Buenas prácticas en la toma física de inventarios
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Buenas prácticas en la toma física de inventarios

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Lista varias actividades y controles que las empresas deben establecer para una adecuada preparación y ejecución de la toma de inventarios.

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Buenas prácticas en la toma física de inventarios Buenas prácticas en la toma física de inventarios Document Transcript

  • INVENTARIOS Email: cmconsultoressa@hotmail.com www.facebook.com/cmyasociados www.cmconsultoressa.es.tl _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com
  • Control Interno de los Inventarios El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:      Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios Reduce el costo de la toma del inventario físico anual. Método de Control de los Inventarios Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable. El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra sin ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo se le conoce como Control Preventivo. El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com
  • La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. 2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material. 3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. 4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. 5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado. 6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito. 7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. 8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición. 9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. 11. Comprar el inventario en cantidades económicas. 12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com View slide
  • 13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. 14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización. 15. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables. 16. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. 17. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. 18. Proteger los inventarios con una póliza de seguro. 19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables. 20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad. 21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia. 22. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros. 23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe. 24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos. 25. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de un artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes. 26. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com View slide
  • soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima. 27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias, emitirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobará la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma se chequeará si los registros contables cuadran con la existencia real. 28. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegarán los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasará al departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este departamento comprobará si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasará al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y determinará el costo unitario por artículo. 29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicará la fecha en que debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasará información al encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificará el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas. 30. Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. Inventario Cíclico vs Inventario Físico 1. INVENTARIO Desde un punto de vista tradicional, se puede definir como inventarios a todos aquellos bienes tangibles que se tienen para la venta por parte del negocio o en su defecto aquellos _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com
  • que serán consumidos en la producción de otros bienes o servicios con fines de comercialización. Los inventarios usualmente suelen comprender:     Materias primas Productos en proceso Productos terminados o bien mercancías para venta Materiales, repuestos y accesorios a ser consumidos durante el proceso de producción ya sea por el proceso mismo o los equipos que los emplean. 2. INVENTARIO CÍCLICO El inventario cíclico es un método de conteo y control en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio fiscal. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales, es decir, bimestral, trimestral, etcétera. El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos, por ejemplo: La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del adecuado manejo del inventario que permitirá al negocio mantener el control de sus procesos, compras y entregas oportunamente y de esta manera conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Se clasifican todos aquellos que deben incluirse en el inventario cíclico, mediante un indicador que se utiliza para agruparlos en diversas categorías (usualmente A, B y C). Para cada categoría se definen los intervalos de tiempo de recuento. Una vez cumplido el ciclo de cada categoría se hará el conteo de los materiales considerados dentro del grupo registrando la existencia real en una ficha de registro comparándose posteriormente con la existencia teórica y realizando los ajustes de forma contable y en cantidad. La fórmula tradicional del inventario cíclico es: Inventario Cíclico de Categoría = Fecha de último inventario de Categoría + intervalo predefinido de Categoría. 3. INVENTARIO FÍSICO Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en un almacén y que está valorada al costo de adquisición y destinada para la venta o actividades productivas. A este tipo de partidas suelen nombrárseles como Inventario Físico ya que se mide mediante una estadística física o palpable de aquello que hay en existencias en la empresa. _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com
  • La toma del inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efectos de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; ya sea por bodega o por secciones, en el depósito u otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:    Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias y las existencias físicas (cantidad real en existencia). Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación. 2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real. 4. VERSUS Mientras que el inventario físico permite actualizar las existencias reales de todos los materiales existentes en el control de la empresa una vez al año para efectos de cierre y apertura fiscales, el inventario cíclico permite conocer las existencias y variaciones de los productos más importantes, de mayor costo o movimiento en el negocio y de esta manera efectuar los ajustes necesarios preparando el terreno para un inventario físico más acertado a la vez que proporciona información de toma de decisiones en menor tiempo dando la posición financiera respecto de los materiales requeridos por los procesos de la empresa o destinados a la compra-venta. Fuente: Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno. Bogotá D.C. / Colombia _____________________________________________________________________ www.cmconsultoressa.es.tl www.facebook.com/cmyasociados Email.: cmconsultoressa@hotmail.com
  • COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Ciudad: Bodega: Responsable: Fecha de Confirmación: Propósito El objeto de este papel de trabajo es validar por parte de la Gerencia que se han establecido los elementos de control que se consideran acordes a la operación, para la preparación y ejecución de la toma física de inventarios. 1. Aplicabilidad Este papel de trabajo deberá ser completado y revisado en su totalidad por el funcionario responsable de liderar la toma física del inventario y por los colaboradores asignados para dicha labor según corresponda. 2. Evidencia de Revisión Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó. Nombre Fecha (dd/mm/aaaa): Firma Elaboró: Revisó: Revisó: 3. Procedimientos Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando la implementación de cada una de las actividades y controles que la compañía ha establecido de acuerdo a la Política y procedimientos de Inventarios, de tal forma que se minimicen las desviaciones en los resultados del inventario y se cuenten con adecuados elementos de seguridad.
  • COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Ciudad: Bodega: 4. Responsable: Fecha de Confirmación: Verificación Actividad Previo al inventario Comunique a todas las áreas de la compañía la fecha proyectada para la elaboración de los inventarios, de tal forma que no se afecte la operación de la compañía. Solicite confirmación por escrito de los funcionarios que solicita la Política y el procedimiento, deben participar en dicho inventario (Gerente de Producción, Contabilidad, colabores de áreas etc.). En caso de no ser posible su participación, se deberá informar oportunamente a la Comisión de Inventarios. Comunicar oficialmente a los clientes con apoyo del área Comercial, las fechas de inventario y por tanto programar la entrega de productos antes del mismo. En caso de no ser posible retirar la mercancía de los clientes que ya fue facturada, deberá aislarla de los productos a inventariar, así como deberá estar plenamente identificada y adjuntar una copia de su factura. Si No Comentarios
  • COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Ciudad: Bodega: Responsable: Fecha de Confirmación: Actividad De ser necesario programe jornadas de aseo y ordenamiento de la bodega, garantizando que a la fecha del inventario todos los productos se encuentren en su correspondiente localización y están plenamente identificados con el código que les corresponde. Identifique los productos obsoletos y/o dañados, proceda a separarlos de los productos a inventariar, sin olvidar dejarlos plenamente identificados. Verifique que aquellos productos de mayor valor, se encuentran adecuadamente custodiados. Programe la capacitación a los funcionarios tanto administrativos como operativos que participaran en el conteo y asegúrese que todos confirmen su asistencia. En caso que un funcionario no pueda participar en la capacitación o en el inventario, su Jefe Inmediato será quien presente dicha situación de manera formal, explicando las razones de su ausencia. Elabore un instructivo preciso y no muy extenso sobre la forma de realizar el conteo de acuerdo a las características de peso, tamaño y medidas de los productos a inventariar, de tal forma que los participantes se familiaricen con los Si No Comentarios
  • COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Ciudad: Bodega: Responsable: Fecha de Confirmación: Actividad productos. Igualmente incluya ejemplos sobre el correcto diligenciamiento de las tarjetas de inventario, la instrucción de realizar el conteo de forma ordenada, la función de los líderes de los grupos de conteo y la identificación de las rutas de evacuación, entre otros. En caso que la operación no pueda pararse al 100%, no olvide seguir los procedimientos establecidos para el movimiento de mercancía. Dicho procedimiento deberá informarse en la capacitación a los participantes. Durante la capacitación registre en planilla la asistencia de los participantes Asegúrese de contar con los elementos de seguridad (botas, batas, guantes, arnés etc.) suficientes para todos los participantes en el inventario. Si es necesario solicite apoyo al área de seguridad industrial Verifique que las rutas de evacuación estén correctamente señalizadas, así como el funcionamiento de la red anti incendios. Organice los grupos de conteo tanto para el primero como segundo conteo de acuerdo a las localizaciones, verificando que un mismo funcionario no cuente lo mismo dos veces y que cada grupo este conformado por un funcionario Si No Comentarios
  • COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Ciudad: Bodega: Responsable: Fecha de Confirmación: Actividad administrativo y un operativo. Asigne los líderes de conteo para cada grupo, así como los miembros de la mesa de conteo (estos no pueden ser funcionarios de la operación que está siendo objeto del inventario). Genere las tarjetas de inventario sin los saldos del sistema e informe a la Comisión de inventario el número de tarjetas a generar, estando cada tarjeta pre numerada. Genere las tarjetas de inventarios utilizadas para la mercancía obsoleta o de lenta rotación. Realice el corte de documentos en el sistema antes de iniciar el inventario y entregue dichos soportes a los organismos de control. Verifique que se cuentan con todos los elementos de trabajo necesarios para el inventario (bolígrafos, calculadoras, etiquetas de conteo, etc.) Durante el inventario Verifique la asistencia de todos los participantes convocados. En caso que alguien no asista informe a su Jefe Inmediato, para tomar las medidas disciplinarias que se consideren. Si No Comentarios
  • COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Ciudad: Bodega: Responsable: Fecha de Confirmación: Actividad Entregue los elementos de seguridad a los participantes en el inventario (guantes, mascarillas, batas, botas aceradas, etc.). Asigne los grupos de conteo a cada líder, según previa programación. Entregue al líder de los grupos de conteo las etiquetas para identificar el primer o segundo conteo según corresponda, así como las tarjetas para el registro del inventario Verifique que los líderes de conteo acompañen a los grupos asignados durante el inventario. Identifique la mercancía que se encuentra en tránsito e informe a la Mesa de Control. Valide que no se acepten tarjetas con tachaduras o enmendaduras por la mesa de control La investigación de las diferencias generadas luego de cruzados los resultados del inventario con los saldos del sistema, deberán ser realizados por funcionarios: dos funcionarios administrativos y un operativo. Si No Comentarios
  • COMPAÑÍA XYZ BUENAS PRÁCTICAS PARA UNA ADECUADA PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS Ciudad: Bodega: Responsable: Fecha de Confirmación: Actividad Finalizado el Inventario Para las diferencias generadas informe la razón de las mismas, anexe documentación soporte y solicite la correspondiente autorización para su ajuste. Establezca acuerdos sobre la entrega de informes finales del inventario a todas las áreas que requieran dichos resultados. Si No Comentarios