefectos del trabajo del proceso auditor definirá si debe au-mentar o no el alcance de sus procedimientos de auditoría.Identificar y comprender los controlesLos controles pueden relacionarse con cualquiera de loscomponentes del control interno, siempre que sean rele-vantes respecto a los puntos en que pudieran ocurrir erro-res, se aplican y que sean eficaces en reducir el riesgo. 35
  • 37. Gráfica 436 Metodología de evaluación del sistema de control interno Evaluación de Evaluación de Requerimiento Requerimiento control interno control interno Pruebas de reco- Definición de línea Proceso y/o cuenta rrido de auditoría significativa Selección de Evaluación riesgo controles a Fase de control probar Fase de ejecución de planeación Se Se No se Resultado de aplica aplica aplica Criterios de evaluación pruebas par- cial Con Inefec- Criterios de Efectivo 30 % % ponderación deficiencias tivo evaluación 70 % % ponderación Para el informe Resultado Eficiente/ Con deficiencias / Ineficiente final
  • 38. Los controles pueden incluir cualquier procedimiento que elauditado haya establecido para prevenir errores durante la eje-cución de las actividades dentro de un proceso y procesamien-to de transacciones o para detectar oportunamente las desvia-ciones que puedan haber ocurrido en el procesamiento.Los objetivos de identificar y comprender los controles son:• Identificar controles eficaces que generen seguridad ra-zonable de que las desviaciones en los procesos son detec-tados de manera oportuna.• Identificar controles eficaces que provean seguridad ra-zonable de que los riesgos significativos identificados sonprevenidos o son detectados.• Identificar los controles que puedan ser probados.• Determinar si faltan controles que sean necesarios.• Determinar la dependencia de los controles sobre TI.Evaluación riesgo de controlA partir de las pruebas de recorrido que realice el equipoauditor se debe establecer si los controles se encuentrandiseñados de manera adecuada y mitigan el riesgo parael cual fueron definidos. En la fase de ejecución el equipoauditor realizará pruebas sustantivas o de cumplimientosobre los controles que identificó en la fase de planeación,con el fin de determinar si los controles son aplicados demanera eficiente.Para determinar si el control es efectivo, el auditor, comomínimo, debe verificar que el control cumpla con los si-guientes criterios:Diseño del control: determinar si es apropiado a la activi-dad a controlar. 37
  • 39. Responsable de ejecutar el control: la persona que aplica los controles se ajusta al cargo que desempeña y existe se- gregación de funciones. Frecuencia del control: la periodicidad de la aplicación del control es correspondiente con la frecuencia de ejecución de las actividades para las cuales se estableció el control. Documentación del control: el control se encuentra debi- damente formalizado (Políticas / Manuales de procedi- miento y de funciones) 3.1.2.4 Determinar la muestra de auditoría El equipo auditor definirá los criterios que considere nece- sarios para establecer la importancia relativa de la infor- mación objeto de análisis, para lo cual utilizará la meto- dología para el diseño y selección estadística de la muestra que se defina en mesa de trabajo, o el nivel de materia- lidad, relacionado con el error de muestreo que utilizará para el diseño de muestras. La determinación de la muestra le permitirá al equipo au- ditor establecer a qué procesos, cuentas, contratos, fac- turas, partidas u otra información, se les debe aplicar los procedimientos técnicos de control para fundamentar los resultados de la auditoría. El muestreo estadístico en la auditoría implica la aplica- ción de procedimientos técnicos de tal manera que el audi- tor obtenga y evalúe la evidencia de auditoría sobre alguna característica de las partidas seleccionadas, que le permi- ta inferir estadísticamente sobre el universo. (Ejemplo: 3.1.2.4. Aplicativo muestreo) 3.1.2.5 Determinar la estrategia de auditoría La estrategia de auditoría consiste en establecer el direcciona- miento que se le dará al proceso auditor, fundamentalmente definiendo el alcance, el cómo y dónde se desarrollará el tra- bajo, el cual debe registrarse en el plan de trabajo.38
  • 40. De acuerdo con los resultados de las evaluaciones de riesgorealizadas para los procesos y transacciones representativas,el equipo auditor desarrollará una estrategia de auditoríaque permita el cumplimiento de los objetivos trazados en elmemorando de asignación de auditoría. Las estrategias po-sibles son: enfoque en controles y enfoque sustantivo.Indistintamente de la estrategia que se seleccione, el requi-sito es el mismo para verificar las actividades que compren-den los procesos representativos, el ente o asunto a auditar,considerando los tipos de errores que pueden ocurrir.En la selección de la estrategia de auditoría se deberán te-ner en cuenta los resultados obtenidos por:• Resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno• Evaluación del riesgo de controlLa comprensión integral del auditado y los resultados de au-ditorías anteriores permitirán establecer el grado de confian-za que merecen los controles de los procesos representativosque inician, registran, procesan y reportan las transacciones.Como resultado de la definición de la estrategia de audito-ría, existirán procesos o transacciones sobre los cuales laestrategia será enfoque en controles, para lo que el equipoauditor deberá aplicar su juicio profesional con el fin deseleccionar los controles que, de acuerdo con las pruebasde recorrido, se aplican o se aplican parcialmente.Plan de trabajoEl plan de trabajo se considera como la carta de navegacióndel equipo de auditoría para las fases de ejecución e informey es un instrumento para el control de calidad del proceso.El propósito principal del plan de trabajo es permitir alequipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos re-querimientos y propuestas, definir la estrategia de audito-ría para las fases de ejecución e informe, proporcionar una 39
  • 41. base de discusión sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditoría. Los elementos que debe contener como mínimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la auditoría, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoría, cronograma de actividades para las fases de eje- cución de la auditoría e informe. Cuando la auditoría comprenda la actuación de más de un equipo auditor de una o varias contralorías delegadas (inter- sectorial), se estructurará de manera consolidada e incluirá las actividades asignadas a cada una, verificando que los as- pectos definidos sean acordes con los objetivos específicos establecidos en el memorando de asignación de auditoría. El plan de trabajo consolidado incluirá como anexo los cronogramas de actividades que presentaron los equipos de auditoría. Los aspectos mínimos que se deben considerar para su va- lidación y aprobación son: • Que el alcance definido esté acorde con los objetivos del memorando de asignación de auditoría. • Que el cronograma de actividades contemple los aspec- tos mínimos requeridos para alcanzar los objetivos esta- blecidos en el memorando de asignación de auditoría. • Que exista una alineación entre la estrategia de auditoría y los resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno y demás información. Cuando el desarrollo de una auditoría comprenda la actua- ción en más de una jurisdicción territorial, el responsable de auditoría garantizará que el plan de trabajo consolidado contenga las líneas de auditoría o aspectos específicos que deben ejecutar los equipos de auditoría a nivel nacional.40
  • 42. El plan de trabajo deberá ser aprobado por el Comité Téc-nico del nivel central y en el nivel territorial por el ComitéTécnico del nivel desconcentrado, cuando la sede principaldel auditado esté ubicada en la respectiva jurisdicción te-rritorial. Dicha aprobación deberá surtirse dentro de loscinco (5) días hábiles siguientes a su presentación; vencidoeste término y si no hay pronunciamiento alguno, se en-tenderá aprobado. (3.1.2.5. Plan de Trabajo y cronogramafases de ejecución e informe).3.1.2.6 Elaborar y aprobar los programas de auditoríaLos programas de auditoría son el esquema detallado deltrabajo a realizar y los procedimientos a aplicar en la fasede ejecución. En el programa se determina el alcance, laoportunidad y la profundidad de las pruebas para la ob-tención de las evidencias que soporten los conceptos y opi-niones. Los propósitos del programa de auditoría son:• Verificar los objetivos previstos para cada línea de auditoría.• Evaluar riesgos y mecanismos de control específicos porcada línea.• Identificar fuentes y criterios de auditoría.• Describir los procedimientos de auditoría que se aplicarán.• Obtener evidencia sobre la línea evaluada.La elaboración, contenido y ejecución de los programasde auditoría son responsabilidad del equipo auditor, porcuanto éste tiene conocimiento pleno de los procedimientosde la entidad y es el encargado de desarrollar el trabajo decampo. Cuando la ejecución de una auditoría comprenda laactuación en más de una jurisdicción territorial, el respon-sable de auditoría, verificará que los programas de auditoríacontengan los procedimientos específicos a desarrollar porlos demás equipos auditores, previo a su aprobación. 41
  • 43. Los programas de auditoría deberán ser aprobados por el responsable de auditoría. La estructura de los programas de auditoría, como míni- mo, debe considerar los siguientes componentes: qué ha- cer, cómo hacer, cuándo hacer, dónde hacer y para qué hacer, así: • Denominación de la línea de auditoría: hace referencia al nombre del ente, proceso, programa, proyecto, plan, procedimiento, ciclo operacional, actividad, área, cuenta o asunto que se va auditar. • Objetivos: están relacionados con lo que el evaluador pretende buscar al realizar un examen específico como por ejemplo: verificar el adecuado uso de los recursos públicos; verificar la producción o provisión de los bienes y servicios en términos de calidad, cantidad, costo, oportunidad; eva- luar los riesgos de desvío de recursos en la obtención de esos bienes y/o servicios; establecer el cumplimiento de políticas, planes y programas; comprobar la efectividad de los proce- sos o actividades; establecer la confianza hacia los controles; determinar la efectividad de los sistemas de información; comprobar la calidad de los registros de las transacciones y operaciones; y evaluar el cumplimiento de la normatividad que regula la actividad o el proceso auditado. • Fuentes de criterios: corresponden a las normas, dispo- siciones, procesos, procedimientos, guías y buenas prácti- cas aplicables a la línea auditada. • Criterios de auditoría4: son el “deber ser” de lo que se eva- lúa, se constituyen en parámetros razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtención de bienes y servicios, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las prácti- cas administrativas, los sistemas de control e información y los procesos y procedimientos operacionales observados. 4 Los criterios emanan de las fuentes de criterio y se utilizan como base para determi- nar el grado de cumplimiento de normas, metas, planes, programas u objetivos de una organización. Son el referente para evaluar la condición actual. El mejor criterio es simplemente una mejor manera de llevar a cabo una tarea o lograr un propósito.42
  • 44. • Identificación de riesgos de control: se relaciona con losriesgos identificados en la evaluación de control interno.• Evaluación de los mecanismos de control interno: tiene relacióncon la evaluación de los mecanismos de control inherentes a lalínea que se audita y la determinación de su efectividad.• Procedimientos: conjunto de pasos secuenciales y lógicospara atender el cumplimiento de los objetivos propuestosen la evaluación. Incluye la aplicación de técnicas de au-ditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opi-niones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser:escrita, verbal, física, ocular y documental.3.2 Fase de ejecución de la auditoría3.2.1 GeneralidadesObjetivosLa fase de ejecución es la parte central de la auditoría; enella se practican todas las pruebas y se utilizan todas lastécnicas o procedimientos para encontrar las evidencias deauditoría que sustentarán el informe.Su contexto es el de satisfacer los objetivos establecidos enel memorando de asignación de auditoría y desarrollar lastareas definidas en el plan de trabajo.En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los pro-gramas de auditoría para cada línea y aplica pruebas me-diante las diferentes técnicas de auditoría que conduzcana determinar los hallazgos.El análisis está orientado a examinar, de acuerdo con elalcance de la auditoría, los siguientes aspectos:• Obtención de los bienes y/o servicios que produce el auditadoen términos de calidad, cantidad, costo y oportunidad.• Evaluación de los riesgos de desvío de los recursos parala obtención de los bienes y/o servicios. 43
  • 45. • Cumplimiento de la reglamentación que regula sus operaciones. • Razonabilidad de la información financiera. • Efectividad del sistema de control interno. 3.2.2 Actividades Generales Gráfica 5 Actividades Responsables Inicio Ajustar programas de auditoría Equipo Auditor Aplicación de procedimientos, pruebas y obtención de evidencias Responsable de auditoría Equipo auditor Determinar observaciones y validar hallazgos Supervisor Conclusión por línea de auditoría Comité técnico 3.2.2.1 Ajustar programas de auditoría. Si surgen aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de auditoría, se procederá a rea- lizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor y el responsable de auditoría los revisará y aprobará. 3.2.2.2 Aplicación de procedimientos, pruebas y obtención de evidencia Esta actividad consiste en ejecutar los programas de audi- toría, mediante la aplicación de los procedimientos y prue- bas de auditoría, con el propósito de obtener evidencia que soporte las conclusiones de cada una de las líneas de audi- toría evaluadas. Cuando la auditoría tenga en su alcance la opinión de sus estados financieros y la calificación de la gestión se segui- rán los siguientes lineamientos:44
  • 46. 3.2.3 Opinión de estados financierosPara efectos de determinar la base de las salvedades, setendrán en cuenta las detectadas en las cuentas examina-das del activo, pasivo y patrimonio, considerando el prin-cipio y el enunciado de la “partida doble”. Para el caso delos errores e inconsistencias que se detecten en las cuentasexaminadas del estado de actividad financiera, económica,social y ambiental, se cuantificarán por el efecto neto pro-ducido en la cuenta patrimonial resultado del ejercicio.3.2.3.1 Tipos de opiniones:Sin salvedades: es una opinión en la cual se manifiesta deforma clara y precisa que los estados financieros en su con-junto expresan en todo aspecto significativo la situaciónfinanciera; así como los resultados de las operaciones y delos recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio, ycontienen la información necesaria y suficiente para suinterpretación y comprensión adecuada, de conformidadcon las normas prescritas por las autoridades competentesy los principios de contabilidad universalmente aceptadoso prescritos por el Contador General.Aunque la determinación del tipo de opinión se basa enel criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, éstetipo de opinión es aplicable cuando se detectan salvedadesque tomadas en su conjunto sean inferiores o iguales al2% del total de activo, pasivo y patrimonio, considerandoel principio y el enunciado de la “partida doble”. Por con-siguiente permite opinar que los estados financieros estánrazonablemente presentados.Esta opinión se expresa cuando el auditor bajo su criterioprofesional, concluye:• Que los estados financieros presentan razonablemente entodos los aspectos materiales, la conformidad con los prin-cipios de contabilidad generalmente aceptados. 45
  • 47. • Que los estados financieros en su conjunto y la infor- mación reflejada en ellos en su proceso de registro, mo- vimientos y saldos, se han formulado de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. • Que la información suministrada ha sido la necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada. • Que no se evidenciaron errores e inconsistencias significativas. Con salvedades: se expresa cuando el auditor bajo su cri- terio profesional concluye que una opinión sin salvedades, no puede expresarse o que la limitación sobre el alcance no es tan material como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión. Aunque la determinación del tipo de opinión se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, este tipo de opinión es aplicable, cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean superiores al 2% e infe- riores o iguales al 10% del total de activos, pasivos más pa- trimonio, teniendo en cuenta el principio y el enunciado de la “partida doble”, las cuales consideradas en su conjunto, permiten opinar que los estados contables son razonables, excepto por o con sujeción a las salvedades referidas. La opinión debe expresarse en términos de “excepto por” o “con sujeción a” los efectos de los hallazgos obtenidos. Para efectos de determinar la base de las salvedades se tendrán en cuenta los hallazgos evidenciados en los esta- dos financieros considerados en su conjunto. En el párrafo de la opinión del informe se deben mencio- nar las salvedades. Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinión con salvedades, en caso de que sean significativas en relación con los estados financieros son, entre otras, las siguientes:46
  • 48. • Errores o incumplimiento de las normas prescritas porlas autoridades competentes y los principios de contabi-lidad universalmente aceptados o prescritos por el Con-tador General.• Utilización de principios y normas contables distintas delas normas prescritas por las autoridades competentes ylos principios de contabilidad universalmente aceptados oprescritos por el Contador General.• Errores en la información registrada en las cuentas.• Información insuficiente registrada en las cuentas que impi-de la interpretación y comprensión adecuada de las mismas.• Cambios durante el ejercicio con respecto a los principiosy las normas prescritas por las autoridades competentes ylos principios de contabilidad universalmente aceptados oprescritos por el Contador General, utilizados en el ejerci-cio anterior (comparabilidad).Adversa o negativa: se emite cuando las salvedades toma-das en su conjunto superen el 10% del total de los activos ode los pasivos más patrimonio, lo que significa que el audi-tor bajo su criterio profesional, concluye que en su conjun-to los estados financieros no presentan razonablemente,en todos los aspectos importantes, la situación financieradel auditado y los resultados de sus operaciones por el añoterminado, de conformidad con los principios y normasprescritas por las autoridades competentes y los principiosde contabilidad universalmente aceptados o prescritos porel Contador General.Para que el auditor pueda llegar a expresar una opiniónadversa o negativa, es preciso que se hayan identificado in-cumplimientos de los principios y las normas prescritas porlas autoridades competentes y los principios de contabili-dad universalmente aceptados o prescritos por el ContadorGeneral, que ocasionan errores e inconsistencias de la infor-mación financiera que afectan a los estados contables. 47
  • 49. Abstención de opinión: ocurre cuando el auditor tiene limi- taciones en el acceso a la información o ésta no se ha sumi- nistrado a tiempo por el auditado, o es suministrada incom- pleta; y por lo tanto, no se ha podido obtener la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre los estados fi- nancieros tomados en su conjunto. Lo cual no permite al auditor formarse una idea sobre la calidad de las cifras suje- tas a examen y por consiguiente debe abstenerse de opinar. Bajo esta última condición el auditor deberá evaluar si el auditado estaría obstaculizando la labor de la Contraloría General de la República, caso en el cual se sometería a las posibles sanciones previstas por la Ley. La necesidad de abstenerse de emitir una opinión, puede originarse por: • Limitaciones al alcance de la auditoria originadas por el auditado. • Incertidumbres contables En ambos casos, ha de tratarse de circunstancias de im- portancia y magnitud significativas que impidan al auditor formarse una opinión. El auditor en su trabajo para opinar sobre los estados fi- nancieros puede establecer: subestimaciones, sobrestima- ciones e incertidumbres. • Subestimación: se habla de subestimación contable cuan- do al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en éste no corresponde a la realidad de las tran- sacciones que lo han afectado, siendo menor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiara que debía presentarse en la fecha de corte de dicho estado, lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad.48
  • 50. • Sobrestimación: se presenta sobrestimación contable cuan-do al analizar las cuentas de un estado financiero, el valorpresentado en éste no corresponde a la realidad de las tran-sacciones que lo han afectado, siendo mayor el valor de lacuenta del estado contable a la realidad financiera que debíapresentarse. Lo anterior se demuestra al efectuar las pruebasde registros, frente a los documentos que soportan la conta-bilidad del periodo contable correspondiente.• Incertidumbres contables: en los procesos auditores queadelanta la Contraloría General de la República, entién-dase el concepto de “incertidumbre contable” sobre unacuenta examinada, como un motivo de salvedad en un in-forme de auditoría, ante la imposibilidad de evaluar, enforma razonable, la repercusión de un acontecimiento fu-turo sobre los estados financieros.En este evento, el auditor en desarrollo de la “norma deauditoría relacionada con la persona” hará uso de su co-nocimiento, experiencia y capacidad técnica para encon-trar mecanismos que permitan identificar y cuantificar,en forma idónea, el saldo de las cuentas o subcuentas quepresentan la incertidumbre, dejando evidencia de su eva-luación en los papeles de trabajo.Cuando a la fecha del informe de auditoría no se haya re-suelto la incertidumbre contable, se emitirá una opinióncon salvedades de “excepto por”. En casos excepcionales,se emitirá una abstención de opinión, cuando los efectosque pueda suponer la incertidumbre sean tan significativosy generalizados que no permitan emitir opinión sobre losestados financieros en su conjunto. En ningún caso la abs-tención se puede originar en limitaciones profesionales delauditor. Frente a la abstención, el auditor debe documen-tar y presentar ante el equipo de auditoría, supervisor y elcomité técnico la justificación soportada de esta opinión.Las salvedades en el balance se presentarán por cada unade las cuentas examinadas. 49
  • 51. 3.2.3.2 Modelos de Opinión Opinión sin salvedades: En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencio- nados presentan razonablemente, en todo aspecto signi- ficativo, la situación financiera del auditado XYZ, a 31 de diciembre de XXXX así como los resultados de las opera- ciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmen- te aceptados o prescritos por el Contador General. Opinión con salvedades: En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos pre- cedentes, “excepto por” o “con sujeción a”, los estados fi- nancieros del auditado XYZ, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de XXXX y los resulta- dos del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autori- dades competentes y los principios de contabilidad univer- salmente aceptados o prescritos por el Contador General. Opinión adversa o negativa: En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos pre- cedentes, los estados financieros del auditado XYZ, no presentan razonablemente, en todos los aspectos impor- tantes, la situación financiera de la XYZ a 31 de diciembre de XXXX y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los princi- pios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Abstención de opinión: Debido a que el auditado no suministró la información re- querida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes, los libros principales oficiales y libros auxiliares; y que al auditor, por las mismas limita-50
  • 52. ciones en el suministro de información, no le fue posibleaplicar otros procedimientos de control para verificar ycomprobar la razonabilidad de los registros y saldos de lascuentas que se presentan en los estados financieros concorte 31 de diciembre del año XXXX, la Contraloría Gene-ral de la República se abstiene de emitir una opinión sobrelos razonabilidad de los estados financieros mencionados.Cuando se emite una abstención de opinión, el párrafo in-troductorio se cambia de “hemos auditado” por “fuimos de-signados para auditar” y se elimina el párrafo de alcance.3.2.4 Evaluación de gestión y resultadosLa evaluación de la gestión y resultados se realiza con elobjeto de analizar integralmente la gestión y se fundamen-ta en la valoración de los sistemas de control de: gestión,resultados, legalidad, financiero y control interno; los cua-les contemplan las variables que son verificadas y califica-das por el equipo auditor, mediante la aplicación de pro-gramas de auditoría, utilizando como insumo las fuentesinternas y externas de información.En esta evaluación deben tenerse en cuenta los principiosde la gestión fiscal fundamentados en la eficiencia, la eco-nomía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costosambientales, así:EconomíaConsiste en evaluar la adecuada adquisición y asignaciónde recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efec-tuada por un gestor en los diferentes procesos, en procurade maximizar sus resultados.Esto implica que dichos recursos sean aplicados en canti-dad y calidad dependiendo de la necesidad específica quese tenga de cada uno de ellos.La gestión se inicia desde el momento en que le son asig-nados unos recursos a un administrador para ser transfor- 51
  • 53. mados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo, la adquisición, mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación de los mismos. En estas actividades el audi- tor encuentra elementos para enfocar este principio. Equidad Identifica los receptores de la acción económica y evalúa la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos. Eficiencia Evalúa la relación existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. Tiene dos me- didas esenciales: técnica y económica. La técnica es el re- sultado de su medición en términos físicos (productividad) y la económica en términos monetarios (costos). Una ope- ración eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos. Eficacia Es la evaluación de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad. Efectividad: La efectividad es el grado de satisfacción o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o po- blación objeto. Este impacto debe medirse en la comunidad receptora de dicho bien y/o servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la organización que lo produce. La efectividad se puede asimilar al principio de eficacia, en el sentido que ésta mide el grado de cumplimiento de objetivos; sin embargo, no es suficiente medir el cumpli- miento de lo planeado en términos de cantidad, calidad y oportunidad, sino que es necesario determinar cuál fue el resultado con respecto al impacto esperado. Valoración de costos ambientales (Ecología – Desarrollo Sostenible)52
  • 54. La gestión, los programas, proyectos y actividades del Es-tado deben conducir al crecimiento económico, la eleva-ción de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotarla base de los recursos naturales en que se sustentan, nideteriorar el medio ambiente o el derecho de las genera-ciones futuras a utilizarlo para la satisfacción de sus pro-pias necesidades.Igualmente, corresponde al compromiso (política) de laorganización auditada a desarrollar sus actividades mi-sionales y de apoyo con el debido respeto por la protec-ción del medio ambiente, implementando, manteniendoy mejorando continuamente principios y prácticas medio-ambientales, de conformidad con las políticas, normas yregulaciones aplicables.En las empresas se puede evidenciar a través de la pro-moción de un eco-diseño integral de tecnología para redu-cir la intensidad de uso de materiales y energía durante laproducción, además de impulsar la reutilización de insu-mos a través de procesos de reconversión tecnológica y dereciclaje, aumentando la funcionalidad de los productos ysu durabilidad, entre otros aspectos.MetodologíaEl equipo auditor deberá llevar a cabo la evaluación de la ges-tión y resultados, que incluye un examen de los siguientescomponentes y sus factores mínimos de evaluación:La matriz estará disponible en Excel con los porcentajesseñalados en esta tabla o para ser ajustados cuando no seevalúe uno o más subcomponentes dentro de uno de loscomponentes, caso en el cual los demás subcomponentesdeben llevarse a base 100. De la misma manera, cuando sedecida no evaluar todo un componente, los demás com-ponentes se califican y el total se lleva a base 100. Estasmodificaciones deben estar debidamente justificadas en elplan de trabajo y aprobadas en el comité técnico. 53
  • 55. Ejemplo: Si el total de la calificación de 25 puntos sobre el 70%, que co-rresponde a la suma de las ponderaciones de componentes evaluados.Esta calificación se debe expresar en base 100%, lo que arrojaría una ca-lificación del 35.71 (25*100/70), que es la que se debe reflejar, como totalde la calificación.Cuadro 4 Matriz de calificación de la gestión y resultados Compo- Princi- Objetivo Factores Variables a evaluar nente pios de evaluación minimos Control Eficien- Determinar la eficiencia Procesos Ad- Dirección, planeación, de cia, y la eficacia mediante la ministrativos organización, control Gestión Eficacia evaluación de sus proce- (seguimiento y monitoreo) (20%) sos administrativos, la y ejecución. utilización de indicadores Indicadores Formulación, oportuni- de rentabilidad pública y dad confiabilidad de la desempeño y la identifi- información o datos de cación de la distribución las variables que los con- del excedente que éstas forman, calidad, utilidad producen, así como de relevancia y pertinencia los beneficiarios de su de los resultados actividad.Evaluación de gestión y resultados Ciclo presu- Manejo recursos pre- puestal supuesto (planeación, asignación, ejecución y evaluación) Población Cobertura, focalización de- objetivo y manda futura, población beneficiaria objetivo y/o beneficiaria Control Efica- Establecer en qué medida Objetivos Grado de cumplimiento de cia, los sujetos de la vigilan- misionales en términos de cantidad, Resul- Econo- cia logran y cumplen calidad, oportunidad y tados mía, los planes, programas y coherencia con el Plan (30%) Eficien- proyectos adoptados por Nacional de Desarrollo y/o cia, la administración en un planes del sector. Equi- período determinado Cumplimien- Grado de avance y cumpli- dad to Planes miento de las metas esta- Valo- Programas y blecidas en términos canti- ración Proyectos dad, calidad, oportunidad, Costos resultados y satisfacción am- de la población beneficia- bienta- ria y coherencia con los les objetivos misionales continúa...54
  • 56. Continuación cuadro 4 Matriz de calificación de la gestión y resultados Compo- Princi- Objetivo Factores Variables a evaluar nente pios de evaluación minimos Control Efica- Establecer aplicación nor- Cumplimiento Normas externas e inter- de Le- cia mativa en las operaciones de normativi- nas aplicables galidad financieras , administrati- dad aplicable (10%) vas, económicas y de otra al ente o asun- índole to auditadoEvaluación de gestión y resultados Control Econo- Establecer si los EF Razonabilidad Opinión Finan- mía, reflejan razonablemente Financiera ciero Efica- el resultado de sus opera- (30%) cia ciones y sus cambios en su situación financiera Evalua- Efica- Consiste en obtener su- Calidad, Con- Concepto ción cia, ficiente comprensión del fianza SCI o Eficien- sistema de control interno Meca- cia o de los mecanismos de nismos control y la importancia de que tiene para facilitar el Control logro de los objetivos del (10%) objeto o Ente a Auditar, según la metodología descrita en esta Guía.La metodología a aplicar para evaluar las variables definidas en la matriz anteriorserá la adoptada para la auditoría por proyectos.A continuación se presenta una descripción del procedimiento para la eva-luación de las variables, factores mínimos y principios, correspondientesa cada componente:Control de gestión: el equipo auditor deberá evaluar la eficiencia y la efi-cacia de los procesos administrativos, los indicadores, el ciclo presupues-tal y la población objetivo y beneficiaria del ente o asunto auditado. Paracada factor se utilizarán las siguientes variables de evaluación:Proceso administrativo: considerando la teoría administrativa, se evalua-rán como mínimo los siguientes instrumentos gerenciales: dirección, pla-neación, organización, control (seguimiento y monitoreo) y ejecución.Indicadores: evaluación de la formulación, oportunidad, confiabilidad dela información o datos de las variables que los conforman, calidad, utili- 55
  • 57. dad, relevancia y pertinencia de los resultados, de los indi- cadores presentados por el ente o asunto auditado. Ciclo presupuestal: evaluación de la planeación, asignación, eje- cución y evaluación del manejo de los recursos presupuestales. Población objetivo y beneficiaria: evaluación de la cober- tura, focalización, demanda futura, población objetivo y/o beneficiaria de los productos, bienes o servicios del ente o asunto auditado. Control de resultados: el equipo auditor establecerá el grado de cumplimiento de los objetivos misionales en tér- minos de cantidad, calidad, oportunidad y su coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo y/o planes del sector. Complementariamente, se determinará el grado de avan- ce y cumplimiento de las metas establecidas en los planes, programas y proyectos del ente o asunto auditado en tér- minos de cantidad, calidad, oportunidad, resultados y sa- tisfacción de la población beneficiaria, así como, su cohe- rencia con los objetivos misionales. Control de legalidad: verificación del cumplimiento de las nor- mas externas e internas aplicables al ente o asunto auditado. Control financiero: corresponde a la opinión sobre la ra- zonabilidad de la evaluación de los estados financieros, resultante de la aplicación de los procedimientos mencio- nados en esta Guía sobre el particular. Control interno: en este aparte se relaciona el concepto del sistema de control o mecanismos de control de asunto o ente auditado, resultante de la aplicación de los procedi- mientos mencionados en esta Guía al respecto. Evaluación de la gestión y resultados para puntos de control Cuando el alcance incluya puntos de control, los aspectos específicos evaluados en cada uno de ellos se tendrán en56
  • 58. cuenta para la consolidación y calificación de la gestión,por parte del responsable de auditoría y equipo auditor dela sede principal del auditado.Consolidación de la calificación de la gestión y fenecimientoDe acuerdo con los resultados obtenidos, se calificará conbase en los factores a evaluar de cada componente, en lamatriz anexa (3.2.4. Matriz de calificación de la gestión yresultados), que cuenta con la ponderación de cada uno delos porcentajes de tal manera que su agregación genera lacalificación final de la “Gestión y Resultados” que será “fa-vorable” cuando sea mayor a 80 puntos y “desfavorable”cuando sea igual o menor a 80 puntos.Cuadro 5 Mayor a 80 puntos Favorable Menor o igual a 80 puntos DesfavorableConsecuentemente, cuando la auditoria tenga como alcan-ce fenecer la cuenta, ésta se fenecerá con los mismos pará-metros. En uno u otro caso, el párrafo del fenecimiento ono de la cuenta deberá incluir su explicación por cada unode los componentes y variables calificadas.Cuadro 6 Mayor a 80 puntos Se fenece Menor o igual a 80 puntos No se fenece3.2.5 Determinar los hallazgos3.2.5.1 ConceptoEl hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se cons-tituye en un resultado determinante en la evaluación de unasunto en particular al comparar la condición [situación de-tectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una si-tuación determinada al aplicar pruebas de auditoría que secomplementará estableciendo sus causas y efectos. 57
  • 59. Todos los hallazgos determinados por la CGR, son ad- ministrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, pena- les, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, in- equitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del au- ditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valo- rado y validado en mesa de trabajo, con base en la respues- ta de la administración, cuando ésta se da. Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación y validación de hallazgos especialmente con connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en bue- na parte la opinión y conceptos del auditor. Los hallazgos se constituyen en un componente importan- te en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo de cada uno de sus componentes re- fleja la situación del auditado. La aplicación de técnicas y procedimientos permite al audi- tor encontrar hechos o situaciones que impactan el desem- peño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas. La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponi- ble y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos. Los procedimientos realizados se deben documen- tar en los papeles de trabajo.58
  • 60. Gráfica 6 Características y requisitos Análisis Materialidad Evidencia de causa - efecto y reportabilidad Conclusiones Validación en mesa de trabajo3.2.5.2 Características y requisitos del hallazgoLa determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe serun proceso cuidadoso para que cumpla con las características que lo iden-tifican, las cuales exigen que éste debe ser:Cuadro 7Característica Concepto /Requisito Objetivo El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición. Factual (de los Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los hechos, o relati- papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor vo a ellos) emocional o subjetivo. Relevante Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor. Claro y preciso Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados. Verificable Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. Útil Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización. 59
  • 61. 3.2.5.3 Siete aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observación de auditoría y que potencialmente pueda con- vertirse en hallazgo deberá agendarse, debatirse y anali- zarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la información que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones al- canzadas, es importante que en mesa de trabajo (que pue- de realizarse en varias sesiones) con el acompañamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal se tengan en cuenta los siguientes aspectos: • Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio. • Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la observación. • Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. • Identificar y valorar responsables y líneas de autoridad. • Comunicar y trasladar al auditado las observaciones. • Evaluar y validar la respuesta. • Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente. Cabe indicar que estos aspectos deben tenerse en cuenta durante la fase de ejecución de la auditoría. Este análisis involucra la evaluación de las diferencias entre la condición y los criterios de auditoría, incluyendo las causas principales, comparadas con los síntomas y, de ser el caso, la recopilación de evidencia adicional sobre los efectos de di- chas observaciones, para ilustrar la importancia del asunto con propósitos relativos a la presentación de informes. En el análisis el auditor debe tener en cuenta que:60
  • 62. Las causas y los efectos estén interrelacionados y que el co-nocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; porejemplo, el conocer el sistema de administración o manejode los recursos humanos ayuda a entender el punto de laeficiencia de los recursos humanos.El análisis de la información esté orientado hacia la solu-ción de problemas. Se requiere habilidad para llegar a con-clusiones válidas sobre los datos recolectados durante lasfases de planeación y ejecución.Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando elcaso así lo exija.Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o pa-trón que indique potencialmente la ineficiencia del Siste-ma de Control Interno.Las causas pueden ser externas al auditado; por ejemplo,el impacto de las órdenes impartidas por los organismoscentrales afecta las operaciones de muchos puntos de con-trol de los auditados.Hasta donde sea posible, la relación causa-efecto debe serlo suficientemente clara. La labor de supervisión debe ase-gurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultadosdel análisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa detrabajo y con los niveles adecuados de la administracióndel auditado.Determinar y evaluar la condicióny compararla con el criterioConsiste en establecer y reunir los hechos deficientes relati-vos a la observación, mediante el debate y la valoración dela evidencia en mesa de trabajo, para responder el qué, elcómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos osituaciones. Este análisis incluye la comparación de opera-ciones con los criterios o requerimientos establecidos. 61
  • 63. La condición es la situación encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la compa- ración entre “lo que es” -condición- con “lo que debe ser” - criterio- , se pueden tener los siguientes comportamientos: • Se ajusta satisfactoriamente a los criterios. • No se ajusta a los criterios. • Se ajusta parcialmente a los criterios. • Supera los criterios. Cuando la condición supera el criterio se considera que el auditado está cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el cumplimiento de su mi- sión y objetivos institucionales. Toda desviación resultante de la comparación entre la con- dición y el criterio se identifica como una observación, la que es entendida como el primer paso para la constitución de un hallazgo. En la evaluación de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo au- ditor con el acompañamiento del funcionario de responsa- bilidad fiscal. Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el au- ditor culmina su prueba de auditoría y debe quedar docu- mentado en los papeles de trabajo. Verificar y analizar las causas, los efectos y la recurrencia de la observación Una vez detectada la observación, el auditor debe estable- cer las causas o razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observación de que el problema existe porque alguien no cumplió el deber ser, no es suficiente para construir un hallazgo.62
  • 64. El auditor debe identificar, revisar y comprender de ma-nera imparcial las causas de la observación antes de darinicio a otros procedimientos. Es importante saber el ori-gen de la situación adversa, por qué persiste y si existenprocedimientos internos para evitarla.Generalmente una debilidad en el Sistema de Control In-terno hace que aparezca una deficiencia que al no ser co-rregida desencadene en nuevas deficiencias. Al compren-der la causa de la observación, frecuentemente se puedenidentificar otros problemas que requerirán que el auditorcomplemente su examen.Las causas más recurrentes de problemas detectados en laadministración pública son:• Deficiencias en la comunicación entre dependencias ypersonas. Esta deficiencia es aún más grave cuando losproblemas de comunicación se dan desde el nivel directivohacia el nivel ejecutor.• Falta de conocimiento de requisitos.• Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, ob-soletas o poco prácticas.• Uso ineficiente de los recursos.• Debilidades de control que no permiten advertir oportu-namente el problema.• Falta de delegación de autoridad.• Falta de capacitación.• Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.Dentro del proceso de evaluación del auditado es necesa-rio considerar la relación que existe entre las causas y losefectos de un hecho o situación determinada, por cuanto lepermite a su administrador implementar las acciones co- 63
  • 65. rrectivas o preventivas que le permitan mejorar la gestión y los resultados. Los efectos de un hallazgo se entienden como los resulta- dos adversos, reales o potenciales, que resultan de la con- dición encontrada; normalmente representa la pérdida en dinero, bajo nivel de economía y eficiencia en la adquisi- ción y utilización de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. Una deficiencia significativa puede definirse como una omisión, error o irregularidad que genera resultados ad- versos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes áreas, ciclos o actividades del auditado. Al emitir un juicio u opinión, se deben considerar las cir- cunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organización y el ambiente en que éste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones. Algunos efectos pueden ser: • Uso ineficiente de recursos. • Pérdida de ingresos potenciales. • Incremento de costos. • Incumplimiento de disposiciones generales. • Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados). • Gastos indebidos. • Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. • Control inadecuado de recursos o actividades. • Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.64
  • 66. Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efec-tos en la forma más específica posible, basándose en com-probaciones, comparaciones, documentos de la entidad, in-formes de auditoría interna u otras fuentes apropiadas.Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidenciaLa validez de un hallazgo depende de su importancia rela-tiva. La importancia de un hallazgo se juzga generalmentepor su efecto. Además, es necesario evaluar si las situacio-nes adversas son casos aislados o recurrentes y para esteúltimo caso indicar su frecuencia. Los efectos, actuales opotenciales, pueden exponerse frecuentemente en térmi-nos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiem-po o número de transacciones. Cualquiera sea el uso delos términos, el hallazgo debe incluir datos suficientes quedemuestren su importancia. El análisis del auditor no solodebe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmentede largo alcance, sean éstos tangibles o intangibles.En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efec-tos financieros o pérdida causada por una deficiencia identi-ficada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argu-mentar los conceptos y opiniones emitidos en el informe.Identificada la observación de auditoría, es necesario es-tablecer con qué frecuencia ocurre la deficiencia e irregu-laridad y aunque ésta no sea recurrente, individualmenteconsiderada puede tener gran importancia, en términos denaturaleza, magnitud o riesgo potencial.Así, una condición adversa percibida en un programa rela-tivamente nuevo puede no ser recurrente aún, pero podríatener implicaciones o posibilidades más importantes si nose elimina.En el análisis debe tenerse en cuenta la suficiencia, perti-nencia y utilidad de las evidencias. 65
  • 67. Para cada observación se hace necesario evaluar la sufi- ciencia y pertinencia de la evidencia que la respalda, si ésta no cumple con los requisitos de suficiencia y pertinencia es necesario realizar procedimientos adicionales de audito- ría, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a través de distintas fuentes y técnicas, cuando lleva resulta- dos similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad. El equipo auditor debe confiar en evidencias que son de naturaleza persuasiva y no necesariamente concluyentes. El grado de esta debe ser alto en las áreas más vulnerables o que puedan dar lugar a controversia. Durante una auditoría, es usual que se presente la incerti- dumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisión, la relación costo/beneficio. La validez de la evi- dencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor. Identificar líneas de autoridad y responsabilidad Una vez analizada la observación, el auditor debe identi- ficar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad y responsa- bilidad con los cuales haya relación directa frente a la ob- servación formulada, especialmente cuando se considera que ésta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propósito de obtener la información necesa- ria para los trámites posteriores. Tal identificación es especialmente importante en las ofi- cinas descentralizadas del auditado que están sujetas a la dirección por parte de los niveles más altos en las depen- dencias centrales.66
  • 68. Los manuales de funciones y reglamentos internos, asícomo los objetivos concertados para la evaluación de des-empeño y las órdenes de servicio o contratos de prestaciónde servicios, según la situación evaluada, son fuente im-portante para que el auditor determine las líneas de auto-ridad y la responsabilidad.Comunicar y trasladar al auditado las observacionesUna vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente alanálisis y alcance de las observaciones de auditoría, éstas de-ben ser comunicadas al auditado, advirtiendo que es la únicaoportunidad para que el auditado presente los argumentos ysoportes que permitan desvirtuar la observación.El proceso de comunicación de observaciones de audito-ría al auditado incluye una interacción permanente conlos funcionarios responsables de realizar las operaciones,mediante comunicaciones escritas y reuniones formales einformales. Lo anterior permite considerar otros puntosde vista, identificar posibles causas de las observaciones,proponer soluciones o mejoras, comprender mejor la si-tuación objeto de evaluación, reducir el tiempo en el pro-ceso de validación e ir consolidando los fundamentos delinforme de auditoría buscando que éste sea oportuno.El auditado deberá dar respuesta a la observación dentrodel término establecido por el equipo auditor, el cual nopodrá ser inferior a cinco (5) días hábiles siguientes a sucomunicación. Cumplidos los términos, si no se ha obteni-do respuesta, los auditores continuarán en mesa de traba-jo definiendo y validando el hallazgo.El oficio mediante el cual se comuniquen las observacionesal auditado, deberá incluir una solicitud de confirmaciónde que su respuesta a las observaciones formuladas estánbasadas en los documentos fuentes únicos existentes a lafecha de su respuesta. 67
  • 69. Esta es la única oportunidad que tiene el auditado para dar respuesta y presentar los documentos pertinentes para desvirtuar la observación, garantizando de esta manera el derecho a la contradicción y defensa. Evaluar y validar la respuesta del auditado La respuesta del auditado a las observaciones comunicadas puede, en ocasiones, develar que en ejercicio de su discre- cionalidad la administración toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado ba- sadas en hechos razonables en su momento. En este caso el auditor debe tratar de ser lo más objetivo posible. Se debe, en la medida de lo posible, procurar obtener pun- tos de vista coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios correspondientes acerca del análisis sobre ocurrencia de los hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en los resultados o en el efecto de la decisión. Si definitivamente no es posible llegar a un consenso sobre un determinado asunto, es necesario informarlo a la entidad, sin perjuicio de dar el trámite correspondiente al hallazgo. En la sesión de mesa de trabajo para analizar la respuesta, se mantendrá el acompañamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal. Cuando la respuesta del auditado requiera de niveles su- periores de consulta para llegar a un consenso al interior del equipo auditor, se convocará a la sesión al funcionario competente para decidir conforme a las normas de admi- nistración del proceso auditor. A juicio del auditor, se puede realizar una mesa de trabajo con participación del auditado, con el propósito de discutir y comprender con mayor acierto, los argumentos plantea- dos en la respuesta.68
  • 70. Si la respuesta del auditado satisface y desvirtúa de ma-nera idónea y soportada la observación de auditoría estase retira, dejando constancia en papeles de trabajo y en laayuda de memoria de las razones técnicas y los soportesnecesarios de la decisión tomada por el equipo auditor.En mesa de trabajo, realizada con el acompañamiento delfuncionario enlace de responsabilidad fiscal, una vez valo-radas las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas, la res-puesta del auditado, se concluye sobre si la observación seestablece como hallazgo administrativo y se determina su po-sible incidencia fiscal, penal, disciplinaria o de otra índole.Establecido el hallazgo en mesa de trabajo por el equipo au-ditor con el acompañamiento del funcionario enlace de res-ponsabilidad fiscal, se sustentará ante el comité técnico o lainstancia competente para su validación teniendo en cuentala reglamentación de la administración del proceso auditor.En los eventos en que no exista acuerdo entre el equipoauditor y el funcionario enlace de responsabilidad fiscalacerca de la incidencia fiscal del hallazgo, se convocará asesión de mesa de trabajo a los funcionarios de más altajerarquía del proceso auditor, al comité técnico y de res-ponsabilidad fiscal, para que participen de la evaluación ydefinan si existe o no incidencia fiscal.Habrá de tenerse en cuenta que existen situaciones que fi-nalmente no son constitutivas de hallazgo con incidenciafiscal, pero que pueden ser objeto del ejercicio de la funciónde advertencia; igualmente, que en los casos excepcionalesen los que dentro de la fase de ejecución de la auditoría ydada la complejidad del asunto no se logre definir la exis-tencia del hallazgo con incidencia fiscal, tendrá que trami-tarse la indagación preliminar con la coordinación del áreade responsabilidad fiscal. 69
  • 71. Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente Los hallazgos con incidencia disciplinaria, penal o de otra connotación, serán trasladados mediante oficio a las ins- tancias competentes con los soportes necesarios, una vez validados en mesa de trabajo. El oficio de traslado será sus- crito por el Contralor Delegado Sectorial en el nivel central o Gerente Departamental o el Distrital o los contralores provinciales, en el nivel desconcentrado; o por el funciona- rio que según la administración del proceso auditor tenga esa responsabilidad. Previo el diligenciamiento del formato de entrega del ha- llazgo con incidencia fiscal, este será suministrado junto con sus soportes al funcionario enlace de responsabilidad fiscal, una vez sea validado por el comité técnico o la ins- tancia competente para tal fin conforme a la administra- ción del proceso auditor en la última sesión de validación. (3.2.5.3. Formato Entrega hallazgos fiscales) El funcionario enlace de responsabilidad fiscal verificará el oportuno registro en los sistemas de información y pro- yectará los documentos necesarios para hacer entrega del hallazgo a la dependencia o funcionario competente para dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal. El hallazgo administrativo puede tener varias incidencias, pudiendo dar lugar a su traslado a diferentes autoridades. 3.2.5.4 Hallazgo administrativo con incidencia fiscal Para la identificación del hallazgo administrativo con inci- dencia fiscal deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los que a continuación se relacionan, contenidos en la Ley 610 del 15 de agosto de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de com- petencia de las contralorías”:70
  • 72. Gestion Fiscal. Para los efectos de la presente ley, se en-tiende por gestión fiscal el conjunto de actividades econó-micas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidorespúblicos y las personas de derecho privado que manejeno administren recursos o fondos públicos, tendientes a laadecuada y correcta adquisición, planeación, conserva-ción, administración, custodia, explotación, enajenación,consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición delos bienes públicos, así como a la recaudación, manejo einversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esen-ciales del Estado, con sujeción a los principios de legali-dad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparciali-dad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración delos costos ambientales. (Art. 3).Objeto de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fis-cal tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasiona-dos al patrimonio público como consecuencia de la conductadolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal medianteel pago de una indemnización pecuniaria que compense elperjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cadacaso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los principiosrectores de la función administrativa y de la gestión fiscal.Parágrafo 1o. La responsabilidad fiscal es autónoma e in-dependiente y se entiende sin perjuicio de cualquier otraclase de responsabilidad. (Art. 4).Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabili-dad fiscal estará integrada por los siguientes elementos:• Una conducta dolosa o culposa atribuible a una personaque realiza gestión fiscal.• Un daño patrimonial al Estado.• Un nexo causal entre los dos elementos anteriores.(Art. 5). 71
  • 73. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del pa- trimonio público, representada en el menoscabo, dismi- nución, perjuicio, detrimento, pérdida, o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómi- ca, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos ge- nerales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. (Art. 6). 3.2.5.5 Material probatorio que soporta el hallazgo con incidencia fiscal Se deberán aportar pruebas útiles, pertinentes y condu- centes para la demostración del daño causado al patri- monio del Estado en ejercicio de la gestión fiscal, aque- llas que comprometan la responsabilidad de sus autores y que permitan establecer la información requerida para dar curso a un Proceso de Responsabilidad Fiscal con o sin imputación. Si los documentos soporte son fotocopias tomadas direc- tamente de los documentos que se encuentran en los ar- chivos que reposan en el auditado, deberá acompañarse constancia que señale en qué diligencia se toma la copia y si la misma se toma de original o de copia autenticada o simple. Si la prueba es el papel de trabajo o las actas de visita administrativa o inspección, éstos deben tener cons- tancia del lugar y fecha de diligenciamiento o realización y estar firmado por el auditor y por los funcionarios que atendieron la diligencia cuando a esto haya lugar.72
  • 74. Teniendo en cuenta la temática del hallazgo, los audi-tores deberán recaudar evidencia, entre otros, de los si-guientes aspectos:• Cuentas, facturas, contratos, pólizas, cheques y otros tí-tulos valores.• Formato único de las hojas de vida del DepartamentoAdministrativo de Función Pública (DAFP) de los presun-tos responsables fiscales con el fin de indagar sobre la di-rección de residencia y domicilio.• Último formato de declaración de bienes y rentas de lospresuntos responsables fiscales, en búsqueda de la infor-mación patrimonial.• Certificaciones de cargos, salarios, manuales de funciones,fechas de ingreso y retiro, copias y/o certificaciones de los ac-tos de nombramiento y actas de posesión de los servidorespúblicos o copia de contratos para determinar la responsabi-lidad para la época de ocurrencia de los hechos.• Copias de contratos y sus actas precontractuales, con-tractuales y postcontractuales, documentos e informaciónsobre obras adicionales, actas de iniciación, terminación yrecibo de obra y liquidación de contratos.• Cotizaciones o avalúo de bienes y servicios para la fecha delas diversas etapas contractuales a fin de determinar posiblessobrecostos, aclarando que aquellos que se recauden por fun-cionarios de la CGR deben ir dirigidas a nuestra organización,teniendo en cuenta que éstas deben referirse a las mismascondiciones de tiempo, modo y lugar.• Actas o documentos de juntas directivas o de socios, o delórgano rector de la entidad, aprobación de compras, evalua-ción de contratos, de entrega y recibo de inventarios.• Pólizas de cumplimiento y otras garantías. 73
  • 75. • Tarjetas de kárdex, comprobantes de egreso e ingreso de bienes, libros, minutas de entrada y salida de bienes del almacén de la entidad. • Comprobantes de pago, recibos de caja. • Documentos de registro mercantil, de la Superintendencia de Sociedades y otros organismos de vigilancia y control. • Conceptos jurídicos y técnicos sobre aprobación de con- tratos, de prestación de servicio o de obra. • Conceptos jurídicos y técnicos sobre estudio y aprobación o ido- neidad de garantías para otorgamiento de créditos. • Actas de aprobación de créditos. Soportes técnicos y/o con- tables y financieros sobre el patrimonio vigente para la época de la aprobación del crédito y fecha de desembolso. • Reestructuraciones efectuadas al crédito, indicando montos, fecha y el órgano que lo aprueba. • Estado actual de la operación crediticia, indicando fecha de vencimiento de las cuotas y vencimiento final, si existe recomposición de cartera, ofertas, etc. • Establecer los hechos, si es del caso, del por qué se en- cuentra en cobro jurídico y las acciones adelantadas. • Fundamento concreto sobre la lesión patrimonial. • Estados contables. • Libros de contabilidad y balances. • Información y documentos sobre constitución de parte civil u otras acciones iniciadas por la entidad para recupe- rar faltantes fiscales. • Actas de visitas especiales de la Procuraduría o visitas del órga- no de control fiscal o informe de auditorías anteriores.74
  • 76. • Informes sobre pérdida de bienes, siempre que existagestión fiscal. Copias de actuaciones disciplinarias o admi-nistrativas de control interno de la entidad, por pérdida odaño de bienes o fondos de la Nación.• Información y documentos de acciones penales iniciadas pordelitos contra la administración pública o conexos.• Copia de estatutos, resoluciones, directivas, circulares yotros documentos o actos administrativos que haya proferidoel auditado, que regulen su funcionamiento interno y que ten-gan relación con el hecho auditado a investigar• Fotografías, cintas magnetofónicas o de vídeo, medioselectrónicos, cuadros, pinturas, y otros documentos rela-cionados con el hecho sometido a vigilancia fiscal.• Archivos magnéticos y los registros en los sistemas deinformación que soportan los hallazgos detectados por losauditores o los especialistas de TI.En todo caso, el hallazgo deberá acompañarse de los so-portes que suministren la información que a continuaciónse relaciona, necesaria para proferir auto de apertura delproceso de responsabilidad fiscal o auto de apertura e im-putación de responsabilidad fiscal.• Daño patrimonial y su cuantía.• Los hechos u omisiones que generan el daño patrimonial.• Las disposiciones internas, actos administrativos, proce-dimientos etc., que regulan el tema cuya vulneración gene-ra el daño patrimonial al Estado.• Nombre, identificación, dirección de domicilio, residen-cia o lugar de trabajo actualizados de los presuntos res-ponsables fiscales.• Cargo ejercido o rol y/o funciones de los presuntos res-ponsables fiscales (que se ejercieron o debieron ejercerse almomento en que se genera el daño patrimonial al Estado). 75
  • 77. • Existencia de garantía del responsable del manejo del bien o del contrato objeto del asunto cuestionado (contra- to o póliza de seguros íntegra). • Información patrimonial de los presuntos responsables. • Hecho u omisión que comprometa la responsabilidad del presunto responsable fiscal. • Monto de la menor cuantía para contratación del audita- do en la vigencia anual en la que se ocasionó el daño patri- monial al Estado. 3.2.5.6 Marco regulatorio del soporte probatorio Ley 610 del 15 de agosto de 2000: Artículo 22: Toda providencia dictada en el proceso de res- ponsabilidad fiscal debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas o aportadas al proceso. Artículo 23: Todo fallo con responsabilidad fiscal debe es- tar debidamente soportado con el acervo probatorio que conduzca a la certeza del daño patrimonial y de la respon- sabilidad del investigado. Artículo 30: Las pruebas incorporadas en el proceso de responsabilidad fiscal sin el lleno de los requisitos y for- malidades sustanciales y de forma que afecte los derechos del investigado, se tendrán como inexistentes. Artículo 28: Pruebas trasladadas. Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fis- cal, administrativo o disciplinario, podrán trasladarse en copia o fotocopia al proceso de responsabilidad fiscal y se apreciarán de acuerdo con las reglas preexistentes, según la naturaleza de cada medio probatorio. Los hallazgos encontrados en las auditorías fiscales ten- drán validez probatoria dentro del proceso de responsabi- lidad fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley.76
  • 78. Artículo 48: Auto de imputación de responsabilidad fiscal.El funcionario competente proferirá auto de imputaciónde responsabilidad fiscal cuando esté demostrado objeti-vamente el daño o detrimento al patrimonio económico delEstado y existan testimonios que ofrezcan serios motivosde credibilidad, indicios graves, documentos, peritación ocualquier medio probatorio que comprometa la responsa-bilidad fiscal de los implicados.El auto de imputación deberá contener:• La identificación plena de los presuntos responsables, dela entidad afectada y de la compañía aseguradora, del nú-mero de póliza y del valor asegurado.• La indicación y valoración de las pruebas practicadas.• La acreditación de los elementos constitutivos de la res-ponsabilidad fiscal y la determinación de la cuantía deldaño al patrimonio del Estado.Artículo 12. Medidas cautelares. En cualquier momentodel proceso de responsabilidad fiscal se podrán decretarmedidas cautelares sobre los bienes de la persona presun-tamente responsable de un detrimento al patrimonio pú-blico, por un monto suficiente para amparar el pago delposible desmedro al erario, sin que el funcionario que lasordene tenga que prestar caución. Este último responde-rá por los perjuicios que se causen en el evento de haberobrado con temeridad o mala fe. (Aparte subrayado de-clarado Exequible por la Corte Constitucional medianteSentencia C-840-01 de 9 de agosto de 2001. MagistradoPonente Dr. Jaime Araujo Rentería, “por los cargos ana-lizados en esta sentencia. Aclarando que, en todo caso, elrespectivo funcionario responderá siempre que obre condolo o culpa grave”).Las medidas cautelares decretadas se extenderán y tendránvigencia hasta la culminación del proceso de cobro coactivo,en el evento de emitirse fallo con responsabilidad fiscal. 77
  • 79. Se ordenará el desembargo de bienes cuando habiendo sido decretada la medida cautelar se profiera auto de ar- chivo o fallo sin responsabilidad fiscal, caso en el cual la Contraloría procederá a ordenarlo en la misma providen- cia. También se podrá solicitar el desembargo al órgano fiscalizador, en cualquier momento del proceso o cuando el acto que estableció la responsabilidad se encuentre de- mandado ante el tribunal competente, siempre que exista previa constitución de garantía real, bancaria o expedida por una compañía de seguros, suficiente para amparar el pago del presunto detrimento y aprobada por quien decre- tó la medida. Parágrafo. Cuando se hubieren decretado medidas caute- lares dentro del proceso de jurisdicción coactiva y el deu- dor demuestre que se ha admitido demanda y que esta se encuentra pendiente de fallo ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, aquellas no podrán ser le- vantadas hasta tanto no se preste garantía bancaria o de compañía de seguros, por el valor adeudado más los inte- reses moratorios. Código de Procedimiento Civil: Artículo 251: Distintas clases de documentos: son docu- mentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupo- nes, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscrip- ciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. Artículo 254: Valor probatorio de las copias. Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, en los si- guientes casos: • Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina78
  • 80. judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el origi-nal o una copia autenticada.• Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con eloriginal o la copia autenticada que se le presente.• Cuando sean compulsadas del original o de copia auten-ticada en el curso de inspección judicial, salvo que la leydisponga otra cosa.Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadasa fortalecer los mecanismos de prevención, investigacióny sanción de actos de corrupción y la efectividad del con-trol de la gestión pública”:Artículo 97: Procedimiento verbal de responsabilidad fis-cal. El proceso de responsabilidad fiscal se tramitará por elprocedimiento verbal que crea esta ley cuando del análisisdel dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de laaplicación de cualquiera de los sistemas de control, se de-termine que están dados los elementos para proferir auto deapertura e imputación. En todos los demás casos se conti-nuará aplicando el tramite previsto en la ley 610 de 2000.El procedimiento verbal se someterá a las normas genera-les de responsabilidad fiscal previstas en la ley 610 de 2000y en especial por las disposiciones de la presente ley.Parágrafo 1. Régimen de Transición. El proceso verbal quese crea por esta ley se aplicará en el siguiente orden:• El proceso será aplicable al nivel central de la ContraloríaGeneral de la República y a la Auditoría General de la Repú-blica a partir de la entrada en vigencia de la presente ley.• A partir del 1 de enero de 2012 el proceso será aplicable alas gerencias departamentales de la Contraloría General ya las contralorías territoriales.Parágrafo 2. Con el fin de tramitar de manera adecuadael proceso verbal de responsabilidad fiscal, los órganos decontrol podrán redistribuir las funciones en las dependen- 79
  • 81. cias o grupos de trabajo existentes, de acuerdo con la orga- nización y funcionamiento de la entidad. Parágrafo 3. En las indagaciones preliminares que se en- cuentren en trámite a la entrada en vigencia de la presente ley, los órganos de control fiscal competentes podrán ade- cuar su trámite al procedimiento verbal en el momento de calificar su mérito, profiriendo auto de apertura e imputa- ción si se dan los presupuestos señalados en este artículo. En los procesos de responsabilidad fiscal en los cuales no se haya proferido auto de imputación a la entrada en vi- gencia de la presente ley, los órganos de control fiscal com- petentes, de acuerdo con su capacidad operativa, podrán adecuar su trámite al procedimiento verbal en el momento de la formulación del auto de imputación, evento en el cual así se indicará en este acto administrativo, se citará para audiencia de descargos y se tomarán las provisiones pro- cesales necesarias para continuar por el trámite verbal. En los demás casos, tanto las indagaciones preliminares como los procesos de responsabilidad fiscal se continuarán ade- lantando hasta su terminación de conformidad con la Ley 610 de 2000. Artículo 98: Etapas del procedimiento verbal de responsabili- dad fiscal. El proceso verbal comprende las siguientes etapas: a. Cuando se encuentre objetivamente establecida la exis- tencia del daño patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal, el funcio- nario competente, expedirá un auto de apertura e imputa- ción de responsabilidad fiscal, el cual deberá cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000 y contener además la formulación individua- lizada de cargos a los presuntos responsables y los motivos por los cuales se vincula al garante. El auto de apertura e imputación indicará el lugar, fecha y hora para dar inicio a la audiencia de descargos. Al día hábil siguiente a la expedición del auto de apertura se remitirá la citación para notificar personalmente esta providencia.80
  • 82. Luego de surtida la notificación se citará a audiencia de des-cargos a los presuntos responsables fiscales, a sus apodera-dos, o al defensor de oficio si lo tuviere y al garante.b. El proceso para establecer la responsabilidad fiscal sedesarrollará en dos (2) audiencias públicas, la primeradenominada de descargos y la segunda denominada dedecisión. En dichas audiencias se podrán utilizar mediostecnológicos de comunicación como la videoconferencia yotros que permitan la interacción virtual remota entre laspartes y los funcionarios investigadores.c. La audiencia de descargos será presidida, en su orden,por el funcionario del nivel directivo o ejecutivo compe-tente o en ausencia de éste, por el funcionario designadopara la sustanciación y práctica de pruebas. La audienciade decisión será presidida por el funcionario competentepara decidir.d. Una vez reconocida la personería jurídica del apoderadodel presunto responsable fiscal, las audiencias se instala-rán y serán válidas, aun sin la presencia del presunto res-ponsable fiscal. También se instalarán y serán válidas lasaudiencias que se realicen sin la presencia del garante.La ausencia injustificada del presunto responsable fiscal,su apoderado o del defensor de oficio o del garante o dequien éste haya designado para que lo represente en algunade las sesiones de la audiencia, cuando existan solicitudespendientes de decidir, implicará el desistimiento y archivode la petición. En caso de inasistencia a la sesión en la quedeba sustentarse un recurso, éste se declarará desierto.Artículo 103: Medidas cautelares. En el auto de apertura eimputación deberá ordenarse la investigación de bienes delas personas que aparezcan como posibles autores de loshechos que se están investigando y deberán expedirse deinmediato los requerimientos de información a las autori-dades correspondientes. 81
  • 83. Si los bienes fueron identificados en el proceso auditor, en forma simultánea con el auto de apertura e imputación, se proferirá auto mediante el cual se decretarán las medidas cautelares sobre los bienes de las personas presuntamente responsables de un detrimento al patrimonio del Estado. Las medidas cautelares se ejecutarán antes de la notifica- ción del auto que las decreta. El auto que decrete medidas cautelares se notificará en es- trados una vez se encuentren debidamente registradas y contra él sólo procederá el recurso de reposición, que de- berá ser interpuesto, sustentado y resuelto en forma oral, en la audiencia en la que sea notificada la decisión. Las medidas cautelares, estarán limitadas al valor estima- do del daño al momento de su decreto. Cuando la medida cautelar recaiga sobre sumas líquidas de dinero, se podrá incrementar hasta en un cincuenta por ciento (50%) de di- cho valor y de un ciento por ciento (100%) tratándose de otros bienes, límite que se tendrá en cuenta para cada uno de los presuntos responsables, sin que el funcionario que las ordene tenga que prestar caución. Se podrá solicitar el desembargo al órgano fiscalizador, en cualquier momento del proceso o cuando el acto que estable- ció la responsabilidad se encuentre demandado ante la Juris- dicción competente, siempre que exista previa constitución de garantía real, bancaria o expedida por una compañía de seguros, suficiente para amparar el pago del valor integral del daño estimado y probado por quien decretó la medida. Artículo 104: Notificación de las decisiones. Las decisio- nes que se profieran en el curso del proceso verbal de res- ponsabilidad fiscal, se notificarán en forma personal, por aviso, por estrados o por conducta concluyente, con los si- guientes procedimientos: a. Se notificará personalmente al presunto responsable fis- cal o a su apoderado o defensor de oficio, según el caso, el auto de apertura e imputación y la providencia que resuel-82
  • 84. ve los recursos de reposición o de apelación contra el fallocon responsabilidad fiscal.La notificación personal se efectuará en la forma previstaen los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella nofuere posible se recurrirá a la notificación por aviso esta-blecida en el artículo 69 de la misma ley.b. Las decisiones que se adopten en audiencia se entende-rán notificadas a los sujetos procesales inmediatamente sehaga el pronunciamiento, se encuentren o no presentes enla audiencia.En caso de no comparecer a la audiencia a pesar de haber-se hecho la citación oportunamente, se entenderá surtidala notificación salvo que la ausencia se justifique por fuerzamayor o caso fortuito dentro de los dos (02) días siguien-tes a la fecha en que se profirió la decisión, caso en el cualla notificación se realizará al día siguiente de haberse acep-tado la justificación. En el mismo término se deberá haceruso de los recursos, si a ello hubiere lugar.c. Cuando no se hubiere realizado la notificación o ésta fuerairregular, la exigencia legal se entiende cumplida, para todoslos efectos, cuando el sujeto procesal dándose por suficiente-mente enterado, se manifiesta respecto de la decisión, o cuan-do él mismo utiliza en tiempo los recursos procedentes.Dentro del expediente se incluirá un registro con la cons-tancia de las notificaciones realizadas tanto en audienciacomo fuera de ella, para lo cual se podrán utilizar los me-dios técnicos idóneos.d. La vinculación del garante, en calidad de tercero civilmen-te responsable, se realizará mediante el envío de una comuni-cación. Cuando sea procedente la desvinculación del garantese llevará a cabo en la misma forma en que se vincula. 83
  • 85. 3.2.5.7 Procedimiento para optimizar la articulación entre control fiscal micro y responsabilidad fiscal. Como complemento de la regulación aquí establecida para la determinación y validación de hallazgos con incidencia fiscal, habrá de tenerse en cuenta el Procedimiento para optimizar la articulación entre control fiscal micro y res- ponsabilidad fiscal (actual “MANUAL PROYECTO EN- LACE”, documento que puede consultarse dentro de los documentos del sistema integrado de gestión y control de calidad del macroproceso de responsabilidad fiscal y juris- dicción coactiva). 3.3 Fase de Informe de la Auditoría 3.3.1 Generalidades Objetivo General Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditoría, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinata- rios correspondientes. Específicos • Definir la estructura del informe. • Establecer las características de los informes emitidos. • Determinar los responsables de la elaboración, aproba- ción y comunicación de los resultados del proceso auditor de la CGR. Alcance y cobertura Esta fase inicia con la estructuración del informe y culmi- na con la firma y comunicación. El nivel central o la gerencia que consolide, cuando la sede principal del auditado se encuentre en su jurisdicción, emitirá un solo concepto, evaluación del control interno84
  • 86. y/u opinión de los estados financieros, soportados en losresultados obtenidos tanto por el nivel central como porlos puntos de control.En todo caso, cuando la auditoria involucre puntos de con-trol, las gerencias departamentales y distrital colegiadasremitirán al nivel que consolide un reporte de resultadoscon los hallazgos y conclusiones correspondientes, queserán insumo para consolidar los resultados del procesoauditor. El resultado final se comunicará al representantelegal en un solo informe.Concepto y propósito del Informe de AuditoríaEl informe de auditoría es el documento final del procesoauditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de losobjetivos definidos en el memorando de asignación de au-ditoría, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebasadelantadas en la ejecución.Los propósitos del informe son:• Registrar los resultados de la auditoría adelantada co-rrespondientes al periodo auditado.• Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgosdeterminados durante el proceso auditor.• Comunicar e informar públicamente la opinión sobre la ra-zonabilidad de los estados financieros y/o el concepto sobre lagestión y resultados obtenidos por el auditado.• Comunicar sobre el fenecimiento o no de la cuenta rendi-da por los responsables del erario.• Apoyar el control político que ejerce el Congreso de la República3.3.2 Atributos y características del Informe• El informe debe cumplir con los siguientes atributos: 85
  • 87. Cuadro 8 Preciso Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, cohe- rente y en orden de importancia. Conciso La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CGR. Objetivo Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno Debe cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunica- ción y publicidad.• El informe debe tener las siguientes características de presentación:Cuadro 9 Protocolos Debe redactarse en: Letra Arial tamaño 12 de Word. Margen superior, 4 cms. Margen inferior, 3 cms. Margen izquierdo, 3 cms. Margen derecho, 3 cms. Espacio interlineado sencillo. Numeración Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquier- da. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula con negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la iz- quierda. Paginación Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítu- lo Resultados de Auditoría. Redacción Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. continúa...86
  • 88. continuación Cuadro 9Cuadros, Tablas y Gráfi- En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecu-cas tivos a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y des- pués el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. El análisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden con- secutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona.Cifras Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas.Denominación e Identi- A los Hallazgos se les colocará un titulo en positivo y se numerarán enficación de los hallazgos forma consecutiva, esto último con el fin de facilitar su codificación.Estructuración del informeEl informe de auditoría, de acuerdo con el memorando de asignación de audito-ría, debe contener como mínimo, lo siguiente:Cuadro 10 Contenido (ver modelo)1 Carátula2 Hoja de Presentación3 Tabla de Contenido4 Hechos Relevantes en el Período Auditado (si aplica)5 Dictamen Integral o carta de conclusiones6 Resultados de la Auditoría7 Anexos3.3.3 Actividades básicas para generación de informesPara la elaboración de los reportes e informe, teniendo en cuenta el memoran-do de asignación de auditoría, se deben seguir los siguientes procedimientos: 87
  • 89. • Generación de informes de auditados nivel central y desconcentrado que no consolidaGráfica 6 Procedimiento de informes de auditoría y auditados Nivel central Nivel desconcentrado que no consolida que no consolida Actividad Responsable Actividad Responsable Inicio Inicio Elabora Informe Equipo auditor Realiza ajustes y Responsable Elabora Informe Equipo auditor de auditoría Realiza ajustes y Responsable de auditoría Revisa de forma Gerente y fondo departamental / Revisa de forma Director No Comité técnico y fondo de vigilancia nivel fiscal / Super- ¿Valida? desconcentrado No visor Nivel Central Si ¿Valida? Evalúa Director de vigilancia fiscal Si No / Supervisor Nivel Central Evaluar y aprobar ¿Valida? el informe o declaración de Si no conformidad Contralor Valida el informe o Contralor delegado declaración de delegado No sectorial / no conformidad sectorial / ¿Aprueba? Comité técnico Comité técnico No nivel central / Gerente ¿Valida? departamental Firma y comunica Si el informe Activa Firma y remite al Contralor procedimiento Gerente departamental delegado sectorial “Conservación y preservación del Comunica el informe producto informe” Gerente nivel Activa procedimiento desconcentrado “Conservación y pre- servación del producto Fin informe” Fin88
  • 90. • Generación de informe del auditado nivel central que consolida con los puntos de control (ubicado entre pgs. 88 y 89)Gráfica 7 Procedimiento para informes de auditoría que consolida puntos de control en el nivel central Responsable Elaboración Equipo auditoría reporte de resultados y lider punto de control No Realización de ajustes Revisión de fondo Si Valida Remite reporte No Comité técnico y forma reporte resultados territorial Si ¿Valida Responsable Revisa Consolida reporte? de auditoría Elaboración Equipo auditoría informe y responsable auditoría estructurado No Evalúa ¿Valida ? Director vigilancia fiscal y supervisor Si No Evaluación y Contralor delegado aprobación ¿Aprueba? / Comité técnico del informe o declaración de no Si conformidad Firma y comu- nica el informe Activa pro- cedimiento “Conservación y preservación del producto informe” Fin
  • 91. • Generación de informe del auditado nivel desconcentrado que consolidaGráfica 8 Procedimiento para informes de auditoría que consolida puntos de control en el nivel desconcentrado Responsable Elaboración Equipo auditoría reporte de resultados y lider punto de control Realización de ajustes No No Si Remite informe Comité técnico departa- Revisión de fondo ¿Valida ? y forma de resultados mental punto de control Si ¿Valida Responsable de auditoría Revisa Consolida reporte? sede principal auditado Elaboración informe Equipo auditoría estructurado y responsable No Realización ajustes sede principal auditado Comunica el informe Gerente departamental Evalúa ¿Valida ? /Comité técnico Activa procedimiento Fin departamental “Conservación y preserva- sede principal auditado Si ción del producto informe” Evalúa A Director vigilancia No fiscal y supervisor ¿Valida ? Si Contralor delegado Valida el informe o decla- sectorial/ Comité técnico ración de no conformidad nivel central/ Gerente departamental No A ¿Valida ? Si Firma y remite al Contralor delegado Gerente departamental
  • 92. Elaboración de informeEsta actividad es realizada por el equipo auditor y el res-ponsable de auditoría, con base en los hallazgos y conclu-siones que obtenga el equipo auditor y que incluyan loslíderes en su reporte. Este se organiza de acuerdo con losatributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta lossiguientes aspectos:- Que incluya la totalidad de los hallazgos detectados y va-lidados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporteen los papeles de trabajo y que se haya surtido el derechoa la contradicción.- Todo hallazgo con incidencia fiscal debe validarse en mesa detrabajo con la participación del funcionario enlace de responsa-bilidad fiscal, como se indica en el capítulo de “hallazgos”.- Que exista coherencia entre los hallazgos y las conclu-siones y que las cifras que se presenten sean consistentes(texto vs. cuadros)- Que se hayan analizado los hechos sobre los que existancontroversias con el auditado, determinando la validez deincluir dentro del informe los criterios opuestos que la en-tidad tenga sobre lo detectado en la auditoría.- El informe contendrá un dictamen, si el proceso auditortuvo como alcance el pronunciamiento de la cuenta (fene-cimiento o no de la cuenta), control de gestión, resultados,legalidad, evaluación del Sistema de Control Interno, yopinión a los estados financieros. De lo contrario conten-drá una carta de conclusiones.Revisión y validación del informe: debe ser de forma yfondo, encaminada a validar que se haya cumplido con los(el) objetivo(s) definido(s) en el memorando de asigna-ción de Auditoría y Plan de trabajo. En el evento que se de-tecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos con-tenidos, el (los) responsable (s) de la revisión, validación y 89
  • 93. aprobación del informe debe(n) solicitar las aclaraciones, y/o ajustes correspondientes. Aprobación del informe: todo informe que se comunique al auditado debe ser aprobado en el Comité Técnico co- rrespondiente, en el cual se declara la conformidad o no del mismo. Firma, liberación y remisión del informe: los informes se entienden liberados una vez estén firmados por las respec- tivas instancias. En el nivel central, el informe de auditoría lo firma el Con- tralor Delegado quien lo remitirá al auditado, dentro de los cinco (5) días hábiles después de la firma del mismo. De este informe, el Contralor Delegado enviará copia a las instan- cias que la normatividad y el Contralor General designe. En el nivel desconcentrado, una vez validado el informe por parte del comité técnico del nivel desconcentrado, será presentado al comité técnico del nivel central, para la declaración o no de su conformidad. En este comité, se requiere la participación obligatoria del(os) Gerente(s) Departamental(es) o distrital colegiadas, respectivo(os), en forma presencial o virtual, y será firmado por el Contralor Delegado correspondiente. Le compete al Gerente Departa- mental o al Distrital o los contralores provinciales, remitir el respectivo informe al auditado, así como la publicación de los resultados de la auditoría en su jurisdicción, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo. 3.3.4 Modelos de informes Modelo Informe de auditoría para nivel central y descon- centrado (3.3.4 Modelo de informe). Modelo reporte de resultados puntos de control. (3.3.4.1 Modelo de reporte).90
  • 94. 3.3.5 Caracterización del producto informeCuadro 11Característica Criterios de aceptación o rechazoDe estructura El informe consolidado del auditado: Debe contener los resultados de la sede princi- pal del auditado y puntos de control por línea de auditoría. El Informe del punto de control: Debe contener los resultados de la evaluación de cada línea de auditoría que se remitirán a la Delegada correspondiente o Gerencia Departamental donde este la sede principal del auditado, quien consolidará, califi- cará la gestión, emite opinión de los estados financieros y calificara el Sistema de Control Interno.De presentación Tener en cuenta los requisitos de presentación previstos en los numerales: 3.3.2. Atri- butos del Informe y Estructuración del Informe. Carátula: En la parte central de la hoja se debe identificar: nombre del auditado y pe- ríodo o periodos auditados. En la parte inferior derecha, se registra la sigla de la CGR, de la Delegada y de la Gerencia departamental cuando corresponda, el consecutivo asignado y la fecha de elaboración del informe. El color, tamaño y diseño debe ser el vigente establecido por la CGR. Hoja de presentación: relaciona los cargos y nombres de los responsables de la Auditoría. Tabla de contenido: Se deben identificar títulos, subtítulos y número de página en el orden en que aparecen en los modelos de informes numeral 3.3.4 Modelos y formatosDe contenido Informe del auditado nivel central o desconcentrado: Debe estar de acuerdo con los modelos presentados en el numeral 3.3.4De validación Para el auditado y punto de control del nivel central: La revisión final del informe que firma el Contralor Delegado la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal y el Supervisor. Para el auditado del nivel desconcentrado: La revisión final del informe que firma el Contralor Delegado, la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal y el supervisor. En la Gerencia Departamental o en el nivel central no habrá informe para el punto de control. Se debe garantizar que el reporte de los resultados, que se remite al Nivel Central, o donde está la sede principal del auditado, contenga los hallazgos comu- nicados y validados.De suscripción Para el auditado del Nivel Central: El informe de auditoría debe ser firmado por el Contralor Delegado. Para el auditado del Nivel desconcentrado: El Informe de auditoría debe ser firmado por el Contralor Delegado, previa la validación en Comité Técnico del Nivel Central con la participación obligatoria del Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, respectivo.De remisión y publi- Para el auditado del nivel central: La remisión del Informe la debe hacer el Contralorcación Delegado respectivo. La publicación de resultados consolidados debe hacerla el Contralor Delegado en coordi- nación con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe. Para auditados del Nivel Desconcentrado: La comunicación del Informe, la debe ha- cer el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo. La publicación del informe, la hará el Gerente Departamental o el Distrital o los Con- tralores Provinciales, en coordinación con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe. 91
  • 95. 3.3.6 Aspectos a tener en cuenta antes de la entrega del informe Reunión con el auditado La reunión final “cierre de auditoría” con el auditado tiene como único fin informar la terminación del proceso auditor y hacer la entrega de los bienes prestados al equipo auditor por el auditado para el desarrollo de la auditoría. 3.3.7 Facultad del Contralor(a) El Contralor(a) General de la República, en uso de su facul- tad de revisión de los resultados de los informes prevista en el Decreto Ley 267 del 22 de Febrero de 2000, artículo 51, numeral 12, podrá adelantar directamente o por dele- gación, el conocimiento de los mismos. 3.3.8 Cierre de auditoría y publicación de resultados El cierre de la auditoría se da al momento de remitir el informe al auditado. El Contralor Delegado y/o Gerente Departamental o el Distrital o los contralores provinciales, a solicitud del Con- tralor General, remitirá un resumen ejecutivo elaborado por el supervisor y/o el responsable de auditoría, para rea- lizar el pronunciamiento sobre los aspectos que considere que deben ser divulgados. La publicación de informes, en los medios de comunica- ción, deberá ser coordinada entre la respectiva Contraloría Delegada o Gerencia Departamental y la Oficina de Comu- nicaciones y Publicaciones de la CGR o la dependencia que determine el Contralor General. 3.3.9 Plan de Mejoramiento El auditado como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de Mejoramiento el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI), así como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría92
  • 96. General de la República no emitirá pronunciamiento decoherencia e integridad, sino que será evaluada dentro delproceso auditor3.3.10 Remisión de información a la Contraloría Delegada para Participación CiudadanaEn los casos en que el informe incluya resultados sobredenuncias ciudadanas, debe garantizarse la respuesta defondo al ciudadano y la comunicación a la Contraloría De-legada para la Participación Ciudadana, de acuerdo con loestablecido en el procedimiento adoptado y demás normasque lo modifiquen o adicionen.Igualmente, cuando la auditoría se haya realizado articu-lando a organizaciones de la sociedad civil, el reporte delos resultados se debe realizar de acuerdo con lo estableci-do en el procedimiento de auditorías articuladas.3.3.11 Remisión de información a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas PúblicasPara la conformación del Informe de Auditoría al BalanceGeneral de la Nación, a cargo de la Contraloría Delegadapara Economía y Finanzas Públicas, las contralorías delega-das deberán remitir los resultados de las auditorias practi-cadas a los entes auditados de acuerdo con el procedimien-to que establezca la Delegada de Economía y Finanzas, asícomo los responsables de su registro en el sistema.4 Evaluación del proceso auditor4.1 Generalidades Objetivos• Revisar y calificar el cumplimiento de los objetivos decada auditoría planteados en el PGA.• Revisar y calificar el desarrollo y aplicación de la meto-dología establecida por la CGR. 93
  • 97. • Evaluar el desempeño de los integrantes del equipo auditor • Retroalimentar la planeación estratégica del proceso au- ditor como valor agregado de los resultados del proceso de control micro de la CGR. • Generar beneficios del control fiscal 4.2 Actividades básicas En éste módulo se presentan las actividades que se desa- rrollan, cuyos resultados serán plasmados en un documen- to que se presentará al comité técnico a través del Director de Vigilancia Fiscal o los gerentes departamentales según corresponda, para ser tenido en cuenta en la planeación estratégica del siguiente Plan General de Auditoría y para el planteamiento de acciones de mejora de la Contraloría General de la República: 4.2.1 Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditor Semestralmente, con base en el documento consolidado a nivel nacional, presentado por el Director de Vigilancia Fiscal, el Comité Técnico evaluará el cumplimiento de los objetivos propuestos y el logro de los resultados esperados del proceso auditor, para lo cual comparará los logros ob- tenidos vs los esperados y se identificarán las limitantes presentadas en el desarrollo, tanto internas como exter- nas; es importante indicar limitaciones de tiempo, talen- to humano, recursos financieros y otros, que afectaron el normal desarrollo de la auditoría. Así mismo, se deben incluir observaciones y propuestas, tanto de mejora como de temas para futuros procesos auditores. 4.2.2 Evaluar desempeño profesional en el proceso auditor Al finalizar el proceso, el supervisor y el equipo auditor autoevaluarán su desempeño para la consecución de los objetivos de la auditoría, teniendo en cuenta los aspectos establecidos en el formato definido para tal fin.94
  • 98. En este momento, el equipo auditor debe dar a conocer yconsignar si fueron ejecutadas las funciones establecidaspara cada rol.Esta evaluación se presentará al Comité Técnico y podráser insumo para la evaluación de desempeño que realice elevaluador periódicamente.4.2.3 Evaluar aplicación y cumplimiento de la metodología Corresponde al supervisor, la evaluación tanto de la apli-cación de la metodología como de su funcionabilidad5 parael desarrollo del proceso.Mínimo, debe evaluar los siguientes aspectos:• Trazabilidad del proceso y su documentación calidad depapeles de trabajo• Cumplimiento del SIGCC• Consistencia interna del informe4.2.4 Evaluación del sustento probatorio de los hallazgosEl Supervisor evaluará que en desarrollo del proceso au-ditor se haya obtenido evidencia suficiente para sustentarel hallazgo y su connotación. En tratándose de hallazgoscon incidencia fiscal, tendrá en cuenta que se haya aporta-do evidencia sobre los presupuestos exigidos por las leyes610 de 2000 y 1474 de 2011 para dar inicio a un proce-so de responsabilidad fiscal con o sin imputación, que seenunciaron en la parte final del numeral 3.2.5.5; que parasu obtención el auditor haya aplicado en debida forma los 5 Funcionablidad: Es lo que un producto puede hacer. Probar la funcionalidad signi- fica asegurar que el producto funciona tal como estaba especificado. Que un pro- ducto funcione correctamente es crítico, pero no suficiente, para que ese producto tenga éxito. Un producto por sí mismo no tiene valor. El valor se lo da el uso, y el uso lo dan los usuarios. La forma en la que el producto es utilizado es una responsabili- dad de los diseñadores y desarrolladores de producto. Usabilidad significa que las personas, al usar un producto, pueden hacer sus tareas de forma rápida y fácil. 95
  • 99. procedimientos y técnicas propias del proceso auditor y que de su obtención se hayan dejado los registros corres- pondientes en los papeles de trabajo. Adicionalmente, debe tener en cuenta que el auditor haya evaluado la respuesta del auditado a cada una de las obser- vaciones formuladas y los soportes que haya presentado como sustento de la misma. Que en caso de no encontrar el registro o documento que acredite la acción u omisión ge- neradora de daño al patrimonio del Estado o que desvirtúe la indebida gestión o que acredite la información adicional requerida para dar curso al proceso de responsabilidad fis- cal, haya dejado registro en papeles de trabajo del procedi- miento que ejecutó para su búsqueda u obtención. 4.2.5 Generar beneficios del control fiscal El reporte de beneficios del control fiscal es una forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la Con- traloría General de la República (CGR); por lo tanto se de- berá cuantificar o cualificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal, bien se trate de acciones evi- denciadas, que correspondan al seguimiento de acciones es- tablecidas en planes de mejoramiento o que sean producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o adverten- cias efectuados por la CGR y que exista una relación directa entre la acción de mejoramiento y el beneficio. 5. Administración del proceso auditor 5.1 Generalidades Objetivos Establecer mecanismos de dirección, supervisión, ejecu- ción y comunicación que permitan a la Contraloría Gene- ral de la República gestionar y controlar el proceso audi- tor para que éste cumpla con el propósito de evaluar que la prestación de servicios y provisión de bienes públicos atiendan los fines esenciales del Estado.96
  • 100. Definir las actividades generales del proceso auditor según sus etapas yfases, describir los roles y sus responsabilidades y determinar los registrosrequeridos.Gestionar el talento humano, los recursos técnicos, tecnológicos, físicos yfinancieros necesarios para la ejecución del proceso auditor.Garantizar la organización, conservación y preservación de la informa-ción generada en el proceso auditor para apoyar la toma de decisiones yretroalimentar el proceso auditor.Garantizar que los productos del proceso auditor se generen con la calidadrequerida por la CGR.Actividades en la administración del proceso auditorA continuación se presentan las actividades del proceso auditor en cadauna de las etapas y fases, su relación con los responsables y los registrosrequeridos para la trazabilidad del proceso.Cuadro 11 Planeación estratégica Actividad Responsable/Rol RegistroElaborar la matriz de riesgo de entes o asuntos Contralorías Delegadas y Matriz de Riesgoa auditar (entidad, política, plan, programa, Gerencias Departamenta- de cada Delegadaproyecto, proceso y/o tema de interés a auditar) les y Distrital colegiadasConsolidar y presentar ante el Comité operativo Oficina de Planeación Matriz consoli-la matriz de riesgo dadaPreparar Proyecto de priorización de entes o Comité Operativo Actaasuntos a auditarPriorizar temas y/o asuntos a auditar. Comité Directivo ActaEstablecer políticas y lineamientos para la Contralor General Circularelaboración del PGAProyectar el PGA de la Delegada en coordi- Contralorías Delegadas y Proyecto de PGAnación con las Gerencias Departamentales, y Gerencias Departamenta- por DelegadaDistrital Colegiadas, Determinar objetivos y les y Distrital colegiadasestrategias y asignación de recursos y Gerencias de apoyoConsolidar proyecto de PGA Oficina de Planeación PGA consolidadoEstudiar el proyecto de PGA Comité operativo ActaAprobar el PGA Comité Directivo ActaDesignación de Supervisor, Responsable de Comité Técnico Actaauditoría y equipo auditor. 97
  • 101. Cuadro 12 Fase de planeación Actividad Responsable/Rol RegistroElaborar el memorando de Asignación de Auditoría Responsable de Auditoría DocumentoAprobar el memorando de Asignación de Audi- Comité Técnico Actatoría y designar el Equipo de AuditoríaComunicar al Auditado e Instalar la Auditoria Contralor Delegado o Ge- Oficio y Ayuda rente Departamental o el de memoria Distrital o los Contralores ProvincialesDefinir actividades para desarrollar la fase de Equipo Auditor CronogramaPlaneaciónElaborar y presentar Plan de Trabajo al Comité Responsable de Auditoría Plan de trabajoTécnico y Equipo AuditorAprobar Plan de Trabajo Comité Técnico ActaAprobar programa(s) de auditoría Responsable de Auditoría Firma en programa(s) de auditoríaCuadro 13 Fase de ejecución Actividad Responsable/Rol RegistroRealizar mesas de trabajo Responsable de Audi- Ayudas de Memoria toría y Equipo AuditorRevisar Papeles de trabajo Supervisor y/o Res- Papel de trabajo ponsable de Auditoría refrendadoVerificar cumplimiento de cronogramas de auditoría Supervisor Papel de trabajoVerificar el registro en el Sistema de los resultados Supervisor Reporte al DVFde la evaluación del Sistema de Control Interno.Cuadro 14 Fase de informe Actividad Responsable/Rol RegistroAnalizar y validar el reporte de auditoría Comité Técnico Departamental ActaReportar las conclusiones por línea de Auditoría Gerente Departamental o el Distri- Reportea la DVF correspondiente tal o los Contralores ProvincialesConsolidar y elaborar proyecto de informe para Responsable de Auditoría, Equipo Proyectosustentarlo ante el Comité Técnico. Auditor y Enlace Responsabilidad Informe FiscalAnalizar y aprobar proyecto de informe consolidado Comité Técnico Acta yy entrega de los hallazgos con presunta connota- Oficio deción fiscal al Enlace de Responsabilidad Fiscal entregaCierre de la Auditoría con gestores fiscales y Contralor Delegado Informeequipo auditor liberado98
  • 102. Cuadro 15 Evaluación del proceso auditor Actividad Responsable/Rol Registro Reportar beneficios del proceso auditor Responsable de Reporte Auditoría y Equipo Auditor Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso Supervisor Documento auditor, desempeño profesional del equipo audi- tor, aplicación de la metodología en el proceso auditor y el sustento probatorio de los hallazgos. Elaborar una propuesta de estrategia (capacita- Contralor Dele- Documento con estra- ción, SISED, Certificación auditores, metodología) gado tegias de la contraloría delegada para el mejoramiento del proceso auditor. Consolidar una propuesta con las estrategias Oficina de Planea- Documento consoli- para presentar al Comité Operativo ción dado con estrategias Analizar y definir estrategias de mejoramiento Comité operativo Documento con estra- tegias y Acta Implementar las Estrategias de mejoramiento Dependencias Plan de Trabajo y so- involucradas portes de seguimiento5.2 Roles del proceso auditorEl rol es el papel que desempeñan los servidores públicos de la Contralo-ría General de la República en el proceso auditor, donde el nivel de res-ponsabilidad está definido por el grado de participación en el mismo. Losroles identificados son los correspondientes al Comité Directivo, al Comi-té Operativo, a los Comités Técnicos, incluido el de la jurisdicción territo-rial, el Contralor Delegado, los directores de vigilancia fiscal y de estudiossectoriales, el Gerente Departamental y/o el Distrital, o los contraloresprovinciales, el supervisor, el responsable de la auditoría, el equipo audi-tor y el enlace de responsabilidad fiscal.5.2.1 ComitésLa administración del proceso auditor está apoyada por tres tipos de comi-tés: el Comité Directivo, el Comité Operativo y los comités técnicos. Cadatipo de comité representa un nivel diferente para el Control Fiscal Micro.Los comités técnicos operan de acuerdo con los requerimientos específi-cos durante la administración del proceso auditor. Estos requerimientosestán mediados por el ente o asunto a auditar y el lapso en que se desarro- 99
  • 103. lle el proceso y se ejecute y programe el PGA. Los asuntos tratados por los comités quedarán consignados en actas que deben ser firmadas por sus integrantes. El Comité Técnico cumple el rol establecido en el numeral 14 del Artículo 11 y referido por el artículo 22 del Decre- to Ley 267 del 22 de febrero de 2000 para el Comité de Evaluación Sectorial, en lo correspondiente al proceso de control micro. 5.2.2 Comité Directivo • Priorizar los entes o asuntos a auditar, con base en la matriz de riesgo consolidada por la Oficina de Planeación. • Validar la propuesta de PGA que se debe presentar al Co- mité Directivo para ser aprobada. • Validar el informe de la Auditoría al Balance General de la Nación. • Validar el informe del Concepto de Evaluación del Siste- ma de Control Interno • Aprobar las modificaciones y actualizaciones de la Guía de Auditoría 5.2.3 Comité Operativo • Presentar propuesta de priorización de los entes o asun- tos a auditar, con base en la matriz de riesgo consolidada por la Oficina de Planeación. • Validar la propuesta de PGA que se debe presentar al Co- mité Directivo para ser aprobada. • Analizar y definir estrategias para el mejoramiento del proceso auditor. • Garantizar la articulación de los macroprocesos de con- trol fiscal micro, control fiscal macro, enlace con clientes y partes interesadas y responsabilidad fiscal.100
  • 104. • Garantizar el cumplimiento de las políticas señaladas por elContralor General de la República relacionadas con el PGA.• Establecer las líneas estratégicas a seguir por las contra-lorías delegadas y las gerencias departamentales para laFormulación y ejecución del PGA.• Propender por la ejecución eficaz y eficiente del PGA.• Aprobar ajustes al PGA .5.2.4 Comité Técnico (nivel central) El Comité Técnico opera de acuerdo con los requerimien-tos específicos durante el proceso auditor, según el ente oasunto a auditar, no obstante podrá estar conformado porel Contralor Delegado quien lo preside, los directores devigilancia fiscal y de estudios sectoriales, los supervisores,y los asesores y responsables de auditoría, quienes seráninvitados según se requiera.Cuando en el proceso auditor participen diferentes de-pendencias (contralorías delegadas sectoriales y/o inter-sectoriales), el Comité Técnico estará conformado por unrepresentante de los directivos de cada una de ellas, por elsupervisor, por el responsable de auditoria y por el directi-vo responsable del asunto a auditar, quien lo presidirá.Desarrollarán, entre otras, las siguientes actividades:• Elaborar la matriz de riesgo de la Contraloría Delegada.• Elaborar proyecto de PGA, estableciendo objetivos, es-trategias y talento humano requerido, con base en los li-neamientos y políticas definidas por el Contralor Generalpara la construcción del PGA.• Presentar ante la Oficina de Planeación el proyecto dePGA de la Contraloría Delegada.• Designar los funcionarios que deben asumir cada rol enel proceso auditor (supervisor, responsable de auditoría y 101
  • 105. equipo auditor), teniendo en cuenta el Decreto Ley 269 de 2000 y la Ley 1474 del 12 de julio de 2011. • Designar supervisor para los sujetos de control del nivel desconcentrado, cuando lo considere pertinente. • Validar los memorandos de asignación de auditoría. • Hacer el seguimiento a la ejecución del PGA. • Analizar y aprobar el proyecto de informe de auditoría y darle el tratamiento de producto no conforme en caso de que haya lugar a ello. • Definir y remitir a la Oficina de Planeación las estrate- gias para el mejoramiento del proceso auditor. • Validar los resultados de Evaluación del Sistema de Control Interno de cada proceso auditor a registrar en el sistema. • Validar las opiniones sobre los estados financieros y con- cepto de control interno contable resultantes de las audi- torías del sector y consolidar el informe a reportar a la De- legada de Economía y Finanzas. • Validar la reasignación de roles producto de manifesta- ción de impedimento o conflicto de intereses. • Solucionar las controversias técnicas que surjan en de- sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso. 5.2.5 Comité Técnico (nivel desconcentrado) El Comité Técnico del nivel desconcentrado opera de acuerdo con los requerimientos específicos durante el pro- ceso auditor, según el ente o asunto a auditar, no obstan- te, podrá estar conformado por el Gerente Departamental o Distrital, los contralores provinciales, el supervisor, el responsable de auditoría y líderes (de puntos de control), quienes serán invitados según se requiera.102
  • 106. Cuando en el proceso auditor participe diferentes geren-cias el Comité Técnico estará conformado por un repre-sentante de los directivos de cada una de ellas, por el su-pervisor, por el responsable de auditoría y por el directivoresponsable del asunto a auditar, quien lo presidirá.Desarrollarán, entre otras, las siguientes actividades:• Elaborar la matriz de riesgo de los entes auditados consede en su jurisdicción.• Presentar propuesta de PGA correspondiente a su ju-risdicción, en coordinación con los objetivos y estrategiasdefinidos por las contralorías delegadas, con base en los li-neamientos y políticas del Contralor General, para la cons-trucción del PGA.• Designar los funcionarios que deben asumir cada rol parael desarrollo del proceso auditor teniendo en cuenta el De-creto Ley 269 de 2000 y la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.• Validar los memorandos de asignación de auditoría delos entes auditados con sede en su jurisdicción.• Hacer el seguimiento a la ejecución del PGA correspon-diente a su jurisdicción.• Validar el reporte de auditoría de los asuntos auditados, conbase en los lineamientos establecidos en el plan de trabajo.• Validar el Informe de Auditoría de los entes auditadoscon sede en su jurisdicción y darle el tratamiento de pro-ducto no conforme en caso de que haya lugar a ello.• Definir y remitir a la Oficina de Planeación las estrate-gias de mejoramiento del proceso auditor.• Validar los resultados de evaluación del Sistema de ControlInterno de cada proceso auditor a registrar en el sistema.• Validar las opiniones sobre los estados financieros y con-cepto de control interno contable resultantes de las audito- 103
  • 107. rías de los entes con sede en su jurisdicción y consolidar el informe a reportar a la Delegada de Economía y Finanzas. • Solucionar las controversias técnicas que surjan en de- sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso. 5.2.6 Contralor Delegado • Presidir los comités técnicos para cada una de las actua- ciones necesarias. • Refrendar el memorando de asignación de auditoria. • Presentar el equipo auditor e instalar la auditoria. • Suscribir la comunicación dirigida al auditado sobre el inicio del proceso auditor. • Suscribir la solicitud de la carta de salvaguarda. • Aprobar y firmar el informe final previa validación del Comité Técnico. • Realizar el cierre del proceso auditor y remitir el informe al ente auditado o gestor fiscal correspondiente. 5.2.7 Gerente Departamental y/o Distrital, o Contralores Provinciales • Presidir los comités técnicos en su jurisdicción para cada una de las actuaciones necesarias. • Refrendar y aprobar el memorando de asignación de auditoria, cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdicción. • Presentar el equipo auditor e instalar la auditoria en su jurisdicción. • Suscribir la comunicación dirigida al auditado sobre el inicio del proceso auditor en su jurisdicción. • Suscribir la solicitud de la carta de salvaguarda, cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdicción.104
  • 108. • Comunicar al responsable de auditoría, el reporte de re-sultados del punto de control de su jurisdicción.• Participar en el Comité Técnico del nivel central dondese presente para su validación el informe correspondienteal auditado de su jurisdicción.• Reasignación de roles producto de una manifestación deimpedimento o conflicto de intereses y presentar al ComitéTécnico para su aprobación cuando el ente o asunto audi-tado tenga su sede principal en su jurisdicción.5.2.8 Director de Vigilancia Fiscal• Presentar propuesta de PGA al Comité Técnico.• Presentar propuesta de conformación del equipo auditor.• Revisar el memorando de asignación de auditoria.• Reasignar roles, cuando se presente una manifestaciónde impedimento o conflicto de intereses.• Ejercer la supervisión de los procesos auditores que ledesigne el Comité Técnico.• Dirigir y monitorear el desarrollo de las auditorías, paracontribuir a la gestión de la delegada, al cumplimiento desus objetivos y de los institucionales.• Facilitar el flujo de información entre los actores del pro-ceso auditor para contribuir a la gestión de la delegada.• Garantizar la oportuna entrega de los hallazgos con inci-dencia fiscal.• Responder por el suministro de la información relacio-nada con el proceso auditor a las demás dependencias dela CGR que la requieran para contribuir al cumplimientode los objetivos institucionales. 105
  • 109. • Analizar las propuestas de modificación a la metodología del proceso auditor para contribuir al mejoramiento de la vigilancia fiscal. • Gestionar los recursos físicos, financieros, informáticos y do- cumentales necesarios para el desarrollo del proceso auditor. • Administrar el talento humano de la dependencia para garantizar el cumplimiento de los derechos y deberes de los servidores públicos, facilitar el desarrollo de las políti- cas de personal y fortalecer el clima laboral. • Ejecutar las políticas que fije el despacho del Contralor General y las estrategias definidas por el Comité Operativo y el Comité Técnico. • Solucionar las controversias técnicas que surjan en de- sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso. 5.2.9 Director de Estudios Sectoriales El Director de Estudios Sectoriales y los funcionarios de las direcciones de estudios sectoriales (DES) desarrolla- rán, entre otras, las siguientes actividades: • Participar en las diferentes fases del proceso auditor, desde la perspectiva del análisis de política pública, para fortalecer las acciones de vigilancia a los recursos públicos realizados por las direcciones de vigilancia fiscal (DVF) a los auditados. • Para la determinación del PGA, recolectar, procesar, analizar y evaluar la información requerida para elaborar la matriz de riesgo del sector a su cargo, en coordinación con las direcciones de vigilancia fiscal. • Elaborar la matriz de riesgo con base en las políticas del Plan Nacional de Desarrollo, importancia estratégica de los entes o asuntos a auditar, las reformas organizacionales y modificaciones de política pública, las prioridades secto-106
  • 110. riales de estudio y de análisis transversales, la cuenta fiscaly los insumos entregados por las DVF sobre resultados dePGA anteriores.• En coordinación con el responsable de auditoría, las DESparticiparán en la preparación del memorando de asigna-ción de actividades, aportando los insumos pertinentes so-bre el auditado.• Apoyar al equipo auditor suministrando informacióny propiciando espacios que le permita ampliar el conoci-miento integral del auditado.• Participar y/o apoyar el proceso auditor, en casos deser asignado.5.2.10 SupervisorDe acuerdo con lo establecido en las normas internaciona-les de auditoría y en la Ley 43 de 1990 (Artículo 7, numeral2, 1) es necesario un proceso de supervisión para garanti-zar que la auditoría cumpla con los principios, normas yobjetivos establecidos para su desarrollo y la correspon-dencia entre los resultados obtenidos (opinión y concepto)y la situación real del ente o asunto auditado. Esta labordebe realizarse por personal calificado, en forma sistemá-tica y oportuna.Todas las tareas de supervisión deben quedar plasmadasen los papeles de trabajo, desde la supervisión realizada enla planeación, en la ejecución y hasta en la fase del infor-me. Esto garantiza un control de calidad eficiente al traba-jo del equipo de auditoría.Las responsabilidades del supervisor son:• Conocer los entes o asuntos a auditar, a su cargo y apoyartécnicamente el proceso auditor.• Participar en la elaboración de la propuesta del PGA. 107
  • 111. • Participar en la evaluación del plan de trabajo y presen- tar su concepto al Comité Técnico. • Verificar que el equipo de trabajo haya analizado en de- talle el ente o asunto a auditar. • Examinar y validar la evaluación del sistema de control interno y de los mecanismos de control. • Evaluar la estrategia de auditoría y verificar el uso técnico de una metodología para determinar la muestra. • Garantizar que los resultados de la auditoria sean consis- tentes con su situación real. • Verificar que el desarrollo de la auditoria se haya realiza- do según el plan y los programas de auditoría. • Verificar que los hallazgos identificados cumplan con los requisitos establecidos y se efectúe la entrega o el traslado oportuno de los mismos. • Revisar la calidad del informe y verificar su consistencia con los objetivos propuestos. • Armonizar el trabajo del equipo de auditoría con el en- lace de responsabilidad fiscal en la conformación y valida- ción de los hallazgos fiscales. • Velar por el cumplimiento del plan de calidad, segui- miento y medición del proceso auditor de las entidades a su cargo. • Solucionar las controversias técnicas que surjan en de- sarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administración del proceso. 5.2.11 Responsable de auditoría El responsable de auditoría es un experto técnico que orienta la auditoría, interactúa con el auditado y con el supervisor y coordina el proceso, incluso con el nivel108
  • 112. desconcentrado, para los puntos de control o asuntos a au-ditar. Por tal razón y dependiendo de la complejidad delente o asunto a auditar6, tendrá a su cargo sólo una audi-toría, no ejecuta línea de auditoría y debe ser investido deun nivel de autoridad tal que le permita asumir la respon-sabilidad de garantizar los resultados del proceso auditor,a nivel nacional.Sus responsabilidades son:• Elaborar el proyecto de memorando de asignación de auditoría.• Identificar el perfil del equipo auditor incluido el de los puntos de control de las gerencias departamentales o distrital colegiadas.• Garantizar que el plan de trabajo consolidado contenga las líneas y aspectos específicos que deben ejecutar los equipos de auditoría a nivel nacional.• Aprobar los programas de auditoría garantizando que contengan los procedimientos específicos a desarrollar en la ejecución.• Orientar la adopción de un método de muestreo y el de- sarrollo técnico de la auditoria.• Administrar los recursos asignados a la auditoria.• Consolidar la evaluación de control interno del auditado.• Consolidar, con el equipo auditor, los resultados de la auditoría.5.2.12 Líder de auditoría (punto de control)El líder de auditoría es quien interactúa con el auditado ycon el responsable de auditoría y ejecuta la línea de audito-ría que se le asigne. Sus responsabilidades son: 6 Se entiende que un asunto a auditar es complejo cuando tiene puntos de control y/o los recursos que manejan son significativos. En todo caso este criterio debe ser examinado por el Comité Técnico para la asignación de más de un proceso auditor. 109
  • 113. • Ser enlace con el ente auditado y el responsable de auditoría. • Adelantar la línea de auditoría acorde a lo previsto en el memorando de asignación. • Preparar con el equipo auditor el proyecto de reporte resul- tado del proceso ejecutado en el punto de control. • Presentar el proyecto de reporte al Comité Técnico del nivel desconcentrado para su aprobación. • Asistir al Comité Técnico del nivel desconcentrado cuan- do sea invitado. • Reportar los resultados del proceso al responsable de au- ditoría previa aprobación del comité. • Administrar los recursos asignados a la auditoría. 5.2.13 Equipo auditor • Elaborar cronograma fase de planeación. • Analizar en detalle el ente o asunto a auditar. • Evaluar los controles para mitigar los riesgos. • Sustentar ante el Comité Técnico el plan de trabajo. • Preparar cuestionario para evaluar si los controles esta- blecidos para mitigar los riesgos son efectivos. • Determinar la muestra de auditoría. • Determinar la estrategia de auditoría. • Elaborar el plan de trabajo. • Elaborar y ejecutar los programas de auditoría. • Aplicar los procedimientos para el desarrollo del proceso auditor. • Presentar y validar los hallazgos en mesa de trabajo.110
  • 114. • Conceptuar sobre la gestión del auditado.• Opinar sobre los estados financieros del auditado.• Elaborar y sustentar el informe de auditoría.• Realizar los ajustes que le sean requeridos en la revisióndel informe.5.2.14 Enlace de responsabilidad fiscalEl enlace de responsabilidad fiscal tiene como fin propiciarun acompañamiento para orientar al auditor sobre la in-formación que debe consultar para determinar la observa-ción y, dependiendo de la respuesta del auditado, de aque-lla que debe complementar para soportar probatoriamenteel hallazgo. Cumple una participación puntual durante elproceso auditor y no juega un rol operativo en el desarrollodel mismo. Además del acompañamiento, el funcionarioenlace debe participar en la sustentación del hallazgo y delinforme de auditoría en lo relacionado con los hallazgosante las instancias pertinentes.5.2.15 Mesas de trabajoLas “mesas de trabajo” son espacios conversacionales quese dan durante todo el proceso auditor. Es una herramientafundamental para el desarrollo de la auditoría, puesto quese constituye en elemento integrador del proceso, posibilitala interacción permanente entre los profesionales audito-res y contribuye a su diálogo constructivo para mantenerseenterado sobre avances, resultados y acciones que se dendurante el proceso. Los resultados de cada mesa de trabajose plasman en una ayuda de memoria.5.2.16 Solución de controversiasLas controversias son situaciones expresadas en diferen-cias de criterio de carácter técnico, se presentan entre losdiferentes roles e instancias del proceso auditor.El análisis y solución de las controversias se debe surtir du-rante el proceso auditor por parte del equipo de expertos 111
  • 115. técnicos a nivel nacional, designado por el Director de la Oficina de Planeación, con el único propósito de apoyarse en la solución de controversia y sin que éste se constituya en una nueva instancia de decisión. Equipo de expertos técnicos El equipo de expertos técnicos será interdisciplinario, in- tegrado por funcionarios expertos en auditoría y en mate- rias afines al objeto de la controversia. Serán designados teniendo en cuenta perfil, experiencia y formación. El equipo de expertos técnicos sesionará periódicamente y excepcionalmente cuando se requiera, caso en el cual se convocará con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles y en ejercicio de su competencia podrá practicar las investigaciones y pruebas complementarias que consi- dere necesarias. El equipo de expertos técnicos como resultado de sus ac- tuaciones deberá entregar el concepto y/o informe al Con- tralor Delegado sectorial o Gerente Departamental o al Distrital o los Contralores Provinciales, según correspon- da, para que éste lo presente ante el respectivo comité. El comité técnico, una vez revisado y analizado el concep- to, hará las recomendaciones correspondientes al Contra- lor Delegado o Gerente Departamental o al Distrital o los contralores provinciales. El comité técnico, podrá suspen- der los términos establecidos para el proceso auditor con el propósito de adelantar las diligencias que consideren necesarias para solucionar la controversia; de dicha situa- ción debe informar a la Oficina de Planeación para la res- pectiva modificación del PGA. Las controversias se pueden presentar entre los siguientes roles e instancias: Controversias al interior del equipo auditor La primera controversia que se puede presentar es al inte- rior del equipo auditor, controversia que se comunicará al112
  • 116. supervisor de auditoría, quien en mesa de trabajo bajo suorientación, acordará las alternativas de solución y las ac-ciones a emprender para dar solución a la controversia, de-jando el registro en la ayuda de memoria; así mismo, se haráresponsable del seguimiento y cumplimiento de las medidasadoptadas y del registro del desenlace y finalización de lacontroversia en las ayudas de memoria siguientes.Controversias entre el supervisor y el equipo auditorSi la controversia se genera entre el supervisor y el equipoauditor, el Director de Vigilancia Fiscal y/o Comité Técni-co Departamental, se encargará de dar solución a la mismaen mesa de trabajo y el registro se hará en la ayuda de me-moria de la mesa de trabajo dónde se aborda el tema.Si el Director de Vigilancia Fiscal y/o Gerente Departa-mental o el Distrital o los Contralores Provinciales, no lo-gra solucionar la controversia, este funcionario presentadicha controversia ante el Comité Técnico del nivel central,quien analizará el tema y presentará las recomendacionesde solución. Para este comité se invita al equipo auditor,dejando en el acta constancia de la recomendación y la de-cisión del Contralor Delegado como funcionario que presi-de el Comité. El Contralor Delegado mediante memorandocomunica la solución de la controversia a la Dirección deVigilancia Fiscal y/o Gerencia Departamental.La última instancia de solución de controversias la tiene elContralor Delegado quien para soportar técnicamente ladecisión de acuerdo con las recomendaciones del ComitéTécnico que preside, cuenta con el apoyo de sus asesoresde gestión y de la Dirección de Estudios Sectoriales.Controversias entre el responsable de auditoría de la sedeprincipal que consolida y el equipo del punto de control.Si se llegara a presentar esta situación dirime la controver-sia el Supervisor respectivo. 113
  • 117. En cualquiera de los casos, donde se genere controversia de ser necesario el comité técnico, podrá designar un equi- po Ad-Hoc que apoye la solución de controversia. 5.2.17 Interpretaciones técnicas y jurídicas Las interpretaciones técnicas sobre el contenido de la Guía de Auditoria le corresponden a la Oficina de Planeación quien se apoyara en los representantes de las delegadas sec- toriales y las de carácter legal a la Oficina Jurídica 5.3 Administración documental y papeles de trabajo El propósito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos importantes de la au- ditoría que proporcionan evidencia de que su trabajo se lle- vó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas. Estos deben ser legibles, lógicos, completos, fáci- les de entender y estar diseñados técnicamente. Los papeles de trabajo a menudo contienen información confidencial. Es esencial la salvaguarda de información confidencial del auditado que se encuentra en las manos del equipo auditor, así como la preservación de la integri- dad de los procedimientos de auditoría y conclusiones. La conservación y custodia de los papeles de trabajo co- mienza cuando se originan hasta la disposición final de los mismos; una vez culmine la auditoria y de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia. Los papeles de trabajo se pueden registrar en papel, en formato electrónico u otros medios. Los papeles de traba- jo preparados en forma electrónica deben someterse a los mismos estándares de preparación, revisión y retención de los papeles de trabajo manuales. Los papeles de trabajo serán entregados al archivo de ges- tión de la dependencia, con copia al Director de Vigilancia114
  • 118. Fiscal o Gerente Departamental o al Distrital o los Con-tralores Provinciales, dentro de los diez (10) días hábilessiguientes a la firma del informe. (Anexo 5.3 Conservacióny custodia de papeles de trabajo.)5.4 Aseguramiento de la calidadConsiste en asumir y seguir un conjunto de acciones pla-nificadas y sistemáticas, con el objetivo de generar un pro-ducto o servicios acorde con los requerimientos de calidaddel control fiscal. Para lograr dicho propósito esas accionesdeben seguir los estándares de las normas técnicas de cali-dad, ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009.Observatorio de calidadEs un instrumento exógeno al proceso auditor, dirigido ala recolección y administración de datos, procesándolos ytransformándolos en información para analizar y monito-rear el comportamiento y evolución del proceso auditor.El observatorio de calidad implica la evaluación del cum-plimiento de los registros de calidad definidos en el proce-so auditor, con el fin de dotar y apoyar a los actores, coninformación confiable y oportuna que facilite tomar accio-nes para la ejecución de los objetivos del Plan General deAuditoría (PGA) y el acatamiento al Sistema Integrado deGestión y Control de Calidad, procurando el mejoramientocontinuo en el ejercicio del control fiscal.El observatorio se diferencia de las actividades de control, enrazón de que éste se fundamenta en la vocación de ser inde-pendiente en su trabajo, en su reflexión y en sus propuestassobre el proceso auditor, en forma periódica. Por el contrario,las actividades de control implican actividades inherentes alproceso de auditoría, en forma permanente, con el propósitode validar cada una de las actuaciones del mismo 115
  • 119. Cuadro 16 Insumos requeridos por el observatorio de calidad Insumos Responsable del reporteAdministración PGA Administrador del ObservatorioFecha de aprobación por el Comité del Memorando de Asig- Administrador del Observatorionación de AuditoriaRegistro del Memorando de Asignación de Auditoría Administrador del ObservatorioRegistro en el observatorio del Cronogramas de Actividades Equipo AuditorFecha de aprobación por el Comité del Plan de Trabajo Equipo AuditorRegistro en el observatorio del Plan de Trabajo Equipo AuditorRegistro de Ayudas de Memoria Equipo AuditorRegistro de Hallazgos del proceso auditor Equipo AuditorRegistro Hallazgos Fiscales Equipo AuditorRegistro de envío de los informes y reportes de auditoría a la Responsable de AuditoriaDirección de Vigilancia FiscalFecha de aprobación por el Comité del Informe de auditoría Administrador del ObservatorioFecha de envío del informe al auditado. Administrador del ObservatorioRegistro del Informe de auditoría Administrador del ObservatorioLos responsables del diligenciamiento y trámite de los registros que evi-dencian las actuaciones del proceso auditor deben enviar o reportar losmismos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha que segeneran, según se detalla a continuaciónCuadro 17 Esquema organizacional del observatorio de calidad Ubicación El Observatorio depende de la Dirección de Vigilancia Fiscal o del Despacho Estructural del Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, según el caso Objetivos del Mantener una base de datos que recopila la información que sirve de referen- Observatorio cia para la orientación del proceso auditor. Informar oportunamente a la Dirección de Vigilancia Fiscal o a la Gerencia Departamental, sobre los aspectos observados en el comportamiento del proceso auditor. Contribuir de manera activa en el fortalecimiento del control fiscal, presen- tando recomendaciones que permitan el mejoramiento continuo del proceso auditor. Generar la información requerida por los diferentes procesos institucionales, originados en la información que maneja el Observatorio. continúa...116
  • 120. Continuación cuadro 17 Esquema organizacional del observatorio de calidad Perfil del ad- En el nivel central, el Observatorio debe estar a cargo de un equipo de ministrador del profesionales, y en nivel desconcentrado por un profesional, con conoci- Observatorio mientos y experiencia en el ejercicio del proceso auditor y habilidades en informática. Institucionaliza- El Observatorio de Calidad, debe adoptarse mediante comunicación escrita ción del Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, según el caso, en donde se determinen los nombres de los responsables que lo integran; cualquier modificación debe efectuarse a través del mismo medio. Condiciones El diálogo con la Dirección de Vigilancia Fiscal o el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, debe darse en forma directa. La designación y dedicación del o los profesionales al observatorio será la que determine el Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, según sea el caso. Responsabili- Los responsables del diligenciamiento y tramite de la información del dades Observatorio, es garante institucionalmente por: La integralidad de la información que se produce como resultado de la revisión y análisis de la información en el Observatorio. La reserva de la información recopilada a través de los diferentes medios, que forman parte del Observatorio.Plan de calidad, seguimiento y mediciónEl plan de calidad describe los siguientes elementos:• Qué se necesita revisar;• Cuál es la forma adecuada de revisar la calidad;• Cuándo debe realizarse esta revisión;• Quién debería realizar esta revisión;• Qué registros de calidad deben ser realizados;• El Plan de calidad, seguimiento y medición es obligatorio para todaslas auditorías.(Ver documento en el Sistema Integrado de Gestión y Control de Cali-dad SIGCC). 117
  • 121. Procedimiento control del producto No conforme Para el informe de auditoría las no conformidades son de origen interno. Esto significa que la no conformidad se evi- dencia al interior de la CGR antes de liberar el producto. De acuerdo con la normas técnicas de calidad, la CGR debe tratar los informes no conformes mediante la utilización de una de las siguientes acciones: • Tomar acciones para eliminar la causa de la no confor- midad detectada antes de la liberación del informe. • Si fuere el caso, autorizar su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente. • En todo caso, la respectiva Contraloría Delegada tomará ac- ciones para prevenir que en futuros procesos auditores, se pre- senten las causas que generan estas no conformidades. Criterios para determinar el producto no conforme (Informe) Se puede identificar como producto No conforme, a los in- formes que presenten las siguientes condiciones: • Incumplimiento parcial de los objetivos del memorando de asignación de auditoría. • Incumplimiento total de los objetivos del memorando de asignación de auditoría. • No desarrollo de la totalidad de líneas de auditoría. • Falta de evidencia y soporte de los hallazgos. • No se evidencia seguimiento, control y monitoreo del proceso auditor. • Si después de aprobar el informe final por el Comité Téc- nico, surte alguna modificación Una vez identificado el Producto No Conforme se aplicará el numeral 2 (Tratamiento) y 3 (Control) del Procedimien- to Producto No conforme definido en el SIGCC.118
  • 122. Preservación del Producto InformeLa CGR debe preservar la conformidad del producto du-rante el proceso interno y la entrega al destino previsto.Esta preservación debe incluir la identificación, manipu-lación, embalaje, almacenamiento y protección. En todocaso, se debe aplicar el procedimiento de preservación delproducto informe definido en el SIGCC. 119
  • 123. 6. Anexo Relación de Formatos de la Guía de Auditoría de la CGR 1.2 Formato memorando de asignación 1.2.6 Formato carta de salvaguarda y carta de presentación 3.1.2.1 Cronograma fase de planeación 3.1.2.2 Formato análisis en detalle 3.1.2.3 Matriz evaluación del sistema de control interno 3.1.2.3 Formato pruebas de recorrido 3.1.2.4 Ejemplo aplicativo muestreo 3.1.2.5 Plan de trabajo 3.1.2.5 Cronograma fases de ejecución e informe 3.2.4 Matriz de calificación de la gestión y resultados 3.2.5.3 Entrega hallazgos fiscales 3.3.4 Modelo de informe 3.3.4.1 Modelo de reporte 5.3 Conservación y custodia de papeles de trabajo Consulte estos formatos en el link http://200.93.128.215/guia de auditoria120
  • 124. La presente Guía de Auditoría surge de la necesidadde trabajar decididamente para darle un nuevo enfo-que al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, paralograr mayor efectividad y oportunidad y, por lo tan-to, mejores resultados institucionales.Con base en los instrumentos jurídicos del ordenamien-to vigente, se han propuesto estrategias procesales y degestión para introducir correctivos a las disfuncionali-dades del control fiscal y, así, permitir que el erario pú-blico pueda reincorporar activos que había perdido demanera fraudulenta y, concomitantemente, procurar elfortalecimiento institucional del Estado.Este nuevo modelo de control fiscal, basado en resul-tados, tiene como fundamento el ejercicio auditor sec-torial e intersectorial a planes, programas y proyectosde inversión, sin descuidar el mandato constitucionaly legal de auditar los sujetos de control. En efecto, laContraloría General de la República orienta su procesoauditor no sólo al cumplimiento de normas, procesosy procedimientos, sino que se basa fundamentalmen-te en la verificación del logro de los resultados, que lepermitan al Estado cumplir con sus fines esenciales.

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