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  • 1. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................... 1 INTRODUCCION ................................................................................................. 3 1. MARCO CONCEPTUAL............................................................................ 5 1.1. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES. ............................................................................................ 5 1.2. COMPETENCIAS LABORALES................................................................ 5 2. MARCO LEGAL......................................................................................... 6 2.1. CAMPO DE APLICACIÓN:........................................................................ 7 2.2. DE LA NOCION DE EMPLEO: .................................................................. 7 2.3. DE LA CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS: .......................................... 7 2.4. DE LA NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONES SEGÚN LOS NIVELES: .......................................................................................... 7 2.5. DE LOS REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LOS EMPLEOS. ................................................................................................ 8 2.6. DE LOS REQUISITOS ESPECIALES: ...................................................... 9 2.7. DEL CODIGO: ........................................................................................... 9 2.8. DE LAS EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA.:......................................................................................... 9 2.9. DE LAS DISCIPLINAS ACADEMICAS: ................................................... 11 2.10. DE LOS FACTORES DE DETERMINACION DE REQUISITOS Y SU ACREDITACION:............................................................................... 12 2.10.1. ESTUDIOS ........................................................................................... 12 2.10.2. CURSOS ESPECIFICOS DE EDUCACION NO FORMAL ................... 12 2.10.3. EXPERIENCIA ...................................................................................... 13 2.11. DE LOS MANUALES DE FUNCIONES:.................................................. 14 2.12. DE LA RECLASIFICACION DE EMPLEOS:............................................ 15 2.13. DE LOS ACTUALES EMPLEADOS: ....................................................... 15 3. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES .............................................................. 17 4. MANUALES ESPECIFICOS DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES. ............................................................. 19 4.1. MANUAL DEL ALCALDE MUNICIPAL .................................................... 19 4.2. MANUAL DEL JEFE DE CONTROL INTERNO ...................................... 29 4.3. MANUAL DEL SECRETARIO DE DESPACHO (Adscrito a la Secretaría de Administración y Gobierno) ............................................... 35 4.4. MANUAL DEL INSPECTOR DE POLICIA............................................... 43 4.5. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la Secretaria de Administración y Gobierno) ............................................... 49 4.6. MANUAL DEL TESORERO GENERAL................................................... 57 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 1
  • 2. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.7. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la dependencia de Tesorería - Impuestos) .................................................. 65 4.8. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la dependencia de Tesorería - Presupuesto) .............................................. 71 4.9. MANUAL DEL SECRETARIO DE DESPACHO (Adscrito a la Secretaria de Planeación y Obras). ......................................................... 77 4.10. MANUAL DEL DIRECTOR LOCAL DE SALUD ...................................... 91 5. ORGANIGRAMA GENERAL DEL MUNICIPIO DE COLON PUTUMAYO ...........................................................................................101 6. ASPECTOS GENERALES DEL MUNICIPIO DE COLON......................102 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 2
  • 3. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON INTRODUCCION Dentro del marco legal que plantea la Modernización de los Entes Territoriales, cabe hacer mención especial a la Ley 617 de de 2000 la que considera que los programas de saneamiento fiscal y financiero que adopten las entidades territoriales colombianas deben ser integrales. Esto significa que el saneamiento debe abarcar a toda la entidad, con la finalidad de reestablecer su solidez económica y fiscal mediante la adopción de medidas de modernización institucional: reorganización administrativa, fortalecimiento de los ingresos, racionalizaciòn de los gastos, reestructuración de la deuda y saneamiento de los pasivos. La ley 617 de 2000 es coherente con la Constitución Política de 1991 y particularmente con la decisión de adelantar un proceso de descentralización que representa un radical cambio de actitud de la Nación y de los entes territoriales. Así, la determinación de las competencias especificas de cada uno de los niveles de gobierno esta acompañada por el reconocimiento de la autonomía política, administrativa y fiscal de los municipios por parte de la Nación, al mismo tiempo que unos y otros abandonan las visiones paternalistas del proceso, haciéndose cada cual responsable de los efectos de sus opciones y de sus conductas. Igualmente y en virtud de la necesidad de contar con una estructura más eficiente que garantice el cumplimiento de los fines legales plasmados en Coherencia con la Ley 617; la Ley 909 del 23 de Septiembre de 2004 y sus decretos reglamentarios, especialmente el Decreto Ley 770 del 17 de Marzo de 2005 y el Decreto Ley 785 del 17 de Marzo de 2005, que son de aplicación directa a los entes territoriales y con base en las recomendaciones técnicas que El DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) y La CNSC (Comisión Nacional del Servicio Civil), han manifestado reiteradamente, que se hace necesario en primer término efectuar una modernización administrativa del municipio de Colón Putumayo; que se representará con su Estructura Organizacional (Organigrama) y determinará las funciones de cada una de las dependencias. En virtud de lo anterior se hace necesario dar cumplimiento a lo plasmado en la ley y dentro de ese proceso de modernización administrativa y ajuste fiscal, de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 3
  • 4. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON adecuar los empleos a la nueva nomenclatura y clasificación tal como lo establece el Artículo 33 Transitorio del Decreto Ley 785 de 2005 “AJUSTE DE LAS PLANTAS DE PERSONAL Y MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS. Para efectos de la aplicación del sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de que trata el presente decreto, las autoridades territoriales competentes procederán a ajustar las plantas de personal y los respectivos manuales de funciones y de requisitos, dentro del año siguiente a la vigencia de este decreto” En virtud de lo anterior la Administración Municipal de Colón Putumayo ajusta la Nueva Planta de Personal a la Nomenclatura y Codificación que los entes territoriales entraran a manejar y que es la base fundamental para adecuar los Manuales de Funciones a COMPETENCIAS LABORALES, requerimiento de Ley, manifiesto reiterado por parte del DAFP y CNSC y que es in ecuánime al momento de darle aplicación; debemos recordar que las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de la personalidad, cuyos criterios para describirlas están definidos en los artículos 6, 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005. Así pues este Manual específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales, se ajusta a la legislación vigente entrando el municipio de Colón Putumayo en ese proceso de modernización y actualización territorial. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 4
  • 5. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 1. MARCO CONCEPTUAL 1.1. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES. El manual específico de funciones y de competencias es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. El Manual específico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de los siguientes propósitos: Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: selección de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño. Generar en los miembros de la organización el compromiso con el desempeño eficiente de los empleos, entregándoles la información básica sobre los mismos. Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento y modernización administrativa, así como para efectuar estudios de cargas de trabajo. Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol. 1.2. COMPETENCIAS LABORALES. Las competencias laborales se refieren a un nuevo concepto en la administración pública que se define como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 5
  • 6. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales, además de los requisitos de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales. Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de la personalidad, cuyos criterios para describirlas están definidos en los artículos 6, 7 y 8 del decreto 2539 de 2005, las cuales se aplican de la siguiente forma: Competencias comunes a los servidores públicos a quienes se les aplica los decretos leyes 770 y 785 de 2005 Competencias comportamentales mínimas por nivel jerárquico. Competencias funcionales que precisan y detallan aquello que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán a partir del contenido funcional del empleo. 2. MARCO LEGAL El Marco Legal para el Ajuste del Presente Manual de Funciones, Requisitos y Competencias laborales, se sustenta en la Ley 909 del 23 de Septiembre de 2004; en los Decreto Ley 785 del 17 de Marzo de 2005 y 770 del 17 de Marzo de 2005 y los Acuerdos Municipales Nº 014 del 12 de Agosto de 2005, Acuerdo Municipal Nº 015 del 19 de Agosto de 2005, Acuerdo Municipal Nº 016 del 22 de Agosto de 2005, Acuerdo Municipal Nº 017 del 23 de Agosto de 2005, Acuerdo Municipal Nº 018 del 24 de Agosto de 2005, Acuerdo Municipal 019 del 25 de Agosto de 2005; que en su título general expresan: 1. ACUERDO MUNICIPAL Nº 014: Por medio del cual se establece la estructura orgánica del municipio de Colón Putumayo y se establecen las funciones generales de sus dependencias 2. ACUERDO MUNICIPAL Nº 015: Por medio del cual se establece la planta de personal del municipio de Colón Putumayo excluidos los sectores de educación y salud 3. ACUERDO MUNICIPAL Nº 016: Por medio del cual se adopta el sistema de nomenclatura, clasificación y requisitos generales de empleos del municipio de Colón Putumayo, en desarrollo de los ajustes fiscales originados del cumplimiento de la ley 617 de 2001 y los lineamientos y requerimientos de la ley 909 de 2004 4. ACUERDO MUNICIPAL Nº 017: por medio del cual se adopta el sistema de graduación de cargos para determinar su escala salarial en los distintos niveles de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 6
  • 7. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON clasificación con sus correspondientes requisitos mínimos para el municipio de Colón Putumayo. 5. ACUERDO MUNICIPAL Nº 018: Por medio del cual se fijan las escalas de remuneración de los empleos del área de funcionamiento del municipio de Colón Putumayo. 6. ACUERDO MUNICIPAL Nº 019: Por medio del cual se establece la equivalencia de cargos entre la anterior y la nueva planta de cargos del municipio de Colón Putumayo. 2.1. CAMPO DE APLICACIÓN: El sistema de nomenclatura, clasificación y requisitos generales de empleos para el Municipio de Colón, se regirá por las disposiciones del Acuerdo Nº 016 del 22 de Agosto de 2005 y las establecidas en el Artículo 1º del Decreto Ley 785 del 17 de marzo de 2005. 2.2. DE LA NOCION DE EMPLEO: Por empleo se entiende el conjunto de funciones que una persona natural debe desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes y fines del Estado, de conformidad con las funciones y requisitos específicos que el Municipio establezca. 2.3. DE LA CLASIFICACION DE LOS EMPLEOS: De conformidad con los criterios legales sobre la naturaleza de funciones del empleo, sus responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Directivo, Asesor, profesional, Técnico y Asistencial. 2.4. DE LA NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONES SEGÚN LOS NIVELES: A los empleos agrupados en los niveles jerárquicos de que trata el texto anterior, a excepción de los del sector salud y Educación le corresponde las siguientes funciones generales: a) Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 7
  • 8. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON b) Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta Dirección Territorial. c) Nivel Profesional. Agrupa aquellos empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les puedan corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. d) Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. e) Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. 2.5. DE LOS REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LOS EMPLEOS. Para desempeñar los empleos correspondientes a los niveles de que trata el artículo 3o. del decreto 785 de 2005, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos mínimos y máximos, los cuales servirán de base para establecer los manuales específicos y de competencias del municipio de Colón. DIRECTIVO: Mínimo: Título de Tecnólogo o de Profesional y experiencia Máximo: Título de profesional, título de postgrado y experiencia Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política y la Ley ASESOR: Mínimo: Titulo de formación técnica profesional o terminación y aprobación de tres (3) años de educación superior. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia. PROFESIONAL: Mínimo: Título profesional Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 8
  • 9. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON TECNICO Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso especifico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por título de formación tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pensúm académico de educación superior en formación profesional y experiencia. ASISTENCIAL Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia. 2.6. DE LOS REQUISITOS ESPECIALES: Tal como lo establece el literal 22.2 del Artículo 22 del Decreto 785 de 2005, para el Director Local de Salud los requisitos serán: Estudios: Título Profesional en áreas de la salud, económicas, administrativas o jurídicas. Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional en el sector salud. 2.7. DEL CODIGO: Para el manejo del sistema de nomenclatura y clasificación, cada empleo se identifica con un código y tres dígitos. El primero señala el nivel al cual pertenece el empleo y los dos restantes indican la denominación del cargo. Este código deberá ser adicionado hasta con dos dígitos más que corresponderán a los grados de asignación básica que el Concejo le fije a las diferentes denominaciones de empleos que conforman la planta de personal. 2.8. DE LAS EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA.: Los requisitos de que trata el presente Acuerdo de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 785 de 2005, no podrán ser disminuidos, sin embargo, de acuerdo con la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, podrán prever la aplicación de las siguientes equivalencias: MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 9
  • 10. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Para los empleos pertenecientes a los niveles Directivo, Asesor y Profesional. 1.- El titulo de postgrado en la modalidad de especialización por: Dos (2) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el título profesional o Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo o Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y (1) año de experiencia profesional. 2. El título de postgrado en la modalidad de maestría por: Tres (3) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el título profesional, o Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, o Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y un (1) año de experiencia profesional. 3. El Título de postgrado en la modalidad de doctorado o posdoctorado por: Cuatro (4) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el título profesional, o Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, o Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo, y dos (2) años de experiencia profesional. Tres (3) años de experiencia profesional por título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 10
  • 11. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Para los empleos pertenecientes a los niveles Técnico y Asistencial: 1. Título de formación tecnológica o de formación técnica profesional por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y cuando se acredite la terminación y la aprobación de los estudios en la respectiva modalidad. 2. Tres (3) años de experiencia relacionada por el título de formación tecnológica o de formación técnica profesional adicional al inicialmente exigido y viceversa. 3. Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia y viceversa, o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso especifico de mínimo sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos. 4. Diploma de bachiller en cualquier modalidad, por aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral y viceversa, o por aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y CAP del SENA. 5. Aprobación de un (1) año de educación básica secundaría por seis (6) meses de experiencia laboral y viceversa, siempre y cuando se acredite la formación básica primaria. 6. La equivalencia respecto de la formación que imparte el Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, se establecerá así: Tres (3) años de educación básica secundaria o dieciocho (18) meses de experiencia por el CAP del SENA Dos (2) años de formación en educación superior, o dos (2) años de experiencia por el CAP Técnico del Sena y Bachiller con intensidad horaria entre 1.500 y 2.00 horas. Tres (3) años de formación en educación superior o tres (3) años de experiencia por el CAP Técnico del SENA y Bachiller, con intensidad horaria superior a 2.000 horas. 2.9. DE LAS DISCIPLINAS ACADEMICAS: Para el ejercicio de los empleos que exijan como requisitos el título o la aprobación de estudios en educación superior en cualquier modalidad, en los manuales específicos se determinarán las disciplinas académicas teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo o el área de desempeño. En todo caso, los estudios que se exijan deben pertenecer a una misma disciplina. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 11
  • 12. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 2.10. DE LOS FACTORES DE DETERMINACION DE REQUISITOS Y SU ACREDITACION: De conformidad con la Ley, hay tres actores que determinan los requisitos como son la educación formal, la no formal y la experiencia. Su alcance y acreditación es como sigue: 2.10.1. ESTUDIOS Concepto: Se entiende por estudios los conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el gobierno Nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional y en los programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y postdoctorado. Certificación: Los estudios se acreditarán mediante la presentación de certificados, diplomas, grados o título otorgados por las instituciones correspondientes, Para su validez requerirán de los registros y autenticaciones que determinen las normas vigentes sobre la materia. La tarjeta profesional o matricula correspondiente, según el caso, excluye la presentación de los documentos enunciados anteriormente. En los casos en que se requiera acreditar la tarjeta o matrícula profesional, podrá sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de otorgarla en la cual conste que dicho documento se encuentra en trámite, siempre y cuando se acredite el respectivo titulo o grado. Dentro del año siguiente a la fecha de posesión, el empleado deberá presentar la correspondiente tarjeta o matrícula profesional. De no acreditarse en ese tiempo, se aplicará lo previsto en el artículo 5° de la Ley 190 de 1995 y las normas q ue la modifiquen o sustituyan. Será el Secretario General y de Gobierno quien efectué la verificación y cumplimiento de éste artículo. 2.10.2. CURSOS ESPECIFICOS DE EDUCACION NO FORMAL Concepto: De acuerdo con la especialidad de las funciones de algunos empleos, con el fin de lograr el desarrollo de determinados conocimientos, aptitudes o habilidades, se podrán exigir cursos específicos de educación no formal orientados a garantizar su desempeño. Certificación: De los cursos específicos de educación no formal. Los cursos específicos de educación no formal se acreditarán mediante certificados de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 12
  • 13. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON aprobación expedidos por las entidades debidamente autorizadas para ello. Dichos certificados deberán contener como mínimo los siguientes datos: Nombre o razón social de la entidad Nombre y contenido del curso Intensidad Horaria. La intensidad horaria de los cursos se indicará en horas. Cuando se exprese en días, deberá indicarse el número total de horas por día. Fechas de Realización 2.10.3. EXPERIENCIA Concepto: Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. Para los efectos del presente acuerdo, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada, laboral y docente. Experiencia Profesional: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensúm académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. Experiencia Relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleo que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio. Experiencia Laboral: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio. Experiencia Docente: Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas. Cuando para desempeñar empleos pertenecientes a los niveles Directivo, Asesor y Profesional se exija experiencia, esta debe ser profesional o docente, según sea el caso y determinar además cuando se requiera, si esta debe ser relacionada. Cuando se trate de empleos comprendidos en el nivel Profesional y niveles superiores a este. La experiencia docente deberá acreditarse en instituciones de educación superior y con posterioridad a la obtención del correspondiente título profesional. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 13
  • 14. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Certificación de la Experiencia: La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o aprobadas. Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo. Las certificaciones de experiencia deberán contener, como mínimo, los siguientes datos: Nombre o razón social de la entidad o empresa Tiempo de Servicio Relación de Funciones desempeñadas Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su profesión haya asesorado en el mismo periodo a una o varias instituciones, el tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez. 2.11. DE LOS MANUALES DE FUNCIONES: Para la elaboración del presente manual de funciones, se tuvo en cuenta en primer término, los requisitos generales del Decreto Ley 785 de 2005 y los Mínimos para grado que se expiden en los Acuerdos Municipales para conformar la planta de personal. En la elaboración de este manual de funciones se tuvo en cuenta: 1. La identificación de los cargos con base en la denominación, código, grado y dependencia a la cual se encuentran adscritos, de conformidad con lo establecido en la planta de personal. 2. Establecer sus características generales 3. Señalar los requisitos mínimos de conformidad con los criterios de éste acuerdo y los determinados en los requisitos específicos 4. Describir las funciones especificas 5. Se podrá agregar además de las competencias laborales que deberá tener en cuenta los siguientes criterios: Responsabilidad por personal a cargo Habilidades y las aptitudes laborales Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones Iniciativa de innovación en la gestión. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 14
  • 15. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Para cada empleo, se establecerá su identificación, requisitos y funciones, sin embargo, si existen cargos iguales tanto en funciones como en requisitos, se podrán agrupar bajo la misma descripción. 2.12. DE LA RECLASIFICACION DE EMPLEOS: Se entiende que un empleo ha sido reclasificado cuando, modificado o no su denominación dentro de un mismo nivel jerárquico, se redefinan sus funciones, se le asignen mayores responsabilidades, se exijan mayores calidades para su desempeño y se ubique en un grado mayor de la escala salarial correspondiente. 2.13. DE LOS ACTUALES EMPLEADOS: Realizados los ajustes a la planta de conformidad con la Modernización Administrativa y efectuada la reclasificación de empleos del caso, existieren empleados que siguen en cargos con similares funciones y requisitos, serán incorporados a los cargos de la planta ajustada con los parámetros de éste Acuerdo, sin exigírsele requisitos distinto a los ya acreditados y solo se requerirá de la firma del acta correspondiente; los demás deberán cumplir los requisitos señalados en los respectivos manuales específicos de funciones y requisitos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 15
  • 16. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 16
  • 17. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 3. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES Para el desarrollo del presente Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales; se tiene en cuenta la planta adoptada para el Municipio mediante el Acuerdo Municipal Nº 015 del 19 de Agosto de 2005 DEPENDENCIA CARGO NIVEL CÓDIGO Despacho del Alcalde Alcalde Municipal Directivo 005 – 10 Control Interno Jefe Control Interno Asesor 105 – 06 Secretaría de Secretario de Despacho Directivo 020 – 06 Administración y Gobierno Secretaría de Inspector de Policía 6ª Categoría Técnico 303 – 04 Administración y Gobierno Secretaria de Auxiliar Administrativo Asistencial 407 – 15 Administración y Gobierno (Archivo y Almacén) Tesorería Tesorero General Profesional 201 – 05 Tesorería Auxiliar Administrativo Asistencial 407 – 01 (Impuestos) Tesorería Auxiliar Administrativo Asistencial 407 – 15 (Presupuesto) Secretaria de Planeación Secretario de Despacho Directivo 020 – 06 y Obras Dirección Local de Salud Director Local de Salud Directivo 080 – 06 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 17
  • 18. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 18
  • 19. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4. MANUALES ESPECIFICOS DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES. 4.1. MANUAL DEL ALCALDE MUNICIPAL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Central Denominación del Empleo: Alcalde Municipal Código: 005 Grado: 10 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Despacho del Alcalde Cargo del Jefe Inmediato: Elección Popular según el Art. 260 de la Constitución Política de Colombia II. PROPOSITO PRINCIPAL Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representar judicial y extrajudicialmente y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los Gerentes o Directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, los Decretos del Gobierno, las Ordenanzas, y los Acuerdos del Concejo Municipal. Conservar el Orden Público en el Municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. El Alcalde es la primera autoridad de policía del Municipio. La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que le imparta el Alcalde por conducto del respectivo ComandanteConforme a la constitución política articulo 315 son atribuciones y las funciones generales establecidas en el artículo 91 de la ley 136 de junio 2 de 1994 III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES CONFORME A LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA ARTÍCULO 315 SON ATRIBUCIONES: 1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, los Decretos del Gobierno, las Ordenanzas, y los Acuerdos del Concejo Municipal. 2. Conservar el Orden Público en el Municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. El Alcalde es la primera autoridad de policía del Municipio. La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que le imparta el Alcalde por MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 19
  • 20. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON conducto del respectivo Comandante. 3. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente y nombrar y remover a los funcionarios bajo su dependencia y a los Gerentes o Directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. 4. Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los Acuerdos Municipales respectivos. 5. Presentar oportunamente al Concejo los Proyectos de Acuerdo sobre: Planes y Programas de Desarrollo Económico y Social, Obras Públicas, Presupuesto Anual de Rentas y Gastos y los demás que estime convenientes para la buena marcha del Municipio. 6. Sancionar y promulgar los Acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico. 7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los Acuerdos Municipales correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el Presupuesto inicialmente aprobado. 8. Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones, presentarles informes generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que sólo se ocupará de los temas y materias para los cuales fue citado. 9. Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el Plan de Inversión y el Presupuesto. 10. Las demás que la Constitución y la Ley le señalen. CONFORME A LA LEY 136 de 1994, ARTÍCULO 91 SON FUNCIONES: A. EN RELACIÓN CON EL CONCEJO: 1. Presentar los proyectos de acuerdo que juzgue convenientes para la buena marcha del Municipio. 2. Presentar oportunamente los proyectos de acuerdo sobre los Planes y Programas de Desarrollo Económico y Social, y de Obras Públicas, que deberá estar coordinado con los Planes Departamentales y Nacionales. 3. Presentar dentro del término legal el proyecto de acuerdo sobre el presupuesto anual de rentas y gastos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 20
  • 21. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4. Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones; presentarles informes generales sobre su administración en la primera sesión ordinaria de cada año, y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que solo se ocupará de los temas para los cuales fue citado. 5. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico. 6. Reglamentar los acuerdos Municipales. 7. Enviar al Gobernador, dentro de los cinco (5) días siguientes a su sanción o expedición los acuerdos del Concejo, los decretos de carácter general que expida, los actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los concejales y los demás de carácter particular que el Gobernador le solicite. 8. Aceptar la renuncia o conceder licencia a los Concejales, cuando el Concejo este en receso. B. EN RELACIÓN CON EL ORDEN PÚBLICO: 1. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las ordenes que le imparta el Alcalde por conducto del respectivo comandante. 2. Dictar para el mantenimiento del orden público o su restablecimiento de conformidad con la Ley, si fuera del caso, medidas tales como: 3. Restringir y vigilar la circulación de las personas por vías y lugares públicos 4. Decretar el toque de queda. 5. Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes. 6. Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la constitución y la Ley. 7. Dictar dentro del área de su competencia, los reglamentos de policía local necesarios para el cumplimiento de las normas superiores, conforme al Artículo 90 del Decreto 135 de 1970 y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen. C. EN RELACIÓN CON LA NACIÓN AL DEPARTAMENTO Y A LAS AUTORIDADES JURISDICCIONALES: 1. Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados Nacionales que ejerzan sus funciones en el Municipio, cuando no haya disposición que determine la autoridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 21
  • 22. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON cuando reciba tal delegación. 2. Coordinar y supervisar los servicios que presten en el Municipio entidades Nacionales o Departamentales e informar a los superiores de las mismas, de su marcha y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios respectivos en concordancia con los Planes y Programas de Desarrollo Municipal. 3. Visitar periódicamente las dependencias administrativas y las obras públicas que se ejecuten en el territorio de la jurisdicción. 4. Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador. 5. Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando éstas requieran de su apoyo e intervención. D. EN RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL: 1. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y de la prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente. 2. Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los Gerentes y Directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales y comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. 3. Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos respectivos. Los acuerdos que sobre éste particular expida el Concejo, facultarán al Alcalde para que ejerza la atribución con miras al cumplimiento de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos por el artículo 209 de la constitución política. 4. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijarles sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para los gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado. 5. Los acuerdos que sobre este particular se expidan podrán facultar al Alcalde para que sin exceder el monto presupuestal fijado, ejerza dicha función pro tempore, en los términos del artículo 209, de la constitución política. 6. Ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios Municipales de acuerdo con el Plan de Desarrollo Económico, Social y con el presupuesto, observando las normas jurídicas aplicables. 7. Ejercer jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor del Municipio. Esta función puede ser delegada en las tesorerías municipales y se ejercerá conforme a lo establecido en la legislación Contencioso- Administrativo y de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 22
  • 23. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Procedimiento Civil. 8. Velar por el cumplimiento de las funciones de los empleados oficiales, municipales y dictar los actos necesarios para su administración. 9. Apoyar con recursos humanos y materiales el buen funcionamiento de las Juntas Administradoras Locales. 10. Imponer multas hasta por diez (10) salarios mínimos diarios, según la gravedad, a quienes le desobedezcan, o le falten al respeto, previo procedimiento sumario administrativo donde se observe el debido proceso y el derecho de defensa, de conformidad con los acuerdos correspondientes. 11. La oportunidad para el pago y la conversión de las sumas en arresto se gobiernan por lo prescrito en la Ley. 12. Ejercer el poder disciplinario respecto a los empleados oficiales bajo su dependencia. 13. Señalar el día o los días en que deba tener lugar el mercado público. 14. Conceder licencias y aceptar renuncias a los funcionarios y miembros de las Juntas, Concejo y demás organismos cuyos nombramientos correspondan al Concejo, cuando este no se encuentre reunido, y nombrar interinamente a quien deba remplazarlos, excepto en los casos en que esta Ley disponga otra cosa. 15. Coordinar las actividades de los establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales, sociedades de economía mixta, fondos rotatorios y unidades administrativas especiales del Municipio. 16. Distribuir los negocios, según su naturaleza, entre las secretarías, departamentos administrativos y establecimientos públicos. 17. Conceder permisos a los empleados públicos municipales de carrera administrativa para aceptar con carácter temporal cargos de la Nación o del Departamento. 18. Adelantar acciones encaminadas a promover el mejoramiento económico de los habitantes del Municipio. 19. Desarrollar acciones encaminadas a garantizar la promoción de la solidaridad y la convivencia entre los habitantes del municipio diseñando mecanismos que permitan la participación de la comunidad en la planeación del desarrollo, la concertación y la toma de decisiones Municipales. 20. Velar por el desarrollo sostenible en concurrencia con las entidades que determine la Ley. 21. Ejecutar acciones tendientes a la protección de las personas, niños e indigentes y su MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 23
  • 24. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON integración a la familia y a la vida social, productiva y comunitaria. E. CON RELACIÓN A LA CIUDADANÍA: 1. Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía de la siguiente manera: En los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría, a través de bandos y medios de comunicación local de que dispongan. 2. Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a las organizaciones sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y de los más importantes proyectos que serán desarrollados por la administración. 3. Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del Municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadanía en general. 4. Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del plan de desarrollo municipal. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. El Alcalde coordina la iniciativa del gasto así como su ejecución, velando por la coherencia de éste con las prioridades del Plan de Desarrollo y el Plan de Gobierno Presentado a consideración de la Comunidad. 2. La planificación en materia presupuestal conforme el Decreto 111 de 1996, por medio del cual se compilan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1991 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto del Municipio. 3. Cumplimiento de metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República (Ley Art. 7o 179/94,. Decreto 111/96 Art. 20) 4. El presupuesto general del municipio debe guardar consistencia con el contenido del Plan de Desarrollo, el Plan Plurianual de Inversiones y el proceso de planeación financiera. 5. Con respecto a la Unidad de Caja; con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital, se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto general del municipio. Quiere decir que todos los ingresos, sin importar su origen, se incluyen en una sola bolsa (la cuenta única municipal), con la cual se pueden pagar todos los gastos autorizados en el presupuesto. 6. Con respecto a la Especialización; Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 24
  • 25. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Constitución Política de Colombia. 2. Plan Nacional de Capacitación a través de Instituciones que el Gobierno Nacional o Departamental delegue. 3. Metodologías de manejo Municipal referentes a ley 136. 4. Identificación de los Tres poderes públicos del Estado Colombiano. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios y Experiencia Requisitos Por ser un cargo de elección popular Para ser elegido Alcalde se requiere ser Cualquier modalidad y nivel de Estudios. ciudadano colombiano en ejercicio y haber nacido o ser residente en el respectivo municipio durante un (1) año anterior a la fecha de inscripción o durante un periodo de Cuatro (4) años consecutivos en cualquier época y los demás que las Constitución y la ley Colombiana exija. VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 25
  • 26. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 26
  • 27. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL DIRECTIVO (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y Mantiene a sus colaboradores mantener la cohesión de grupo motivados necesaria para alcanzar los Fomenta la comunicación clara, objetivos organizacionales. directa y concreta. Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. Promueve la eficacia del equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Planeación Determinar eficazmente las metas Anticipa situaciones y y prioridades institucionales, escenarios futuros con acierto identificando las acciones, los Establece objetivos claros y responsables, los plazos y los concisos, estructurados y recursos requeridos para coherentes con las metas alcanzarlas. organizacionales Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. Busca soluciones a los problemas Distribuye el tiempo con eficiencia. Establece planes alternativos de acción Toma de Decisiones Elegir entre una o varias Elige con oportunidad, entre alternativas para solucionar un muchas alternativas, los problema o atender una situación, proyectos a realizar. comprometiéndose con acciones Efectúa cambios complejos y concretas y consecuentes con la comprometidos en sus decisión. actividades o en las funciones que tiene asignada cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Decide bajo presión Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 27
  • 28. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Dirección y Desarrollo Favorece el aprendizaje y Identifica necesidades de de Personal desarrollo de sus colaboradores, formación y capacitación y articulando las potencialidades y propone acciones para necesidades individuales con las satisfacerlas. de la organización para optimizar la Permite niveles de autonomía calidad de las contribuciones de los con el fin de estimular el equipos de trabajo y de las desarrollo integral del personas, en el cumplimiento de empleado. los objetivos y metas Delega de manera efectiva organizacionales presentes y sabiendo cuando intervenir y futuras. cuándo no hacerlo. Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y estándares de productividad. Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. Conocimiento del Estar al tanto de las circunstancias Es consciente de las Entorno y las relaciones de poder que condiciones específicas del influyen en el entorno entorno organizacional. organizacional. Esta al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado. Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales. Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 28
  • 29. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.2. MANUAL DEL JEFE DE CONTROL INTERNO MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Asesor Denominación del Empleo: Jefe de Control Interno Código: 105 Grado: 06 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Control Interno Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde Municipal II. PROPOSITO PRINCIPAL Asesorar con las labores de control y del cumplimiento de los procedimientos, tramites y normas de administración publica, con el fin de salvaguardar los recursos del municipio de Colón Putumayo. Garantizar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa del municipio. Apoyar a las diferentes dependencias en el Sistema de Control Interno basado en la Ley 87 de 1993. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender con amabilidad, prontitud, discreción, respeto, con calidad y calidez humana y sin discriminaciones a compañeros, comunidades indígenas, campesinas, urbanas, y al público en general; absolver las consultas o peticiones que estén a su alcance o en su defecto, orientar correctamente al interesado hacia la dependencia o funcionario que pueda colaborarle o atenderle. 2. Coordinar, revisar y evaluar la organización, planes, métodos y procedimientos que se desarrollan en la Alcaldía Municipal de Colón Putumayo. 3. Asesorar al Señor Alcalde en el manejo transparente de los recursos públicos, conforme lo establece la Ley 87 de 1993. 4. Examinar, controlar y dar el visto bueno a los diferentes contratos y verificar que se de una eficiente y transparente gestión Contractual en el Municipio. 5. Formar parte y hacer el respectivo seguimiento al comité de evaluación de propuestas de contratos y rendir un informe semestral de las actuaciones. 6. Formar parte y hacer el respectivo seguimiento al Comité del plan de Desarrollo administrativo y rendir un informe semestral de las actuaciones. 7. Hacer acompañamiento y seguimiento al desarrollo de los diferentes consejos comunales. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 29
  • 30. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 8. Velar por que en la Alcaldía Municipal se dé correcta aplicación del sistema de control interno, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. 9. Vigilar el manejo y protección de los recursos y activos del Municipio, con el fin de asegurar la correcta, eficaz y transparente administración. 10. Conjuntamente con el Jefe de Personal, mantener actualizado el historial laboral, académico y administrativo de cada uno de los servidores públicos de la administración Municipal. 11. Examinar los procedimientos y trámites de las distintas dependencias en lo referente al recaudo y manejo de fondos, valores y bienes Municipales. 12. Verificar los requisitos que de conformidad con lo previsto en la ley, se debe adjuntar en el momento de tramitarse las cuentas para pagos y giros con cargo al tesoro Municipal y que de esta manera se logre su cancelación. 13. Examinar y controlar que la contratación del Municipio de Colón, reúnan las condiciones y requisitos legales para su ejecución, cumplimiento y liquidación. 14. Elaborar y mantener actualizado en un plan de auditoria que debe ser aprobado por el señor Alcalde. 15. Presentar Informes periódicos o cuando se los solicite el Alcalde o el funcionario delegado para ello, de conformidad con las instrucciones dadas para el efecto. 16. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas sobre Régimen de Control Fiscal. 17. Asesorar a los funcionarios de la Alcaldía del Municipio, sobre los temas relacionados al Sistema de Control interno y Fiscal 18. Dar a conocer a la autoridad competente sobre la apertura de indagaciones preliminares e investigaciones administrativas, para lo de su función. 19. Asistir personalmente a los consejos, Juntas y comités relacionados con la gestión fiscal. 20. Desarrollar, interpretar y velar por la aplicación de los Manuales de Procedimientos de la Alcaldía Municipal. 21. Asumir el conocimiento de las investigaciones disciplinarias, que el Alcalde le ordene, o remitirlas a los funcionarios competentes. 22. Evaluar los sistemas de control interno en operación de la administración central y proponer al Alcalde las modificaciones sustentadas que estime pertinente. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 30
  • 31. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 23. Establecer y mantener con la Contraloría Departamental canales institucionales de comunicación, coordinación y colaboración, tendientes a unificar criterios y garantizar un desarrollo armónico, complementario y satisfactorios de los sistemas integrales de control. 24. Revisar periódicamente, y a la luz de los informes de auditoria operacional, los instrumentos y estrategia para el monitor de los sistemas de control interno y para la actualización de los manuales respectivos. 25. Rendir informes exigidos cada Diciembre por la Contraloría Departamental. 26. Responder administrativa, disciplinaria, fiscal y judicialmente por todas sus actuaciones. 27. Desempeñar las demás funciones que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y las que le sean asignadas por autoridades competentes.y las que su superior inmediato le delegue. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Asesora al señor Alcalde en el manejo transparente de los recursos públicos . 2. Forma parte y hace el respectivo seguimiento de los comités de evaluación de propuestas de contratos, del plan de Desarrollo Municipal. 3. Examina los procedimientos y trámites de las distintas dependencias en lo referente al recaudo y manejo de fondos, valores y bienes municipales. 4. Asesora a los funcionarios de la Alcaldía Municipal, sobre los temas relacionados al Sistema de Control Interno y la importancia de su cabal cumplimiento. 5. Establece y mantiene con la Contraloría General de la República, Contraloría Departamental; canales institucionales de comunicación, coordinación y colaboración, tendientes a unificar criterios y garantizar un desarrollo armónico, complementario y satisfactorio de los sistemas integrales de control. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Constitución Política de Colombia. 2. Ley 80 de 1993 3. Ley 87 de 1993 4. Decreto Reglamentario 2170 de 2002 5. Decreto 2145 de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 31
  • 32. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 6. Informática Básica 7. Manejo de Internet. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Titulo de formación técnica Dos (2) años de experiencia relacionada profesional o terminación y aprobación de con el cargo tres (3) años de educación superior. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia. VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las necesidades y y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades peticiones de los usuarios y de e intereses de los usuarios internos ciudadanos en general. Considera las necesidades de los y externos, de conformidad con las usuarios al diseñar proyectos o responsabilidades públicas servicios. asignadas a la entidad. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 32
  • 33. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL ASESOR (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Experiencia Aplicar el conocimiento profesional Orienta el desarrollo de Profesional en la resolución de problemas y proyectos especiales para el transferirlo a su entorno laboral logro de resultados de la alta dirección Aconseja ay orienta la toma de decisiones en los temas que le han sido asignados. Asesora en materias propias de su campo de conocimiento, emitiendo conceptos, juicios o propuestas ajustados a lineamientos teóricos y MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 33
  • 34. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON técnicos. Se comunica de modo lógico, claro , efectivo y seguro Conocimiento del Conocer e Interpretar las Comprende el entorno Entorno organización, su funcionamiento y organizacional que enmarca las sus relaciones políticas y situaciones objeto de asesoria administrativas y lo toma como referente obligado para emitir juicio, conceptos o propuestas a desarrollar. Se informa permanentemente sobre políticas gubernamentales, problemas y demandas del entorno. Construcción de Establecer y mantener relaciones Utiliza sus contactos para relaciones cordiales y reciprocas con redes o conseguir objetivos grupos de personas internas y Comparte información para externas a la organización que establecer lazos. faciliten la consecución de los Interactúa con otros de un objetos institucionales. modo efectivo y adecuado. Iniciativa Anticiparse a los problemas Prevé situaciones y alternativas iniciando acciones para superar los de solución que orientan la obstáculos y alcanzar metas toma de decisiones de la alta concretas dirección. Enfrenta los problemas y propone acciones concretas para solucionarlos. Reconoce y hace viables las oportunidades. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 34
  • 35. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.3. MANUAL DEL SECRETARIO DE DESPACHO (Adscrito a la Secretaría de Administración y Gobierno) MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Directivo Denominación del Empleo: Secretario de Despacho Código: 020 Grado: 06 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Secretaría de Administración y Gobierno Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde Municipal II. PROPOSITO PRINCIPAL Dirigir, coordinar, Supervisar y Controlar las unidades o áreas internas encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, planes, programas y proyectos, al igual que velar por la política de Seguridad Ciudadana y el orden público del Municipio de Colón III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cumplir y hacer cumplir los principios y deberes que la Constitución Política y la Ley imponen como fundamento de la función administrativa. 2. Dirigir y coordinar las actividades de la dependencia y de los funcionarios asignados de la Secretaría de Administración y Gobierno, y evaluar permanentemente la gestión y resultados, en cumplimiento de la misión del municipio. 3. Garantizar la aplicación de estrategias y métodos de control interno que promuevan la calidad, eficiencia y eficacia en todos los órdenes. 4. Definir los objetivos, las metas y estrategias generales de la Secretaría, coherentes al Programa de Gobierno y al Plan de Desarrollo Municipal. 5. Participar en la definición y formulación de las políticas, acordes a las directrices de Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, en las materias correspondientes a la Secretaría de Gobierno. 6. Dirigir y responder por la correcta y eficiente ejecución de los planes, programas y proyectos, que en desarrollo de la misión de su Secretaría de Gobierno, haya adoptado el Gobierno Municipal en ejecución del plan de desarrollo. 7. Participar junto con las demás Secretarías en los Concejos de Gobierno, de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 35
  • 36. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON acuerdo en lo dispuesto en la Ley, requerimientos y propuestas del Señor Alcalde. 8. Asistir al Alcalde en la atención de quejas y demandas de la ciudadanía. 9. Presentar oportunamente ante la instancia respectiva, las solicitudes de requerimientos de recursos físicos, materiales, tecnológicos y de factor humano necesarios para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos que desarrolle la Secretaria de Gobierno y administrar correctamente los que le sean asignados para el cumplimiento de su misión. 10. Rendir ante la autoridad competente o ante quien lo solicite los informes relacionados con las actividades desarrolladas por la Secretaría de Gobierno. 11. Asistir a las reuniones de Consejos, Comités, Juntas o demás organismos en que tenga asiento el Municipio de Colón - Putumayo. 12. Asistir, en representación del Alcalde, a los actos y eventos para los que haya sido delegado. 13. Tomar medidas en coordinación con otras autoridades competentes para el mantenimiento del orden público. 14. Informar periódicamente a la Gobernación sobre el manejo del orden público 15. Formular, implementar y ejecutar las Políticas, Planes y Programas relacionados con el Orden Público, desplazados, la Participación Ciudadana, la Problemática Familiar, la Protección de los Derechos de la Mujer y el Niño, Tránsito y Transporte Municipal y la Defensa de los Bienes e Intereses del Municipio de Colón – Putumayo; igualmente todas las acciones encaminadas a fortalecer la política social serán desarrolladas y coordinas en conjunto con la oficina de la Primera Gestora Social del Municipio. 16. Elaborar y/o actualizar, gestionar, ejecutar y evaluar el Plan Municipal de Seguridad, Participación ciudadana y prevención de emergencias, en concertación con la comunidad y de conformidad con el Plan de Desarrollo Municipal 17. Impulsar, promover y fortalecer la creación de asociaciones cívicas, comunitarias, gremiales y mecanismos de participación y organización ciudadana y comunitaria, para la convivencia, desarrollo integral, seguridad ciudadana y socializarlos en todos los sectores rurales y urbanos e implementar una pedagogía de respeto, y tolerancia 18. Realizar conjuntamente con el asesor jurídico, constantes capacitaciones a la población urbana, campesina y indígena, afro descendientes del municipio, en lo relacionado con la teoría y el ejercicio efectivo de la participación ciudadana 19. Concertar con las autoridades, dependencias correspondientes y las organizaciones comunitarias, el desarrollo de acciones conjuntas para lograr la MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 36
  • 37. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON recuperación y respeto del espacio público por parte de comerciantes, vendedores ambulantes y de quienes se dedican al ejercicio de la economía informal 20. Expedir, controlar, evaluar y revocar las licencias de funcionamiento para establecimientos públicos, comerciales y la realización de espectáculos públicos. 21. Conceder permisos y licencias, sean definitivas o transitorias a personas que realizan actividades que por su naturaleza puedan llegar a generar riesgos de carácter público. 22. Tramitar o notificar, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, los procesos, actos administrativos o conflictos que por disciplina y demás que por competencia o comisión le corresponda e imponer sanciones de conformidad con la ley, por infracción a las normas, estatutos y reglamentos relacionados con materias de su competencia. 23. Expedir, siempre que sea procedente, certificados de permanencia, residencia, buena conducta y demás que le sean solicitados. 24. Elaborar de acuerdo con el Plan de Desarrollo Municipal, los estudios sobre asignación, modificación, negación o cancelación de rutas, horarios, paraderos, terminales, despachos y recorridos que sean requeridos por las empresas de transporte público de pasajeros urbano, suburbano y mixto. 25. Elaborar los estudios, diseños, proyectos y expedir las normas relativas al uso del espacio público, las vías, su sentido, utilización de carriles, velocidad de vehículos en circulación, señalización, reglamentación de zonas de estacionamiento, zonas de cargue y descargue, vías peatonales, paraderos, ya sea para situaciones transitorias o permanentes de acuerdo con la categoría del Municipio. 26. Formular ejecutar, evaluar políticas y acciones para la planeación, organización y control del tránsito y el transporte en el municipio. 27. Cumplir, hacer e imponer multas y sanciones por violación a las disposiciones del código nacional de tránsito terrestre a las disposiciones sobre la materia. 28. Prestar la colaboración debida a todos los funcionarios de las ramas judicial, legislativa, ejecutiva y del Ministerio Público, a fin de coadyuvar en la optimización del desempeño en las funciones que les concierne. 29. Coordinar, supervisar y controlar la población carcelaria. 30. Manejar y actualizar el centro de documentación jurídica y promover la oportuna discusión de la normatividad concerniente al Municipio. 31. Responder administrativa, disciplinaria, fiscal y judicialmente por todas sus actuaciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 37
  • 38. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 32. Desempeñar las demás funciones que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y las que le sean asignadas por autoridades competentes.y las que su superior inmediato le delegue. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Define los objetivos, metas y estrategias genérales de la Secretaria a su cargo, coherentes al programa de Gobierno y al Plan de Desarrollo Municipal. 2. Asiste al Alcalde Municipal en temas relacionados con el orden Público, Seguridad ciudadana, relaciones con los diferentes gremios y comunidades del municipio y toma medidas de control en coordinación con otras autoridades. 3. Coordina el suministro de apoyo logístico y seguridad requerida por las dependencias de la administración, así como también las relaciones públicas y los actos de protocolo. 4. Bajo directrices de la primera autoridad del municipio, otorga la protección inicial a la propiedad privada, comunal, asociativa, y solidaria, en aras de evitar actuaciones de las autoridades, en razón a vías de hecho. 5. Impone multas y sanciones por violación a las disposiciones del Código Municipal de Policía al igual que el Código Nacional de Tránsito. 6. Asiste al Alcalde Municipal en el estudio de los asuntos sometidos a su decisión. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Constitución Política de Colombia. 2. Código de Policía Municipal 3. Informática Básica 4. Talleres sobre Grupos Asociativos y/o relacionados 5. Talleres Generales sobre Derecho Internacional Humanitario 6. Administración Básica. 7. Manejo de Internet. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 38
  • 39. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Título de Tecnólogo o de Profesional y experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo Máximo: Título de profesional, título de postgrado y experiencia. Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política y la Ley VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 39
  • 40. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL DIRECTIVO (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y Mantiene a sus colaboradores mantener la cohesión de grupo motivados necesaria para alcanzar los Fomenta la comunicación clara, objetivos organizacionales. directa y concreta. Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. Promueve la eficacia del equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores Fomenta la participación de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 40
  • 41. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Planeación Determinar eficazmente las metas Anticipa situaciones y y prioridades institucionales, escenarios futuros con acierto identificando las acciones, los Establece objetivos claros y responsables, los plazos y los concisos, estructurados y recursos requeridos para coherentes con las metas alcanzarlas. organizacionales Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. Busca soluciones a los problemas Distribuye el tiempo con eficiencia. Establece planes alternativos de acción Toma de Decisiones Elegir entre una o varias Elige con oportunidad, entre alternativas para solucionar un muchas alternativas, los problema o atender una situación, proyectos a realizar. comprometiéndose con acciones Efectúa cambios complejos y concretas y consecuentes con la comprometidos en sus decisión. actividades o en las funciones que tiene asignada cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Decide bajo presión Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. Dirección y Desarrollo Favorece el aprendizaje y Identifica necesidades de de Personal desarrollo de sus colaboradores, formación y capacitación y articulando las potencialidades y propone acciones para necesidades individuales con las satisfacerlas. de la organización para optimizar la Permite niveles de autonomía calidad de las contribuciones de los con el fin de estimular el equipos de trabajo y de las desarrollo integral del personas, en el cumplimiento de empleado. los objetivos y metas Delega de manera efectiva organizacionales presentes y sabiendo cuando intervenir y futuras. cuándo no hacerlo. Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y estándares de productividad. Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 41
  • 42. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 42
  • 43. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.4. MANUAL DEL INSPECTOR DE POLICIA MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Técnico Denominación del Empleo: Inspector de Policía Código: 303 Grado: 04 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Secretaría de Administración y Gobierno Cargo del Jefe Inmediato: Secretario de Despacho II. PROPOSITO PRINCIPAL Cumplir funciones de policía en materia civil, penal, rentas, juegos y espectáculos medio ambiente, según la distribución de funciones que realice el secretario de Despacho de la dependencia de Gobierno, de conformidad con las disposiciones legales. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender con amabilidad, prontitud, discreción, respeto, con calidad y calidez humana y sin discriminaciones a compañeros, comunidades indígenas, campesinas, urbanas, y al público en general; absolver las consultas o peticiones que estén a su alcance o en su defecto, orientar correctamente al interesado hacia la dependencia o funcionario que pueda colaborarle o atenderle. 2. Recibir y tramitar las querellas y asuntos de su competencia de conformidad a la Constitución Política, Las Leyes, Los Decretos, Ordenanzas y Acuerdos Municipales. 3. Velar por una pronta, ágil y efectiva administración de justicia en su jurisdicción. 4. Cumplir las comisiones que imparta el Ministerio Público, Judiciales, el Secretario de Gobierno y el Alcalde del Municipio de Colón. 5. Remitir a los juzgados, Fiscalía y personería Municipal los procesos que sean de su competencia. 6. Guardar la debida reserva en los asuntos de su competencia, observando los principios de la ética profesional. 7. Controlar y vigilar el cumplimiento de las funciones asignadas a los Inspectores de Policía Rural e informar al Secretario de Despacho de la dependencia de Gobierno sobre las conductas irregulares. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 43
  • 44. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 8. Velar por la organización funcional y física de la Inspección. 9. Realizar levantamientos de cadáveres en su jurisdicción. 10. Realizar adecuadamente Inspecciones Oculares. 11. Colaborar en su jurisdicción en los procesos electorales. 12. Presentar un informe bimensual de sus actividades al Secretario de Gobierno. 13. Suministrar semanalmente, la información de orden público y levantamientos de cadáver de su jurisdicción al Secretario de Gobierno. 14. Solicitar en forma oportuna los elementos y equipos necesarios para el normal desarrollo de actividades. 15. Rendir informes semestrales y estadísticos de las actividades desarrolladas y de los procesos contravencionales de su conocimiento. 16. Atender cordialmente al público y suministrar la información solicitada. 17. Cumplir con los planes y políticas trazadas por el Secretario de Gobierno, en materia de orden público y seguridad ciudadana. 18. Velar por los bienes y equipos que se encuentren bajo su responsabilidad. 19. Responder administrativa y jurídicamente por la documentación y sus actuaciones. 20. Controlar y vigilar la conservación y buen uso del espacio Público coadyuvada por la Policía Nacional y el Recaudador de Impuestos. 21. Coordinar el normal desarrollo y funcionamiento de las labores y actividades de la dependencia, procurando la consecución, distribución, racionalización y buen uso de los recursos necesarios asignados. 22. Velar por la buena imagen de la inspección, procurando en todo momento que las instalaciones físicas se encuentren en perfecto orden y aseo y que se brinde a los visitantes una excelente atención. 23. Colaborar en la preparación, ejecución y evaluación de eventos, seminarios, cursos, talleres y celebraciones oficiales que se programen por parte de la secretaria de Gobierno y/o administración Municipal. y velar por su exitosa celebración. 24. Desempeñar las demás funciones que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y las que le sean asignadas por autoridades competentes y las que su superior inmediato le MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 44
  • 45. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON delegue. 25. Responder administrativa, disciplinaria, fiscal y judicialmente por todas sus actuaciones. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Atiende cordialmente al público y suministra correctamente la información solicitada; absuelve las consultas o peticiones que están a su alcance o en su defecto orienta al interesado hacia la dependencia o funcionario que pueda colaborarle o atenderle. 2. Guarda la reserva en los asuntos de su competencia, observando los principios de la ética profesional. 3. Realiza adecuadamente las inspecciones oculares. 4. Suministra semanalmente la información de orden público y levantamientos de cadáver de su jurisdicción al secretario. 5. Cumple con los planes y políticas trazadas por el secretario de gobierno en materia de Orden Publico y seguridad Ciudadana. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Constitución Política de Colombia. 2. Código de Policía Municipal 3. Informática Básica 4. Identificar de una manera clara los Poderes del Poder Público 5. Buenas Relaciones Interpersonales VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso especifico, mínimo de sesenta (60) Dos (2) años de experiencia relacionada horas relacionado con las funciones del con el cargo cargo. Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por título de formación tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pensúm académico de educación superior en formación profesional y experiencia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 45
  • 46. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 46
  • 47. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL TECNICO (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Experiencia Técnica Entender y aplicar los Capta y asimila con facilidad conocimientos técnicos del área de conceptos e información desempeño y mantenerlos Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas actualizados Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización. Comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado. Resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos. Trabajo en Equipo Trabajar con otros para conseguir Identifica claramente los metas comunes objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos. Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales. Creatividad e Presentar ideas y métodos Propone y encuentra formas innovación novedosos y concretarlos en nuevas y eficaces de hacer las acciones. cosas. Es recursivo. Es práctico. Busca nuevas alternativas de solución. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 47
  • 48. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 48
  • 49. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.5. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la Secretaria de Administración y Gobierno) MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 407 Grado: 15 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Secretaría de Administración y Gobierno Cargo del Jefe Inmediato: Secretario de Despacho II. PROPOSITO PRINCIPAL Desarrollar labores de custodia, registro, control y mantenimiento de la documentación existente en la alcaldía municipal y demás labores a fines sobre bienes y adquisiciones del municipio; cumpliendo básicamente funciones de archivo y almacén. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Almacenar, custodiar y entregar de acuerdo a las ordenes del Alcalde o quien lo represente, los elementos y bienes adquiridos por el Municipio, a quien corresponda. 2. Coordinar la elaboración y actualización del sistema de información sobre el almacén, bienes e inventarios, debidamente detallados. 3. Atender con amabilidad, prontitud, discreción, respeto, con calidad y calidez humana y sin discriminaciones a compañeros, comunidades indígenas, campesinas, urbanas y al público en general; absolver las consultas o peticiones que estén a su alcance o en su defecto, orientar correctamente al interesado hacia la dependencia o funcionario que pueda colaborarle o atenderle. 4. Preparar la documentación e información que requieran ya sean los funcionarios o la comunidad, previo visto bueno del Superior inmediato. 5. Recibir, radicar, distribuir y archivar documentos y correspondencia destinada a archivo. 6. Participar en la implantación y desarrollo del plan general de compras del municipio en coordinación con el Alcalde y el Área Financiera. 7. Verificar el cumplimiento de los plazos de entrega, constatar el ingreso de elementos al Almacén, si están conformes a la cantidad, calidad y precios MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 49
  • 50. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON especificados en los documentos relacionados con la adquisición. 8. Coordinar el normal desarrollo y funcionamiento de las labores y actividades de archivo, procurando la consecución, distribución, racionalización y buen uso de los recursos necesarios asignados. 9. Velar por la buena imagen de la dependencia, procurando en todo momento que la instalación física se encuentre en perfecto orden y aseo y que se brinde a los visitantes una excelente atención. 10. Organizar, manejar y mantener actualizado y sistematizado el archivo general y periférico de la oficina de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. 11. Colaborar en la preparación, ejecución y evaluación de eventos, seminarios, cursos, talleres y celebraciones oficiales que se programen y velar por su exitosa celebración. 12. Cumplir las políticas, normas y procedimientos que en materia de austeridad de gastos, control interno, cumplimiento de jornada laboral, se hayan determinado legalmente por la autoridad competente. 13. Llevar controles periódicos sobre el consumo de elementos con el fin de determinar las necesidades reales, presentar el pedido de elementos de consumo oportunamente para el normal funcionamiento de la oficina. 14. Velar por el buen uso y mantenimiento de los equipos, muebles y enseres de la oficina. 15. Conocer, difundir, estudiar, comprender, analizar y apoyar la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal, enfatizando en lo que concierne a su trabajo y participar creativa y conscientemente en al construcción y/o actualización de dicho Plan. 16. Almacenar, custodiar y entregar de acuerdo a las ordenes del Alcalde o quien lo represente, los elementos y bienes adquiridos por el Municipio, a quien corresponda. 17. Coordinar la elaboración y actualización del sistema de información sobre el almacén, bienes e inventarios, debidamente detallados. 18. Participar en la implantación y desarrollo del plan general de compras del municipio en coordinación con el Alcalde y el Secretario de Hacienda. 19. Verificar el cumplimiento de los plazos de entrega, constatar el ingreso de elementos al Almacén, si están conformes a la cantidad, calidad y precios especificados en los documentos relacionados con la adquisición. 20. Llevar a cabo la codificación, clasificación e identificación de los elementos de almacén para dar una información correcta y oportuna de las cantidades MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 50
  • 51. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON necesarias en existencia. 21. Solicitar información por escrito a cada dependencia sobre los materiales a suministrar para hacer el estimativo de las necesidades en cantidades promedio de consumo cada seis (6) meses. 22. Archivar órdenes de pedidos y suministros de almacén. 23. Actualizar semestralmente el registro estadístico de los ingresos y egresos de los elementos y tramitar los documentos pertinentes. 24. Programar el pedido de elementos, equipos y materiales y el ingreso de los mismos verificando que correspondan a los requerimientos solicitados por la entidad. 25. Definir y garantizar la entrega de la dotación de elementos a las dependencias y funcionarios del municipio, previa orientación y autorización del Alcalde. 26. Descargar del inventario de los bienes en servicio, previa verificación de la existencia en inventario, su valor y sus características y elaborar el formato de reintegro de bienes en servicio para informar a contabilidad con boletín mensual y se efectúe sus respectivos asientos contables y estados de cuentas cada mes, en caso de no cumplirse este requerimiento, deberá motivar la omisión previa autorización del Señor Alcalde. 27. Expedir certificados de paz y salvo con el Almacén, para liquidación de contratos, cuentas, posesión, despido, renuncia, declaratoria de insistencia de cargos para cancelación en el área financiera y a proveedores. 28. Elaborar el inventario periódicamente tanto de los bienes devolutivos como de consumo debidamente clasificados según la naturaleza de cada bien. 29. Racionalizar el suministro de elementos a las diferentes dependencias. 30. Dar aviso oportuno a las autoridades competentes sobre daños y perdidas de los bienes y elementos que se encuentran bajo su vigilancia y custodia. 31. Responder administrativa, disciplinaria y Jurídicamente por todos los documentos a su cargo y de sus actuaciones. 32. Colaborar con todas las actividades desarrolladas por la Oficina de Bienestar y Desarrollo Social. 33. Todas las tareas y labores que le asigne o delegue el superior inmediato y servir de apoyo para los diferentes eventos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 51
  • 52. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Cumple con el almacenaje, custodia y entrega de bienes de acuerdo a las ordenes impartidas por sus superiores y de acuerdo a la necesidad del servicios municipal. 2. Decepciona, almacena y clasifica los bienes muebles y demás elementos de consumo devolutivos adquiridos por la administración municipal. 3. Da aviso oportuno a las autoridades competentes sobre daños y pérdidas de los bienes y elementos que se encuentran bajo su vigilancia. 4. Solicita información por escrito a cada dependencia sobre los materiales a suministrar para hacer el estimativo de las necesidades en cantidades promedio de consumo cada seis (6) meses, 5. Prepara la documentación e información que requieran, ya sean los funcionarios o la comunidad, previo el visto bueno del superior inmediato. 6. Organiza, maneja y mantiene actualizado y sistematizado el archivo general y periférico de la oficina, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de Archivo 2. Clases de Documentos 3. Sistema de Gestión documental institucional. 4. Software de Archivo. 5. Informática Básica. 6. Técnicas de Ingreso y Salidas de Bienes (PEPS, UEPS). 7. Talleres sobre Plan Anual de Compras. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria. Un (1) año de experiencia relacionada con el cargo Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 52
  • 53. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, objetivos eficacia y calidad y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 53
  • 54. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL ASISTENCIAL (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Manejo de la Manejar con respeto las Evade temas que indagan Información informaciones personales e sobre información confidencial. institucionales de que dispone Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. Transmite información oportuna y objetiva Adaptación al Enfrentarse con flexibilidad y Acepta y se adapta fácilmente cambio versatilidad a situaciones nuevas a los cambios. para aceptar los cambios positiva y Responde al cambio con constructivamente flexibilidad. Promueve el cambio. Disciplina Adaptarse a las políticas Acepta instrucciones aunque institucionales y buscar información se difiera de ellas. de los cambios en la autoridad Realiza los cometidos y tareas competente. del puesto de trabajo. Acepta la supervisión MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 54
  • 55. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON constante. Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización. Relaciones Establecer y mantener relaciones Escucha con interés a las Interpersonales de trabajo amistosas y positivas, personas y capta las basadas en la comunicación preocupaciones, intereses y abierta y fluida y en el respeto por necesidades de los demás. los demás. Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos. Colaboración Cooperar con los demás con el fin Ayuda al logro de los objetivos de alcanzar los objetivos articulando sus actuaciones institucionales con los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 55
  • 56. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 56
  • 57. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.6. MANUAL DEL TESORERO GENERAL. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Tesorero General Código: 201 Grado: 05 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Tesorería Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde Municipal II. PROPOSITO PRINCIPAL Desarrollar labores de custodia, registro, control y mantenimiento de la documentación existente en la alcaldía municipal y demás labores a fines sobre bienes y adquisiciones del municipio. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Proponer, planear, diseñar, organizar, ejecutar y evaluar políticas, planes, actividades y normas que permitan una correcta utilización de los recursos económicos del Municipio, acordes con el Plan de Desarrollo Municipal. 2. Definir los objetivos, las metas y estrategias generales de la Tesorería Municipal, coherentes al Programa de Gobierno y al Plan de Desarrollo Municipal. 3. Planificar y programar, con la asesoría y participación de la Secretaria de Hacienda, la distribución, racionalización, ejecución, seguimiento y evaluación de los recursos asignados presupuestalmente a esta Secretaría 4. Asistir al Señor Alcalde en la atención de quejas y demandas de la ciudadanía. 5. Rendir ante la autoridad competente o ante quien lo solicite los informes relacionados con las actividades desarrolladas por la Tesorería Municipal. 6. Diseñar metodologías para la programación y ejecución del presupuesto municipal, de conformidad con el Estatuto de Presupuesto Municipal, las leyes que regulan la competencia territorial y las políticas y programas específicos del Municipio. 7. Garantizar la aplicación de estrategias y métodos de control interno que promuevan la calidad, eficiencia y eficacia en todos los órdenes. 8. Estructurar y presentar el Plan Financiero, el Plan Operativo Anual de Inversión y el Programa Anual mensualizado de Caja (PAC) de los recursos de inversión del Municipio. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 57
  • 58. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 9. Impulsar, concertar, implementar y ejecutar las políticas, planes y programas que formule el Ministerio de Hacienda y Crédito Público o el Gobierno Nacional, para la descentralización política, administrativa, financiera y la modernización de la gestión pública en el área de hacienda y tesorería, en el municipio. 10. Hacer estudios económicos y financieros que coadyuven a comprobar la situación real de las finanzas municipales, para facilitar así la toma de decisiones de tipo tributario, financiero y presupuestal. 11. Proponer y mantener actualizadas las normas que se necesiten en materia de aforo, liquidación, facturación, vigilancia y control de impuestos. 12. Analizar y conceptuar respecto de las adiciones, modificaciones y traslados presupuéstales que se van a proponer al Concejo y socializarlas para apoyar su aprobación. 13. En coordinación con Control Interno, diseñar los sistemas para el control de gestión presupuestal y financiera de cada una de las dependencias municipales. 14. Analizar los resultados de los sistemas de control financiero de cada una de las dependencias y hacer las recomendaciones pertinentes, encaminadas a lograr los ajustes necesarios en aras de un mejoramiento continuo en los procesos administrativos. 15. Ejercer control permanente sobre la liquidación y pago de contribuciones por valorización y velar por su cumplimiento. 16. Recibir fondos de entidades oficiales o particulares, consignarlos y responder por su custodia. 17. Elaborar los estudios correspondientes para que sirvan de soporte técnico a las decisiones que se tomen en materia de impuestos, tasas, tarifas y contribuciones. 18. Coordinar y dirigir los procesos y procedimientos necesarios sobre política tributaria municipal y traducirlos en Proyectos de Acuerdo para presentar y buscar su aprobación ante el Concejo Municipal. 19. Establecer una política de catastro y recaudo municipal. 20. Controlar los libros relacionados con su función. 21. Conjuntamente con el Recaudador de Impuestos, hacer arqueos diarios para verificar la exactitud de los ingresos recaudados. 22. Rendir informes mensuales sobre movimientos de ingresos y egresos al Alcalde, a Control Interno y a las autoridades competentes. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 58
  • 59. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 23. Suministrar todos los informes y soportes al Contador General Municipal, sobre los estados de cuenta de la Secretaría de Hacienda, para los registros y controles respectivos. 24. Bajo su responsabilidad, dar apertura y manejo correcto a las cuentas bancarias del Municipio. 25. Elaborar y firmar cheques y cuentas de cobro, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. 26. Expedir certificados de paz y salvo general del Municipio, de conformidad con las normas vigentes. 27. Rendir oportunamente cuentas, en los términos de ley, ante las autoridades fiscales competentes. 28. Con el asesor Jurídico, iniciar, tramitar y llevar a su culminación, los procesos ejecutivos que deban realizarse a nombre del Municipio. 29. Actualizar en conjunto con el Recaudador de Impuestos, la cartera morosa del Municipio, controlar su recaudo efectivo y rendir el informe ante Control Interno y autoridades competentes. 30. Contribuir en la ejecución activa, planificada, correcta y transparente del Presupuesto Municipal. 31. Responder administrativa, disciplinaria, fiscal y judicialmente por todas sus actuaciones. 32. Desempeñar las demás funciones que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y las que le sean asignadas por autoridades competentes.y las que su superior inmediato le delegue. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Define los objetivos, las metas y estrategias generales de la Tesorería Municipal, coherentes al Programa de Gobierno y al Plan de Desarrollo Municipal. 2. Diseña metodologías para la programación y ejecución del presupuesto municipal, de conformidad con el Estatuto de Presupuesto Municipal, las leyes que regulan la competencia territorial y las políticas y programas específicos del Municipio. 3. Analiza y conceptúa respecto de las adiciones, modificaciones y traslados presupuéstales que se van a proponer al Concejo y socializarlas para apoyar su aprobación. 4. Controlar los libros relacionados con su función. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 59
  • 60. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 5. Elabora y firma cheques y cuentas de cobro, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. 6. Expide certificados de paz y salvo general del Municipio, de conformidad con las normas vigentes. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de Archivo. 2. Contabilidad General y Presupuestal. 3. Técnicas en Manejo de Documentos y Libros Contables. 4. Clases de Documentos 5. Manejo de Software Contable. 6. Procedimientos contables municipales. 7. Conciliaciones Bancarias 8. Manejo de Caja VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Título profesional Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia. VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 60
  • 61. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 61
  • 62. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON pertenencia en todas sus actuaciones. VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL PROFESIONAL (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Aprendizaje Adquirir y desarrollar Aprende de la experiencia de Continuo permanentemente conocimientos, otros y de la propia. destrezas y habilidades, con el fin Se adapta y aplica nuevas de mantener altos estándares de tecnologías que se implanten eficacia organizacional en la organización. Aplica los conocimientos adquiridos a los desafíos que se presentan en el desarrollo del trabajo. Investiga, indaga y profundiza en los temas de su entorno o área de desempeño. Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación. Asimila nueva información y la aplica correctamente. Experticia Aplicar el conocimiento profesional Analiza de un modo sistemático Profesional en la resolución de problemas y y racional los aspectos del transferirlo a su entorno laboral trabajo, basándose en la información relevante. Aplica reglas básicas y conceptos complejos aprendidos. Identifica y reconoce con facilidad las causas de los problemas y sus posibles soluciones. Clarifica datos o situaciones complejas. Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales. Trabajo en Equipo y Trabajar con otros de forma Coopera en distintas Colaboración conjunta y de manera participativa, situaciones y comparte integrando esfuerzos para la información. consecución de metas Aporta sugerencias, ideas y institucionales comunes. opiniones. Expresa expectativas positivas del equipo o de los miembros del mismo. Planifica las propias acciones teniendo en cuenta la MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 62
  • 63. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON repercusión de las mismas para la consecución de los objetivos grupales. Establece dialogo directo con los miembros del equipo que permita compartir información e ideas en condiciones de respeto y cordialidad. Respeta criterios dispares y distintas opiniones del equipo. Creatividad e Generar y desarrollar nuevas ideas, Ofrece respuestas alternativas. Innovación conceptos, métodos y soluciones. Aprovecha las oportunidades y problemas para dar soluciones novedosas. Desarrolla nuevas formas de hacer y tecnologías. Busca nuevas alternativas de solución y se arriesga a romper esquemas tradicionales. Inicia acciones para superar los obstáculos y alcanzar metas específicas. Colaboración Cooperar con los demás con el fin Ayuda al logro de los objetivos de alcanzar los objetivos articulando sus actuaciones institucionales con los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 63
  • 64. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 64
  • 65. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.7. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la dependencia de Tesorería - Impuestos) MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 407 Grado: 15 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Tesorería General Cargo del Jefe Inmediato: Tesorero General II. PROPOSITO PRINCIPAL Realizar, Controlar y Gestionar las actividades para recaudo de impuestos y proyectos que se desarrollan en la Tesorería General, para el cumplimiento de una adecuada política de ingresos y rentas en el municipio de Colón; al igual que custodiar y consignar los valores provenientes del gravamen, depósitos y otros recaudos que realizan los contribuyentes. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender con amabilidad, prontitud, discreción, respeto, con calidad y calidez humana y sin discriminaciones a compañeros, comunidades indígenas, campesinas, urbanas, y al público en general; absolver las consultas o peticiones que estén a su alcance o en su defecto, orientar correctamente al interesado hacia la dependencia o funcionario que pueda colaborarle o atenderle. 2. Recibir, radicar, distribuir y archivar documentos y correspondencia destinada a la dependencia y despachar la que se origina en la misma de conformidad con las reglas establecidas. 3. Recibir y efectuar llamadas telefónicas, recepcionar o remitir documentos por fax, tomar notas pertinentes, de conformidad con las instrucciones del superior inmediato. 4. Tomar nota de dictados, elaborar, transcribir, documentos, actas, resoluciones, cartas, constancias, certificados, boletines, memorandos, oficios, informes, cuadros y demás actos administrativos elaborados en la dependencia siguiendo instrucciones por el superior inmediato. 5. Responder porque los asuntos que le competen a la dependencia, se tramiten MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 65
  • 66. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON adecuada y oportunamente, sin dejar vencer los términos de ley. 6. Organizar, manejar y mantener actualizado y sistematizado el archivo general y periférico de la oficina de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. 7. Elaborar todos los soportes correspondientes a cada una de las comprobantes de pago y cuentas del municipio. 8. Manejar, conservar y responder por los fondos y documentos que representen en valores del municipio y que hayan sido entregados. 9. Coordinar el suministro de elementos de almacén que se requieran para el desarrollo de las actividades de la dependencia y velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina. 10. Cumplir con el Horario de trabajo. 11. Llevar el libro de acreedores varios y deudores. 12. Elaborar los certificados de ingresos y retenciones. 13. Revisar periódicamente la lista de los precios de los establecimientos comerciales rutinariamente y velar por que se fijen en sitios visibles al público. 14. Llevar a cabo las diligencias de cobro de multas por violación a las normas expedidas por la alcaldía municipal. 15. Proceder a cerrar y sellar toda actividad que no cumpla con las disposiciones de la alcaldía y las respectivas leyes previa providencia de la autoridad competente. 16. Realizar la liquidación y cobro a las diferentes actividades que se realizan en el Municipio. 17. Controlar y liquidar las actividades de las rifas menores. 18. Revisar la documentación en cuanto al funcionamiento de los establecimientos comerciales. 19. Recibir y denunciar las diferentes quejas por contravenciones en precios, calidades, pesas y medidas. 20. Revisar la lista de precios de los establecimientos comerciales rutinariamente y velar por que se fijen en sitios visibles al público. 21. Proceder a cerrar y sellar toda actividad que no cumpla con las disposiciones de la Alcaldía y las respectivas leyes, previo pronunciamiento de la autoridad competente. 22. Orientar a los usuarios de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 66
  • 67. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON procedimientos establecidos. 23. Consolidar la relación de ingresos y egresos mensualmente. 24. Colaborar y ayudar en la vigilancia del manejo de los recursos a cargo de la Tesorería General. 25. Colaborar en el análisis y actualización de los estados financieros y recomendar los ajustes pertinentes. 26. Realizar y verificar la exactitud numérica de soportes, comprobantes, recibos, cuentas, relaciones y demás mecanismos de contabilidad presupuestal que se utilicen en el Municipio. 27. Preparar y presentar en forma ágil y confiable, ante las autoridades competentes de la Nación, el Departamento y Municipio, posibles peticiones individuales o colectivas de la población, la información financiera, presupuestal y balances correspondientes. 28. Responder Administrativa, fiscal, disciplinaria y Jurídicamente de todas sus actuaciones. 29. Colaborar en la preparación, ejecución y evaluación de eventos, seminarios, cursos, talleres y celebraciones oficiales que se programen por parte de la dependencia y/o administración Municipal y velar por su exitosa celebración. 30. Cumplir las políticas, normas y procedimientos que en materia de austeridad de gastos, control interno, cumplimiento de jornada laboral, se hayan determinado legalmente por la autoridad competente. 31. Las demás funciones que se le asignen de conformidad con la naturaleza del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Responde porque los asuntos que le competen a la dependencia, se tramiten adecuada y oportunamente, sin dejar vencer los términos de ley. 2. Lleva en forma adecuada, comprensible y organizada el libro de acreedores varios y deudores del municipio de Colón. 3. Revisa periódicamente o esporádicamente la documentación en cuanto al funcionamiento de los establecimientos comerciales que se encuentran dentro de la jurisdicción del municipio. 4. Orienta a los usuarios de conformidad con los trámites que estos soliciten, las autorizaciones, recibos de pago y otros de acuerdo a los procedimientos establecidos por el municipio. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 67
  • 68. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 5. Realiza y verifica la exactitud numérica de soportes, comprobantes, recibos, cuentas, relaciones y demás mecanismos de contabilidad que se utilicen en el Municipio. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de Archivo 2. Clases de Documentos 3. Sistema de Gestión documental institucional 4. Software de Archivo 5. Informática Básica 6. Manejo Tributario Municipal. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Terminación y aprobación de tres Un (1) año de experiencia relacionada con (3) años de educación básica primaria. el cargo Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia. VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 68
  • 69. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 69
  • 70. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL ASISTENCIAL (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Manejo de la Manejar con respeto las Evade temas que indagan sobre Información informaciones personales e información confidencial. institucionales de que dispone Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. Transmite información oportuna y objetiva Adaptación al Enfrentarse con flexibilidad y Acepta y se adapta fácilmente a cambio versatilidad a situaciones nuevas los cambios. para aceptar los cambios positiva y Responde al cambio con constructivamente flexibilidad. Promueve el cambio. Disciplina Adaptarse a las políticas Acepta instrucciones aunque institucionales y buscar información se difiera de ellas. de los cambios en la autoridad Realiza los cometidos y tareas competente. del puesto de trabajo. Acepta la supervisión constante. Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización. Relaciones Establecer y mantener relaciones Escucha con interés a las Interpersonales de trabajo amistosas y positivas, personas y capta las basadas en la comunicación preocupaciones, intereses y abierta y fluida y en el respeto por necesidades de los demás. los demás. Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos. Colaboración Cooperar con los demás con el fin Ayuda al logro de los objetivos de alcanzar los objetivos articulando sus actuaciones con institucionales los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 70
  • 71. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.8. MANUAL DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Adscrito a la dependencia de Tesorería - Presupuesto) MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Asistencial Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo Código: 407 Grado: 15 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Tesorería General Cargo del Jefe Inmediato: Tesorero General II. PROPOSITO PRINCIPAL Desarrollar funciones que garanticen la adecuada elaboración y ejecución del presupuesto municipal de acuerdo a las normas legales vigentes y bajo las ordenes del señor Alcalde Municipal. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender con amabilidad, prontitud, discreción, respeto, con calidad y calidez humana y sin discriminaciones a compañeros, comunidades indígenas, campesinas, urbanas, y al público en general; absolver las consultas o peticiones que estén a su alcance o en su defecto, orientar correctamente al interesado hacia la dependencia o funcionario que pueda colaborarle o atenderle. 2. Elaborar en coordinación con el Tesorero General, la Secretaria de Planeación, y Obras públicas, el Proyecto de Presupuesto Municipal (Ingresos y Gastos), y responder por su correcta ejecución. 3. Elaborar los proyectos de Acuerdo de Presupuesto. 4. Elaborar los proyectos de acuerdo y Decretos referentes al movimiento de apropiaciones, traslados, créditos y contra - créditos, acrecentamiento y reducciones presupuéstales. 5. Diligenciar solicitudes de reserva y/o disponibilidad presupuestal. 6. Llevar un registro de todas las cuentas de cobro, nóminas, planillas, que sean presentadas para su pago, siempre que estén debidamente ordenadas y tramitadas. 7. Llevar el libro de control de apropiaciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 71
  • 72. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 8. Elaborar el plan económico de la Tesorería Municipal, con el fin de cumplir con las metas propuestas en el PAC, Plan Financiero del Municipio, y poder dar cumplimiento al Plan de Desarrollo Municipal y de Gobierno de la Administración. 9. Codificar todas las disposiciones legales y reglamentarias sobre presupuesto, que permitan la identificación las normas jurídicas aplicables sobre esta materia. 10. Preparar y someter al Consejo de Política Fiscal, el proyecto del Estatuto de Presupuesto para el Municipio o las modificaciones al existente. 11. Aplicar la metodología básica y preparar el pertinente manual de presupuesto que presente en forma gráfica y narrativa la utilización de los distintos instrumentos y la secuencia procedimental de las operaciones. 12. Presentar propuestas para el manejo presupuestal de los fondos rotatorios y fondos especiales, según las necesidades reales y de conveniencia del Municipio. 13. Asignar los cupos indicativos a las diferentes Secretarías para efecto del anteproyecto del programa anual de caja (PAC) 14. Consolidar el programa anual mensual izado de caja (PAC) en su componente de gastos con base en las estimaciones presentadas por cada una de las Secretarias responsables de realizarlas, lo mismo que su ejecución, evaluación y control. 15. Apoyar al Tesorero General en el cumplimiento de las actividades establecidas para cada una de las Secciones en relación con la política económica y financiera del Municipio de Colón. 16. Elaborar todos los informes requeridos por las instituciones y órganos de control correspondientes. 17. Colaborar en la preparación, ejecución y evaluación de eventos, seminarios, cursos, talleres y celebraciones oficiales que se programen por parte de la dependencia y/o administración Municipal y velar por su exitosa celebración. 18. Cumplir las políticas, normas y procedimientos que en materia de austeridad de gastos, control interno, cumplimiento de jornada laboral, se hayan determinado legalmente por la autoridad competente. 19. Responder administrativa, fiscal y jurídicamente por toda la documentación a su cargo y por todas sus actuaciones. 20. Las demás funciones que se le asignen de conformidad con la naturaleza del cargo. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 72
  • 73. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Expide de forma consecutiva, ordenada y coherente los diferentes documentos soportes de las Cuentas que el Ejecutivo Municipal Ordena; tales como Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuéstales y Ordenes Presupuéstales. 2. Lleva un registro adecuado de todas las cuentas de cobro, nóminas, planillas, que sean presentadas para su pago, siempre que estén debidamente ordenadas y tramitadas. 3. Lleva al día el libro de control de apropiaciones. 4. Consolida el programa anual mensualizado de caja (PAC) en su componente de gastos con base en las estimaciones presentadas por cada una de las dependencias responsables de realizarlas, lo mismo que su ejecución, evaluación y control V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Técnicas de Archivo 2. Contabilidad General 3. Talleres sobre Manejo Presupuestal. 4. Clases de Documentos. 5. Manejo del Software SIIGO VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Terminación y aprobación de tres Un (1) año de experiencia relacionada con (3) años de educación básica primaria. el cargo Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia. VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 73
  • 74. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 74
  • 75. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL ASISTENCIAL (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Manejo de la Manejar con respeto las Evade temas que indagan sobre Información informaciones personales e información confidencial. institucionales de que dispone Recoge sólo información imprescindible para el desarrollo de la tarea. Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. No hace pública información laboral o de las personas que pueda afectar la organización o las personas. Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no. Transmite información oportuna y objetiva Adaptación al Enfrentarse con flexibilidad y Acepta y se adapta fácilmente cambio versatilidad a situaciones nuevas a los cambios. para aceptar los cambios positiva y Responde al cambio con constructivamente flexibilidad. Promueve el cambio. Disciplina Adaptarse a las políticas Acepta instrucciones aunque se institucionales y buscar información difiera de ellas. de los cambios en la autoridad Realiza los cometidos y tareas del competente. puesto de trabajo. Acepta la supervisión constante. Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización. Relaciones Establecer y mantener relaciones Escucha con interés a las Interpersonales de trabajo amistosas y positivas, personas y capta las basadas en la comunicación preocupaciones, intereses y necesidades de los demás. abierta y fluida y en el respeto por Transmite eficazmente las ideas, los demás. sentimientos e información impidiendo con ello malos entendidos o situaciones confusas que puedan generar conflictos. Colaboración Cooperar con los demás con el fin Ayuda al logro de los objetivos de alcanzar los objetivos articulando sus actuaciones MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 75
  • 76. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON institucionales con los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 76
  • 77. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.9. MANUAL DEL SECRETARIO DE DESPACHO (Adscrito a la Secretaria de Planeación y Obras). MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Directivo Denominación del Empleo: Secretario de Despacho Código: 020 Grado: 06 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Secretaría de Planeación y Obras Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde Municipal II. PROPOSITO PRINCIPAL Asesorar, coordinar, elaborar y controlar técnicas, metodologías y estrategias de planificación municipal, para lograr un desarrollo equilibrado, que eleve el nivel de vida de la población urbana y rural del municipio, vinculando la planeación municipal con la regional y nacional. Dirigir, coordinar y supervisar los planes, programas y proyectos que se desarrollen dentro del marco del Plan de Desarrollo Municipal. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir, coordinar, elaborar y actualizar en forma permanente, los instrumentos básicos de Planeación Municipal que son: Plan de Desarrollo, Plan de Inversiones, Plan de Actividades, Presupuesto Anual de Ingresos y Egresos, Programa Anual mensualizado de Caja (PAC), Plan de Ordenamiento Territorial, Plan administrativo Municipal, Plan Agropecuario y Plan Urbanístico Municipal. 2. Implementar entre los funcionarios a cargo y/o usuarios del servicio de su dependencia, la difusión, estudio, comprensión, análisis y ejecución del Plan de Desarrollo Municipal, enfatizando en lo que concierne a su trabajo y participar creativa y conscientemente en la construcción y/o actualización de dicho Plan. 3. Identificar, diseñar y proponer modelos y políticas generales para el Municipio, en consonancia con el Plan de Desarrollo Municipal, buscando un mejor desempeño dentro de los planes de desarrollo, económico, social y ambiental de los gobiernos nacional, regional y local. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 77
  • 78. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4. Orientar y apoyar la identificación y definición de objetivos, metas, estrategias, modelos y políticas generales para el cumplimiento de las funciones a cargo de las diferentes dependencias municipales, en armonía con el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan de Ordenamiento Territorial. 5. Planear, coordinar, orientar y controlar el trabajo de organización, consecución y elaboración de los documentos necesarios para la formulación de los Planes y Programas tendientes a lograr el desarrollo local, atendiendo a las prioridades señaladas en el Plan de Desarrollo Municipal. 6. Impulsar, concertar, implementar y ejecutar las políticas, planes y programas que formule el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Gobierno Nacional para la descentralización política, administrativa, financiera y la modernización de la gestión pública en el área de planeación, en el Municipio. 7. Gestionar y tramitar la obtención de recursos destinados a la elaboración y/o actualización y ejecución del Plan de Desarrollo Municipal y el Plan de Ordenamiento Territorial, velando por la racionalización de los mismos. 8. Diseñar, coordinar, formular y evaluar proyectos acordes con el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan de Inversiones. 9. Realizar la evaluación técnica de los proyectos recibidos para darles concepto de viabilidad con la mayor brevedad posible. 10. Realizar una real, eficiente y presencial interventoría a la ejecución de los contratos y convenios en que la Administración Municipal lo designe como interventor. 11. Promover eficazmente la participación, sensibilización y coordinación del Consejo de Planeación Municipal, el Comité de atención y prevención de desastres. 12. Dirigir y coordinar los programas de capacitación y asesoría técnica que la Secretaría de Planeación y Obras brinde a la Comunidad. 13. Promover permanentemente la participación comunitaria en acciones de planeación en general y particularmente, en la formulación y/o actualización del Plan de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 78
  • 79. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Desarrollo Municipal. 14. Implementar un sistema especial de información sobre el Plan de Desarrollo Municipal, a efectos de ejecutar acciones permanentes de seguimiento, control, evaluación y ajustes del mismo, concertados con las comunidades indígenas, campesinas y del sector urbano del Municipio de colón. 15. Responder por la prestación del soporte básico para la Planeación en términos de estadísticas, estudios de demanda de servicios, estudios de factibilidad, estudios económicos y financieros y evaluación de proyectos. 16. Con la asesoría del Tesorero General y en coordinación con el Auxiliar Administrativo (Presupuesto), elaborar el anteproyecto del Programa Anual mensualizado de Caja (PAC), los Acuerdos de Gastos, sus adiciones y traslados, al tenor de la Ley Orgánica de Presupuesto, la Ley Anual de Presupuesto y las normas reglamentarias. 17. Verificar, controlar y evaluar la correcta y efectiva aplicación de las políticas y normas sobre el medio ambiente, los recursos naturales y el cumplimiento de las obligaciones pertinentes del Estado y los particulares. 18. Promover, dirigir, integrar y evaluar las actividades de planeación en todas las Dependencias, Entidades Descentralizadas y Programas del Municipio, conforme al Plan de Desarrollo y al Presupuesto Anual Municipal. 19. Conjuntamente con el Tesorero General, elaborar el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Egresos, el Programa Anual mensualizado de Caja (PAC), el Plan Anual de Actividades del Municipio y velar por su cumplimiento. 20. Dirigir y orientar a todas las Dependencias municipales hacia la unificación de la información, su actualización constante, su análisis, su forma de presentación, periodicidad, publicación y confiabilidad para los intereses municipales, particularmente para la ejecución del Plan de Desarrollo, para lo cual deberá consolidar un centro de información ágil, veraz y oportuno al servicio de la Administración Municipal y de la comunidad, para la toma de decisiones. 21. En coordinación con la oficina de educación, crear una red informativa sobre asuntos MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 79
  • 80. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON de interés comunitario y municipal, concertada con los Cabildos Indígenas, las Juntas de Acción Comunal y otras organizaciones comunitarias del área urbana y rural del municipio. 22. Diseñar metodologías y formatos apropiados para la recolección de información social, económica, política, cultural, ecológica y administrativa de interés municipal. 23. Coordinar y elaborar las estadísticas del Municipio, preparar y divulgar el informe estadístico anual y los demás que necesite la Administración Municipal, para que sirvan de sustento y justificación a los planes y proyectos de beneficio social y comunitario. 24. Analizar y emitir concepto acerca de los estudios técnicos destinados a la ejecución de obras por la Administración Municipal y/o sus entidades descentralizadas. 25. Elaborar en coordinación con el asesor jurídico, los Proyectos de Acuerdo y Actos Administrativos que sean del interés de Planeación Municipal. 26. Implementar y aplicar los procedimientos que garanticen la utilización del Banco Municipal de Proyectos, como herramienta de apoyo fundamental en el proceso de planeación, programación de la inversión y evaluación de la gestión institucional municipal. 27. Elaborar de los diseños de la red vial municipal; las especificaciones técnicas, pliegos de condiciones y términos de referencia, cuando las obras a ejecutar requieran de licitación; aprobar la construcción de obras por valorización, todo lo anterior, en concordancia con el Plan de Desarrollo Municipal. 28. Definir políticas de desarrollo urbano y territorial y proponer, en coordinación con el asesor jurídico, la normatividad para programas de ordenamiento territorial y urbano, en consonancia con el Plan de Desarrollo Municipal, el Plan de Ordenamiento Territorial y velar por su cumplimiento. 29. Elaborar, dirigir, controlar y evaluar la reglamentación para el Control Urbanístico y de Espacio Físico Municipal. 30. Elaborar estudios sobre renovación urbana, determinando las áreas de MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 80
  • 81. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON conservación, rehabilitación y proyección, de conformidad con las políticas del Plan de Desarrollo Municipal y del Plan de Ordenamiento Territorial. 31. Hacer control y seguimiento permanente al cumplimiento de las normas urbanísticas, reglamentos de propiedad horizontal, zonificación, urbanización y contratación aprobadas para planes arquitectónicos. 32. Proyectar los actos administrativos en coordinación con la Secretaría de Administración y Gobierno para sancionar a quienes violen las normas urbanísticas y/o licencias de construcción, conforme a la reglamentación pertinente. 33. Revisar los proyectos urbanísticos, arquitectónicos y estructurales que se presenten para su aprobación y otorgamiento de licencia. 34. Coordinar y promover programas de vivienda de interés social y de mejoramiento de vivienda en los sectores más vulnerables de la población. 35. Brindar información, asesoría y capacitación en lo relativo a metodologías que hagan más eficiente desde el punto de vista económico, los sistemas de autoconstrucción. 36. Orientar y controlar, en coordinación con Secretaría de Hacienda Municipal, el proceso de formación, de actualización de la formación, conservación y sistematización del catastro jurídico-fiscal en el territorio del Municipio. 37. Expedir las certificaciones de nomenclatura vial y domiciliaria, de acuerdo con los proyectos urbanísticos aprobados. 38. Expedir certificaciones de uso de suelo requeridas para el funcionamiento de los establecimientos públicos, acorde con las normas vigentes. 39. Realizar diligencia de inspección previa al otorgamiento de permiso para reformar y/o ampliar una construcción. 40. Evaluar y conceptuar permanentemente sobre la ocupación del espacio público: vías, andenes, lotes, plazas, zonas verdes y similares- para remitirlo a las autoridades competentes que impondrán las sanciones a que haya lugar. 41. Actualizar y consolidar la cartografía del Municipio, en lo político, físico, hidrográfico, MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 81
  • 82. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON cultural, ecológico, social y demás áreas de interés, previa y rigurosa investigación. 42. Coordinar con las empresas de servicios públicos los programas de expansión y cobertura de servicios en el Municipio, delimitando su área de influencia en el perímetro urbano y rural. 43. Crear y/o desarrollar, fortalecer, verificar y actualizar constantemente una base de datos para el Sistema de Selección de Beneficiarios para Programas Sociales “SISBEN”, para estadísticas municipales y para programas, proyectos, planes y convenios. 44. Velar porque las decisiones sobre selección de beneficiarios del SISBEN esté acorde con la base de datos de la oficina y desligada de mecanismos clientelitas electorales o personales. 45. Registrar en coordinación con la Dirección Local de Salud, la base de datos ante las autoridades correspondientes de la Nación y el Departamento del Putumayo y colocarla al servicio de la comunidad e instituciones que lo requieran en bien de los intereses de la población y Administración Municipal. 46. Colaborar con Almacén, en la confección de un listado para el abastecimiento adecuado de equipos, elementos y útiles de oficina que ayuden al buen funcionamiento de la Secretaría de planeación y obras, en cada una de las dependencias que la integran y de acuerdo con lo que permita la disponibilidad presupuestal. 47. Garantizar la aplicación de estrategias y métodos de control interno que promuevan la calidad, eficiencia y eficacia en todos los órdenes. 48. En coordinación con Tesorería Municipal, para efectos de confección de los gastos de funcionamiento y con proyección para el siguiente año fiscal, elaborar y presentar al Auxiliar Administrativo (Presupuesto), dentro de los primeros diez (10) días del mes de octubre de cada año calendario, una propuesta de presupuesto anual de funcionamiento de la dependencia y de Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), enmarcada dentro del contexto de ejecución del Plan de Desarrollo Municipal en lo concerniente a esta Dependencia y aterrizada a las posibilidades presupuéstales reales. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 82
  • 83. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 49. Elaborar y ejecutar un Plan de Acción Semestral acorde con la misión que se le ha señalado, el Plan de Desarrollo Municipal en lo atinente a su dependencia y el Programa Anual mensualizado de Caja (PAC) y remitir copia del mismo a Control Interno. 50. Aprobar los permisos para la construcción, reforma, ampliación, remodelación y demolición de edificaciones. 51. Conjuntamente con todos los integrantes de la dependencia, proyectar, coordinar, dirigir y evaluar bimensualmente (última semana de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre), las actividades que corresponde desarrollar a la Secretaría que está bajo su cargo, diseñando e implementando métodos de control y técnicas que apunten a corregir, ajustar y mejorar las deficiencias detectadas, buscando la eficiencia e impacto social de los programas municipales, de lo cual se levantará el Acta correspondiente para remitirla a Control Interno. 52. Asesorar, coordinar, dirigir al interior de la Administración, el diseño del Plan de Desarrollo Municipal y las políticas del Gobierno Nacional y Departamental y los proyectos que el municipio deba ejecutar en su jurisdicción. 53. Asesorar al Alcalde en la preparación, formulación y ejecución de políticas y planes municipales. 54. Rendir conceptos técnicos y económicos sobre los programas y proyectos que se van a financiar con los recursos del crédito. 55. Presentar ante el Alcalde el programa de inversión de acuerdo a las solicitudes de las demás dependencias de la Administración Municipal. 56. Elaborar y presentar los informes sobre la situación general de los planes, programas y proyectos que desarrolle en conjunto con la Administración Municipal. 57. Elaborar y mantener actualizado los reglamentos de zonificación y urbanismo Municipal. 58. Integrar el CONFIS, para hacer los aportes pertinentes sobre la materia. 59. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 83
  • 84. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Interno. 60. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, procedimientos y planes de la administración municipal y recomendar los ajustes necesarios. 61. Verificar el cumplimiento de todas las actividades asignadas en la normatividad legal. 62. Cerciorarse de que exista un buen sistema de control interno financiero y administrativo. 63. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 64. Coordinar con la comunidad y la secretaría de hacienda, la realización de obras por el sistema de valorización. 65. Elaborar presupuestos de obras y controlar la ejecución presupuestal de las mismas, velando además, porque los bienes y recursos que aporta el Municipio, se inviertan correctamente, según lo convenido o contratado. 66. Programar y dirigir la construcción de obras necesarias para la agilización del tránsito en el casco urbano del Municipio de Colón, en coordinación con la Secretaría de Gobierno. 67. Realizar las liquidaciones provisionales y definitivas que deban hacerse exigibles, de conformidad con el presupuesto de la obra y en coordinación con la Recaudación de Impuestos y Valorización. 68. Expedir, previa aprobación del Alcalde, el Reglamento de uso de la maquinaria municipal y conjuntamente con él, fijar el valor de las tarifas por uso de la misma. 69. Controlar y administrar el fondo de maquinaria del Municipio, coordinar su uso mediante el Plan Vial Municipal, gestionar contrataciones de la maquinaria y verificar el mantenimiento y buen uso de la misma. 70. Evaluar técnicamente los planos, estudios y diseños de infraestructura, al igual que en el suministro de la información que requiera. 71. Ejecutar y coordinar las labores de inspección de las obras que realice la Administración Municipal, ya sea de manera directa, contractual o por interés municipal. 72. Recepcionar la información, reclamos, peticiones y sugerencias que le presenten las Veedurías Ciudadanas con relación a las obras a realizar o en ejecución, al uso de la maquinaria y el trabajo de los operarios y remitirlas a Control Interno y al Secretario de Obras, conjuntamente con un escrito en el que consigne su propia MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 84
  • 85. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON percepción de los asuntos allí tratados. 73. Administrar y coordinar la distribución y mantenimiento de los equipos, maquinaria, vehículos de tipo pesado y herramientas de propiedad del municipio, destinado a la construcción y mantenimiento de obras públicas. 74. Cumplir con los requisitos exigidos por tránsito y transporte en materia de seguros e impuestos de rendimiento. 75. Llevar la información diaria de gastos, mantenimiento y reparación de la maquinaria con los correspondientes soportes. 76. Conceptuar dentro del estudio técnico que adelante la Secretaría, sobre la conveniencia o inconveniencia de adquisición de nuevos equipos, maquinarias y repuestos para el arreglo y reposición, según las necesidades del Municipio. 77. Disponer de mecanismos propios de verificación y evaluación. 78. Representar al Municipio en actos administrativos o protocolarios, por delegación que le haga el Alcalde. 79. Responder administrativa, disciplinaria, fiscal y jurídicamente por toda la documentación a su cargo y sus actuaciones. 80. Desempeñar las demás funciones que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y las que le sean asignadas por autoridades competentes. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Implementa entre los funcionarios a cargo y/o usuarios del servicio de su dependencia, la difusión, estudio, comprensión, análisis y ejecución del Plan de Desarrollo Municipal, enfatizando en lo que concierne a su trabajo y participar creativa y conscientemente en la construcción y/o actualización de dicho Plan. 2. Gestiona y tramita la obtención de recursos destinados a la elaboración y/o actualización y ejecución del Plan de Desarrollo Municipal y el Plan de Ordenamiento Territorial, velando por la racionalización de los mismos. 3. Realiza la evaluación técnica de los proyectos recibidos en su dependencia para darles concepto de viabilidad con la mayor brevedad posible. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 85
  • 86. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4. Responde por la prestación del soporte básico para la Planeación en términos de estadísticas, estudios de demanda de servicios, estudios de factibilidad, estudios económicos y financieros y evaluación de proyectos. 5. Diseña metodologías y formatos apropiados para la recolección de información social, económica, política, cultural, ecológica y administrativa de interés municipal. 6. Implementa y aplica los procedimientos que garanticen la utilización del Banco Municipal de Proyectos, como herramienta de apoyo fundamental en el proceso de planeación, programación de la inversión y evaluación de la gestión institucional municipal. 7. Vela porque las decisiones sobre selección de beneficiarios del SISBEN esté acorde con la base de datos de la oficina y desligada de mecanismos clientelitas electorales o personales. 8. Controla y administra el fondo de maquinaria del Municipio; coordina su uso mediante el Plan Vial Municipal, gestionar contrataciones de la maquinaria y verificar el mantenimiento y buen uso de la misma. 9. Ejecuta y coordina las labores de inspección de las obras que realice la Administración Municipal, ya sea de manera directa, contractual o por interés municipal. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Constitución Política de Colombia. 2. Administración Básica 3. Informática Básica y Manejo de Internet 4. Talleres sobre Grupos Asociativos y/o relacionados 5. Economía Básica 6. Manejo de Proyectos bajo modelos BPIN de Planeación Nacional 7. Conocimientos sobre Urbanismo y Espacio público MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 86
  • 87. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 8. Conocimientos básicos de Auto Cad. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Mínimo: Título de Tecnólogo o de Profesional y experiencia Dos (2) años de experiencia relacionada con el cargo Máximo: Título de profesional, título de postgrado y experiencia. Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política y la Ley VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 87
  • 88. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL DIRECTIVO (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y Mantiene a sus colaboradores mantener la cohesión de grupo motivados necesaria para alcanzar los Fomenta la comunicación clara, objetivos organizacionales. directa y concreta. Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. Promueve la eficacia del MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 88
  • 89. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Planeación Determinar eficazmente las metas Anticipa situaciones y y prioridades institucionales, escenarios futuros con acierto identificando las acciones, los Establece objetivos claros y responsables, los plazos y los concisos, estructurados y recursos requeridos para coherentes con las metas alcanzarlas. organizacionales Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. Busca soluciones a los problemas Distribuye el tiempo con eficiencia. Establece planes alternativos de acción Toma de Decisiones Elegir entre una o varias Elige con oportunidad, entre alternativas para solucionar un muchas alternativas, los problema o atender una situación, proyectos a realizar. comprometiéndose con acciones Efectúa cambios complejos y concretas y consecuentes con la comprometidos en sus decisión. actividades o en las funciones que tiene asignada cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Decide bajo presión Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. Dirección y Desarrollo Favorece el aprendizaje y Identifica necesidades de de Personal desarrollo de sus colaboradores, formación y capacitación y articulando las potencialidades y propone acciones para necesidades individuales con las satisfacerlas. de la organización para optimizar la Permite niveles de autonomía calidad de las contribuciones de los con el fin de estimular el equipos de trabajo y de las desarrollo integral del personas, en el cumplimiento de empleado. los objetivos y metas Delega de manera efectiva organizacionales presentes y sabiendo cuando intervenir y futuras. cuándo no hacerlo. Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y estándares de productividad. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 89
  • 90. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 90
  • 91. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4.10. MANUAL DEL DIRECTOR LOCAL DE SALUD MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACION Nivel: Directivo Denominación del Empleo: Director Local de Salud Código: 020 Grado: 06 Nº de Cargos: Uno (1) Dependencia: Dirección Local de Salud Cargo del Jefe Inmediato: Alcalde Municipal II. PROPOSITO PRINCIPAL Coordinar, supervisar y controlar las unidades o áreas internas encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, planes, programas, proyectos y la dirección municipal de seguridad social en salud que permitan garantizar la prestación de los servicios de salud y salubridad a la comunidad del municipio de Colón Putumayo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dirigir, controlar, evaluar y ejecutar los programas y proyectos de fomento (Promoción y prevención), prevención, tratamiento, rehabilitación y la prestación de servicios de salud y de acuerdo a su competencia otorgado por la ley 100 de 1990 y Ley 715 de 2001 2. Desarrollar planes, programas y proyectos tendientes a ejercer control efectivo sobre los medicamentos y alimentos en los términos que le determine las autoridades respectivas. 3. Proponer, planear, diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar políticas, planes, programas, proyectos, actividades y normas para el fomento de la salud, la prevención de la enfermedad, la promoción de factores de protección y el control de factores de riesgo ambiental, acordes con el Plan de Desarrollo Municipal. 4. Coordinar con las entidades del orden Nacional, Departamental y municipal las acciones que deban desarrollarse en su ámbito, para el logro de las políticas y los objetivos de los diferentes planes, programas y proyectos del Gobierno Municipal. 5. Inspeccionar, vigilar y controlar el Sistema de Seguridad Social en Salud en el Municipio de Colón. 6. Preparar las propuestas de política municipal de Seguridad Social en Salud, que deban plasmarse en documentos de política o en actos administrativos. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 91
  • 92. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 7. Dirigir el proceso de elaboración de los planes Municipal de Salud y Atención Básica, en coordinación con la Secretaría de Planeación o la oficina que haga sus veces; coordinar la ejecución de los proyectos que resulten priorizados en el Plan Municipal de Salud. 8. Acudir a las instancias departamentales y nacionales pertinentes para presentar las propuestas municipales que deban ser incluidas en los planes departamentales y nacionales de salud. 9. Presentar ante el Consejo Departamental o Nacional de Seguridad Social en Salud las propuestas de modificación de los planes obligatorio y subsidiado y de la Unidad de Pago por Capitación en cuanto sea pertinente. 10. Preparar el presupuesto de ingresos y gastos del Fondo Local de Salud en coordinación con la Tesorería General o quien haga sus veces. 11. Administrar el Fondo Local de Salud según las normas establecidas, por delegación del Alcalde cuando así lo crea pertinente. 12. Coordinar con la Tesorería General o la oficina que haga sus veces la supervisión y control de los recursos de diverso orden que tienen destinación especifica para el sector salud en el Municipio. 13. Preparar los contratos o convenios necesarios para garantizar la prestación de servicios de salud del primer nivel a la población vinculada y de afiliación al régimen subsidiado y el Plan de Atención Básica a la totalidad de la población del Municipio, bien sea con instituciones municipales, departamentales, de los cabildos o privadas y ejercer la vigilancia y control para el cumplimiento de los mismo. 14. Fomentar el trabajo interdisciplinario y la coordinación interinstitucional con las entidades que realicen actividades encaminadas a mejorar las condiciones de salud y bienestar de la población del municipio. 15. Coordinar con la oficina de Planeación del Municipio y los cabildos los mecanismos de identificación de la población susceptible de recibir subsidios en salud, con esta base de datos preparar la priorización respectiva. 16. Regular los procedimientos que utilicen las EPS y las ARS para promover la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, procurando que la información y métodos que empleen se ajusten a las normas vigentes. 17. Cumplir y hacer cumplir las normas de orden sanitario previstas en la normatividad vigente, así como coordinar a nivel intra y extrasectorial programas, actividades y recursos tendientes a mejorar las condiciones sanitarias de la población del Municipio. 18. Estimular la participación de las comunidades y las autoridades tradicionales en la auto evaluación y gestión de la salud. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 92
  • 93. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 19. Ejecutar y adecuar las políticas y normas científico-técnico-administrativas trazadas por el Ministerio de Protección Social y la Dirección Departamental de Salud DASALUD. 20. Coordinar y controlar el desarrollo de los planes, programas y proyectos de salud y evaluar el impacto alcanzado en la población, proponiendo los ajustes correspondientes. 21. Socializar entre los funcionarios a cargo y/o usuarios del servicio de su dependencia, la difusión, estudio, comprensión, análisis y ejecución el Plan de Desarrollo Municipal, enfatizando en lo que concierne al sector salud y participar creativa y conscientemente en la construcción y/o actualización de dicho Plan. 22. Impulsar, concertar, implementar y ejecutar las políticas, planes y programas que formule el Ministerio de Protección Social para la descentralización política, administrativa y financiera de la salud y la modernización de la gestión pública en el área de salud, en el municipio. 23. Diseñar y desarrollar, en coordinación con la Secretaría de Educación, procesos de desarrollo comunitario y social para fortalecer la participación de los habitantes del municipio, en el acceso a los servicios de salud y saneamiento básico, acercar el sistema de salud a las comunidades indígenas, campesinas y del sector urbano y fortalecer la descentralización de las decisiones. 24. Crear y/o reconstruir, ver y fortalecer, mecanismos de participación conforme a la ley y en particular el Concejo Municipal de Salud, como organismo rector de las políticas en materia de salud municipal. 25. Elaborar y/o actualizar, gestionar, ejecutar y evaluar el Plan Municipal de salud, en concertación con la comunidad y de conformidad con el Plan de Desarrollo Municipal. 26. Promover la participación de la comunidad en acciones de prevención y solución a los problemas de salud de la población y fomentar la participación en los Comités de Salud y veedurías ciudadanas. 27. Desarrollar, establecer y evaluar procesos de asociación solidaria destinados a mejorar el estado de salud y elevar el nivel de vida de la población municipal. 28. Ejecutar acciones para el desarrollo de las formas organizativas participación social en el sistema de salud, para mejorar su capacidad gestión, negociación y representación de los usuarios. 29. Realizar labores de vigilancia epidemiológica en todo el municipio y hacer estudios que permitan conocer la naturaleza y magnitud de los problemas de salud y sus variaciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 93
  • 94. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 30. Dirigir la elaboración del diagnóstico y pronóstico del estado de salud de la población municipal e interpretar sus resultados, para con fundamento en ellos, definir los planes, programas y proyectos de salud para el área municipal. 31. Promover la adaptación y adopción de normas, técnicas y modelos orientados a mejorar la prestación de los servicios de salud y velar por la validez científica de las técnicas y procedimientos utilizados en el diagnóstico y tratamiento. 32. Valorar los saberes tradicionales de los Pueblos Indígenas en materia de salud y armonizar su aplicación con la medicina occidental de conformidad con los usos, costumbres, tradiciones y valores culturales propios de cada pueblo. 33. Crear espacios de participación, encuentro y coordinación entre la medicina tradicional indígena y la medicina occidental o homeopática. 34. Definir cartográficamente las zonas municipales de atención en salud, cuidando de respetar las tradiciones campesinas, de las etnias Inga, Pastos, Kamentsa, comunidades afro descendientes y de la zona urbana, a fin de posibilitar un servicio que no interfiera en la identidad cultural de los usuarios. 35. Adoptar, adecuar y hacer cumplir, procedimientos de evaluación y mecanismos para el mejoramiento de la calidad y la eficiencia, de los servicios de atención en salud para la población urbana, campesina, de las etnias Inga, Pastos, Kamentsa, comunidades afro descendientes y las entidades prestadoras de salud del municipio de Colón. 36. Contribuir a la Secretaría de Planeación en la creación, consolidación y actualización permanente de una base de datos en todo lo concerniente a salud municipal. 37. Asesorar al Alcalde, facilitar la información necesaria para la selección de beneficiarios de los subsidios de salud y la firma de contratos y convenios en materia de salud. 38. Velar por una correcta, eficaz, transparente y eficiente administración, funcionamiento, atención y mantenimiento, manejo del hospital Pió XII y los diferentes centros y puestos de salud existentes en el municipio. 39. Promover y coordinar las actividades y proyectos de capacitación, promoción y prevención en salud, de conformidad con el Plan de Desarrollo Municipal. 40. Suministrar la información que las autoridades de salud, requieran, en los términos de ley. 41. Colaborar con Almacén, en la confección de un listado para el abastecimiento adecuado de equipos, elementos y útiles que ayuden al buen funcionamiento de la Dirección Local de Salud. 42. Coordinar con instituciones nacionales e internacionales, las políticas a seguir en MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 94
  • 95. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON materia de salud en el municipio. 43. En coordinación con Planeación Municipal, para efectos de confección de los gastos de funcionamiento y con proyección para el siguiente año fiscal, elaborar y presentar al Auxiliar Administrativo (Presupuesto) y Tesorería General, dentro de los primeros diez (10) días del mes de octubre de cada año calendario, una propuesta de presupuesto anual de funcionamiento de la dependencia y de Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), enmarcada dentro del contexto de ejecución del Plan de Desarrollo Municipal en lo concerniente a esta Dependencia y aterrizada a las posibilidades presupuéstales reales. 44. Elaborar y ejecutar un Plan de Acción Semestral acorde con la misión que se le ha señalado, el Plan de Desarrollo Municipal en lo atinente a su dependencia y el Programa Anual mensualizado de Caja (PAC) y remitir copia del mismo a Control Interno. 45. Controlar y vigilar la adecuada utilización de los recursos. 46. Responder administrativa, fiscal, disciplinaria y jurídicamente por toda la documentación a su cargo y por sus actuaciones. 47. Desempeñar las demás funciones que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y las que le sean asignadas por autoridades competentes. 48. Expedir todos los certificados del SISBEN IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) 1. Inspecciona, vigila y controla el Sistema de Seguridad Social en Salud en el Municipio de Colón, de una manera ordenada, coherente y sistemática; de manera que sirva de base para el diseño de políticas del área de salud plasmadas en al Plan de Desarrollo Municipal. 2. Dirige el proceso de elaboración de los planes Municipal de Salud y Atención Básica, en coordinación con la Secretaría de Planeación o la oficina que haga sus veces; coordina la ejecución de los proyectos que resulten prioritarios en el Plan Municipal de Salud. 3. Acude y realiza la gestión pertinente ante las instancias departamentales y nacionales pertinentes para presentar las propuestas municipales que deban ser incluidas en los planes Departamentales y Nacionales de salud. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 95
  • 96. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 4. Coordina con la Tesorería General o la oficina que haga sus veces la supervisión y control de los recursos de diverso orden que tienen destinación especifica para el sector salud en el Municipio, tal como lo establece el Sistema General de Participaciones. 5. Prepara la contratación y/o convenios necesarios para garantizar la prestación de servicios de salud del primer nivel a la población vinculada y de afiliación al régimen subsidiado y el Plan de Atención Básica a la totalidad de la población del Municipio, bien sea con instituciones municipales, departamentales, de los cabildos o privadas y ejercer la vigilancia y control para el cumplimiento de los mismo, de una manera coordinada y ajustada a las directrices de DASALUD PUTUMAYO. 6. Regula los procedimientos que utilicen las EPS y las ARS para promover la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, procurando que la información y métodos que empleen se ajusten a las normas vigentes. 7. Cumple y hace cumplir las normas de orden sanitario previstas en la normatividad vigente, así como también coordina a nivel intra y extrasectorial programas, actividades y recursos tendientes a mejorar las condiciones sanitarias de la población del Municipio. 8. Esta permanentemente actualizándose de las normas (Leyes, Decretos, Resoluciones, Ordenanzas) y los procedimientos que en materia de salud esta expidiendo el MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL, DASALUD Putumayo a través de mecanismos de comunicación como el INTERNET. 9. Promueve la participación de la comunidad en acciones de prevención y solución a los problemas de salud de la población y fomentar la participación en los Comités de Salud y veedurías ciudadanas. 10. Contribuye a la Secretaría de Planeación en la creación, consolidación y actualización permanente de una base de datos en todo lo concerniente a salud municipal. 11. Realiza labores de vigilancia epidemiológica en todo el municipio y hacer estudios que permitan conocer la naturaleza y magnitud de los problemas de salud y sus variaciones. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Constitución Política de Colombia. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 96
  • 97. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 2. Administración Básica y/o Hospitalaria 3. Informática Básica 4. Conocimientos Generales de la Ley 100 de 1993 5. Conocimientos Generales de la Ley 715 de 2001 Régimen de Salud 6. Talleres sobre el PAB Plan de Atención básica 7. Talleres sobre manejo de Grupos Asociativos y/o relacionados. 8. Talleres sobre Seguridad Social 9. Talleres sobre Salud Pública 10. Manejo de Internet. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios Experiencia Tal como lo establece el literal 22.2 del Artículo 22 del Decreto 785 de 2005, para Dos (2) años de experiencia profesional en el Director Local de Salud los requisitos el sector salud. serán: Título Profesional en áreas de la salud, económicas, administrativas o jurídicas. VII. COMPETENCIAS COMUNES (Art. 7º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Orientación a Realizar las funciones y cumplir los Cumple con oportunidad en Resultados compromisos organizacionales con función de estándares, eficacia y calidad objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas. Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Compromete recursos y MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 97
  • 98. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan. Orientación al usuario Dirigir las decisiones y acciones a Atiende y valora las y al Ciudadano la satisfacción de las necesidades necesidades y peticiones de los e intereses de los usuarios internos usuarios y de ciudadanos en y externos, de conformidad con las general. responsabilidades públicas Considera las necesidades de asignadas a la entidad. los usuarios al diseñar proyectos o servicios. Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. Transparencia Hacer uso responsable y claro de Proporciona información veraz, los recursos públicos, eliminando objetiva y basada en hechos. cualquier discrecionalidad indebida Facilita el acceso a la en su utilización y garantizar el información relacionada con acceso a la información sus responsabilidades y con el gubernamental. servicio a cargo de la entidad en que labora. Demuestra imparcialidad en sus decisiones. Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio. Compromiso con la Alinear el propio comportamiento a Promueve las metas de la Organización las necesidades, prioridades y organización y respeta sus metas organizacionales. normas. Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades. Apoya a la organización en situaciones difíciles. Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 98
  • 99. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON VIII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES DEL NIVEL DIRECTIVO (Art. 8º Decreto 2539 de 2005) COMPETENCIA DEFINICION DE LA CONDUCTAS ASOCIADAS COMPETENCIA Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y Mantiene a sus colaboradores mantener la cohesión de grupo motivados necesaria para alcanzar los Fomenta la comunicación clara, objetivos organizacionales. directa y concreta. Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. Promueve la eficacia del equipo. Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales. Planeación Determinar eficazmente las metas Anticipa situaciones y y prioridades institucionales, escenarios futuros con acierto identificando las acciones, los Establece objetivos claros y responsables, los plazos y los concisos, estructurados y recursos requeridos para coherentes con las metas alcanzarlas. organizacionales Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. Busca soluciones a los problemas Distribuye el tiempo con eficiencia. Establece planes alternativos de acción Toma de Decisiones Elegir entre una o varias Elige con oportunidad, entre alternativas para solucionar un muchas alternativas, los problema o atender una situación, proyectos a realizar. comprometiéndose con acciones Efectúa cambios complejos y concretas y consecuentes con la comprometidos en sus decisión. actividades o en las funciones que tiene asignada cuando detecta problemas o dificultades para su realización. Decide bajo presión Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 99
  • 100. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON Dirección y Desarrollo Favorece el aprendizaje y Identifica necesidades de de Personal desarrollo de sus colaboradores, formación y capacitación y articulando las potencialidades y propone acciones para satisfacerlas. necesidades individuales con las Permite niveles de autonomía con de la organización para optimizar la el fin de estimular el desarrollo calidad de las contribuciones de los integral del empleado. equipos de trabajo y de las Delega de manera efectiva personas, en el cumplimiento de sabiendo cuando intervenir y los objetivos y metas cuándo no hacerlo. organizacionales presentes y Hace uso de las habilidades y futuras. recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y estándares de productividad. Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento del desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 100
  • 101. REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE COLON 5. ORGANIGRAMA GENERAL DEL MUNICIPIO DE COLON PUTUMAYO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA RAMA EJECUTIVA DEL MUNICIPIO DE COLON PUTUMAYO ACUERDO MUNICIPAL Nº 014 del 12 de Agosto de 2005 ALCALDE MUNICIPAL NIVEL 005 - 10 ( 1 ) 1 COMITÉ DE CONSEJO CONSEJO DE GRUPO DE COMISION DE LICITACIONES Y MUNICIPAL DE COLPAD CONTRATOS PLANEACION GOBIERNO EDUCACION PERSONAL NIVEL JEFE DE CONTROL C. Control Social de Consejo ASESOR INTERNO Estratificación 105 - 06 ( 1 ) Territorial AREA SECRETARIA DE SECRETARIA DE DIRECCION LOCAL ADMINISTRACION Y PLANEACION Y DE SALUD FINANCIERA GOBIERNO OBRAS NIVEL SECRETARIO DE SECRETARIO DE DIRECTOR LOCAL 2 DESPACHO DESPACHO DE SALUD 020 - 06 ( 1 ) 020 - 06 ( 1 ) 020 - 06 ( 1 ) NIVEL 3 TESORERO GENERAL NIVEL DIRECTIVO 201 - 05 ( 1 ) NIVEL ASESOR NIVEL DIRECTIVO NIVEL 4 INSPECTOR POLICIA NIVEL PROFESIONAL URBANO 303 - 04 ( 1 ) NIVEL TECNICO NIVEL ASTENCIAL NIVEL LINEA DE AUTORIDAD 5 AUX. ADMINISTRATIVO AUX. AUX. ADMINISTRATIVO LINEA STAFF (Impuestos) ADMINISTRATIVO (Almacén y Archivo) 407 - 15 ( 1 ) (Presupuesto) 407 - 15 ( 1 ) COMITES DE APOYO MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 101
  • 102. 6. ASPECTOS GENERALES DEL MUNICIPIO DE COLON --* UBICACIÓN Se encuentra localizado al Noroccidente del departamento del Putumayo en la región del Valle de Sibundoy a N 01° 11’ 38 “ – W 76° 58’ 38”. Esta delimitado por el Norte con la Serranía del Bordoncillo y el municipio de Buesaco (Nariño); por el Oriente con el río San Pedro y el municipio de Sibundoy; por el sur con el cauce viejo del río San Pedro y el Municipio de San Francisco y por el Occidente con el río Tinjoy, su cauce viejo y el municipio de Santiago. EXTENSIÓN Y CLIMA Está enmarcado dentro de un área aproximada de 820 Km. Cuadrados, con unas 3.850 hectáreas utilizadas y 4.350 hectáreas de baldíos. Colón está a 2.215 mts sobre el nivel del mar y tiene una temperatura de 15° . ECONOMÍA El municipio de Colón esta basado su economía en las actividades agropecuarias, la industria es un renglón inexistente y el comercio es una actividad que no incide en la economía municipal. En época reciente el municipio se convirtió en pproductor4 de fríjol. La producción pecuaria históricamente ha sido establecidamente con ganado de producción lechera, con baja tecnificación. Las políticas aperturisticas de importación de productos de consumo masivo y de la canasta familiar, como el del fríjol desde el Ecuador a Canadá y la leche desde paai8ses Europeos, han reducido de manera considerable los rendimientos financieros de estos productos que son la base económica de este municipio. La producción de la leche que en el año 1999 obtuvo 6.247 litros diarios aumento a 6.820 en el 2.00 y a 1.912 litros en el año 200, la cantidad de cabezas de ganado en el municipio se mantuvo en contravia en lo mostrado por otros municipio del Valle de Sibundoy, pues de 4.060 cabezas en el año en 1.999 existen 4.065 en el 2.001. La producción de maíz y del tutor del fríjol y alimento tradicional de la comunidad indígena tuvo un aumento significativo al pasar de 168 toneladas en 1999 a 237 en el 2.000, pero el descenso notorio en el 2.001 año en el cual se cosecharon solo 60 toneladas, esto debido a los bajos precios que tiene este producto ya que se siembra sobre todo como tutor del fríjol, pero al parecer el campesino lo esta reemplazando por madera. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 102
  • 103. HISTORIA El 15 de febrero de 1535 Juan de Ampudia y Pedro de Añasco, tenientes de Sebastián de Belalcázar permanecen en el Valle de Sibundoy por 20 días y entran en contacto con los pobladores nativos. A finales de 15442 salió Pedro de Molina de Pasto, con dirección al Valle de Sibundoy. Allí se encontró con Hernán Pérez de Quesada. El capitán Rodrigo Pérez de Guzmán, figura en 1559, como el primer encomendero legalizado de Sibundoy y sus anexos: Santiago y San Andrés. Durante los años siguientes los misioneros aposentados en la región trataron de evangelizar a los indígenas utilizando su propia lengua y tradiciones, lo cual fortaleció la presencia aborigen hasta os inicios del siglo XX, cuando las riquezas del sector llamaron la atención de los colonos blancos y mestizos y se inicia la invasión colonizadora del Putumayo. La actual población de Colón, nació con el nombre de Sucre. Su fundador fue el padre Fidel de Monclar. La Fundación de esta población fue decretada por la Ley 51 del 18 de noviembre de 1911. El Ingeniero Hernando S. Dorado levantó los planos de las 121 manzanas en una explanada, incluyendo un hectárea para la iglesia, un convento, las escuelas y cinco parques. En 1920 había 200 casas y 2000 habitantes. El 1° de diciembre de 1920 mediant e decreto Nº 038, refrendado por el presidente Marco Fidel Suárez, Sucre devino municipio. En 1919 se convirtió en sedé de gobierno de la Comisaría del Putumayo, situación que mantuvo hasta el 10 de noviembre de 1922. De 1931 a 1936 Sucre cambio su nombre por el de Sibundoy, pero el 24 de mayo de 1936 paso a llamarse Colón. Cuando el Putumayo fue anexado a Nariño por el presidente Gustavo Rojas Pinilla, en 1953, se creo el municipio de Santiago, con tres corregimientos: Colón, Sibundoy y San Francisco. Cuando la Junta Militar reemplazo a Rojas Pinilla, en el año de 1957, el Putumayo volvió a ser Comisaría. El 22 de enero de 1958 se crearon los corregimientos correspondientes a cada uno de los municipios actuales del Valle de Sibundoy. El 7 de Diciembre de 1989 Colón se convierte de nuevo en municipio. BANDERA DEL MUNICIPIO ESCUDO DEL MUNICIPIO BANDERA DEL MUNICIPIO BIBLIOGRAFÍA: MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 103
  • 104. ENCUENTRO CON EL PUTUMAYO, Impresos Panamericanos, Calle 16 N° 3B – 15, Florencia Caquetá, 2005, Páginas 92, 174 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y DE COMPETENCIAS LABORALES 104

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