KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

42,422 views

Published on

Luận văn tốt nghiệp : KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG
Để tải file word và slide hãy bấm vào link http://luanvan.forumvi.com/t6-topic
email liên hệ: luanvan84@gmail.com

Published in: Education
8 Comments
30 Likes
Statistics
Notes
  • NHẬN LÀM SLIDE GIÁ RẺ CHỈ VỚI 10.000Đ/1SLIDE. DỊCH VỤ NHANH CHÓNG HIỆU QUẢ LIÊN HỆ: ĐT (0985.916872) MAIL: yuht84@gmail.com
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • làm sao có được slide cay banua bai nay v
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • ai có file worl bài này gủi wa mail m với. m cảm ơn
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • ko tai ve duoc nhi
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • hay
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total views
42,422
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1,249
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
8
Likes
30
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

  1. 1. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN **** LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN SVTH : CAO THỊ MAI NGỌC LỚP : 32K06.2 ĐỀ TÀI
  2. 2. BỐ CỤC LUẬN VĂN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG 2 ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG 3
  3. 3. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH CHÍNH <ul><li>Là đơn vị trực thuộc Công ty CP hóa dầu Việt Nam </li></ul><ul><li>Lĩnh vực kinh doanh chính: </li></ul><ul><li>Các loại dầu mỡ nhờn: </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>Dầu nhờn động cơ </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Dầu công nghiệp </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Dầu nhờn hàng hải </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Mạng lưới phân phối </li></ul><ul><li>Địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung từ Quảng Bình đến Ninh thuận và các tỉnh Bắc, Nam Tây Nguyên </li></ul><ul><li>Áp dụng hình thức kế toán máy: sử dụng phần mềm kế toán Solomon </li></ul>CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG
  4. 4. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ghi nhận nghiệp vụ Tiếp nhận đơn hàng Xuất hàng Thu tiền Chấp nhận đơn hàng <ul><ul><li>Đúng trình tự </li></ul></ul><ul><ul><li>Đúng nhiệm vụ </li></ul></ul><ul><ul><li>Xảy ra kịp thời, nhanh chóng </li></ul></ul><ul><ul><li>Bán đúng hàng, giao hàng đúng KH </li></ul></ul><ul><ul><li>Thu tiền đầy đủ </li></ul></ul>Kiểm tra công nợ Theo dõi công nợ Mục tiêu kiểm soát
  5. 5. TIẾP NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ KIỂM TRA CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG
  6. 6. TIẾP NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ KIỂM TRA CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG <ul><li>Đơn đặt hàng đều ghi nhận đầy đủ chính xác </li></ul><ul><li>Bán hàng theo hạn mức tín dụng </li></ul><ul><li>Hạn chế thất thu và nợ khó đòi </li></ul><ul><li>Bằng fax, điện thoại, hoặc thông qua chuyên viên tiếp thị </li></ul><ul><li>Ghi các thông tin đơn hàng vào sổ theo dõi thực hiện đơn hàng </li></ul><ul><li>Kiểm tra trên phần mềm Solomon </li></ul><ul><li>Dựa bảng hạn mức tín dụng </li></ul><ul><li>Chỉ bán hàng khi công nợ vào thời điểm bán hàng dưới mức công nợ tối đa cho phép </li></ul><ul><li>Khi muốn bán hàng vượt mức công nợ phải có tờ trình </li></ul><ul><li>Kiểm tra hàng tồn kho tự động trên Solomon </li></ul><ul><li>Trong trường hợp hàng tồn kho đã hết, hệ thống sẽ báo lỗi và không in được hóa đơn </li></ul>Kiểm tra công nợ khách hàng Tiếp nhận đơn hàng Kiểm tra hàng tồn kho Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát
  7. 7. LẬP HÓA ĐƠN Phòng TC - KT <ul><li>Kế toán công nợ có nhiệm vụ kiểm tra các thông tin như: </li></ul><ul><ul><li>Tính hợp pháp của HĐ </li></ul></ul><ul><ul><li>Giá bán </li></ul></ul><ul><ul><li>Kiểm tra lại công nợ khách hàng,... </li></ul></ul><ul><li>Sau khi kiểm tra đầy đủ, kế toán kí vào HĐ </li></ul>Phòng ĐB DMN <ul><li>Tiến hành lập hóa đơn sau khi đã kiểm tra công nợ và hàng tồn kho </li></ul><ul><li>Trên hóa đơn, phải đầy đủ các thông tin cần thiết </li></ul><ul><li>Giá bán căn cứ vào bảng báo giá, chính sách bán hàng cho mỗi KH </li></ul>
  8. 8. XUẤT HÀNG <ul><li>Giao hàng đúng khách hàng </li></ul><ul><li>Đúng số lượng, chủng loại, hàng hóa nguyên vẹn </li></ul><ul><li>Đúng thời gian, địa điểm </li></ul><ul><li>Điều động xe hợp lý, tiết kiệm </li></ul><ul><li>Tổ chức lưu trữ và luân chuyển hóa đơn </li></ul><ul><li>Định kì, thống kê hàng hóa, cân đối thường xuyên hàng tồn kho </li></ul>Phòng ĐB DMN Thủ kho <ul><li>Xuất hàng theo thực tế hóa đơn </li></ul><ul><li>Mở thẻ kho cho từng mặt hàng </li></ul><ul><li>Hướng dẫn KH kí tên lên hóa đơn </li></ul><ul><li>Thực hiện đúng quy trình luân chuyển hóa đơn, chứng từ </li></ul>Lái xe <ul><li>Kiểm tra hàng theo hóa đơn,bảo quản hàng </li></ul><ul><li>Sắp xếp hàng hóa ngăn nắp, dễ vận chuyển </li></ul><ul><li>Giao hàng kịp thời, đúng số lượng, nguyên đai kiện </li></ul><ul><li>Đề nghị KH kiểm tra số lượng hàng, chất lượng bao bì,… kí trên hóa đơn, sổ theo dõi giao hàng </li></ul>Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát
  9. 9. XUẤT HÀNG XE CHI NHÁNH HOẶC XE THUÊ NGOÀI VẬN CHUYỂN ĐẾN KHO KHÁCH HÀNG Add Your Text KHÁCH HÀNG NHẬN HÀNG TẠI KHO CHI NHÁNH 1 2 KHÁCH HÀNG TỰ VẬN CHUYỂN
  10. 10. TRƯỜNG HỢP XE CHI NHÁNH HOẶC XE THUÊ NGOÀI VẬN CHUYẾN ĐẾN KHO KHÁCH HÀNG
  11. 11. TRƯỜNG HỢP XE CHI NHÁNH HOẶC XE THUÊ NGOÀI VẬN CHUYẾN ĐẾN KHO KHÁCH HÀNG TEXT <ul><li>K í và ghi rõ họ tên vào 3 liên HĐ </li></ul><ul><li>Yêu cầu khách hàng kí tên lên HĐ, sổ giao hàng </li></ul><ul><li>Đóng dấu đã kiểm soát </li></ul><ul><li>Ký tên lên hóa đơn khi xe ra vào cổng </li></ul>LÁI XE THỦ KHO BẢO VỆ <ul><li>Xuất đúng mặt hàng và số lượng </li></ul><ul><li>Kí vào hóa đơn liên 2, 3 </li></ul><ul><li>Giao lại cho lái xe cầm theo khi giao hàng </li></ul>
  12. 12. TRƯỜNG HỢP KHÁCH HÀNG TỰ VẬN CHUYỂN Khách hàng tổ chức tự vận chuyển hàng Để ti ết ki ệm chi phí và thu ận ti ệ n trong vi ệc l ấy hàng V ới các khách hàng ở các t ỉnh phía Nam, cách xa kho c ủa Chi nhánh, g ần v ớ i kho đầu m ối (kho Nhà Bè – tp HCM)
  13. 13. TRƯỜNG HỢP KHÁCH HÀNG TỰ VẬN CHUYỂN
  14. 14. TRƯỜNG HỢP KHÁCH HÀNG TỰ VẬN CHUYỂN <ul><li>Kiểm tra công nợ </li></ul><ul><li>Lập đơn hàng fax đến kho đầu mối </li></ul><ul><li>Nhận lại chứng từ từ KH </li></ul><ul><li>Đối chiếu kiểm tra với kho đầu mối </li></ul><ul><li>Phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(PXKKVCNB) </li></ul><ul><li>Xuất hàng đúng theo yêu cầu của Chi nhánh </li></ul><ul><li>Sao kê chứng từ </li></ul><ul><li>Gửi chứng từ về Chi nhánh </li></ul>Phòng ĐB DMN Kho đầu mối Khách hàng
  15. 15. GHI NHẬN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
  16. 16. GHI NHẬN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG Phòng ĐB DMN <ul><li>Sao kê hóa đơn và các chứng từ đi kèm chuyển sang phòng TC-KT </li></ul><ul><li>Cuối tháng, kiểm tra đối chiếu số liệu với hàng thực tế trong kho </li></ul><ul><li>Lập báo cáo nhập xuất tồn gửi phòng TC-KT </li></ul>Phòng TC - KT <ul><li>Kiểm tra hóa đơn chứng từ </li></ul><ul><li>Xác nhận trên máy </li></ul><ul><li>Tổ chức lưu trữ chứng từ theo quy định hiện hành </li></ul><ul><li>Đối chiếu, kiểm tra số liệu </li></ul>
  17. 17. THEO DÕI CÔNG NỢ Ngăn ngừa việc bán hàng vượt mức tín dụng Theo dõi kịp thời các khoản phải thu khách hàng Đôn đốc thu hồi nợ Hạn chế đến mức thấp nhất nợ khó đòi Mục tiêu kiểm soát
  18. 18. THEO DÕI CÔNG NỢ Chuyên viên tiếp thị <ul><li>Trực tiếp theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ </li></ul><ul><li>Trực tiếp thực hiện việc đối chiếu công nợ với khách hàng. </li></ul><ul><li>Đánh giá, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng </li></ul><ul><li>Chịu trách nhiệm với các khoản nợ khi có sự cố tài chính. </li></ul><ul><li>Lập đề nghị về mức nợ và thời hạn thanh toán </li></ul><ul><li>Theo dõi chặt chẽ công nợ khách hàng </li></ul><ul><li>Định kì, lập biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng </li></ul><ul><li>Cuối quý, lập báo cáo phân tích công nợ </li></ul>Kế toán công nợ Thủ tục kiểm soát
  19. 19. THEO DÕI CÔNG NỢ <ul><li>Kí xác nhận các khoản tiền đã vào tài khoản, quỹ của Chi nhánh </li></ul><ul><li>Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu </li></ul><ul><li>Chịu trách nhiệm về các khoản tiền khách hàng đã chuyển hoặc đã nộp vào quỹ </li></ul>Trưởng phòng TC - KT <ul><li>Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về công nợ </li></ul><ul><li>Chịu trách nhiệm trực tiếp về các sự cố tài chính tại Chi nhánh </li></ul><ul><li>Tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo phòng KD về chính sách công nợ, thủ tục thế chấp, cầm cố, bảo lãnh với các ngân hàng </li></ul>Kế toán ngân hàng, thủ quỹ
  20. 20. THU TIỀN KHÁCH HÀNG Hạn chế gian lận Thu tiền đầy đủ Ghi sổ đầy đủ, chính xác MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
  21. 21. THU TIỀN MẶT
  22. 22. THU TIỀN K ế toán thanh toán <ul><li>Mở màn hình “Sổ tiền”, cập nhật đầy đủ thông tin </li></ul><ul><li>In 2 liên phiếu thu, chuyển sang thủ quỹ </li></ul><ul><li>Đếm và kiểm tra chính xác số tiền khách hàng nộp </li></ul><ul><li>Kí trên 2 liên phiếu thu, giao liên 2 cho KH, lưu liên 1 </li></ul><ul><li>Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu </li></ul><ul><li>Ghi vào sổ theo dõi thu chi tiền mặt </li></ul><ul><li>Định kì, thực hiện kiểm quỹ </li></ul>Th ủ quỹ THU TIỀN MẶT
  23. 23. THU TIỀN THU QUA NGÂN HÀNG Kế toán ngân hàng <ul><li>Lên ngân hàng nhận sổ phụ và giấy báo Có (nếu có) </li></ul><ul><li>Nhập liệu vào hệ thống </li></ul><ul><li>Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số dư trong sổ chi tiết TK 112 </li></ul><ul><li>Sắp xếp giấy báo theo thứ tự ngân hàng </li></ul><ul><li>Đối chiếu, kiểm tra giữa các giấy báo liên tiếp </li></ul>
  24. 24. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH <ul><li>Quan điểm kinh doanh trung thực, uy tín </li></ul><ul><li>Đội ngũ quản lí có chuyên môn, năng lực </li></ul><ul><li>Cơ cấu đơn giản, gọn nhẹ </li></ul><ul><li>Lực lượng CBNV có trình độ, đạo đức </li></ul><ul><li>Coi trọng chính sách nhân sự </li></ul><ul><li>Định kì, đánh giá kết quả, hoạch định kế hoạch </li></ul><ul><li>Hệ thống BC chi tiết, đơn giản </li></ul><ul><li>Ban hành các qui định, qui chế chặt chẽ </li></ul>ƯU ĐIỂM HẠN CHẾ Đánh giá môi trường kiểm soát <ul><li>Chưa có ban kiểm soát độc lập </li></ul><ul><li>Nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng </li></ul><ul><li>Việc kiểm tra, giám sát giữa các phòng ban thường dựa vào ý kiến chủ quan </li></ul><ul><li>Phần mềm kế toán khó sử dụng </li></ul>
  25. 25. Ứng dụng ERP(Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) trong quản lí, điều hành tại Chi nhánh Thông tin của Chi nhánh được tập trung, đầy đủ, kịp thời Tăng tốc độ làm việc, giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ Năng suất lao động tăng Các bộ phận, phòng ban hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng trong công việc Tăng cường khả năng kiểm tra, giám sát Loại bỏ sai sót xảy ra khi nhiều người cùng nhập dữ liệu ERP
  26. 26. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH Đối với việc tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ khách hàng <ul><li>Tình hình công nợ KH đều được cập nhật trong hệ thống </li></ul><ul><li>Tránh được trường hợp hàng đã hết mà vẫn chấp nhận đơn hàng </li></ul>Đánh giá thủ tục kiểm soát Ưu điểm Hạn chế <ul><li>Không có đơn đặt hàng </li></ul><ul><li>Phòng ĐB không nhận thông tin tình hình thanh toán của KH </li></ul><ul><li>Hệ thống không kịp cập nhật hàng trong kho </li></ul><ul><li>Chấp nhận đơn hàng vượt định mức công nợ </li></ul>
  27. 27. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH Đối với việc lập hóa đơn Ưu điểm Hạn chế <ul><li>Có thể nhập sai giá bán, sai chiết khấu </li></ul><ul><li>Nhập sai thông tin đơn hàng </li></ul><ul><li>Kế toán chủ quan không kiểm tra lại giá bán, công nợ KH </li></ul><ul><li>Hóa đơn được đánh số thứ tự trước </li></ul><ul><li>Bảng báo giá, chính sách bán hàng đã được phê duyệt </li></ul><ul><li>Mỗi KH, mặt hàng đều có bộ mã riêng </li></ul>
  28. 28. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH Đối với việc xuất hàng Hạn chế <ul><li>Thủ kho không lưu lại chứng từ nào </li></ul><ul><li>Thủ kho đợi chứng từ luân chuyển về mới ghi thẻ kho </li></ul><ul><li>Hàng thực sự rời kho và được giao đến khách hàng </li></ul><ul><li>Sổ giao hàng là bằng chứng hàng đã được giao </li></ul>Ưu điểm
  29. 29. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH Đối với ghi nhận nghiệp vụ bán hàng Hạn chế <ul><li>Kế toán thường để dồn các hóa đơn đến cuối tuần mới xác nhận </li></ul><ul><li>Kế toán quên chuyển ngày hệ thống </li></ul>Ưu điểm <ul><li>Hoá đơn được sắp xếp theo thứ tự bản kê </li></ul><ul><li>Nghiệp vụ bán hàng được định khoản đúng </li></ul>
  30. 30. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH Đối với theo dõi công nợ Hạn chế <ul><li>Có thể tính toán sai các khoản bù trừ công nợ </li></ul><ul><li>Không theo dõi công nợ theo từng hóa đơn bán hàng </li></ul><ul><li>Chưa có quy trình theo dõi cụ thể </li></ul>Ưu điểm <ul><li>Bảng cước, chính sách bán hàng đã được phê duyệt trước </li></ul><ul><li>Đối chiếu công nợ thường xuyên với các khách hàng </li></ul><ul><li>Kết xuất đầy đủ các báo cáo </li></ul>
  31. 31. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH Hạn chế <ul><li>Tiền mặt có thể bị chiếm dụng theo hình thức gối đầu </li></ul><ul><li>Không có dấu hiệu nhận biết với giấy báo đã được nhập liệu </li></ul><ul><li>Có thể nhập liệu sai </li></ul><ul><li>Để dồn giấy báo cuối tuần mới nhập </li></ul><ul><li>Sổ theo dõi thu chi tiền mặt không có cột số dư đầu kì, cuối kì </li></ul><ul><li>Phiếu thu được in từ hệ thống, đánh số thứ tự sẵn </li></ul><ul><li>Hệ thống tự hạch toán </li></ul><ul><li>Đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, kịp thời phát hiện sai sót </li></ul>Đối với nghiệp vụ thu tiền Ưu điểm
  32. 32. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Hoàn thiện quy trình bán hàng 1 <ul><li>Yêu cầu khách hàng lập đơn đặt hàng </li></ul><ul><li>Xem xét tình hình thanh toán của khách hàng </li></ul><ul><li>Kiểm soát chức năng “Giá bán” trong hệ thống </li></ul><ul><li>Lập lệnh bán hàng </li></ul><ul><li>Lo ại bỏ chức năng cài đặt ở máy thành viên </li></ul><ul><li>Cập nhật các chương trình diệt virut phiên bản mới nhất </li></ul><ul><li>Kiểm soát truy cập hệ thống </li></ul><ul><li>Có dấu hiệu nhận biết với các chứng từ đã nhập liệu </li></ul><ul><li>Thêm cột số dư đầu kì, số dư cuối kì trên sổ theo dõi thu chi tiền mặt </li></ul><ul><li>Yêu cầu khách hàng thanh toán theo từng hóa đơn mua hàng </li></ul><ul><li>Quy định số tiền mặt trong quỹ tối đa, thời gian nộp tiền mặt vào NH </li></ul><ul><li>Cuỗi mỗi ngày, thực hiện kiểm kê quỹ </li></ul>Hoàn thiện kiểm soát vật chất 2 Ho àn thiện quy trình thu tiền 3
  33. 33. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THEO DÕI CÔNG NỢ
  34. 34. CÁM ƠN SỰ LẮNG NGHE CỦA QUÝ THẦY CÔ VÀ CÁC BẠN

×