Desenho de Célula Administrativa - Lean Office

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Arquivo que concentra definições básicas para o desenho de células. Possui comentários.

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  • 1. Organize as estações de trabalhos próximas umas das outras e mantenha o mínimo de “gaps” entre elas para garantir que o inventário não empilhe; 2. Garanta que as células estejam ocupadas por pessoas que obtêm todas as habilidades requeridas para executar o processo; 3. Evite criar especialistas, foque na multifuncionalidade de todos os envolvidos no processo; 4. Trabalhe com fluxo unitário; 5. Mantenha as estações de trabalho afastadas das paredes e todas na mesma altura; 6. Dê às células poder para tomar suas próprias decisões. Não deixe o processo esperando por aprovações de fora da célula; 7. Para cuidar de piques e vales de demandas, utilize um staff multifuncional para atuar onde é necessário (MURA); 8. Elimine reentrada de dados; 9. Utilize procedimentos de trabalho, check-lists e gestão visual para garantir a padronização e “prova de erros” (poka-yokes); 10. Desenhe as células para processarem a maioria dos fluxos. Para as exceções, utilize outras células;
  • É uma maneira de controlar o fluxo entre os processos. Em áreas administrativas, cada ordem, cotação, invoice, relatório orçamentário é único. Cada desenho de engenharia é único para aquele produto especial. Cada cotação é única para o cliente ao qual se destina. Mas o que é interessante é que a cada um destes documentos pode ser associado a um elemento de tempo. Mesmo que apenas por aproximação, já é um ponto de referência. Uma “Pista FIFO” tem os seguintes atributos: Localizados entre dois processos, claramente identificados como tal; Um número máximo de unidades de trabalho a ser colocada na pista FIFO deve ficar visível; Tem um sistema de sinalização visual para avisar os processos fluxo acima quando a pista estiver cheia. Tem regras e padrões visuais posicionados para garantir a integridade da pista FIFO Tem um processo definido para auxiliar os processos fluxo abaixo quando a pista estiver cheia e for necessária assistência.
  • Porque usar? Para determinar como distribuir as unidades de trabalho (ou elementos) dentro do fluxo de valor para atender ao takt time ou ao pitch.
  • O que isto faz? Distribui os elementos de trabalho igualmente; Obtém tempos de ciclo apurados para cada processo Definir a ordem na qual as etapas do trabalho são completadas para registro no trabalho padronizado Definir o número de trabalhadores exigidos para uma dada demanda do cliente Aumentar a produtividade dos escritórios Encorajar o trabalho em equipe por meio de treinamentos cruzados.
  • Desenho de Célula Administrativa - Lean Office

    1. 1. Desenho de Célula Administrativa
    2. 2. Coordenadas do mundo administrativo <ul><li>Aumento da eficiência do espaço </li></ul><ul><li>Autogestão </li></ul><ul><li>Responsabilidade </li></ul><ul><li>Gestão do tempo </li></ul><ul><li>Disciplina </li></ul><ul><li>Confiança </li></ul>Objetivo Estrutura Local Móvel Flexível Descentralizada “ Onde e quando quer trabalhar? Trabalho em um local fixo, e em um tempo fixo
    3. 3. Cenários no mundo do trabalho Função cooperativo centralizado Duração Temporário Permanente Mobilidade Grau de interação Função Duração Temporário Permanente cooperativo centralizado Mobilidade Grau de interação Locais criativos Escritórios de projeto Laboratório e biblioteca Cabines Escritório de casa Área de lazer Armários Praça Conferências e reuniões Centros de trabalho Centro funcional especializado Área de equipe Área livre
    4. 4. Célula de trabalho administrativa <ul><li>Definição: </li></ul><ul><li>É uma célula que tem o trabalho principal focado em processar, transformar, transmitir e agregar valor para a informação. </li></ul><ul><li>Benefícios: </li></ul><ul><ul><li>Redução do lead time. </li></ul></ul><ul><ul><li>Melhorias na qualidade do processo, diminuição dos erros. </li></ul></ul><ul><ul><li>Redução do retrabalho. </li></ul></ul><ul><ul><li>Motivação da equipe. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ampliação do conhecimento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Redução do “ handoff ”. </li></ul></ul><ul><ul><li>Oportunidades de melhoria surgem naturalmente, como conseqüência do processo com menos controle pontual. </li></ul></ul><ul><ul><li>Melhoria da comunicação. </li></ul></ul><ul><ul><li>Meta compartilhada por todos e avaliação de todo fluxo. </li></ul></ul>
    5. 5. Célula de trabalho administrativa <ul><li>Requisitos para o trabalho em célula: </li></ul><ul><ul><li>processar uma única informação por vez; </li></ul></ul><ul><ul><li>multifuncionalidade, </li></ul></ul><ul><ul><li>trabalho em equipe, </li></ul></ul><ul><ul><li>layout voltado para o time, </li></ul></ul><ul><ul><li>visibilidade do fluxo entre estações de trabalho, </li></ul></ul><ul><ul><li>gerenciamento visual (quadro de gestão à vista) </li></ul></ul><ul><ul><li>Padronização das atividades da célula </li></ul></ul><ul><ul><li>envolvimento da equipe. </li></ul></ul><ul><ul><li>Considerar a sequencia dos processos </li></ul></ul>
    6. 6. Dicas para o Desenho de Células <ul><li>Organize em função de saídas, não de tarefas </li></ul><ul><li>Desenho o processo para os casos dominantes, não para exceções </li></ul><ul><li>Otimize e padronize o trabalho </li></ul><ul><li>Coloque pessoas multifuncionais e com conhecimento e habilidade para resolver problemas e manter o trabalho fluindo </li></ul><ul><li>Use tarefas sobrepostas assim os operadores podem nivelar a capacidade e absorver flutuações </li></ul><ul><li>Desenhe atividades à prova de erro e evite controles </li></ul><ul><li>Associe células administrativas e de manufatura (independência para suprir clientes com determinada família de produtos). </li></ul>
    7. 7. Cell Design Antes de Celularizar Depois de Celularizar Arranjo físico por especialidade X Arranjo físico por fluxo
    8. 8. FIFO – First In, First Out Uma linha com FIFO deve prever uma certa quantidade de trabalho que se movimenta de etapa para outra. Quando a linha está “lotada” deve haver uma sinalização, exemplo, uma bandeirinha, na posição com problema e a pessoa da posição seguinte deve vir ajudar, para restabelecer o fluxo. O Balanceamento é feito através de gráficos que representam a situação atual e a situação ideal. É um método de priorizar os trabalhos a serem executados. O primeiro que foi solicitado, deve ser o primeiro a ser executado. O método FIFO pode ser adotado isoladamente ou em conjunto com outras ferramentas, tais como supermercado, desenho de célula, etc.
    9. 9. Balanceamento Para se ter um fluxo contínuo é importante distribuir a carga de trabalho, entre as posições, de acordo com o tempo takt. O balanceamento otimiza a utilização das pessoas, assim ninguém fica sobre ou sub carregado. Não misturar cargas de trabalho “pesadas” com “leves”, dividir a célula em grupos especializados, se necessário lidar com esta situação; O Balanceamento é feito através de gráficos que representam a situação atual e a situação ideal.
    10. 10. Balanceamento Tempo de operação (tempo necessário para o colaborador executar a operação) Takt = 120 min Balanceamento de Capacidades Estratégia para ajuste de capacidade: 1. Eliminar desperdícios 2. Padronizar o trabalho 3. Melhorar capacitação (ex: melhorar qualificações dos colaboradores) 85% do Tempo Takt

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