KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

Wissensbewahrung - mit Innovation und Tradition in die Zukunft gehen ? ? Moderator ? ? ? Experte Nachfolger Hinter- lassen- schaften Erbe - Erfahrungen zum Einsatz von Expert Debriefing – Vortrag auf der KnowTech am 29.09.2011Wissen muss frei sein!

Inhalt des Vortrags 1. Informationen zu den Unternehmen 2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der Methode Expert Debriefing 3. Systematische Prozessunterstützung durch die Verankerung im Personalprozess bei der Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG 4. Wissensbewahrungsstrategie unter dem demographischen Wandel bei Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG 5. Fragen und DiskussionWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 2

Tina Steimer Referentin Human Resources Management Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG 03/2007 Abschluss: Diplombetriebswirtin (FH Nürnberg) und Bachelor (B.A.) of International Business Administration Leeds University 04/2007 Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG Röthenbach bei Nürnberg Themen im Bereich Human Resources Management: Hochschulmarketing, Recruiting, Personal- und Potentialentwicklung, Demographie- und Gesundheitsmanagement, Wissensmanagement und Know-how Transfer, Expert DebriefingWissen muss frei sein!

Diehl-Gruppe – Firmenprofil Diehl-Gruppe Diehl BGT Defence Umsatz: 2,7 Mrd. € Die Teilkonzerne im Überblick: Mitarbeiter: 13.500 Hauptsitz: Nürnberg Familienunternehmen seit 1902Wissen muss frei sein!

Diehl BGT Defence GmbH & Co. KG Diehl-Gruppe Diehl BGT Defence Standorte Deutschland Fertigung: Überlingen Umsatz: 460 Mio. € am Bodensee Elektronik (Zentrale) Präzisionsarbeiten Fertigung und Test von EO Mitarbeiter: 1.700 und EM Subsystemen Entwicklung: Hauptsitz: Überlingen Centers of Competence Fertigung: Röthenbach bei Nürnberg Elektronik Faserverbundstoffe Verpackungssysteme Entwicklung: Centers of Competence Fertigung: Mariahütte/ Sprengstoffverarbeitung Maasberg Endintegration von Mariahütte/Maasberg Saarland Flugkörpern, Munition, Röthenbach Artillerieraketen Metallbearbeitung Überlingen PräzisionsarbeitenWissen muss frei sein!

Paul Seren Dipl. Ing. Luft- und Raumfahrttechnik Schaeffler Technologies GmbH & Co. KG seit 1990 in unterschiedlichen Verwendungen in der Unternehmensgruppe Leiter Wissensmanagement seit 2001 Konzeption und Aufbau des kommunikationsorientieren Wissensmanagements mit den Einzelthemen Intranet, Communities, Terminologie, Expert Debriefing, Wikis, Wissensveranstaltungen, Lessons Learned, Web 2.0, lernende Organisation Mitglied im Betriebsrat zuvor 12 Jahre Zeitsoldat bei der Bundeswehr/Luftwaffe mit Schwerpunkt in der LuftfahrzeuginstandsetzungWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 6

Die Schaeffler Gruppe Operative Führungsstruktur Sparten Schaeffler Automotive Schaeffler Industrie Schaeffler Aerospace nehmens- Motor- Getriebe- Fahrwerk- Automotive Anwendungen Vertrieb Industrie bereiche Unter- systeme systeme systeme Aftermarket Aftermarket Motoren- Getriebe- Fahrwerk- Ersatzteile Produktions- Branchen- Ersatzteile Aerospace elemente anwen- anwen- und maschinen manage- dungen dungen Service Branchenmanagements und Services für ments: Riemen- Windkraft Geschäftsbereiche/ Neben- Werkstätten Über- und Consumer aggregate und Handel Bahn wachungs- Ketten- Products konzepte triebe Kugellager Superprecision Heavy Aufbereitung Nadellager Industrie Kegelrollen- Antriebs- lager technik Kupplungs- Pendellager systeme Zylinderrollen- lager Getriebe- Linear- Technologien technologie Regionen/ LänderWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 7

Schaeffler Gruppe - Firmenprofil Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2010) 180 Standorte weltweit: ca. 70.000 weltweit: rund 9,5 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern Werke Vertrieb LuK INA FAGWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 8

Schaeffler Produkte Produktpalette Automotive IndustrieWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 9

Marc Nitschke Wirtschaftsinformatiker und Biologe Systemischer Organisationsberater seit April 2009 bei der Cogneon GmbH als Berater und Bereichsleiter Expert Debriefing und Wissensbewahrung zuvor über 15 Jahre im Metro Konzern in unterschiedlichen Funktionen und Führungspositionen tätig (zuletzt als Head of Knowledge Development im Bereich Corporate Executive Development bei der METRO AG) Vizepräsident in der Gesellschaft für Wissensmanagement e.V. (GfWM) https://www.xing.com/profile/marc.nitschke (Profil) http://twitter.com/MoNitschke (Tweet) http://www.cogneon.de/weblogs/marc.nitschke (Weblog)Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 10

Cogneon – Mission, Team, Standorte Mission: Beratung, Begleitung und Weiterbildung zu Wissensmanagement, Wissensarbeit und Lernender Organisation Team Simon Dückert Benedikt Scheerer Marc Nitschke Karlheinz Pape Marc Holfelder Katharina Kley Jochen Frühauf (Praktikantin) Standorte Nürnberg (Cogneon Akademie) Düsseldorf Erlangen Unsere Firmengeschichte: http://www.cogneon.de/node/2559Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 11

Kurze Geschichte des Expert Debriefings 1997-1999: Wissensbewahrungsprojekte mit dem Fokus Wissensdokumentation bei der Audi AG Ab 1999: Entwicklung eines expliziten „Expert Debriefing Prozesses“ für Einzelexperten 2002/2003: Erste Multiplikatorenschulungen bei Volkswagen (dort Wissensstafette genannt, 2006 Gewinn des Preises Wissensmanager des Jahres) 2005: Expert Debriefing Einführung bei Schaeffler, dort Kopplung mit Wiki und Wissensgemeinschaften Ausblick ab 2011 Expert Debriefing Benchlearning Gruppe (am 29.06.2011 gestartet) Ergänzung um Methoden des persönlichen WissensmanagementsWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 13

Kontext des Expert Debriefings Aufgaben und Hilfsmittel ? ? ? ? Moderator ? Experte Nachfolger Hinterlassenschaften Müll oder Erbe?Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 14

Aufgaben und Aufwände des Moderators Persönliche Wissenslandkarte (pWLK) Maßnahmenplan Moderator Persönliche Vorgespräch Wissens- Maßnahmen Feedback Maßnahmen Reflektion führen landkarte ableiten einholen begleiten moderieren aufbauen + 2h 3-4h 3h 1,5h+ 0-56h 2h Experte Nachfolger Werkzeugkasten Version 2.1 Normalfall: ca. 3-6 Monate Zeit Hinweis: die Darstellung folgt dem Business Process Modelling Notation 1.1 Standard (BPMN)Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 15

Werkzeugkasten für Expert Debriefing Dialog Persönliches Wiki moderiertes Übergabegespräch Soziales Netzwerk Diagramm Ansprechpartnerbesuch Flipcast Kooperatives Arbeiten Podcast Aufgabenbeschreibung Screencast Dokumentenbibliothek Wissensfloater Erfahrungsgeschichte Wissenslandkarte Frequently Asked Questions Schulungen WissensgemeinschaftenWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 16

Beispiel Soziale Netzwerke visualisieren – Beziehungskapital sichern Die Visualisierung interner und externer Netzwerke sichert das Beziehungs- kapital des Experten. Die Einarbeitungszeit verkürzt sich durch die visuelle Unterstützung. Max MusterWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 17

Expert Debriefing funktioniert nicht, wenn … der Prozess in Zeiten des Personalabbaus erfolgen soll. der Experte nicht bereit ist, sein Wissen zu teilen. keine Unternehmenskultur zur Wissensteilung vorhanden ist. Vorgesetzte sich inhaltlich stark einbringen. Vorgesetzte nicht hinter dem Prozess stehen. es keinen Raum (Zeit, Budget, Ort) für die Prozessdurchführung gibt.Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 18

Expert Debriefing funktioniert, wenn … der Prozess professionell und auf Augenhöhe moderiert wird. der gut strukturierte Prozess leicht an die Bedarfe des Auftragsgebers und externe Einflussfaktoren angepasst werden kann. Erwartungshaltungen der Beteiligten abgeholt werden. der Experte durch Wertschätzung motiviert wird. mögliche Ängste der Beteiligten durch Transparenz genommen werden und das Abstrakte durch Fallbeispiele konkretisiert wird. die Selbstorganisation der Transfertandems über einen „kontrollierten“ Maßnahmenplan läuft und dieser regelmäßigen Reviews unterliegt.Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 19

Expert Debriefing bei SchaefflerDer Wert der Berufserfahrung 13 425 Berufsjahre bei FAG Im Rahmen einer festlichen Abendveranstaltung im Mitarbeitercasino im Werk Schweinfurt ehrte die Schaeffler-Gruppe die Jubilare des Jahres 2010. Insgesamt feierten 436 Mitarbeiter der FAG-Standorte Schweinfurt, Eltmann und Elfershausen ihr 40. oder 25. Betriebsjubiläum. Ein Mitarbeiter kann sogar auf 50 Jahre Betriebszugehörigkeit zurückblicken. Die Gesellschafter der Schaeffler-Gruppe, Maria-Elisabeth Schaeffler und ihr Sohn Georg F. W. Schaeffler sowie Rainer Hundsdörfer, Vorsitzender der Geschäftsleitung der Schaeffler Gruppe Industrie, sprachen allen Dank und Anerkennung aus. In ihrer Festansprache würdigte Maria-Elisabeth Schaeffler das hohe Engagement, die Leistung und die Loyalität der Mitarbeiter, die mit ihren Ideen, ihrer Arbeitskraft und ihrer Erfahrung über viele Jahre hinweg zum Erfolg der Schaeffler Gruppe beigetragen haben. Insgesamt blicken die Jubilare auf 13 425 Berufsjahre im Unternehmen zurück. "In Kombination mit dem frischen Wind der jüngeren Mitarbeiter ist diese Erfahrung die Grundlage für unseren weiteren Erfolg", so Rainer Hundsdörfer.Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 21

Expert Debriefing bei Schaeffler Überblick über die Methode Zielsetzung: Systematische Wissensbewahrung bei Experten (= Wissensträgern), die - in Altersteilzeit/ Ruhestand gehen (Schwerpunkt) - aus dem Unternehmen austreten - intern die Stelle wechseln - vorübergehend abwesend sind (z.B. in Elternzeit gehen) Methode: - moderierte Wissenskommunikation zwischen Experte und Nachfolger(n) - Wissensdokumentation in Form von z.B. Checklisten, FAQs, Daumenregelsammlungen und Videos Zielgruppe: - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem Wissen - von den Vorgesetzten benannt und/ oder von Personalreferenten gemeldet - Meldung ca. 3 Monate bis mehrere Jahre im Voraus Dauer: - je nach Fall unterschiedlich lang (bis zu max. 2 Jahre) - auf die Dauer einfließende Faktoren sind z. B.: die verbleibende Zeit bis zum Firmenaustritt/ Stellenwechsel die Wissensmenge t die Aufgabenbreite Status: - 2005/ 2006 erste Pilot Debriefings - seit 2007 laufender Prozess laufender ProzessWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 22

Expert Debriefing bei SchaefflerGenereller Ablauf/ Schritte Vorgespräch führen Jobmap aufbauen 360°-Gespräche führen Wissensbewahrungs- Maßnahmen durchführen 1 2 3 4 5 6 … n Feedback Wissensbasis tWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 23

Expert Debriefing bei Schaeffler Erfahrungen aus 6 Jahren Anwendung 1. Identifizierung von Experten Erkennungsmerkmale eines Experten Nennung von Experten über Personalbereich bzw. durch die Vorgesetzten (Einbindung der Methode in Personalstrukturen und –prozesse) 2. Erfahrungen bei der Durchführung von Expert Debriefings Daten: 6 Jahre Anwendung, über 100 Expert Debriefings durchgeführt Erfolgsfaktoren: - Frühzeitige aktive Beteiligung des Nachfolgers ( erhöht Effektivität durch den hohen Anteil an Kommunikation und Fokussierung auf die relevanten Wissensinhalte) - Positive Einstellung des Experten zur Weitergabe seines Wissens - Unterstützung des Prozesses durch den Vorgesetzten ( Sicherung der Rahmenbedingungen) - Jobmap als Kernstück des Expert Debriefings ( Strukturierung) - Durchführung der 360° -Gespräche führt zu mehr Transparenz (wichtig: Benennung der Ansprechpartner durch den Experten) - keine interne Verrechnung der DienstleistungWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 24

Expert Debriefing bei SchaefflerMögliche Erkennungsmerkmale eines Experten Der Mitarbeiter beschäftigt sich als Einziger im Unternehmen/ am Standort/ in einem Bereich mit einem Wissensgebiet (singulärer Wissensträger). Der Mitarbeiter hat viel Erfahrungswissen, kennt Historien und trifft meist die "richtigen Entscheidungen". Der Mitarbeiter identifiziert sich selbst als Experte (Artikel, Publikationen etc) oder/ und hat ein Netzwerk zu anderen Experten (auch außerhalb des Unternehmens). Der Mitarbeiter wird oft und von vielen Kollegen zu einem Wissensgebiet genannt. Das Fehlen des Mitarbeiters wirkt sich nachteilig auf das Unternehmen aus, d.h. er weiß etwas, was ohne ihn nicht in diesem Umfang/ Zusammenhang und nicht innerhalb kurzer Zeit ermittelt werden kann. Der Mitarbeiter kann Fach- oder Führungskraft bzw. Spezialist oder Generalist sein.Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 25

Expert Debriefing bei SchaefflerÜberblick integrierte Personalentwicklung Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme Mitarbeiterentwicklung Mitarbeiter-Entwicklungs-Gespräch Managemententwicklung Relevanter Arbeitsmarkt Relevanter Arbeitsmarkt Einzel – AC / Berufung Einzel – AC / Berufung Management Management LIFe Führungslaufbahn Planstelle Planstelle Planstelle Planstelle Ausbildung Personalauswahl Coaching Bewerber und Einstiegsprogramme und Einstiegsprogramme Führungsbarometer Projektlaufbahn / Berufung / Berufung Talentmanagement Vorgesetzten-Konferenz Fachlaufbahn Direkteinstieg Gespräch Talente Pools Teamentwicklung Expert Personal- Personal- Einarbeitung und Mitarbeiterentwicklung Debriefi marketing auswahl Management- und Nachwuchskräfteentwicklung ngWissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 26

Expert Debriefing bei Schaeffler Auswahl von Experten/ Zusammenarbeit mit HR Geschäftsleitung Einbettung der Methode Personal: in den integrierten regelmäßige Personalentwicklungs- prozess Rücksprachen Operatives Vorgesetzte Personalmanagement in den Fachbereichen Austausch Die Personalreferenten sind für die Die Vorgesetzten melden an Ihren Fachbereiche die Ansprechpartner zuständigen Personalreferenten und/ bzgl. Personalthemen. Sie melden, in oder das Wissensmanagement, Absprache mit den Vorgesetzten, die wenn es Experten/ Wissensträger für ein Expert Debriefing unter Ihren Mitarbeitern gibt, die in einzuplanenden Mitarbeiter. absehbarer Zeit austreten werden. Austausch regelmäßig, Vorplanung 2-Jahressicht + bei akutem Bedarf Mitteilung Interne Rückmeldung von Mitarbeitern für Expert Debriefings Wissensmanagement Versenden einer Informationsmail 1x Einplanung der einzelnen Experten jährlich (vor der MEG-Phase) an alle im Expert Debriefing Kalender und Vorgesetzten in Deutschland, um sie für Durchführung der Methode nach die Thematik zu sensibilisieren. Dringlichkeit/ Priorität.Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 27

Wissensstrategie bei DBD Warum benötigen wir Wissensmanagement? Demographische Situation Hoher Spezialisierungsgrad und Altersstruktur Anzahl Mitarbeiter/-innen je Lebensalter am Standort Röthenbach (405 Mitarbeiter/-innen) 25 Durchschnittsalter = 47,56 Jahre Stand 01.06.2011 23 Schwer ersetzbar 435 MA bis 2020 20 20 20 20 19 19 17 17 Anzahl Mitarbeiter/-innen 15 15 14 14 14 13 13 12 11 11 10 9 9 9 9 8 8 7 7 6 6 6 5 5 5 4 4 4 4 4 3 3 3 Studium 2 2 2 2 1 1 0 0 0 0 0 0 0 Berufserfahrung 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 Lebensalter BranchenwissenWissen muss frei sein!

Wissensstrategie bei DBD Wo kommen wir her? Wo kommen wir her? 1 Hoffnung 2 Appell 3 Prozess 4 Expert Debriefing - Externe Unterstützung - Ressourcen - Prozess - Moderation - Reviews - ZielgruppendefinitionWissen muss frei sein!

Wissensstrategie bei DBD Zielgruppe: strategische Schlüssel-Know-how Schlüsselpositionen hoch Wissen ist Wissen ist schwer ersetzbar und schwer ersetzbar und strategisch von geringer strategisch von hoher Bedeutung Bedeutung Unersetzlichkeit des Strategische Schlüsselfunktionen Wissens Wissen ist Wissen ist leicht ersetzbar und leicht ersetzbar und strategisch von geringer strategisch von hoher Bedeutung Bedeutung Studium Berufserfahrung gering Branchenwissen gering hoch Strategische Bedeutung des WissenWissen muss frei sein!

Wissensstrategie bei DBD Ausblick • drei Wissensmanager inhouse über Cogneon ausgebildet • aktuell drei Pilot-Debriefings gestartet Prozess nachhaltig weiter ausbauen: • Debriefings an allen DBD Standorten initiieren • Debriefings auf Defence Teilkonzernebene • Train-the-Trainer -> intern Wissensmanager ausbilden • online WissensbasisWissen muss frei sein!

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen?Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 33

Kontakt Paul Seren Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG Leiter Wissensmanagement Paul.Seren@schaeffler.com +49 9132 82 5099 Tina Steimer Diehl BTG Defence HR Management Tina.Steimer@diehl-bgt-defence.de +49 911 957 2270 Marc Nitschke Cogneon GmbH marc.nitschke@cogneon.de +49 2152 555 6624Wissen muss frei sein! Wissensbewahrung Seite 34

KnowTech 2011 - Wissensbewahrung mit schaeffler diehl cogneon

by Cogneon GmbH on Jun 05, 2012

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