A coprodução de serviços públicos com as tecnologias de informação, José Maria Pedro

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  • 1. A coprodução de serviçospúblicos com as tecnologias de informação José Maria Pedro Inspecção-Geral de Finanças
  • 2. Nesta sessão serão debatidas algumas questões, tais como:• O que é a coprodução de serviços públicos?• Como podemos obter economia de recursos com as tecnologias de informação?• Há casos interessantes que ilustrem a redução de custos através da coprodução de serviços públicos?• Somos capazes de atenuar as barreiras aos fluxos de dados entre serviços?• Haverá novas formas de cooperação entre organismos públicos?• Estamos preparados para a gestão de valor na Administração Pública?• Quais são os desafios?José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 3. Quais são os desafios? 3
  • 4. O grande desafio atual• A pressão da redução dos orçamentos terá como consequência a redução de recursos produtivos na Administração Pública;• Esta redução trará enormes dificuldades na manutenção dos níveis de serviço prestados pelos serviços públicos;• O desafio é encontrar formas de minimizar esses efeitos. Cremos que a Coprodução é um dos caminhos a seguirJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 5. O que é a coprodução de serviços públicos? 5
  • 6. Definição de Coprodução• Atividade de criação de valor público que envolve múltiplas partes em cooperação e pode ocorrer num vasto leque de sectores • ALFORD, John; ENGAGING PUBLIC SECTOR CLIENTS – From Service-Delivery to Co-production, ed. Palgrave Macmillan, ISBN 978-0-230-22376-9José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 7. Participantes na Coprodução – Sector Público – Clientes ou Utentes – Voluntários – Empresas privadas – Entidades locais – Outras entidades – …na condição de haver motivação suficiente e alguma vantagem para quem participaJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 8. Tipos de coprodução • Cidadãos assistidos pelos serviços públicos (chamar os bombeiros); • Cidadãos prestam assistência aos serviços públicos (Bombeiros voluntários) • Cidadãos e agentes em interação para um fim (alunos e professores)José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 9. A ideia central é envolver os cidadãos para reduzir custos na AP Efeitos nos indivíduos, grupos, empresas € inputs outputs outcomes sociedade economia eficiência eficácia Custo eficácia / Value for MoneyJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 10. Somos capazes de atenuar asbarreiras aos fluxos de dados entre serviços? 10
  • 11. Coprodução de sistemas de informação MAI MAM MDN MEE MEC MJ MS MSSS MNE MF PCM AOTMAI Se um ministério está isolado dos restantes emMAM termos de dados e informação, é porque pertence aAOT outro país!MDNMEE O mesmo raciocínio pode ser aplicado aosMEC organismos, se uma entidade está isolada dasMJ restantes é porque pertence a outro ministério!MSMSSS Por esta razão os sistemas de informação têm de serMNE pensados de forma a usar dados (matéria prima) deMF outras entidades para evitar custos redundantes naPCM recolha e processamento.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 12. Tecnologias de informação e coprodução• A principal matéria prima da AP é constituída sobretudo por informação relativa a cidadãos e empresas (tal como é o barro para a uma fábrica de cerâmica);• O interesse das tecnologias de informação vem do facto da atividade dos organismos públicos depender muito de dados fiáveis e dos custos elevados da sua recolha e processamento manual;José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 13. Há casos de sucesso de coprodução na AP• Os casos de sucesso da estratégia de coprodução na AP podem servir de exemplo motivador para levar ao desenho de sistemas de informação facilitadores desta fonte de vantagens mútuas para os intervenientes (serviços públicos e cidadãos).José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 14. Como podemos obter economia de recursos com as tecnologias de informação? 14
  • 15. Cooperar e eliminar barreiras• A coprodução de serviços Públicos exige a eliminação de barreiras aos fluxos de dados entre serviços e também a criação de novas formas de cooperação que permitam planear os sistemas de informação e dar prioridade aos que têm mais valor (melhor relação custo/benefício)José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 16. Estrutura Orgânica orientada para o cliente Organismos ou departamentos isolados e autónomos com funções quase independentes Processos operacionais transversais integrados e orientados para o cliente Ministro A Recursos alinhados e Diretor-Geral A organizados para A B C Cidadão um objetivo Empresa Diretor-Geral CDiretor-Geral B Serviços de Apoio ComunsJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 17. Opções de orientação estratégica dos SI dos serviços públicos Cidadão e BD1 A B C Empresa BD2 BD3 para Estruturar processos e respetivos Alinhar os sistemas de informação isolados e sistemas de informação autónomos para permitir a orientando-os para o cliente para coprodução e evitar aproveitar o seu envolvimento redundância de dados e de (veja-se as declarações de IRS custos de recolhaJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 18. Como melhorar a interoperabilidade?• A melhoria da interoperabilidade resulta da reengenharia dos processos e sistemas que os suportam (hardware e software)• Há um enorme potencial de economia de recursos na AP à espera de iniciativas de mudança organizacional assentes em cooperação• A AMA está a promover normas de interoperabilidade muito oportunas no contexto atualJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 19. Tipos de Mudança e Redesenho de Processos ampla Reestruturar ou Redesenhar subcontratar processos Reestruturação Melhoria de focada processos ligeira curto Tempo longo necessário para mudar Fonte: adaptado de “Papel estratégico das Tecnologias de Informação” by Barbara C. McNurlin & Ralph H. Sprague, JRJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 20. Haverá novas formas de cooperação entre organismos públicos? 20
  • 21. Onde estamos?• Podemos obter economias com descontos de quantidade em hardware e software? Claro que sim!• Os fornecedores estão interessados na nossa estratégia de economia de recursos? Claro que não!• É preciso forçar a cooperação em direção à arquitetura de sistemas de informação.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 22. Administração directa e indirecta do Estado – Pagamentos acumulados aos 20 maiores fornecedores entre 2005-2008 (milhares de €) SHM (NIF - 504680617) UNISYS (NIF - 500272336) Cil - Centro de Informática (NIF - 500809690) Prologica (NIF - 501432507) TrendGlobal (NIF - 506740510) Opensoft (NIF - 505781999) NLS - New Link Solutions (NIF - 505248948) Informática - El Corte Inglês (NIF - 980079659) Accenture (NIF - 502309440) ONITelecom (NIF - 504073206) NovaBase (NIF - 504857312) SAP (NIF - 504569759) PT - Comunicações (NIF - 504615947) HP (NIF - 502407697) IBM (NIF - 500068801) Accenture (NIF - 502309444) Normática (NIF - 501782230) Datainfor (NIF - 500807574) CPCis (NIF - 501267255) PT Prime (NIF - 502840757) 0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 70,000 80,000 Fonte: IGF 2005 2006 2007 2008José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 23. A coprodução pode ser conseguidade forma diferente em cada um dos quatro níveis de gestão das TIC 23
  • 24. Enterprise Architecture: Domínios relevantes da Arquitectura de processos da AP (TOGAF) Business Application Data Techincal Architecture Architecture Architecture Architecture (Negócio) (Aplicações) (Dados) (Tecnologias)José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 25. A Arquitectura de Negócio da AP• A Arquitetura de Negócio da AP está em ebulição o que trará grandes alterações ao nível das aplicações e do hardware. Estamos perante uma grande oportunidade para afinar os processos de negócio à luz das vantagens da tecnologia; Business Application Data Techincal Architecture Architecture Architecture Architecture (Negócio) (Aplicações) (Dados) (Tecnologias)José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 26. A Arquitectura de aplicações global da AP• Tem um nível de interoperabilidade muito baixo, próximo do conceito de “bairro da lata”, porque cada entidade desenhou o seu software de forma autónoma e continuará a comprar consultoria e software de interface entre sistemas se não tiver alternativa; Business Application Data Techincal Architecture Architecture Architecture Architecture (Negócio) (Aplicações) (Dados) (Tecnologias)José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 27. A Arquitectura de Dados• Tem os mesmos problemas das aplicações com grandes dificuldades na produção de informação fiável a partir de silos de dados redundantes, com custos dispensáveis associados à repetição de recolha, manutenção e de atualização; Business Application Data Techincal Architecture Architecture Architecture Architecture (Negócio) (Aplicações) (Dados) (Tecnologias)José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 28. A Arquitectura Técnica da AP• Foi desenhada numa lógica feudal em resposta às atribuições de cada entidade, às suas aplicações e aos respetivos dados, sendo muito difícil aplicar princípios de racionalidade sem análise e redesenho de processos; Business Application Data Techincal Architecture Architecture Architecture Architecture (Negócio) (Aplicações) (Dados) (Tecnologias)José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 29. A coprodução de serviços públicos com tecnologias de informação – Custos Médios na APÉ uma estratégia que pode ser orientada para redução de custos na AP se for assente em práticas de gestão de valor.
  • 30. Gastos Médios em TIC por Funcionário (Postos de Trabalho = 566.329) Despesa Média Despesa TIC Anual TIC por Funcionário (2005-2007) (em €) Comunicações 200.652.668,58 354,30 Hardware 122.549.173,00 216,39 Software 97.508.332,76 172,18 Material de informática 407.191,02 0,72 - Locação financeira Locação de material de 11.281.377,32 19,92 informática Total 432.398.742,69 763,51Fonte: IGFJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 31. Indicadores de referência para as TIC na AP (recursos humanos e financiamento) Percentagem de • 1,6% a 4,3% trabalhadores de TIC • Média AP: 1,99% Orçamento TIC por • 63€ a 3662€ trabalhador • Média AP: €561 Percentagem do orçamento • 0,8% a 18,6% de TIC por Ministério • Média AP: 3,6% Fonte: IGFJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 32. Podemos poupar recursos com as TIC na AP? 32
  • 33. Três níveis de utilização das TIC (experiência IGF) Nível Tipo Custos relativos de evolutivo Pessoal administrativo (por memória) 2 Dados em BD integradas alimentadas 0 por WEB, processos optimizados, workflow electrónico 1 Dados em documentos Office, PDF, 1 muito eMail 0 Informação em suporte papel, 2 processamento manual total Os burocratas preferem o nível 0, mas aceitam qualquer outro desde que possa descer facilmente ao papel (nível 0)!José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 34. Há casos interessantes que ilustrem a redução de custos através da coprodução de serviços públicos? 34
  • 35. Declarações de IRS em coprodução Em suporte de Custos MFAP Custos doDescrição papel Contribuinte 4.282.962 4.282.962 4.282.962Número total de declarações submetidas em 2011 60 60Tempo estimado para comprar o impresso (minutos) 0Tempo estimado para preencher o impresso 60 60(minutos) 0 120 120Tempo estimado para entregar o impresso (minutos) 0Tempo estimado de validação manual de dados 10 10 0necessário, em minutos, por declaraçãoTempo estimado de registo de dados necessário, em 10 10 0minutos, por declaraçãoTempo estimado de processamento manual, em 10 10 0minutos, por declaração 270 30 240Tempo total necessário, em minutos, por declaração € 7,00 € 7,00 € 7,00Preço/hora estimado em mão de obraCustos estimados de mão de obra necessária para € 134.913.303 € 14.990.367 € 119.922.936receber e validar todas as declarações de IRS em 2011José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 36. Retiramos deste exemplo várias conclusões:• Os custos anuais com este processo são quase 135 milhões de euros se for executado manualmente;• As TIC, em coprodução, permitem poupar à economia com este processo quase 135 milhões de euros;• A redução anual de custos no MF é de 11% dos 135 milhões de euros, cerca de 15 milhões de euros;• No primeiro ano o MF teve de investir em meios tecnológicos, mas recuperou o investimento no ano seguinte;• A redução anual de custos para os contribuintes é de 89% dos 135 milhões de euros. Não está tão visível por estar diluída em mais de 4 milhões de contribuintes, mas existe;• A coprodução deste serviço interessa a ambas as partes;• A gestão de valor que inclui o planeamento das TIC é indispensável para saber onde devemos investir os recursos financeiros.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 37. Gestão de User/Password AP em coprodução Descrição Valor Número total de potenciais utilizadores = População 10.555.853 Número de user/passwords actual nos impostos 8.230.730 Portes de correio de envio de uma password em envelope 0,53 € seguro (tipo multibanco, não normalizado e não prioritário) Custo do envelope com preparação 1,00 € Custo da criação e envio de user/password para o número total 16.150.455,09 € de utilizadores registados nos sistemas da DGITA ministérios que têm relacionamento direto aos cidadãos (MF, 6 MSSS, MS, MJ, MEC, MAI) Custos para criar um user/password em cada um dos 11 96.902.730,54 € ministérios Potencial de poupança com servidores da AP integrados 80.752.275,45 € % redução = economia potencial 83%José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 38. Retiramos deste exemplo várias conclusões:• Os custos com este processo repetido por cada um de seis ministérios (MF, MSSS, MS, MJ, MEC, MAI) são quase 97 milhões de euros;• Os custos globais podem ser muito superiores, se os outros ministérios, além dos seis considerados, também emitirem user/password para os mesmos cidadãos ou se existirem várias listas de user/password por ministério;• As TIC, em coprodução entre serviços, permitem poupar à AP com este processo 80 milhões de euros, isto é 83% dos 97 milhões de euros;• No primeiro ano o MF teve de investir em meios tecnológicos, mas a AP pode recuperar o investimento nos anos seguintes. Neste momento o user/password dos beneficiários da ADSE é o mesmo das declarações eletrónicas;• A coprodução deste serviço interessa a todas as partes envolvidas;José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 39. Temos know-how e procedimentospara a Gestão de Valor nas TIC na AP? Onde estamos neste momento? 39
  • 40. Poupança com as TIC?• A poupança com as TIC na Administração Pública (AP) só é viável se os responsáveis dos serviços públicos praticarem uma gestão dos recursos tecnológicos baseada em critérios de gestão de valor, gestão de portfólio de projetos e gestão de investimentosJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 41. Val IT Derivado do COBITAplicado pela IGF a 50 entidades da AP 41
  • 42. Gestão de TI• Uma estrutura de relacionamento e processos para dirigir e controlar a empresa/organismo a fim de alcançar os seus objetivos pela adição de valor, ao mesmo tempo que equilibra riscos versus retorno sobre TI e seus processos.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 43. Conceitos Portefólio Programa ProjectoJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 44. Componentes Val IT Gestão do Valor Gestão de Gestão de Portefólio de Investimentos Projetos em TICJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 45. Estamos preparados para a gestãode valor na Administração Pública? 45
  • 46. Gestão de Valor nas 50 entidades da AP que gastam mais em TIC Qualidade global média da gestão de TIC na Adm Pública Gestão de Investimento (IM) Gestão de Portfolio de Projectos (PM) Gestão de Valor (VG) 0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 Nível de maturidadeJosé Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 47. Maturidade de gestão por Ministério Ministério das Finanças Presidência do Conselho de Ministros Ministério dos Negócios Estrangeiros Ministério da Solidariedade e da Segurança Social Ministério da Saúde Ministério da Justiça Ministério da Educação e Ciência Ministério da Economia e do Emprego Ministério da Defesa NacionalMinistério da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território Ministério da Administração Interna 0.00 0.50 1.00 1.50 2.00 2.50 3.00 3.50 4.00 4.50 5.00 Qualidade de Gestão das TIC José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/Fonte: IGF
  • 48. Conclusões 48
  • 49. Conclusão A• As grandes preocupações atuais de poupança exigem medidas que impulsionem o aproveitamento do grande potencial das TIC para a economia de recursos e aumento de benefícios para os utilizadores dos serviços públicos.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 50. Conclusão B• As TIC poderão ter um papel determinante no aproveitamento dos ganhos da coprodução de serviços públicos porque os dados e informação são a principal matéria prima na AP.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 51. Conclusão C• A coprodução é uma estratégia orientada para redução de custos e para a gestão de valor com vantagens para todas as partes envolvidas.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 52. Conclusão D• A Coprodução de serviços públicos exige a eliminação de barreiras aos fluxos de dados entre serviços e também a criação de novas formas de cooperação que permitam planear os sistemas de informação.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 53. Conclusão E• O know-how e os procedimentos de Gestão de Valor nas TIC da AP não são famosos atualmente.• Há um grande caminho a percorrer.• A gestão de valor que inclui o planeamento das TIC é indispensável para saber onde devemos investir os recursos financeiros.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 54. Conclusão F• A poupança com as TIC na Administração Pública (AP) só é viável se os responsáveis dos serviços públicos praticarem uma gestão dos recursos tecnológicos baseada em critérios de gestão de valor, gestão de portfólio de projetos e gestão de investimentos.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 55. Conclusão G• É urgente desenvolver competências de gestão de sistemas de informação nos dirigentes da AP envolvidos em projetos de TIC tornando-os sensíveis à gestão de valor.José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/
  • 56. Muito obrigado pela atenção. Alguém quer colocar questões? 56