Microsoft Word P1

TIN HỌC CĂN BẢN Cơ bản về soạn thảo văn bản NHÀ XUẤT BẢN Microsoft® GIÁO DỤC

iv Cơ bản về soạn thảo văn bản Mục lục Làm quen với Word ................................................................................ 6 Khởi động Word ............................................................................... 6 Cửa sổ Word.................................................................................... 8 Nhập nội dung văn bản.................................................................. 11 Lưu văn bản................................................................................... 12 Đóng văn bản và thoát khỏi Word.................................................. 14 Tổng kết bài học ............................................................................ 15 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 15 Thực hành...................................................................................... 16 Biên tập văn bản ................................................................................... 17 Mở tập tin văn bản hiện có ............................................................ 17 Di chuyển trong văn bản ................................................................ 19 Hiển thị các phần văn bản ............................................................. 20 Chèn nội dung vào văn bản ........................................................... 21 Chọn văn bản................................................................................. 21 Xóa và khôi phục nội dung đã xóa................................................. 23 Tạo thư mục................................................................................... 25 Lưu văn bản với tên khác .............................................................. 26 Tổng kết bài học ............................................................................ 26 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 27 Thực hành...................................................................................... 27 Mẫu và sử dụng mẫu ............................................................................ 29 Sử dụng mẫu trong Word .............................................................. 29 Tạo mẫu cho riêng bạn .................................................................. 32 Tạo mẫu từ một mẫu ..................................................................... 35 Tổng kết bài học ............................................................................ 36 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 36 Thực hành...................................................................................... 36 Định dạng văn bản ................................................................................ 37 Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản ................................... 37 Áp dụng các định dạng ký tự khác................................................. 40 Căn thẳng hàng đoạn văn bản....................................................... 41 Sao, cắt và dán văn bản ................................................................ 43 Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao............................ 44 Sử dụng Office Clipboard .............................................................. 45 Áp dụng kiểu .................................................................................. 48 Xem trước văn bản ........................................................................ 51 In văn bản ...................................................................................... 52 Tổng kết bài học ............................................................................ 53 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 53 Thực hành...................................................................................... 54 Định dạng đoạn văn.............................................................................. 55 Định dạng đoạn văn....................................................................... 55 Thiết đặt điểm dừng....................................................................... 60 Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự ........................... 65

Định dạng văn bản theo cột ........................................................... 68 Tổng kết bài học ............................................................................ 76 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 77 Thực hành...................................................................................... 77 Thiết kế trang......................................................................................... 79 Đặt lề trang .................................................................................... 80 Chèn số trang ................................................................................ 82 Chèn đầu trang và chân trang ....................................................... 83 Thay đổi hướng của trang ............................................................. 85 Tổng kết bài học ............................................................................ 86 Câu hỏi kiểm tra............................................................................. 86 Thực hành...................................................................................... 87 Các công cụ hỗ trợ biên tập ................................................................ 88 Kiểm tra chính tả............................................................................ 88 Kiểm tra lỗi ngữ pháp..................................................................... 91 Tìm kiếm trong văn bản ................................................................. 93 Thay thế ......................................................................................... 95 Chèn ngày và giờ........................................................................... 97 Chèn ký tự đặc biệt........................................................................ 99 Thêm chú thích ............................................................................ 100 Tổng kết bài học .......................................................................... 103 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 103 Thực hành.................................................................................... 103 Đồ họa trong văn bản ......................................................................... 104 Chèn ảnh từ tập tin ...................................................................... 104 Chèn ảnh từ Clip Gallery ............................................................. 106 Chỉnh sửa kích thước ảnh ........................................................... 107 Điều chỉnh vị trí ảnh ..................................................................... 110 Tổng kết bài học .......................................................................... 111 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 111 Thực hành.................................................................................... 111 Tạo và làm việc với bảng ................................................................... 112 Tạo bảng...................................................................................... 113 Di chuyển và chọn trong bảng ..................................................... 117 Gộp các ô trong bảng .................................................................. 119 Chèn và xóa các cột và hàng....................................................... 122 Tổng kết bài học .......................................................................... 124 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 125 Thực hành.................................................................................... 125 Word và web ........................................................................................ 126 Gửi văn bản dưới dạng đính kèm thư điện tử ............................. 126 Xem văn bản trong chế độ Web Page Preview ........................... 129 Lưu văn bản Word dưới dạng trang web ..................................... 130 Tổng kết bài học .......................................................................... 132 Câu hỏi kiểm tra........................................................................... 132 Thực hành.................................................................................... 132 v

Làm quen với Word Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể: Khởi động Word và quen thuộc với cửa sổ của Word. Nhập nội dung văn bản. Lưu tài liệu. Đóng tài liệu và ra khỏi Word. Ngày nay hầu hết các thư từ giao dịch cá nhân và văn bản chuyên môn được tạo bằng máy tính với việc sử dụng chương trình xử lý văn bản. Chương trình xử lý văn bản giúp việc tạo ra tài liệu dễ dàng và chính xác hơn. Microsoft® Word là một chương trình xử lý văn bản như vậy. Với Microsoft Word, ngoài việc dễ dàng tạo ra mọi loại văn bản, bạn cũng có thể thêm đồ họa vào văn bản và dùng các chương trình Microsoft Office khác để đưa dữ liệu vào văn bản Word. Word không chỉ là công cụ thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian, mà còn cho phép kiểm tra chính tả và xem văn bản trước khi in. Không còn phải gõ lại văn bản chỉ vì một hay hai lỗi. Word cho phép chỉnh sửa nhanh chóng văn bản và cho kết quả một cách chuyên nghiệp. Bài này sẽ giới thiệu cách khởi động và nhận diện các thành phần trong cửa sổ Word, như thanh bảng chọn và các thanh công cụ. Khởi động Word Cũng như với các chương trình khác, có nhiều cách bắt đầu Word. Một cách đơn giản là bạn bắt đầu bằng việc nháy nút Start bên trái thanh công việc. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn khởi động Word. 1. Nháy Start trên thanh công việc. Bảng chọn Start xuất hiện. 2. Trên bảng chọn Start, trỏ vào All Programs. Bảng chọn Programs xuất hiện, hiển thị tất cả các chương trình trên máy tính, kể cả Word.

Làm quen với Word 7 3. Nháy Microsoft Word để bắt đầu Word. Sau khi Word được khởi động, chương trình xuất hiện trong cửa sổ riêng của nó với một văn bản mới, trống. Cửa sổ là một miền của màn hình được dùng để hiển thị chương trình hay văn bản. Mọi cửa sổ đều có các thành phần chung, bao gồm các thanh cuốn và thanh công cụ. Văn bản là một phần công việc độc lập được tạo ra bằng chương trình. Nói cách khác, cửa sổ Word và từng văn bản đều được hiển thị trong các cửa sổ tách biệt. Có thể dùng Word để mở nhiều tài liệu (do đó nhiều cửa sổ tài liệu) một lúc. Như với mọi chương trình chạy trên Microsoft Windows, bạn có thể điều chỉnh kích thước của cửa sổ Word và cửa sổ văn bản bằng các nút Minimize và Restore Down/Maximize và đóng cửa sổ Word hay cửa sổ văn bản bằng nút Close . Khi tối thiểu hóa cửa sổ tài liệu bằng nút Minimize , cửa sổ tài liệu thu lại thành một nút trên thanh công việc. Tài liệu này vẫn mở, bạn chỉ không thấy nó.

8 Cơ bản về soạn thảo văn bản Cửa sổ Word chứa các thành phần đồ họa giúp cho việc sử dụng chương trình, kể cả bảng chọn, thanh công cụ và các nút lệnh. Làm quen với các thành phần trong cửa sổ Word sẽ tiết kiệm nhiều thời gian khi làm việc. Lưu ý Bạn cũng có thể bắt đầu Word bằng cách nháy đúp vào biểu tượng tắt Word trên màn hình. Để tạo biểu tượng tắt, nháy nút Start, trỏ vào All Programs, nháy chuột phải vào Microsoft Word, trỏ vào Send To và nháy Desktop. Biểu tượng tắt là một biểu tượng với mũi tên cong ở góc trái. Cửa sổ Word Nhiều thành phần trong cửa sổ Word giống như các thành phần trong cửa sổ của chương trình Windows khác. Hình sau đây minh họa các yếu tố trong cửa sổ Word.

Làm quen với Word 9 Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề. Nó được đặt ở đỉnh của cửa sổ, hiển thị tên của ứng dụng và tên của tài liệu hiện thời. (Đối với hộp thoại là tên hộp thoại). Thanh bảng chọn: Dòng liệt kê tên các bảng chọn sẵn có trong Word. Bảng chọn là danh sách các lệnh hay tùy chọn sẵn có. Thanh bảng chọn được đặt ngay dưới thanh tiêu đề. Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy nhập nhanh chóng vào các chức năng soạn thảo thường dùng. Chẳng hạn, trên thanh công cụ chuẩn, nút cần nháy khi muốn lưu văn bản có biểu tượng đĩa mềm . Thanh công cụ chuẩn được đặt ngay dưới thanh bảng chọn. Thanh công cụ định dạng: Đây là thanh công cụ cung cấp các nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào các chức năng định dạng thường dùng. Tên của các nút lệnh được hiển thị khi con trỏ chuột được đặt trên chúng. Điểm chèn: Một vệt thẳng đứng nhấp nháy trong cửa sổ văn bản chỉ ra nơi ký tự tiếp theo sẽ xuất hiện khi được gõ từ bàn phím. Miền chọn: Miền giữa cạnh bên trái của cửa sổ và cạnh bên trái của văn bản. Bạn đưa con trỏ chuột vào miền chọn và nháy chuột để chọn toàn bộ dòng văn bản. Con trỏ đổi thành mũi tên trỏ sang phải khi nó được đưa vào miền chọn. Thước: Thước được hiển thị dưới thanh công cụ dùng để thay đổi mức thụt lề của các đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng để trống giữa cạnh của giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộng của cột. Thước được chia theo đơn vị thường là cm. Thanh cuốn: Các thanh cuốn được dùng để hiển thị các vùng khác nhau của văn bản. Thanh cuốn đứng được đặt dọc theo cạnh bên phải của cửa sổ và thanh cuốn ngang được đặt dưới cửa sổ, ngay ở trên thanh trạng thái. Nút di chuyển: Các nút , , , , trên thanh cuốn đứng được dùng để di chuyển các vùng văn bản theo những cách khác nhau. Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị thông tin về văn bản hiện thời và trạng thái thực hiện lệnh của chương trình.

10 Cơ bản về soạn thảo văn bản Nút cực tiểu hóa: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ thu cửa sổ thành một nút trên thanh công việc Windows. Nút Maximize/Restore Down: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ chuyển đổi giữa việc hiển thị cửa sổ theo kích cỡ cực đại và phục hổi cửa sổ về kích thước trước đó. Nút Close: Nút cũng ở góc trên bên phải cửa sổ và đóng cửa sổ hay ứng dụng hiện thời. ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh khi để con trỏ chuột nằm trên nút lệnh hay đối tượng trên màn hình. Ngăn công việc: Word tổ chức các lệnh có liên quan tới một công việc chung trong các ngăn công việc. Đó là cửa sổ nhỏ ngay bên phải vùng hiển thị văn bản. Chẳng hạn, khi bắt đầu Word, ngăn New Document, chứa các lệnh liên quan đến việc mở và tạo văn bản được hiển thị. Bạn có thể cho hiện hay ẩn bất kỳ ngăn công việc nào khi bạn muốn bằng cách mở bảng chọn View, nháy Task Pane và nháy lệnh hiển thị hay ẩn ngăn công việc. Lưu ý Ngăn công việc được mở mỗi lần bắt đầu Word và tự động đóng lại khi bạn mở văn bản. Nếu không muốn ngăn công việc xuất hiện mỗi lần bắt đầu Word, hãy xóa đánh dấu trong ô Show at Startup trong ngăn đó. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) về vài nút lệnh và đối tượng màn hình để làm quen với Word. 1. Đặt con trỏ chuột lên trên nút New Blank Document trong vài giây, nhưng không nháy. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị các từ New Blank Document. 2. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị từ Save.

Làm quen với Word 11 3. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Previous Page trên thanh cuốn đứng. ScreenTip xuất hiện. 4. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Next Page . ScreenTip xuất hiện. 5. Trên thanh trạng thái, đặt con trỏ chuột lên trên nút Overtype . Một ScreenTip màu vàng nhỏ được hiện ra, hiển thị từ Overtype. Trong chế độ Overtype, các ký tự hiện có lần lượt bị xóa và thay bằng các ký tự gõ mới. Nhập nội dung văn bản Văn bản được tạo ra bằng việc gõ từ bàn phím. Khi gõ các ký tự vào văn bản, bạn không phải nhấn Enter ở cuối mỗi dòng. Word tự động xuống dòng sang dòng tiếp khi điểm chèn đạt tới lề phải. Bạn nhấn Enter chỉ khi bạn muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng trống. Ngầm định, Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch, lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định, tuy nhiên, các khoảng cách lề trang có thể đặt lại. Công nghệ thông tin và giao tiếp được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con người

12 Cơ bản về soạn thảo văn bản Khi gõ văn bản, điểm chèn chuyển sang phải − vị trí của ký tự tiếp theo. Nếu bạn muốn, nhấn Backspace để xóa các ký tự ở bên trái của điểm chèn hay nhấn Delete để xóa ký tự ở bên phải điểm chèn. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn đưa nội dung vào văn bản. 1. Gõ Công nghệ thông tin và giao tiếp (ICT) được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con người vào văn bản trống đang được hiển thị trong cửa sổ (văn bản trống được hiển thị khi bắt đầu Word). 2. Gõ dấu chấm và nhấn Enter. Tiếp tục gõ câu sau: Sự phát triển của xã hội tri thức tùy thuộc vào sự hình thành các kiến thức mới và được truyền bá qua giáo dục và đào tạo nhờ công cụ ICT truyền tải. Văn bản này được hiển thị trong cửa sổ văn bản, điểm chèn tự động chuyển sang dòng tiếp khi đạt tới lề phải. Giữ nguyên tập tin này mở cho bài học tiếp theo. Lưu văn bản Nội dung vừa được đưa vào văn bản được cất giữ tạm thời trong bộ nhớ máy tính. Muốn lưu giữ văn bản này để sử dụng trong tương lai, cần phải cất giữ vào đĩa cứng dưới dạng tập tin. Tập tin là tập hợp các dữ liệu hay thông tin liên quan được gán tên riêng và được lưu giữ trên đĩa. Nếu không, khi kết thúc Word, văn bản sẽ bị xóa. Ta lưu giữ văn bản bằng việc nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Khi lưu văn bản, cần đặt tên duy nhất cho tập tin để có thể truy xuất về sau. Khi một văn bản được lưu lần đầu, hộp thoại Save As xuất hiện để cho tên văn bản và chọn thư mục lưu. Thư mục là một “ngăn” chứa để cất giữ các tập tin (văn bản, chương trình, đồ họa, …). Nếu thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với một văn bản đã có tên và cần lưu các thay đổi đó, nháy nút Save sẽ lưu phiên bản mới nhất của văn bản, nhưng hộp thoại Save As không xuất hiện.

Làm quen với Word 13 Lưu ý Tên tập tin có thể chứa tới 255 ký tự. Word dùng các từ đầu tiên của văn bản, cho tới dấu ngắt đầu tiên hay dấu ngắt dòng, làm tên tập tin khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên. Bạn nên xóa tên tập tin được Word gán mặc định và tự mình gán tên cho tập tin. Vì có thể sử dụng tới 255 ký tự để đặt tên, nên cố gắng làm cho tên tập tin diễn đạt nhiều nhất nội dung có thể được. Tên tập tin không được chứa bất kỳ ký tự nào trong những ký tự sau đây: * \\ / < > ? : ; “ Mặc dù có thể, nhưng tránh sử dụng các chữ cái có dấu của tiếng Việt trong tên tập tin, vì có thể gây xung đột với những ký tự điều khiển của hệ thống. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn lưu giữ văn bản mới lên đĩa cứng và lưu văn bản này lần nữa sau khi thực hiện những thay đổi nội dung. 1. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để hiển thị hộp thoại Save As. 2. Gõ Thuchanh01 trong ô File name.

14 Cơ bản về soạn thảo văn bản 3. Nháy mũi tên trong ô Save In và nháy biểu tượng ổ đĩa cứng (cũng có thể chọn ổ đĩa mềm, hay ổ đĩa mạng hoặc các thư mục sẵn có). 4. Nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice. Hộp Save in hiển thị Word Practice và nội dung của thư mục Word Practice. 5. Nháy đúp thư mục Lesson01 và nháy Save trên hộp thoại. Tập tin được lưu lên đĩa cứng với tên mới, tên mới được hiển thị trong thanh tiêu đề. 6. Nháy vào cuối của đoạn thứ nhất để đặt điểm chèn ở đó. 7. Nhấn Spacebar và gõ câu sau: Sức mạnh của ICT có thể đóng góp hữu hiệu vào việc thực hiện các mục đích phát triển của thiên niên kỷ. 8. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Lưu ý Word tự động lưu giữ văn bản để phục hồi trong trường hợp chương trình ngừng phản hồi hay mất điện nguồn. Ngăn Document Recovery liệt kê tất cả các văn bản được phục hồi và cho phép mở các văn bản này, xem nội dung sửa và so sánh với phiên bản gốc. Quãng thời gian Word lưu giữ phục hồi được thiết đặt trong tùy chọn AutoRecover. Để bật tùy chọn AutoRecover và đặt khoảng thời gian này, trên bảng chọn Tools, nháy Options. Trên trang Save đánh dấu ô Save AutoRecover info, đặt khoảng thời gian và nháy OK. Đóng văn bản và thoát khỏi Word Có thể đóng cửa sổ văn bản hay ra khỏi Word sau khi tập tin được lưu trên đĩa cứng. Nếu những thay đổi trong văn bản còn chưa được lưu, Word sẽ nhắc lưu tập tin này trước khi đóng cửa sổ. Khi có một văn bản mở trong Word, có hai nút Close được hiển thị ở góc trên bên phải cửa sổ. Nút Close bên dưới được dùng để đóng cửa sổ văn bản, còn nút Close trên được dùng để đóng văn bản, đồng thời thoát khỏi Word.

Làm quen với Word 15 Để đóng cửa sổ văn bản, nháy Close trên bảng chọn File, hay nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ văn bản. Word vẫn chạy sau khi đóng cửa sổ văn bản. Chương trình Word chỉ thoát hẳn khi nháy Exit trên bảng chọn File, hay nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ chương trình. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn đóng văn bản hiện thời, ra khỏi Word và khởi động lại Word. 1. Nháy Close trên bảng chọn File. Văn bản đóng lại, Word vẫn mở nhưng không có văn bản được mở. 2. Nháy Exit trên bảng chọn File. Word đóng lại. 3. Để khởi động lại Word, nháy vào nút Start trên thanh công việc, trỏ vào All Programs và nháy Microsoft Word. Word khởi động. 4. Nháy nút Close trên ngăn New Document. Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách bắt đầu và ra khỏi Word, cách dùng thanh công cụ, cách đưa nội dung vào văn bản và lưu giữ văn bản, đóng và mở văn bản. Câu hỏi kiểm tra 1. Làm thế nào để lưu một bản sao của văn bản hiện thời mà không thay đổi bản gốc? 2. Nêu hai cách đóng một văn bản. 3. Điều gì xảy ra khi nháy nút ở góc trên bên phải của cửa sổ Word? 4. Làm thế nào để hiển thị các thanh công cụ chuẩn và định dạng trên hai dòng khác biệt? 5. Bảng chọn Start được dùng để làm gì?

16 Cơ bản về soạn thảo văn bản Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở Word bằng cách dùng bảng chọn Start. Trong văn bản trống, nháy đúp chuột tại một phần tư chiều trang từ trên xuống và chèn tiêu đề sau (tính năng này được gọi là Click And Type): Lời nhắc Báo cáo Chi tiêu. Sử dụng Click And Type lần nữa để định vị đoạn căn lề trái dưới tiêu đề. Gõ thông tin sau: Gõ nội dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa đơn gốc, ghi số tiền phụ cấp đi đường và ghi riêng ra các chi tiêu phân theo mục về hóa đơn khách sạn,... Lưu văn bản trong thư mục Lesson01 nằm ở thư mục Word Practice với tên Nhac_bao_cao_chi 01 và sau đó đóng văn bản này. Bài tập 2: Dùng Office Assistant để tìm thông tin trợ giúp về các cách hiển thị văn bản khác nhau. Tìm hiểu các cách hiển thị. Bài tập 3: Sử dụng tính năng Click And Type của Word để tạo ra trang bìa cho báo cáo chi tiêu. Gõ từ Báo cáo Chi tiêu tại đỉnh trung tâm của trang. Gõ từ Báo cáo năm 2006 ở giữa trang. Sau đó gõ tên bạn tại trung tâm phần dưới của trang. Lưu văn bản với tên Bao cao Chi tieu nam 2006 trong thư mục Lesson01 nằm trong thư mục Word Practice. Bài tập 4: Mở văn bản trống mới trong Word và thực hành cách sử dụng dùng các tùy chọn khác nhau để cá nhân hóa các bảng chọn theo các tính năng đang dùng. Đóng văn bản mà không lưu bất kỳ thay đổi nào.

Biên tập văn bản Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể: Mở tập tin. Di chuyển trong văn bản, sử dụng thanh cuốn để hiển thị văn bản. Lưu văn bản. Lựa chọn văn bản và chèn nội dung vào văn bản. Biên tập văn bản bằng việc xóa và khôi phục văn bản. Tạo thư mục và lưu tập tin bằng tên khác. Bài học này sẽ trình bày cách mở tập tin đã tạo ra. Vì cửa sổ Word thường chỉ hiển thị được một phần văn bản, bạn sẽ biết cách sử dụng thanh cuốn để xem các phần khác nhau của văn bản, dùng con trỏ chuột và các phím trên bàn phím để di chuyển điểm chèn trong văn bản. Sau đó bạn sẽ bắt đầu soạn thảo. Để soạn thảo, trước hết cần nhận diện văn bản muốn thay đổi. Word cung cấp nhiều cách để có thể chọn văn bản theo từ, dòng, câu, đoạn, hay toàn bộ văn bản. Sau khi chọn văn bản mong muốn, bạn có thể xóa phần văn bản đó. Khi kết thúc soạn thảo văn bản, bạn sẽ lưu giữ tập tin. Trong bài học này, bạn cũng sẽ học cách tạo ra thư mục để lưu giữ tập tin và cách lưu giữ tập tin với tên khác. Mở tập tin văn bản hiện có Sau khi lưu văn bản Word, ta có thể mở lại để xem nội dung của nó hay thực hiện những thay đổi. Bạn cần biết thư mục chứa văn bản đó và sau đó mở bản thân văn bản. Ngầm định Word lưu tên của bốn văn bản được mở gần đây nhất ở phía dưới bảng chọn File và chỉ cần nháy chuột để mở chúng. Muốn mở một tập tin khác, cần sử dụng hộp thoại Open. Word còn liệt kê các tập tin nói trên ở đầu ngăn New Document khi lần đầu tiên mở Word hay mở một văn bản.

18 Cơ bản về soạn thảo văn bản Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn mở một tập tin đang có. 1. Nếu cần, khởi động Word. 2. Trên ngăn New Document, tại đáy của phần Open a document, nháy More documents. Hộp thoại Open xuất hiện. 3. Nháy mũi tên trong ô Look in, nháy biểu tượng đĩa cứng, nháy đúp thư mục PiL, tiếp đó nháy đúp vào thư mục Word Practice và cuối cùng nháy đúp thư mục Lesson02. Nội dung của thư mục Lesson02 xuất hiện trong hộp thoại Open. 4. Nháy tập tin PiL 02 và nháy Open trên hộp thoại. Tập tin PiL 02 xuất hiện trong Word và hộp thoại Open đóng lại.

Biên tập văn bản 19 Di chuyển trong văn bản Để thay đổi nội dung hiện có trong văn bản (soạn thảo), trước hết cần chuyển điểm chèn về vị trí cần thay đổi. Con trỏ chuột và các phím mũi tên trên bàn phím và các thanh cuốn đều là các công cụ giúp bạn di chuyển điểm chèn trong văn bản. Để di chuyển điểm chèn bằng việc dùng chuột, chỉ cần di chuyển con trỏ (con trỏ trông như chữ I hoa) tới vị trí muốn điểm chèn xuất hiện và nháy chuột. Quan trọng Điểm chèn không thể di chuyển bằng các phím mũi tên trong văn bản trống (không có nội dung). Với các phím mũi tên bạn chỉ có thể di chuyển điểm chèn tới các chỗ có nội dung văn bản. Tuy nhiên có thể dùng tính năng Click And Type để di chuyển điểm chèn vào văn bản trống. Bảng sau liệt kê các phím hay tổ hợp phím có thể dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn (Tổ hợp phím là các phím được nhấn đồng thời để thực hiện một chức năng). Nhấn Để di chuyển điểm chèn Phím mũi tên trái Sang trái một ký tự. Phím mũi tên phải Sang phải một ký tự. Phím mũi tên xuống Xuống một dòng. Phím mũi tên lên Lên một dòng. Ctrl+Mũi tên trái Sang trái một từ. Ctrl+Mũi tên phải Sang phải một từ. Home Về đầu dòng hiện thời. End Về cuối dòng hiện thời. Ctrl+Home Về đầu văn bản. Ctrl+End Về cuối văn bản. Page Up Lên một màn hình đầy. Page Down Xuống một màn hình đầy. Ctrl+Page Up Về đầu trang trước. Ctrl+Page Down Về đầu trang tiếp.

20 Cơ bản về soạn thảo văn bản Hiển thị các phần văn bản Thông thường cửa sổ chỉ hiển thị được một phần văn bản. Nếu văn bản có nhiều trang, ta có thể sử dụng thanh cuốn để xem các phần khác của văn bản. Thanh cuốn đứng dùng để di chuyển văn bản lên và xuống. Thanh cuốn ngang dùng để di chuyển văn bản sang trái và phải. Bảng sau liệt kê các công cụ cuốn sẵn có và chức năng của chúng. Thực hiện Di chuyển văn bản Nháy mũi tên cuốn lên . Lên một dòng. Nháy mũi tên cuốn xuống . Xuống một dòng. Nháy mũi tên cuốn trái . Sang trái một khoảng. Nháy mũi tên cuốn phải . Sang phải một khoảng. Nháy trên hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Lên một màn hình. Nháy dưới hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Xuống một màn hình.

Biên tập văn bản 21 Nháy bên trái hộp cuốn ở thanh cuốn Sang trái một màn hình. ngang. Nháy bên phải hộp cuốn ở thanh cuốn Sang phải một màn hình. ngang. Kéo hộp cuốn đứng. Liên tục lên hay xuống. Kéo hộp cuốn ngang. Liên tục sang trái hay phải. Nháy nút Previous Page . Về đầu trang trước. Nháy nút Next Page . Về đầu trang tiếp. Chèn nội dung vào văn bản Một trong những bước đầu tiên để soạn thảo văn bản là học chèn nội dung vào văn bản. Word cung cấp hai chế độ chèn thêm văn bản. Chế độ chèn được đặt ngầm định. Trong chế độ chèn, khi gõ văn bản mới, văn bản hiện có chuyển sang bên phải. Trong chế độ thay thế (Overtype), văn bản hiện có bị xóa và được thay bằng văn bản gõ vào, kể cả khoảng trống. Nháy đúp nút Overtype trên thanh trạng thái để chuyển đổi giữa chế độ chèn và chế độ thay thế. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn chèn nội dung vào văn bản. 1. Trên dòng đầu của đoạn thứ ba, nháy ngay trước cụm từ các hoạt động để đặt điểm chèn ở đó. 2. Gõ văn bản cần chèn và nhấn dấu cách. Văn bản tiếp được thêm vào tại điểm chèn, chuyển văn bản hiện có sang bên phải. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Chọn văn bản Để thực hiện các thao tác với phần nội dung của văn bản, trước hết cần phải chọn phần văn bản đó. Một cách để chọn văn bản là nhấn giữ nút chuột và kéo thả điểm chèn qua phần văn bản muốn chọn. Khi đã chọn, nếu muốn bỏ chọn, bạn nháy chuột vào bất kỳ đâu

22 Cơ bản về soạn thảo văn bản ngoài vùng chọn trong cửa sổ văn bản. Văn bản đã chọn được hiển thị dưới dạng chữ trắng trên nền đen. Bất kỳ mọi thay đổi đều ảnh hưởng tới văn bản được chọn. Nên dùng miền chọn để chọn các khối văn bản nhanh chóng. Miền chọn là miền ở lề trái của văn bản. Đưa con trỏ chuột lên miền chọn, con trỏ chuột có dạng I đổi thành mũi tên trỏ sang phải. Để chọn các khối văn bản không liền kề trong văn bản, bạn chọn khối văn bản đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn khối văn bản tiếp. Cũng có thể dùng phím Shift và phím mũi tên để chọn các từ, dòng hay đoạn kề nhau. Bạn đặt điểm chèn vào một đầu vùng cần chọn, giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên hay nháy chuột ở cuối vùng muốn chọn. Bảng sau tóm tắt các phương pháp để chọn các khối văn bản. Để chọn Thực hiện Một từ Nháy đúp từ đó. Một dòng Nháy miền chọn bên trái dòng. Một câu Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí bất kỳ trong câu. Một đoạn Nháy đúp bên trái miền chọn của bất kỳ dòng nào trong đoạn, hay nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn này. Toàn bộ Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ trong miền lựa văn bản chọn, hay nháy chuột ba lần trong miền lựa chọn. Lưu ý Bạn cũng có thể chọn văn bản bằng việc dùng bàn phím. Đặt điển chèn trước văn bản muốn chọn và nhấn Shift+mũi tên phải để chọn một từ bên phải, hay Shift+mũi tên xuống để chọn một dòng. Chú ý rằng nếu nhấn Shift+mũi tên xuống khi điểm chèn ở giữa dòng, văn bản được chọn sẽ bao gồm một phần của dòng tiếp. Bạn cũng có thể nháy vào chỗ bắt đầu của văn bản muốn chọn, nhấn giữ phím Shift và nháy vào cuối của văn bản để chọn một khối văn bản.

Biên tập văn bản 23 Xóa và khôi phục nội dung đã xóa Để xóa một ký tự, đặt điểm chèn vào bên trái của ký tự đó và nhấn Delete, hay vào bên phải của ký tự đó và nhấn Backspace. Để xóa một từ bằng bàn phím, hãy đặt vị điểm chèn vào bên trái của từ đó và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải của từ đó và nhấn Ctrl+Backspace. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng việc chọn miền văn bản lớn cần xóa, thay vì xóa từng ký tự một. Để xóa một phần văn bản, chọn phần văn bản đó và nhấn phím Delete hay phím Backspace. Lưu ý Nếu điểm chèn ở bên trong một từ, dùng các tổ hợp phím này sẽ xóa một phần của từ trước hay sau điểm chèn. Có thể dùng chế độ thay thế để vừa xóa vừa gõ nội dung mới của văn bản. Word lưu những thay đổi thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản để có thể dễ dàng phục hồi nội dung văn bản trước đó trong trường hợp thực hiện nhầm hoặc chưa đúng ý muốn. Sau khi thực hiện bất kỳ một thao tác nào đó, nhất là các thao tác xóa (vô tình hay cố ý), ta có thể khôi phục lại trạng thái trước đó một cách nhanh chóng và hoàn hảo bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo (Khôi phục) và Redo (Tái khôi phục) trên thanh công cụ chuẩn. Mỗi khi cần khôi phục lại trạng thái trước đó của văn bản, hãy nháy chuột ở nút Undo. Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng nút Undo. Như vậy, giả sử như cần xóa phần bị “bôi đen”, ta nhấn phím Delete, nếu sau đó thấy đã xóa nhầm, nháy chuột ở nút Undo, phần bị xóa sẽ trở lại như cũ. Muốn xóa trở lại, nháy chuột ở nút Redo. Một cách tương tự, chúng ta có thể chọn Edit→Undo hay Edit→Redo để được cùng một kết quả. Nháy vào các mũi tên bên phải các nút Undo và Redo, một danh sách các thao tác trước đó

24 Cơ bản về soạn thảo văn bản được hiển thị. Nội dung được hiển thị tùy thuộc vào các thao tác đã được thực hiện trước đó. Di chuột từ trên xuống để chọn số thao tác cần khôi phục lại và nháy chuột sẽ tương đương với việc nháy chuột ngần ấy lần ở nút Undo hay Redo. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn xóa và phục hồi văn bản để sửa vài lỗi trong văn bản. 1. Nháy điểm chèn vào bên trái chữ ô trong từ sai chính tả Công ở dòng 1 đoạn cuối cùng. 2. Nhấn phím Delete. Chữ ô bị xóa và văn bản còn lại được dịch sang bên trái. Sau đó gõ ộ. 3. Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn vào bên phải của chữ d trong từ dào tạo. Nhấn Backspace. Chữ d bị xóa đi. 4. Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn ở trước chữ a trong từ sai chính tả giang. Trên thanh trạng thái, nháy đúp nút Overtype . Chế độ Overtype được bật. 5. Gõ ả. Từ này được thay đổi và nháy đúp trên thanh trạng thái. Chế độ Overtype được tắt đi. 6. Nháy đúp từ quy trong đoạn thứ hai. Từ quy được chọn. Gõ chương. Từ quy được thay thế bằng từ chương và phần còn lại của văn bản chuyển sang phải khi gõ. 7. Nháy đúp miền chọn ở bên trái của đoạn đầu tiên. Đoạn này được chọn. Nhấn Delete. Đoạn này được xóa. 8. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Undo (ScreenTip Undo Clear được hiển thị). Đoạn bị xóa được phục hồi và cũng được chọn. 9. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Redo (ScreenTip Redo Clear được hiển thị). Đoạn này lại bị xóa. 10. Nháy nút Undo lần nữa. Đoạn bị xóa được phục hồi và cũng được chọn. 11. Nhấn phím mũi tên xuống. Đoạn này được bỏ chọn. 12. Nháy vào từ nghiệp trong dòng cuối cùng và nhấn Ctrl+Backspace. Từ nghiệp bị xóa.

Biên tập văn bản 25 13. Nhấn Ctrl+mũi tên phải hai lần để chuyển điểm chèn vào từ trường. 14. Nhấn Ctrl+Delete. Từ trường bị xóa. 15. Nháy nút Undo để khôi phục lại từ trường. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Tạo thư mục Sau khi tạo văn bản, bạn cần lưu văn bản vào thư mục. Thư mục là một phần trên đĩa cứng máy tính hay ổ đĩa mạng. Mạng là hệ thống các máy tính được kết nối. Khi máy tính được nối qua mạng, có thể dùng máy tính để truy nhập vào đĩa cứng của máy tính khác trên mạng. Bạn có thể tạo ra các thư mục để cất giữ các tập tin theo dự án, theo chủ đề, ... Hộp thoại Save As của Word cũng cho phép tạo thư mục một cách dễ dàng. Với các tính năng quản lý tập tin của Word, bạn có thể dễ dàng tổ chức, tạo ra các thư mục để cất giữ văn bản hoặc lưu giữ tập tin với tên khác. Bạn cũng có thể xóa các tập tin và thư mục ngay bên trong hộp thoại Open và Save As. Để xóa tập tin và thư mục, chọn tệp muốn xóa và nhấn phím Delete. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn tạo thư mục mới. 1. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As xuất hiện và hiển thị nội dung của thư mục Lesson02, là thư mục cuối cùng đã dùng. 2. Nháy nút Create New Folder . Hộp thoại New Folder xuất hiện. 3. Gõ My Exercises vào ô Name và nháy OK. Hộp thoại New Folder đóng lại và hộp thoại Save As xuất hiện trở lại và hiển thị thư mục My Exercises. Tên tập tin đang mở được hiển thị trong ô File.

26 Cơ bản về soạn thảo văn bản 4. Nháy nút Cancel. Hộp thoại Save As đóng lại và tập tin không được lưu giữ. Lưu văn bản với tên khác Nhiều trường hợp bạn cần lưu văn bản gốc để an toàn hay để so sánh và thực hiện các thay đổi với bản sao. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn lưu văn bản hiện thời với tên khác trong thư mục My Exercises. 1. Nháy Save As trên bảng chọn File, xuất hiện hộp thoại Save As và toàn bộ nội dung của thư mục Lesson02. 2. Nháy đúp thư mục My Exercises. Thư mục My Exercises mở ra. 3. Nháy vào sau PiL 02 trong ô File Name. 4. Nhấn dấu cách và gõ Da sua. 5. Nháy nút Save. Hộp thoại Save As đóng lại và văn bản được lưu với tên PiL 02 Da sua. Tên mới của tệp xuất hiện ở thanh tiêu đề. Lưu ý Bạn nên tạo bản sao lưu của các tập tin quan trọng để bảo vệ khỏi bị mất do hỏng máy tính, vi rút, thay đổi ngẫu nhiên, hay xóa. Có thể lưu các bản sao của tập tin lên đĩa mềm hay vào đĩa mạng (đĩa được đặt về mặt vật lý trên máy tính khác, nhưng chia sẻ cho người dùng trên cùng mạng). Cách tốt nhất để bảo vệ các tập tin là sao lưu vào đĩa CD. Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách mở tập tin đã có và di chuyển điểm chèn trong văn bản bằng việc dùng các thanh cuốn, các phím mũi tên. Bạn cũng biết cách soạn thảo văn bản bằng việc chèn, chọn và xóa văn bản và cách quản lý các tập tin bằng việc tạo thư mục và lưu tập tin bằng tên khác.

Biên tập văn bản 27 Câu hỏi kiểm tra 1. Làm thế nào để xóa một phần văn bản trong Word? 2. Ba cách có thể sử dụng thanh cuốn để hiển thị các phần văn bản là gì? 3. Gặp lỗi khi soạn thảo văn bản, bạn có thể làm gì để khắc phục? 4. Nhấn phím nào để chọn văn bản ở bên phải của điểm chèn? 5. Cho biết ba cách mở văn bản mới mở gần đây? 6. Lệnh nào trên bảng chọn, nút nào trên thanh công cụ dùng để mở tập tin đã có? 7. Sự khác biệt giữa kéo thanh cuốn và chuyển điểm chèn là gì? 8. Làm thế nào để chọn một câu trong một đoạn văn bản? Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở tập tin Sua loi 02 trong thư mục Lesson02 có đường dẫn PiL\\Word Practice và thực hiện các thao tác soạn thảo sau đây. Gõ từ provides trước từ sai chính tả comprejensive trong câu thứ nhất. Thay thế lần xuất hiện đầu tiên của từ for bằng từ to trong câu thứ nhất của đoạn thứ nhất. Xóa lần xuất hiện thứ hai của từ has trong câu bắt đầu bằng A full service agency. Thay thế tên tại cuối thư bằng tên riêng của bạn. Chọn và xóa câu cuối trong đoạn thứ ba, bắt đầu bằng We believe. Thêm ba dòng trống sau Sincerely để có chỗ cho chữ ký. Đổi ngày tháng thành 01/01/2006. Thực hiện sửa chính tả nếu cần. Bài tập 2: Tạo ra thư mục con có tên My Letters trong thư mục Lesson02 và rồi cất giữ tập tin đã soạn thảo từ Bài tập 1 trong thư mục mới là Sua loi 02 Edited. Bài tập 3: Tiếp tục biên tập văn bản Sua loi 02 Edited. Chọn và xóa toàn bộ đoạn bắt đầu With a philosophy.

28 Cơ bản về soạn thảo văn bản Chọn từ Sincerely và thay thế bằng Regards. Bạn nhận ra rằng cả hai lần sửa cuối cùng đều bị lỗi. Khôi phục lại văn bản như trước khi chỉnh sửa. Đóng tập tin mà không lưu những thay đổi vừa rồi. Bài tập 4: Nếu có văn bản dài hơn một trang, cách nhanh nhất để chuyển lên đầu văn bản là gì? Cách nhanh nhất để chuyển xuống cuối văn bản là gì? Tại sao đây lại là tính năng có ích trong văn bản dài? Bài tập 5: Khi dùng thanh cuốn di chuyển văn bản thì có di chuyển điểm chèn không? Thực hành với thanh cuốn nếu không chắc chắn. Tại sao đây lại là tính năng có ích?

Mẫu và sử dụng mẫu Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể: Sử dụng mẫu có sẵn trong Word. Tạo mẫu mới. Sử dụng các mẫu có sẵn của Microsoft® Word sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian khi soạn thảo văn bản. Ví dụ bạn có trách nhiệm quản lý thư từ trong nội bộ cơ quan. Công việc của bạn gồm việc gửi bản thông báo hàng tuần (nhiệm vụ, nhắc nhở,…) tới các nhân viên, gửi fax cập nhật thông tin tới các bộ phận phòng ban khác nhau và viết các thông báo mỗi tháng. Thay vì phải thiết kế mới các mẫu cho mỗi bản ghi nhớ hay các thông báo, bạn chỉ cần điền thông tin mới vào các mẫu có sẵn. Mẫu có sẵn là một văn bản bao gồm các định dạng về phông chữ, kiểu chữ, cũng như là các định dạng khác được sử dụng để tạo ra các văn bản khác có chung các định dạng cơ bản. Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng các văn bản có sẵn để tạo ra các mẫu theo ý mình. Việc tạo các mẫu có định dạng đúng ý người sử dụng thực sự hữu ích nếu bạn đã bỏ nhiều công sức và thời gian để tạo ra các định dạng vừa ý về phông, kiểu chữ, định dạng về đoạn văn, hình ảnh để sử dụng lại cho các văn bản sau này. Việc tạo mẫu lưu từ các văn bản có sẵn giúp tránh phải thực hiện các thao tác định dạng lặp lại. Bạn có thể lưu lại văn bản dưới dạng một mẫu theo ý mình, chỉnh sửa lại mẫu đó để sử dụng. Bài này trình bày cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo một văn bản và cách tạo một mẫu mới. Sử dụng mẫu trong Word Mẫu (template) là tập hợp các tham số về trang in, các kiểu và cả nội dung tạo, định dạng sẵn để soạn văn bản phục vụ một mục đích nào đó. Mẫu là một dạng văn bản được thiết kế để sử dụng (nhiều lần) trong tương lai. Chúng được lưu với đuôi .dot. Mẫu xác định các tính chất định dạng cơ bản của văn bản, ví dụ như lề hay bố cục (văn bản được thể hiện trên giấy như thế nào). Mẫu đồng thời cũng xác định tính chất của ký tự bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ và phông chữ.

30 Cơ bản về soạn thảo văn bản Một văn bản phải được tạo trên cơ sở một mẫu nào đó. Khi mở một văn bản trống bằng cách nháy nút lệnh New , văn bản này được tạo trên một mẫu có sẵn trong Word với tên Blank Document (văn bản trống) và cơ sở của nó là tệp Normal.dot. Mẫu này chỉ chứa các thông số về thiết kế trang cùng một số kiểu nhất định mà không chứa bất kỳ nội dung nào. Đây là mẫu mặc định trong Word. Khi mở một văn bản mới dựa trên một mẫu nào đó, các kiểu, các tham số về trang in và các phần nội dung trên đó được sao đầy đủ vào văn bản mới. Sửa đổi chúng không làm thay đổi mẫu cũng như sửa đổi trên mẫu cũng không ảnh hưởng tới văn bản. Word được thiết kế với rất nhiều mẫu định dạng đi kèm và các mẫu này được phân loại theo từng nhóm, cho phép tạo các văn bản với các mục đích sử dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm tắt hay thư từ. Mẫu bao gồm hai phần: phần văn bản được định dạng trước và vùng nội dung văn bản sẽ được chèn vào sau đó gọi là vùng văn bản giữ chỗ. Phần văn bản được định dạng trước bao gồm tiêu đề và các thông số khác bạn không cần phải thay đổi. Ví dụ, mẫu cho bản ghi nhớ sẽ có tiêu đề là Memorandum được thể hiện với phông chữ, cỡ chữ, dạng chữ riêng. Vùng diện tích thông tin mới sẽ được điền vào chỉ là tạm thời vì có thể xóa đi và điền thông tin mới vào. Vùng này thường có một hướng dẫn ngắn gọn về những thông tin có thể điền vào thay cho phần làm mẫu có sẵn. Ví dụ, một mẫu bản ghi nhớ có thể gồm một vùng để điền thông tin được ghi là [Tên của bạn]. Các bước thực hiện Trong bài tập sau, bạn sẽ sử dụng một mẫu có sẵn của Word để tạo một bản fax, điền nội dung và sau đó lưu văn bản mới này. 1. Trên bảng chọn File, nháy New. Ngăn New Document xuất hiện. 2. Nháy General Templates trong khung Create new from template. Hộp thoại Templates xuất hiện 3. Nháy chọn trang Letters and Faxes.

Mẫu và sử dụng mẫu 31 4. Nháy đúp lên biểu tượng Contemporary Fax. Mẫu Contemporary Fax xuất hiện. 5. Tại góc trên bên trái của văn bản, nhập vào vùng điền thông tin của mục địa chỉ. Vùng điền thông tin được chọn và có thể điền thông tin vào. 6. Gõ Trường THPT Ba Đình và nhấn Enter 7. Gõ 45 Trần Hưng Đạo và nhấn Enter

32 Cơ bản về soạn thảo văn bản 8. Nháy vào vùng để điền bên cạnh từ To: Vùng điền thông tin được chọn và sẵn sàng để bạn điền thông tin. 9. Gõ Lê Thanh Phong 10. Điền phần thông tin còn lại vào vùng được chọn như sau: Fax: 303-555-0100 From: Nguyễn Mai Hoa Re: Mời họp Hội đồng thi học sinh giỏi Trang: 2 CC: Hoàng Mai Vân 11. Đánh dấu chọn trong ô Please Reply. 12. Nếu cần, cuốn thanh trượt xuống và chọn vùng văn bản từ phía bên trái từ Notes: 13. Gõ Vui lòng xem bức thư đính kèm để biết trước thông tin tóm tắt về nội dung cuộc họp. 14. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Save As xuất hiện. 15. Trong ô File name, gõ BaDinh Fax 03.

Mẫu và sử dụng mẫu 33 16. Nếu cần, nháy mũi tên trong ô Save in, chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\\Word Practice trên ổ cứng. 17. Nháy Save. Word đã lưu văn bản của bạn. 18. Nháy Close trên bảng chọn File để đóng văn bản. Nếu như được yêu cầu lưu những thay đổi, chọn No. Tạo mẫu cho riêng bạn Một mẫu được tạo ra từ một văn bản sẽ có tính chất, định dạng, nội dung giống hệt văn bản gốc. Bạn tạo ra một mẫu mới bằng cách lưu một văn bản dưới dạng một mẫu, chỉnh sửa các đặc điểm định dạng của mẫu và lưu các thay đổi này. Lần sau, khi mở mẫu này, mẫu sẽ sẵn sàng để soạn thảo. Lưu ý Nếu lưu mẫu trong thư mục Templates thì mẫu đó sẽ xuất hiện trên thanh General của hộp thoại Templates. Để tạo những thanh theo ý muốn cho các mẫu trên hộp thoại Templates, hãy tạo một thư mục con trong thư mục Templates và lưu các mẫu vào trong thư mục này. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn sẽ tạo một mẫu từ một văn bản có sẵn, sau đó tạo một tập tin từ mẫu này. 1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open xuất hiện. 2. Nháy mũi tên bên cạnh ô Look in, chọn ổ cứng, nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice và cuối cùng nháy đúp vào thư mục Lesson03. Nội dung thư mục Lesson03 xuất hiện trong hộp thoại Open. 3. Nháy tập tin Giay_moi_03 và nháy Open. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin Giay_moi_03 xuất hiện trong cửa sổ Word. 4. Chọn Save As trên bảng chọn File, hộp thoại Save As xuất hiện. 5. Trong ô File name gõ Giay_moi_Template, nháy mũi tên ở ô Save As và chọn Document Template. Lưu ý: khi lưu mẫu,

34 Cơ bản về soạn thảo văn bản Word tự động chọn thư mục Templates để lưu, vì vậy hãy chọn thư mục thích hợp để lưu. 6. Nháy nút Save. Mẫu đã được tạo. 7. Chọn từ Tháng 1 trên dòng thứ 3 của tiêu đề chính và gõ Tháng. Sau đó chọn ngày 23 tháng Một và gõ Ngày. Ngày tháng đã được thay thế với dạng văn bản cùng loại. 8. Chọn tiêu đề Ứng dụng Công nghệ thông tin trong giảng dạy phổ thông, rồi gõ Tiêu đề. 9. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Show/Hide ¶ để nhìn thấy những dấu hiệu định dạng trên văn bản. 10. Chọn vùng văn bản sau đây, nhưng nhớ không chọn cả ký tự ¶ ở cuối câu, GS Lê Minh Hoàng sẽ thuyết trình các vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy phổ thông, sau đó nhấn Delete. 11. Chọn vùng văn bản dạng danh sách dấu chấm đầu câu, nhưng không chọn ký tự ¶ ở cuối câu, sau đó nhấn nút Delete. 12. Nháy nút Show/Hide ¶ để dấu đi các dấu hiệu định dạng. Văn bản sẽ giống như trong hình dưới đây. 13. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn và đóng văn bản.

Mẫu và sử dụng mẫu 35 14. Nháy lệnh New trên bảng chọn File. Ngăn Create a New Document xuất hiện. 15. Nháy General Templates, sau đó nếu cần nháy trang General trên hộp thoại. 16. Nháy đúp biểu tượng mẫu Giay_moi_Template. Một văn bản mới được hình thành trên định dạng của mẫu này. 17. Nháy đúp vào từ Tháng và gõ Tháng Hai. 18. Nháy đúp vào từ ngày và gõ Ngày 20 Tháng Hai. 19. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Trong ô File name gõ Giay_moi Thang_2. Nháy mũi tên trong ô Save in và chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\\Word Practice trên ổ cứng. Nháy Save. 20. Đóng tập tin Giay_moi Thang_2. Nếu như được hỏi có lưu thay đổi không, nháy No. Tạo mẫu từ một mẫu Để tạo một mẫu từ một mẫu sẵn có, trên bảng chọn File, chọn Save As, gõ tên của mẫu vào trong hộp thoại Save As, nháy hình mũi tên bên cạnh ô Save as type, chọn Document Template, sau đó nháy Save. Mẫu bạn mới lưu sẽ xuất hiện trên trang General trong hộp thoại Templates.

36 Cơ bản về soạn thảo văn bản Tổng kết bài học Trong bài học này, bạn đã học cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo một văn bản và cách tạo một mẫu. Câu hỏi kiểm tra 1. Bạn mở một mẫu bằng hộp thoại nào? 2. Nêu sự khác biệt giữa mẫu có sẵn và văn bản? 3. Bạn cần tạo một mẫu cho riêng mình trong trường hợp nào? 4. Nêu tên ba mẫu có sẵn trong Word. 5. Khi tạo một văn bản mới từ một mẫu, làm thế nào để đảm bảo lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu mẫu được dùng để tạo ra văn bản đó? Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác nhau. Địa chỉ gửi fax tới Ông Lê Thanh Phong, số fax 303-555- 0188. Chọn dạng Contemporary Fax bao gồm tên và địa chỉ sau: Trường Đại học Quốc gia, 67 Lê Lợi, 80227, 404-555-0100. Lưu bản fax dưới tên DHQG trong thư mục Lesson03 trong thư mục Word Processing Practice. Bài tập 2: Tạo một mẫu từ bản fax kết quả của bài tập trước. Mở văn bản DHQG, xóa thông tin trong dòng To: và dòng Fax:. Lưu văn bản dưới dạng mẫu với tên DHQG Template và đóng lại. Bài tập 3: Bạn quyết định sau khi fax sẽ gửi lại nội dung bản fax nhưng theo đường bưu điện. Tạo một phong bì với Envelop Wizard. Sử dụng các địa chỉ tùy ý làm địa chỉ gửi đến và địa chỉ Trường THPT Ba Đình ở bài tập 1 một làm địa chỉ gửi đi. In phong bì, sau đó đóng văn bản mà không lưu các thay đổi. Bài tập 4: Khám phá hộp thoại Templates hay sử dụng công cụ trợ giúp của Word để khám phá cách tạo một trang web.

Định dạng văn bản Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể: Dùng thanh công cụ định dạng để định dạng văn bản. Áp dụng định dạng ký tự cho văn bản và căn hàng đoạn văn bản. Cắt và dán văn bản. Dùng tính năng kéo và thả để sao chép văn bản. Sử dụng Office Clipboard. Áp dụng kiểu. Xem trước văn bản và in văn bản. Trong bài này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho văn bản đậm, gạch dưới và nghiêng, bạn sẽ học cách đổi kích cỡ, kiểu dáng phông chữ và căn thẳng hàng đoạn văn. Khi soạn thảo một văn bản, bạn thường cần chuyển hay sao văn bản hoặc các đối tượng khác từ một vị trí sang vị trí khác. Trong bài này, bạn cũng sẽ biết các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và đối tượng. Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản Mặc dầu trong Word ta có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theo nhiều cách khác nhau, sử dụng thanh công cụ định dạng là cách nhanh nhất và dễ nhất. Thanh công cụ định dạng có nhiều nút lệnh có thể dùng để thay đổi thuộc tính văn bản. Thuộc tính là những đặc trưng như như đậm, nghiêng, chữ thường, gạch dưới, phông chữ (kiểu dáng của ký tự), cỡ phông chữ và thậm chí cả màu văn bản. Trên thanh công cụ định dạng, từ trái sang phải, là ô Style, ô Font và ô Font Size, như được nêu trong minh họa sau. Các ô này cho biết tên của kiểu, tên của phông chữ và cỡ của phông chữ hiện đang dùng (kiểu sẽ được trình bày sau trong mục này).

38 Cơ bản về soạn thảo văn bản Khi văn bản có định dạng được chọn, phông chữ và cỡ phông chữ của văn bản được chọn xuất hiện trong các ô Font và Font Size - nếu phông chữ và cỡ phông chữ của văn bản được chọn là như nhau. Nếu phông chữ, kiểu dáng phông chữ, hay cỡ phông chữ trong văn bản được chọn khác nhau, các ô Font, Font Size và Font Style sẽ là các ô trống. Nếu văn bản được chọn có kiểu đậm, nghiêng, hay gạch dưới, các nút liên quan trên thanh công cụ định dạng xuất hiện dạng lõm xuống hoặc có biên bao quanh. Bạn cũng có thể dùng thanh công cụ định dạng để loại bỏ định dạng. Chẳng hạn, nếu muốn loại bỏ định dạng đậm khỏi tiêu đề, chỉ cần chọn văn bản tiêu đề và nháy nút Bold . Khi định dạng văn bản, bạn có thể mở ngăn Reveal Formatting (từ bảng chọn Format) để hiển thị định dạng của văn bản được chọn, như phông chữ và hiệu ứng phông chữ. Ngăn Reveal Formatting cho phép hiển thị, thay đổi hay xóa định dạng của văn bản được chọn. Cũng có thể dùng ngăn Reveal Formatting để chọn văn bản dựa trên định dạng để so sánh định dạng đã dùng trong văn bản được chọn với định dạng được dùng ở các phần khác của văn bản. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn dùng các nút trên thanh công cụ định dạng để làm cho văn bản đậm, nghiêng và gạch dưới và thay đổi phông và cỡ chữ của tiêu đề. 1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn, hộp thoại Open xuất hiện. 2. Trong ô Look in, chọn thư mục PiL, nháy đúp vào thư mục Word Practice, tiếp đó nháy đúp thư mục Lesson04. Nội dung của thư mục Lesson04 xuất hiện trong hộp thoại Open. 3. Chọn tập tin CNTT va giang day và nháy Open. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin CNTT va giang day xuất hiện trong Word. 4. Chọn dòng đầu đề, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy. 5. Nháy các nút Bold và Italic trên thanh công cụ định dạng. Tiêu đề xuất hiện kiểu đậm và nghiêng. 6. Chon các từ Kế hoạch. Nháy nút Underline trên thanh công cụ định dạng.

Định dạng văn bản 39 7. Nháy vào bất kỳ đâu ngoài vùng chọn. Văn bản không còn được chọn và từ Kế hoạch được gạch dưới. 8. Nháy ba lần vào miền chọn (miền ở bên trái của văn bản). Tất cả văn bản được chọn. 9. Trên thanh công cụ định dạng, nháy mũi tên trong ô Font . Danh sách các phông chữ có sẵn xuất hiện. 10. Cuốn xuống, nếu cần và nháy chọn Century Schoolbook. Văn bản đổi sang phông chữ Century Schoolbook. 11. Trên thanh công cụ định dạng, nháy mũi tên trong ô Font Size (ở bên phải của số 12). Danh sách các cỡ phông chữ xuất hiện. 12. Nháy chọn 10. Văn bản được chọn được hiển thị theo cỡ phông chữ nhỏ hơn, cỡ 10 point. 13. Nháy ngoài vùng chọn. Văn bản không còn được chọn. Nháy lệnh Reveal Formatting trên bảng chọn Format. Ngăn Reveal Formatting xuất hiện, hiển thị định dạng của văn bản được chọn. Lưu ý tới thông tin được hiển thị trong ngăn này cũng như các liên kết tới các hộp thoại khác như hộp thoại Font và hộp thoại Paragraph. 14. Nháy nút Close trong ngăn Reveal Formatting. Ngăn Reveal Formatting đóng lại. 15. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As xuất hiện. 16. Lưu văn bản với tên CNTT va giang day_dasua.

40 Cơ bản về soạn thảo văn bản Áp dụng các định dạng ký tự khác Ta có thể áp dụng các thuộc tính và hiệu ứng định dạng không sẵn có trên thanh công cụ định dạng, như chỉ số trên, chỉ số dưới, gạch ngang và chữ hoa nhỏ từ hộp thoại Font. Khi sử dụng hộp thoại Font, ta có thể thay đổi nhiều thuộc tính một lúc. Các thuộc tính khác chỉ có trong hộp thoại Font gồm các hiệu ứng đặc biệt như văn bản có bóng, chạm nổi và màu sắc các ký tự.

Định dạng văn bản 41 Để dùng hộp thoại Font, hãy chọn văn bản muốn định dạng và nháy Font trên bảng chọn Format. Nếu nháy Font trên bảng chọn Format trước khi bắt đầu gõ văn bản, tất cả văn bản được gõ sau đó sẽ xuất hiện theo định dạng đã chọn trong hộp thoại Font cho tới khi đổi định dạng lần nữa. Căn thẳng hàng đoạn văn bản Theo mặc định, nội dung được gõ vào văn bản được căn thẳng lề trái (Align Left). Tuy nhiên, có thể áp dụng các thuộc tính Center, Align Right, hay Justify để căn giữa lề trái và lề phải, căn thẳng lề phải và căn thẳng hai bên lề trái và phải. Để căn thẳng đoạn hiện có với các thuộc tính, ta chọn đoạn đó và nháy một trong những nút lệnh sau đây trên thanh công cụ định dạng: , , , . Toàn bộ đoạn văn sẽ được căn thẳng. Lưu ý rằng không cần phải chọn tất cả đoạn văn trước khi áp dụng việc căn thẳng, chỉ cần đặt điểm chèn trong đoạn văn. Hình sau minh họa bốn kiểu căn thẳng:

42 Cơ bản về soạn thảo văn bản Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn căn giữa, căn phải, căn trái và căn thẳng hai lề. 1. Chọn dòng đầu đề thứ nhất, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy. 2. Nháy nút Center trên thanh công cụ định dạng. Dòng tiêu đề chuyển vào giữa trang văn bản. 3. Đặt điểm chèn trong đoạn thứ nhất. Nháy nút Align Right trên thanh công cụ định dạng. Đoạn này chuyển sang căn thẳng lề phải. 4. Nháy nút Align Left trên thanh công cụ định dạng. Đoạn này chuyển sang căn thẳng lề trái. 5. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Justify . Các dòng trong đoạn bây giờ kéo dãn về cả hai lề trái và phải, ngoại trừ dòng cuối cùng của đoạn, không mở rộng sang lề phải vì nó ngắn hơn các dòng khác. 6. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Align Left để đưa văn bản trở lại căn thẳng lề trái. 7. Lưu và đóng văn bản này. Giữ Word mở cho bài tập tiếp.

Định dạng văn bản 43 Sao, cắt và dán văn bản Khi cắt và dán một phần văn bản, ta di chuyển phần văn bản đó từ một vị trí sang vị trí khác của văn bản hay vào văn bản khác. Khi sao và dán, văn bản được sao sẽ được nhân bản tại vị trí được dán. Có nhiều phương pháp để cắt và dán văn bản. Ta có thể nháy Cut và Paste trên bảng chọn Edit, dùng con trỏ chuột để kéo và thả văn bản, hay nháy nút Cut và nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Tương tự, để sao và dán văn bản, ta có thể nháy Copy và Paste trên bảng chọn Edit, nhấn giữ phím Ctrl và dùng con trỏ chuột để kéo và thả văn bản, hay nháy vào Copy và nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Khi sao hoặc cắt phần văn bản, nội dung đó được sao vào bộ nhớ đệm (Clipboard) của Windows. Nếu dán nội dung từ Clipboard, nút Paste Options xuất hiện bên cạnh nội dung được dán. Nháy nút Paste Options sẽ hiển thị danh sách các tùy chọn để thực hiện các thao tác với nội dung được dán. Những tùy chọn này cho phép nhanh chóng và dễ dàng định dạng văn bản được dán để tương thích với văn bản hiện có. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn sao văn bản được chọn từ văn bản này sang văn bản khác và cắt và dán văn bản được chọn vào trong cùng văn bản. 1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open xuất hiện với nội dung của thư mục Lesson04 được hiển thị. 2. Chọn tập tin có tên Gioi_thieu_PiL 04 và nháy Open. Word mở tập tin này. 3. Chọn đoạn cuối của văn bản và nháy nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. Không có gì thay đổi trên màn hình, nhưng văn bản đã được sao. Đoạn văn bản vẫn còn được chọn. 4. Nháy Close trên bảng chọn File để đóng văn bản. Nội dung tệp CNTT va giang day được hiển thị lại trên màn hình. 5. Nháy vào cuối dòng thứ nhất và nhấn Enter hai lần. Hai dòng trống được chèn và điểm chèn đi xuống hai dòng dưới.

44 Cơ bản về soạn thảo văn bản 6. Nháy nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Nội dung được sao vào bộ nhớ đệm được dán vào vị trí điểm chèn. 7. Nháy nút Paste Options. Bảng chọn ngắn có các tùy chọn được hiển thị. 8. Nháy Match Destination Formatting. Cỡ phông chữ đổi thành 10. 9. Chọn đoạn thứ tư, bắt đầu từ Chỉ với một chiếc máy tính. 10. Nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn và nhấn Delete để loại bỏ dòng trống phụ. Đoạn này bị loại khỏi văn bản và được sao vào bộ nhớ đệm. 11. Nháy dòng trống sau đoạn thứ hai và nhấn Enter để tách đoạn này bằng một dòng trống. Nháy nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Đoạn văn xuất hiện ở vị trí mới. 12. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao Để sao, cắt và dán, bạn còn có thể dùng tính năng kéo-và-thả. Kéo và thả nghĩa là đưa con trỏ chuột lên trên văn bản được chọn, nhấn giữ nút chuột trái và chuyển con trỏ chuột vào vị trí mới và thả nút chuột. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn dùng tính năng kéo và thả để di chuyển văn bản bên trong văn bản. 1. Nháy miền chọn ở bên trái đoạn thứ ba Chỉ với một chiếc máy tính để chọn toàn đoạn văn.

Định dạng văn bản 45 2. Đưa con trỏ chuột lên đoạn văn bản được chọn. Nhấn giữ phím Ctrl và nhấn giữ nút chuột trái. Một hình chữ nhật mờ xuất hiện bên dưới con trỏ chuột. 3. Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột, sau đó thả phím Ctrl. Văn bản sao vào vị trí mới. Nội dung văn bản vẫn còn ở vị trí cũ. 4. Nháy nút lệnh Undo để khôi phục trạng thái trước đó. Đoạn văn bản vẫn còn được chọn. 5. Đưa con trỏ chuột trở lại đoạn văn bản được chọn. Nhấn giữ nút chuột trái. Một hình chữ nhật mờ xuất hiện bên dưới con trỏ chuột. 6. Kéo văn bản cho tới khi đường chấm của con trỏ chuột ở phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) và thả nút chuột (không nhấn giữ phím Ctrl). Văn bản chuyển vào vị trí mới. Nội dung văn bản không còn ở vị trí cũ. 7. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Sử dụng Office Clipboard Office XP thực tế dùng hai bộ nhớ đệm - Windows Clipboard (đã dùng trong bài học này) và Office Clipboard. Tại mỗi thời điểm, Windows Clipboard chỉ có thể cất giữ một nội dung được sao. Khi sao nội dung mới, nội dung cũ bị xóa đi. Trong khi đó, Office Clipboard có thể giữ tới 24 nội dung và ta có thể dán bất kỳ nội dung nào trong số đó vào văn bản - không chỉ nội dung mới sao hay cắt gần nhất vào Clipboard. Bạn cần xem ngăn Office Clipboard để biết có thể dán nội dung nào. Ngăn Clipboard xuất hiện tự động khi sao chép hay cắt hai khoản mục kế tiếp. Nếu ngăn không xuất hiện tự động, bạn có thể mở thủ công bằng cách nháy Office Clipboard trên bảng chọn Edit. Office Clipboard có thể giữ tới 24 nội dung. Nếu nội dung thứ 25 được sao, nôi dung mới được sao và nội dung cũ nhất, nội dung thứ nhất sẽ bị xóa. Trước đó chương trình sẽ hiển thị cảnh báo để bạn có thể khẳng định điều này. Lưu ý rằng các nội dung được sao vẫn

46 Cơ bản về soạn thảo văn bản còn được lưu trong Office Clipboard chừng nào một chương trình Office XP (có thể không phải Word) vẫn còn được mở. Nháy vào nút Options tại đáy của Clipboard để có các lựa chọn điều chỉnh cách thức hoạt động của Office Clipboard: Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn mở ngăn Clipboard, tìm hiểu cách Office Clipboard xử lý nhiều nội dung được sao. 1. Nháy Office Clipboard trên bảng chọn Edit. Ngăn Clipboard hiển thị. 2. Nháy nút . Nếu có bất kỳ nội dung nào đã được cắt hay sao trong Clipboard, chúng đều bị xóa đi.

Định dạng văn bản 47 3. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Trong hộp thoại Open, chọn tập tin có tên Logo 04 và nháy Open. Word mở tập tin này. 4. Nháy biểu tượng Partners in Learning. Các vòng nhỏ xuất hiện quanh biểu tượng, chỉ ra rằng biểu tượng này được chọn. 5. Nháy nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. Biểu tượg được sao và đặt vào trong Clipboard. ScreenTip xuất hiện trên thanh công cụ chỉ ra rằng khoản mục này đã được sao: 6. Đóng văn bản Logo 04. Văn bản này đóng lại và văn bản cũ xuất hiện. 7. Nháy đúp vào miền lựa chọn cạnh đoạn Tầm nhìn chung. 8. Nháy nút Cut trên thanh công cụ chuẩn. Đoạn này bị loại bỏ khỏi văn bản và được đặt vào trong Office Clipboard. Ngăn Clipboard bây giờ chứa hai khoản mục.

48 Cơ bản về soạn thảo văn bản 9. Cuốn lên đầu văn bản và nháy vào phía trước của chữ K trong tiêu đề Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy. 10. Nhấn Enter nhiều lần để chuyển tiêu đề xuống và nháy vào đỉnh của văn bản để định vị điểm chèn. Sau đó trên ngăn Clipboard, nháy mục biểu tượng Partners in Learning. Biểu tượng Partners in Learning xuất hiện ở đầu văn bản (nháy và kéo, nếu cần, để định vị biểu tượng vào vị trí thích hợp). 11. Nháy dòng trống sau tiêu đề (đoạn thứ nhất, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy) và nhấn Enter để chèn thêm dòng trống khác. 12. Trên ngăn Clipboard, nháy Tầm nhìn chung. Đoạn này được chèn vào đáy của phần thứ nhất trong văn bản. 13. Nháy nút trên ngăn Clipboard và nháy nút Close ở góc trên bên phải của ngăn Clipboard. Ngăn Clipboard đóng lại. 14. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để lưu văn bản. Word lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Áp dụng kiểu Kiểu là một tập hợp các đặc trưng định dạng được nhóm gộp dưới một tên kiểu. Mỗi đoạn văn trong văn bản đều phải được định dạng theo một kiểu nào đó. Đoạn văn có mọi đặc trưng định dạng của kiểu được áp dụng cho nó.

Định dạng văn bản 49 Trên thanh công cụ định dạng, ô ngoài cùng, bên trái là ô kiểu . Nếu di chuyển điểm chèn đến đoạn văn bản nào thì ô này hiển thị tên của kiểu áp dụng cho đoạn văn đó. Kiểu giúp tiết kiệm thời gian khi định dạng văn bản và giúp duy trì cách trình bày nhất quán trong văn bản (thậm chí từ văn bản nọ sang văn bản kia). Chẳng hạn, giả sử ta đang tạo ra một văn bản có chứa nhiều đầu đề con. Ta muốn những đầu đề này đều màu lục và có phông chữ khác với văn bản. Thay vì định dạng từng tiêu đề con một, ta có thể tạo ra một kiểu và áp dụng cho mọi đoạn văn sẽ là tiêu đề con. Để áp dụng kiểu, chỉ cần đặt điểm chèn đoạn cần áp dụng kiểu và nháy ô Style , sau đó chọn kiểu thích hợp. Khi mở một văn bản mới và gõ nội dung, nội dung này được áp dụng kiểu mặc định gọi là Normal. Các từ được định dạng theo phông chữ Times New Roman, cỡ 12 điểm và được căn thẳng lề trái. Mẫu Normal có nhiều kiểu thiết kế sẵn, trong đó một số để dùng như tiêu đề. Tên của kiểu được hiển thị trong ô Style, như được minh họa sau đây:

50 Cơ bản về soạn thảo văn bản Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn áp dụng kiểu cho các đoạn văn. 1. Nháy chuột tại vị trí bất kỳ trong đoạn Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy. 2. Nháy mũi tên trong ô Style trên thanh công cụ định dạng và nháy Heading 2. Kiểu Heading 2 được áp dụng cho đoạn hiện thời - trong trường hợp này, chỉ một đoạn văn Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy. 3. Chọn các đoạn từ Có tầm nhìn chung đến hỗ trợ môi trường học tập mới. Nháy mũi tên trong ô Style trên thanh công cụ định dạng và nháy Heading 3. Kiểu Heading 3 được áp dụng cho tất cả các đoạn trong danh sách này. 4. Nháy bên ngoài danh sách để khử chọn các đoạn. Danh sách này sẽ trông giống như danh sách trong minh họa sau. 5. Nháy ở phía trước của dòng tiêu đề thứ nhất Tầm nhìn chung. Trên thanh công cụ định dạng, nháy ô Style và nháy Heading 1. Kiểu dáng này được áp dụng cho dòng tiêu đề. 6. Chọn C trong từ Có tầm nhìn chung. Nháy ô Style và nháy Heading 1. Ký tự này trở thành lớn hơn. 7. Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn để loại bỏ việc định dạng vừa áp dụng. 8. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Định dạng văn bản 51 Xem trước văn bản Để xem dáng vẻ văn bản trước khi in, bạn dùng công cụ Print Preview. Cửa sổ Print Preview hiển thị chính xác các trang giống như khi chúng được in ra và chỗ ngắt trang sẽ xuất hiện ở đâu. Nếu chưa hài lòng với bố cục, bạn có thể điều chỉnh trước khi in. Việc dùng Print Preview có thể giúp nhận diện các thay đổi định dạng mong muốn mà không tốn phí giấy in. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn xem trước một văn bản trước khi in nó. 1. Nháy nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn. 2. Trên thanh công cụ Print Preview, nháy nút Multiple Pages và nháy nút thứ hai trong hàng trên cùng để xem hai trang một lúc. 3. Nháy nút One Page để trở về cách hiển thị một trang. 4. Nháy nút Close trên thanh công cụ Print Preview để đóng chế độ xem trước khi in. Print Preview đóng lại và Word trở về cách hiển thị trước. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

52 Cơ bản về soạn thảo văn bản In văn bản Có thể sử dụng hai phương pháp để in văn bản trong Word. Một cách là dùng nút lệnh Print trên thanh công cụ chuẩn để in tất cả các trang trong văn bản hiện thời bằng việc dùng máy in mặc định. Phương pháp này thuận tiện khi muốn in toàn bộ văn bản. Phương pháp thứ hai là dùng lệnh Print trong bảng chọn File để hiển thị hộp thoại Print. Cách này cho phép in nhiều bản sao của văn bản, in từ máy in khác, in văn bản được chọn, hay in một số trang nhất định. Chẳng hạn, thay vì việc in ra toàn bộ văn bản để duyệt và soạn thảo trang 6, bạn có thể dùng hộp thoại Print để chỉ in mỗi trang 6. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thực hành in văn bản bằng việc dùng cả nút lệnh Print và hộp thoại Print, sau đó in theo một vài tùy chọn. 1. Nháy nút lệnh Print trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản hiện thời được in ra trên máy in mặc định. 2. Nháy vào bất kỳ đâu trên trang đầu của văn bản này. Trên bảng chọn File, nháy Print. Hộp thoại Print hiện ra. 3. Trong phần Page range, nháy tùy chọn Current page và sau đó nháy OK. Chỉ trang thứ nhất của văn bản được in ra.

Định dạng văn bản 53 4. Chọn một đoạn bất kỳ. Trên bảng chọn File, nháy Print. Hộp thoại Print hiện ra. 5. Trong phần Page range, nháy tùy chọn Selection và nháy OK. Chỉ phần văn bản được chọn sẽ được in. Lưu ý Bạn cũng có thể in một trang khác trang hiện tại bằng cách gõ số trang muốn in vào ô Pages trong hộp thoại Print. Để in nhiều trang, nhưng không phải toàn bộ văn bản, bạn có thể gõ các số trang, chèn thêm dấy phẩy giữa các số trang cho các trang không tuần tự hay dùng dấu gạch ngang để chỉ ra miền liên tục các trang tuần tự. Chẳng hạn: 1,3,5 hay 4-6. Tổng kết bài học Trong bài này, bạn đã học các cách định dạng văn bản cơ bản. Bạn cũng đã biết cách cắt hay sao và dán văn bản, cách dùng Clipboard để dán nhiều lựa chọn. Ngoài ra, bạn cũng nắm được cách áp dụng kiểu, xem trước văn bản và in văn bản. Câu hỏi kiểm tra 1. Tổ hợp phím nào cho phép áp dụng kiểu cho nhiều đoạn không liên tiếp? 2. Các phương pháp để cắt và dán một phần văn bản đã chọn là gì? 3. Trước khi in văn bản, làm thế nào để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày đúng như bạn mong muốn? 4. Kiểu là gì? 5. Nêu hai cách có thể áp dụng định dạng đậm cho văn bản được chọn? 6. Sự khác biệt giữa cắt và sao văn bản là gì?

54 Cơ bản về soạn thảo văn bản Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản có tên Invitation 04 từ thư mục Lesson04. Căn giữa tất cả đoạn trong văn bản. Thay đổi từ đoạn thứ hai đến phần cuối thành cỡ phông 20 điểm, theo chữ hoa nhỏ, màu xanh da trời và đậm. Chọn các dòng văn bản Xin trân trọng kính mời các thành viên tới dự…, Thời gian, Địa điểm và đổi phông thành 16 point và đậm. Đổi tất cả văn bản thành phông Garamond. Cuối cùng, chuyển ba đoạn cuối lên đầu văn bản. In hai bản sao của văn bản. Lưu giữ văn bản với tên Invitation 04 Edited vào thư mục Lesson04. Bài tập 2: Mở một trong các văn bản đã làm việc trong bài học này và xem trong chế độ Print Preview. Dùng thước để điều chỉnh lề, dùng nút Magnifier và sử dụng ô để phóng to và thu nhỏ văn bản. Xem bản in trước khi in theo khổ toàn màn hình và sau đó trở về màn hình xem trước khi in. Dùng các thông tin Trợ giúp của Word để xác định mục đích của nút Shrink to Fit . Tính năng đó có ích trong văn bản đang được mở không? Nếu có, hãy sử dụng nút Shrink to Fit . Bài tập 3: Chọn và sao vài đoạn trong văn bản (nếu cần, mở Office Clipboard). Khi sao văn bản, lưu ý tới thứ tự các nội dung được sao vào Clipboard. Nội dung nào ở trên đỉnh của danh sách? Nếu nháy vào mũi tên bên cạnh nội dung này, ta thấy có các tùy chọn gì? Tùy chọn Paste All trên Office Clipboard có ích khi nào? Bài tập 4: Trong bài học này ta đã khám phá sơ lược ngăn Reveal Formatting. Mở lại ngăn này và nháy vào các liên kết để xác định có thể mở các hộp thoại nào qua ngăn này. Hãy suy nghĩ về lợi ích sử dụng ngăn này khi soạn thảo văn bản với Word. Dùng các thông tin Trợ giúp của Word để biết thêm về Reveal Formatting. Viết giải thích tóm tắt về các tính năng có sẵn qua ngăn này và cách sử dụng chúng. Đóng văn bản đã mở cho các Bài tập này mà không lưu bất kỳ thay đổi nào.

Định dạng đoạn văn Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể: Thiết lập thụt lề và khoảng cách giữa các đoạn văn bản. Thiết đặt và xóa điểm dừng. Tạo cột, điều chỉnh độ rộng cột và khoảng cách cột. Chèn dấu ngắt cột. Thay vì sử dụng các thiết lập ngầm định do Word cung cấp, bạn có thể sử dụng những thiết đặt và công cụ khác để thay đổi hình thức hiển thị của các văn bản. Một trong những cách thức để nhanh chóng tùy chỉnh một văn bản là thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trên trang bằng cách thay đổi các lề trang, thiết lập lại căn chỉnh của đoạn, thay đổi thiết lập của tab và tạo các đầu trang và chân trang. Khi bạn tạo một văn bản, bạn không chỉ định dạng văn bản mà còn có khả năng thay đổi bố cục trang của văn bản bằng cách thay đổi hình thức hiển thị của văn bản trong trang. Định dạng đoạn văn Word định nghĩa một đoạn văn bản là một phần văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Mỗi khi nhấn phím Enter, Word chèn vào văn bản một ký tự định dạng ẩn để xác định kết thúc của một đoạn. Dấu đó được gọi là dấu ngắt đoạn hay dấu ngắt dòng cứng. Dấu ngắt đoạn là một ký tự đặc biệt đóng vai trò như là một ký tự điều khiển. Dấu ngắt đoạn chỉ có thể nhìn thấy nếu chế độ hiển thị các ký tự không được in (hoặc các dấu định dạng) được bật lên bằng cách nháy nút trên thanh công cụ chuẩn. Bình thường những dấu ngắt đoạn không được hiển thị nhưng chúng luôn luôn tồn tại. Thậm chí một dòng trắng cũng được xem là một đoạn vì nó kết thúc bằng một dấu xuống dòng cứng. Các lệnh định dạng đoạn văn tác động đến toàn bộ đoạn văn. Toàn bộ định dạng liên quan đến một đoạn văn được lưu trữ trong dấu ngắt đoạn. Định dạng lựa chọn cho đoạn được áp dụng cho đoạn tiếp theo sẽ được gõ vào. Khi bắt đầu một đoạn mới, đoạn sẽ mang những đặc điểm định dạng của đoạn trước đó. Hoặc khi xóa một dấu ngắt đoạn, đoạn trước sẽ mang các đặc điểm định dạng của đoạn tiếp theo.

56 Cơ bản về soạn thảo văn bản Hình dưới minh họa các đặc trưng định dạng đoạn văn: Theo mặc định, các đoạn được thiết lập giãn cách đơn, căn lề trái và không có thụt lề. Bạn có thể thay đổi các thiết lập mặc định của các đoạn bằng cách sử dụng hộp thoại Paragraph trên bảng chọn Format.

Định dạng đoạn văn 57 Giống như hầu hết các lệnh định dạng trong Word, ta có thể lựa chọn các đoạn muốn thay đổi và sau đó áp dụng định dạng hoặc áp dụng định dạng trước, sau đó mới gõ văn bản muốn định dạng. Bảng dưới đây liệt kê các thuộc tính định dạng đoạn văn: Căn lề Căn thẳng lề phải Căn thẳng giữa hai lề Căn thẳng lề trái Căn thẳng cả hai lề Thụt lề Thụt lề trái Thụt lề phải Khoảng cách giữa Khoảng cách tới Khoảng cách tới các đoạn văn đoạn trên đoạn dưới Dáng vẻ dòng đầu Thụt lề dòng đầu Đoạn “treo” tiên Khoảng cách giữa Đơn Kép các dòng 1,5 dòng Khoảng cách chính xác,... Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thay đổi giãn cách đoạn và tạo thụt lề treo bằng cách sử dụng hộp thoại Paragraph. 1. Mở tệp văn bản Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 (có đường dẫn PiL\\Word Practice). 2. Hãy cuốn đến đầu mục Các nhóm lương, sau đó lựa chọn đầu mục này và toàn bộ văn bản dưới đầu mục. 3. Trên bảng chọn Format, nháy Paragraph. Hộp thoại Paragraph xuất hiện. 4. Nháy trang Indents and Spacing, nếu cần. Trong ô After ở phần Spacing, nháy vào mũi tên chỉ xuống hai lần. Giãn cách giữa hai đoạn được đổi thành 12 pt. 5. Nháy OK và nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản. Hộp thoại Paragraph đóng lại và giãn cách 12 pt được thêm sau mỗi đoạn trong văn bản.

58 Cơ bản về soạn thảo văn bản 6. Chọn các đoạn văn từ sau đoạn Những định nghĩa sau đây liên quan đến… 7. Nháy Paragraph trên bảng chọn Format. Hộp thoại Paragraph xuất hiện. 8. Nháy vào mũi tên xuống trong ô Special, nháy chọn Hanging và sau đó nháy OK. Word tạo thụt lề treo cho các đoạn, dòng đầu tiên không thụt lề còn các dòng tiếp theo sẽ thụt lề với giá trị mặc định là 0,5 inch.

Định dạng đoạn văn 59 9. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ lựa chọn văn bản. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp. Sử dụng thước để đặt mức thụt lề Để tạo nhanh thụt lề treo hoặc thụt lề dòng đầu tiên, ta có thể sử dụng thước đo. Thước đo gồm các vạch dấu cho cả hai dạng thụt lề này cùng với thụt lề bên phải, như được hiển thị trong hình dưới đây. Bạn đặt khoảng cách thụt lề cho các đoạn bằng cách lựa chọn đoạn văn (hoặc đặt điểm chèn trên đó) và kéo vạch dấu đến vị trí phù hợp. Để Thực hiện Thụt lề toàn bộ một đoạn Hãy kéo vạch dấu Left Indent . Toàn bộ ba vạch dấu định dạng đều dịch chuyển. Chỉ thụt lề dòng đầu tiên Chỉ kéo vạch dấu First Line Indent . Tạo thụt lề treo Chỉ kéo vạch dấu Hanging Indent . Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thay đổi các thiết lập thụt lề bằng cách sử dụng thước đo. 1. Dưới câu Những định nghĩa sau đây liên quan đến…, lựa chọn bảy đoạn văn còn lại. 2. Đặt vị trí của con trỏ chuột trên vạch dấu Hanging Indent trên thước đo (tam giác dưới cùng). Chú ý ScreenTip Hanging Indent.

60 Cơ bản về soạn thảo văn bản 3. Nhấn giữ phím Alt và kéo vạch dấu Hanging Indent sang bên phải cho đến số .75” xuất hiện ở bên trái vạch dấu. Thả nút chuột, nhưng không bỏ lựa chọn văn bản. Các đoạn được thụt lề 0,75 inch từ dòng đầu tiên của mỗi đoạn. Lưu ý: Mặc dù không cần nhấn giữ phím Alt khi kéo các vạch dấu nhưng như vậy sẽ giúp thấy kích thước rõ hơn. 4. Thả phím Alt, các đoạn vẫn đang được chọn. Kéo vạch dấu Left Indent (hình vuông) sang phải đến 2 inch trên thước đo. Lưu ý rằng cả ba vạch dấu đều dịch chuyển và toàn bộ các đoạn đều được thụt lề. 5. Các đoạn vẫn được chọn. Kéo vạch dấu Right Indent (tam giác ở bên phải thước đo) lên mức 5,5 inch. Lề bên phải của các đoạn được dịch chuyển sang trái. 6. Nháy vào bất cứ vị trí nào để ngừng chọn văn bản. 7. Cuốn văn bản để xem định dạng của các đoạn khác nhau. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Lưu giữ tập tin này để mở cho bài tập lần sau. Thiết đặt điểm dừng Word tự động căn lề trái cho các điểm dừng (tab) và giãn cách chúng theo khoảng cách ngầm định nửa inch. Mỗi khi nhấn phím Tab, điểm chèn sẽ di chuyển sang điểm dừng tiếp theo trên dòng

Định dạng đoạn văn 61 hiện thời. Theo ngầm định, Word chèn một điểm dừng trái mỗi khi nhấn phím Tab (căn thẳng bên trái). Bảng sau giải thích về các dạng tab có thể được áp dụng. Loại Tab Nút Tác dụng Trái Căn chỉnh văn bản thẳng bên trái của tab. Phải Căn chỉnh văn bản thẳng bên phải của tab. Giữa Đặt văn bản ở giữa hai bên của tab. Thập phân Căn chỉnh các số dọc một vị trí thập phân. Thanh Chèn một thanh dọc tại điểm dừng tab. Giãn cách tự động giữa các điểm dừng có thể chấp nhận được trong hầu hết trường hợp. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi giãn cách này. Ví dụ, bạn đang làm việc với một văn bản có một vài cột dữ liệu, bạn có thể thay đổi thiết lập của tab để đủ khoảng cách hiển thị dữ liệu. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn mở rộng các cột bằng cách sử dụng hộp thoại Tabs để thay đổi thiết lập của điểm dừng. 1. Cuốn đến đầu mục Lương Trung bình ở Mỹ theo Mã Bưu điện Hai số và lựa chọn toàn bộ các dòng có mã số bưu điện ở dưới đề mục (từ 01 đến 98). 2. Nháy lệnh Tabs trên bảng chọn Format. Hộp thoại Tabs xuất hiện.

62 Cơ bản về soạn thảo văn bản 3. Trong ô Tab stop position, gõ 1. 4. Nháy Set. Số này xuất hiện trong danh sách Tab stop position. 5. Gõ 2.5 và nháy vào nút Set. Khi điểm dừng thứ hai được thiết đặt, số đó xuất hiện trong danh sách Tab stop position. 6. Nháy OK để đóng hộp thoại Tabs. Như trong hình minh họa dưới đây, các cột thông tin được giãn cách và căn chỉnh theo đúng các điểm dừng tab mà bạn vừa mới chèn. 7. Nháy chuột để bỏ chọn văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Định dạng đoạn văn 63 Thiết lập và xóa các điểm dừng cụ thể Khi tạo các danh sách, biểu đồ hoặc những phần văn bản yêu cầu cao về định dạng, bạn có thể tạo các điểm dừng tại những khoảng trống nhất định để chia thông tin sao cho thu hút nhất đối với người nhìn. Bạn cũng có thể tạo một tab dẫn hiển thị dòng các dấu chấm từ điểm chèn đến điểm dừng tiếp theo. Tab dẫn có thể căn chỉnh bên trái, bên phải, ở giữa hoặc thập phân. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thiết lập điểm dừng bằng cách sử dụng hộp thoại Tabs. Sau đó, nhập văn bản để xem kết quả định dạng. 1. Nháy Ctrl+End để di chuyển điểm chèn đến cuối văn bản. 2. Nháy Tabs trên bảng chọn Format. Hộp thoại Tabs xuất hiện. 3. Trong ô Tab Stop Position, gõ 1 và sau đó nháy nút Set. 4. Trong ô Tab Stop Position, gõ 3 và sau đó nháy vào nút Set. 5. Trong hộp Tab stop position, gõ 4. Trong vùng Alignment, nháy chọn Decimal, nháy nút Set và sau đó nháy OK. Hai tab căn chỉnh bên trái và một tab căn chỉnh thập phân được hiển thị trên thước đo. Hộp thoại Tabs đóng lại. 6. Nhấn phím Tab, gõ Mức công việc. Nhấn phím Tab một lần nữa, gõ Cơ sở và nhấn phím Tab. 7. Gõ Trung bình và nhấn Enter. Các tiêu đề cột đã được tạo. 8. Để nhập hàng thông tin đầu tiên, nhấn phím Tab và gõ những nội dung sau đây (chú ý nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập và nhấn Enter sau lần nhập cuối cùng): Mới vào, 52, $36,100.00. Thông tin cho hàng đầu tiên của bảng đã được nhập. 9. Nhấn phím Tab và tiếp tục gõ những nội dung sau đây (vẫn chú ý nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập và nhấn Enter sau lần nhập cuối cùng): Mức Trung bình, 207, $42,410.00. Thông tin cho hàng thứ hai của bảng đã được nhập. Hãy lưu ý rằng số được căn chỉnh tại điểm thập phân chứ không phải ở dạng mặc định là bên trái.

64 Cơ bản về soạn thảo văn bản 10. Nhấn phím Tab và tiếp tục gõ những thông tin sau (nhấn phím Tab giữa mỗi lần nhập): Mức Cao cấp, 186, $55,500. Nhấn Enter. Hãy lưu ý rằng mặc dù bạn không gõ dấu thập phân, số vẫn được căn chỉnh hợp lý. 11. Nháy Tabs trên bảng chọn Format. 12. Nháy chọn thiết đặt 3” trong danh sách Tab Stop Position và nháy nút Clear. Thiết đặt điểm dừng 3” bị xóa. 13. Lưu ý rằng Word tự động chọn thiết đặt 4” trong danh sách Tab Stop Position. Khi thiết đặt 4\" đã được chọn, nháy vào tùy chọn 2 trong phần Leader. 14. Nháy vào nút Set và nháy OK. 15. Nhấn phím Tab và gõ Trung bình. Sau đó nhấn phím Tab và gõ $44,670. Các dấu chấm dẫn được điền vào khoảng trống trước điểm dừng thứ hai. 16. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Sử dụng thước đo để thiết lập và xóa các điểm dừng Bạn cũng có thể thiết lập nhanh và xóa nhanh các điểm dừng bằng cách sử dụng thước đo. Phương pháp này rất hữu ích và trực quan. Để thiết lập điểm dừng sử dụng thước đo, bạn hãy lựa chọn (các) đoạn sẽ áp dụng. Sau đó, bạn hãy nháy vào nút Tab Align ở phía bên trái của thước đo để xác định dạng căn chỉnh tab. Hãy nháy vào thước đo ở vị trí mong muốn để đặt vạch dấu của điểm dừng tab. Một vạch dấu của điểm dừng tab xuất hiện ở vị trí đó. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thiết lập các điểm dừng bằng cách sử dụng thước đo. 1. Nháy đúp chuột để đặt điểm chèn vào dòng trống cuối cùng và nhấn phím Enter hai lần.

Định dạng đoạn văn 65 2. Gõ bốn dòng thông tin sau, sử dụng phím Tab để dịch chuyển đến mỗi điểm dừng và nhấn phím Enter sau mỗi dòng. Tuổi Cơ sở Trung bình 20-29 82 $37,800 30-44 178 $47,290 Từ 45 trở lên 200 $50,440 Với nhiều nội dung hơn, kết quả căn chỉnh được hiển thị rõ ràng hơn. 3. Hãy chọn tất cả các hàng trong trang này, ngoại trừ hàng cuối cùng (có nhãn là Trung bình). 4. Kéo thả dấu điểm dừng thứ hai (ở mốc 3 inch) ra khỏi thước đo. Điểm dừng bị xóa và văn bản bị hiệu chỉnh. 5. Nháy nút Tab Align bên trái thước đo (có thể nhiều lần) cho đến khi xuất hiện dưới dạng Center Tab . Nút Tab Align thay đổi thành nút Center Align. 6. Nháy trên thước đo ở mốc 3 inch. Một điểm dừng căn giữa được thiết lập và văn bản được căn chỉnh lại. 7. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự Các danh sách liệt kê thường có hai dạng: dạng ký hiệu và dạng số thứ tự như hình dưới đây. Dạng thứ nhất thường để liệt kê những

66 Cơ bản về soạn thảo văn bản thành phần như nhau, còn trong dạng thứ hai thứ tự liệt kê cũng đóng vai trò nhất định. Các khái niệm cơ bản Mục tiêu • Ký tự; 1. Phát hiện và bồi dưỡng sinh viên có tài năng. • Từ; 2. Góp phần nâng cao chất lượng đào • Câu; tạo. • Dòng; 3. Bổ sung đội ngũ cán bộ giảng dạy. • Đoạn. Để tạo phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục, như minh họa ở hình trên, chúng ta sử dụng các nút Bullet và Numbering trên thanh công cụ định dạng hoặc lệnh Format→Bullets and Numbering trong bảng chọn Format. Để tạo nhanh danh sách các khoản mục, bạn chọn các dòng cần đưa vào danh sách và thực hiện một trong hai thao tác sau: Nháy Bullets trên thanh công cụ định dạng khi muốn đặt dấu chấm đen trước các khoản mục. Nếu muốn đánh số thứ tự, hãy nháy chuột ở nút Numbering trên thanh công cụ định dạng. Muốn loại bỏ một khoản mục nào đó trong danh sách, chỉ cần đặt dấu chèn ở đó và nháy lại nút tương ứng. Cách thứ hai với nhiều khả năng tùy chỉnh hơn là chọn lệnh Format→Bullets and Numbering. Trước hết chọn các dòng cần đưa vào danh sách và nháy lệnh Format→Bullets and Numbering trên bảng chọn Format và nháy trang Bulleted khi muốn đặt dấu đặc biệt trước các khoản mục (hoặc nếu muốn đánh số thứ tự, nháy trang Numbered), sau đó chọn ô tương ứng với kiểu định dạng cần thiết và nháy nút OK.

Định dạng đoạn văn 67 Để sửa đổi kiểu của các khoản mục, ví dụ như không dùng dấu • mà dùng dấu ♣ hay dấu hoặc 1., 2. thành dạng 1), 2) chẳng hạn, hãy nháy chuột ở nút Customize trên các trang trên. Có thể thực hiện các sửa đổi trên hộp thoại hiện ra sau đó. Để chọn các ký tự làm dấu, hãy chọn phông chữ và chọn các ký tự trong phông chữ đó cũng như vị trí của ký tự dấu đối với văn bản. Đối với nhãn đánh số còn có thể cho thêm các ký tự khác vào trước hay sau số thứ tự, ví dụ nếu không thích 1., thì có thể sửa đổi thành [1]. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn định dạng phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục. 1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open hiện ra. 2. Nháy mũi tên trong ô Look In, mở thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\\Word Practice. 3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin Brochure 05 xuất hiện trong cửa sổ Word. 4. Chọn các đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy đến cuối văn bản. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Bullets . Các đoạn văn bản được định dạng với dấu chấm phía trước. 5. Đặt dấu chèn vào đoạn Thư tín trực tiếp và nháy nút Bullets lần nữa. Đoạn này trở lại định dạng ban đầu, không có dấu chấm.

68 Cơ bản về soạn thảo văn bản 6. Chọn các đoạn từ Phỏng vấn/Xuất hiện trên TV/Radio đến cuối văn bản. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Numbering . Các đoạn văn bản được định dạng với các số thứ tự ở phía trước, bắt đầu từ số 1. 7. Đặt điểm chèn vào trong đoạn Phỏng vấn/Xuất hiện trên TV/Radio. 8. Chọn Bullets and Numberings trên bảng chọn Format và nháy trang Numbered. 9. Nháy Customize. Nháy mũi tên trong ô Number Style và chọn A, B, C,... Nháy mũi tên trong ô Start At cho đến khi xuất hiện chữ I. 10. Nháy nút Fonts và trên hộp thoại hiện ra chọn kiểu chữ đậm. Nháy OK. 11. Nháy OK lần nữa. Các đoạn đánh số thứ tự được định dạng lại với thứ tự các chữ, bắt đầu bằng I với kiểu chữ đậm. 12. Chọn các lại các đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy đến cuối văn bản. 13. Trên thanh công cụ định dạng, nháy nút Bullets . Các đoạn văn bản được định dạng trở lại với dấu chấm phía trước. 14. Lưu và đóng văn bản. Định dạng văn bản theo cột Nhiều nghiên cứu cho thấy con người có xu hướng đọc văn bản kỹ hơn trên các dòng ngắn hơn. Đó là lý do giải thích tại sao hầu hết các tờ báo và tạp chí thường định dạng văn bản theo các cột không rộng quá 3 inch. Bạn có thể sử dụng Word để định dạng văn bản theo cột một cách dễ dàng. Mặc dù sử dụng cột không phải lúc nào cũng phù hợp (không nên sử dụng trong thư, bản ghi nhớ và báo cáo công việc) nhưng trong các dạng văn bản như thông báo, tờ rơi, mục lục hay danh sách thì cột là tính năng rất hữu ích. Trong một số trường hợp, cột có thể giúp rút ngắn độ dài văn bản, đặc biệt là khi hầu hết các dòng trong văn bản thường ngắn. Tùy thuộc vào thiết đặt lề trang trong văn bản, có thể tạo khoảng 12 cột mỗi trang. Trong mục này, bạn sẽ học cách chuyển văn bản

Định dạng đoạn văn 69 trong một tờ rơi thành các cột và điều chỉnh định dạng cho các phần khác nhau trong tờ rơi. Tạo cột Trước khi bắt đầu sửa đổi một văn bản thành dạng cột, nên suy nghĩ trước về hình thức hiển thị của các cột trong trang, số cột muốn tạo và định dạng của các cột. Để tạo các cột có độ rộng bằng nhau, hãy chọn văn bản sẽ được định dạng theo cột. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Columns và nháy chọn số cột muốn tạo hoặc sử dụng lệnh Columns trong bảng chọn Format. Khi đó hộp thoại Columns cho phép nhiều tùy chọn hơn để định dạng theo cột. Để tạo các cột có độ rộng không bằng nhau, ta phải sử dụng lệnh Columns trong bảng chọn Format. Trong phần Presets, nháy vào Left để làm cho cột bên trái hẹp hơn hoặc nháy vào Right để làm cho cột bên phải hẹp hơn. Nếu không lựa chọn bất kỳ phần văn bản nào, Word sẽ định dạng toàn bộ văn bản theo cột. Nếu chỉ muốn một phần văn bản được định dạng theo cột, hãy lựa chọn phần văn bản đó trước khi chọn định dạng cột. Word tự động chèn các dấu ngắt phần tại nơi bắt đầu và kết thúc văn bản được chọn và dàn văn bản vào các cột. Trong Word, phần là một phần văn bản có định dạng trang riêng, độc lập với định dạng của các phần khác trong cùng một văn bản. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn định dạng toàn bộ văn bản thành các cột bằng cách sử dụng nút Columns, sau đó định dạng một vùng văn bản theo các cột không bằng nhau bằng cách sử dụng hộp thoại Columns. 1. Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn. Hộp thoại Open hiện ra. 2. Nháy mũi tên trong ô Look In, mở thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\\Word Practice. 3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05. Hộp thoại Open đóng lại và tập tin Brochure 05 xuất hiện trong cửa sổ Word.

70 Cơ bản về soạn thảo văn bản 4. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Show/Hide ¶ nếu cần, để hiển thị các ký tự định dạng. Các ký tự định dạng xuất hiện trong văn bản. 5. Nháy nút Columns trên thanh công cụ chuẩn. Bảng chọn Columns xuất hiện. 6. Nháy vào cột thứ ba trong bảng chọn. Nội dung của toàn bộ văn bản được sắp xếp vào ba cột. Đối tượng WordArt nằm trên một phần văn bản ở phần trên cùng của trang. 7. Nháy nút Undo trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản trở lại bố cục ban đầu. 8. Đặt điểm chèn ở bên trái của dấu dưới tiêu đề Câu lạc bộ PiL. 9. Chọn dấu ngắt phần và toàn bộ văn bản dưới tiêu đề Câu lạc bộ PiL. Chọn cả dấu ngắt phần cuối phần này nhưng không chọn tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL hoặc bất kỳ văn bản nào dưới tiêu đề này.

Định dạng đoạn văn 71 10. Nháy nút Columns trên thanh công cụ chuẩn và trong bảng chọn Columns, nháy vào cột thứ hai. Văn bản được chọn sẽ được định dạng theo hai cột. 11. Nháy vào bất cứ vị trí nào để bỏ chọn văn bản. 12. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom và nháy chọn Whole Page. 13. Chọn toàn bộ văn bản dưới tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL. 14. Nháy Columns trên bảng chọn Format. Hộp thoại Columns xuất hiện. 15. Nháy Right trong vùng Presets và nháy OK. Văn bản được chọn được định dạng theo hai cột và cột bên trái rộng hơn cột bên phải. 16. Nháy vào bất cứ vị trí nào để ngừng lựa chọn văn bản. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom và nháy chọn 75%. Bố cục văn bản xuất hiện ở tỷ lệ 75% so với kích cỡ thực của nó. 17. Nháy Save As trên bảng chọn File và lưu văn bản trong thư mục Lesson05 với tên Brochure 05 Edited. Word lưu văn bản này. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

72 Cơ bản về soạn thảo văn bản Xác định độ rộng của cột Trong bài tập trước, ta đã sử dụng vùng Presets của hộp thoại Columns để tạo các cột có độ rộng không bằng nhau. Các độ rộng này có thể sửa đổi được bằng cách sử dụng thước đo hoặc thiết đặt độ rộng trong hộp thoại Columns. Tùy theo độ rộng, hẹp của các cột, khoảng cách giữa các cột có thể tự động điều chỉnh. Ví dụ, nếu năm cột được quy định trong hộp thoại Columns, các cột sẽ có độ rộng và giãn cách bằng nhau. Nếu tăng độ rộng của một trong số các cột, độ rộng của tất cả các cột còn lại sẽ thu hẹp lại. Nên kiểm tra khu vực Preview trong hộp thoại Columns khi thay đổi thiết đặt để biết những ảnh hưởng do sửa đổi gây ra. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn tùy chỉnh độ rộng của cột bằng hộp thoại Columns và thước đo. 1. Nháy vào bất cứ vị trí nào dưới tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL. 2. Nháy Columns trên bảng chọn Format. Hộp thoại Columns xuất hiện. 3. Gõ 4.5 trong ô Width của cột đầu tiên và nhấn phím Tab. Độ rộng của cột 2 tự động thay đổi thành 2,5 inch để giữ khoảng cách cho trước giữa các cột. 4. Nháy OK. Độ rộng của các cột được điều chỉnh dựa trên kích thước được nhập vào.

Định dạng đoạn văn 73 5. Trên thước đo, hãy đặt vị trí của con trỏ trên vạch dấu Move Column cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên hai đầu. Nhấn giữ phím Alt và kéo thả vạch dấu sang bên trái sao cho cột bên trái rộng 4,25 inch (cột bên phải sẽ rộng 2,75 inch). 6. Thả phím Alt. Độ rộng của các cột được điều chỉnh. 7. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Word lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp. Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột Nếu muốn thay đổi khoảng cách giữa các cột, ta có thể sử dụng thước đo hoặc hộp thoại Columns. Để thay đổi khoảng cách giữa cột bằng thước đo, nháy vào bất cứ vị trí nào trong phần chứa các cột muốn sửa đổi. Đưa con trỏ chuột lên trên vạch dấu Move Column cho đến khi thấy ScreenTip Left Margin hay Right Margin và kéo vạch dấu đến vị trí mới. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn thay đổi khoảng cách giữa giữa các cột bằng hộp thoại Columns. 1. Nháy vào bất cứ vị trí nào trong phần văn bản dưới tiêu đề Câu lạc bộ PiL. 2. Nháy Columns trên bảng chọn Format. Hộp thoại Columns xuất hiện. 3. Xóa đánh dấu trong ô Equal column width, nếu cần. Gõ .1 trong ô Spacing và nhấn phím Tab. Độ rộng của cột thứ hai chuyển thành 3,9 inch. 4. Gõ 3.7 trong ô Width của cột thứ nhất và nhấn phím Tab. Độ rộng của hai cột được điều chỉnh thành 3,7 inch. 5. Nháy OK. Hộp thoại Columns đóng lại và khoảng cách giữa các cột thay đổi. 6. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy mũi tên trong ô Zoom và nháy chọn Whole Page. Bố cục của văn bản được hiển thị trên toàn bộ trang trên màn hình.

74 Cơ bản về soạn thảo văn bản 7. Nháy vào bất cứ vị trí nào trong phần hai cột dưới tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL. 8. Nháy Columns trên bảng chọn Format. Hộp thoại Columns xuất hiện. 9. Gõ .1 trong ô Spacing và nhấn phím Tab. Độ rộng của cột thứ hai chuyển thành 3,15 inch. 10. Nháy OK. Hộp thoại Columns đóng lại và giãn cách giữa các cột thay đổi. 11. Chọn 75% trong ô Zoom . Văn bản xuất hiện ở tỷ lệ 75% so với kích cỡ thực của nó. 12. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Định dạng đoạn văn 75 Chèn dấu ngắt cột Khi nội dung văn bản trong một cột dàn đến lề dưới của trang hoặc ngắt đoạn tiếp theo, văn bản sẽ tiếp tục sang cột tiếp theo. Khi văn bản dàn đến phần cuối của cột cuối cùng trong một trang, văn bản sẽ dàn sang cột đầu tiên của trang tiếp theo. Bạn có thể chèn một dấu ngắt cột thủ công để thay thế dấu ngắt cột tự động Word đã tạo ra. Để chèn dấu ngắt cột thủ công, đặt vị trí của điểm chèn tại vị trí muốn chèn. Nháy Break trên bảng chọn Insert và nháy Column break trong hộp thoại Break. Để xóa dấu ngắt cột, nhớ chọn nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn, nháy chọn vạch dấu Column Break và nhấn phím Delete. Các bước thực hiện Trong bài tập này, bạn chèn dấu ngắt cột tại cột thứ hai để xem kết quả, sau đó xóa dấu ngắt cột đó. 1. Trong phần cuối cùng, nháy chuột để đặt vị trí của điểm chèn ở đầu đoạn thứ ba (bắt đầu bằng Với phương châm...). 2. Nháy Break trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Break xuất hiện. 3. Nháy Column break và nháy OK. Cột thứ nhất kết thúc tại vị trí của dấu ngắt cột.

76 Cơ bản về soạn thảo văn bản 4. Nháy vạch dấu Column Break và nhấn Delete. Dấu ngắt cột bị loại bỏ và các cột được định dạng giống như trước khi chèn dấu ngắt cột. 5. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản được lưu. Tổng kết bài học Bài này đã trình bày cách định dạng các đoạn văn bản, thiết lập và thay đổi các điểm dừng, cũng như định dạng các đoạn văn bản theo kiểu danh sách liệt kê. Bạn cũng đã học cách sử dụng các tính năng định dạng cột của Word như tạo cột, điều chỉnh độ rộng và giãn cách của cột, chèn và xóa các dấu ngắt cột thủ công.

Định dạng đoạn văn 77 Câu hỏi kiểm tra 1. Sự khác nhau giữa vạch dấu Left Indent và vạch dấu Left Page Margin trên thước đo là gì? 2. Làm cách nào để xóa một điểm dừng? 3. Khi xóa một dấu phân đoạn, đoạn đó sẽ mang theo những đặc điểm định dạng nào? 4. Cách nhanh nhất để tạo các cột có độ rộng bằng nhau là gì? 5. Nếu muốn các cột có độ rộng khác nhau, bạn cần phải xóa đánh dấu trong ô nào trên hộp thoại Columns? 6. Nêu hai cách có thể tùy chỉnh độ rộng của cột trong một văn bản. 7. Nếu định dạng văn bản thành dạng cột và sau đó không muốn sử dụng các cột này nữa, bạn có thể bỏ định dạng cột bằng cách nào? 8. Lề trang bên trái và bên phải sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các cột? 9. Khi thay đổi khoảng cách giữa hai cột, các cột sẽ thay đổi như thế nào? 10. Điều gì sẽ xảy ra nếu định dạng theo cột nhưng không chọn bất cứ văn bản nào? Thực hành Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Word mới. Chèn các điểm dừng ở mức 1.5 inch, 3 inch và 4.5 inch. Điểm dừng 3 inch là thập phân còn điểm dừng 4.5-inch là căn phải. Gõ những đầu mục dưới đây ở dòng đầu tiên: Năm Kinh nghiệm, Cơ sở, Trung bình và 90%. Chèn một dòng mới, tạo đầu mục in đậm và sau đó lưu văn bản này với tên Practice 05. Bạn sẽ sử dụng Bài tập 1 để hoàn thành bài tập tiếp theo. Bài tập 2: Gõ những thông tin dưới đây trên hai dòng sau, nhấn Tab sau khi nhập mỗi mục.

78 Cơ bản về soạn thảo văn bản Ít hơn 2 năm 37 $37,940 $43,250 2-5 năm 164 $41,650 $55,000 Hãy tạo một đầu mục căn giữa với tiêu đề Kết quả Khảo sát, lưu tập tin này vào thư mục Lesson05 và đóng văn bản. Bài tập 3: Mở văn bản mới và lập danh sách các nghệ sỹ âm nhạc mà bạn yêu thích. Trong cột 1 nhập tên nhóm nhạc hoặc nhạc sỹ và nhập tên đĩa CD của nghệ sỹ. Nếu có nhiều CD của cùng nhóm nhạc hoặc nhạc sỹ, nhấn Enter và nhấn phím Tab hai lần để nhập tên từng CD trên các dòng riêng biệt. Ngoài ra thiết lập cột xếp hạng CD theo thang điểm từ 1 đến 10. Lưu tập tin vào thư mục Lesson05 và đóng văn bản. Bài tập 4: Hãy tìm hiểu hộp thoại Paragraph hoặc sử dụng thông tin trợ giúp Help của Word để hiểu hơn về giãn cách đoạn và giãn cách dòng. Bài tập 5: Tạo một tệp để quảng cáo về quá trình phát triển của trường bạn. Tệp quảng cáo cần được chia thành ba cột có chiều rộng bằng nhau (để cho có thể được gấp làm ba một cách dễ dàng). Hãy đảm bảo đủ khoảng trống giữa mỗi cột để dễ đọc văn bản. Nội dung của quảng cáo bao gồm tên của trường, những thành tựu giáo viên và học sinh trường bạn đã đạt được, các hoạt động giảng dạy của nhà trường và những thông tin khác. Định dạng một số đoạn văn theo dạng danh sách liệt kê. Lưu, in và đóng tập quảng cáo. Bài tập 6: Word cung cấp một tính năng khác để hỗ trợ bố trí văn bản trên một trang. Tính năng này được gọi là ranh giới cột. Hãy gõ từ Column trong hộp Ask A Question và sau đó chọn Display or hide newsletter-style column boundaries. Đọc những thông tin do Help của Word cung cấp để tìm hiểu cách bật/tắt tính năng này. Mở một văn bản bạn đã tạo, bật tính năng ranh giới cột và khám phá cách sử dụng các ranh giới này. Khi hoàn thành, đóng văn bản mà không lưu.

Microsoft Word P1

0 comments

Notes on slide 1

Favorites, Groups & Events