NOI DUNG.doc

693 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
693
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

NOI DUNG.doc

  1. 1. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KTTN CỦA F7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TRỰC THUỘC AGIFISH PHẦN MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tài Mỗi một tổ chức, đơn vị nào cũng thường do rất nhiều bộ phận hợp thành, đểcác bộ phận này hoạt động hiệu quả cần xây dựng cho nó một hệ thống quản lý hữuhiệu. Việc làm này càng trở nên cần thiết trong giai đoạn hiện nay, khi các doanhnghiệp đang gặp phải nhiều khó khăn như biến động về giá cả, dịch vụ và hàng hóa…việc củng cố và xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu để có cách giải quyết tốt hơn đanglà điều quan trọng và cần thiết. Để thực hiện được điều đó, xây dựng được một hệ thống quản lý chặt chẽ vàkhoa học, cần sử dụng một trong những công cụ đắc lực nhất là kế toán quản trị(KTQT). KTQT cung cấp thông tin thích hợp, bên cạnh đó còn bằng cách vận dụng cáckỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị có thể lựachọn và ra quyết định thích hợp nhất. Mặt khác, các yêu cầu về thông tin phải gắn với các chức năng của nhà quản trị.Đối với chức năng lập kế hoạch, KTQT phải cung cấp các chỉ tiêu về số lượng và giá trịphù hợp. Đối với chức năng kiểm tra, KTQT cung cấp các thông tin theo mục tiêu quảnlý đặt ra. Đối với chức năng điều hành, KTQT cung cấp thông tin về các chỉ tiêu hoạtđộng. Bên cạnh đó, kế toán trách nhiệm cũng là một trong những nội dung cơ bản củakế toán quản trị. Kế toán trách nhiệm mang lại rất nhiều lợi ích, nó giúp nhà quản lý cấpcao có nhiều thời gian hơn để lập các kế hoạch lâu dài, có điều kiện tốt hơn cho việcđánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý và có thể làm rõ được nguyên nhân yếu kémlà do bộ phận nào, công đoạn nào. Càng ngày, kế toán trách nhiệm càng có vai trò và vịtrí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp, chủ yếu là các tổng công ty với quy môlớn, phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm của nhiều đơn vị, cánhân. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (Agifish) hoạt động với quimô khá lớn với cơ cấu tổ chức phân quyền theo bộ phận. Agifish có 4 xí nghiệp trựcthuộc (F7, F8, F9, 360) và một công ty con (công ty cổ phần Denta) và trong từng xínghiệp đó cũng tồn tại khá nhiều bộ phận trực thuộc. Hiện nay, Agifish vẫn là một trong những doanh nghiệp hàng đầu ngành thủysản Việt Nam nhưng trong năm qua mức tăng trọng không cao, một trong nhữngnguyên nhân khách quan là do công tác quản lý điều hành ở một số đơn vị trực thuộc cónhững biểu hiện trì trệ, chậm đổi mới trong tư duy. Trong đó, F7 là xí nghiệp được hìnhthành sớm nhất và được xem là tiền thân của Agifish. F7 được hình thành vào năm1986 nên hệ thống máy móc đã có phần cũ kỹ cần tu sửa, bên cạnh đó, hệ thống quản lýtrách nhiệm cũng cần được đánh giá và hoàn thiện sau cho hiệu quả và khoa học hơn.Xây dựng từ cái nhỏ vững chắc để có cái lớn bền vững hơn đó là lý do tác giả chọn đềtài: “Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho Xí nghiệp 7 trực thuộcCông ty Agifish”.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 1
  2. 2. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KTTN CỦA F7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TRỰC THUỘC AGIFISH2. Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận trực thuộc F7. - Xây dựng hệ thống báo cáo hiệu quả sản xuất nhằm có thể đánh giá tráchnhiệm quản lý của các bộ phận trực thuộc F7. - Thông qua hệ thống báo cáo sản xuất có thể cung cấp những thông tin hữu hiệucho nhà quản lý F7 trong việc thực hiện các chức năng quản trị như: hoạch định, điềuhành và kiểm soát.3. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả để có cáinhìn tổng thể về: (1) Phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận thuộc F7; (2) Hệ thống báo cáo đang được áp dụng tại các bộ phận thuộc F7. • Phương pháp thu thập dữ liệu: - Dữ liệu thứ cấp: báo cáo bộ phận, sổ sách trực tiếp tại xí nghiệp, thông tin cầnthiết từ sách báo, tạp chí và những văn bản liên quan. - Dữ liệu sơ cấp: phỏng vấn thu thập ý kiến của nhà quản lý F7 và các bộ phậnthuộc F7. • Phương pháp xử lý dữ liệu: đối với các dữ liệu thu được, các phương pháp xử lý sau: tổng hợp, phân tích, đối chiếu so sánh.4. Nội dung nghiên cứu Để hoàn thiện được hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho F7 trực thuộcAgifish nội dung chính cần quan tâm là: - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức sản xuất của F7 và mối quan hệ giữa các bộ phậntrong F7. - Tìm hiểu cách thức phân quyền quản lý tại F7. - Tìm hiểu hệ thống báo cáo sản xuất hiện tại và các yêu cầu về thông tin có thểsử dụng cho việc xây dựng báo cáo bộ phận tại F7 trực thuộc công ty cổ phần xuất nhậpkhẩu thủy sản An Giang.5. Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu trách nhiệm quản lý và xây dựng báo cáo sản xuất cho F7, nênphạm vi nghiên cứu về không gian là F7 và các bộ phận trực thuộc F7. Số liệu minh họađược lấy vào ngày 27 tháng 3 năm 2008.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 2
  3. 3. Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT1.1. Phân quyền trách nhiệm 1.1.1. Khái niệm Hầu hết các tổ chức thường được chia thành các đơn vị nhỏ hơn, những đơn vịnhỏ đó được gọi bằng những tên khác nhau như: khu vực, đơn vị kinh doanh, bộphận…. Mỗi đơn vị có trách nhiệm riêng biệt và cần người quản lý có trách nhiệm,chuyên môn phù hợp. Các nhà quản lý của tổ chức nên đảm bảo các nhân viên của mìnhcố gắng làm việc và có trách nhiệm với công việc, nhằm đạt được những mục tiêuchung của tổ chức đề ra. Đây được xem là cách quản lý hiện đại khác hẳn với cách quản lý cũ là lãnh đạothường độc đoán và ôm đồm tất cả công việc. Thay vào đó là sự phân chia trách nhiệmtrong cách quản lý theo nền công nghệ thông tin mới - chuyên môn phù hợp trong từnglĩnh vực khác nhau và trong quan niệm về lãnh đạo cũng có sự thay đổi chủ yếu dựatrên khoa học và tri thức. 1.1.2. Sự cần thiết phải phân quyền quản lý Việc phân chia một tổ chức thành các đơn vị nhỏ hơn đem lại rất nhiều lợi ích,các lợi ích đó là: - Thứ nhất, sự phân chia trách nhiệm giúp tổ chức sử dụng chuyên môn của cácnhà quản lý đúng hơn và khoa học hơn. - Thứ hai, việc trao quyết định cho từng cấp quản lý sẽ giúp ban quản lý cấp caocó nhiều thời gian hơn để lập các kế hoạch lâu dài và có điều kiện tốt hơn cho việc đánhgiá trách nhiệm của từng cấp quản lý. - Thứ ba, giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định cho từng cấp riêng biệtsẽ khuyến khích người quản lý quan tâm đến công việc của mình hơn từ đó sẽ có quyếtđịnh phù hợp nhất. Và đây cũng chính là một sự chuẩn bị khi được giao trách nhiệm ởvị trí cao hơn. 1.1.3. Phân loại phân quyền Sự phân chia một tổ chức lớn thành nhiều bộ phận nhỏ khác nhau sẽ dễ dànghơn cho việc phân và qui trách nhiệm quản lý. Nhìn chung thì việc phân quyền quản lýmang lại khá nhiều lợi ích nhưng cũng tùy công việc mà có sự phân quyền hợp lý, tránhphân chia quá nhiều bộ phận làm giảm năng suất làm việc. Thông thường có hai loạiphân quyền quản lý: theo địa lý và theo sản phẩm. - Theo địa lý: trụ sở chính hoặc các chi nhánh có thể đặt trong nuớc, ngoài nướchoặc phía bắc - phía nam và hoạt động dưới các hình thức khác nhau được pháp luật chophép như: công ty liên doanh, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanhnghiệp tư nhân…và các công ty con trực thuộc. Từ các loại hình doanh nghiệp này sẽhình thành các bộ phận trực thuộc và có sự phân quyền quản lý giữa các bộ phận.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 3
  4. 4. Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương - Tương tự theo từng sản phẩm sẽ hình thành các bộ phận quản lý. Từng sản phẩm có thể là tự sản xuất hoặc chỉ chế biến khi đã thành phẩm cũng có thể là chỉ gia công… từ đó sẽ hình thành các bộ phận quản lý phù hợp. Sơ đồ 1.1. HAI LOẠI PHÂN QUYỀN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG Theo địa lý Theo sản phẩm Trong nước Sản phẩm 1 Sản phẩm 2 Ngoài nướcCác loại hình Công ty Sản xuất Chế biến Gia côngdoanh nghiệp con 1.2. Kế toán trách nhiệm 1.2.1. Khái niệm Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cho các nhà quản lý, để đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý các cấp. Mỗi người trong một bộ phận có quyền chỉ đạo, quản lý đối với chi phí và thu nhập do đơn vị mình phát sinh. Trách nhiệm này thuộc về mọi người nhưng cuối cùng sẽ được người đứng đầu bộ phận đó tổng kết và báo cáo cho nhà quản lý cấp cao hơn. Công việc này đòi hỏi nhà quản lý bộ phận cần quan sát, thu thập, xử lý và điều hành bộ phận mình thật sự để có bảng báo cáo đúng nhất. 1.2.2. Các trung tâm trách nhiệm Cơ sở để thiết lập hệ thống kế toán trách nhiệm là mỗi bộ phận cần được xem như một trung tâm trách nhiệm riêng biệt. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản lý phải tự chịu trách nhiệm đối với kết quả tài chính về các hoạt động của đơn vị mình phụ trách. Hiện nay, có ba trung tâm trách nhiệm phổ biến như: trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Trong đó: - Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm chỉ có quyền điều khiển sự phát sinh của chi phí chứ không có quyền điều khiển sự phát sinh của thu nhập cũng như việc sử vốn đầu tư. - Trung tâm lợi nhuận là trung tâm có trách nhiệm cả về doanh thu và chi phí phát sinh ở đơn vị đó, do lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phí. - Trung tâm đầu tư là một trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức mà có quyền điều khiển chi phí, thu nhập và cả việc sử dụng vốn. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 4
  5. 5. Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 1.2.3. Chức năng của hệ thống kế toán trách nhiệm Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ được tổng hợp định kỳ trên mộtbáo cáo thành quả. Báo cáo thành quả chỉ ra kết quả tài chính chủ yếu theo dự toán vàthực tế phù hợp với loại trung tâm trách nhiệm liên quan. Và qua đó, báo cáo cũng chỉra sự chênh lệch giữa dự toán và thực tế. Các dữ liệu trong báo cáo sau khi đã loại trừ chi phí và doanh thu không kiểmsoát được sẽ cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị sử dụng để đánh giá trách nhiệmquản lý đối với các trung tâm trách nhiệm và kiểm soát được các hoạt động của tổ chứcmột cách có hiệu quả. Và các thông tin này cần được giải trình bởi chính người xâydựng nó, để qua đó giúp các nhà quản lý có thể hiểu được lý do nằm sau những thànhquả đó. Mặc dù, kế toán trách nhiệm phân bổ quan trọng như nhau cho tất cả các bộphận của một tổ chức, nhưng phạm vi trách nhiệm sẽ bắt đầu từ người có cấp quản lýthấp nhất và vận động ngược lên như một mắc xích. - Cấp trách nhiệm thấp nhất: là cấp trách nhiệm có nhiệm vụ lập báo cáo phảnánh số liệu kế hoạch, số liệu thực tế và các biến động của chi phí. - Cấp trách nhiệm trung gian: đây là cấp trách nhiệm của những người trưởngphòng. Cấp trách nhiệm này sẽ nhận được các bảng báo cáo chi tiết được thực hiện từcấp trách nhiệm thấp nhất. Sau quá trình kiểm tra, phân tích và tập hợp thành báo cáochung, người trưởng phòng sẽ chuyển báo cáo cho cấp trách nhiệm thứ nhất. - Cấp trách nhiệm thứ nhất: đây là cấp trách nhiệm thuộc về chủ tịch hay giámđốc bộ phận. Là người có trách nhiệm lớn nhất đối với tất cả các chi phí và các khoảnthu nhập.1.3. Báo cáo bộ phận 1.3.1. Khái niệm Các đơn vị trực thuộc của một tổ chức thường được gọi là các bộ phận. Báo cáobộ phận là báo cáo được lập cho các bộ phận và cho tổng thể tổ chức. 1.3.2. Đặc điểm thông tin của báo cáo bộ phận 1.3.2.1. Bộ phận và nhà quản lý bộ phận Để có ích các báo cáo bộ phận phải cung cấp được thông tin đáp ứng hai nhucầu: (1) Đánh giá sự đầu tư các nguồn lực của công ty cho các bộ phận; (2) Đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản lý bộ phận. Một vài loại chi phí có thể liên quan đến một bộ phận, nhưng có thể hoàn toànnằm ngoài ảnh hưởng của nhà quản lý bộ phận đó. Để đánh giá chính xác bộ phận nhưlà một sự đầu tư các nguồn lực của công ty, các chi phí này nên được bao gồm trong cácchi phí của bộ phận. Tuy nhiên, trong việc đánh giá thành quả của các nhà quản lý nóichung các chi phí này nên được loại trừ do nhà quản lý bộ phận không kiểm soát đượcnó.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 5
  6. 6. Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 1.3.2.2. Những đặc trưng của báo cáo bộ phận Báo cáo bộ phận có ba tính chất quan trọng: (1) Hình thức số dư đảm phí; (2) Chi phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát; (3) Báo cáo bộ phận chỉ ra thu nhập của nó. - Hình thức số dư đảm phí: ở các báo cáo này, chi phí khả biến được trừ khỏidoanh thu để được số dư đảm phí. Số dư đảm phí được sử dụng để trang trải các chi phíbất biến và phần còn lại sau đó là lợi nhuận trong kỳ. Doanh thu và biến phí thường được xác định trực tiếp cho từng bộ phận. Số dưđảm phí có ích cho việc dự đoán ảnh hưởng của những thay đổi khối lượng hoạt độngđến lợi tức hoạt động. Những thay đổi về lợi tức hoạt động có thể được tính toán mộtcách nhanh chóng bằng cách nhân chênh lệch khối lượng sản phẩm tiêu thụ với số dưđảm phí đơn vị hoặc bằng cách nhân chênh lệch doanh thu với tỷ lệ số dư đảm phí. - Ở các báo cáo bộ phận, chi phí không chỉ được trình bày theo mô hình ứng xửcủa chi phí với khối lượng hoạt động, mà còn được trình bày theo mối quan hệ với khảnăng kiểm soát của nhà quản lý bộ phận. Có những chi phí có thể kiểm soát được vàcũng có những chi phí không thể kiểm soát được. Thông thường, những chi phí khảbiến là những chi phí có thể kiểm soát được còn định phí thì không, vì trong thực tế rấtkhó phân biệt một cách rạch ròi khoản định phí nào thuộc sự kiểm soát của bộ phậnnào... Định phí bộ phận là định phí phát sinh do sự tồn tại của một bộ phận và do đó cóthể nhận diện cùng bộ phận đó. Như là chi phí quảng cáo cho riêng bộ phận, tiền lươngcủa nhân viên quản lý bộ phận, khấu hao máy móc thiết bị dùng riêng cho bộ phận…Định phí chung là định phí không thể xác định cho từng bộ phận riêng biệt nào mà phátsinh do hoạt động chung. Ví dụ như quảng cáo cho biểu tượng của công ty, tiền lươngnhân viên văn phòng công ty, khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý công ty… Việcphân biệt định phí bộ phận và định phí chung rất quan trọng trong báo cáo bộ phận dochỉ có định phí bộ phận mới chuyển đến các bộ phận còn định phí chung thì không. Tuynhiên, trong việc lập báo cáo thu nhập bộ phận có một hạn chế đối với việc làm thế nàođể có thể thực hiện việc phân bổ chi tiết chi phí, do những chi phí này không liên quanđến các hoạt động của một bộ phận nên chúng sẽ được phân bổ cho các bộ phận mộtcách tùy tiện. Từ đó, nó có khả năng làm sai lệch thông tin lợi nhuận bộ phận. Vì lý dotrên, nhiều tổ chức đã không thực hiện việc phân bổ chi phí chung trên báo cáo thu nhậpbộ phận. - Báo cáo thu nhập bộ phận chỉ ra thu nhập toàn công ty và của từng bộ phậnchủ yếu của nó. Trong đó, số dư bộ phận có thể kiểm soát là phần còn lại của số dư đảmphí sau khi trừ định phí có thể kiểm soát của nhà quản lý bộ phận. Chỉ tiêu này phản ánhthành quả quản lý của nhà quản lý bộ phận và là thước đo thành quả quản lý của nhàquản lý bộ phận. Số dư bộ phận hay còn được gọi là lợi nhuận: là phần còn lại của số dư bộ phậncó thể kiểm soát sau khi trừ đi định phí không thể kiểm soát. Hay nói cách khác số dưbộ phận cũng chính là phần còn lại của số dư đảm phí bộ phận sau trừ đi tất cả định phíbộ phận bao gồm cả định phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát của nhà quản lýSVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 6
  7. 7. Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phươngbộ phận. Chính vì vậy mà chỉ tiêu số dư bộ phận có thể được xem như là một chỉ tiêukinh tế phản ánh thành quả của việc đầu tư vào một bộ phận.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 7
  8. 8. Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Chương 2. GIỚI THIỆU XÍ NGHIỆP 7 THUỘC AGIFISH2.1. Giới thiệu Agifish Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (AGIFISH CO) với tên giaodịch là ANGIANG FISHERIES IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY đượcthành lập từ việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là Công ty xuất nhập khẩu thủysản An Giang. Ngày 01/09/2001, Công ty Agifish chính thức hoạt động theo hình thứccông ty cổ phần và được cấp giấy phép niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoánViệt Nam ngày 8/3/2002. Năm 2000, Công ty Agifish được nhà nước tặng danh hiệu “Anh Hùng LaoĐộng” và đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trongngành thủy sản. Công ty Agifish là thành viên của hiệp hội chế biến và xuất khẩu thủysản Việt Nam (VASEP), và phòng công nghiệp thương mại Việt Nam (VCCI). Agifish được phép xuất khẩu sản phẩm thủy sản vào thị trường Châu Âu (EU)và các cộng đồng người hồi giáo trong và ngoài nước. Trên thị trường trong nước, sảnphẩm Basa Agifish là “Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao” liên tục từ năm 2002 đếnnay. Biểu tượng Vốn điều lệ: 128.592.880.000 đồng (Một trăm hai mươi tám tỷ năm trăm chín mươi hai triệu tám trăm tám mươi ngànđồng). Địa chỉ: 1234 Trần Hưng Đạo, Thành Phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang. Điện thoại: (84.76) 852 939 – 852 368 – 852 783. Fax: (84.76) 852 202 Website: www.agifish.com.vn Email: agifish.co@agifish.com.vn2.2. Giới thiệu sơ lược về Xí nghiệp 7 F7 là một bộ phận trực thuộc Công ty Agifish . Ban đầu có tên là xí nghiệp đônglạnh về sau do Agifish mở rộng thêm nhiều nhà máy sản xuất nên đổi tên là xí nghiệp 7(F7). F7 được hình thành rất sớm vào những năm 80 và được xem là tiền thân củaAgifish, F7 phụ trách sản xuất các mặt hàng chủ yếu từ cá tra - basa và các loại hàng lẻkhác. F7 có ba bộ phận trực thuộc là Ban Giám Đốc (BGĐ), Ban Điều Hành – KCS(BĐH – KCS) và tổ Nghiệp Vụ. Trong đó, bộ phận BĐH - KCS còn có bốn đội trựcthuộc là: đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 7
  9. 9. Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên PhươngSVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 8
  10. 10. Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Sơ đồ 2.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA F7 – AGIFISH GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC BĐH - KCS TỔ NGHIỆP VỤ ĐỘI XẾP ĐỘI THÀNH ĐỘI I ĐỘI II KHUÔN PHẨM 2.2.1. Cơ cấu tổ chức F7 - Tổng cán bộ công nhân viên: 806 người - Quản lý sản xuất: 43 người - Lao động trực tiếp: 763 người (chia làm 4 đội) - Trình độ đại học: 20 người - Trình độ cao đẳng: 04 người - Trình độ trung cấp: 15 người Ban Giám Đốc: bao gồm một Giám Đốc và hai Phó Giám Đốc (PGĐ). Giám Đốc: lãnh đạo toàn diện các hoạt động sản xuất của xí nghiệp. Phó Giám Đốc Nhân Sự kiêm nhiệm trưởng ban phụ trách chung: trực tiếp chỉđạo, kiểm tra đảm bảo cho sản xuất đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả. Phó Giám Đốc Kỹ Thuật: triển khai, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, đảmbảo thành phẩm sản xuất đúng thời gian. BĐH – KCS: bao gồm đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Ban Điều Hành: 2 người. KCS: 18 người. Đội I: chịu trách nhiệm tiếp nhận nguyên liệu, fillet và lạn da cá. Đội II: chịu trách nhiệm sửa cá và kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ loại. Đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm: thực hiện các khâu còn lại trong qui trìnhsản xuất để được thành phẩm nhập kho. Tổ Nghiệp Vụ: gồm 12 người. Thực hiện các nghiệp vụ như: thống kê - kế toán, tổ chức - tiền lương.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 9
  11. 11. Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 2.2.2. Qui trình sản xuất Để sản xuất ra sản phẩm đảm bảo chất lượng về an toàn vệ sinh thực phẩm vàkiểm soát được vi lượng kháng sinh có trong cá tra - basa. Hiện nay, F7 đang sử dụngqui trình công nghệ chế biến theo qui trình HACCP đối với sản phẩm cá tra - basa filletvà cá tra fillet (còn thịt đỏ) đông lạnh.Qui trình này gồm ba mươi hai bước:1 Tiếp nhận nguyên liệu  Cân1  Rửa1  Cắt tiết  Rửa2  Phân cỡ nguyênliệu  Fillet  Cân2  Rửa3  Lạn da  Cân3 Sửa cá  Kiểm  Cân4 Phânloại cỡ  Cân5 Kiểm tra ký sinh trùng  Rửa4  Quay Carnal  Kiểm cỡ loại Cân6  Rửa5  Xếp khuôn  Chờ đông  Cấp đông  Tách khuôn  Mạ băng1 Tái đông  Mạ băng2  Bao gói PE  Đóng thùng Carton  Bảo quản. Tiếp nhận nguyên liệu (kích cỡ ≥ 350 gr/con): nguyên liệu được vận chuyển từvùng nuôi về xí nghiệp, sau đó cá được vận chuyển qua hệ thống bơm kín đến nơi tiếpnhận nguyên liệu của xí nghiệp. Nguyên liệu đạt yêu cầu được cân1 và đưa vào phânxưởng qua máng nạp liệu để tiến hành rửa1. Rửa1 (không quá 2500 kg/mẽ) nhằm loại bỏnhớt, tạp chất trước khi cắt tiết. Cắt tiết: là cắt động mạch chủ của cá để thu hồi tiết sau đó đem rửa 2 với thờigian ngâm rửa từ 10 đến 20 phút. Tuỳ theo cỡ thành phẩm của từng khách hàng mà tiếnhành phân loại cỡ sau đó tiến hành fillet. Fillet: trong quá trình fillet phải thao tác nhẹ nhàng, tránh làm vỡ nội tạng, giậpcá, lạn sát vào xương để lấy hết phần thịt. Đối với cá fillet còn thịt đỏ thì phải lấy hếtphần bụng và vây cá. Sau đó tiến hành cân2 nhằm xác định năng suất của từng ngườifillet. Rửa3: được rửa qua hai hồ: hồ một từ 40 đến 50 kg/lần; hồ hai từ 80 đến 100 kg/lần, nhiệt độ nước rửa từ 25 đến 280C. Sau khi rửa cá được chuyển qua lạn da. Lạn da (cho phép sót da từ 10 đến 15% diện tích bề mặt cá): cá được lạn dabằng máy chuyên dùng sau đó đem cân3 để xác định năng suất của từng người lạn da. Sửa cá (T0 sản phẩm từ 10 đến 150C): cá sau khi cân xong được gọt bỏ phầnxương, thịt đỏ, mỡ trên miếng cá. Đối với cá fillet còn thịt đỏ thì sửa chỉ gọt bỏ phầnxương, da còn sót trong quá trình lạn da, gọt bỏ bớt phần mỡ eo và lấy hết xương sụn ởphần bụng cá nếu có. Cá sẽ được đắp đá duy trì nhiệt độ từ 15 đến 19 0C. Sau đó sẽ đượccông nhân có tay nghề kiểm tra lại lượng mỡ, thịt đỏ và xương… Rổ cá đạt yêu cầuđược đem cân4 nhằm xác định năng suất của người sửa cá. Phân loại cỡ: có ba loại: loại 1 màu trắng, loại 2: màu hồng nhạt, loại 3: màuvàng nhạt và có các cỡ sau: 60-120, 120-170, 170-220, 220-UP (gr/miếng) hoặc 2-3,3-5, 5-7, 7-9, 4-6, 6-8, 8-10, 10-12 (OZ/PC). Sau đó tiến hành cân 5 để xác định hiệu quảsản xuất của đội sửa cá. Kiểm tra ký sinh trùng: sau khi cân xong, dùng bàn soi để kiểm tra và loại bỏnhững miếng cá có ký sinh trùng. Rửa4 (T0 nước rửa <= 80C): rửa từ 80 đến 100 kg thay nước một lần, mỗi lần rửakhông quá 5 kg sản phẩm. Sau đó được đưa vào quay Carnal (đối với sản phẩn có yêucầu quay Carnal) và đưa qua kiểm tra cỡ loại (đối với sản phẩm không có yêu cầu).1 Thực hiện theo chương trình quản lý chất lượng HACCP.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 10
  12. 12. Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Quay Carnal (nồng độ hóa chất: muối 0.2%, Carnal 1.5%, T0C <= 8%, thờigian quay từ 5 đến 7 phút, tỉ lệ dung dịch carnal/cá là 20%): nhằm hạn chế mất nướctrong quá trình bảo quản sản phẩm, mỗi mẽ quay khoảng từ 100 đến 400 kg (cùng cỡloại) tùy theo công suất của từng máy. Sau khi quay Carnal, cá được qua kiểm tra lại cỡ,loại. Cân6: sau khi kiểm tra cỡ loại xong, cá được cân theo qui cách từng hợp đồng.Đối với sản phẩm cấp đông tủ: cá được cân lên khuôn theo yêu cầu khách hàng, sau đóđược rửa lại. Đối với sản phẩm băng chuyền IQF cân mỗi rổ 10 kg và rửa lại trước khicho vào PE để chờ đông. Rửa5: (rửa không quá 5 kg/rổ) cá sau khi cân lên khuôn được rửa từng rổ qua 02hồ, nhiệt độ nước rửa <=80C, thay nước sau mỗi 100 kg cá, sau đó để ráo nước và xếpkhuôn. Đối với sản phẩm đông băng chuyền IQF, sau khi rửa cho cá vào PE (10 kg/PE)buộc kín miệng lại và cho vào bồn cách nhiệt để chờ đông. Xếp khuôn: xếp rời từng miếng cách nhau 1 PE sau đó chuyển khuôn cá vàokho chờ đông. Đối với sản phẩm cấp đông tủ mới thực hiện công đoạn xếp khuôn cònđối với sản phẩm yêu cầu đông băng chuyền IQF thì không thực hiện công đoạn này. Chờ đông: nhiệt độ từ -10C đến 40C, thời gian giao động trong 4 giờ, sau khichờ đông sản phẩm được đưa vào cấp đông. Cấp đông: đối với băng chuyền IQF khi nhiệt độ tủ đạt <= -350C mới được chocá vào cấp đông, sau đó mới tiến hành kiểm tra nhiệt độ trung tâm sản phẩm, nhiệt độtrung tâm sản phẩm phải nhỏ hơn hoặc bằng -180C. Thời gian cấp đông giao động trong4 giờ nếu là đông tủ, từ 20 đến 40 phút nếu là đông băng chuyền. Sau cấp đông sẽ tiếnhành tách khuôn riêng đối với hàng cấp đông băng chuyền không có công đoạn táchkhuôn. Mạ băng1 có nhiệt độ nước từ 1 đến 30C, phần trăm mạ băng được xác định theoyêu cầu của khách hàng. Tái đông: chỉ áp dụng đối với sản phẩm đông IQF, tái đông để đảm bảo nhiệt độsản phẩm đạt -180C trước khi qua mạ băng lần 2, mạ băng2 từ 20% trở lên. Bao gói PE: túi sản phẩm được hàn kín miệng hoặc xếp lớp hoặc gấp gọn miệngPE lại tuỳ theo qui cách. Đóng thùng Carton: đối với sản phẩm IQF 1 kg: đóng 5,10 hoặc 12 túiPE/thùng; đối với sản phẩm IQF 5 kg: đóng 1 hoặc 2 túi PE cá cùng cỡ loại cho vào mộtthùng Carton; đối với sản phẩm IQF 10 kg/thùng Carton và đối với dạng block: cho 1hoặc 2 block/thùng Carton. Bảo quản: T0 kho bảo quản từ -20 đến ±20C.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 11
  13. 13. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Chương 3. KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM VÀ BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 73.1. Phân quyền quản lý tại F7 F7 có ba bộ phận trực thuộc: Ban Giám Đốc, BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. Mỗibộ phận có trách nhiệm và nhiệm vụ khác nhau nhưng nhìn chung các bộ phận này luônhợp tác, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho xí nghiệp. 3.1.1. Ban Giám Đốc Ban Giám Đốc bao gồm một Giám Đốc và hai Phó Giám Đốc. Mặc dù, BGĐkhông trực tiếp sản xuất nhưng họ là người phải có tinh thần trách nhiệm cao nhất vàphải luôn sáng suốt đối với những quyết định của mình. Đứng trên cương vị là nhà quảnlý, họ phải thực hiện tốt cả bốn chức năng của nhà quản trị là hoạch định, tổ chức, điềuhành và kiểm soát. Trong đó: hoạch định là một quá trình đưa ra quyết định của nhàquản trị dựa trên dự báo phân tích sự kiện sẽ diễn ra, tổ chức là hình thức phân chiachức trách ngành và bộ phận, lãnh đạo là quá trình tác động của nhà quản trị đến nhânviên nhằm đẩy họ tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạtđược mục tiêu của tổ chức, cuối cùng là kiểm soát - kiểm tra lại tất cả các việc đã thựchiện trong suốt quá trình quản lý của nhà quản trị. Ban Giám Đốc có trách nhiệm quản lý chung mọi mặt hoạt động sản xuất của xínghiệp: tổ chức, điều hành, lên kế hoạch, theo dõi và kiểm tra tiến độ sản xuất của cácđội; kiểm tra hiệu quả sản xuất hàng ngày; kiểm tra cải tạo sửa chữa máy móc, thiết bị,công cụ sản xuất và các hạng mục công trình nhà xưởng đảm bảo sản xuất đạt chấtlượng và sử dụng đúng công suất. Cuối cùng chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất đốivới Ban Giám Đốc công ty. Ban Giám Đốc có quyền quyết định, xử lý mọi việc có khả năng phát sinh trongxí nghiệp như: - Có quyền ký kết hợp đồng sản xuất. - Có quyền xét duyệt khen thưởng - kỷ luật, cho thôi việc đối với nhân viên củamình. - Có quyền quyết định ký hợp đồng đối với công nhân mới và lên kế hoạch mởlớp đào tạo tay nghề, điều động, luân chuyển lao động và nhân viên giữa các bộ phậntrong xí nghiệp. - Có quyền quyết định sản lượng, chi phí khoán cho từng bộ phận trực thuộc… 3.1.2. Ban đều hành & KCS BĐH - KCS gồm 20 người và có bốn đội trực thuộc: đội I, đội II, đội XếpKhuôn và đội Thành Phẩm. Trong đó, BĐH chịu trách nhiệm chính về các khâu sảnxuất, còn KCS chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, kỹ thuật, vệ sinh. Tuy nhiên,nhìn chung các công việc này điều gắn kết nhau, cùng nhau tạo thành một dây chuyềnhoạt động sản xuất liên tục nhằm đạt đúng tiến độ, năng suất, bên cạnh đó còn phải đápứng đúng yêu cầu của từng hợp đồng đặt hàng nhằm mang lại hiệu quả cao cho xínghiệp và công ty.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 11
  14. 14. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức Ban điều hành - KCS BĐH - KCS gồm một trưởng ban, hai phó ban và bốn đội trực thuộc. Phó ban 1phụ trách quản lý đội I và đội II, phó ban 2 phụ trách quản lý hai đội còn lại. Đội I, đội II, đội Xếp Khuôn được quản lý bởi một tổ trưởng và một KCS. Riêngđội Thành Phẩm được quản lý bởi ca trưởng hai ca thành phẩm, KCS thành phẩm vàKCS HACCP. Sau đây là sơ đồ tổng quát về cơ cấu tổ chức của BĐH - KCS. Sơ đồ 3.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA BĐH & KCS - F7 BĐH - KCS Trưởng ban Phó ban (1) Phó ban (2) Đội I Đội II Đội Xếp Khuôn Đội Thành Phẩm Đội KCS Ca KCS KCS Trưởng Trưởng Thành HACCP Hai Ca Phẩm T.Phẩm 3.1.2.2. Trách nhiệm và nhiệm vụ của BĐH - KCS Trưởng ban phụ trách chung Trưởng ban phụ trách chung có trách nhiệm cao nhất trong BĐH - KCS. Chịutrách nhiệm chung về quản lý điều động nhân sự, kiểm tra, theo dõi, điều hành và lên kếhoạch cho các đội sản xuất. Phó BĐH - KCS (1) phụ trách các đội sản xuất Phụ tá cho trưởng ban chịu trách nhiệm kiểm tra về các khâu sản xuất như: chấtlượng hàng của các đội sản xuất, nguyên liệu đạt và bán thành phẩm (BTP) đạt hàngngày, kiểm tra việc thực hiện qui trình, qui phạm của các đội sản xuất, kiểm tra hàngmẫu sản xuất...SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 12
  15. 15. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Phó BĐH - KCS (2) phụ trách thành phẩm Chịu trách nhiệm về khâu thành phẩm: kiểm tra chất lượng hàng, mẫu mã, baobì, kỹ thuật, vi sinh, nhiệt độ, thời gian chờ đông, thời gian cấp đông, nhiệt độ trung tâmsản phẩm, nhiệt độ sản phẩm xuất xưởng. Hàng ngày báo cáo cho trưởng BĐH bằngvăn bản cụ thể.- Đội I chịu trách nhiệm các khâu: tiếp nhận nguyên liệu (NL), fillet và lạn da cá. Đội trưởng I: quản lý điều động nhân sự, vật tư, dụng cụ sản xuất trong đội.Kiểm tra hợp đồng nhận nguyên liệu và cung cấp đầy đủ nguyên liệu, bán thành phẩmcho các đội đúng thời gian và đạt chất lượng. KCS I: kiểm tra chất lượng nguyên liệu, cơ cấu kích cỡ nguyên liệu ở công đoạntiếp nhận nguyên liệu và xử lý nguyên liệu.- Đội II chịu trách nhiệm chung về khâu định hình lại miếng cá đúng yêu cầu kháchhàng như: sửa cá, kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ và loại cá. Đội trưởng II: chịu trách nhiệm quản lý chung đội II. Kiểm tra đảm bảo chấtlượng, số lượng hàng thành phẩm, thời gian sản xuất. KCS II: chịu trách nhiệm về chất lượng các lô hàng đội sản xuất, nguyên liệu đạtvà bán thành phẩm đạt, kiểm tra qui trình sản xuất, vệ sinh công nghiệp, vệ sinh cá nhânvà vệ sinh khu vực quản lý. Chịu trách nhiệm báo cáo công đoạn chế biến và ký sinhtrùng.- Đội Xếp Khuôn chịu trách nhiệm khâu xếp khuôn, chờ đông, cấp đông và tách khuôn. Đội trưởng xếp khuôn: theo dõi hợp đồng sản xuất, kiểm tra cỡ, loại, trọnglượng hàng ngày. KCS xếp khuôn: chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm lênkhuôn. Kiểm tra cỡ loại, trọng lượng thành phẩm, nhiệt độ các hồ rửa, nồng độ clorinevà kiểm tra vệ sinh khu vực đội xếp khuôn, vệ sinh cá nhân, vệ sinh công nghiệp.- Đội Thành phẩm Ca trưởng hai ca thành phẩm Có trách nhiệm quản lý hàng thành phẩm đóng thùng, kiểm tra qui cách, mẫumã, bao bì, qui trình đóng gói, sắp xếp bố trí hợp lý, theo dõi năng suất từng mặt hàng,kiểm tra kỹ thuật xây tụ hàng đồng thời kiểm tra máy móc thiết bị, quản lý vật tư bao bì,bảo quản dụng cụ sản xuất. KCS thành phẩm Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, trọng lượng của từng thành phẩm đóngthùng, hàng mẫu, hàng yếu độ, hàng vi sinh và bánh lẻ. Kiểm tra nhiệt độ nước mạbăng, phần trăm mạ băng, kiểm tra nhiệt độ phòng chờ đông, kho cấp đông, thời gianchờ đông, thời gian cấp đông, và kiểm tra việc ra vào kho. KCS phụ trách HACCP Kiểm tra điều kiện sản xuất, máy móc thiết bị, nhiệt độ phân xưởng, nhiệt độ sảnphẩm. Kiểm tra ghi chép các biểu mẫu, báo cáo kịp thời các hạng mục sửa đổi trên quitrình cũng như trên hồ sơ.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 13
  16. 16. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 3.1.3. Tổ Nghiệp Vụ Tổ Nghiệp Vụ gồm có 12 người. Công việc chủ yếu là thống kê - kế toán, tổchức - tiền lương, tổ Nghiệp Vụ được quản lý chính bởi tổ trưởng và bốn tổ viên: (1)Nhân viên tổ chức; (2) Nhân viên thống kê kho lạnh; (3) Nhân viên phụ trách vật tưnguyên liệu; (4) Nhân viên thống kê chế biến. Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của tổNghiệp Vụ. Sơ đồ 3.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TỔ NGHIỆP VỤ – F7 TỔ NGHIỆP VỤ TỔ TRƯỞNG NHÂN NV NV PHỤ NV VIÊN THỐNG TRÁCH THỐNG (NV) TỔ KÊ KHO VẬT TƯ KÊ CHẾ CHỨC LẠNH NGUYÊN BIẾN LIỆUVới các công việc, trách nhiệm cụ thể như sau:- Tổ trưởng Có trách nhiệm quản lý nhân sự trong tổ, tổng hợp và phân tích các số liệu phátsinh và theo dõi thống kê định mức vật tư sử dụng trong phân xưởng. Cuối ngày, tổ trưởng có trách nhiệm lập báo cáo hiệu quả sản xuất trong ngàytrình BGĐ xí nghiệp, BĐH – KCS, trưởng phòng Kế Hoạch và Điều Độ Sản Xuất.- Nhân viên phụ trách tổ chức Công việc chủ yếu là theo dõi hồ sơ cán bộ công nhân viên, báo cáo tình hìnhtăng giảm lao động của xí nghiệp, báo cáo tổng suất ăn giữa ca của công nhân chophòng tổ chức công ty. Hàng ngày có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin cần thiết phục vụcho việc tính lương vào cuối tháng.- Nhân viên thống kê kho lạnh Cập nhật, tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả chế biến của các đội sản xuất; theodõi hợp đồng, đối chiếu số liệu xuất hàng luân chuyển giữa các xí nghiệp. Đồng thờitheo dõi, cập nhật số liệu nhập xuất kho hàng ngày. Nhân viên phụ trách thống kê kho lạnh có trách nhiệm gởi các phiếu xuất nhậpkho cho Ban Giám Đốc, tổ trưởng và các phòng ban khác có liên quan.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 14
  17. 17. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7- Nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu Có trách nhiệm theo dõi số liệu nguyên liệu từ đầu vào đến số liệu thành phẩmxuất tiêu thụ, theo dõi vật tư bao bì, tính giá thành, đơn giá tiền lương cho mỗi loại sảnphẩm. Cuối ngày gửi báo cáo cho Ban Giám Đốc và tổ trưởng Nghiệp Vụ đồng thời gửicác phiếu xuất nhập nguyên liệu, thành phẩm cho phòng kế toán công ty thông quaBGĐ xí nghiệp.- Nhân viên thống kê chế biến Có nhiệm vụ tổng hợp kết quả chế biến của các khâu sản xuất như: ra cá, lạn da,sửa cá và xếp khuôn. Theo dõi số lượng, chất lượng và năng suất định mức chế biến củabốn đội. Hàng ngày, báo cáo cho BGĐ, BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ.3.2. Hệ thống báo cáo của các bộ phận trực thuộc F7 sản xuất theo đơn đặt hàng và có rất nhiều mặt hàng được sản xuất như: cátra - basa fillet, cá cuốn, cá sợi, chả thát lát, cá rô phi ... nhưng trong đó mặt hàng chủyếu là cá tra - basa fillet, nên nội dung phân tích chủ yếu trong chương này được sửdụng từ các số liệu của mặt hàng này. 3.2.1. Các thông tin nhà quản lý cần Như đã giới thiệu ở phần cơ sở lý luận hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm sẽđược vận động như một hệ thống mắc xích từ dưới lên. Các thông tin trong F7 cũngvậy, nó vận động giữa các bộ phận trực thuộc theo một hệ thống từ dưới lên. Sơ đồ 3.3. SƠ ĐỒ SỰ VẬN ĐỘNG BÁO CÁO TRONG F7 BAN GIÁM ĐỐC B/c hiệu quả sản xuất, b/c tổng hợp kết quả chế biến và các chi phí phát sinh khác. TỔ NGHIỆP VỤ BĐH - KCS BÁO CÁO TỪ BỐN ĐỘI (1) Đối với tổ Nghiệp Vụ: cuối ngày tổ sẽ nhận các phiếu xuất - nhập kho nguyênliệu và thành phẩm cùng với số lượng và năng suất lao động trong ngày từ đội I, đội II,đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Các số liệu này sẽ được tổng hợp thành bảng báocáo hiệu quả sản xuất và bảng báo cáo tổng hợp tỷ lệ sản xuất trong ngày, sau đó trìnhcho BGĐ và phòng kế toán công ty.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 15
  18. 18. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Các thông tin mà bốn đội phải báo cáo cho tổ Nghiệp Vụ là: Đội I: đội I sau khi tiếp nhận nguyên liệu từ tổ thu mua, nguyên liệu được vậnchuyển từ bến lên xí nghiệp bằng hệ thống hút khép kín. Đội I sẽ thực hiện khâu cân1(trong qui trình sản xuất) đồng thời kiểm tra kích cỡ, màu sắc, số lượng cá có đúng theohợp đồng không sau đó tiến hành các khâu fillet, lạn da - xác định tỷ lệ ra cá trong ngày.Đội I phải có trách nhiệm đảm bảo tốt số lượng và chất lượng bán thành phẩm chuyểncho các đội sản xuất. Đội trưởng đội I có nhiệm vụ ghi nhận số ngày công và năng suất của từng côngnhân trong đội, đồng thời lập phiếu nhập kho nguyên liệu và phiếu giao nhận bán thànhphẩm chuyển cho đội II, cùi phiếu được lưu lại và gửi cho nhân viên phụ trách vật tưnguyên liệu. Sau đó nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu có nhiệm vụ lập phiếu xuấtnhập nguyên liệu và bán thành phẩm từ đội I chuyển cho tổ trưởng Nghiệp Vụ kiểm travà trình BGĐ ký. Đội II: đội II sẽ tiến hành các khâu sửa cá, kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡvà loại cá. Sản phẩm không đạt sẽ được tiến hành sửa lại, nếu sửa vẫn không đạt thì sảnphẩm này sẽ bị dạt bỏ. Đội II có trách nhiệm đảm bảo về số lượng và chất lượng cá saukhi sửa đạt ở mức tương đối so với định mức. Đội trưởng đội II có trách nhiệm cuối ngày tổng kết và ghi nhận số bán thànhphẩm từ các khâu vào phiếu giao nhận bán thành phẩm sau đó chuyển cho đội XếpKhuôn chuẩn bị lên khuôn, cùi phiếu sẽ được lưu lại và báo cáo cho nhân viên thống kêchế biến, đồng thời ghi nhận ngày công và năng suất của đội II. Sau đó nhân viên thốngkê chế biến có nhiệm vụ tổng hợp số liệu báo cáo kết quả chế biến của đội II lập và gửibáo cáo cho BĐH - KCS và tổ trưởng Nghiệp Vụ. Các khâu cân2 đến cân6 trong qui trình sản xuất thể hiện năng suất làm việc vàlà cơ sở tính lương của chính công nhân đó và được báo cáo hàng ngày cho tổ NghiệpVụ, con số này sẽ được lưu lại từng ngày để cuối tháng lập bảng tính lương cho côngnhân. Đội Xếp Khuôn + đội Thành Phẩm: có nhiệm vụ quản lý thành phẩm đạtchuẩn bị xếp khuôn, mạ băng, đóng thùng carton và cả khâu bảo quản thành phẩmchuẩn bị xuất kho. Hai đội này làm việc theo nhóm và luơng được tính theo hệ số. Đội Xếp Khuôn: thống kê xếp khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm lên khuônđưa qua khâu thành phẩm cấp đông. Đội Thành Phẩm: thống kê thành phẩm lập phiếu báo bán thành phẩm nhập kho. (2) Đối với BĐH - KCS: có trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm tra tiến độ và chấtlượng thực hiện hợp đồng của các đội. Nên thông tin mà họ cần quan tâm là suốt quátrình từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đến khâu xử lý nguyên liệu đến thành phẩm xuấtbán. Chủ yếu là quản lý, hỗ trợ và hướng dẫn các đội thực hiện theo đúng qui trìnhHACCP đảm bảo đúng chất lượng và kỹ thuật. (3) Đối với Ban Giám Đốc: là người có trách nhiệm cao nhất, họ được xem nhưtrung tâm của mọi thông tin. Mọi thông tin về hoạt động sản xuất, chi phí phát sinhtrong ngày đều được trình qua Ban Giám Đốc xem và xét duyệt. Hàng ngày, họ tiếp nhận tất cả các thông tin từ các bộ phận thấp hơn chuyển lênnhư: hoá đơn và các bảng báo cáo được lập từ BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 16
  19. 19. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 3.2.2. Các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tại F7 3.2.2.1. Các thông tin cần thiết cho việc tính lương Các đội trưởng các đội có nhiệm vụ chấm ngày công của công nhân đội mìnhphụ trách, đồng thời ghi nhận năng suất của từng người qua các khâu cân 2 đến cân6trong qui trình sản xuất. Con số này được dùng làm cơ sở tính lương hàng ngày củachính công nhân đó và cuối tháng nhân viên tổ chức có nhiệm vụ lập bảng lương trìnhBGĐ ký. - Đối với công nhân bốn đội: F7 sử dụng hai cách tính lương cơ bản là: (1) Đối với đội Thành Phẩm và đội Xếp Khuôn: Lương/người = (sản lượng * đơn giá * hệ số K) / tổng nhân công trong đội Trong đó: hệ số K là hệ số tăng giảm công nhân trong đội. (2) Đối với đội I và đội II: Lương/người = giờ công * hệ số trách nhiệm * giờ công qui định * đơn giá Trong đó: đơn giá = tổng lương / tổng giờ công qui định - Đối với nhân viên văn phòng và nhân viên dịch vụ: Lương = hệ số k * ngày và công - Đối với BGĐ: lương do phòng kế toán công ty tính. 3.2.2.2. Các thông tin dùng cho việc lập báo cáo sản xuất Các phiếu báo cáo sẽ được luân chuyển từ đội I đến đội II, đội Xếp Khuôn, độiThành Phẩm sau đó các phiếu báo cáo này sẽ được chuyển cho tổ Nghiệp Vụ. Các nhânviên tại tổ Nghiệp Vụ có trách nhiệm tổng hợp, phản ánh lên bảng báo cáo hiệu quả sảnxuất và bảng tổng hợp kết quả chế biến. Thứ nhất, đội I quản lý số liệu liên quan đến nguyên liệu nhập vào và các số liệubán thành phẩm qua các công đoạn ra cá sau đó chuyển bán thành phẩm cho đội II tiếnhành sửa. Đội I lập phiếu giao nhận nguyên liệu. Thứ hai, đội II sau quá trình sửa và kiểm tra bán thành phẩm đạt chất lượng hợpđồng sau đó sẽ chuyển số bán thành phẩm này cho đội Xếp Khuôn chuẩn bị lên khuôn.Đội II lập phiếu bán thành phẩm. Tương tự, sau quá trình hoạt động thực hiện đúng chức năng của từng đội. ĐộiXếp Khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm thể hiện số bán thành phẩm chờ cấp đôngvà đội Thành Phẩm sẽ lập phiếu thành phẩm nhập kho.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 17
  20. 20. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Sơ đồ 3.4. SƠ ĐỒ VẬN ĐỘNG THÔNG TIN GIỮA CÁC ĐỘI Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Thành Phẩm Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Xếp Khuôn Phiếu giao nhận bán thành phẩm từ đội II Phiếu giao nhận nguyên liệu từ đội I Trong ngày 27/3/2008 F7 có hai lô hàng được tiếp nhận là của bà Lê KimHương và của ông Thái Tài tuy nhiên lô của ông Thái Tài không dùng làm cá fillet nênkhông được phản ánh trong các bảng số liệu sau. Bảng 3.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU Ngày: 27/03/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: I MS NL: 01 S.lượng Đơn giá nhập Giá trị NL đạt STT Khách hàng NL nhập vào (kg) vnd vnd 1 Lê Kim Hương 35.568 14.500 515.736.000 10 … Tổng 35.568 14.500 515.736.000 Giải thích: Bảng 3.1. phiếu giao nhận nguyên liệu được lập từ đội I có các chỉtiêu như: khách hàng, số lượng, đơn giá và giá trị nguyên liệu nhập vào. Các chỉ tiêu đóthể hiện cụ thể là trong ngày 27/03/2008, F7 có tiếp nhận từ ban thu mua lô hàng của bàLê Kim Hương với số lượng là 35.568 kg, ứng với đơn giá là 14.500 đồng/kg nên giá trịnguyên liệu được tính là 515.736.000 đồng (bằng cách nhân số lượng nguyên liệu vớiđơn giá). Đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm có mẫu báo cáo tương đối giốngnhau về cách trình bày, mỗi phiếu điều thể hiện khách hàng, kích cỡ, qui cách và sốlượng. Lý do tác giả sử dụng phiếu báo cáo của đội Xếp Khuôn làm số liệu minh họacho bảng 3.2 là vì các số liệu báo cáo từ đội II và đội Thành Phẩm lập đã được thể hiệntrong các bảng báo cáo như: số lượng bán thành phẩm đạt chuẩn bị lên khuôn được thểhiện trong bảng 3.4 và số lượng thành phẩm đạt được thể hiện trong bảng 3.7.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 18
  21. 21. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Bảng 3.2. PHIẾU GIAO NHẬN THÀNH PHẨM Ngày: 27/3/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: Xếp Khuôn MS nguyên liệu: 01 Khách hàng Size Qui cách Số khuôn Kailis15 120-170 BL5.0 74 220-280 BL5.0 59 Isiodo2 170-220 BL5.0 171 220-UP BL5.0 239 170-220 BL5.0 46 220-UP BL5.0 63 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 Tồn 220-UP BL5.0 13 U-150 BL2.75 1 Tổng số khuôn 829Người giao: đội Xếp Khuôn Người nhận: đội Thành Phẩm Giải thích: Xếp khuôn là khâu đưa BTP vào khuôn để chuẩn bị cấp đông. Bảng 3.2. phiếugiao nhận thành phẩm của đội Xếp Khuôn thể hiện các số liệu về qui cách, size, kháchhàng và số khuôn ứng với từng thành phần đó. Do một lô hàng có thể xuất cho nhiềukhách hàng khác nhau nên số lượng khuôn còn phụ thuộc vào yếu tố khách hàng, kíchcỡ và qui cách. Ví dụ như đối với khách hàng Kailis15 xí nghiệp xuất bán với hai size là120-170 và 220-280, qui cách là BL5.0 và số khuôn tương ứng là 74 và 59 khuôn,tương tự giải thích cho các khách hàng còn lại. Số khuôn tồn hay còn gọi là số khuôn dư được thể hiện trong bảng là do trongngày 27/03/2008 các số khuôn này không có khách hàng yêu cầu. Cuối bảng có chữ kýcủa người giao và người nhận nhằm xác định trách nhiệm của hai bên về những số liệuđã báo cáo.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 19
  22. 22. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Bảng 3.3. PHIẾU GIAO NHẬN PHỤ PHẨM Ngày: 27/03/2008 Bên giao: … Đội I ………………………………………………….. Bên nhận: …Người thu mua phụ phẩm…..………………………… Đơn giá Giá trịSTT Tên hàng Số luợng (kg) vnd vnd 1 Fillet - đầu 29.195 4.000 116.780.000 2 Fillet - nguyên con 73 5.000 365.000 3 Fillet 336,5 15.000 5.048.000 Tổng cộng 29.604 122.193.000(Viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai triệu một trăm chín mươi ba ngàn đồng.) Bên giao Bên nhận Giải thích: Phụ phẩm là phần phụ không được sử dụng để tạo ra thành phẩm. Bảng 3.3phiếu giao nhận phụ phẩm thể hiện số liệu được tổng hợp từ đội I. Phụ phẩm đầu làphần được bỏ ra sau quá trình ra cá; phụ phẩm nguyên con là phần dạt sau khi tiếp nhậnchuẩn bị fillet nhưng kiểm tra lại không đạt yêu cầu (có thể do không đủ cỡ hoặc do quátrình vận chuyển cá bị trầy sướt…) phần dạt này xí nghiệp có thể trả lại người bán; phụphẩm fillet là phần dạt bỏ sau khâu fillet mới phát hiện là không đạt tiêu chuẩn. Tổng số lượng thành phẩm bị dạt trong ngày 27/03/2008 là 29.604 kg trong đó:dạt đầu là 29.195 kg, dạt nguyên con là 73 kg và dạt fillet là 336,5 kg. Số thành phẩmdạt này được bán cho người thu mua hoặc trả lại cho người bán nguyên liệu. Tổng giátrị phụ phẩm thu được là 122.193.000 đồng, phần này được xác định bằng cách nhân sốlượng với đơn giá. Cuối bảng sẽ có chữ ký xác nhận trách nhiệm của bên giao phụ phẩmlà đội I và đội II và bên nhận phụ phẩm là người thu mua phụ phẩm. Các bảng báo cáo 3.1, 3.2, 3.3 sau khi được chuyển qua các đội trong quá trìnhsản xuất sẽ tập hợp lại và chuyển cho tổ Nghiệp Vụ thực hiện công việc tổng hợp thànhbảng báo cáo chi tiết kết quả chế biến và sau đó lập bảng báo cáo tổng hợp kết quả chếbiến cùng bảng báo cáo hiệu quả sản xuất trình BGĐ và các phòng ban khác có liênquan của công ty.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 20
  23. 23. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Bảng 3.4. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ CHẾ BIẾNKhách hàng: Lê Kim HươngMã số lô: 005608787BQ: 1,04 NL Tỷ lệ Mặt Thành nhập Qui Số chế hàng K.Hàng SIZE phẩm vào cách khuôn biếnchế biến kg kg %Tra hồ 35.568 Kailis33 100-150 IQF 1.100 2,91 Kailis15 120-170 BL5.0 74 370 AMD241 170-220 IQF 570 Kailis15 220-280 BL5.0 59 295 S.De.Ma 120-220 IQF 1.060 S83 120-170 IQF 1.460 Isiodo2 170-220 BL5.0 171 855 220-UP BL5.0 239 1.195 170-220 BL5.0 46 230 220-UP BL5.0 63 315 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 815 S7 120-170 IQF 1.440 Tồn 220-UP BL5.0 13 65 U-150 BL2.75 1 2,75 3-7 IQF 450Gởi cấp đông F360 AMD241 170-220 IQF 2.000 Tổng 829 12.222,75BTPra cá: 18.055 kg BGĐ TTNV TKSVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 21
  24. 24. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7BTPlạn da: 16.413 kg Giải thích: Bảng 3.4: bảng báo cáo kết quả chế biến, bảng báo cáo này là kết quả được tổnghợp từ bốn đội sau quá trình sản xuất và do tổ Nghiệp Vụ lập. Chỉ tiêu nguyên liệu nhập vào thể hiện trong ngày 27/03/2008 có nhập lô hàngcủa bà Lê Kim Hương với số lượng là 35.568 kg và trọng lượng bình quân (BQ) là 1,04kg/nguyên liệu. Số lượng BTP từ đội I chuyển qua đội II là 18.055 kg. Chỉ tiêu khách hàng, size, qui cách, số lượng thành phẩm được lấy từ bảng 3.2(phiếu giao nhận thành phẩm) và bảng 3.7 (bảng báo cáo thành phẩm). Các chỉ tiêu nàythể hiện các yêu cầu của từng khách hàng khác nhau về loại cỡ, qui cách và số lượngthành phẩm tương ứng. Đội II sau khi tiếp nhận BTP từ đội I sẽ tiến hành các công đoạndo đội mình phụ trách sau đó sẽ chuyển qua khâu xếp khuôn. Số lượng thành phẩm đạtlà 12.222,8 kg và số khuôn tương ứng là 829 khuôn. Chỉ tiêu tỷ lệ chế biến sẽ được trình bày và giải thích cụ thể trong bảng 3.5 (bảngbáo cáo tổng hợp kết quả chế biến). Cuối bảng là chữ ký xác nhận của BGĐ, tổ truởng tổ Nghiệp Vụ (TTNV) và thủkho (TK) về kết quả chế biến đạt được trong ngày 27/03/2008. Các chữ ký này có tácdụng như là bằng chứng để qui trách nhiệm thuộc về người nào, về tính hợp lệ và chínhxác của những con số trong bảng báo cáo.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 22
  25. 25. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Bảng 3.5. BẢNG BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ CHẾ BIẾN Ngày: 27/03/2008 Tỷ lệ NL Tỷ lệ % chế Mặt hàng chế nhập biến STT Khách hàng kho biến Ra Lạn Sửa % kg cá da cá (0) (1) (2) (3) (4.1) (4.2) (4.3) (5) 1 Tra hồ fillet Lê Kim Hương 35.568 1,97 1,10 1,34 2,91Hợp đồng: 56 Bình Quân: 1,04 kg/con PGĐ Người báoTrong đó: NL nhập kho = 35.568 kg BTP ra cá = 18.055 kg Các số liệu này lấy từ tổ Nghiệp Vụ. BTP lạn da = 16.413,5 kg Thành phẩm = 12.222,8 kg (4.1) Tỷ lệ ra cá = NL nhập kho / BTP ra cá = 1,97 % chỉ tiêu này thể hiện từ1,97 kg nguyên liệu đạt thì được 1 kg cá thành phẩm (phụ phẩm thu hồi là 0,97 kg). (4.2) Tỷ lệ lạn da = BTP ra cá / BTP lạn da = 1,1 % chỉ tiêu này thể hiện từ 1,1kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá fillet (phụ phẩm thu hồi là 0,1 kg) (4.3) Tỷ lệ sửa cá = BTP đem sửa / Σ thành phẩm = 1,34 % chỉ tiêu này thể hiệncứ 1,34 kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá thành phẩm (phụ phẩm thu hồi là 0,34 kg). (5) Tỷ lệ chế biến = (4.1) * (4.2) * (4.3) Sở dĩ (4.1), (4.2) và (4.3) được xác định bởi các công thức như trên là do quitrình để tạo ra một kg thành phẩm là phải trải qua các khâu như sau: Đội I sau khi tiếpnhận nguyên liệu (trừ các nguyên liệu không đạt chất lượng) sẽ tiến hành cắt tiết, bỏphần đầu xương và da, lúc này phần cá còn lại chỉ là hai miếng fillet. Tiếp theo, đội 2 sẽtiến hành sửa cá nhằm định hình lại hai miếng fillet thành thành phẩm đúng theo yêucầu từng khách hàng. Tóm lại là quá trình sản xuất cần trải qua bốn công đoạn chính:tiếp nhận nguyên liệu -> ra cá -> lạn da -> sửa cá. Tỷ lệ chế biến là tỷ lệ được xác định nhằm phản ánh định mức số lượng nguyênliệu để tạo ra 1 kg thành phẩm nên nó bao hàm cả ba tỷ lệ ra cá, lạn da và sửa cá.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 23
  26. 26. Chương 3: KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI F7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Bảng 3.6. BẢNG BÁO CÁO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT Ngày: 27/03/2008 Phụ phẩm (vnd) Số luợng Giá trị Gia công Tỷ lệ Tỷ giá Số lượng Giá trịNguyên thành thành chế NL nguyên liệu vnd vnd/usd liệu phẩm phẩm biến kg vnd Nguyên kg usd Đầu (1) Fillet (3) % con (2) (0) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Cá tra 35.568 515.736.000 12.222,8 36.100,31 116.780.000 365.000 5.048.000 90.448.720 2,91 13.406,86 filletTổng cộng 122.193.000 Bảng giá áp dụng trong ngày 27/03/2008 Đơn giá gia Đơn giá Price 1 Price 2 Tên nguyên liệu công (9) (10) (11) (12) Cá tra fillet 14.500 3,14 3,03 7.400SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 24
  27. 27. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7Trong đó: (1) Số lượng nguyên liệu nhập vào là phần nguyên liệu được thu mua. Ban thumua có trách nhiệm tiến hành kiểm tra chất lượng cá thuộc loại nào có phù hợp xuất bánkhông, sau đó sẽ quyết định ký hợp đồng. Trong ngày 27/03/2008 có lô hàng cá tra -basa của bà Hương được thu mua với số lượng là 35.568 kg. (2) Giá trị nguyên liệu = (1) * (9). (3) Số lượng thành phẩm được lấy từ bảng 3.4. Thành phẩm là phần nguyên liệusau khi qua quá trình ra cá, lạn da, fillet và sửa cá để có. (4) Giá trị thành phẩm = (3) * giá xuất * phí lưu thông (95%). (5) Tổng giá trị phụ phẩm được lấy từ bảng 3.3. (5.1), (5.2), (5.3) Là giá trị phụ phẩm đầu, nguyên con và fillet. (6) Gia công = (4) * (12) là phần giá trị được xác định bằng cách sử dụng nhâncông và một số chi phí khác trong quá trình sản xuất để tạo ra 12.222,8 kg thành phẩm. (7) Tỷ lệ chế biến được lấy từ bảng 3.5. có nghĩa là phải cần bao nhiêu đơn vịnguyên liệu để tạo được một đơn vị thành phẩm, phần còn dư là phần phụ phẩm đượcthu hồi. (2) − (5) + (6) (8) Tỷ giá sản xuất = = chi phí sản xuất / giá trị thành phẩm. ( 4) Tỷ giá sản xuất thể hiện để có một đơn vị thành phẩm thì phải tốn bao nhiêu chiphí tuy nhiên chi phí sản xuất ở đây chỉ bao gồm chi phí nguyên liệu và gia công khôngbao gồm chi phí sản xuất chung và các chi phí khác. Tỷ giá sản xuất là một trong nhữngcơ sở để đánh giá hiệu quả sản xuất của F7. (9) Giá nhập nguyên liệu là giá được thỏa thuận trong hợp đồng giữa người bánvới công ty, cụ thể là giữa bà Hương và ban thu mua. (12) Phí gia công là phần phí bao gồm tiền lương công nhân và các chi phí kháctrong sản xuất, thường có đơn giá là 7.400 đồng/kg sản phẩm. (10) và (11) là giá xuất, chỉ tiêu này được xác định bằng cách lấy bình quân giaquyền giá tương ứng với từng size và loại cá trong hợp đồng xuất bán. Sau đây là bảng3.7 (bảng báo cáo thành phẩm chế biến trong ngày 27/03/2008) có thể hiện price1 vàprice2.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 25
  28. 28. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Bảng 3.7. BẢNG BÁO CÁO THÀNH PHẨM Ngày: 27/03/2008Khách hàng: Lê Kim HươngThành GRAD1 GRAD2 Price1 Price2 T.tiền 1 T.tiền 2 Sizephẩm kg kg usd usd usd usd (1) (0) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 100-150 1.100 3,3 3.630 120-170 370 200 2,78 2,7 1.029 540 170-220 2.570 815 2,8 2,7 7.196 2.200 220-280 295 2,78 820 Cá 220-UP 65 2,7 176 tra 120-200 1.060 3,25 3.445fillet 120-170 1.460 1.440 3,4 3,25 4.964 4.680 170-220(S) 855 230 3,35 3,25 2.864 747 220-UP 1.195 315 3,35 3,25 4.003 1.024 3-7 250 2,7 675 U-150(A) 2,7 2,5 7 Tổng 8.905 3.317 3,14 3,03 27.951 10.049Trong đó: (2) và (3) tương ứng GRAD1 và GRAD2 là cá đạt loại 1 và 2. (4) Giá tương ứng cá loại 1 (5) Giá tương ứng cá loại 2 (6) Thành tiền 1 = (2) * (4) và (7) Thành tiền 2 = (3) * (5) Chỉ tiêu Σ (4) = Σ (6) / Σ (2) tương tự chỉ tiêu Σ (5) = Σ (7) / Σ (3). (Σ (6) + Σ (7)) * 95% = Giá trị thành phẩm.Thông thường cá đạt loại 1 sẽ được đánh giá tốt hơn cá loại 2 vì cá đạt loại 1 có màutrắng còn cá đạt loại 2 có màu hồng nhạt.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 26
  29. 29. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 73.3. Đánh giá trung tâm trách nhiệm 3.3.1. Cơ sở đánh giá trách nhiệm của các đội thuộc F7 Sau một ngày làm việc bắt buộc các đội phải nộp các báo cáo, phiếu giao nhậncho tổ Nghiệp Vụ xí nghiệp tổng kết thành báo cáo hiệu quả sản xuất và báo cáo tổnghợp kết quả chế biến. Các số liệu này phải được báo cáo chính xác, kịp thời, và qua mỗikhâu kiểm tra điều phải có ký tên xác nhận trách nhiệm của người quản lý. Để đánh giá trách nhiệm của đội I cần căn cứ vào số liệu sản xuất của đội I vàphiếu nhập kho nguyên liệu, đối chiếu khớp ba bên: đội sản xuất, thủ kho nguyên liệuvà khách hàng. Để đánh giá trách nhiệm của đội II, Xếp Khuôn và Thành Phẩm căn cứ vào sốlượng nguyên liệu nhập vào tương ứng thành phẩm xuất ra theo định mức phù hợp bêncạnh đó cần tăng cường việc quản lý, nâng cao tay nghề để có thể tối thiểu hóa phầnphụ phẩm và cắt giảm được chi phí sản xuất. Cơ sở đánh giá trách nhiệm của BGĐ là thái độ - trình độ quản lý và trách nhiệmquản lý trong công việc. Thái độ - trình độ quản lý thể hiện qua cách ứng xử với nhữngtình huống có thể xảy ra dù tốt hay xấu. Trách nhiệm được hình thành trong suốt quátrình lãnh đạo, quản lý, theo dõi, kiểm tra, điều động, đề suất, kiến nghị đưa ra nhữngcách làm có thể mang lại hiệu cao nhằm cải thiện cuộc sống của công nhân viên vàmang lại nhiều thành quả cho công ty. 3.3.2. Đánh giá các trung tâm trách nhiệm của F7 3.3.2.1. F7 - trung tâm chi phí Căn cứ vào bảng báo cáo hiệu quả sản xuất cùng bảng báo cáo tổng hợp kết quảchế biến được lập vào ngày 27/03/2008 đối với mặt hàng cá tra – basa fillet làm cơ sởđể đánh giá trung tâm trách nhiệm của F7. F7 chỉ sản xuất sản phẩm trực tiếp theo các đơn đặt hàng nhận được. Xí nghiệpmua nguyên liệu và sản xuất ngay khi có hợp đồng đặt hàng, lúc này qui trình sản xuấtmới hoạt động. Điều đó nhằm làm giảm tồn kho tới mức thấp nhất, chống lãng phí vàcải thiện được chất lượng. F7 được xem là một trung tâm chi phí vì F7 chỉ có quyềnđiều khiển sự phát sinh chi phí trong quá trình sản xuất chứ không có quyền đối với thunhập cũng như sự đầu tư. Mà trung tâm chi phí được hình thành với mục tiêu là tăngtính tự chịu trách nhiệm và khả năng có thể kiểm soát được toàn bộ những chi phí phátsinh nội tại. Trong đó, đội trưởng là người trực tiếp kiểm soát chi phí và là người chịutrách nhiệm về những chi phí phát sinh tại đội, tổ trưởng phải có trách nhiệm đảm bảolợi ích mang lại lớn hơn các chi phí phát sinh. F7 có nhiệm vụ lập và thực hiện các hợpđồng đúng theo thời hạn, quản lý tốt chất lượng, theo dõi vật tư, nhân công của các độivà nhân viên văn phòng xí nghiệp. Phân bổ các chi phí sản xuất đúng bộ phận phát sinh của nó là việc làm không dễdàng vì thông thường những chi phí khả biến là những chi phí có thể kiểm soát đượccòn định phí thì không. Do trong thực tế rất khó phân biệt một cách rạch ròi khoản địnhphí nào thuộc sự kiểm soát của bộ phận nào. Để phân bổ chi phí cho các bộ phận trực thuộc có thể được tiến hành theo haibước là tập hợp và phân bổ: tập hợp là quá trình các chi phí sẽ được tổng hợp từ các độisản xuất sau đó tiến hành phân bổ chi phí đó cho từng loại sản phẩm, dịch vụ cụ thể.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 27
  30. 30. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Tổ nghiệp vụ của xí nghiệp không thực hiện nhiệm vụ phân bổ chi tiết chi phícho từng loại sản phẩm để xác định giá thành thành phẩm mà chỉ có trách nhiệm thuthập và kiểm tra các hóa đơn, chứng từ, dữ liệu về chi phí đã sử dụng cho nguyên liệuđầu vào và thành phẩm đầu ra. Tức là các bộ phận trực thuộc cũng như ban quản lý xínghiệp chỉ dừng lại ở việc quản và phải đảm bảo các chi phí phát sinh phải thật sự phùhợp với sản lượng thành phẩm sản xuất ra. Sau đó các số liệu này cùng bảng báo cáohiệu quả sản xuất của xí nghiệp sẽ được chuyển lên phòng kế toán công ty để thực hiệnviệc tính giá thành thành phẩm và lập các bảng báo cáo thể hiện việc so sánh, phân tíchchi phí sản xuất và chi phí đóng thùng theo định kỳ. Nói tóm lại, F7 chỉ dừng lại việcđánh giá hiệu quả sản xuất theo kế hoạch còn các công việc còn lại để xác định giáthành cũng như hiệu quả sản xuất là do bộ phận kế toán công ty thực hiện. 3.3.2.2. Đánh giá trung tâm trách nhiệm F7 Để đánh giá được hiệu quả đạt được trong ngày 27/03/2008: cần xem xét hai chỉtiêu là tỷ lệ chế biến và tỷ giá sản xuất. Thứ nhất: tỷ lệ chế biến được thể hiện ở hai phần là từ các công đoạn sản xuấtvà tỷ lệ hao hụt cuối cùng để làm ra 1 kg thành phẩm. - Tỷ lệ chế biến từ các đội gồm: tỷ lệ ra cá, tỷ lệ lạn da và tỷ lệ sửa cá. Có thể tóm tắt số liệu về số lượng và tỷ lệ từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đếnthành phẩm như sau: NL: 35.568 kg -> ra cá: 18.055 kg -> lạn da: 16.413 kg -> sửa cá: 12.222 kg. 1,97% 1,1% 1,34% Tỷ lệ ra cá = 1,97 % (lấy từ bảng 3.5. báo cáo tổng hợp kết quả chế biến) chỉtiêu này thể hiện 1,97 kg nguyên liệu đạt thì thu được 1 kg cá thành phẩm fillet (phụphẩm thu hồi là 0,97 kg). Chỉ tiêu này được đánh giá là tốt khi nó nhỏ hơn 2 % vì nếu là2 % thì để có 1 kg thành phẩm fillet phải cần tới 2 kg nguyên liệu, thành phẩm đạt chỉbằng phân nửa nguyên liệu. Tỷ lệ lạn da = 1,1 % chỉ tiêu này thể hiện 1,1 kg BTP ra cá sau khi lạn da thìđược 1 kg thành phẩm. Tỷ lệ sửa cá = 1,3 % (lấy từ bảng 3.5. báo cáo tổng hợp kết quả chế biến) cónghĩa là cứ 1,3 kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá thành phẩm fillet (phụ phẩm thu hồilà 0,3 kg). Khâu sửa cá được xem là khâu định hình lại hai miếng fillet thành thànhphẩm theo đúng yêu cầu của từng khách hàng, chỉ tiêu tỷ lệ sửa cá là cơ sơ để phản ánhđịnh mức sửa cá của đội II, nếu tỷ lệ này càng thấp thì hiệu quả sản xuất càng cao vìnhư vậy xí nghiệp sẽ không phải chịu hao phí phụ phẩm nhiều. - Tỷ lệ hao hụt: là tỷ lệ được xác định cuối cùng và có nghĩa là để làm ra 1 kgthành phẩm fillet thì phải cần bao nhiêu nguyên liệu ban đầu. Do đó tỷ lệ hao hụt trong ngày 27/3/2008 được xác định bằng cách lấy số lượngnguyên liệu nhập vào chia cho thành phẩm đạt = 35.568 / 12.222 = 2,91 %. Có nghĩa làcứ 2,91 kg nguyên liệu cá tra - basa ta thu được 1 kg thành phẩm cá tra fillet (phụ phẩmthu hồi là 1,91 kg). Nếu chỉ tiêu này càng thấp thì hiệu quả sản xuất được đánh giá càngcao (với điều kiện giá xuất và tỷ giá ngoại tệ ổn định).SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 28
  31. 31. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 Thứ hai: khi đánh giá hiệu quả sản xuất cần chú trọng đến tỷ giá sản xuất vì khitỷ giá càng thấp chứng tỏ chi phí bỏ ra cho một đơn vị thành phẩm là thấp. Do tỷ giá sảnxuất = chi phí chế biến / trị giá thành phẩm. Chi phí chế biến này không bao gồm cácchi phí như điện, nước, bao bì, lãi ngân hàng …. - Phần lợi nhuận thu được là phần chênh lệch tỷ giá giữa giá thị trường hay giátheo hợp đồng với giá sản xuất (chỉ tiêu 8 trong báo cáo hiệu quả sản xuất) nhân với giátrị thành phẩm đạt trong ngày (chỉ tiêu 4 trong báo cáo hiệu quả sản xuất). Như cáchtính đã nói, ứng với giá hợp đồng tại thời điểm 27/03/2008 là 15.400 đồng, thì hiệu quảsản xuất của F7 được xác định bằng: (15.400 - 13.406,86) * 36.100,31 = 71.953.000 đồng (bảy mươi mốt triệu chíntrăm năm mươi ba ngàn đồng). Việc tính hiệu quả theo công thức này là do BGĐ tự tính nhằm đánh giá hiệuquả trong ngày của xí nghiệp mình quản lý. Vì tại xí nghiệp chỉ dừng lại ở việc tính hiệuquả kế hoạch chứ không thực hiện công việc tính hiệu quả sản xuất cụ thể có ảnh hưởngcủa định phí và các biến phí khác, vì thực tế có một số chi phí không thuộc trách nhiệmcủa F7 mà do công ty khoán. => Theo đánh giá sơ bộ thì hiệu quả sản xuất của F7 vào ngày 27/03/2008 đượcxem là tốt do tỷ lệ chế biến đạt 2,91 % ở mức tương đối phù hợp và tỷ giá chế biến rathành phẩm thấp hơn tỷ giá xuất khẩu điều này đem lại lợi nhuận cho xí nghiệp. Mặcdù, việc đánh giá này chỉ là theo kế hoạch chưa phản ánh đầy đủ các chi phí thực đãphát sinh nhưng nhìn chung nó cũng đã phản ánh tương đối về tình hình sản xuất củaF7. F7 được xem là một trung tâm chi phí nên việc quản lý tốt các chi phí phát sinhlà điều quan trọng nhất. Các nhà quản lý F7 nói chung và các bộ phận trực thuộc F7 nóiriêng đã thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình trong công tác quản lý, điềuhành. Điều đó được thể hiện qua hiệu quả sản xuất đạt ở mức tốt, cắt giảm được chi phítồn kho do sản xuất theo đơn đặt hàng, có biện pháp khoán chi phí cho từng bộ phậntheo định mức và nếu sau khi chi cho các khoản chi phí phát sinh phần còn dư sẽ làmquỹ khen thưởng cho chính bộ phận đó, từ đó làm động lực cho các bộ phận có tráchnhiệm hơn. Tóm lại, nhìn chung cách quản lý của các nhà quản trị F7 đã thực hiện tốt cácchức năng: hoạch định, tổ chức và điều hành, điều đó thể hiện qua hiệu quả sản xuấtđược đảm bào, đời sống công nhân viên xí nghiệp được sung túc hơn, mối quan hệ giữanhân viên với nhân viên và giữa nhân viên với ban quản lý tốt, vui vẻ và thân mật. F7luôn tạo một cảm giác rất thoải mái và nhiệt tình như một gia đình trong đó các thànhviên luôn cố gắng để xây dựng cho hoàn thiện và khoa học nhất.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 29
  32. 32. Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 Chương 4. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CHO F7 THUỘC AGIFISH4.1. Yêu cầu thông tin của nhà quản lý F7 Do F7 là trung tâm chi phí nên các thông tin mà nhà quản lý cần quan tâm trongsuốt quá trình điều hành và quản lý là tất cả các chi phí có thể phát sinh, nguồn gốc phátsinh và nguyên nhân phát sinh nó. Nói tóm lại các thông tin cần thiết cho nhà quản lý F7 là: (1) Đối với BGĐ chủ yếu là bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng báo cáotổng hợp kết quả chế biến để có thể đánh giá sơ bộ hiệu quả sản xuất của xí nghiệp. Bêncạnh đó, họ còn phải theo sát tiến độ sản xuất để có sự đánh giá đúng về các chỉ tiêu đềra và các kết quả thực hiện được, BGĐ cần có các thông tin thật chính xác và tổng quátvề tình hình chung của xí nghiệp; (2) Đối với BĐH – KCS là chú ý nắm bắt thông tin về các chương trình đào tạotheo công nghệ mới, đảm bảo sản xuất đúng qui trình đã chọn. Thông tin mà họ cầnquan tâm là các chỉ tiêu kỹ thuật và các tỷ lệ được báo cáo để qua đó có thể nhận xét vàđánh giá những mặt đạt và chưa đạt, từ đó có thể đề ra các biện pháp giải quyết tốt hơn; (3) Đối với tổ Nghiệp Vụ, nơi được xem là chỗ lưu trữ tất cả các số liệu và báocáo từ các đội chuyển lên. Họ cần có trình độ kế toán và tinh thần trách nhiệm đối vớitất cả các số liệu báo cáo do mình lập nên vì không những họ lập các bảng báo cáo trìnhBGĐ họ còn phải có trách nhiệm giải trình ý nghĩa bên trong từng con số đó. Bên cạnhviệc giải trình họ cần nhận xét - đánh giá sơ bộ hiệu quả đã đạt được, từ đó có thể thammưu cho BGĐ các kế hoạch lâu dài và cũng có thể đề ra các biện pháp khắc phục nhữngsai sót còn mắc phải.4.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo cho các bộ phận trực thuộc F7 Để xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý hiệu quả và khoa học cần phảinhận biết có những tồn tại gì, xác định rõ thuộc trung tâm trách nhiệm nào, cân nhắcgiữa chi phí và lợi ích và đưa ra động lực để đạt được mục tiêu. Đầu tiên, nên xác định mục tiêu lớn của tổ chức, đo lường việc thực hiện và đềra các chỉ tiêu phấn đấu. Tiếp theo nhà quản lý phải phân tích các hoạt động của đơn vịđể từ đó xác định các bộ phận nào có nhiệm vụ cụ thể gì, chịu trách nhiệm chính vềcông việc gì, công việc đó có thể phát sinh các khoảng chi phí cụ thể nào. Từ việc phântích rõ ràng như vậy, theo đó hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết kế sao cho có thể đảmbảo việc ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, rõ ràng và riêng biệt các chỉ tiêu của từngbộ phận. Mỗi nhà quản lý ở từng bộ phận cần xác định chiến lược và mục đích cụ thể củabộ phận mình và quan hệ của chúng đến mục đích chung của toàn xí nghiệp. Bộ phận kếtoán có trách nhiệm trong quá trình lập dự toán, đồng thời phải giải thích mục tiêu củaviệc lập dự toán là để xác định và phân bổ nguồn lực cho mỗi chiến lược theo mục đíchchung của toàn xí nghiệp.SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 30

×