1. Zukunft Wissensbewahrung -
mit Innovation und Tradition
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Moderator ? ?
?
Experte Nachfolger
Hinter-
lassen-
schaften Erbe
- Erfahrungen zum Einsatz von Expert Debriefing –
Vortrag auf der i-KNOW am 08.09.2011
Wissen muss frei sein!

2. i-Know 2011
Inhalt des Vortrags
1. Informationen zu den Unternehmen
2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der
Methode Expert Debriefing
3. Die Methode Expert Debriefing und die
Erfahrungen bei Schaeffler
4. Ausblick
5. Fragen und Diskussion
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 2

3. Annette Hußnetter
Studium der Betriebswirtschaftslehre (FH),
Schwerpunkt Personal/ Logistik
in 2006 Berufseinstieg in die Schaeffler Gruppe
4 Jahre Tätigkeit in der Personalentwicklung der
Schaeffler Gruppe (hier u.a. verantwortlich für die
Themen: Mitarbeiter-Entwicklungs-Gespräch,
Vorgesetzten-Beurteilung, Trainingsorganisation)
seit ca. 1 Jahr im Wissensmanagement der
Schaeffler Gruppe tätig und hier zuständig für die
Methode Expert Debriefing (Prozessverantwortung,
Betreuung der deutschen Standorte)
www.xing.com/profile/Annette_Hussnetter
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4. Globale Kundennähe bei Schaeffler
Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte
Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2010) 180 Standorte
weltweit: ca. 70.000 weltweit: rund 9,5 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern
Werke Vertrieb
LuK
INA
FAG
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5. Die Schaeffler Gruppe
Operative Führungsstruktur
Sparten
Schaeffler Automotive Schaeffler Industrie Schaeffler
Aerospace
nehmens-
Motor- Getriebe- Fahrwerk- Automotive Anwendungen Vertrieb Industrie
bereiche
Unter-
systeme systeme systeme Aftermarket Aftermarket
Motoren- Getriebe- Fahrwerk- Ersatzteile Produktions- Branchen- Ersatzteile Aerospace
elemente anwen- anwen- und maschinen manage-
dungen dungen Service
Branchenmanagements
und Services für ments:
Riemen- Windkraft
Geschäftsbereiche/
Neben- Werkstätten Über-
und Consumer
aggregate und Handel Bahn wachungs-
Ketten- Products
konzepte
triebe Kugellager Superprecision
Heavy
Aufbereitung
Nadellager Industrie
Kegelrollen- Antriebs-
lager technik
Kupplungs- Pendellager
systeme Zylinderrollen-
lager
Getriebe- Linear-
Technologien technologie Regionen/
Länder
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6. Schaeffler Automotive (INA, FAG, LuK)
Produktpalette
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 6

7. Schaeffler Industrie (INA, FAG)
Umfassendes Produktprogramm
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 7

8. Marc Nitschke
Wirtschaftsinformatiker und Biologe
Systemischer Organisationsberater
seit April 2009 bei der Cogneon GmbH als Berater
und Bereichsleiter Expert Debriefing und Wissensbewahrung
zuvor über 15 Jahre im Metro Konzern in unterschiedlichen
Funktionen und Führungspositionen tätig
(zuletzt als Head of Knowledge Development im Bereich Corporate
Executive Development bei der METRO AG)
Vizepräsident in der Gesellschaft für Wissensmanagement e.V. (GfWM)
https://www.xing.com/profile/marc.nitschke (Profil)
http://twitter.com/MoNitschke (Tweet)
http://www.cogneon.de/weblogs/marc.nitschke (Weblog)
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9. Cogneon – Mission, Team, Standorte
Mission: Beratung, Begleitung und Weiterbildung zu
Wissensmanagement, Wissensarbeit und Lernender
Organisation
Team
Simon Dückert Benedikt Scheerer
Marc Nitschke Karlheinz Pape
Marc Holfelder Katharina Kley
Jochen Frühauf (Praktikantin)
Standorte
Nürnberg (Zukunftszentrum Wissensmanagement)
Düsseldorf
Erlangen
Unsere Firmengeschichte:
http://www.cogneon.de/node/2559
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 9

10. i-Know 2011
Inhalt des Vortrags
1. Informationen zu den Unternehmen
2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der
Methode Expert Debriefing
3. Die Methode Expert Debriefing und die
Erfahrungen bei Schaeffler
4. Ausblick
5. Fragen und Diskussion
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11. Megatrend Wissensgesellschaft –
Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt
Knowledge worker
White collar worker
Blue collar worker
Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008), für Deutschland bestätigt durch BIBB
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12. Einflussfaktor 1: Demografischer Wandel
Demografische
Pyramide
Österreich 2050
Quelle: http://www.freiraum-
europa.org/index.php?menuid
=86 abgerufen am 07.09.2011
Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008)
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 12

13. Einflussfaktor 2: Fachkräftemangel
Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008)
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14. Einflussfaktor 3: Fluktuation
Quelle: Zukunftsinstitut: Megatrend Dokumentation (2008)
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15. Kurze Geschichte des Expert Debriefings
1997-1999: Wissensbewahrungsprojekte mit dem Fokus
Wissensdokumentation bei der Audi AG
Ab 1999: Entwicklung eines expliziten „Expert Debriefing
Prozesses“ für Einzelexperten
2002/2003: Erste Multiplikatorenschulungen bei Volkswagen (dort
Wissensstafette genannt, 2006 Gewinn des Preises
Wissensmanager des Jahres)
2005: Expert Debriefing Einführung bei Schaeffler, dort Kopplung
mit Wiki und Wissensgemeinschaften
Ausblick ab 2011
Expert Debriefing Benchmark Gruppe (am 29.06.2011 gestartet)
Ergänzung um Methoden des persönlichen
Wissensmanagements
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 15

16. Kontext des Expert Debriefings
Aufgaben und Hilfsmittel
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Moderator
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Experte Nachfolger
Hinterlassenschaften
Müll oder Erbe?
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 16

17. Aufgaben und Aufwände des Moderators
Persönliche
Wissenslandkarte
(pWLK) Maßnahmenplan
Persönliche
Vorgespräch Wissens- Maßnahmen Feedback Maßnahmen Reflektion
führen landkarte ableiten einholen begleiten moderieren
aufbauen +
2h 3-4h 3h 1,5h+ 0-56h 2h
Werkzeugkasten Version 2.1
Normalfall: ca. 3-6 Monate Zeit
Hinweis: die Darstellung folgt dem Business Process Modelling Notation 1.1 Standard (BPMN)
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18. Die pWLK ist die Basis für die Wissenstransfer-
maßnahmen
Maßnahmenplan
Arbeitshistoire
Rollen/ Aufgaben
Wissensgebiete
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19. Werkzeugkasten für Expert Debriefing
Dialog Persönliches Wiki
moderiertes Übergabegespräch Soziales Netzwerk Diagramm
Ansprechpartnerbesuch Flipcast
Kooperatives Arbeiten Podcast
Aufgabenbeschreibung Screencast
Dokumentenbibliothek Wissensfloater
Erfahrungsgeschichte Wissenslandkarte
Frequently Asked Questions Schulungen
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20. Beispiel Soziale Netzwerke visualisieren –
Beziehungskapital sichern
Die Visualisierung interner
und externer Netzwerke
sichert das Beziehungs-
kapital des Experten.
Die Einarbeitungszeit
verkürzt sich durch die
visuelle Unterstützung.
Max
Muster
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21. Expert Debriefing funktioniert nicht, wenn …
der Prozess in Zeiten des Personalabbaus erfolgen soll.
der Experte nicht bereit ist, sein Wissen zu teilen.
keine Unternehmenskultur zur Wissensteilung vorhanden ist.
Vorgesetzte nicht hinter dem Prozess stehen.
Vorgesetzte sich inhaltlich stark einbringen.
es keinen Raum (Zeit, Budget, Ort) für die Prozessdurchführung gibt.
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22. Expert Debriefing funktioniert, wenn …
der Prozess professionell und auf Augenhöhe moderiert wird.
der gut strukturierte Prozess leicht an die Bedarfe des Auftrags-
gebers und externe Einflussfaktoren angepasst werden kann.
Erwartungshaltungen der Beteiligten abgeholt werden.
der Experte durch Wertschätzung motiviert wird.
mögliche Ängste der Beteiligten durch Transparenz genommen
werden und das Abstrakte durch Fallbeispiele konkretisiert wird.
die Selbstorganisation der Transfertandems über einen
„kontrollierten“ Maßnahmenplan läuft und dieser regelmäßigen
Reviews unterliegt.
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 22

23. i-Know 2011
Inhalt des Vortrags
1. Informationen zu den Unternehmen
2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der
Methode Expert Debriefing
3. Die Methode Expert Debriefing und die
Erfahrungen bei Schaeffler
4. Ausblick
5. Fragen und Diskussion
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 23

24. Expert Debriefing bei Schaeffler
Der Wert der Berufserfahrung
13 425 Berufsjahre bei FAG
Im Rahmen einer festlichen Abendveranstaltung im Mitarbeitercasino im Werk Schweinfurt ehrte die
Schaeffler-Gruppe die Jubilare des Jahres 2010. Insgesamt feierten 436 Mitarbeiter der FAG-Standorte
Schweinfurt, Eltmann und Elfershausen ihr 40. oder 25. Betriebsjubiläum. Ein Mitarbeiter kann sogar auf
50 Jahre Betriebszugehörigkeit zurückblicken. Die Gesellschafter der Schaeffler-Gruppe, Maria-Elisabeth
Schaeffler und ihr Sohn Georg F. W. Schaeffler sowie Rainer Hundsdörfer, Vorsitzender der
Geschäftsleitung der Schaeffler Gruppe Industrie, sprachen allen Dank und Anerkennung aus. In ihrer
Festansprache würdigte Maria-Elisabeth Schaeffler das hohe Engagement, die Leistung und die Loyalität
der Mitarbeiter, die mit ihren Ideen, ihrer Arbeitskraft und ihrer Erfahrung über viele Jahre hinweg zum
Erfolg der Schaeffler Gruppe beigetragen haben. Insgesamt blicken die Jubilare auf 13 425 Berufsjahre im
Unternehmen zurück. "In Kombination mit dem frischen Wind der jüngeren Mitarbeiter ist diese
Erfahrung die Grundlage für unseren weiteren Erfolg", so Rainer Hundsdörfer.
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 24

25. Expert Debriefing bei Schaeffler
Überblick über die Methode
Zielsetzung: Systematische Wissensbewahrung bei Experten (= Wissensträgern), die
- in Altersteilzeit/ Ruhestand gehen (Schwerpunkt)
- aus dem Unternehmen austreten
- intern die Stelle wechseln
- vorübergehend abwesend sind (z.B. in Elternzeit gehen)
Methode: - moderierte Wissenskommunikation zwischen Experte und Nachfolger(n)
- Wissensdokumentation in Form von z.B. Checklisten, FAQs,
Daumenregelsammlungen und Videos
Zielgruppe: - Experten (siehe Zielsetzung) mit Alleinstellungsmerkmal/ singulärem
Wissen
- von den Vorgesetzten benannt und/ oder von Personalreferenten gemeldet
- Meldung ca. 3 Monate bis mehrere Jahre im Voraus
Dauer: - je nach Fall unterschiedlich lang (bis zu max. 2 Jahre)
- auf die Dauer einfließende Faktoren sind z. B.:
die verbleibende Zeit bis zum Firmenaustritt/ Stellenwechsel
die Wissensmenge
t
die Aufgabenbreite
Status: - 2005/ 2006 erste Pilot Debriefings
- seit 2007 laufender Prozess
laufender
Prozess
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26. Expert Debriefing bei Schaeffler
Genereller Ablauf/ Schritte
Vorgespräch
führen
Jobmap
aufbauen
360°-Gespräche
führen
Wissensbewahrungs-
Maßnahmen durchführen
1 2 3 4 5 6 … n
Feedback
Wissensbasis
t
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 26

27. Expert Debriefing bei Schaeffler
Erfahrungen aus 6 Jahren Anwendung
1. Identifizierung von Experten
Mögliche Erkennungsmerkmale eines Experten
Nennung von Experten über Personalbereich bzw. durch die Vorgesetzten
(Einbindung der Methode in Personalstrukturen und -prozesse)
2. Erfahrungen bei der Durchführung von Expert Debriefings
Daten: 6 Jahre Anwendung, über 100 Expert Debriefings durchgeführt
Erfolgsfaktoren:
- Frühzeitige aktive Beteiligung des Nachfolgers ( erhöht Effektivität durch
den hohen Anteil an Kommunikation und Fokussierung auf die relevanten
Wissensinhalte)
- Positive Einstellung des Experten zur Weitergabe seines Wissens
- Unterstützung des Prozesses durch den Vorgesetzten ( Sicherung der
Rahmenbedingungen)
- Jobmap als Kernstück des Expert Debriefings ( Strukturierung)
- Durchführung der 360° -Gespräche führt zu mehr Transparenz (wichtig:
Benennung der Ansprechpartner durch den Experten)
- keine interne Verrechnung der Dienstleistung
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28. Expert Debriefing bei Schaeffler
Mögliche Erkennungsmerkmale eines Experten
Der Mitarbeiter beschäftigt sich als Einziger im Unternehmen/ am Standort/ in
einem Bereich mit einem Wissensgebiet (singulärer Wissensträger).
Der Mitarbeiter hat viel Erfahrungswissen, kennt Historien und trifft meist die
"richtigen Entscheidungen".
Der Mitarbeiter identifiziert sich selbst als Experte (Artikel, Publikationen etc)
oder/ und hat ein Netzwerk zu anderen Experten (auch außerhalb des
Unternehmens).
Der Mitarbeiter wird oft und von vielen Kollegen zu einem Wissensgebiet
genannt.
Das Fehlen des Mitarbeiters wirkt sich nachteilig auf das Unternehmen aus, d.h.
er weiß etwas, was ohne ihn nicht in diesem Umfang/ Zusammenhang und
nicht innerhalb kurzer Zeit ermittelt werden kann.
Allgemein: Der Mitarbeiter kann Fach- oder Führungskraft bzw. Spezialist oder
Generalist sein.
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 28

29. Expert Debriefing bei Schaeffler
Überblick integrierte Personalentwicklung
Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme
Einarbeitungs- und Einstiegsprogramme
Mitarbeiterentwicklung
Mitarbeiter-Entwicklungs-Gespräch
Managemententwicklung
Relevanter Arbeitsmarkt
Relevanter Arbeitsmarkt
Einzel – AC / Berufung
Einzel – AC / Berufung
Management
Management LIFe Führungslaufbahn
Planstelle
Planstelle
Planstelle
Planstelle
Ausbildung
Personalauswahl
Coaching
Bewerber
und Einstiegsprogramme
und Einstiegsprogramme
Führungsbarometer Projektlaufbahn
/ Berufung
/ Berufung
Talentmanagement
Vorgesetzten-Konferenz Fachlaufbahn
Direkteinstieg
Gespräch
Talente Pools
Teamentwicklung
Personal- Personal- Einarbeitung und Mitarbeiterentwicklung Expert
marketing auswahl Debriefing
Management- und Nachwuchskräfteentwicklung
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30. Expert Debriefing bei Schaeffler
Auswahl von Experten/ Zusammenarbeit mit HR
Geschäftsleitung Einbettung der Methode
Personal: in den integrierten
regelmäßige Personalentwicklungs-
prozess
Rücksprachen
Operatives Vorgesetzte
Personalmanagement in den Fachbereichen
Austausch
Die Personalreferenten sind für die Die Vorgesetzten melden an Ihren
Fachbereiche die Ansprechpartner zuständigen Personalreferenten und/
bzgl. Personalthemen. Sie melden, in oder das Wissensmanagement,
Absprache mit den Vorgesetzten, die wenn es Experten/ Wissensträger
für ein Expert Debriefing unter Ihren Mitarbeitern gibt, die in
einzuplanenden Mitarbeiter. absehbarer Zeit austreten werden.
regelmäßig, Vorplanung 2-Jahressicht
+
Austausch bei akutem Bedarf
Mitteilung
Interne
Rückmeldung von
Mitarbeitern für
Expert Debriefings
Wissensmanagement
Einplanung der einzelnen Experten Versenden einer Informationsmail 1x
im Expert Debriefing Kalender und jährlich (vor der MEG-Phase) an alle
Durchführung der Methode nach Vorgesetzten in Deutschland, um sie für
Dringlichkeit/ Priorität. die Thematik zu sensibilisieren.
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31. i-Know 2011
Inhalt des Vortrags
1. Informationen zu den Unternehmen
2. Historie, Entwicklung und Erfahrungen mit der
Methode Expert Debriefing
3. Die Methode Expert Debriefing und die
Erfahrungen bei Schaeffler
4. Ausblick
5. Fragen und Diskussion
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 31

32. Expert Debriefing bei Schaeffler
Ausblick
a. Zunehmend hohe Nachfrage in Deutschland
zeigt Relevanz der Wissenssicherung für das Unternehmen auf
verdeutlicht den vorhandenen Bedarf für eine Unterstützung der
Vorgesetzten zum Thema Wissenssicherung
b. Verstärkte Anfrage bei ausländischen Mitarbeitern
mit Durchführung in Deutschland
c. Einführung der Methode in den ausländischen Standorten (in
Abhängigkeit der jeweiligen Altersstrukturen)
Einführung in den USA vor 3 Jahren
Einführung in mindestens einem weiteren Land geplant
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33. Persönliche Wissenslandkarte (pWLK) im
Mitarbeiterlebenszyklus
Die pWLK kann in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus eingebunden werden
und unterstützt dabei die Optimierung der Geschäftsprozesse.
Erstellung des Einarbeitungs- Know-How Darstellung und Strukturierte Übergabe des
plans und Festlegung der Festlegung von Weiterbildungs- Wissens, wenn Wissens-
Übernahmekriterien maßnahmen träger die Stelle oder das
Unternehmen verlassen.
Auswahl Beginn Probezeit Einsatz / Entwicklung Arbeitsunter- Trennung/ Ende
Beurteilung brechung Verrentung
Minimierung des Wissensverlust-
Erstellung der Stellen- Festlegung von Aufgabenfeldern risikos bei temporären oder
ausschreibung und und Unterstützung von unvorhergesehenen Arbeitsunter-
Festlegung der Auswahl- Kompetenzbeurteilungen in brechungen (z.B. Elternzeit,
kriterien Mitarbeitergesprächen Krankheit, Tod)
Performance Training and Communication &
Staffing* Management* Development* Coordination*
* Referenziert auf das People-CMM Level 2 – Managed
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 33

34. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Haben Sie Fragen?
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 34

35. Kontakt
Annette Hußnetter
Schaeffler Technologies GmbH & Co.KG
Zentrales Wissensmanagement
Annette.Hussnetter@schaeffler.com
+49 9132 82-6084
Marc Nitschke
Cogneon GmbH
marc.nitschke@cogneon.de
+49 2152 555 6624
Wissen muss frei sein! Zukunft Wissensbewahrung Seite 35