Soluciones TIC para la gestión de tesoreria

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Presentación de la firma Birhman en su participación en la sesión organizada por la Comisión OSI del Colegio de Economistas

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Soluciones TIC para la gestión de tesoreria

  1. 1. The Birchman Group Soluciones TIC para la Gestión de Tesorería Una propuesta práctica con SAPCONFIDENTIAL AND PROPRIETARYAny use of this material without specific permission of The Birchman Group is strictly prohibited.
  2. 2. Contenido 01 Introducción 02 Objetivos de mejora en Tesorería 03 Control y reducción del circulante 04 Aumentar la eficiencia para reducir costes 05 Mejor uso de la liquidez interna 06 Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 2
  3. 3. Contenido 01 Introducción 02 Objetivos de mejora en Tesorería 03 Control y reducción del circulante 04 Aumentar la eficiencia para reducir costes 05 Mejor uso de la liquidez interna 06 Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 3
  4. 4. IntroducciónRetos a los que se enfrenta el Gestor de Tesorería Incertidumbre dentro de una crisis mundial con Escenario ausencia de liquidez generalizada. • Garantizar el equilibrio financiero y el futuro Objetivos cumplimiento de compromisos de pagos. • Optimizar los recursos disponibles, mejorando el margen financiero. Definición de un modelo de tesorería que le permita Retos conseguir los objetivos marcados. 4
  5. 5. Introducción¿Qué pasos seguir para alcanzar modelo óptimo de tesorería en la compañía?• BIRCHMAN como consultora global de servicios, es sensible a las necesidades del mercado y de sus clientes, asesorándoles y adaptando soluciones que les faciliten mejorar su gestión de tesorería.• Desde nuestra experiencia en ayudar a los departamentos de Tesorería proponemos que se enfoquen las mejoras en la gestión de tesorería como un cambio global de modelo de gestión, ejecutando cada una de ellas como un quick win.• La incertidumbre de los mercados nos aconseja no planificar acciones a largo plazo por la dificultad de asegurar que se llevarán a cabo o si dispondremos de recursos para ello.• La definición del modelo de Tesorería sí debe ser completo, aunque el alcanzar cada mejora puede ser paulatino en el tiempo. 5
  6. 6. Contenido 01 Introducción 02 Objetivos de mejora en Tesorería 03 Control y reducción del circulante 04 Aumentar la eficiencia para reducir costes 05 Mejor uso de la liquidez interna 06 Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 6
  7. 7. Objetivos de mejora en Tesorería Mejorar la eficiencia Ser más Reducir los Optimizar La estrategia en la gestión de tesorería competitivos recursos costes El control y reducción del capital circulante Aumentar la eficiencia para reducir costes Optimizar Mejorar La táctica recursos Optimizar Mejorar el uso de la liquidez interna Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 7
  8. 8. Objetivos de mejora en TesoreríaCuales son las claves para alcanzar los objetivos Nuestros objetivos son Nuestro foco de Las claves para lograr los objetivos… la mejora u atención está en… optimización de… Los sistemas de El control y reducción del información capital circulante Sistema los más integrado posible Aumentar la eficiencia para Sistema que cubra con agilidad reducir costes las necesidades de negocio La tecnología disponible Sistema de información veraz, Mejorar el uso de la liquidez interna fiable y única. Mejorar las previsiones Plataforma escalable para reducir la incertidumbreEL DATO: tener la información cuando la necesito 8
  9. 9. Objetivos de mejora en TesoreríaCuales son las claves para alcanzar los objetivos Las claves para lograr los objetivos… Sistema los más integrado posible Sistema que cubra con agilidad las necesidades de negocio Sistema de información veraz, fiable y única. Plataforma escalableEL DATO: tener la información cuando la necesito 9
  10. 10. Contenido 01 Introducción 02 Objetivos de mejora en Tesorería 03 Control y reducción del circulante 04 Aumentar la eficiencia para reducir costes 05 Mejor uso de la liquidez interna 06 Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 10
  11. 11. Control y reducción del circulanteObjetivos• Una manera directa y barata de reducir necesidades financiación es optimizar la gestión del circulante, más concretamente de las cuentas a cobrar.• Las soluciones SAP ayudan a mejorar el flujo de caja operativo a través de una mejor gestión de clientes Evaluar Emitir Resolver Gestión Conciliar Servicio Crédito Facturas Disputas Cobros Informes al clienteGestiónFinanciera 11
  12. 12. Gestión de clientesSoluciones para optimizar la gestión de los procesos de cobros SAP Credit SAP Biller SAP Collections Management Direct y Dispute Management •Reducir el riesgo •Reducir costes de •Optimizar la mediante una facturación vía gestión de política y valoración facturación incidencias y consistentes electrónica cobros, reducir •Fijación y •Mejorar la costes de costes y monitorización de satisfacción del mejorar de la tasa líneas de crédito, cliente a través de de éxito reducir gastos de una comunicación •Resoluciones más demora más ágil. rápidas, menos provisiones de días de cobro (PMC, DSO) 12
  13. 13. Gestión de clientesCredit Management: Necesidades del gestor de crédito ¿Cuál es mi • Anticiparse a impagos potenciales. exposición al riesgo? • Realizar provisiones de cobertura. ¿Utilización de límites • Reducir el riesgo total en un segmento según categorías de determinado si se alcanza unos limites riesgo? determinados. ¿Riesgo por país? • Optimizar la cartera de clientes teniendo ¿Por unidad en cuenta los perfiles crediticios. organizativa? 13
  14. 14. Gestión de clientesCredit Management resumen funcional Integración con finanzas y logística • Control de importes comprometidos desde pedido hasta partidas impagadas o en reclamación. • Flujos de control flexibles a partir de perfiles de créditos de cada cliente. Credit Limit Management (Límites) • Puesta en práctica de una política crediticia global de la compañía • Gestionar el perfil crediticio de cliente Credit Case • Procesamiento estructurado en la gestión del límite de crédito Credit Rules Engine (monitor de reglas) • Clasificación de clientes según scoring • Cálculo y asignación de límites crediticios específicos a clientes Credit Information • Interface con agencias externas de crédito • Parámetros de entrada para reglas de scoring • Integración con SAP BW Credit Manager Portal Acceso y análisis a la información basado en roles 14
  15. 15. Gestión de clientesCredit Management: Perfil de crédito • Visión global del cliente desde su ficha. • Generación de reglas de puntuación por clientes • Posibilidad de importación de información externa sobre riesgos de créditos • Reglas de validación de crédito • Los informes de crédito se guardan en los datos maestros del cliente 15
  16. 16. Gestión de clientesCredit Management: Cuadro de mandos en Xcelsius 16
  17. 17. Gestión de clientesDispute Management: Necesidades gestor de incidencias ¿Por qué los clientes • Mejorar la calidad de los procesos de abrieron las gestión para evitar la aparición de reclamaciones? incidencias futuras • Responsabilizar a las personas adecuadas ¿Cuánto dinero está de los fallos en los procesos de gestión. “bajo” reclamación? • Mejorar la planificación de negocio ¿Cuánto tiempo llevó • Ajustar la asignación de tareas. resolver una • Optimizar la propuesta de soluciones para reclamación? mejorar la satisfacción de los clientes ¿Cuál fue la solución? 17
  18. 18. Gestión de clientesDispute Management: Ejemplo de Workflow 18
  19. 19. Gestión de clientesDispute Management: Funcionalidad Resolución litigios •Toda la información se almacena y estructura interdepartamentales centralizándose (registro electrónico) •Creación y visualización de una incidencia desde Integración procesos una transacción financiera financieros y logísticos •Conexión con documentos financieros y de facturación (SD y CRM) •Correspondencia de cliente /automática o manual) Correspondencia •Escalar internamente incidencias y críticas Diferentes canales •SAP Biller Direct comunicación •SAP Collections Mamangement Análisis de la resolución •Contenido de negocio de BI (SAP Business de litigios Warehouse) 19
  20. 20. Gestión de clientesDispute Management: Cuadro de Mandos en Xcelsius 20
  21. 21. Gestión de clientesCollections Management: Necesidades del responsable de cobros ¿Qué estrategias de •Ajustar estrategias de cobro. cobro mejoran el plazo •Optimizar la gestión de cobro proactiva medio de cobro? •Asignar estrategia adecuada a cada conjunto de ¿Cuánto he cobrado? clientes determinados. ¿Cuántas veces hemos •Asignaciones a los gestores de cobro. •Mejorar la carga de trabajo del equipo. tenido que llamar? •Optimizar la cartera de clientes teniendo en ¿Cuál ha sido la cuenta los perfiles crediticios. solución? •Integrar dentro del ERP toda la información. 21
  22. 22. Gestión de clientesCollections Management: Proceso de Gestión de Cobros Acceso a la Preparar Contactar lista de contacto con el cliente trabajo con el cliente • Creación automática • Indicadores clave por partida • Promesas de pago • Personalización • Detalles valoración • Incidencias • Búsquedas • Resumen fechas vencimiento • Avisos • Estadísticas • Resumen facturas • Contacto con el cliente • Resumen cuentas del cliente • Resumen pagos pasados • Resumen contactos pasados • Comprobar avisos 22
  23. 23. Gestión de clientesCollections Management: Estrategia de cobros • La definición de las estrategias es la funcionalidad básica para definir la Gestión de Cobros • Comprende reglas específicas de la empresa para la gestión de cobros • Se utilizan para seleccionar y optimizar el cobro de partidas de cliente 23
  24. 24. Gestión de clientesCollections Management: Lista de tareas • Cada gestor de cobros trabajará con su lista de tareas. • Esta lista será el resultado de la combinación: • Estrategias de cobro • Priorización de clientes • KPIs valoración de clientes, visualización de fechas para contacto con el cliente 24
  25. 25. Gestión de clientesCollections Management: Funciones procesar y ver partidas abiertas • Para cada cliente se dispondrá de su histórico de cobros, sus promesas de pago, el histórico de cada factura, los contactos realizados previamente • Pueden verse todas las facturas abiertas y su estatus de una vez, incluyendo su historial • Integración con Dispute, Credit Management, programa de reclamaciones 25
  26. 26. Gestión de clientesCollections Management: Procedimientos de cobro Nuevas herramientas para facilitar la gestión del Cobro: • Promesas de Pago • Revisiones 26
  27. 27. Gestión de clientesCollections Management: Gestión de contactos Gestión de contactos: El resultado del contacto con el cliente se registra en el sistema. Los diferentes contactos realizados son una fuente adicional de información para futuras gestiones de Cobro. 27
  28. 28. Gestión de clientesCollections Management: Reporting BW ejemplos Cuadro de vencimientos •Aging de Clientes clasificados en Collections. •Análisis de WL creados y tratados diariamente. Las Nivel de tratamiento de columnas de WL cerradas y contactos logrados, se listas de trabajo explican por la configuración de los contactos. •Total vencido(Exigible) por worklist y total prometido Reclamado por día (Reclamado) Análisis de actividades de •Resumen Mensual por usuario de Contactos, contacto (volumen) Promesas de pago y revisiones creadas •Base de datos de Contactos: Incluye Promesas de Análisis de contactos pago (unidades e importes) y revisiones creadas cliente para cada contacto Estadística sobre promesas •Estadística sobre promesas de pago de pago Información detallada •Base de datos de las Promesas de pago (Importe, sobre promesa de pago Fecha creación, Vto promesa de pago, Nivel, status) 28
  29. 29. Gestión de clientesCollections Management: Cuadro de mandos en Xcelsius 29
  30. 30. Contenido 01 Introducción 02 Objetivos de mejora en Tesorería 03 Control y reducción del circulante 04 Aumentar la eficiencia para reducir costes 05 Mejor uso de la liquidez interna 06 Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 30
  31. 31. Aumentar la eficiencia para reducircostesIntroducción: Proceso Invoice to Pay Gestión de Gestión de pagos de facturas proveedores ¿Cómo podríamos reducir el tiempo y coste que requiere el procesamiento de una factura? ¿Qué medios de pago me permiten mejorar eficiencia y costes? ¿Minimizar errores? ¿Disponer de trazabilidad? Son algunas de las preguntas que seguramente el departamento de cuentas a pagar de su organización se esté planteando. 31
  32. 32. Gestión de facturasInvoice Management: El desafío Los recursos involucrados invierten demasiado tiempo en tareas repetitivas y de menor importancia, en lugar de centrar su esfuerzo en acciones que sean realmente significativas para el negocio. Conocer el estado de una factura, atender múltiples solicitudes de información por parte de otros departamentos o proveedores, realizar controles, seguimientos y conciliaciones, elaborar informes, entrar manualmente las facturas en el sistema o la investigación histórica para encontrar la causa de un problema, son algunas de las tareas que pueden convertirse en un autentico problema provocando altos tiempos de respuesta y baja productividad de los recursos. 32
  33. 33. Gestión de facturasInvoice Management: La solución SAP Invoice Management by OpenText es la herramienta que permite automatizar los procesos de negocio, mejorando la gestión de las facturas de forma más fluida, eficiente y rápida. Esta solución facilita la creación, contabilización, conciliación, trazabilidad, seguimiento, enrutamiento y aprobación de las facturas. 33
  34. 34. Gestión de facturasInvoice Management: Detalle de la soluciónLos proyectos de implantación de SAP Invoice Management pueden ser llevados a cabo enun corto periodo de tiempo gracias a los componentes preconfigurados que se incluyen pordefecto.  COMPONENTES PRECONFIGURADOS  Proceso de validación de datos digitalizados y aplicación de reglas de Gestión de facturas negocio. con SAP IM  Control de duplicados.  Proceso de aprobación de facturas financieras con múltiples niveles de aprobación.  Proceso de conciliación y contabilización .  Proceso de análisis y gestión de discrepancias de precio o cantidad. D Definición de roles de negocio para balancear la carga de trabajo.  Reporting avanzado (Análisis de excepciones, visión global del proceso, productividad, etc.). 34
  35. 35. Gestión de facturasInvoice Management: Detalle de la soluciónMediante los componentes preconfigurados es posible automatizar los procesos deconciliación y contabilización permitiendo aumentar la productividad, minimizar los tiempos derespuesta, reducir costes y centrar el esfuerzo de los recursos en tareas relevantes. Conciliación y contabilización automática Verificación y Control de Verificación de Proceso de Pago validación duplicados reglas de negocio aprobación 35
  36. 36. Gestión de facturasInvoice Management: Detalle de la solución Procesamiento de factura PO Si existe un error en la factura que impide la contabilización se crea una excepción. Dependiendo del tipo de excepción se genera una tarea y se envía al Inbox del usuario que posee el conocimiento para su resolución. Factura PO Procesamiento Contabilización Proceso de Fin de factura automática Conciliación Procesamiento de factura Non-PO Las facturas Non-PO requieren de un proceso de aprobación, SAP Invoice Management provee los mecanismos para autorizar la factura fácilmente después que los datos fueron validados. Una vez autorizada la factura se contabiliza de forma automática. Factura Non-PO Proceso de Procesamiento aprobación + de factura Fin Contabilización automática 36
  37. 37. Gestión de facturasInvoice Management: Proceso facturas recibidas SAP SAP COMPONENTE DE INVOICE MANAGEMENT FI/AP ESCANEO Y OCR FI/MM FI/MM MM FI/MM Proceso de Proceso de Proceso de Control de Proceso de Proceso de Proceso de Proceso de Proceso de Digitalización Transformación Validación duplicados Aprobación Preliminar Contabilización Conciliación Pagos Captura Validación Workflow Workflow Workflow Workflow Workflow Pago Archivo Preparación Reglas de negocio Verificación Verificación Automático Precios Cantidades Gestión de incidencias Gestión de excepciones Control y seguimiento durante el ciclo de vida de la factura COMPONENTE DE ALMACENAMIENTO GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO SEGURO DE IMÁGENES 37
  38. 38. Gestión de facturas Invoice Management: Componentes Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de aprobación Procesamiento OCR De documentos Procesamiento Factura de excepciones electrónica Repositorio de contenido Componentes SAP IM Entrada de facturas Componente OCR Componente de almacenamiento 38Fuente: SAP Invoice Management by Opentext.
  39. 39. Gestión de facturas Invoice management: Procesamiento de documentos Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de Procesamiento aprobación OCR De documentos Procesamiento Factura de excepciones electrónica Repositorio de contenido Diseño familiar. Recopilación de datos de facturas, automatizada o manual. Detección de duplicaciones temprana y automatizada. Entrada configurable de campos en la factura ajenos a SAP. Entradas de datos obligatorias. Aplicación de reglas empresariales configurables. Validación de datos inmediata. Plantillas SAP Business. Workflow para asegurar la comunicación y cumplimiento de procesos 39Fuente: SAP Invoice Management by Opentext.
  40. 40. Gestión de facturasInvoice Management: Procesamiento de excepciones Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de Procesamiento aprobación OCR De documentos Procesamiento Factura de excepcioneselectrónica Repositorio de contenido Diseño familiar. Acceso a documentos SAP directamente relacionados con las excepciones. Opciones de proceso basadas en roles y “Best Practices”. Determinación automática de roles responsables en cada punto del proceso. Historial completo. Plantillas SAP Business Workflow para asegurar la comunicación y cumplimiento de procesos. 40
  41. 41. Gestión de facturas Invoice Management: Aprobación de facturas Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de Procesamiento aprobación OCR De documentos Procesamiento Factura de excepciones electrónica Repositorio de contenido Validación inmediata de la información contable de la factura permitiendo imputación analítica múltiple. Posibilidad de delegación de la responsabilidad de la introducción de datos contables. Proceso de aprobación de la factura por SAPGUI o Portal. Diseñado y optimizado para el proceso de facturas basado en aprobaciones jerárquicas. Introducción de comentarios adicionales. Workflow para asegurar la comunicación y cumplimiento de procesos 41Fuente: SAP Invoice Management by Opentext.
  42. 42. Gestión de facturasInvoice Management: Informes de análisis Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de Procesamiento aprobación OCR De documentos Procesamiento Factura de excepcioneselectrónica Repositorio de contenido Completa funcionalidad de análisis con amplia disponibilidad de criterios de selección y con acceso a funcionalidades analíticas de SAP. Resumen de situación de facturas en sus distintos estados de proceso. Agrupación de la información en función de los distintos estados de proceso, así como análisis de detalle. Información sobre los tiempos de proceso, así como responsables actuales por documento y estados de documento. 42
  43. 43. Gestión de facturasInvoice Management: Informes de deuda Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de Procesamiento aprobación OCR De documentos Procesamiento Factura de excepcioneselectrónica Repositorio de contenido Completa funcionalidad de análisis con amplia disponibilidad de criterios de selección y con acceso a funcionalidades analíticas de SAP. Obtención de importe a provisionar según requerimientos contables para facturas pendientes de formalizar. Soporte de auditoria para justificar dotaciones de provisiones. Evaluación de obligaciones por cuenta de mayor y objeto de coste. 43
  44. 44. Gestión de facturasInvoice Management: Informes de productividad Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de Procesamiento aprobación OCR De documentos Procesamiento Factura de excepcioneselectrónica Repositorio de contenido Tiempos de proceso de Workflow por usuario/rol. Identificar cuellos de botella. Revisión de necesidades de staffing. 44
  45. 45. Gestión de facturas Invoice Management: Informes de excepciones Análisis / Reportes Imagen Aprobación de Facturas Portal de Procesamiento aprobación OCR De documentos Procesamiento Factura de excepciones electrónica Repositorio de contenido Análisis de excepciones. Múltiples opciones de agrupación.Fuente: SAP Invoice Management by Opentext. 45
  46. 46. Gestión de pagosEficiencia en medios de pago utilizados Netting Confirming Transferencias: •El Netting es la •El confirming es •Automatización de cancelación interna una modalidad de proceso de pago y de deuda entre las pago cuyo coste uso de formatos empresas del asumido por el óptimos: grupo. proveedor revierte •Pagos nacionales •Antes de ordenar en beneficio para la y comunidad los cobros y pagos empresa que utiliza europea: se realiza una esta modalidad de transición a SEPA cancelación de pago •Pagos fuera de la deudas entre •Además lleva a una CEE en divisa empresas del concentración de extranjera, uso grupo. Con ello se las entidades por MT101 con reduce el número las que se ordenan plataforma SWIFT de operaciones y pagos, simplifica el los costes mapa bancario. bancarios. 46
  47. 47. Gestión de pagosEnvío de instrucciones de Pago de Tesorería hacia las Entidades SAP R/3 SFTP SERVICE BUREAU SWIFT BANCO SAP R/3 SFTP SERVICE BUREAU SWIFT BANCO ACK /NAK Propuesta Ejecución Envio Medio Flujo de Envío Verificación Envío Pago Pago Pago Aprobación MT101 ACK /NAK FI 100 D H -100 MT101 SWIFT ACK SFTP ACK /NAK /NAK ACK Status (ACK/NAK) Status (ACK/NAK) /NAK ACK /NAK Pagos de tesorería enrutados de forma automática a cada una de las Entidades 47
  48. 48. Contenido 01 Introducción 02 Objetivos de mejora en Tesorería 03 Control y reducción del circulante 04 Aumentar la eficiencia para reducir costes 05 Mejor uso de la liquidez interna 06 Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 48
  49. 49. Mejorar uso de la liquidez internaObjetivos El uso de los recursos finacieros propios reduce costes. Las herramientas informaticas favorecen su optimización de la liquidez interna. Sociedad Posición liquidez Mejora Cash pooling información pagadora única global Banco empresa: •Aplicación de •El modelo de •Disposición de •Sitematización barridos de cash pooling la posición obtención saldos diarios favorece la bancaria información para concentrar definición de actualizada. sobre negocio saldos una sociedad •Un sistema ágil realizado con •Puede ser a pagadora de conciliación nuestras nivel entidad dentro del operaciones entidades financiera, a Grupo. banco con bancarias como nivel grupo •Se ceden las compañía. herramienta de nacional o obligaciones de negociación. mundial pago a una única sociedad 49
  50. 50. Mejorar uso de la liquidez internaComunicación bancaria: Armonización de procedimientos con Swift Múltiples comunicaciones Ventana única Empresa Empresa VAN Cuentas Cuentas a pagar a pagar host to host X Cuentas Cuentas a cobrar Leased a cobrar line Tesorería e-banking Y Tesorería Standard Internet gateway Otras Otras e-banking Z – Protocolo de comunicación bancaria único – Canal de comunicación bancaria único – Procedimiento operativo único 50
  51. 51. Mejorar uso de la liquidez internaComunicación bancaria: una solución colaborativa Workstation Tesorería Middleware ERP(s) ERP(s) ERP Integración Conectividad Mensajería proporcionada por proporcionada por proporcionada Software Partners SWIFT, por SWIFT Bancos y Service Bureaux 51
  52. 52. Mejorar uso de la liquidez internaLos servicios son proporcionados por las Entidades Financieras Gestión de Tesorería • Otros servicios Visibilidad Global de las cuentas: Posiciones fin – Exceptions and de día (MT-940) e intradía (MT-942) investigations Gestión de liquidez : Ordenes de pago de – Trade finance Tesorería (MT-101) – Secure mail Gestión de Riesgos : confirmaciones FX, MM, – EBAM (Mandatos derivados, y matching (MT-3xx) electrónicos) Inversión y valores (MT-5XX) – Personal Digital Identity Cash Management Pagos masivos a proveedores, Adeudos, Nóminas, Información de cuentas, Notificaciones … Cualquier tipo de ficheros: Domésticos (AEB, Alcance: CFONB, PS2, BAI…), UN-EDIFACT, IDOC, ISO20022 + de 900 bancos + de 100 paises 52
  53. 53. Mejorar uso de la liquidez internaEnvío de instrucciones de Pago de Tesorería hacia las Entidades SAP R/3 SFTP SERVICE BUREAU SWIFT BANCO SAP R/3 SFTP SERVICE BUREAU SWIFT BANCO ACK /NAK Propuesta Ejecución Envio Medio Flujo de Envío Verificación Envío Pago Pago Pago Aprobación MT101 ACK /NAK FI 100 D H -100 MT101 SWIFT ACK SFTP ACK /NAK /NAK ACK Status (ACK/NAK) Status (ACK/NAK) /NAK ACK /NAK Pagos de tesorería enrutados de forma automática a cada una de las Entidades 53
  54. 54. Mejorar uso de la liquidez internaOperaciones de pago mediante banco intermediario SERVICE BANCO BANCO ERP INTERMEDIARIO DESTINATIRIO BUREAU SWIFT MT101 MT101 54
  55. 55. Mejorar uso de la liquidez interna Consolidación de las posiciones cierre-día y/o intra-day a través de un único canal MT942 MT940 TMS MT942 MT940 SWIFTNet SWIFTNet interface MT942 MT940 ERP • Elimina la necesidad de consultar diferentes websites • Elimina necesidad de operaciones manuales MT942 MT940 Visibilidad Global 55
  56. 56. Mejorar uso de la liquidez interna Comunicación bancaria: clave única Solution Bank A Bank B Bank C Benefits • eTokens with SWIFTNet Proprietary Internet • Convenience credentials Corporate • Reduced risk & costs • Multi-bank • Lower costs • Multiple channels Corporate Representative Bank • Improved security 45678 • Standardised industry solution Timelines • Trusted, neutral Why SWIFT provider • Q1’10 - Development • Shared investment • Q2’10 - Piloting • Q3’10 - Launch of 56 service 56
  57. 57. Mejorar uso de la liquidez interna Mejorar el tratamiento de los extractos Mejorar uso de la liquidez interna Disponer de una solución electrónica para la captación de extractos bancarios y de ayudas para su posterior conciliación, permite disponer de la posición bancaria en menor tiempo y además reduce los altos costes en horas de trabajo de la conciliación y contabilización . Prevalidación fichero/Subida fichero TR Banco Tesoreria Informes Extracto Bancario TR Conciliación Programa de Conciliación Automático/ Conciliación manual asistida 57
  58. 58. Mejorar uso de la liquidez interna Mejorartratamientola liquidez interna Mejorar el uso de de los extractos El conocimiento y mapeo de las operaciones internas-externas permite -Facilitan conciliaciones. -Clasificar las operaciones de tesorería -Mejorar la automatización de contabilizaciones 58
  59. 59. Personal Digital SignatureMejorar uso de la liquidez interna Mejorar el tratamiento de los extractos Utilización de heramientas que facilite la conciliación de partidas que no se hayan podido conciliar automáticamente. 59
  60. 60. Personal Digital SignatureMejorar uso de la liquidez interna Mejorar análisis banco empresaA partir de la información de los extractos y de información contable, hemosdesarrollado entre otros, los siguientes informes de BALANCE BANCO-EMPRESA:  Reparto de Negocio por Bancos  Desglose de operaciones con cada banco  Comparación de operaciones entre bancos  Saldos medios por productos  Gastos financieros por producto. 60
  61. 61. Contenido 01 Introducción 02 Objetivos de mejora en Tesorería 03 Control y reducción del circulante 04 Aumentar la eficiencia para reducir costes 05 Mejor uso de la liquidez interna 06 Mejorar las previsiones para reducir la incertidumbre 61
  62. 62. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbrePlanificación de TesoreríaPaliar la incertidumbre sobre la evolución de la liquidez, requiere el uso de mecanismos yherramientas que permitan disponer de información actualizada para facilitar la toma dedecisiones. SAP Cash Management SAP Liquidity Planner Focalizado en los flujos de caja a corto plazo Focalizado en la planificación de liquidez a medio y largo plazo (según usos y fuentes) Posición bancaria (según el extracto bancario) Análisis de Liquidez (parte de SAP ERP Finanzas) con funciones para determinar informes sobre los Previsión de Liquidez automática según información flujos de caja según el método directo disponible de clientes y proveedores. Información exposición en divisas Planificación de Liquidez (parte de SAP NW BI) con herramientas de planificación que permite Disposición de documentos específicos de tesorería introducción de datos descentralizada Usuario objetivo: Gestor operativo Sistema central para el reporting de liquidez Beneficios: • Fuente de datos única e integrada. • Entorno de planificación flexible • Facilita una organización de tesorería • Integrado nativamente en el entorno SAP central • Adaptable a requerimientos organizativos específicos 62
  63. 63. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreCash Management : Flujo de datos SAP Cash Management integra los distintos procesos de negocio permitiendo una visión real como previsional a corto plazo. 63
  64. 64. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreCash Management : Flujo de datos La gestión de caja proporciona información dinámica de liquidez basados en fecha de valor o de tesorería:  Posición (cuentas de tesorería): saldos reales o avisos de tesorería  Previsión (cobros o pagos pendientes ordenados por grupos de tesorería).Comprometido de pedidos compras, ventas. Avisos sobre grupos de tesorería 64
  65. 65. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreCash Management : Flujo de datos Trading Decisión Cash Información Mercado Management Posición de efectivo Previsión de la liquidez Cuentas Transacciones Inversiones Subledgers: bancarias de pago Financieras, - A/R en modernidad: préstamos - A/P en tránsito: Cuenta 1 - entrante y - Ordenes de Compra : - Ordenes de Venta - saliente valores Cuenta n Total 65
  66. 66. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Análisis del cash flowEl análisis sobre la evolución de la liquidez se obtiene mediante el informe “Estado deorigen y utilización de fondos” o “Informe de Cash Flow”.La funcionalidad usada por SAP es Liquidity Planner. Utiliza el método directo.El informe objetivo se estructura libremente a partir de agrupación de posiciones de liquidez. Posiciones de liquidez Saldo apertura Bancos Caja 1- Balance (posición inicial) Cobros Ingresos ventas 2- Cobros Liquidación Financiación i Otros Pagos 3- Pagos Material Personal Impuestos 1- Balance (posición final) Balance Final Bancos Caja 66
  67. 67. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Arquitectura Entorno Planificación Introducción Planificación datos planConfigurar el SAP BW ReportingInfoCuboy los informes Configurar los extractores Determinar datos reales Identificar y configurar datos reales Importar extracto SAP Contabilidad bancario y Financiera post-proceso Sistemas SAP LocalesR/3 67
  68. 68. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreCalculo de presupuesto de liquidezEl cálculo del presupuesto de liquidez varia en cada empresa. La información histórica decomprometido ayuda a su obtención.Las herramientas para su obtención son: • Herramientas externas (excel u otras) • BW/IP • BPCPreparar Plan de Liquidez Planificar Presupuesto de Tesorería Cálculo evolución saldosDept Tesorería Divisiones del Negocio Dept Tesorería Importar datos de Modificar Liberar Modificar Presupuesto propuesta versión propuesta de PyG y generada descentraliz generada Balance ada Modificar presupuesto Calcular Calcular Proponer regla de de Aplicar decalaje + Global (incluyendo saldos iniciales del evolución del saldo calaje temporal partidas de año del presupuestadoDerivado de la temporal otros años) presupuestoPyG y Balance Presupuestar otros movimientosEntradadirecta 68
  69. 69. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Layout de planificación El Plan de Liquidez se desarrolla íntegramente en BI/BPC Para ello se utilizan distintos presupuestos que se han desarrollado, o están disponibles, en BI (presupuesto de ventas – facturación, plan de compras, plan de RRHH, … utilización del comprometido) 69 •
  70. 70. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Seguimiento A partir de los datos reales y el plan anual de liquidez se desarrolla el seguimiento del plan de liquidez 70 •
  71. 71. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Rolling forecast El Plan actualizado de liquidez permite obtener mensualmente una nueva imagen de la previsión de movimientos y saldos de la compañía a corto, medio o largo plazo 71 •
  72. 72. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Cuadro de MandosA partir de la información generada se pueden definir cuadros de mando. 72 •
  73. 73. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Flujo datos reales 73 •
  74. 74. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Proceso datos reales Para la derivación a posiciones de liquidez se utilizan 3 métodos: 1. Extracto electrónico 2. Documentos financieros 3. Facturas También existe la posibilidad de realizar ajustes manuales. • 7 4 74
  75. 75. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Asignación basada en contabilizaciones Puede haber una asociación directa de cuenta contable posición de liquidez asociando valores por defecto a la cuenta contable. La asociación se puede realizar a plan de cuentas o a una sociedad específica, pudiendo existir distintos criterios en función de la sociedad. 75
  76. 76. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Asignación basada en contabilización Adicionalmente para cada cuenta contable, cliente, proveedor,…., se pueden incluir reglas específicas de asignación o exits de ampliación 76
  77. 77. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Proceso de asignación automática Las partidas nacen informadas a posiciones DUMMY. Periódicamente, de modo offline, se asignan las contabilizaciones de las cuentas bancarias a posiciones de liquidez. Para poder realizar asignaciones de posiciones de liquidez de tipo C (Pagos y Cobros) es indispensable el documento de compensación de la cuenta transitoria de bancos. Del mismo modo, para poder realizar asignaciones de posiciones de liquidez de tipo D (Facturas), es indispensable el documento de compensación del tercero. • 7 7 77
  78. 78. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Asignaciones manuales datos reales Existe la posibilidad cuando no sea posible el automatismo, de realizar asignaciones o ajustes manuales. 78
  79. 79. Mejorar las previsiones para reducir laincertidumbreLiquidity Planner: Proceso asignación y análisis Tanto desde el proceso de asignación de posiciones de liquidez como en un futuro análisis, SAP permite una trazabilidad que permite identificar el origen de la posición de liquidez. Estos informes son navegables y nos permiten llegar a las partidas individuales, y desde éstas al documento de finanzas • 7 9 79
  80. 80. ¿PREGUNTAS? • 8 0 80
  81. 81. BIRCHMANGROUP Joan Muñoz/ Director Barcelona +34 609 204 973 Diagonal 67, 3ª planta 08019 Barcelona joan. munoz@birchmangroup.com Tel: +34 93 553 38 21Fax: +34 93 553 38 22 Antonio Bueno/ Gerente +34 647 005 883 antonio.bueno@ibirchmangroup.com 81

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