LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

2,108 views
1,984 views

Published on

email: luanvan84@gmail.com website: http://luanvan.forumvi.com
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ

Published in: Education
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,108
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

  1. 1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁNTẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠGiáo Viên Hướng Dẫn: Sinh viên thực hiện:ThS.TRƯƠNG HÒA BÌNH TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN MSSV: 4031048 Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29 Cần Thơ, 2007
  2. 2. LỜI CẢM TẠ Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhậnđược rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu củaQuý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời giancó ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình. Có được kết quả như ngày hôm nay không phải chỉ do bản thân, mà trướchết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cônhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường. Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinhdoanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hòa Bình, người đã trựctiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cô Bộ mônKế toán-Kiểm toán đã giúp đỡ để tôi hoàn thành luân văn “Đánh giá hệ thốngthông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại PhòngThương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”. Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuậnlợi cho tôi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua.Đặc biệt là các Anh Chị Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp,Phòng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tếvà cung cấp tài liệu cho tôi để tôi hoàn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạntrong tập thể lớp Kế Toán-K29 đã đóng góp ý kiến cho tôi về đề tài này. Cuối lời tôi xin kính gửi đến toàn thể Quý Thầy Cô trường Đại Học CầnThơ, Quý Thầy Cô khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, các Cô Chú và các AnhChị tại Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội Viênvà Cơ quan thực tập lời chúc sức khỏe, công tác tốt. Thân chúc các bạn thành đạttrong cuộc sống. Tôi xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện Trần Thị Phúc Duyên
  3. 3. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các thông tin, dữliệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài nàykhông trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày 08 tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Ký tên Trần Thị Phúc Duyên
  4. 4. NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007
  5. 5. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007
  6. 6. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007
  7. 7. MỤC LỤCCHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .................................................................................1 U1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. ..................................................................... 1 1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. ...........................................................................1 1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn. ...............................................................11.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. .......................................................................... 2 1.2.1. Mục tiêu chung. ......................................................................................2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể. ......................................................................................21.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. ........ 2 1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. ..................................................................2 1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.................................................................................21.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.............................................................................. 3 1.4.1. Không gian. .............................................................................................3 1.4.2. Thời gian. ................................................................................................3 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu.............................................................................3CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU U................................................................................................................................42.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. ............................................................................... 4 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán...................................................4 2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thôngtin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy....................................5 2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằngmáy vi tính. ............................................................................................................8 2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán................................11 2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT...............................................12
  8. 8. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. ............................................................... 14 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. ............................................................14 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu............................................................15 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONGMÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ..............................................................................................................................173.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. ............................. 17 3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánhCần Thơ. ..............................................................................................................17 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ.................................183.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠTRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT......... 21 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối vớiHTTT KT.............................................................................................................21 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. ...............................253.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾTOÁN TẠI CHI NHÁNH. ...............................................................................xviii 3.3.1. Ưu điểm. ............................................................................................ xviii 3.3.2. Nhược điểm. ..........................................................................................xx 3.3.3. Hiệu quả đạt được. ............................................................................. xxi 3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. ....... xxii CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNGTIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ......................................................... xxiii4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN....................xxiii4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ........................xxiii4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.........................xxiii4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO....................xxiv
  9. 9. 4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT. ...............xxivCHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................xxv5.1. KẾT LUẬN................................................................................................. xxv5.2. KIẾN NGHỊ.................................................................................................. 59 5.2.1. Đối với Nhà nước. .................................................................................59 5.2.2. Đối với Chi nhánh.................................................................................59TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................60
  10. 10. DANH MỤC HÌNHHình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY ..................................................................................................................................5 Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEOHỆ CƠ DỮ LIỆU..................................................................................................6 U Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠICÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM.............................13Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ..................................................................................................................................18 Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠNVÀ THU TIỀN ....................................................................................................31Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG ............32 Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀNMẶT .....................................................................................................................33Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU..............................................viHình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. ..............................................................viHình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ........................... viiHình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU .. vii UHình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT.......................................... viiiHình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT ............................................ viiiHình 14: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI.....xviHình 15: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NGÀY KHÔNG HỢP LỆ.........xvi Hình 16: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNHKHOẢN PHẢI >0 ............................................................................................ xvii Hình 17: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHÔNG BẰNG DƯ CÓ........................................................................................................................... xvii
  11. 11. DANH MỤC BIỂU BẢNGBảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝBẰNG T AY VÀ BẰNG MÁY ............................................................................6Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTTKT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮAHTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.............................................7Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTTKT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KTXỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY................................................................8Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁYKẾ TOÁN ............................................................................................................22Bảng 7: BẢNG MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT.......24Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI..................................25Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT ...............26Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT ..........27Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP..................................................27Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT ..................................28 Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNHDOANH THU......................................................................................................29Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHIPHÍ .......................................................................................................................30 Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰCHIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP..........................................................................vBảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO .............................................................x
  12. 12. Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ........................................................ xiiiBảng 18: BẢNG KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ ..................xivBảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU........................................xv
  13. 13. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTC/O: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.DNVVN: Doanh nghiệp vừa và nhỏ.DL: Dữ liệu.ĐN: Đề nghị.GTGT: Giá trị gia tăng.HTTT: Hệ thống thông tinKT: Kế toán.TT: Trung tâmVCCI: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
  14. 14. CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. 1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin đượcứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quảnlý cũng vậy. Nó góp phần làm cho con người có thể quản lý công việc có hiệuquả, nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộphận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tíchcực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinhdoanh của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ thông tin vàoviệc tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kếtoán hợp lý, được kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậyvới những kỹ thuật xử lý thông tin kế toán mới, góp phần vào việc gia tăng khảnăng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hướngphát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nước, nhất là trong giai đoạn hộinhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệplà “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phầnmềm kế toán Acsoft tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chinhánh Cần Thơ” . 1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn. Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán Acsoftvào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán và họ cũng đã có nhận xét đánhgiá về phần mềm này. Nhưng tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt NamChi nhánh Cần Thơ thì chưa tiến hành đánh giá hiệu quả của nó và phân tích sựhữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động của mình. Để đáp ứngyêu cầu trên, tôi đã chọn đề tài này nhằm phân tích thực trạng, đánh giá được ưu,nhược điểm của phần mềm, cũng như hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh.
  15. 15. Từ đó đề ra biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục nhược điểm nhằmtạo ra một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh.1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. 1.2.1. Mục tiêu chung. Với vai trò là một kế toán viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kếtoán chứ không phải là một kỹ sư tin học viết phần mềm kế toán, nên đề tài nàyđược nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống tin kế toán bằng phầnmềm kế toán trong thực tế. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể. - Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy. - Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụngphần mềm kế toán. - Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của công tác tổ chức hệthống thông tin kế toán. Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệthống thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức vàquản lý của Chi nhánh.1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. 1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. - Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếptục duy trì hệ thống hiện hành. - Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh chưa hợp lý thìphải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại. 1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu. - Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin kế toán tạiChi nhánh như thế nào? - Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu hay chưa? - Hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì? - Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao?
  16. 16. 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU. 1.4.1. Không gian. Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích công tác tổ chức hệthống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềmkế toán Acsoft. 1.4.2. Thời gian. - Thu thập thông tin về hệ thống thông tin kế toán từ năm 2004 đến 6 thángđầu năm 2007 tại đơn vị. - Thời gian nghiên cứu: từ ngày 05 tháng 3 đến ngày 11 tháng 6 năm 2007. 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu. - Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. - Các yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. - Các đối tượng kế toán cần theo dõi. - Hệ thống tài khoản sử dụng. - Cách thức tổ chức dữ liệu của hệ thông tin kế toán tại Chi nhánh như:chứng từ kế toán, quá trình xử lý, bộ máy kế toán, hệ thống báo cáo, lưu trữchứng từ, kiểm tra, kiểm soát trong môi trường ứng dụng phần mềm ACsoft.
  17. 17. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán. 2.1.1.1. Khái niệm. Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thôngtin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thôngtin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan. 2.1.1.2.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin. Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép mộtcách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữliệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ... Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng.Dữ liệu đầu vào Ghi nhận Xử lý Lập báo cáo Thông tin kết xuất Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bánchịu, phát sinh chi phí... hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận,chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. 2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán. - Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: + Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.
  18. 18. - Kiểm soát. + Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin. + Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lýchính xác, kịp thời. 2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thôngtin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy. 2.1.2.1. Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống. a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu. Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay. DL A Phần nội dung xử lý 1 (Vật tư,..) DL B DL A Người sử Phần nội dung dụng xử lý 2 (Kho,..) DL C DL B Phần nội dung DL C xử lý 3 (Tổng hợp) DL DHình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY
  19. 19. Tổ chức dữ liệu trong kế toán máy theo hệ cơ sở dữ liệu. Chương trình ứng dụng 1 Cơ sở Hệ quản trị Chương dữ liệu cơ sở trình ứng Người (Database) sử dụng dữ liệu dụng 2 Chương trình ứng dụng 3 Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU b) Khác biệt về dữ liệu.Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy.-Chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính. AAAAA -Lưu trữ dữ liệu tài chính và dữ liệuFdụdgfhdfh không tài chính.-Phân tán, không chia xẻ. -Tập trung, dễ dàng chia xẻ dữ liệu.-Theo từng đối tượng kế toán đầy đủ -Lưu trữ riêng biệt số dư theo đốisố phát sinh, số dư. fffffffffff fff fffffff tượng kế toán và số phát sinh theof ff ff ff ff fff fff nghiệp vụ.-Có thể mâu thuẫn dữ liệu. -Không mâu thuẫn dữ liệu.
  20. 20. c) Khác biệt về lưu trữ dữ liệu.Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy-Dữ liệu lưu trữ trong từng trang sổ, -Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tintheo từng đối tượng kế toán bao gồm dữ liệu, nhiều tập tin dữ liệu sẽ tạo nêncả phát sinh và số dư. cơ sở dữ liệu.-Được thể hiện là các tài khoản trong sổcái hay sổ chi tiết và hình thức nhật ký. 2.1.2.2. Khác biệt về thông tin cung cấp. Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy- Thông tin tài chính. - Thông tin tài chính và không tài chính- Chậm, có mâu thuẫn thông tin.ff fffff - Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn dữfff liệu, thông tin.- Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ - Báo cáo có thể do chính người sử dụngliệu lập. lập nếu được phép truy cập dữ liệu. 2.1.2.3. Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung.Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY. Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy-Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt. -Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt.-Có thể khai báo đối tượng ngay khi -Cần khai báo đối tượng trước khi nhậpghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đốicho đối tượng. tượng.
  21. 21. 2.1.2.5. Khác nhau về kiểm soát hệ thống kế toán. Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máyKiểm soát: Kiểm soát:- Nguồn số liệu. - Kiểm soát chung: kiểm soát phát hiện, ngăn chặn- Ghi chép. rủi ro và gian lận trên toàn bộ hệ thống.- Kiểm kê. - Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát ảnh hưởng tới từng ứng dụng cụ thể gồm: kiểm soát nhập liệu, kiểm soát xử lý dữ liệu, kiểm soát kết quả xử lý. 2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằngmáy vi tính. 2.1.3.1. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán. a) Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã. Khái niệm. Hệ thống mã là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thôngtin đối tượng, nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ. Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã. - Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu. - Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển. - Dễ sử dụng. fyc) Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán. Kiểm soát chung. - Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trongbộ máy kế toán. - Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.
  22. 22. - Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm. - Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chươngtrình xử lý. - Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu. - Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏahoạn, phá hoại xảy ra. Kiểm soát ứng dụng. - Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,chính xác và đầy đủ... - Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu. - Kiểm soát kết quả dữ liệu. + Đảm bảo kết quả xử lý chính xác. + Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo. 2.1.3.2. Tổng quan về phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống là một quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tinhiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống.Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do: + Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành. + Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin. + Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin. Mục tiêu của phân tích hệ thống: - Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại. - Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết. - Nhận dạng thông tin cần thiết. - Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới. - Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới. - Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng.
  23. 23. 2.1.3.3. Phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống để nhận dạng các vấn đề cần giải quyết với những mụctiêu sau: - Hiểu rõ về hệ thống hiện hành: tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồnlực có sẵn. - Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống. - Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống. - Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra. a) Nội dung phân tích hệ thống. - Dòng dữ liệu: đội nghiên cứu tập hợp những dữ kiện về dòng dữ liệu tronghệ thống và doanh nghiệp. Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quanhệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận. Đội nghiên cứu xác địnhnhững nhân tố này được sử dụng trong hệ thống như thế nào và xác định dữ liệunào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó. - Sự có hiệu lực: đội nghiên cứu hệ thống đánh giá hiệu lực của hệ thốnghiện hành. Một hệ thống có hiệu lực tương xứng với những mục tiêu được ghinhận của nó; để đo lường được hiệu lực, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràngmục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệthống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực. Những dữ liệu này có thể lànhững mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, haynhững vấn đề chủ quan như ý kiến của người dùng về tính hữu ích của hệ thống. - Tính hiệu quả của hệ thống: Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành,đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quả của hệ thống. Mặc dù tính hiệuquả khó có thể đo lường nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỉ lệcủa dữ liệu xuất và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thốngđược tiến hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làmcho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng. - Kiểm soát nội bộ: Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệthống hiện hành. Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặtra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu
  24. 24. quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm soát nội bộ kém cóthể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh nhữngbáo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thíchhợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống. b) Hiệu quả quá trình phân tích. Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểudữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộtrong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu củahệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thihệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệthống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa nhữngkhuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống. 2.1.3.4. Kết quả của phân tích hệ thống. Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả. - Không thay đổi: vấn đề giải quyết không nghiêm trọng, các nguồn lựckhông đủ đáp ứng. - Cải tiến hệ thống hiện hành: với chi phí thấp có thể đạt được một kết quảthỏa mãn yêu cầu. - Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được đểgiải quyết vấn đề tồn tại. 2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán. - Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. - Xác định các loại báo cáo, chứng từ. - Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan. - Khai báo. - Tạo thủ tục kiểm soát.
  25. 25. 2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT. 2.1.5.1. Tình hình thực tế phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay. Trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế toán là sảnphẩm thông dụng nhất. Theo thống kê Việt Nam hiện có hơn 130 nhà cung cấpphần mềm kế toán. Mỗi nhà cung cấp thường có một vài sản phẩm phù hợp vớinhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thị trường phần mềm kế toánở Việt Nam hiện nay được phát triển tương đối tốt, chia thành các loại như sau: - Phần mềm kế toán do các công ty nước ngoài viết và nhập vào Việt Namnhư phần mềm: Solomon IV, Sun, Quickbooks... - Phần mềm kế toán do các công ty liên doanh nước ngoài hoặc các công tytư nhân (phần mềm trong nước) viết như phần mềm: Acsoft, SSP, Bravo... - Và các phần mềm kế toán do các doanh nghiệp thuê viết hoặc tự viết. Hệ thống kế toán xây dựng trong phần mềm thường phù hợp với chuẩn mựckế toán và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam. Các thay đổi thường xuyêncủa Bộ Tài Chính về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán trong nước được cácphần mềm trong nước cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài;ngoài ra việc bảo hành, bảo trì cũng nhanh chóng kịp thời hơn. Đây là ưu điểmrất lớn của các phần mềm trong trong nước. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của cácphần mềm sản xuất trong nước là tính chuyên dụng chưa cao, được xây dựng dựatrên các công cụ lập trình thông thường gây ra một số lỗi phần mềm, lỗi hệ thốngso với các phần mềm kế toán nước ngoài có tính chuyên nghiệp cao...Mặc dùnhận biết được các ưu điểm và nhược điểm nhưng chất lượng các phần mềm kếtoán ở Việt Nam hiện nay chưa thể đánh giá một cách cụ thể được. Vì Việt Namchưa có một tổ chức độc lập nào đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng củacác phần kế toán. 2.1.5.2. Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ởViệt Nam. Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh Tế TP. HCM do
  26. 26. PGS.TS Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụng các phần mềm kế toán chothấy tỷ lệ như sau: - Mua phần mềm sẵn chiếm tỷ lệ 48%. - Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%. - Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%. - Còn lại 7% là các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán. Mua phần mềm viết sẵn 7% 21% 48% Thuê công ty phần mềm viết Doanh nghiệp tự viết phần mềm 24% Doanh nghiệp không sử dụng phần mềm Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM (Nguồn: sách Hệ thống thông tin kế toán-Tác giả:Nguyễn Thế Hưng-2006) Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp trong nước cho rằng việc mua phầnmềm kế toán có sẵn rất thuận lợi cho doanh nghiệp do chi phí thấp, nếu khôngphù hợp thì mua phần mềm khác. Nhất là các phần mềm sản xuất trong nước cógiao diện và tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Việt tạo thuận lợi cho các nhân viênkế toán người Việt trong việc khai thác và sử dụng. 2.1.5.3. Phần mềm Acsoft. a) Giới thiệu chung về Acsoft. Phần mềm kế toán ACsoft là phần mềm kế toán chuyên nghiệp dành chodoanh nghiệp do nhóm chuyên gia Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Namphối hợp với Vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính biên soạn.
  27. 27. Phần mềm Acsoft đang được ứng dụng rộng rãi. Hiện nay có khoảng 5000doanh nghiệp trên toàn quốc sử dụng. Phần mềm kế toán ACSoft có ưu điểm làthao tác đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện, chỉ cần nhập liệu là dễ dàngcó được tất cả các báo cáo cuối kỳ, chi phí lại hợp lý. Phần mềm được đơn vịcung cấp cập nhật kịp thời các thông tin về chế độ kế toán mới. Phần mềmACSoft có những phiên bản chính sau: - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp xây dựng, xây lắp. - Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. b) Các bước khi thực hiện chương trình kế toán Acsoft. Bước 1: Cài đặt chương trình PM kế toán. Bước 2: Thiết lập thời gian thực hiện chương trình phần mềmACsoft và chuẩn bị số dư của các tài khoản để nhập vào. Bước 3: Tiến hành khai báo hệ thống và tài khoản. Bước 4: Nhập số dư đầu kỳ cho từng tài khoản và từng chi tiết chonhững tài khoản nào có chi tiết. Bước 5: Hàng ngày thực hiện kế toán chi tiết và định kì thực hiệnkế toán tổng hợp. Bước 6: Vào chức năng Tìm kiếm để kiểm tra, truy xuất nhanh cácdữ liệu, chỉnh sửa các dữ liệu. Bước 7: Truy xuất các sổ kế toán và các báo cáo tài chính, báo cáoquản trị.2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. - Thu thập thông tin trực tiếp từ Phòng Tài chính - Kế toán và Viện Tin họcDoanh nghiệp của Chi nhánh. - Tham khảo ý kiến và phỏng vấn các nhân viên trong Chi nhánh.
  28. 28. 2.2.1.1. Phỏng vấn. Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng và cóhiệu quả tương đối cao. Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời,phỏng vấn qua chứng từ, qua các trang web... Dù dưới hình thức nào thì dữ liệu,thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến,cung cấp dữ liệu bằng những sự trả lời. 2.2.1.2. Quan sát. Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩmđịnh mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được. Đôi khi cácphương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thựchiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu,thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích. 2.2.1.3. Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu. Phương pháp này thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức độhợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủcủa cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên. Các tàiliệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thốngkế toán và tài liệu của các nhân cá nhân viên trong hệ thống. 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu. - Tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán tại doanh nghiệp. - Dùng công cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin bằng lưu đồ chứng từ. - Đánh giá thông tin thu thập được. Lưu đồ chứng từ. Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các nghiệp vụ. Trong đó nhấn mạnhđến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các lớp đối tượngtham gia vào hệ thống. Các bộ phận, các lớp đối tượng này thường được trìnhbày trong các cột. Hướng đọc lưu đồ qui ước từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
  29. 29. Lưu đồ chứng từ sử dụng các biểu tượng sau: Sự bắt đầu, hay kết thúc lưu đồ. Chứng từ, báo cáo bằng giấy Chứng từ, báo cáo có nhiều liên Điểm nối tiếp trên cùng một trang giấy Nhập liệu vào hệ thống bằng các thiết bị như bàn phím, máy quét. Công việc xử lý bằng máy tính Công việc xử lý thủ công Dữ liệu được lưu trữ bằng phương tiện mà máy vi tính có thể đọc được như băng từ, đĩa từ... Lưu trữ hồ sơ bằng giấy theo qui ước sau: D: theo ngày; N: theo số hay số thứ tự; A: theo tên của hồ sơ hay dữ liệu Hướng luân chuyển của dữ liệu
  30. 30. CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. 3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánhCần Thơ. Được thành lập ngày 27/02/1992, địa bàn hoạt động mở rộng trên 12 tỉnhĐồng Bằng Sông Cửu Long bao gồm Tiền giang, Bến Tre, An Giang, Bạc Liêu,Cà Mau, Cần Thơ, Đồng Tháp, Hậu Giang, Kiên Giang, Sóc Trăng, Trà Vinh,Vĩnh Long và 01 Thành phố Cần Thơ. Trụ sở VCCI Cần Thơ đặt tại toà nhà Trung tâm Xúc tiến Thương mại vàĐầu tư Khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, số 12 Đại lộ Hoà Bình, Thành phốCần Thơ. Toà nhà trên được sử dụng cho việc hỗ trợ các doanh nghiệp Đồng BằngSông Cửu Long xúc tiến thương mại và đầu tư. Tại đây thường xuyên diễn ra cáccuộc họp, hội nghị, hội thảo ở cấp khu vực, quốc gia và quốc tế, là điểm hẹn củadoanh nghiệp cả vùng, đồng thời cũng là nơi giới thiệu trưng bày sản phẩm củadoanh nghiệp các tỉnh.
  31. 31. 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ. 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức tại Chi nhánh Giám đốc Chi nhánh Phòng Phòng Phòng TT hỗ trợ Viện Tổng hợp Pháp chế Hội Viên DNVVN Tin học và C/O và TT và Đào tạo Doanh thông tin (SMEPC) nghiệp kinh tế (ITB) Phòng Phòng Quản trị Tài chính – hành chính Kế toán - Nhân sự Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ 3.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ. a) Giám đốc. - Giám đốc Chi nhánh là người đại diện cho Phòng Thương mại và Côngnghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Chi nhánh trướcChủ tịch, là người đứng đầu Chi nhánh chỉ đạo và hoạch định các công việc liênquan đến chức năng và nhiệm vụ của Phòng tại khu vực hoạt động (12 tỉnh và 01thành phố vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long). - Tổ chức thực hiện các công việc do Chủ tịch và Ban Thường trực đề ratheo khuôn khổ điều lệ và chức năng Phòng Thương mại và Công nghiệp ViệtNam đã được Thủ tướng phê duyệt.
  32. 32. - Xây dựng bộ máy hoạt động của Chi nhánh như: cơ cấu tổ chức, nhân sự,trang thiết bị phục vụ công tác của Chi nhánh. Điều hành các phòng ban chuyêntrách, các đơn vị trực thuộc để giải quyết công việc thường xuyên của Chi nhánh.Có quyền đề xuất bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm các cán bộ trực thuộc phòng ban, cácđơn vị trực thuộc do Chi nhánh quản lý. - Quyết định các hoạt động liên quan trong thẩm quyền của Chi nhánh, vàtự chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt tài chính. - Phê chuẩn các hoạt động do các phòng ban chức năng, các đơn vị trựcthuộc đề xuất. - Điều tiết các hoạt động trong khuôn khổ kế hoạch nhằm đạt hiệu quả. b) Phòng Tổng hợp. Phòng Tổng hợp quản lý các công việc nội bộ như: quản trị hành chính,nhân sự, tài chính kế toán, lập kế hoạch và theo dõi thực hiện các hoạt độngchung của Chi nhánh. - Chức năng của Phòng Quản trị hành chính-Nhân sự: gồm tuyển dụng nhânsự, theo dõi hồ sơ cán bộ - công nhân viên, bảo hiểm xã hội, theo dõi quản lý chothuê toà nhà và cập nhật các văn bản liên quan. - Chức năng của Phòng Tài chính-Kế toán: bao gồm theo dõi các hoạt độngthu chi của đơn vị, thiết lập sổ sách và báo cáo hàng tháng, quý cho lãnh đạo. c) Phòng Hội viên. Phòng Hội viên phụ trách các công việc về hội viên doanh nghiệp, phát triểnhội viên, hiệp hội, các hoạt động liên quan đến thể chế, môi trường kinh doanh,đào tạo cán bộ quản lý, thực hiện các đề án hợp tác nghiên cứu về kinh tế, kinhdoanh, tham gia và điều phối các hoạt động trong một số dự án quốc tế. Ngoài ra Phòng còn phụ trách tổ chức các sự kiện hội thảo, hội nghị liênquan đến hội nhập kinh tế quốc tế, đối thoại doanh nghiệp, ráp mối thương mạivà triển khai các sự kiện giao thương giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
  33. 33. Phòng Hội viên quản lý Trung tâm thông tin kinh tế, quản lý và điều phốihai website của đơn vị, cập nhật thông tin, tài liệu về kinh tế xã hội phục vụ chocông tác nghiên cứu của cơ quan và doanh nghiệp. d) Phòng Pháp chế. Phòng Pháp chế phụ trách các công việc liên quan đến vấn đề pháp lý vàcấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) cho doanh nghiệp. Cụ thể các hoạt động bao gồm: tổ chức tuyên truyền về các văn bản phápluật liên quan đến doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề vướng mắc của doanhnghiệp, thực hiện các dự án liên quan đến pháp chế, cải cách môi trường kinhdoanh, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O cho các doanh nghiệp xuấtkhẩu, nghiên cứu và đề xuất với các cơ quan, tổ chức về các vấn đề pháp lý trongkinh doanh và đầu tư. e) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEPC.) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phụ trách mảng đào tạo doanhnghiệp và tư vấn các vấn đề liên quan đến kinh doanh, phụ trách các dự án vềhướng nghiệp, đào tạo khởi sự doanh nghiệp, xoá đói giảm nghèo, bình đẳnggiới....tham gia các dự án phát triển cộng đồng doanh nghiệp. f) Chi nhánh Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB) Là đơn vị trực thuộc Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI, Chi nhánhITB tại Cần Thơ thuộc sự điều phối của VCCI Cần Thơ. Chức năng chính củaITB là cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp, các hoạtđộng về tin học, thương mại điện tử, thực hiện các dự án về ứng dụng công nghệthông tin.
  34. 34. 3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠTRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT. 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối vớiHTTT KT. 3.2.1.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ là chinhánh của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đây là một tổ chức phichính phủ, phi lợi nhuận, tự chủ về tài chính. Phòng hoạt động theo pháp luậtViệt Nam, theo điều lệ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Chi nhánh được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp tài sảnban đầu (tòa nhà). Trên cơ sở tài sản, Chi nhánh tự khai thác nhằm đảm bảo tàichính cho các hoạt động của Chi nhánh và đảm bảo nguồn tiền này được sử dụngđúng quy định trong quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh. Hoạt động của Chi nhánh chỉ bao gồm hai chu trình: doanh thu và chi phí. Ngân sách của Chi nhánh hình thành từ các nguồn sau: - Phí gia nhập và hội phí do các hội viên tại 12 tỉnh và 01 thành phố khu vựcĐồng Bằng Sông Cửu Long đóng góp. - Các khoản thu từ hoạt động của Chi nhánh như: thu phí cho thuê vănphòng, thu phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O, học phí từ các khóađào tạo ngắn hạn do Chi nhánh tổ chức và phí cung cấp các dịch vụ hỗ trợ chodoanh nghiệp. - Nguồn ngân sách từ Cơ quan Trung ương thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao trong năm. - Ngân sách Nhà nước hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ được Nhà nước giao. - Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp của các hiệp hội, doanh nghiệp,các tổ chức khác trong khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long và các nước lân cận.
  35. 35. Phòng sử dụng ngân sách của mình vào những việc sau: - Chi hoạt động của Phòng, chi tiền lương và các chi phí về cơ sở vật chất. - Đầu tư mở rộng hoạt động ở trong và ngoài nước phù hợp với chức năng,nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp theo quy định của pháp luật. - Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm toànbộ công tác tài chính, kế toán. Đứng đầu là Phụ trách kế toán.Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN Tên nhân viên Nhiệm vụ 1. Võ Thị Thu Hương. Phụ trách kế toán. 2. Đặng Thành Trí. Kế toán thanh toán. 3. Triệu Thị Ngọc Thảnh. Thủ quỹ. (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. + Hệ thống kế toán sử dụng hình thức kế toán máy (Phần mềm kế toánAcsoft – Phần mềm Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ) + Chế độ kế toán áp dụng theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hànhtheo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộtrưởng Bộ Tài Chính. + Hình thức kế toán: Nhật kí chung - báo cáo sổ hàng năm và báo cáođột xuất yêu cầu cho Cơ quan chủ quản tại Hà Nội. + Chính sách kế toán. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình: Phương pháp khấuhao đường thẳng.
  36. 36. Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGTđầu ra được tính theo hai mức thuế: 10% đối với phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). 0% đối với học phí các lớp đào tạo ngắn hạn, phí hỗ trợ doanhnghiệp và những dịch vụ khác. 3.2.1.2. Yêu cầu thông tin đối với hệ thống kế toán. a) Yêu cầu quản lý. - Các khoản thu, chi phải được hạch toán đầu đủ và chính xác trong hệthống sổ sách kế toán của VCCI Cần Thơ. - Các khoản thu, chi phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm và tuânthủ các qui định, chế độ tài chính của Nhà nước. - Các chứng từ không hợp lệ sẽ bị từ chối thanh toán. - Bộ phận Tài chính-Kế toán phải lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàngquý, sáu tháng, năm trình lãnh đạo chậm nhất là 7 ngày của tháng sau. (Theo Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Phòng Thương mại và Côngnghiệp Chi nhánh Cần Thơ )
  37. 37. b) Yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. Bảng 7: MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KTHoạt động kinh tế Bộ phận thực hiện Yêu cầu thông tinChu trình doanh Tài chính-Kế toán -Thông tin xét duyệt: Số hóa đơn,thu khách hàng, Số tiền.(cần đối chiếu, so- Thu tiền, xuất hóa sánh bảng giá, số lượng)đơn. -Thông tin thực hiện: Khách hàng; số phiếu thu, số hóa đơn; ngày thu tiền, xuất hóa đơn; cập nhật số tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thông tin về khoản phải thu, doanh thu, ngân hàng, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu ra. -Thông tin tổng hợp:Tổng hợp Nợ phải thu, số dư tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo doanh thu.Chu trình chi phí Tài chính-Kế toán. - Thông tin xét duyệt: đối chiếu, so- Chi tiền sánh với quy chế quản lý tài chính nội bộ và giá thị trường, số tiền giữa bảng kê thanh toán với các chứng từ liên quan như hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, hợp đồng... - Thông tin thực hiện: số phiếu chi, Người nhận tiền, nội dung, số tiền chi, ghi nhận chi phí, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. - Thông tin tổng hợp: Tổng hợp số dư tiền mặt, Số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo chi phí.
  38. 38. 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. 3.2.2.1. Các đối tượng cần theo dõi. Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕIĐối tượng chi tiết Nội dung mô tả Nội dung quản lý Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, - Theo tỉnh.Khách hàng số điện thoại, tài khoản. - Theo tên công ty.Nhân viên Họ tên, phòng ban trực thuộc. - Theo phòng ban.Ngân hàng Tên ngân hàng, số trương mục. - Tên ngân hàng. - Theo từng chức năngDoanh thu Loại doanh thu. của Chi nhánh. - Theo từng chức năngChi phí Loại chi phí. của Chi nhánh. 3.2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng. a) Nhóm tài khoản không có tài khoản cấp nhỏ hơn:. 1111- Tiền Việt Nam. 1112- Ngoại tệ. 1121- Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam. 1122- Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. 1131- Tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. 1132- Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. 1331- Thuế giá trị gia tăng đầu vào. 1368- Phải thu nội bộ. 1388-Phải thu khác. 2111- Tài sản cố định là Nhà cửa, vật kiến trúc. 2112- Tài sản cố định là Máy móc, thiết bị.
  39. 39. 2413- Sữa chữa lớn TSCĐ. 33311-Thuế giá trị gia tăng đầu ra. 3344- Lương trả cán bộ công nhân viên. 3387- Doanh thu chưa thực hiện. 3388- Phải trả, phải nộp khác. 341- Vay dài hạn. 414- Quỹ đầu tư phát triển. 515- Doanh thu hoạt động tài chính. 635- Chi phí tài chính. b) Nhóm tài khoản có tài khoản cấp 1. Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN 1 CẤP CHI TIẾT Nội dung phản ánh tài khoản Cấp 1 Tài khoản Nội dung Mã hóa141- Tạm ứng. Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên1531- Công cụ dụng cụ Tên dụng cụ văn phòng 01- Giấy A43335- Thuế thu nhập cá nhân Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên3338- Các loại thuế khác Tên loại thuế 01- Thuế môn bài.3339- Phí, lệ phí và các Tên các loại phí 01- Khoản phụ thu.khoản phải nộp khác. Tên từng loại kinh phí:3382- Kinh phí công đoàn. 01- Kinh phí công đoàn Đảng phí, đoàn phí... Theo đối tượng nộp3383- Bảo hiểm xã hội 01- Nhân viên (nhân viên, cơ quan).
  40. 40. c) Nhóm tài khoản có nhiều tài khoản chi tiết. Nhóm tài khoản có 2 cấp tài khoản chi tiết. Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2131- Phải thu Từng tỉnh AG-Khách hàng Từng công ty 01- Cty TNHHcủa khách hàng An Giang Tuấn Anh3345-Khoản Tên 01- Thưởng. Từng loại tiền 01- Thưởng lễphải trả cán bộ khoản trả 02- Làm thêm thưởng 02- Thưởng tếtkhác thêm giờ Nhóm tài khoản đồng cấp: Từ tài khoản 6411 đến tài khoản 6418, tài khoản 6421 đến 6428, 711 và 811 Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP Tài Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấpkhoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 HTDN- Hỗ trợ doanh 01-Dự án GTZ Từng dự án nghiệp 02- Dự án Prised6427 HTHH- Hỗ trợ hiệp hội Từng dự án 01- Dự án GTZChi 01-Văn phòng. HĐC- Hoạt động chung Từng dự ánphí Từng 02-Dự án Priseddịch chức MTKD-Môi trường kinh Từng dự án 01-Dự án GTZ.vụ năng doanhmua PCT-Phí chuyển tiềnngoài. VP-Văn phòng VCCI XTTM-Xúc tiến thương Từng dự án 01-Dự án GTZ mại.
  41. 41. Nhóm tài khoản có 4 cấp chi tiết. Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT. Tài Nội dung phản ánh ở tài khoản các cấpkhoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 Cấp 3 Mã Cấp 3 Cấp 4 Mã Cấp 4 C/O-Thu tiền Từng loại 01-Thu C/O C/O và bán chứng từ. theo hóa đơn. form. HDDT-Hoạt Từng loại 01-Tiền cho Từng đơn vị 01-AIA Từng loại 02- Thuê hội động đầu tư. hoạt động thuê nhà. thuê nhà. 02-HSBC dịch vụ. trường.5113 AG- HP-Hội phí Từng tỉnhDoanh An Giangthu Từng HTDN-Hỗ trợ 04- Dự án Từng hoạt động 01-Luật doanh Từng 01-Vốn ngân sách Từng dự áncung chức doanh nghiệp Ngân sách của dự án nghiệp nguồn vốn cấp.cấp năng 01-Hiệp hội HTHH-Hỗ trợ 01- Dự án Từng hoạt độngdịch Từng dự án 02- Sở ban hiệp hội. GTZ của dự ánvụ. ngành MTKD-Môi 05- Dự án Từng hoạt động 02-Sở hữu trí Từng 02-Vốn đối ứng trường kinh Từng dự án Ngân sách của dự án tuệ nguồn vốn của đơn vị. doanh XTTM-Xúc tiến 05- Dự án Từng hoạt động 02-Sở hữu trí Từng 02-Vốn đối ứng Từng dự án thương mại Ngân sách của dự án tuệ nguồn vốn của đơn vị.
  42. 42. 3.2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán. a) Chu trình doanh thu. Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Tên Mã chứng Bộ phận sử Nội dung Người lập Mẫu sốchứng từ từ dụng Số phiếu thu, định khoản nợ có, ngày, tên người nộp 01-QĐ Kế toán Kế toán tàiPhiếu thu Số:..../PT (Khách hàng), địa chỉ, lí do, số tiền, bằng chữ, thuế 15/2006/QĐ-BTC. thanh toán chính. VAT đầu ra, ký duyệt. Số chứng từ, ngày, số chuyển tiền, ngân hàng chuyển; Mẫu do ngân hàngGiấy báo người trả tiền, số tài khoản;ngân hàng thụ hưởng; Kế toán tài Ngân hàng Ngoại thương quycó. người thụ hưởng, số tài khoản; số tiền, nội dung chính. định chuyển tiền. Kí hiệu: Số HĐ, ngày, liên số, KH, ĐC, tên dịch vụ, đơn vị Kế toán Kế toán tài MS 01Hóa đơn AD/2006T tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT đầu ra, thanh toán chính GTKT-2LN-01 Số:0000001 tổng cộng số tiền, bằng chữ, ký duyệt.
  43. 43. b) Chu trình chi tiền. Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ Tên Mã chứng Bộ phận sử Nội dung Người lập Mẫu sốchứng từ từ dụng Số phiếu chi, định khỏan nợ có, ngày, tên người Kế toán Kế toán tài MS 02-QĐPhiếu chi Số:..../PC nhận, ĐC, lí do chi, số tiền, bằng chữ, ký duyệt. thanh toán chính 15/2006/QĐ-BTC Nội dung thanh toán; tên người thanh toán;Bảng kê chứng từ: số hiệu, ngày; nội dung chi; số tiền; Người cần Kế toán tài MS C 06-TTthanh toán ghi chú; tổng cộng; ngày lập bảng kê, người lập thanh toán chính ký tên. Ngày, tài khoản ghi nợ: số, tên tài khoản, ngân Mẫu do ngân hàngỦy nhiệm hàng; tài khoản ghi có: số, tên tài khoản, ngân Kế toán Kế toán tài Ngoại thương quychi hàng;số tiền, nội dung, ký duyệt, ngân hàng ký thanh toán chính định duyệt thanh toán.Giấy đề Tên nhân viên, bộ phận, nội dung chi, số tiền, Nhân viên Kế toán tàinghị thanh ghi chú: trừ tạm ứng, ý kiến của bộ phận tài MS C 07-TT liên quan chínhtoán. chính, nguồn vốn dự án, hạch toán, ký duyệt.
  44. 44. 3.2.2.4. Tổ chức quá trình xử lý. a) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động xuất hóa đơn và thu tiền.Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ Phiếu thu 1, 3, Bộ phận liên Khách hàng 1 Cơ sở dữ liệu Hóa đơn 1 quan Phiếu đề nghị xuất Lập giấy thông báo Giấy thông hóa đơn Kiểm tra số - Cập nhật phải thu,doanh Sổ đóng phí, tiền thuê báo phải thu, xác thu, số tiền thu được. quỹ nhà, dịch vụ cung cấp nhận, ghi sổ - In hóa đơn, in phiếu thu Giấy thông báo Phụ trách kế toán Phiếu thu 1, 3, Nhập dữ liệu thu ký duyệt, giám Hóa đơn 1 tiền, xuất hóa đơn đốc ký duyệt Khách hàng N Bộ phận pháp chế Phiếu đề nghị Giấy thông 3 báo xuất hóa đơn 2 Hóa đơn 1 2 Phiếu thu Lập phiếu 1 đề nghị xuất hóa đơn Khách hàng Phiếu đề nghị xuất N hóa đơn Khách Hàng 1 Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN VÀ THU TIỀN
  45. 45. b) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động tạm ứng. Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ Bắt đầu Kế toán duyệt Bảng dự trù theo quy chế Cơ sở dữ liệu Giấy đề nghị tài chính và tạm ứng Lập dự trù giá thị trường Phiếu chi và bảng tạm ứng theo quy chế tài chính - Cập nhật thông tin 1 về chi tạm ứng. - In phiếu chi Ghi sổ Tiền Người lậpBảng dự trù tay tiền yêu cầu tại quỹGiấy đề nghị Nhập dữ liệu tạm ứng tạm ứng tiền Lập phiếu chi Bảng dự trù Phụ trách bộ Giấy đề nghị phận duyệt và Bảng dự trù tạm ứng xác nhận hoạt Phiếu chi động phát sinh Giấy đề nghị Phiếu chi là có thật tạm ứngPhụ trách kế toán duyệt theo tình Nhình tài chính của Chi nhánh Giám đốc ký duyệt Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG 1
  46. 46. c) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động chi bằng tiền mặt. Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ Bắt đầu Phiếu đề Bảng kê thanh toán Kế toán thanh toán nghị đối chiếu, kiểm tra, Cơ sở Các chứng từ chấp thuận thanh dữ liệu thanh toán Lập phiếu toán (hóa đơn) đề nghị Phiếu chi thanh toán 1 Phiếu - Cập nhật thông tin về chi phí, giảm tạm Ghi sổ Tiền Người lập ĐN thanh toán tay tiền yêu cầu Bảng kê thanh toán Nhập dữ liệu ứng, thuế đầu vào. - In phiếu chi tại quỹ chi tiền Các chứng từ có liên quan (hóa đơn) Phiếu đề Phiếu ĐN Lập phiếu chi nghị Bảng kê thanh toán Trưởng bộ Bảng kê thanh toán Các chứng từ Các chứng từ thanh toán phân xét thanh toán Phiếu chi (hóa đơn) duyệt, ký (hóa đơn) Phiếu chi duyệt. Phụ trách kế toán ký duyệt. N Giám đốc ký duyệt Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN MẶT
  47. 47. 3.2.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán. Trách nhiệm và công việc của từng nhân viên kế toán. a) Phụ trách kế toán. - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Giám đốc VCCI Cần Thơ và Ban Tài Chánh, Ban ThườngTrực VCCI tại Hà Nội. - Quan hệ bên ngoài: Cán bộ Sở ban ngành khu vực các tỉnh Đồng BằngSông Cửu Long. - Mục tiêu: + Cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời cho Giám đốc Chinhánh và Cơ quan chủ quản. + Hỗ trợ nâng cao năng lực tài chính doanh nghiệp Đồng Bằng SôngCửu Long. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Trực tiếp quản lý, chỉ đạo tổ chức và kiểm soát chấp hành chế độkế toán của Nhà nước và quy định của Chi nhánh. Quản lý tính hợp pháp và đầy đủ của các khoản thu, chi và theodõi tình hình tài chính của VCCI Cần Thơ. Phân công và kiểm tra kế toán, thủ quỹ thực hiện công việc đượcgiao nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của công việc. + Công việc định kỳ. Kiểm kê tiền. Kiểm kê tài sản cố định. Báo cáo tình hình nộp thuế. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình thu, chi hàng tháng,quý, năm cho Giám đốc Chi nhánh và VCCI Hà Nội.
  48. 48. + Báo cáo. Số dư tồn quỹ, số dư tiền gửi ngân hàng và kiểm kê tài sản. Báo cáo tình hình doanh thu, chi phí. Kiểm duyệt Báo cáo thuế hàng tháng theo đúng quy định vàthời gian. + Quan hệ cộng đồng. Hòa nhã với đồng nghiệp nhưng phải đủ nghiêm khắc để đảm bảođúng các khoản thu chi hợp pháp và đúng quy chế. Khuyến khích doanh nghiệp tham gia các khóa đào tạo nâng caonăng lực quản trị tài chính. + Tiêu chuẩn thực hiện. Báo cáo thuế đúng thời gian quy định của Cục thuế. Kiểm kê quỹ theo định kỳ và đột xuất. Kiểm kê tài sản định kỳ, phối hợp phòng ban có kỹ thuật liênquan nhằm đảm bảo giá trị tài sản. b) Kế toán thanh toán. - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán, Giám đốc và Cơ quan chủ quản. - Quan hệ bên ngoài: các đơn vị ban ngành, cấp chính quyền và doanh nghiệp. - Mục tiêu: quản lý và phản ánh mọi hoạt động, các khoản thu, chi của Chinhánh theo đúng Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh, quy định củaPhòng Thương mại và Công nghiệp và pháp luật. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Ghi nhận các khoản thu, chi của Chi nhánh. Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác,đầy đủ, hợp lệ của chứng từ đó.
  49. 49. Hạch toán và quyết toán các chứng từ đã được duyệt và thanhtoán thực tế đối với các chứng từ trên. Ghi nhận các khoản tạm ứng và hoàn ứng chi tiết theo từng nhânviên trong Chi nhánh. Lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước. + Công việc định kỳ. Thanh toán các chứng từ hàng tháng qua ngân hàng như: điện,nước, điện thoại... Lập hóa đơn cho các phiếu thu chưa có hóa đơn để kê khai thuếđầu ra đối với cơ quan thuế. Theo dõi, kiểm tra chi tiết các khoản phải thu nhằm đảm bảo sốliệu được ghi chép đầy đủ, trung thực và chính xác. Hạch toán các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn. Hạch toán thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, nộp thuế thu nhậpcá nhân và thuế môn bài hàng năm. Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng phải nộphàng tháng. Trích khấu hao và theo dõi giá trị còn lại của tài sản cố định nhằmđảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết công nợphải thu nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ và chính xác. + Báo cáo. Báo cáo số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Báo cáo tổng doanh thu, tổng chi phí. + Quan hệ cộng đồng: tạo mối quan hệ thân thiện với các đơn vị và cơquan ban ngành. + Tiêu chuẩn thực hiện. Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, trung thực, có tinhthần cầu tiến, và lòng nhiệt tình trong công tác.
  50. 50. Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công việc, xác địnhthời điểm hoàn tất công việc của mình để kịp thời báo cáo vào cuối kỳ kế toán. c) Thủ quỹ - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán và Giám đốc Chi nhánh. - Mục tiêu: Đảm bảo số dư tiền mặt thực tế tại quỹ bằng so với sổ sách. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Thực hiện thu, chi quỹ tiền mặt tại Chi nhánh. Ghi sổ thu, chi tiền mặt. Theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ. Sစ볔

×