PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2014

2014

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PLAN
ANTICORRUPCIÓN Y
DE ATENCIÓN AL
CIUDADANO
“Santa Fe de Antioquia, Ciudad de
Oportunidades

”

La función de este manual es generar un
mecanismo asertivo en la lucha contra la
corrupción y la participación ciudadana,
generando la promoción de la integridad, igualdad
y transparencia en todas las acciones que la
entidad se proponga realizar.

FREY LEÓN RODRÍGUEZ VARGAS
Alcalde Municipal

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA

de texto de la cita.]

MISIÓN
“Santa Fe de Antioquia es un municipio que se construye colectivamente,
comprometido con los seres humanos que lo habitamos, con absoluto respeto por
la naturaleza y reconocedor de sus valores culturales e históricos, potenciándolo
para la región y el país”.

VISIÓN
“En el año 2019 Santa Fe de Antioquia será un territorio líder, comprometido con
el desarrollo humano y social, garante de procesos agroecológicos e industriales,
culturales, turísticos y educativos que propicien la sostenibilidad económica,
alimentaria y de los recursos naturales, promoviendo la participación activa de la
comunidad, la garantía de los derechos y la convivencia pacífica”

VALORES ÉTICOS
El municipio de Santa Fe de Antioquia espera fomentar una cultura de probidad,
que prevenga la corrupción y demás prácticas contrarias a la realización de una
gestión eficiente de la implementación y promoción de los derechos humanos.
Nuestros valores éticos son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Responsabilidad
Honestidad
Colaboración
Servicio
Respeto
Compromiso
Transparencia
Eficiencia

www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, e-mail: alcadia@santafedeantioquia-antioquia.gov.co
Palacio Consistorial Mon y Velarde, Calle 9 N°9 – 22, teléfonos 8 53 11 36, fax 8 53 11 01


PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2014
INTRODUCCIÓN

El Municipio de Santa Fe de Antioquia está comprometido con el desarrollo social,
económico, cultural y político del Occidente Antioqueño, por lo tanto seguirá
proyectándose de manera dinámica y activa en el escenario político nacional,
convirtiéndose en modelo del desarrollo regional. En donde la planificación en
equipo generará una verdadera cultura hacia el manejo eficiente de los recursos
del estado.
Es indudable que la corrupción socava la democracia e incrementa la pobreza de
los países. En el caso colombiano, la experiencia recientemente vivida ha
demostrado fehacientemente las consecuencias nefastas que la corrupción
acarrea. Por eso es que estamos convencidos que en nuestro país, y más
concretamente en nuestro Municipio, se debe instaurar a toda costa una política
integral de lucha contra este flagelo, que recoja los distintos aportes que se han
hecho al respecto hasta la fecha, con miras a desarrollar un plan de consenso y,
sobre todo, eficaz, siempre respetuoso de los derechos humanos y de lo que dicta
nuestra Constitución.
Por lo tanto todos los procesos internos de la Alcaldía municipal que promuevan el
desarrollo de la región serán desarrollados de forma participativa con la
comunidad, con un alto grado de eficiencia, eficacia, oportunidad y transparencia,
generando espacios de solución a las diferentes problemáticas sociales en los
temas de vivienda, servicios públicos, infraestructura, empleo y la satisfacción de
las mayores necesidades de la población, principalmente la más vulnerable.

Por lo tanto teniendo en cuenta lo dicho y lo establecido en las normas nacionales,
departamentales y municipales, principalmente lo establecido en la Constitución
Política de Colombia, el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), y el decreto
019 del 10 de enero de 2012 se busca desarrollar los siguientes estrategias
anticorrupción, anti tramites y mecanismos para mejorar la atención a la
comunidad.



1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO
CUADRO 1. VALORACIÓN DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN
1.1 Planeación Administrativa
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN
CONTROLES
CRITERIOS
Preventivo
Correctivo
Criterios de Medición

Descripción

CUMPLIMIENTO
Si
No

Tener manual de
funciones definido
para cada cargo

Tomar acciones por
parte del Jefe de
Personal

Existe un procedimiento de Gestión del Talento Humano
y un Manual de Funciones.

x

Tener definidos los
canales de
comunicación al
interior de la entidad

Mejorar y Socializar
con el personal
cuales son los
canales de
comunicación con
los que cuenta la
entidad

Se tiene definido un procedimiento de Comunicación en
la entidad

x

Presentar
datos
estimaciones
inequívocas, incompletas
desfiguradas

Proceso de Gestión
Ética definido al
interior de la entidad

Socializar al interior
de la entidad el
Proceso de Gestión
Ética y realizar
proceso
sancionatorio

Existe un proceso de Gestión Ética al interior de la
entidad

x

Concentración
de
autoridad o exceso de
poder.

Desconcentración de
autoridad y poder y
dar cumplimiento al
manual de funciones

Informar a entes de
control

Se tiene un manual de funciones definido

x

Amiguismo y Clientelismo

Que no exista
amiguismo ni
clientelismo

Informar a entes de
control

Políticas Publicas claras y bien definidas

x

No tener planeación; no
dar cumplimiento al EOT,
Plan
de
Desarrollo,

Tener una buena
planeación

Extralimitación
funciones

de

Ausencia de Canales de
Comunicación

Dar cumplimiento al
Plan de Desarrollo Procedimiento de Evaluación definido claramente
Municipal y todos su


x


Planes de Acción, Marco
Fiscal y POAI

administrativa

elementos

1.2 Gestión Ética

Descripción
Posibilidad de ejecutar
actos mal intencionado en
el ejercicio de funciones y
aplicación de los recursos
del municipio con el fin de
favorecer
beneficios
personales, económicos o
de otra índole.

CONTROLES
Preventivo

CRITERIOS
Correctivo

Hacer que todos los
funcionarios apliquen
el procedimiento de
Gestión Ética

Realizar seguimiento
por parte del Comité
Control Interno
Procedimiento de Gestión Ética definido claramente
Disciplinario e
informar a los entes
de control

CUMPLIMIENTO
Si
No

x

1.3 Comunicación Pública

Descripción
Ocultar a la ciudadanía
información considerada
pública

CONTROLES
CRITERIOS
Preventivo
Correctivo
Tener una oficina de
comunicaciones

por parte del Comité
Control Interno
Se tiene un procesos de Comunicación Publica
Disciplinario e
informar a los entes
de control


CUMPLIMIENTO
Si
No
X


1.4 Trámites, Asistencia Técnica y Apoyo Social
CONTROLES
CRITERIOS
Descripción
Preventivo
Correctivo
Discrecionalidad de los
funcionarios que ejecutan
los trámites

Control en la
discrecionalidad que
manejan los
funcionarios

Aplicación de
controles

Políticas de Control Establecidas

CUMPLIMIENTO
Si
No
x

Procedimiento de
Urgencia del usuario para
trámites divulgado y
que su trámite sea
conocido por todos los
atendido con prontitud
usuarios

Divulgar y dar a
conocer a toda la
comunidad los
Trámites debidamente documentados y publicados
trámites de la
según Ley antitrámites
entidad, seguimiento
y control

x

Falta
de
información
Procedimiento de
sobre
el
trámite
o
trámites divulgado y
procedimiento tanto del
conocido por todos los
usuario
como
del
usuarios
funcionario

Divulgar y dar a
conocer a toda la
comunidad los
trámites de la
entidad, seguimiento
y control

x

Obsolescencia
tecnológica

Mejorar los sistemas
tecnológicos de la
Procedimiento de los recursos físicos y tecnológicos
administración

Estar a la vanguardia
en la tecnología

Falta de compromiso y
sentido de pertenencia,
Tener implementada la
carencia de conciencia
cultura del autocontrol
del
servidor
público,
y valores éticos
ineficiencia, personal no
calificado

Tráfico de influencias

Políticas claras sobre
la elaboración de los
trámites

Implementar la
cultura del
autocontrol y la
Gestión Ética

Aplicar las políticas
de Trámites

x

Controles claramente definidos al interior de la entidad

x


x



1.5 Gestión del Talento Humano
CONTROLES
Preventivo

Descripción

CRITERIOS
Correctivo

Inadecuada selección de Selección de personal
personal
por convocatoria

Implementar
el
procedimiento
de
Procedimiento de Gestión del Talento Humano
Gestión del Talento
Humano

Selección de personal
por convocatoria

Implementar
el
procedimiento
de
Procedimiento de Gestión del Talento Humano
Humano

CUMPLIMIENTO
Si
No

Presiones Indebidas

Elaborar Plan de
Deficiencia o ausencia en Cumplimiento del Plan Capacitación y dar
Plan de Capacitación
capacitación del personal
de Capacitación
cumplimiento
al
mismo
Desmotivación
personal

del

Inadecuadas
prácticas
con el talento humano

Programa de
Bienestar Social e
Incentivos
Tener implementado el
procedimiento de
Humano

Elaborar y dar
cumplimiento al Plan
Plan de Bienestar Social e Incentivos
de Bienestar Social e
Incentivos
Implementar el
Procedimiento de
Humano

Proceso de Gestión del Talento Humano


X

x

x

x

x


1.6 Gestión Financiera

Descripción
Desconocimiento
de
principios básicos en la
elaboración y ejecución
del presupuesto y la
gestión financiera.

CONTROLES
CRITERIOS
Preventivo
Correctivo
Tener personal
calificado para esta
área

Nombrar personar
calificado para el
Proceso de Gestión del Talento Humano
manejo de esta área

Altas sumas de dineros
mantenidas en cuentas
corrientes o en cajas
generales sin ningún
rendimiento financiero

Realizar los pagos e
inversiones a tiempo

Tener buena
planeación al
momento de
Proceso de Gestión Financiera
realizara los pagos e
inversiones de
proyectos

Los dineros recaudados
no se registran ni se
consignan oportunamente

Registrar y consignar
oportunamente los
dineros recaudados

Hacer uso correcto
del procedimiento de Proceso de Gestión Financiera
Gestión Financiera

CUMPLIMIENTO
Si
No

Los equipos de sistemas,
así como El software
utilizado,
no
corresponden
a
las
necesidades requeridas
por la entidad.
La falta de coordinación,
la mala calidad de la
información y la ausencia
en algunos casos, hacen
que el proceso contable
sea dispendioso, poco
confiable y los estados
financieros se presenten
tardíamente y no se han
tenidos en cuenta para la

Tener equipos y
Software que cubran
las necesidades de la
entidad

Adquirir tecnología
de punta

Tener funcionarios,
equipos y software
acorde con las
necesidades de la
entidad

Implementar el
proceso de Gestión
Financiera y cumplir
con las Leyes
Vigentes

x

X

x

Procedimiento de Recursos Tecnológicos

Proceso de Gestión Financiera


X

x


toma de decisiones.

El
exceso
de
procedimientos
y
papeleos
diluyen
la
responsabilidad de los
funcionarios y fomentan
el cobro de “peajes” para
el pago de cuentas.

Tener un Manual de
procesos y
procedimientos
financieros

Implementar el
Manual de procesos
y procedimientos
Financieros, el
Control Interno
Contable y Código
de Ética

Procesos de Gestión Financiera,
Contable y Código de Ética

Control

Interno

x

1.7 Gestión de Contratación

Descripción
Equivocación
en
la
adquisición de un bien o
servicio innecesario para
la
administración
Municipal

CONTROLES
Preventivo

CRITERIOS
Correctivo

Claras políticas de
contratación y
compras

actos malintencionados
fuera de la Ley, en la
utilización de funciones y
recursos del Municipio
por
parte
de
los
Código de Ética y
servidores públicos y/o cultura del autocontrol
particulares que ejercen
funciones públicas, con el
fin
de
favorecer
beneficios
personales,
económicos o de otra
índole relacionados con la

Implementar el
proceso de
Contratación y
Compras

Socializar entre los
funcionarios el
código de ética y la
cultura del
autocontrol

CUMPLIMIENTO
Si
No

Proceso de Contratación y Compras

x

Proceso de Gestión Ética

x



Contratación

No realizar aquello a que
se está obligado en las
diferentes etapas de la
contratación

Conocimiento de la
Legislación Vigente

Contratar personal
idóneo

Procesos de Gestión del Talento Humano

x

Tardanza
en
el
cumplimiento
de
los
términos en las diferentes
etapas
y
trámites
contractuales

Realizar con claridad
los términos de
referencia

Claridad y
oportunidad en los
términos de
referencia

Manual de contratación

x

Ejercer sobre un servidor
público presión indebida
para que tome decisiones
Código de Ética y
o acciones apartándose
cultura del autocontrol
del trámite establecido o
por
fuera
de
los
lineamientos legales.

Socializar entre los
funcionarios el
código de ética y la
cultura del
autocontrol

Proceso de Gestión Ética

x

Declarar urgencia
manifiesta cuando no
existe

Fraccionamiento Técnico
de la Contratación

Monopolio de contratistas
que
puede
significar
preferencias indebidas

Justificación
argumentada de la
urgencia manifiesta

Aplicación del
Manual de
Contratación

Manual de Contratación

x

Justificación
argumentada de los
contratos

Aplicación del
Manual de
Contratación

Manual de Contratación

x

Realizar audiencias
públicas al momento
de adjudicar la
contratación y que
opere el Comité de
Compras

x

Publicación de
convocatorias y
resultados



Delegación
para
la
contratación que puede
generar malos manejos y
exceso
de
discrecionalidad en quien
la ejerce

Políticas claras al
momento de realizar
delegación para que
un directivo pueda
contratar

Que no haya
delegación para
realizar la
contratación


x

1.8 Gestión Jurídica

Descripción
Tardanza
en
el
cumplimiento
de
las
actividades del soporte
jurídico.

CONTROLES
CRITERIOS
Preventivo
Correctivo
Políticas claras en la
gestión jurídica

Contratar personal
idóneo y dar
cumplimiento al
proceso de Gestión
Jurídica

Proceso de Gestión Jurídica

1.9 Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico
VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION
CONTROLES
CRITERIOS
Descripción
Preventivo
Correctivo
Apoderarse
ilegítimamente de bienes
Controlar la entrega de
insumos y suministros de
insumos y suministros
la
Administración
Municipal
Contar con información
no confiable sobre los
responsables,
características
y
especificaciones de los
bienes del Municipio.

Aplicar procedimiento
de inventarios

Procedimiento de
almacén
documentado y
socializado

CUMPLIMIENTO
Si
No
x

CUMPLIMIENTO
Si
No

Procedimiento de almacén

x

Actualizar
inventarios de bienes Procedimiento de almacén
muebles e inmuebles

x



Sustracción indebida de
los bienes de la entidad.

Aplicar procedimiento
de inventarios

Bienes de propiedad de la
Entidad
expuestos
a Asegura los bienes de
pérdida total por falta de
la entidad
seguros.

Actualizar
inventarios de bienes Procedimiento de almacén
muebles e inmuebles

x

Realizar políticas de
manejo de bienes

x

Procedimiento de almacén

Hurto
de
servicios Tener actualizados los
al consumo de
Proceso de Gestión de los Recursos Físicos y
públicos en instalaciones inventarios de bienes y servicios públicos en
Desarrollo Tecnológico
de bienes del Municipio
sus responsables
los bienes propiedad
de la entidad
El virus informático es un
programa
elaborado
accidental
o
intencionadamente, que
se
introduce
y
se
transmite a través de
medios de comunicación
e
intercambio
de
información.

Antivirus actualizados

Equipos con claves y
restricción de cierto
software en equipos

Utilización de una clave
por una persona no
autorizada y que accede
al sistema suplantando
una identidad. De esta
forma el intruso se hace
dueño de la información,
documentación y datos
de otros usuarios.

Claves y equipos
personalizados

Cambio de claves y
equipos asignados a
cada funcionario

x


x


1.10 Evaluación y Control

Descripción

CONTROLES
CRITERIOS
Preventivo
Correctivo

CUMPLIMIENTO
Si
No

No realizar la evaluación
y/o las auditorías internas
a las que se está obligado

Plan Anual de
auditorias

Seguimiento a los
planes de auditorias

Proceso de Evaluación y Mejora

x

Tardanza
en
la
realización
de
la
evaluación y/o de las
auditorías internas a las
que se está obligado

Plan Anual de
auditorias

Seguimiento a los
planes de auditorias

Proceso de Evaluación y Mejora

x

Procesos de Gestión Ética y procedimiento de selección
de personal

x

Personal idóneo y
Tráfico de influencias en
valores éticos
las auditorías
definidos al interior de
la administración

Aplicación de
sanciones
ejemplarizantes



CUADRO 2. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION DE LA ENTIDAD
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Entidad: Municipio de Santa Fe de Antioquia
Misión: Santa Fe de Antioquia es un Municipio que se construye colectivamente, comprometido con los seres humanos que lo
habitamos, con absoluto respeto por la naturaleza y reconocedor de sus valores culturales e históricos, potenciándolo para la
región y el país.
IDENTIFICACIÓN
ANALISI
MEDIDAS DE
SEGUIMIENTO
S
MITIGACIÓN
Proceso y
objetivo
Planeación
Administrativa
(Orientar
el
desarrollo
integral
del
municipio en el
corto, mediano y
largo plazo, en
forma
participativa
y
concertada,
mediante
la
formulación,
ejecución,
seguimiento
y
evaluación
de
los Planes de
Desarrollo y sus
instrumentos
(Plan de Acción
y POAI), con
base
en
la
normalidad

Probabilidad
de
Materializaci
ón

Riesgo
Causas
No.
La
desconcentra
ción de poder
1

No contar al
interior de la
entidad
con
canales
de
comunicación

No contar con
Software
acorde a las
necesidades

Descripción

Extralimitación
funciones

de

2

Ausencia de Canales de
Comunicación

3

Presentar
estimaciones
inequívocas,
incompletas
desfiguradas

Baja

Alta

VALORACIÓN
Tipo de
Control

Preventivo

Administraci
ón del
Riesgo

Evitar el
Riesgo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Preventivo

Reducir el
Riesgo

datos
Media

Acciones
Verificar que
el manual de
funciones
cumplas con
las
necesidades
de la entidad
Revisar que
al interior de
la entidad se
cuente con
buenos
canales de
comunicació
n
Verificar que
el Software
que posee la
entidad si
cumpla con
las
necesidades
de esta


Responsable

Indicador

Alta
Dirección

# de cargos
evaluados

Alta
Dirección y
Técnico
Operativo de
Comunicacio
nes

# de canales
analizados

Alta
Dirección y
Auxiliar de
sistemas

# de Software
analizados


vigente)

No tener bien
definido
el
Manual
de
Funciones y
Competencias

No
realizar
selección de
personal
de
acuerdo a la
normatividad
vigente

No
cumplir
con
las
normas que
expide
planeación
nacional

Gestión
Ética
(Generar
en
cada
servidor
público de la
Administración
Municipal
de
Santa Fe de
Antioquia
una
autorregulación
para posicionar y
vivenciar
la
ética, mejorando
la
cultura
organizacional

Ausencia de
principios
y
valores; falta
de
compromiso;
baja
profesionaliza
ción
del
personal

4

5

Concentración
de
autoridad o exceso de
poder.

Amiguismo
Clientelismo

y

6

No tener planeación; no
dar cumplimiento al EOT,
Plan
de
Desarrollo,
Planes de Acción, Marco
Fiscal y POAI

7

actos mal intencionado
en el ejercicio de
funciones y aplicación de
los recursos del
municipio con el fin de
favorecer beneficios
personales, económicos
o de otra índole.

Baja

Alta

Media

Alta

Preventivo

Preventivo

Preventivo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Reducir el
Riesgo

Evitar el
Riesgo

Reducir el
Riesgo

Verificar que
el manual de
funciones
cumplas con
las
necesidades
de la entidad
Revisar que
la selección
de personal
se haya
hecho de
acuerdo al
procedimient
o de
Selección de
Personal
Hacer
seguimiento
al EOT, Plan
de
Desarrollo,
Planes de
Acción,
Marco Fiscal
y POAI

Socializar y
evaluar el
Código de
Ética de la
entidad


Alta
Dirección

# de cargos
evaluados

Alta
Dirección y
Secretaría
General y de
Gobierno

# de
selecciones de
personal
revisadas

Alta
Dirección y
Secretaría
de
Planeación,
Obras
Públicas y
Medio
Ambiente

# de planes
evaluados

Alta
Dirección

# de
socializacione
s realizadas y
valores éticos
evaluados


de la Entidad y
gestionando la
confianza entre
los
clientes
internos
y
externos)
Comunicación
Pública
(Garantizar una
adecuada
formulación
y
ejecución
del
Plan
de
Comunicación
Pública,
Organizacional e
Informativa
como
eje
transversal
y
estratégico que
permita generar
canales
que
propicien un flujo
de la información
veraz y oportuna
hacia
los
públicos
objetivos de la
Administración
Municipal
de
Santa Fe de
Antioquia)
Trámites,
Asistencia
Técnica y Apoyo
Social (Asesorar
y
prestar
asistencia
técnica a toda la
comunidad
en

Falta
de
profesionalism
o del personal
y canales de
información
deficientes

8

Concentración
de poder y no
tener un
manual de
funciones bien
definido en la
entidad

9

Ocultar a la ciudadanía
información considerada
pública

Discrecionalidad de los
funcionarios que ejecutan
los trámites

Media

Media

Preventivo

Preventivo

Reducir el
Riesgo

Verificar que
la selección
de personal
se de forma
objetiva y
evaluar la
eficiencia de
los canales
de
información

Alta
Dirección,
Técnico de
Comunicacio
nes

# de cargos
evaluados y #
de medios de
información
evaluados

Reducir el
Riesgo

Verificar que
los
funcionarios
tengan
claras sus
funciones y
que no haya
concentració

Alta
Dirección

# Manual de
Funciones y
Competencias
evaluado



general y en
todas las áreas
que dictamina la
constitución)
Falta de
publicidad de
los trámites

Falta de
publicidad de
los trámites y
personal
idóneo para el
manejo de
estos

Falta de
tecnología de
punta
Compromisos
y valores
éticos no
definidos al
interior de la
entidad

10

Urgencia del usuario
para que su trámite sea
atendido con prontitud

Alta

Preventivo

Evitar el
Riesgo

11

Falta de información
sobre el trámite o
procedimiento tanto del
usuario como del
funcionario

Media

Preventivo

Evitar el
Riesgo

12

Obsolescencia
tecnológica

Preventivo

Evitar el
Riesgo

13

Falta de compromiso y
sentido de pertenencia,
carencia de conciencia
del servidor público,
ineficiencia, personal no
calificado

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Bajo

Bajo

Falta de
integridad
personal y
valores éticos
Gestión
del
Talento Humano
(Garantizar
la
competencia de

14

Tráfico de influencias

Alto

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Falta de un
procedimiento
de Selección
de Personal

15

Inadecuada selección de
personal

Medio

Preventivo

Evitar el
Riesgo

n de poder
Verificar que
se tengan
bien
documentad
os y
publicados
los trámites
que ofrece la
entidad
Verificar que
se cuente
con los
trámites
publicados y
personal
idóneo para
el manejo de
ellos
Evaluar la
tecnología
con la que
cuenta la
entidad
Evaluar el
proceso de
Gestión
Ética
Evaluar si
los controles
que se
tienen son
efectivos
Evaluar las
Hojas de
Vida del
Personal


Alta
dirección y
Técnico de
comunicacio
nes

# de tramites
publicados

Alta
Dirección

# de trámites
evaluados

Alta
Dirección y
Auxiliar de
Sistemas

# de
Tecnologías
evaluadas
(software y
hardware)

Alta
Dirección,
Comité de
Ética

# de procesos
de Gestión
Ética
Evaluados

Alta
Dirección

# de controles
evaluados

Alta
Dirección

# de Hojas de
Vida
Evaluadas


los
servidores
públicos de la
Administración
Municipal,
y
gestionar todos
los
asuntos
relacionados con
la administración
del personal)

Favores
personales
recibidos

No tener un
Plan de
Capacitación
definido
No tener un
Plan de
Incentivos al
interior de la
entidad

Gestión
Financiera
(Gestionar
el
manejo de los
recursos
financieros que
permita
garantizar
la
asignación
eficiente de los
mismos)

No tener
personal
idóneo para el
manejo del
personal
No tener
personal
idóneo para
desempeñar
cargos del
procesos de
Gestión
Financiera
Mala
planeación
presupuestal

16

Presiones Indebidas

17

Deficiencia o ausencia en
capacitación del personal

18

Desmotivación del
personal

19

Inadecuadas prácticas
con el talento humano

20

Desconocimiento de
principios básicos en la
elaboración y ejecución
del presupuesto y la
gestión financiera.

21

Altas sumas de dineros
mantenidas en cuentas
corrientes o en cajas
generales sin ningún
rendimiento financiero

Alto

Baja

Baja

Baja

Baja

Baja

Seleccionad
o
Revisar que
todos los
procesos
sean
elaborados
de acuerdo a
la
normatividad
vigente

Correctivo

Reducir el
Riesgo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar Plan
de
Capacitación

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
Plan de
Incentivos
de la entidad

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
procedimient
o de
selección de
personal

Alta
Dirección

# de
procedimiento
s evaluados

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
procedimient
o de
selección de
personal

Alta
Dirección

# de
procedimiento
s evaluados

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
procedimient
o de
presupuesto

Alta
Dirección y
auxiliar de
presupuesto

# de
procedimiento
s evaluados

Preventivo


Alta
Dirección

Alta
Dirección
Comité de
Capacitación
Alta
Dirección y
Comité de
Bienestar
Social e
Incentivos

# de procesos
revisados

# de Planes
evaluados

# de planes
evaluados


Mal manejo
de caja
general

Falta de
tecnología de
punta

Falta de
proceso de
Gestión
Financiera

23

24

Los equipos de sistemas,
así como El software
utilizado, no
corresponden a las
necesidades requeridas
por la entidad.
La falta de coordinación,
la mala calidad de la
información y la ausencia
en algunos casos, hacen
que el proceso contable
sea dispendioso, poco
confiable y los estados
financieros se presenten
tardíamente y no se han
tenidos en cuenta para la
toma de decisiones.

Baja

Media

Bajo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
procedimient
o de
Sistemas

Alta
Dirección y
Auxiliar de
Sistemas

# de
procedimiento
s evaluados

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
proceso de
Gestión
Financiera

Alta
Dirección

# de procesos
evaluados

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Implementar
el manual de
procesos y
procedimient
os

Alta
Dirección y
Comité de
Calidad

# de procesos
implementado
s

Evaluar Plan
de Compras

Alta
Dirección y
Comité de
Compras

# de planes
evaluados

Evaluar el
Manual de

Alta
Dirección

# de manuales
evaluados

25

El exceso de
procedimientos y
papeleos diluyen la
responsabilidad de los
funcionarios y fomentan
el cobro de “peajes” para
el pago de cuentas.

Inexistencia
de un Plan de
Compras

26

Equivocación en la
adquisición de un bien o
servicio innecesario para
la administración
Municipal

Medio

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Inexistencia
de un manual

27

actos malintencionados

Medio

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Inexistencia
de procesos y
procedimiento
s
documentado
s
Gestión
de
Contratación
(Adquirir
los
bienes
y
servicios
que
demanda
la
Administración

22

Los dineros recaudados
no se registran ni se
consignan
oportunamente

Evaluar el
procedimient
o de
Recaudo y
manejo de la
Caja
General

Bajo


Alta
Dirección y
Auxiliar

# de
procedimiento
s evaluados


Municipal,
en
total acatamiento
de
la
normatividad
legal
y
bajo
parámetros de
eficiencia,
calidad,
transparencia y
oportunidad)

de
contratación
en la entidad

Inexistencia
de un manual
de
contratación
en la entidad
Inexistencia
de un manual
de
contratación
en la entidad

No tener
políticas
claras al
interior de la
entidad
Inexistencia
de un manual
de
contratación
en la entidad
Inexistencia
de un manual
de

fuera de la Ley, en la
utilización de funciones y
recursos del Municipio
por parte de los
servidores públicos y/o
particulares que ejercen
funciones públicas, con
el fin de favorecer
beneficios personales,
económicos o de otra
índole relacionados con
la Contratación

28

No realizar aquello a que
se está obligado en las
diferentes etapas de la
contratación

29

Tardanza en el
cumplimiento de los
términos en las
diferentes etapas y
trámites contractuales

30

Ejercer sobre un servidor
público presión indebida
para que tome
decisiones o acciones
apartándose del trámite
establecido o por fuera
de los lineamientos
legales.

31

32

Declarar urgencia
manifiesta cuando no
existe

Fraccionamiento Técnico
de la Contratación

Contratación
y su
aplicabilidad

Bajo

Bajo

Bajo

Preventivo

Preventivo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
Manual de
Contratación
y su
aplicabilidad

Alta
Dirección

# de manuales
evaluados

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
Manual de
Contratación
y su
aplicabilidad

Alta
Dirección

# de manuales
evaluados

Evitar el
Riesgo

Evaluar
políticas que
existen al
interior de la
entidad

Alta
Dirección

# de políticas
evaluadas

Alta
Dirección

# de manuales
evaluados

Alta
Dirección

# de manuales
evaluados

Bajo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Bajo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
Manual de
Contratación
y su
aplicabilidad
Evaluar el
Manual de
Contratación



contratación
en la entidad
Inexistencia
de un manual
de
contratación
en la entidad
Inexistencia
de un manual
de
contratación
en la entidad
Gestión Jurídica
(Asesorar,
asistir, orientar y
llevar
la
representación
prejudicial
y
judicial de los
procesos en los
cuales
el
Municipio
de
Santa Fe de
Antioquia,
sea
parte, mediante
la aplicación de
las
normas
legales
y/o
administrativas
vigentes,
con
oportunidad
y
calidad)
Gestión de los
Recursos
Físicos
y
Desarrollo
Tecnológico
(Determinar,

No tener
personal
idóneo para
ejercer la
Asesoría
Jurídica

Inexistencia
de controles
en la entrega
de materiales
y suministros

33

Monopolio de contratistas
que puede significar
preferencias indebidas

34

Delegación para la
contratación que puede
generar malos manejos y
exceso de
discrecionalidad en quien
la ejerce

Bajo

35

Tardanza en el
cumplimiento de las
actividades del soporte
jurídico.

Bajo

36

Apoderarse
ilegítimamente de
materiales y suministros
de la Administración
Municipal

Bajo

Medio

Preventivo

Preventivo

Preventivo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

y su
aplicabilidad
Evaluar el
Manual de
Contratación
y su
aplicabilidad

Alta
Dirección

# de manuales
evaluados

Evitar el
Riesgo

Evaluar el
Manual de
Contratación
y su
aplicabilidad

Alta
Dirección

# de manuales
evaluados

Evitar el
Riesgo

Revisar los
procesos
judiciales

Alta
Dirección

# de procesos
revisados

Evitar el
Riesgo

Revisar el
procedimient
o de entrega
de
materiales y
suministros

Alta
Dirección y
Técnico
Operativo de
Almacén

# de
procedimiento
s revisados



proporcionar
y
mantener
la
infraestructura
necesaria para
lograr
la
conformidad con
los requisitos del
producto
y/o
servicio. Además
Planear, dirigir,
organizar
y
controlar todas
las actividades
relacionadas con
la administración
de
hardware,
software
y
comunicaciones
informáticas
para brindar el
correcto,
oportuno
y
permanente
funcionamiento
de la plataforma
tecnológica que
soporta
los
procesos de la
administración
municipal)

Inexistencia
de
procedimiento
de Bienes e
Inventarios y
falta de
software

Falta de
valores
Éticos, falta
de controles
en el manejo
de los bienes

Falta de
compra de
pólizas que
custodien los
bienes del
municipio

Inexistencia
de control a
los bienes
inmuebles del
municipio
Falta de
antivirus, falta
de control en
los programas
que deben
tener los
equipos de
computo

37

Contar con información
no confiable sobre los
responsables,
características y
especificaciones de los
bienes del Municipio.

38

Sustracción indebida de
los bienes de la entidad.

39

Bienes de propiedad de
la Entidad expuestos a
pérdida total por falta de
seguros.

Medio

Medio

Medio

Correctivo

Correctivo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Revisar el
procedimient
o de Bienes
e Inventarios
y Software

Alta
Dirección

# de
procedimiento
s y software
revisados

Evitar el
Riesgo

Socializar
los valores
éticos al
interior de la
entidad y
realizar
seguimiento
y control a
los bienes
de la entidad

Alta
Dirección,
Técnico
Operativo de
Almacén y
Comité de
Ética

# de valores
socializados y
#seguimientos
a bienes
realizados

Evitar el
Riesgo

Verificar que
existan
pólizas que
respalden
los bienes
municipales

Alta
Dirección y
Técnico
Operativo de
Almacén

# de pólizas
verificadas

Alta
Dirección

# de controles
verificados

Alta
Dirección,
Auxiliar de
Sistemas

# de equipos
revisados

40

Hurto de servicios
públicos en instalaciones
de bienes del Municipio

Bajo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Verificar los
controles
existentes
para la
salvaguarda
de los
bienes
inmuebles

41

El virus informático es un
programa elaborado
accidental o
intencionadamente, que
se introduce y se
transmite a través de
medios de comunicación

Bajo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Revisar
equipos de
computo



e intercambio de
información.

Inexistencia
de seguridad
informática

Evaluación
y
Control
(Emitir
con objetividad e
independencia
juicios fundados
a
partir
de
evidencias,
mediante
la
realización
de
Auditorías
Internas y de la
Evaluación del
Sistema
de
Control Interno)

Inexistencia
de Plan de
Auditorías

Inexistencia
de Plan de
Auditorías
Falta de
valores éticos,
direccionalida
d y falta de
personal
idóneo

42

Utilización de una clave
por una persona no
autorizada y que accede
al sistema suplantando
una identidad. De esta
forma el intruso se hace
dueño de la información,
documentación y datos
de otros usuarios.

Medio

Preventivo

43

No realizar la evaluación
y/o las auditorías internas
a las que se está
obligado

Bajo

Preventivo

44

Tardanza en la
realización de la
evaluación y/o de las
auditorías internas a las
que se está obligado

45

Tráfico de influencias en
las auditorías

Bajo

Bajo

Preventivo

Preventivo

Evitar el
Riesgo

Revisar que
los equipos
cuentan con
seguridad
informática y
claves
únicas para
cada usuario

Alta
Dirección

# de equipos
revisados

Evitar el
Riesgo

Verificar que
exista Plan
de Auditorias

Alta
Dirección

# de planes
verificados

Evitar el
Riesgo

Verificar que
exista Plan
de Auditorias

Alta
Dirección y
Comité de
Control
Interno

# de planes
verificados

Evitar
Riesgo

Socializar
valores
éticos

Alta
Dirección y
Comité de
Control
Interno

# de valores
socializados



2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES
Es una prioridad de la entidad determinar de manera asertiva los trámites y
servicios que deberán estar en línea en la página web de la entidad.
Aunque ya se tiene el inventario de trámites que realiza el municipio, se está
priorizando en los que se requiere mejorar para garantizar la efectividad
institucional y la satisfacción de los usuarios.
La entidad con el propósito de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y el acuerdo
060 de 2001 del Archivo General de la Nación, está estableciendo de acuerdo con
su estructura la unidad de correspondencia; la cual gestionará de manera
centralizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal forma que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales
e históricos. Esta unidad deberá contar con los medios necesarios para recibir,
enviar y controlar oportunamente los trámites de comunicaciones de nivel oficial,
para que esto facilite la atención a las solicitudes presentadas por los ciudadanos.
Se iniciará con la racionalización de los trámites que ya fueron priorizados para
que haya un menor esfuerzo y costo para los usuarios; a través de estrategias
jurídicas, administrativas o tecnológicas que impliquen simplificación,
estandarización, eliminación, automatización, adecuación o eliminación normativa,
optimización del servicio, interoperabilidad de información pública y
procedimientos administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente
a la entidad.
En la actualidad la administración municipal cuenta con (5) cinco tramites
analizados reevaluados y montados en el SUIT (sistema único de información de
tramites), se espera que al terminar la vigencia 2014 se tengan (25) tramites mas
integrados al SUIT.

3. RENDICIÓN DE CUENTAS
La rendición de cuentas presupone, pero también fortalece, la transparencia del
sector público, el concepto de responsabilidad de los gobernantes y servidores y el
acceso a la información como requisitos básicos. Adicionalmente, la rendición de
cuentas es una expresión del control social, por cuanto éste último comprende
acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la
gestión y la incidencia de la ciudadanía para que esta se ajuste a sus
requerimientos.



Existen 3 componentes en la rendición de cuentas: Información, diálogo e
Incentivos o sanciones.
En el 2014 se seguirá haciendo el programa radial “ASÍ VA SANTA FE DE
ANTIOQUIA”, en el cual el alcalde informa a la comunidad como van los
programas en su ejecución.
Se seguirá con la impresión y entrega del periódico “ASI VAMOS”, el cual informa
a la comunidad como va la ejecución de los programas que están plasmados en el
Plan de Desarrollo “SANTA FE DE ANTIOQUIA CIUDAD DE OPORTUNIDADES”.
Se actualizará la página web municipal en toda su normatividad vigente, tanto la
municipal, como la departamental y la nacional. Y se seguirá actualizando el link
de noticias, con el fin de que la comunidad este actualizada con todas las acciones
que se estén realizando día a día en la administración municipal.
Se seguirá con la transmisión de las sesiones del Concejo Municipal por el canal
institucional y local; sesiones donde se invita a los funcionarios para que informen
como van los programas que se están realizando en el municipio.
En el mes de diciembre se realizará la rendición de cuentas a la ciudadanía. En
esta se da a conocer el informe de gestión de todas las secretarías de la
Administración Municipal.

4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
El municipio de Santa Fe de Antioquia realizará las siguientes acciones para
mejorar la atención a la ciudadanía:
 La administración municipal cuenta con 3 buzones de Peticiones, Quejas,
Reclamos y sugerencias; se espera implementar otros buzones en las
instalaciones que no lo poseen a la fecha. además cuenta con un link:
quejas y reclamos en la página web: www.santafedeantioquiaantioquia.gov.co, esta información será socializada con toda la comunidad
en general y se dará a conocer como es el funcionamiento de las PQRS al
interior de la entidad. Además se nombrará un comité, el cual se encargue
de revisar, redireccionar y hacer seguimiento a todas las PQRS que las
personas dejen en los buzones que se encuentran en las diferentes sedes
de la alcaldía municipal. Se colocarán buzones PQRS donde hagan falta.
 La página web: www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, seguirá
actualizándose como hasta al momento se ha venido haciendo con toda la
información de la administración municipal. Se hará una capacitación donde


se concientice a los funcionarios de la necesidad de que se esté dando
información por parte de ellos actualizada para nutrir este sitio web.
 Se definieron los días jueves y viernes para atender al ciudadano por parte
del señor alcalde, con esto se quiere que el municipio de Santa Fe de
Antioquia sea una alcaldía de puertas abiertas a toda la comunidad.
 Se tiene el correo electrónico contactenos@santafedeantioquiaantioquia.gov.co para que la ciudadanía interactúe con los funcionarios de
la administración municipal. Además cada dependencia cuenta con un
correo electrónico al cual usted se puede comunicar, estos son:
contratos@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
juventud@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
secretariadetransito@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
almacen@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
archivo@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
alcaldia@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
catastro@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
comisariadefamilia@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
deportes@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
medioambiente@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
secretariadehacienda@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
secretariadesalud@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
secretariageneral@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
secretariadeplaneacion@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
secretariadeeducacion@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
cultura@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
turismo@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
concejo@santafedeantioquia-antioquia.gov.co;
controlinterno@santafedeantioquia-antioquia.gov.co:
 También puede comunicarse con nosotros en la carrera 9 #9-22, teléfono
8531136 o al fax 8531101.
Existen otros mecanismos de participación ciudadana como son los siguientes:
1. Proceso de Contratación (Audiencias Públicas): Permite a los interesados
conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de la contratación.
2. Procesos de Gestión (Acciones de tutela): Permite al ciudadano reclamar el
reconocimiento de sus derechos



3. Procesos de Gestión (Derechos de petición): Permitir al ciudadano reclamar
sobre alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve afectado.
4. Proceso de Toma de Decisiones (Buzón de Sugerencias): Permitir al ciudadano
opinar acerca de la gestión de la entidad.
5. Proceso de Vigilancia y Control (Veedurías Ciudadanas): Permitir a los ciudadanos
o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso
de la gestión pública, así como la convocatoria de una entidad encargada de la
ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio.
6. Procesos de Vigilancia y Control (Buzón de Quejas y Reclamos): Permitir a los
ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias poner en conocimiento
de la alta dirección de la entidad las anomalías presentadas en la debida
prestación del servicio por parte de algún funcionario o área de la Entidad. A través
de este medio también pueden hacer consultas sobre los temas de la Entidad.


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