Secretaria de Rectoria

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Secretaria de Rectoria

  1. 1. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SECRETARIA DE RECTORÍA FUNCIONES • Radicar, clasificar y archivar oficios y documentos internos y externos. • Elaborar, transcribir y presentar informes sobre el Talento Humano (Evaluaciones Desempeño, validaciones de planta, ausentismo etc.) de acuerdo a los requerimientos del Cadel, Secretaría o/y otras entidades. • Elaborar oficios y respuestas a requerimientos, de acuerdo a las directrices del superior inmediato y atendiendo la normatividad vigente. • Tramitar las quejas y reclamos de acuerdo al conducto interno establecido. • Suministrar la información y atender las solicitudes personalizadas de los usuarios. • Contabilizar y legalizar los gastos y reembolso de Manejo Caja Menor. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  2. 2. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Secretaria de Rectoría TALENTO HUMANO: AUSENTISMO LABORAL: Es un informe quincenal que se presenta ante CADEL en el cual se consolidan las inasistencias INJUSTIFICADAS del personal que labora en el plantel. Los coordinadores encargados de registrar la asistencia de docentes deben entregar el reporte en la secretaría de la rectoría, los dos primeros días hábiles siguientes a la finalización del período en la forma establecida (FORMATO No. 1) De presentarse alguna ausencia no justificada bien sea, total o parcial, el rector del plantel oficiará al docente para que JUSTIFIQUE por escrito y con los debidos soportes, su abandono. De no presentar justificación o si ésta no alega argumentos que se encuentren dentro de la normatividad vigente; el rector procederá a informar al CADEL para que se siga con el trámite establecido por la SED para estas situaciones. INCAPACIDADES GENERALES O LICENCIAS DE MATERNIDAD: El funcionario debe realizar la debida transcripción ante su EPS en el formato de “CERTIFICADO DE INCAPACIDAD LABORAL”. Cuando la incapacidad supera los 3 días, debe ser radicada en la SECRETARIA DE EDUCACION DISTRITAL, acompañada del formato único de trámite. (FORMATO No. 2) Se debe entregar a la coordinadora Académica de la jornada, copia de la incapacidad y del desprendible de radicación, ya que esta dependencia es la encargada de presentar informes semanales de asistencia ante la rectoría. Cuando la incapacidad supere los 15 días, el coordinador entregará copia a la rectoría para realizar la solicitud de reemplazo ante la SED. INICIACION DE LABORES DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS NUEVOS: Los docentes nuevos que son ubicados en la institución se presentarán con la carta emitida por la SED o CADEL, inicialmente con la Secretaria de Rectoría, quien verificará la existencia de la vacante a cubrir y lo presentará a la rectora o en su ausencia el coordinador académico (para administrativos no aplica) para que continúe su proceso de inducción. Dentro de los dos días siguientes, la secretaria de rectoría le expedirá al docente la constancia de iniciación de labores firmada por la rectora, de acuerdo al modelo entregado por la Secretaría de Educación. El docente debe firmar el recibido en la ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  3. 3. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ copia indicando la fecha de entrega. Este documento debe ser radicado por el profesor en el CADEL como máximo el tercer día hábil después de iniciadas labores. Junto con la constancia, la secretaria debe entregar al nuevo profesor un formato de hoja de vida (FORMATO No. 3) para su diligenciamiento y devolución a la misma oficina en el trascurso de la semana de llegada. Se debe adjuntar copia de: Cédula, títulos, Resolución de escalafón, Paz y Salvo (si viene por traslado), Resolución ó Decreto de nombramiento ( en propiedad), Resolución de traslado (en propiedad) ó carta ubicación (provisional). FINALIZACION DE LABORES DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS: En el caso de docentes provisionales que cubren novedades, como máximo el día siguiente a la fecha en que finaliza su orden de trabajo, la secretaria de rectoría le expedirá su constancia de finalización de labores firmada por la rectora de acuerdo al modelo establecido por la SED. El docente debe firmar el recibido en la copia indicando la fecha de entrega. PAZ Y SALVO DEFINITIVO: El paz y salvo definitivo será elaborado por la Secretaria de la Rectoría con base en el Paz y Salvo Interno (FORMATO No. 4) que debe presentar las todas las firmas de las dependencias. REPORTE DE HORAS EXTRAS La coordinación académica reportará a la secretaria de rectoría la necesidad existente para ser cubierta por horas extras junto con el horario de clase. La secretaria deberá realizar la solicitud de cubrimiento de horas a CADEL, donde se emitirán las órdenes de servicio de docentes, sobre las cuales al finalizar el período, la secretaria generará los informes internos (FORMATO No. 5) para que sea diligenciado por Coordinación Académica y regresados de inmediato a la secretaría de rectoría. Los mencionados informes serán el soporte para que la secretaria complete las órdenes de servicio que deben ser radicadas en el CADEL en la fecha que se indica en las mismas. CAJA MENOR: LEGALIZACION DE GASTOS POR CAJA MENOR El funcionario o debe realizar la verificación sobre la pertinencia, disponibilidad de recursos, y autorización de la rectora, antes de efectuar cualquier compra. Para tramitar el pago de dinero, los acreedores deben entregar original de documento con identificación del nombre o razón social, el número de documento de identidad o NIT, fecha, dirección, teléfono, objeto y cuantía. La fecha debe corresponder a la vigencia que se está legalizando. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  4. 4. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ La secretaría emitirá un recibo de caja menor (FORMATO 6) que será autorizado por el rector para que se pueda efectuar el desembolso. Además el beneficiario debe firmar el recibo en constancia del pago efectuado. Este procedimiento no superará los dos días siguientes a la solicitud. PARA TENER EN CUENTA: • Los fondos de caja menor solo deben ser utilizado para sufragar gastos de carácter urgente. • Las adquisiciones individuales no deben superar el 10% del valor total de la caja, • No se podrán adquirir elementos que se consideren activos. • No se puede comprar materiales que existan en el almacén. CORRESPONDENCIA MEDIO FISICO: La secretaría recepciona la correspondencia general imprimiendo en el original y copia el sello de radicación con los siguientes datos: No. De radicado, No. De folios, fecha de recibido, hora, firma de quien recibió. Posterior a esto, debe registrar en la planilla de radicación la siguiente información: No. Radicación, fecha de recibido, hora, No. De folios, destinatario, remitente, asunto, nombre funcionario a quien se entrega, firma del funcionario, Trámite y resuelto. Se Distribuye la correspondencia a cada uno de los destinatarios, quien debe firmar la planilla en constancia de recibido. CORREO ELECTRÓNICO: Se revisa como mínimo dos veces al día el buzón, una en la mañana y otra en la tarde. Se debe registrar en la planilla de registro y seguimiento a correos electrónicos el recibido con la siguiente información: fecha y hora de leído, remitente, asunto, trámite, remitido a y fecha observación. QUEJAS Y RECLAMOS: Se recibe la queja y/o reclamo siguiendo el procedimiento regular para cualquier correspondencia. Se entrega de inmediato a la rectora. Se envía copia de la queja por escrito a los funcionarios implicados, al igual que a los coordinadores, quienes deben responder dentro de los 3 días hábiles siguientes. La rectoría evaluará los informes y responderá al quejoso resolviendo la situación o si lo estima ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  5. 5. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ conveniente citará a las partes para una reunión conciliatoria. Se enviará copia de la respuesta dada al quejoso al funcionario y coordinadores. Si la rectoría halla un indicio que amerite una investigación mayor, remitirá el caso a través de un oficio y anexando copia del expediente a la oficina de Control Interno Disciplinario de la SED, de esto se debe enviar copia al quejoso. De acuerdo a lo establecido en el Código Contencioso Administrativo la respuesta final tiene como plazo 15 días hábiles. La secretaria de rectoría debe presentar informes trimestrales de estado de quejas a la rectoría. FORMATO No. 1 INFORME INTERNO AUSENTISMO De: Coordinación Para: Rectoría fecha: ____________________________ Asunto: Ausentismo docente no justificado Respetada licenciada Ligia: Le comunico que durante el período comprendido del _______ al ___________ del mes de _____________ del año 200__ NO_____ SI_______ se presentó ausentismo laboral docente injustificado en la jornada ______________________ sección________________. AUSENCIA PERIODO DE AUSENCIA REINTEGRO PARCIAL CEDULA NOMBRE INICIO FIN DD/MM/AA (minutos) DD/MM/AA DD/MM/AA / / / / / / / / / / / / / / / / / / Cordialmente, _________________________________ Yaneth F. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  6. 6. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FORMATO No. 2 FORMATO UNICO DE TRAMITES ANTE RECURSOS HUMANOS PARA SERVIDORES PUBLICOS DE LA SED UTILICE UN FORMULARIO POR TRAMITE 1. TRAMITADO 2. Fecha _____/_____/_____ 3. No. RADICACION DATOS BASICOS DEL SOLICITANTE 4. DOCENTE AD MINISTRATIVO 5. LOCALIDAD: 6. CEDULA: 7. APELLIDOS: NOMBRES: 8. DEPEN DENCIA: 9. TELEFONO OFICINA 10. DIRECCION NOTIFICACION 11. TELEFONO CASA: 12. E-MAIL: @ TIPO DE TRAMITE 13. Fecha de inicio de la novedad: _____/_____/_____ 14. Fecha de terminación de la novedad: _____/_____/_____ REMU 15. C OMISIONES LICENCIAS TRASLADOS MODIFICACIONES OTROS OTROS SI NO Necesidades del C omisión Solicitud de Retiro por Servicios Ordinaria servicio aplazamiento prima técnica invalidez Salud Comisión cambio Reajuste a la Estudios Maternidad Certificada tiempo prima técnica Incapacidad Cargo libre Renuncia a la Reintegro por nombramiento Paternidad comisión invalidez Licencia Sindical Remunerada (1) aplazamiento Vacaciones (2) Licencia cambio Deportiva tiempo Renuncia Renuncia a la Vacancia por licencia fallecimiento (1) En caso de abortos (2) Los periodos de vacaciones pendientes de disfrute son: _____/_____/_____ A _____/_____/_____ Cant. Días: No FOLIOS ENTREGADOS 16. VISTO BUENO SUPERIOR INMEDIATO: 17. FIRMA DEL SOLIC ITAN TE: 18. CONCEPTO DEL SUPERIOR INMEDIATO, SOLO SI SE NECESITA CUBRIMIENTO DE VACANTE 19. SUGERENCIA PARA C UBRIMIENTO DE VACANTE (solamente para personal vinculado a la SED) APELLIDOS: NOMBRES: CEDULA: 20. OBSERVACIONES 21. FIRMA SUPERIOR INMEDIATO: DRH -IF07 22. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C. SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO 2. Fecha _____/_____/_____ COMPROBANTE DE SOLICITUD 3. No. RADICACION No FOLIOS EN TREGADOS TIPO DE TRAMITE DRH -IF07 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  7. 7. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FORMATO No. 3 HOJA DE VIDA DOCENTE INFORMACION PERSONAL APELLIDOS _____________________________________ _____________________________________ NOMBRES _____________________________________ _____________________________________ C.C. No. _____________________________________ _____________________________________ TELEFONO FIJO _____________________ CELULAR________________________ _____________________________________ DIRECCION RESIDENCIA _____________________________________ CORREO ELECTRÓNICO _____________________________________ _____________________________________ LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO _____________________________________ INFORMACION ACADEMICA _____________________________________ TITULO (pregrado) _____________________________________ UNIVERSIDAD Y AÑO _____________________________________ TITULOS (postgrado) _____________________________________ UNIVERSIDAD Y AÑO _____________________________________ OTROS _____________________________________ INSTITUCIONES Y AÑO _____________________________________ _____________________________________ INFORMACION LABORAL NUMERO Y FECHA DE RESOLUCION Ó DECRETO DE NOMBRAMIENTO _____________________________________ AREA JORNADA _____________________________________ PLANTA: (sed, fer, provisional) _____________________________________ ULTIMO GRADO EN ESCALAFON _____________________________________ No. RESOLUCION Y FECHA ESCALAFON _____________________________________ _____________________________________ NUMERO Y FECHA DE RESOLUCION DE UBICACIÓN EN ESTE PLANTEL _____________________________________ _____________________________________ FECHA DE INICIACION DE LABORES EN ESTA INSTITUCION. _____________________________________ * La información aquí registrada es confidencial y solo será suministrada a entidades oficiales con el aval de la rectoría. Por favor adjunte copias de: Cédula, títulos, Resolución de escalafón, Paz y Salvo (si viene por traslado), Resolución ó Decreto de nombramiento ( en propiedad), Resolución de traslado (en propiedad) ó carta ubicación (provisional). ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  8. 8. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FORMATO No. 4 PAZ Y SALVO INTERNO El docente______________________________ C.C._____________ de ___________ se encuentra a paz y salvo con las siguientes dependencias: ________________________ ________________________ COORDINACION ACADEMICA COORDINACIÓN CONVIVENCIA ________________________ ________________________ COORDINACION ACADEMICA COORDINACIÓN CONVIVENCIA ________________________ ________________________ COORDINACION ACADEMICA COORDINACIÓN CONVIVENCIA ________________________ ________________________ COORDINACION ACADEMICA COORDINACIÓN CONVIVENCIA Dado en Bogotá, a los ____________ del mes de ____________ del año 20____ FORMATO No. 5 INFORME HORAS EXTRAS 20____ JORNADA: _______________________ SEDE _______ NIVEL: __________________ NOMBRE DEL DOCENTE: ____________________________________________________ AREA:_______________________________________________ PERIODO: ________________________________________ No. DE HORAS (60’ C/U): AUTORIZADAS _____________-- LABORADAS _______________ OBSERVACIONES: _________________________________________________ FIRMA: _______________________ Vo. Bo. ________________________ Coordinador Rectora ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co
  9. 9. COLEGIO SALUDCOOP NORTE INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007 Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica DANE 111001107743 NIT 900172786-2 ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ FORMATO No. 6 RECIBO DEFINITIVO DE CAJA MENOR No. FECHA: PROVEEDOR: V/R BIEN O SERVICIO $ V/R IVA NIT: $ TOTAL BIEN O SERV FACTURA No MENOS 50% IVA $ FECHA: MENOS RETEFUENTE MENOS ICA $ CONCEPTO DE GASTO TOTAL RETENCIONES $ V/R NETO PAGADO RESPONSABLES BENEFICIARIO ORDENADOR RUBRO PRESUPUESTAL ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Sede A: Calle 181 No. 18B-83 - Teléfono 6682102 - Sede B: Carrera 7 Km 12 – Teléfono 6761875 e-mail colsaludcoopnorte@redp.edu.co

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