O contributo do BPM para a eficácia do SIADAP, Jorge Coelho

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  • 1. "Modelos de avaliação do desempenho: o contributo do BPM para a eficácia do SIADAP“ Jorge Coelho Prof. Aux. Convidado U. Minho, Presidente do IPBPM e Sócio Gerente da SisConsult Facilitador da Comunidade BPM no sítio comunidades@ina
  • 2.
    • A avaliação de desempenho deverá ser um instrumento que cumpra dois objectivos:
    • por um lado, deve servir a problemática do desenvolvimento do colaborador no contexto da sua contratualização e, por outro,
    • deve assegurar que o desempenho individual está ao serviço da estratégia organizacional.
    • Nesta audioconferência, os participantes terão a oportunidade de discutir:
    • Modelo de gestão orientado a objectivos
    • Conceito de objectivo
    • Desdobramento de objectivos
    • Articulação entre objectivos e processos
    Tema para discussão
  • 3.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 4.
    • Não integração dos SIADAPs 1, 2 e 3 entre si
    • Não alinhamento estratégico
      • Não ligação nem estruturação entre objectivos de processos, de projectos e estratégicos
    • Não integração com os processos. Orientado ao organigrama
    • Não integração com os objectivos da qualidade
    • Objectivos partilhados,
      • cuja responsabilidade não depende apenas do indivíduo, gerando não responsabilização e dificultando a motivação
    • Sentimentos de injustiça
    • Não visibilidade de melhorias significativas da organização resultante da aplicação do SIADAP
    • Não mudança de comportamento e atitudes
    • Em geral o SIADAP não está integrado com o modelo de gestão (controlo de gestão, centros de custo,..)
    Dificuldades na aplicação do SIADAP
  • 5.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 6.
    • Um modelo de avaliação de desempenho tem de ser um instrumento de gestão ao serviço da estratégia
    • Terá de ser construído no contexto de um modelo de gestão consistente e coerente
    • Ou seja:
      • Não pode ser construído isoladamente do modelo de gestão
    • O cumprimento dos objectivos das pessoas deverá determinar o cumprimento dos objectivos das unidades orgânicas e portanto da instituição
    • O cumprimento dos objectivos das pessoas deverá determinar o cumprimento dos objectivos da respectiva chefia
      • E vice-versa
    Enquadramento da abordagem
  • 7. Abordagem Modelo de gestão Estratégia Arquitectura Organizacional (processos estratégicos) Árvore de Objectivos Processos operacionais Sistemas de informação Modelo de governança (funcionamento) Modelo de avaliação de desempenho Modelo de gestão das pessoas (organigrama)
  • 8.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 9. Conceito de processo Serviço a prestar Tarefa a realizar Operação a realizar pelo computador
  • 10.
    • Competência organizacional
      • conjunto de respostas que a organização tem de ser capaz de assegurar para garantir a implementação da estratégia de negócio.
      • Traduz “o que a organização tem de ser capaz de fazer”.
    • Macroprocesso
      • conjunto de meios ou recursos que permitem concretizar uma competência organizacional
    • Processo
      • Sequência de operações que permite responder a uma solicitação
    O conceito de Competência organizacional
  • 11. Conceito de processo Serviço a prestar Tarefa a realizar Operação a realizar pelo computador
  • 12.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 13. Orientações da metodologia Mlearn
      • Propor abordagem top down , integrada, sistémica e orientada a processos
      • com a finalidade de facilitar a explicitação, comunicação e controlo da estratégia, conferindo agilidade organizacional
      • Ajudar a conceber e implementar um modelo de melhoria contínua suporte da aprendizagem organizacional
      • assente numa arquitectura de competências organizacionais, na geração de consensos e numa óptica de terapia organizacional.
      • Proporcionar condições adequadas para a inovação na organização
      • Assegurar mudança de atitudes e de comportamentos
      • Criar um quadro claro de responsabilização individual e organizacional
  • 14. O conceito de processo Unidade Orgânica : Armazém Verificar material Arrumar material Actualizar stock Fornecedor Processo
  • 15. O conceito de processo Comprar Competência Organizacional: Verificar material Arrumar material Actualizar stock Fornecedor Unidade Orgânica: Armazém Processo Estratégia Gerir Armazéns Gerir Materiais
  • 16. Arquitectura organizacional versus Organigrama Legenda: Processo Direcção Objectivo 1 Objectivo 2 Objectivo 1 Objectivo 2
  • 17. Dimensões da Metodologia MLearn Arquitectura Organizacional Modelo de SI Processo/ Workflow O QUÊ QUEM COMO Organigrama ?  Objectivos Objectivos Objectivos FCS Detalhe FCS Detalhe Objectivos Indicadores FCS Objectivos FCS Detalhe Indicadores Indicadores Indicadores Indicadores Detalhe SIADAP 1 SIADAP 2 SIADAP 3 Compras Informática RH Adm-Financeira Tesouraria
  • 18. Evitar objectivos partilhados Decidir Licença Pedido de Licença de Obras Particulares
    • Objectivos em causa:
    • Ordenar eficazmente o território
    • - Melhorar a qualidade do serviço
  • 19. Evitar objectivos partilhados (2) Decidir Licença Comp. Organizacional: Responder a pedidos do cidadão SLA ou Protocolo
  • 20. Modelo de competências organizacionais de 1º nível Modelo de contexto externo Modelo de actividades Modelo de Tarefas Cenário Processo/worflow Modelação estratégica/organizacional Modelação Operacional/organizativa
  • 21. 1. Assegurar o ordenamento do território ind 1. Nº de situações que não cumprem o PDM Definição e desdobramento de objectivos 2. Melhorar a prestação de serviços ind 2. Indice de qualidade de serviço A. Melhorar a qualidade de vida ind A1 Grau de contribuição da CM para qualidade de vida 2. 1.1 Assegurar validação correcta dos pedidos ind 2.1.1 % pedidos validados correctamente 2.2.1 Assegurar emissão correcta das licenças ind 2.2.1 % licenças emitidas correctamente 2. 1 Melhorar o atendimento ind 2.1. indice de qualidade do atendimento 2. 2 Melhorar a entrega das licenças ind 2.1. % licenças entregues sem erros Modelação estratégica/organizacional CO Ordenar território A. Validar pedido CO Gerir Pedidos A. Completar pedido
  • 22.
      • Não se podem definir objectivos por processos enquanto workflows
      • Apenas por Macro Processos / Competências Organizacionais
      • Não se podem desdobrar objectivos das chefias para os subordinados em contexto do organigrama
      • Apenas dos responsáveis de competências organizacionais / Macro processos para responsáveis de níveis inferiores no contexto da arquitectura de competências organizacionais
      • Sem uma modelação sistémica das competências organizacionais fica difícil definir objectivos não partilhados, colaborativos e alinhados com a estratégia
      • Os objectivos não são para negociar, mas para definir em colaboração no contexto da estratégia.
      • As Metas é que devem ser negociadas.
    Conclusões
  • 23.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 24.
    • Etapas na definição de objectivos
    • Definição dos objectivos no âmbito do modelo de gestão
      • A. Objectivos estruturantes (médio prazo)
      • B. Objectivos operacionais da instituição ( orientados para stakeholders)
      • C. Objectivos operacionais das Competências Organizacionais (1º nível Macro processos)
      • D. Objectivos das Competências Organizacionais 2º nível
      • E. Objectivos das Competências Organizacionais Nº nível
      • F. Objectivos das Actividades
      • G. Objectivos das Tarefas
    • Definição dos Objectivos para o SIADAP 1, 2 e 3
      • A + B + C SIADAP 1
      • C + D + E SIADAP 2
      • F + G SIADAP 3
    Definição de objectivos
  • 25. O que é um Objectivo Actual Meta Traduz o progresso pretendido no período Orientação (objectivo) S M A R T indicador Reutilizável
  • 26.
    • Exemplo:
    • Reduzir o absentismo de 3%
      • Objectivo ?
        • Reduzir o absentismo
      • Indicador?
        • Absentismo
    • Conclusão
      • Objectivo = Indicador implica que NÃO HÁ OBJECTIVO
    • Objectivos possíveis:
      • Melhorar a satisfação dos colaboradores
        • Decisão: melhoria das condições de trabalho
      • Melhorar a produtividade
        • Decisão: formação, informatização
    Conceito de objectivo
  • 27. Clarificação da estratégia VISÃO MISSÃO Estratégia Objectivos estruturantes (MP) Objectivos Operacionais (CP) Actual Meta (MP) Meta (CP)
  • 28. Tipo de indicadores Objectivos de Comp. Org. Indicadores de Comp. Org. Objectivos de Projectos Indicadores de Projectos Objectivos de Topo Indicadores de Topo Indicadores de análise Diferentes impactos na avaliação de desempenho
  • 29. Objectivos estruturantes (MP) Cidadãos Colaboradores Eficiência/ financeira Sociedade
  • 30. Objectivos operacionais da instituição Modelo de contexto externo estratégico Associações Municipios Colaboradores Cidadão Fornecedores JF Administração central
  • 31. Desdobramento dos objectivos Melhorar Qualidade de vida dos cidadãos Aumentar a adesão dos cidadãos às iniciativas da Câmara Assegurar um conhecimento adequado da actividade da Câmara Melhorar a eficiência na gestão dos recursos Assegurar o equilíbrio financeiro da instituição CO Gerir relação com o cidadão CO Planear e controlar gestão Garantir o cumprimento do plano Objectivos da Competência Organizacional/ Macro processo Objectivos Estruturantes Objectivos Operacionais Instituição Associações Municipios Colaboradores Cidadão Fornecedores JF Administração central Finance People Clients/Markets Society Definir estratégia Organisation Construir e manter equipamentos municipais Ordenar Território Gerir pedidos Gerir Compras Planear e controlar gestão Gerir RH Gerir SI/TIC Assegurar melhoria contínua Gerir imagem da CM Gerir edificios camarários Gerir Relação com o cidadão Cidadão
  • 32. Desdobramento dos objectivos 2 ª regra 3 ª regra Estruturantes (médio prazo) Operacionais (curto prazo) Definir estratégia Organisation Construir e manter equipamentos municipais Ordenar Território Gerir pedidos Gerir Compras Planear e controlar gestão Gerir RH Gerir SI/TIC Assegurar melhoria contínua Gerir imagem da CM Gerir edificios camarários Gerir Relação com o cidadão Cidadão Objective Indicator Meta Objectove Indicador Meta Objective Indicator Meta Objectivo Indicador Meta Objectivo Indicador Meta Objectivo Indicador Meta Objectivo Indicador Meta Objectivo Indicador Meta Preocupação Preocupação Preocupação Preocupação 1 ª regra 4 ª regra Objective Indicator Goal Objective Indicator Goal Objective Indicator Goal Objective Indicator Goal Issue Issue Issue Issue Competência organizacional Associações Municipios Colaboradores Cidadão Fornecedores JF Administração central Finance People Clients/Markets Society
  • 33. Tipos de indicadores e impacto no desdobramento Objectivos estruturantes (MP) Indicador Unidade Periodicidade Tipo Valor actual Meta Motivação financeira A. Minimizar custos A.1 custos operacionais/custos estrutura % mensal eficiência x x1 Motivação cidadãos B. Melhorar satisfação dos cidadãos B.1 indice de satisfação % mensal qualidade y y1 Preocupações Operacionais Objectivos Operacionais (CP) Indicador Unidade Periodicidade Tipo Valor actual Meta 1. problemas na qualidade dos serviços(A,B/Cidadãos) 1. Melhorar qualidade dos serviços (A,B) 3.1 indice de qualidade dos serviços (B.1) escala 1 a 10 mensal qualidade z z1     3.2 custos adicionais por não qualidade (A.1) euros mensal eficiência t t1
  • 34. Cruzamento dos Objectivos Estruturantes vs Objectivos Operacionais
  • 35. Prioridade / Impacto dos Projectos 3 2 1 Prioridade
  • 36. Desdobramento dos objectivos Preocupação Preocupação Preocupação Objectivos CP Objectivos MP Objectivos A Causa FCS Detalhe Causa FCS Detalhe Objectivos MP Indicadores Missão/ Visão FCS Preocupação Objectivos T Causa FCS Detalhe MProcesso Actividade Tarefa Projectos de investimento/Acções de Melhoria Indicadores Indicadores Indicadores Indicadores Detalhe Financeira Sociedade Cidadão Colaborador Motivações de Melhoria Tutela Parceiros Cidadãos Fornecedores Colaboradores Modelo de Contexto externo
  • 37. Decomposition of objectives Task Validate received information Process Handle customer request A . To assure basic services for water supply Index of citizen satisfaction 1 . To improve quality service of water supply MP OP Index of citizen satisfaction with the quality of service 1 . To assure a quick response Nr of Requests with delays 1 . To assure an efectiveness validation of the request Activity Validate customer request Nr of Requests validated correctly 1 . Validate correctly received inforation Nr. of Requests with information validated correctly Control point a b a a b c c d ac ad ab
  • 38. Controlo da estratégia Competência Organizacional Sub Competência Organizacional
  • 39.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 40. Caso de uma Câmara Municipal O MUNICÍPIO DE ARMAMAR TEM COMO MISSÃO TORNAR O CONCELHO EMOCIONALMENTE ATRACTIVO E DOTÁ-LO DE CONDIÇÕES QUE PROPICIEM MELHOR QUALIDADE DE VIDA AOS SEUS MUNICIPES E CIDADÃOS. Ser reconhecido como concelho verde, integrado no Douro património mundial e que preserva as caracteristicas dos vinhedos e pomares (sendo Armamar a capital da maça de montanha) e potencia as margens do Douro para o desenvolvimento turístico e alternativa de residência às áreas metropolitanas envolventes e a zona de montanha para o aproveitamento das energias renováveis ( eólica , hidricas).
  • 41. Caso de uma Câmara Municipal
  • 42. Caso de uma Câmara Municipal
  • 43. Caso de uma Câmara Municipal
  • 44. Caso de uma Câmara Municipal
  • 45. Caso de uma Câmara Municipal
  • 46. Caso de uma Câmara Municipal
  • 47.  
  • 48.  
  • 49.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 50. Modelo de competências organizacionais do MTSS
  • 51. Modelo “Virtual” das Competências Organizacionais da SG Suporte SG Negócio MTSS Suporte MTSS
  • 52. Caso de uma secretaria geral Objectivos estruturantes do MTSS
  • 53. CO Gerir colaboradores Objectivos do MTSS
  • 54. Caso de uma secretaria geral COs 2º nível de Gerir Colaboradores CO Gerir colaboradores
  • 55. Caso de uma secretaria geral Objectivos estruturantes do MTSS CO Gerir colaboradores Objectivos operacionais do MTSS COs 2º nível de Gerir Colaboradores Desdobramento dos objectivos
  • 56.
    • Dificuldades na aplicação do SIADAP
    • Enquadramento da abordagem
    • Conceito de Processo
    • Introdução à Metodologia Mlearn
    • Definição e desdobramento dos objectivos
    • Caso de uma Câmara Municipal
    • Caso de uma secretaria geral
    • Recomendações
    Agenda
  • 57.
    • O sistema SIADAP tem de ser construído no âmbito de um sistema de gestão
    • O sistema de gestão deverá estar assente numa independência entre a arquitectura organizacional e a estratégia de gestão das pessoas (organigrama)
    • Os objectivos dos colaboradores deverão ser os objectivos das competências organizacionais aos vários níveis
    • Ter em consideração o carácter repetitivo dos objectivos (chefias )
    • Negociar Metas e não Objectivos
    Recomendações
  • 58.
    • O comunidades@ina é um espaço virtual que acolhe fóruns e comunidades
    • onde se podem encontrar todos quantos partilham um interesse na Administração
    • Pública. Estes grupos facilitam a partilha de recursos, práticas e a concretização de
    • projectos em parceria.
    O QUE É O COMUNIDADES@INA?
  • 59. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DA AUDIOCONFERÊNCIA Foi enviado um questionário de avaliação por email a todos os participantes! Agradecemos a sua colaboração!
  • 60. OBRIGADO PELA SUA PARTICIPAÇÃO… Para sair da sessão , carregue sobre Exit : Obrigado pela sua participação!