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Ecm online v 1 0 Document Transcript

  • 1. L’ Enterprise Content Managementprofessionale per le piccoleorganizzazioni.Ci sono cose a cui le piccole organizzazioni, parlo di meno di 50 dipendenti, rinunciano per motivi più checondivisibili come: mancanza di fondi per investimenti in tecnologia informatica, difficoltà di trovare adeguaterisorse tecniche a prezzi ragionevoli, mancanza di informazioni e competenze sull’innovazione, pocapredisposizione all’utilizzo di consulenze esterne. Le rinunce non devono essere confuse con la mancanza dibisogno, anzi tutte queste organizzazioni, di cui la mia fa parte, hanno, dal punto di vista della produttività delleproprie persone e del business in generale, ancora più bisogno di strumenti adeguati rispetto alle grandiaziende che possono permettersi sacche di improduttività ovunque, infatti esse sono annegate nei grandinumeri. La micro e piccola organizzazione deve avere ogni ora lavorata, ogni persone, ogni documento sottocontrollo perché non possiede risorse per sprecare produttività. Alla fine proprio questa organizzazionirinunciano spesso ad avere una casella mail professionale, ma usano servizi inadeguati, non hanno strumenti dicomunicazione e collaborazione e di gestione documentale condivisa. Da un paio di anni si possono trovare,grazie alle nuove tecnologie di “cloudcomputing” offerte su internet molto valide per risolvere insieme tuttiquesti bisogni ad un costo assolutamente accettabile anche per le piccole organizzazioni, anzi forse proprio perloro sono nati questi servizi. Uno di questi è l’Enterprise Content Management nel “Cloud” ; esso è unaversione semplificata di quello che le grandi aziende fanno con investimenti milionari in datacenter e ha unaconnotazione più pratica che io non definirei con una sigla, l’ECM, ma piuttosto con una frase che in sintesispiega il concetto: “L’ufficio ovunque”. Ci sono offerte di Multinazionali come Google con Google Docs, IBMcon Lotus Live e Microsoft con i Business Productivity Online Servicesoggi e Office 365 in beta disponibile abreve, ma anche di operatori italiani come Telecomitalia nell’ambito di “Nuvola Italiana”. Di seguito viracconto come ad esempio con Microsoft si risolvono molti dei vincoli alla produttività delle piccoleorganizzazioni con questi strumenti ed in particolare con SharePoint Online, che è il cuore della collaborazionesu documenti, il tutto per pochi Euro al mese per persona.Problema n° 1 – Dove metto i documenti importanti dell’azienda per accedervi ovunque quando serve?Ancora oggi molte organizzazioni hanno difficoltà ad archiviare in modo soddisfacente i proprii documentiaziendali contabili e fiscali ma soprattutto ad accedervi dall’esterno della propria organizzazione o con unosmarthphone quando serve. Inoltrenessuno pensa che sarebbe possibile inmodo semplice ricercare i documentiutilizzando motori di ricerca come fa suinternet. Le cartelle condivise sulserver di rete fanno comunque parte diuna gestione di una rete locale chealcune micro imprese non hanno ecomunque tra acquisto hardware,software e consulenza tecnical’investimento da fare per avere questi
  • 2. archivi organizzati e a disposizione delle persone anche quando non sono in ufficio non è realizzatofrequentemente.Con SharePoint Online di Microsoft, ad esempio risolvo questo problema con 4,57€ al mese per persona tuttoincluso e ho addirittura un servizio in mobilità migliore di quello che hanno le grandi organizzazioni cheutilizzano SharePoint installato presso di loro perché vi accedo ovunque attraverso il linkhttps://home.microsoftonline.com senza la VPN. Gli Online Services si comportano infatti come una reteprivata con accesso in sicurezza ovunque da internet. Il mio personale può tranquillamente lavorare da casa, inviaggio e purtroppo anche “in vacanza” se c’è una urgenza ed ha a disposizione tutti i documenti aggiornati per svolgere il proprio lavoro. Accesso dal personal computeraziendale con il software di Sign in di Microsoft. Accesso da qualsiasi personal computer che abbia un collegamento Internet. Basta inserire Utente e Password e si accede in sicurezza ai proprii documenti aziendali, alle aree a cui si è autorizzati. Dal proprio Smartphone si può accedere attraverso internet e scaricare i documenti necessari all’urgenza, ad esempio contratti, fatture, ordini etc…Ad esempio le scansioni dei documenti, delle carte utili edelle ricevute delle note spese o delle fatture fornitoripossono essere archiviate online.
  • 3. Problema n° 2 – il mio personale è abituato a lavorare con le cartelle di Windows come può utilizzare questostrumento? Una delle funzionalità più potenti di SharePoint è proprio la possibilità di visuale le cartelle come se fossero delle cartelle di rete, e questo è possibile anche con SharePoint Online. Questo permette alle persone di lavorare con le cartelle come sono abituate a fare ora, ma la gestione della sicurezza è più semplice ed inoltre essendo un vero s proprio ECM sul reporitory documentale si può applicare il motore di ricerca. Qui di fianco la vista a cartelle di rete dal mio PC del portale aziendale in cui ci sono i documenti aziendali.Problema n° 3 – Devo richiedere informazioni, utilizzare liste di contatti aziendali, elenchi di attività,anagrafiche fornitori, clienti etc…?Se non si dispone ancora di un sistema gestionale o si ha la necessità di archiviare elenchi e gestirli in mododinamico anche accedendo dall’esterno si possono configurare liberamente liste di contenuti che sono dei verie proprii archivi di record a formato libero che includono i form di compilazione. Senza competenze diprogrammazione o particolari capacità tecniche queste liste possono essere create e gestite da chiunque neabbia bisogno per raccogliere in modo strutturato le informazioni.
  • 4. Problema n° 4 – Devo lavorare con personale esterno alla azienda che provvisoriamente accede ai mieidocumenti aziendali?Uno dei problemi che spesso anche le grandi aziende hanno difficoltà a risolvere è l’accesso ad alcuneinformazioni in sicurezza da parte di collaboratori esterni all’organizzazione per delle attività che coinvolgonopersonale di diverse organizzazioni. Per fare questo è sufficiente acquistare anche provvisoriamente delleutenze di SharePoint online o attivare delle utenze “Jolly” che si erano preventivamente acquisite con lecredenziali degli utenti esterni che devono accedere alle aree di lavoro. Tali aree di lavoro possono essereconfigurate in modo da restringere l’accesso ai soli documenti utili per il progetto evitando quindi accesso allearee aziendali sensibili. In 10 minuti si attiva un area extranet con accesso controllato ed autenticazione, senzanessun intervento di tecnici ma semplicemente configurando SharePoint Online e le relative autorizzazioniutente. A queste aree l’accesso viene effettuano come nel caso precedente. Ad Esempio al progetto del mio sito aziendale partecipano dei grafici di una società e poi dei programmatori di unaltra e io che disegno i contenuti e la struttura. Posso agevolmente lavorare con le persone fornendo loro le credenziali di quest’area dove insieme carichiamo i materiali utili per lo sviluppo utilizzando anche strumenti come il check in checkou, il versioningetc…Questa è un areadella mia Intranet o ECM aziendale che loro possonovedere, mentre le altre aree non appaiono neanche neimenù. Lo spesso vale per aree di progetto più evolute conGantt o attività per controllo del progetto che possocollegare a questa. Questa potente funzionalità permettedi pensare processi e progetti estesi fuori dei limiti dellapropria azienda e abilità una gestione di contentmanagement senza i limiti tradizionali, ma mantiene lasicurezza dell’accesso alle informazioni e soprattutto ècompresa nel “prezzo” di abbonamento al servizio.Problema n° 5 – Devo preparare in frettapresentazioni partendo da slide aziendali ufficiali?
  • 5. Quante volte si devono costruire presentazioni riutilizzando altre presentazioni ma no si sa se quelle in nostropossesso sono aggiornate o sono in linea con le informazioni ufficiali dell’azienda. Con SharePoint online oltre acondividere i normali documenti ufficiali, posso utilizzare per le presentazioni delle aree speciali in cui essesono “spacchettate” automaticamente nelle singole slide quando le carico e possono essere “ricomposte” apiacimento creando nuove presentazioni da zero o aggiornando presentazioni già create. Inoltre quando aprouna presentazione che contiene una di queste slide “ufficiali” Office mi chiede se voglio scaricarel’aggiornamento se nel frattempo la slide ufficiale ha una nuova versione.Quello che abbiamo visto è utilizzabile da subito ma Microsoft lancerà a breve la versione nuova di questo ECMonline che si chiamerò Office 365 di cui è già disponibile la versione beta scaricabile qui.Ho cercato di evidenziare alcuni problemi che con i sistemi di ECM nel Cloud possiamo risolvereimmediatamente affrontando la sola spesa di un abbonamento mensile. E’ necessario essere assistiti daqualche esperto che conosca qual è la configurazione che meglio si adatta alle nostre esigenze e che ne gestiscal’evoluzione.Stanno anche nascendo società di consulenza e supporto in remoto alla configurazione dei sistemi “cloud” chehanno lo stesso modello di business in abbonamento per adeguare l’offerta ICT complessiva alle piccoleaziende alle loro capacità di spesa. Suggerisco quindi prima di scegliere un Content Management di valutareattentamente l’opzione ECM nel Cloud con la consapevolezza che non si rinuncia alla qualità ed alla sicurezzase si sceglie il partner giusto, mentre il costo totale è l’impegno in progetto spesso inferiore a quello che siavrebbe adottando un ECM tradizionale installato sui proprii server. Un avvertimento in conclusione: perquesto tipo di valutazioni si deve tenere conto che; la connessione ad internet deve essere adeguata da ognipostazione che deve accedere all’ECM e che lo storage online ha un costo superiore perché è gestito quindipotrebbe non essere adeguato per grandi molo di documenti, foto, video etc… .