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Mitarbeiterbefragung - Planung - Ablauf - Auswertung - Maßnahmen
 

Mitarbeiterbefragung - Planung - Ablauf - Auswertung - Maßnahmen

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Potenziale durch Mitarbeiterbefragungen objektiv ermitteln Warum ist die Messung der Mitarbeiter-Zufriedenheit und -Bindung so wichtig? ...

Potenziale durch Mitarbeiterbefragungen objektiv ermitteln Warum ist die Messung der Mitarbeiter-Zufriedenheit und -Bindung so wichtig?

Ihre Mitarbeiter spielen eine zentrale Rolle für den Erfolg Ihres Unternehmens
Dies gilt nicht nur Ihren Kunden gegenüber, sondern auch intern gegenüber den Kolleginnen und Kollegen und auch als Imagefaktor bei Familie und Freunden
Wir als unabhängiges und neutrales Unternehmen stehen für Anonymität und Glaubwürdigkeit
Im Vergleich zu einer eigenen internen Durchführung können die Mitarbeiter offener und ehrlicher antworten, dadurch bekommen Sie als Unternehmen ein genaueres Bild

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    Mitarbeiterbefragung - Planung - Ablauf - Auswertung - Maßnahmen Mitarbeiterbefragung - Planung - Ablauf - Auswertung - Maßnahmen Presentation Transcript

    • 111.06.2013Harris InteractiveMitarbeiterbefragung© Harris Interactive
    • Seite• Hintergrund und Zielsetzung 3• Harris Interactive 8• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung 13• Planungsphase 15• Integration der Mitarbeiter 21• Durchführung 27• Auswertung/Analyse 31• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen 38Inhaltsverzeichnis© Harris Interactive 2
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 3
    • Potenziale durch Mitarbeiterbefragungen objektiv ermittelnWarum ist die Messung der Mitarbeiter-Zufriedenheit und -Bindung so wichtig?• Ihre Mitarbeiter spielen eine zentrale Rolle für denErfolg Ihres Unternehmens• Dies gilt nicht nur Ihren Kunden gegenüber,sondern auch intern gegenüber den Kolleginnenund Kollegen und auch als Imagefaktor bei Familieund Freunden• Wir als unabhängiges und neutrales Unternehmenstehen für Anonymität und Glaubwürdigkeit• Im Vergleich zu einer eigenen internenDurchführung können die Mitarbeiter offener undehrlicher antworten, dadurch bekommen Sie alsUnternehmen ein genaueres Bild© Harris Interactive 4
    • Die Befragung von Führungskräften und Mitarbeiterneröffnet und unterstützt VeränderungschancenDie Mitarbeiter-Befragung ist ein wertvolles Instrument, um• eine wechselseitige (top down- und bottom up-) Kommunikation im Unternehmen zu aktivieren und zuunterstützen.• eine aktive Einbindung möglichst vieler Führungskräfte und Mitarbeiter in Unternehmens- undVeränderungsprozesse zu sichern.• die Attraktivität des Unternehmens für (potentielle) Mitarbeiter zu steigern.• Verbesserungsvorschläge auf breiter Basis zu generieren und in einen kontinuierlichenVerbesserungsprozess überzuleiten.• ein Problembewusstsein bei Führungskräften und Mitarbeitern für Veränderungen zu schaffen.• aufzuzeigen – unter Wahrung der individuellen Anonymität – in welchen Abteilungen/Bereichen/Funktions- und Hierarchiegruppen welcher Handlungsbedarf besteht.• durch Umsetzung der Ergebnisse und daraus abgeleitete Maßnahmen eine Basis fürzukunftsorientierte Arbeitsweisen zu schaffen.• die zukünftig zu planenden Maßnahmen im Unternehmen zielorientiert, bedarfsorientiert und damitkostengünstig umzusetzen.• bei periodischer Wiederholung eine zielorientierte Erfolgskontrolle der eingeleiteten Maßnahmen zugewährleisten.© Harris Interactive 5
    • Die Mitarbeiterbefragung ist ein erster Schritt zurMitarbeiterbeteiligung– Die Meinung der Mitarbeiter wird abgefragt. Ein Schritt der Partizipation, die Mitarbeitermeinung wird gehört.– Die Kommunikation der Ergebnisse ist ein wichtiges Feedback. Die Mitarbeitermeinung wird ernst genommen.– Die Konsequenzen und Schlussfolgerungen aus den Mitarbeiterbefragungenwerden umgesetzt. Die Mitarbeiter werden mitgenommen. Kommunikation ist Instrument zur Vermittlung der Ziele und Vorgehensweisen.© Harris Interactive 6
    • Die erfolgreiche Durchführung einer Mitarbeiterbefragung setztdie Einhaltung zuvor definierter Spielregeln voraus1. Ein klares Verständnis der Zielsetzungen der Studie und der Erwartungen.2. Das Management unterstützt die Befragung und motiviert die Mitarbeiter zur Teilnahme.3. Ein abgestimmter Kommunikations – und Zeitplan in allen Phasen.4. Mitarbeiter, Führungskräfte und Betriebsräte müssen offen über Zielsetzungen, Vorgehen,Ergebnisse und Umsetzungsmaßnahmen informiert werden.5. Externe Begleitung sichert Neutralität und ist ein Garant für Anonymität und Glaubwürdigkeit.6. Ein Studiendesign, welches die individuelle Situation des Unternehmens berücksichtigt.7. Ein individueller Fragebogen, der zeitliche Vergleichbarkeit gewährleistet, aber auch aktuelleThemen beinhaltet, die für die Mitarbeiter von Relevanz sind.8. Ein spezifisches Reporting und Handlungsrelevanz der Ergebnisse, Mitarbeiter-Befragungen zielenauf die Umsetzung geeigneter Maßnahmen.9. Feedback zur Studie innerhalb des gesamten Unternehmens, Einbeziehung aller Mitarbeiter.10. Maßnahmenplanung in und für alle Hierarchiestufen.11. Klare Verantwortlichkeiten innerhalb der einzelnen Phasen.© Harris Interactive 7
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 8
    • • Eines der weltweit führenden Full-Service-Institute mit Niederlassungen inEuropa und Nord-Amerika• Mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Marktforschung• Einer der Pioniere der Online-Marktforschung• Umfassende Expertise in klassischen Forschungsmethoden wie CATI-, Paper& Pencil und Face-to-Face-Befragungen• Internationale Forschung mit Studien in mehr als 80 Ländern und über 40Sprachen• Einheitlich hohe Datenqualität und herausragende Methodenforschung sindbei uns die Basis für die Innovation traditioneller Marktforschung undhandlungsrelevante Ergebnisse99© Harris InteractiveHarris Interactive Key Facts
    • Wir bieten hohe Qualität in allen Phasen des Projektes- In House in Deutschland – kein Offshoring!• Projektmanagement– Projektkoordination durch einen zentralen Ansprechpartner– Integration von deutschen Experten und ggfs. Einbindung des internationalenTeam, welches auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiert ist– Abwicklung aus einer Hand erhöht Qualität und reduziert Zeitbedarf– Hohe Effizienz durch erprobte Abläufe• IT und Datenmanagement– Eigene, integrierte und kontinuierlich weiterwickelte Befragungsplattform/Software (Stichprobensteuerung, Fragebogen-Erstellung, Datenspeicherung)– Permanente Weiterentwicklung und Optimierung der eingesetzen Verfahrenund Techniken– Sichere Infrastruktur (Alle Server: Linux-Firewall, DMZ, IDS, SSL,Unternehmens-Datenbasis: SAP-DB)– Spezialisten für Datenbank-Entwicklung, Studienumsetzung, Einbindung vonMultimedia etc.• Analyse und Auswertung– Inhouse-Kapazitäten, direkter Kontakt zum Projektmanager– Eigene Statistiker, bei Bedarf Zugriff auf internationales Team© Harris Interactive 10
    • Jahrzehntelange Erfahrung mit hunderten von Mitarbeiter-Befragungen,Pionier in der Online-ForschungIndividuell entwickelte Forschungsansätze, zugeschnitten auf dieBedürfnisse Ihres UnternehmensErfahrung sowohl Privatwirtschaft als auch öffentlichem Sektorund allen Unternehmensgrößen (von 50 bis 15.000 Angestellte)Anwendung aller ErhebungsverfahrenUnabhängiges Institut steht für GlaubwürdigkeitStarker Fokus auf praktische Lösungen und Umsetzbarkeitder ErgebnisseEin zentraler Ansprechpartner, der sämtliche Prozesse koordiniertHervorragendes Preis-Leistungsverhältnis© Harris Interactive 11Gründe, die für Harris Interactive sprechen
    • Referenz/Fallbeispiel*© Harris Interactive 12Zielsetzung Messung der Mitarbeiterzufriedenheit insgesamt (Definition und Berechnung eines Index) Identifizierung und Quantifizierung der Faktoren mit dem höchsten Einfluss darauf Schlüsselfaktoren: Arbeitsbedingungen, Betriebsklima, Führung durch unmittelbar Vorgesetzte,Identifikation/Motivation/Zufriedenheit, Organisation/Struktur/Prozesse, Personalentwicklung, Kommunikation& Transparenz, Informationskanäle, VeränderungsprozesseBeschreibung der Leistung & Ergebnisse n=740 Online-Interviews mit Mitarbeitern der Deutschen Nationalbibliothek Alle Mitarbeiter wurden vom Unternehmen via Email persönlich über die anstehende Befragung informiert,dabei wurde Harris Interactive vorgestellt und auf die Zusicherung der Anonymität hingewiesen In einer anschließenden Email wurde der personalisierte Link zur Befragung verschickt Mit Hilfe des definierten Index und einer Relevanzanalyse konnten die entscheidenden Stellschrauben zurErhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit ermittelt werden Die Ergebnisse wurden sowohl der Generaldirektion und dem Arbeitsteam als auch allen Mitarbeitern an denverschiedenen Standorten in mehreren Workshops präsentiert Insgesamt 13 Berichte für die Standorte und Abteilungen erstellt In Workshops wurden Maßnahmenpläne erstellt und anschließend umgesetzt* Weitere Fallbeispiele finden Sie in der Präsentation „Fallbeispiele_MA_HI“
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 13
    • Übersicht über die Elemente einer MitarbeiterbefragungPlanung• Definition/Priorisierungder Zielsetzungen• Stichprobe• Festlegung derErhebungsmethode(n)• Modelle/Konzepte• Auswertungsdetails• Projektteam• OrganisationDurchführung• Fragebogeninhalte• Fragebogen-Layout• (Pretest)• Überwachung undOrganisation• Response RateAuswertung/Analyse• Reporting(Inhalte, Zielgruppen, Art)• Datenanalyse nachSubgruppen• Vergleiche/Benchmarks• Indizes• Wie können Ergebnisseaussehen/Beispiele• Ergebnis-KommunikationFollow Up/Planung undUmsetzung• Ableitung vonMaßnahmen• Entwicklung undPriorisierung vonMaßnahmen• Umsetzung vonMaßnahmen• Begleitung derMitarbeiter• Monitoring desProzesses• Positionierung der Befragung• Kommunikation vor, während und nach der Befragung• Sicherung von Datenschutz und Anonymität• Motivation der Mitarbeiter (zur Teilnahme an Befragung, zur Akzeptanz der Ergebnisse, zur Umsetzung der Ergebnisse)Integration der MitarbeiterHarris Interactive begleitet und berät Sie während aller Phasen, von der Idee oder der ersten Kommunikationüber die Planung und Durchführung, bis hin zur Analyse/Berichtslegung und Umsetzung der Maßnahmenpläne!© Harris Interactive 14
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 15
    • Details in der PlanungsphasePlanung• Definition/Priorisierung derZielsetzungen• Stichprobe• Festlegung derErhebungsmethode(n)• Modelle/Konzepte• Auswertungsdetails• Projektteam• OrganisationDefinition/ Priorisierung der Zielsetzungen• Eine Mitarbeiterbefragung sollte immer die Basis bzw. der Beginn für einennachhaltigen Veränderungsprozess sein. Zielsetzung sollte die Verbesserung vonStrukturen und Prozessen sein, um das Geschäftsergebnis des Unternehmens zustärken. Zu Beginn geht es um die:• Festlegung der Ziele der Mitarbeiterbefragung• Priorisierung der Zielsetzungen einer Mitarbeiterbefragung• Bildung von zu überprüfenden Hypothesen• Identifikation der Handlungsfelder• Was soll gemessen werden? Bis in welche Detailtiefe soll gemessen werden?• Festlegung des Kommunikationskonzeptes• Eine Festlegung der Ziele ist wichtig, damit die Studie entsprechend der Zieleangelegt werden kann. Nur so können die richtigen Fragen gestellt werden und dierichtigen Analysen erfolgen.© Harris Interactive 16
    • Details in der PlanungsphasePlanung• Definition/Priorisierung derZielsetzungen• Stichprobe• Festlegung derErhebungsmethode(n)• Modelle/Konzepte• Auswertungsdetails• Projektteam• OrganisationStichprobe• Stichprobe oder Vollerhebung?• Sollen bestimmte Mitarbeiter ausgeschlossen werden (kurze Betriebszugehörig-keit, Mutterschutz/Elternzeit, „Kündiger“, Personen, die längere Zeit krank sind)• Wie detailliert soll nachher auf einzelne Ebenen „herunter gebrochen“ werden?Empfehlung: HI hat Erfahrung in beiden Bereichen, wir würden, wenn möglich immerzur Vollerhebung raten• Psychologische Effekte: alle Mitarbeiter werden befragt und gehört sowie in dieProzesse einbezogen, sie haben das Gefühl, das die Meinung des einzelnen wichtigist.• Höchste Methoden- und Ergebnisakzeptanz• Starker Motivationseffekt• Hoher AufmerksamkeitswertFestlegung der Erhebungsmethode(n)Persönliche/telefonische Befragung• Aus unserer Sicht überhaupt nicht geeignet wg. Anonymität und Interviewer-EinflussSchriftliche Befragung• Sinnvoll, wenn kein/selten Internet-Zugang zur Verfügung steht• Übliche und bekannte Erhebungsmethode• Durchaus Mix aus schriftlicher Befragung und Online-Befragung sinnvollOnline-Befragung• Siehe nächste Seite© Harris Interactive 17
    • Details in der PlanungsphaseFestlegung Erhebungsmethode – Online-Befragung• Jeder Mitarbeiter erhält eine Email mit einem Link zur Befragung• Vorteile gegenüber schriftlicher Erhebung:• Einfachere und eindeutige Filterführung im Vergleich zur schriftlichen Befragung• Kein Zeitverlust und keine Fehlerquelle durch Dateneingabe• Diskussionspunkte:• Verhinderung, dass Mails im Spam-Ordner landen/Firewalls?• Anzahl der Reminder: Soll es überhaupt Reminder geben?• Mit individuellem Zugangscode (individueller Reminder möglich, Kennung wird nur HI bekannt sein, nicht demUnternehmen, Rückschluss auf einzelne Personen nicht möglich), oder ohne individuellen Zugangscode (ohneindividuellen Reminder, absolute Anonymität).Weitere Möglichkeiten/Details:• Integration des Corporate Design des Unternehmens.• Kontinuierliche Überwachung sämtlicher Produktionssysteme durch ein Monitoring-System (CPU-Auslastung,Speicherplatz, etc.), sobald sich ein Engpass abzeichnet, wird Systemadministrator per mail und SMS benachrichtigt.• Tägliches Backup sämtlicher Projektdateien sowie Datenbanken.• Es wird gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter mit seinem vorhanden Browser den Fragebogen problemlos öffnen undausfüllen kann.• Neben Erklärungen auf der Start-Site werden bei Bedarf weitere Help-Funktionen direkt im Fragebogen eingebettet, diekonkrete Erläuterungen beim Ausfüllen einzelner Fragen beinhalten.• Der Fragebogen selbst wird auf ein Höchstmaß der einfachen Benutzerführung hin entwickelt, d.h. der Fragebogen bzw. dieBefragungs-Site muss selbsterklärend sein.© Harris Interactive 18
    • Details in der PlanungsphasePlanung• Definition/Priorisierung derZielsetzungen• Stichprobe• Festlegung derErhebungsmethode(n)• Modelle/Konzepte• Auswertungsdetails• Projektteam• OrganisationModelle/Konzepte• Eine genaue Definition/Detaildiskussion über eventuelle Modelle zuBeginn der Studie ist unerlässlich.• Mögliche Modelle/Konzepte/Zusammenhänge: Mitarbeiterzufriedenheit,-Motivation, -Engagement, -Loyalität, -Bindung, -Ambassadorship etc.• Abfrage der Bedeutung einzelner Themenbereiche oder Berechnung ihrerRelevanz durch multivariate Verfahren?• Was sind die abhängigen Variablen (entscheidende Erfolgsgrössen)?• Gesamtmodell oder Modell für einzelne Abteilungen?Auswertungsdetails (weitere Informationen siehe Kapitel Auswertung/Analyse)• Zu Beginn der Studie sollte festgelegt werden, wie anschließend ausgewertetwerden soll, damit alle relevanten Aspekte in der Studienanlage und imFragebogen berücksichtigt werden können.• Wie detailliert soll ausgewertet werden?• Berücksichtigung von Datenschutz-Aspekten (Einbeziehung des Betriebsrates).• Wer stellt Organigramme/Organisationsstrukturen zur Verfügung, in welcherForm?• Wie soll das Reporting aussehen?• Welche Mitarbeiter bekommen anschließend welche Ergebnisse?© Harris Interactive 19
    • Details in der PlanungsphasePlanung• Definition/Priorisierung derZielsetzungen• Stichprobe• Festlegung derErhebungsmethode(n)• Modelle/Konzepte• Auswertungsdetails• Projektteam• OrganisationProjektteam• Definition der Verantwortlichkeiten und Bildung der Projektteams.• Bildung des Projektteams bei Harris Interactive:• U.a. Haupt-Ansprechpartner für den Auftraggeber.• Bildung des Projekt-Teams auf Seiten des Unternehmens:• Wer wird integriert? (Personalabteilung, Unternehmensführung, Qualitäts-management, Kernabteilungen, Standorte, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte)• Wer leitet das Projektteam? Wer ist Ansprechpartner für HI?Organisation• Wer ist für welche Teilschritte auf Seiten des Unternehmens und HIverantwortlich?• Erstellung eines detaillierten Ablaufplans.• Wer stellt Organigramme/Organisationsstrukturen zur Verfügung, inwelcher Form?• Aufstellung und Kommunikation eines detaillierten und verbindlichenZeitplans (zwischen Unternehmen und HI, aber auch innerhalb desUnternehmens).• Beim Zeitplan sollte genügend Zeit für die Beantwortung der Fragebögengegeben werden, mindestens drei (besser vier) Wochen, damit auchMitarbeiter, die während dieser Zeit in Urlaub gehen, eine Chance haben(gerade vor den Sommerferien gibt es Mitarbeiter ohne Kinder oder mitkleinen Kindern, die die Ferien meiden können) teilzunehmen.• Sofortige Rückmeldung, wenn Verzögerungen des Zeitplans zu erwarten sind(Diskussion und Lösungsvorschläge).ADACMO 1 04.01.2010DI 05.01.2010MI 06.01.2010 ProgrammierungDO 07.01.2010 ProgrammierungFR 08.01.2010 ProgrammierungSA 09.01.2010SO 10.01.2010MO 2 11.01.2010 TestenDI 12.01.2010 TestenMI 13.01.2010DO 14.01.2010 FeldstartFR 15.01.2010SA 16.01.2010SO 17.01.2010MO 3 18.01.2010DI 19.01.2010MI 20.01.2010DO 21.01.2010FR 22.01.2010 FeldendeSA 23.01.2010SO 24.01.2010MO 4 25.01.2010 AuswertungDI 26.01.2010MI 27.01.2010DO 28.01.2010FR 29.01.2010SA 30.01.2010SO 31.01.2010MO 5 01.02.2010 AnalysenDI 02.02.2010 AnalysenMI 03.02.2010 AnalysenDO 04.02.2010 AnalysenFR 05.02.2010 AnalysenSA 06.02.2010SO 07.02.2010MO 6 08.02.2010 ChartingDI 09.02.2010 ChartingMI 10.02.2010 ChartingDO 11.02.2010 ChartingFR 12.02.2010 ChartingSA 13.02.2010SO 14.02.2010MO 7 15.02.2010 ChartingDI 16.02.2010 ChartingMI 17.02.2010 ChartingDO 18.02.2010 ChartingFR 19.02.2010 ChartingSA 20.02.2010SO 21.02.2010MO 8 22.02.2010 VERSANDDI 23.02.2010MI 24.02.2010DO 25.02.2010FR 26.02.2010© Harris Interactive 20
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 21
    • Details zur Integration der Mitarbeiter•Positionierung der Befragung•Kommunikation vor, während und nach der Befragung•Sicherung von Datenschutz und Anonymität•Motivation der Mitarbeiter (zur Teilnahme an Befragung, zur Akzeptanz der Ergebnisse, zur Umsetzung der Ergebnisse)Integration der Mitarbeiter• Die geschickte Positionierung der Mitarbeiterbefragung ist sehr wichtig, um hohe Teilnahmebereitschaften undAkzeptanz in allen Phasen des Projektes zu gewährleisten• Jeder einzelne Mitarbeiter muss das Gefühl haben, dass seine Meinung wichtig ist, und dass nach der Befragung auchtatsächlich ein Veränderungsprozess startet• Positionierung auf allen Ebenen - in allen Gruppen platzieren und kommunizieren• Positionierung des Institutes (Sicherstellung von Anonymität, Datenschutz, das Unternehmen bekommt zu keinemZeitpunkt Einblick in die Unterlagen, etc.)• Systematischer Motivierungs- und Kommunikationsprozess• Aufmerksamkeit wecken• Interesse erzeugen• Motivation verstärken• Abbau der wesentlichen Gründe für Nicht-Beteiligung• Resignation: konkrete Hinweise auf bisherige Veränderungsmaßnahmen und geplante Umsetzungsmaßnahmen• Angst: Darstellung der Datenschutzmaßnahmen bei Erhebung und Auswertung• Protest: Herausstellen des individuellen Nutzens© Harris Interactive 22
    • Details zur Integration der Mitarbeiter• Entsprechende Erläuterungen, durch welche Maßnahmen Anonymität und Datenschutz inallen Phasen sichergestellt wird• Festlegung auf eine Mindestanzahl an Mitarbeitern für die Betrachtung einzelnerSubgruppen (abhängig von der Größe und Struktur, 5-10 als Untergrenze ist üblich)• Kreuztabellen für demografische Subgruppen nur auf Gesamtebene• Anonymisierung von Kommentaren, Antworten auf offene Fragen• Analyse- und Berichtsstruktur, die verhindert, dass Rückschlüsse auf eine einzelne Personmöglich sind (z.B. keine überlappenden Subgruppen)• Keine Übermittlung von Datensätzen auf Einzelfallbasis• Aktive Zusicherung der Anonymität und der Vertraulichkeit bei allenKommunikationsmaßnahmen•Positionierung der Befragung•Kommunikation vor, während und nach der Befragung•Sicherung von Datenschutz und Anonymität•Motivation der Mitarbeiter (zur Teilnahme an Befragung, zur Akzeptanz der Ergebnisse, zur Umsetzung der Ergebnisse)Integration der Mitarbeiter© Harris Interactive 23
    • Details zur Integration der Mitarbeiter•Positionierung der Befragung•Kommunikation vor, während und nach der Befragung•Sicherung von Datenschutz und Anonymität•Motivation der Mitarbeiter (zur Teilnahme an Befragung, zur Akzeptanz der Ergebnisse, zur Umsetzung der Ergebnisse)Integration der Mitarbeiter• Die Beteiligung der Mitarbeiter an der Befragung hängt in entscheidendem Maße von der Begleitkommunikation undvon der Befragung selbst ab. Es besteht für die Mitarbeiter ein enger Zusammenhang zwischen Kommunikation derBefragungsziele, subjektiver Datensicherheit, Vertrauen in das durchführende externe Institut und Länge bzw.Schwierigkeit des Fragebogens.• Einheitliche Kommunikation in allen Phasen des Projektes (Einbeziehen der Mitarbeiter)• Festlegung des Kommunikationskonzeptes für alle Phasen• Befragungshandbuch für Führungskräfte• Erläuterung der Bedeutung der Erhebung, Information zum Hintergrund• Organisatorischer Ablauf, Durchführungshinweise• Darstellung der kommunikativen Begleitmaßnahmen• Erläuterung der Erfolgsbedingungen für die Befragung• Darstellung des Auswertungsprinzips• Begleitinformation für Mitarbeiter• Erläuterung der Bedeutung der Erhebung• Hinweise zum Ausfüllen des Fragebogens• Darstellung der Datenschutzmaßnahmen© Harris Interactive 24
    • Details zur Integration der Mitarbeiter• Die Begleitkommunikation der Mitarbeiterbefragung muss sicherstellen, dass– Sinn und Zweck der Befragung bekannt sind– die Mitarbeiter für die Teilnahme motiviert und begeistert werden– Vertrauen in die Anonymität der Befragung aufgebaut wird– alle Mitarbeiter der teilnehmenden Einheiten von der Erhebung bereits im Vorfeld derBefragung erfahren und die Befragung bei den Mitarbeitern verankert ist– Eine breite Identifikation mit den Zielen der Erhebung und den geplantenUmsetzungszielen, Vertrauen in die gewählte Methode gewährtleistet wird• Das zu entwickelnde Konzept sollte sich dabei auf externe und interne Medien stützen, wie z.B.:– Informationsveranstaltungen– Intranet/Regelmäßiger Newsletter– Aushänge, Plakate, Handzettel (mit Sinn und Zielen, Ansprechpartnern, Dank an dieTeilnehmer…)– Hotline (auch EDV gestützt: E-Mail Adresse für Fragen)– E-Mail/Brief an alle Mitarbeiter der Deutschen Nationalbibliothek– Mitarbeiterzeitung•Positionierung der Befragung•Kommunikation vor, während und nach der Befragung•Sicherung von Datenschutz und Anonymität•Motivation der Mitarbeiter (zur Teilnahme an Befragung, zur Akzeptanz der Ergebnisse, zur Umsetzung der Ergebnisse)Integration der Mitarbeiter© Harris Interactive 25
    • Beiträge in der Mitarbeiterzeitung und im Intranetinformieren kontinuierlich über die Befragung© Harris Interactive 26
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 27
    • Details zur Durchführung der MitarbeiterbefragungPretest• Test und ggf. Anpassung des Fragebogens• Auswahl der Mitarbeiter, die teilnehmen sollen• Meist schwierig, da bei wirklicher Befragung dann schon beeinflusst• Daher Pretest aus unserer Sicht meistens nicht nötig und auch nicht sinnvoll• Korrekturen des finalen FragebogensFragebogeninhalte• Balance zwischen Vergleichbarkeit mit Vorbefragung und Integration neuerIdeen/Themen.• Wir richten uns hier nach Ihren Wünschen und bringen gern zusätzliche Ideen indie Fragebogengestaltung mit ein.• Eine klare Strukturierung hilft bei der Beantwortung der Fragen und deranschließenden Analyse.Fragebogen-Layout• Einfache, verständliche Fragenformulierung• Leichte Beantwortbarkeit durch Ankreuzen – ggfs. offene Fragen als Ventil• Standardisierte Beantwortung auf mehrstufiger reliabler Skala• Einheitlich für alle Mitarbeiter• Zeitlich angemessener Umfang des Fragebogens, Konzentration auf wesentlicheThemengebiete, in denen sich die Mitarbeiter wiederfinden• Die Teilnahme an der Befragung ist für alle Mitarbeiter freiwillig• Auch die Teilnahme oder Nicht-Teilnahme als solche sollte anonym bleiben• Im Fragebogen ist auf die Minimierung der Erhebung von demographischen undbetrieblichen Merkmalen zu achten• Jegliche (vermutbare) Codierungen, laufende Nummern im Fragebogen o.ä. sindprinzipiell zu vermeidenDurchführung• Fragebogeninhalte• Fragebogen-Layout• (Pretest)• Überwachung undOrganisation• Response RateFragebogen1.2.3.© Harris Interactive 28
    • Beispiel möglicher Themen• Schwachstellen im Arbeitsprozess• Gefahren/Risiken• spezifische Anforderungen• BeteiligungsbereitschaftArbeitsplatzbezogene Aussagen über ...• Führungsstil• Arbeitsatmosphäre• Flexibilität undVeränderungsbereitschaft• Innovationsorientierung• Haltung gegenüber Mitarbeitern/Vertrauen• Entscheidungsprozesse• Offenheit, Transparenz undKommunikationskompetenzGesamtaussagen über …• Strategischen Erfolgsfaktoren• Charakteristika des Unternehmens• Struktur• Arbeitsweise• Mitarbeiter- und Führungskräfte-qualifikation• Anreizsystemen• Motivation• Personalführung• Karriereentwicklung• Information/KommunikationEinzelaussagen zu …• Arbeitszufriedenheit• Vorstellung zur Unternehmensführung• Akzeptanz von Strategie und Struktur• Optimierungs- und VerbesserungspotentialeIndividuelle Aussagen über ...Fragebogen1.2.3.© Harris Interactive 29
    • Details zur Durchführung der MitarbeiterbefragungÜberwachung und Organisation• Wir garantieren eine fortlaufende Überwachung des Befragungsprozesses und derRücklaufquoten• Bei Bedarf richten wir für Sie einen Zugang ein, bei dem der Rücklauf laufendkontrolliert werden kann, oder stellen alternativ kontinuierlich die entsprechendenInformationen zur VerfügungResponse Rate/Teilnahmebereitschaft• Die Feldzeit beeinflusst die Rücklaufquote: Wir empfehlen eine Zeit von mindesten drei,besser vier Wochen (Urlaub, Krankheit, etc.)• Teilnahmeimpulse durch rechtzeitige und gezielte Information und Kommunikation aufvielfältigen Kommunikationskanälen• Einbindung des Betriebsrates• Aktive Mitwirkung der Führungskräfte erhöht die Rücklaufquote• Bereitstellen der technischen Voraussetzungen für die Online-Befragung• Mitarbeitern die Zeit für die Teilnahme geben• Reminder erhöhen die RücklaufquoteDurchführung• Fragebogeninhalte• Fragebogen-Layout• (Pretest)• Überwachung undOrganisation• Response Rate© Harris Interactive 30
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 31
    • Details zur Auswertung/Analyse der MitarbeiterbefragungReporting (Inhalte, Zielgruppe, Art)Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung bilden alle wesentlichen Bezüge ab und könnenje nach Bedarf miteinander in Beziehung gesetzt werden:• Ggfs. Gewichtung• Tabellarische Auswertung (verschiedene Tabellenköpfe, tbd) in Excel, Word, PDF,SPSS, etc.• Zusammenfassende, kommentierte Berichtsbände inkl. Management Summaryund Empfehlungen auf Gesamtebene oder Untergruppeneben• Präsentationen vor Geschäftsleitung, Leitungs-Teams und vor den Mitarbeitern,auch an unterschiedlichen StandortenWir beschränken uns nicht auf rein deskriptive Daten, sondern analysierenpraxisbezogen und mit Bezug zu Ihrem Unternehmen die Zusammenhänge undImplikationen (je nach Modell) und unterstützen Sie gern bei der Ableitung konkreterMaßnahmen.• Ableitung der relevanten Bedeutung der einzelnen Themenbereiche• Ausarbeitung von Portfolios zur Darstellung von Dringlichkeit und Richtung desHandlungsbedarfs• Ausarbeitung von Indizes als Basis für spätere WiederholungsbefragungenAuswertung/Analyse• Reporting (Inhalte,Zielgruppen, Art)• Datenanalyse nachSubgruppen• Vergleiche/Benchmarks• Indizes• Wie können Ergebnisseaussehen/Beispiele• Ergebnis-KommunikationFührungskräfteBetriebszugehörigkeitGeschäftsbereicheFunktionMitarbeiterAltersgruppenAbteilungenQualifikationIst EigenbildSollFremdbild© Harris Interactive 32
    • Details zur Auswertung/Analyse der MitarbeiterbefragungDatenanalyse nach Subgruppen• Je nach Struktur des Unternehmens können Analysen auf Ebene von Abteilungen,Bereichen, Organisationseinheiten, Standorten etc. durchgeführt werden.• Auch beschäftigungsbezogene Untergruppen (befristet vs. Unbefristet,Beschäftigungsdauer in Jahren, etc.) können analysiert werden.• Es muss immer auf die Anonymität geachtet werden, Berücksichtigung vonDatenschutzaspekten, keine Rückverfolgbarkeit, mindesten 5-10 pro Untergruppe.Vergleiche/BenchmarksExterne Vergleiche:• Aufgrund zahlreicher Mitarbeiter-Projekte ist Harris Interactive in der Lage, dieErgebnisse zuverlässig einzuschätzen und externe Vergleiche mit einzubeziehen.Dies setzt allerdings ähnliche Branchen und identische Fragestellungen voraus, dasonst „Äpfel mit Birnen“ verglichen werden.Interne Vergleiche:• Für ein zielgerichtetes Verbesserungsmanagement ist der interne Vergleichdeutlich wertvoller und leistet somit einen wichtigen Beitrag, die dringlichstenDefizite zu identifizieren und die Ursachen zu analysieren.Indizes - Vergleiche im Zeitverlauf• Dienen zur Bewertung der Entwicklung in verschiedenen Bereichen und zumMonitoring der Umsetzung angedachter Maßnahmen.• Über Indizes kann die Performance im Zeitvergleich betrachtet werden.Auswertung/Analyse• Reporting (Inhalte,Zielgruppen, Art)• Datenanalyse nachSubgruppen• Vergleiche/Benchmarks• Indizes• Wie können Ergebnisseaussehen/Beispiele• Ergebnis-Kommunikation© Harris Interactive 33
    • Details zur Auswertung/Analyse der MitarbeiterbefragungAuswertung/Analyse• Reporting (Inhalte,Zielgruppen, Art)• Datenanalyse nachSubgruppen• Vergleiche/Benchmarks• Indizes• Wie können Ergebnisseaussehen/Beispiele• Ergebnis-Kommunikation• Die Ergebnisse können auf die unterschiedlichste Art dargestellt werden. Wirorientieren uns hier an Ihren individuellen Bedürfnissen und richten unsereDarstellung daran aus.© Harris Interactive 34
    • Mitarbeiter-Index ganzheitlich messen und verstehenBeispielhafte DarstellungEinflussstärkeMitarbeiterzufriedenheit/-bindung (6 Fragen)Mitarbeiter-IndexMitarbeiter-IndexBindungFähigkeiten einsetzenEmpfehlung als ArbeitgeberIdentifikationZufriedenheitArbeitsplatzArbeitgeberBetriebsklimaArbeitsumgebungArbeitszeitArbeitsabläufeZusammenarbeitFortbildung/Karriere12 BereicheKommunikationMitgestaltungArbeitsauslastungFührungs-verhaltenInformationBesprechungenVeränderungen4 Einzelaspekte5 Einzelaspekte7 Einzelaspekte3 Einzelaspekte2 Einzelaspekte2 Einzelaspekte4 Einzelaspekte51 Einzelaspekte3 Einzelaspekte8 Einzelaspekte7 Einzelaspekte2 Einzelaspekte4 EinzelaspekteWichtig!Nicht nur Darstellung der Ergebnisse(Zufriedenheit), sondern auch Einordnung undBedeutung (Einflussstärke) für dieGesamtzufriedenheit / den Mitarbeiter-Index.© Harris Interactive 35
    • Relevanz verschiedener Aspekte für die Mitarbeiterzufriedenheit• Identifikation von Stellschrauben zurVerbesserung der Zufriedenheit undErhöhung der Motivation• Bewertung von vielen Teilaspektenund Ermittlung deren Bedeutung aufdie Gesamtzufriedenheit via Analyse• Aus den Dimensionen Zufriedenheitund Relevanz lässt sich einHandlungsportfolio ableiten, dasChancen und Risiken fürVerbesserungen aufzeigt© Harris Interactive 36
    • Details zur Auswertung/Analyse der MitarbeiterbefragungErgebnis-Kommunikation• Es sollte zu Beginn der Studie festgelegt werden, an welche Mitarbeiter wann, inwelcher Form die Ergebnisse durch wen kommuniziert werden:• Vorstellung der Kernergebnisse in einer Betriebsversammlung,Detailinformationen in Abteilungsbesprechungen etc.• Einzelpräsentation für Führungskräfte• Gesamtbericht• Zusammenfassende Übersichten für Geschäftsbereiche und Abteilungen• Veröffentlichung der Ergebnisse in internen Medien etc.• Es gilt, die Kommunikationsmedien und -inhalte sowie -tiefe zu Beginn festzulegen.• Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter das Gefühl hat, in den Prozess einbezogen zuwerden und die entsprechenden Informationen erhält.Auswertung/Analyse• Reporting (Inhalte,Zielgruppen, Art)• Datenanalyse nachSubgruppen• Vergleiche/Benchmarks• Indizes• Wie können Ergebnisseaussehen/Beispiele• Ergebnis-Kommunikation© Harris Interactive 37
    • • Hintergrund und Zielsetzung• Harris Interactive• Studiendesign - Elemente einer Mitarbeiterbefragung• Planungsphase• Integration der Mitarbeiter• Durchführung• Auswertung/Analyse• Follow Up/Planung und Umsetzung von Maßnahmen© Harris Interactive 38
    • Details zur Follow-Up-PhaseMaßnahmenplan/Umsetzungskonzept• Ableitung von zentralen Maßnahmenplänen für das gesamteUnternehmen, und von dezentralen Maßnahmenplänen für einzelneGeschäftsbereiche / Abteilungen / Organisationseinheiten• Periodische Information der Mitarbeiter über Umsetzungsergebnisse• Auf Basis der präsentierten Ergebnisse lassen sich zielgerichtetVerbesserungsmaßnahmen ableiten für einzelne Ebenen:• Gesamtunternehmensebene:• Identifikation von zentralen Handlungsfeldern durch Detailanalyseder Ergebnisse• Entwicklung und Priorisierung von Verbesserungsmaßnahmen• Bildung von Projektteams aus unterschiedlichen Bereichen undHierarchien (stellt Einbeziehung aller Mitarbeiter sicher)• Dezentrale Ebene:• Einbindung von Führungskräften durch Feedback-Gespräche• Einbindung von Mitarbeitern durch Mitarbeiter-Workshops• Monitoring des Veränderungsprozesses ist notwendig, da die Gefahrbesteht, dass im „Tagesgeschäft“ angedachte Maßnahmen „untergehen“.• Das Setzen von Zwischenzielen und Kommunikation desZielerreichungsgrades stellt sicher, dass die notwendigen Maßnahmen undVerhaltensänderungen nicht aus den Augen verloren gehen.Follow Up/Planung undUmsetzung• Ableitung vonMaßnahmen• Entwicklung undPriorisierung vonMaßnahmen• Umsetzung vonMaßnahmen/Implementierung• Begleitung derMitarbeiter• Monitoring desProzesses© Harris Interactive 39
    • Im Rahmen der Umsetzung initiiert die intensive Integrationder Führungskräfte ein neues KommunikationsverhaltenTop-ManagementFührungskräfteMitarbeiter– Schnelle Informationen allerOrganisationsmitglieder– Direktes Feedback über Akzeptanz undBarrieren der Vorschläge undOptimierungskonzepte– Abbau von Frustrationen durch dieMöglichkeit zu Diskussion undMeinungsäußerung– Training im Führungsverhalten– Hierarchieübergreifender Anstieg derpersönlichen Kommunikation© Harris Interactive 40
    • Von Untersuchungs- und Business-Ergebnissen zu konkretenProzessveränderungenWir bieten Workshops mit Entscheidungsträgern an, in denenwir Prioritäten diskutieren und entwickeln HandlungspläneKommunikation der Stärken1Identifikation und Priorisierung der Schwächen2Ursachenanalyse3Ideensammlung, Entwicklung von Lösungen4Ansatzpunkte für Verbesserungen, Verteilung vonVerantwortlichkeiten5„ Stellen Sie sicher, dass die richtigenPersonen damit beauftragt werden,Maßnahmen zu überwachen. DerMangel an Definition von Zuständig-keiten ist das Hauptproblem vonUnternehmen, die mit Ergebnissen derMA-Befragungen nicht gut arbeiten“© Harris Interactive 41
    • Harris Interactive AGTel.: +49 40 669 625 – 0Fax: +49 40 669 625 – 299Beim Strohhause 31D - 20 097 Hamburgwww.harrisinteractive.deWas können wir für Sie tun?Wir beraten Sie gern!© Harris Interactive 42