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Administración del tiempo

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  • 1. Teleconferencia:ADMINISTRACION DEL TIEMPO Mg. María Soledad Rivas Urbina Coordinadora de la Oficina de Atención al Asegurado de Emergencia del Hospital Almenara
  • 2. La Administración del TiempoSe puede definir comouna manera de ser yuna forma de vivir.Hoy, se puedeconsiderar al tiempocomo uno de losrecursos másimportantes y críticosde losadministradores.
  • 3. La Administración del Tiempo Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de si mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
  • 4. El tiempo – algunos conceptos. El tiempo: 1 día = 24 horas; 1 hora = 60 minutos; 1 minuto = 60 segundos ¿Se administra el tiempo? ¿se compra? ¿se presta?, ¿se ahorra? ¿es elástico? Si no lo usas se …
  • 5. Carácterísticas del Tiempo• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.• No se puede comprar.• No se puede atrapar, detener o regresar.• Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
  • 6. Problemas mas Comunes para Administrar el TiempoLa escasez del tiempo resulta generalmente de una carga de trabajo mal planeada y distribuida.Es frecuente que se trate de hacer demasiado en un tiempo muy corto.Dejar para despues, o esperar el ultimo momento.
  • 7. La Mala Administración del Tiempo 1. Tiene problemas con los plazos (no respeta las fechas límites). No concreta. 2. Es impuntual. 3. Cuenta con excesivas horas de trabajo. 4. Deja las cosas para después . 5. Toma decisiones precipitadas (no considera las consecuencias de estas). 6. Dedica poco tiempo a la familia. 7. No identifica que es importante. 8. Teme delegar. 9. Tiene el escritorio desordenado.
  • 8. La Buena Administración del tiempo 1. Claridad en sus pensamientos. 2. Logra sus objetivos, cumple sus tiempos. 3. Tiene buena memoria (o eso aparenta). 4. No teme en enfrentar los problemas. 5. Es metódico. 6.. Es puntual. 7. Se muestra tranquilo. 8. Es objetivo / racional. 9. Hace un buen uso de la agenda / registra. 10.Logra equilibrar trabajo / familia.
  • 9. La Matriz de Administración del Tiempo URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE IMPORTANTE URGENTE NO URGENTENO IMPORTANTE NO IMPORTANTE
  • 10. La Matriz de Administración del Tiempo IMPORTANTE IMPORTANTE “Hacerlo Ahora” “ Planificar” - NO URGENTE Crisis personal, familiar, - Prevención, actividades de CP URGENTE laboral. (Capacidad de producción) - Problemas apremiantes. - Preparación, planificación, - Proyectos cuyas fechas vencen. verdadera recreación. - Clarificación de valores. - Construir relaciones. - Reconocer nuevas oportunidades. “Dedicar poco tiempo o “Dejar de hacerla” delegar” -Trivialidades, ajetreo. NO URGENTE - Interrupciones, algunas - Algunas cartas.URGENTE llamadas. - Llamadas telefónicas. - Correos, algunos informes. - Perdidas de tiempo. - Actividades populares y - Actividades agradables sin cotidianas. importancia. NO IMPORTANTE NO IMPORTANTE “Lo que importa más, nunca debe estar a merced de lo que importa menos” Goethe
  • 11. I RESULTADOS II  Estrés.  Agotamiento.  Administración de crisis. IV  Siempre apagando incendios. III• Tiene que ver con resultados significativos que reclamanatención inmediata.• A las actividades se le denominan “crisis o problemas”• Consecuentemente las personas se agotan y se consumen.• Se encuentran orientadas al problema y trabajan a plazos.• El único alivio que tienen es huir al cuadrante IV.
  • 12. I IIIII Resultados IV Concentración en plazos cortos. Administración de crisis. Carácter de camaleón, atento a lareputación. Considera que las metas y planesno valen la pena.Se siente impotente, excluido delcontrol. Relaciones muy frágiles o rotas. La percepción de urgencia para estas personas están en base a prioridades y expectativas de los otros.
  • 13. I IIIII IV Resultados  Total irresponsabilidad.  Despido de los empleos.  Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos.Las personas que dedican su tiempo casiexclusivamente a los cuadrantes III y IVllevan vidas básicamente irresponsables.
  • 14. El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva. I II Resultados • Visión, perspectiva. •Equilibrio. •Disciplina. •Control. •Pocas crisis.Para parafrasear a Peter Drucker, las personas efectivasno se orientan hacia los problemas (I)sino hacia las oportunidades (II)…piensanpreventivamente…Tienen alto poder para generar capacidad.
  • 15. Como aplicar lo aprendido …1.¿En qué cuadrante te sueles colocar?2. ¿Qué tengo que hacer (situaciones prácticas) para manejar mejor mis tiempos?3. ¿En qué me va a beneficiar que yo controle mejor mis tiempos?
  • 16. Los ladrones del tiempo. Reunionitis - Causada por reuniones "de coordinación" programadas o sin programar. Telefonitis - Excesivas llamadas telefónicas o interminables llamadas telefónicas. Meilitis - Una enorme cantidad d correos electrónicos diarios. Otros… Interrupciones. Papeleos.
  • 17. Ejercicio: ¿Tenemos algún ladrón?1. En porcentaje… ¿Cuánto de horas al día estoy en reuniones?2. En porcentaje… ¿Cuánto de las horas al día estoy haciendo llamadas telefónicas?3. En promedio… ¿Cuántos correos electrónicos recibo al día?
  • 18. Por donde empezar…Planifícate!: El tiempo que lleva planificar se ve mejorado con creces en la ejecución. Se proactivo!.Organízate!: Establece un sistema de trabajo. Cada cosa en su lugar. Lo que no se usa… elimínalo! Utiliza la agenda.Utiliza las herramientas tecnológicas.Distracciones e interrupciones. Elfastidio: emocional, el ambiente.
  • 19. Organización a través de la programaciónEl primer principio de organización es la misión personal La clave para programaractividades del cuadrante II, es la planeación semanal. La planeación es más efectivacuando nos movemos en cascada, de lo general a lo especifico.
  • 20. • Desarrolle una misión personal.Paso 1 • Identifique sus roles clavePaso 2 • Identifique sus metas.Paso 3 • Planee su semana.Paso 4 • Planee su día.Paso 5
  • 21. ¿CUANTO VALE TU TIEMPO?La noche había caído ya; sin embargo, un pequeño hacía grandesesfuerzos por no quedarse dormido. El motivo bien valía la pena; estabaesperando a su papá. Los traviesos ojos iban cayendo pesadamentecuando se abrió la puerta.El niño se incorporó como impulsado por un resorte y soltó la preguntaque lo tenía tan inquieto:- Papá, ¿cuánto ganas por hora?, dijo con ojos muy abiertos.Su padre entre molesto y cansado, fue tajante en su respuesta:- Mira hijo, eso ni siquiera tu madre lo sabe, no me molestes y vete adormir que ya es tarde.- Si papá, pero por favor solo dime, ¿a cuánto te pagan por una hora detrabajo?, reiteró suplicante el niño.Contrariado, el padre apenas abrió la boca para decir:- Cien pesos.
  • 22. ¿CUANTO VALE TU TIEMPO?- Oye papá, ¿me podrías prestar cincuenta pesos?, preguntó el pequeño.El padre se enfureció y tomó al pequeño del brazo y en tono brusco le dijo:- Así que por eso quieres saber cuanto gano ¿no?, vete a dormir y no sigasfastidiando chico aprovechado.El niño se alejó tímidamente. Al meditar lo sucedido el padre comenzó a sentirseculpable. Tal vez necesita algo, pensó, y queriendo descargar su conciencia seasomó al cuarto de su hijo. Con voz suave le preguntó:- ¿Duermes hijo?- Dime papá, respondió éste entre sueños.- Aquí tienes el dinero que me pediste.- Gracias papá, susurró el niño mientras metía su manita debajo de la almohadade donde sacó varias monedas.- ¡¡Ya completé!!, gritó jubiloso, tengo cien pesos..... Papá, ¿me podrías venderuna hora de tu tiempo?