Zoeken in SharePoint by Arno Flapper Imtech ICT

  • 1,272 views
Uploaded on

Presentation by Arno Flappen Imtech ICT SharePoint round table june 2011

Presentation by Arno Flappen Imtech ICT SharePoint round table june 2011

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,272
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
13
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Documentbeheer en zoeken in SharePoint: (Zoek) de verschillen tussen 2007 en 2010Imtech ICT Integrated SolutionsArno Flapper | 23-06-2011
  • 2. Agenda Zoeken, een korte introductie Zoeken in SharePoint Documentmanagement Implementeren SharePoint Vragen?
  • 3. Zoeken,een korte introductie
  • 4. Zoeken, welke vormen zijn er? Keyword searching  “fast search for sharepoint”  “fast search”  “FAST” Natural language searching  “Waar kan ik informatie vinden over fast search for sharepoint”  “Wat is fast search”
  • 5. Welke uitdagingen zijn er? (1) Niet altijd duidelijk welke woorden belangrijk zijn  Is “fast” belangrijker dan “search”? Niet altijd duidelijk of er samenstellingen staan  Vormen “fast” en “search” een samensteling? Wordt er een “AND” of een “OR” gevraagd?  Is het “fast AND search” of “fast OR search”? Onmogelijk om te weten wat de onderliggende vraag is.  Wat wil de gebruiker eigenlijk weten over „fast search for sharepoint”? Product review, technische handleidingen, documentatie, prijs?
  • 6. Welke uitdagingen zijn er? (2) Hoe vind je informatie over vragen die je hebt?  “Ik zoek een kamer van maximaal €500 per maand, inclusief gas, water en licht, in het centrum van Zaltbommel, met een ligging op het Zuiden.”  Wanneer de broninformatie er zo uitziet: <doc> <titel>App. in Zaltbommel. €450-€550 incl. g.w.l.</titel> <auteur>A. Flapper<auteur> <plaatsingsdatum>23-06-2011</plaatsingsdatum> <tekst> Mooi appartement in het centrum van Zaltbommel: - 80m2, 2 slaapkamers - Balkon op het zuiden Voor meer informatie bel: 06-12345678 </tekst> </doc>
  • 7. De kunst van het balanceren Totale collectie Missende resultaten: slechte match Irrelevante resultaten: slechte precisie Relevante Relevante documenten documenten Resultatenset in de resultatenset
  • 8. Kwaliteit van het zoekresultaat Zoeken is de kunst van het balanceren tussen gevonden resultaten, precisie en relevantie.  Gevonden resultaten  Welk deel van de totale relevante set is teruggevonden?  Wat is de verhouding tussen gevonden documenten en documenten die gevonden hadden moeten worden?  Precisie  Het % gevonden relevante documenten in de resultatenset  Hoeveel “junk” zit er tussen de resultaten?  Relevantie  Zorg dat de meest relevante documenten bovenaan verschijnen, op basis van bedrijfsbehoefte en eindgebruiker
  • 9. Zoeken in SharePoint
  • 10. Zoeken in SharePoint 2007 Enterprise search People search Search scopes FAST Search (FAST ESP)
  • 11. Verschillen tussen 2007 en 2010Feature Name / Area Sharepoint Sharepoint Server 2007 Server 2010People And Expertise Search ○ ●Search From Windows 7 And Windows Mobile ○ ●Common Connector Framework For Indexing And Federation ○ ●Scale And Performance Via Improved Topology Architecture ○ ●Ability To Build Search-Powered Applications ○ ●Refinement Panel And Sorting ☻Search In Context ☻Social Behavior Improves Relevance ☻Thumbnails, Previews, And View In Browser ☻
  • 12. Nieuwe zoekfuncties SharePoint 2010 Boolean query syntax for free-text queries and for property queries Prefix matching for search keywords and document properties Suggestions while typing search queries Suggestions after users run queries Federated search connectors for searching the enterprise from Windows 7
  • 13. Verbeteringen in zoekfuncties SharePoint 2010 Refinement panel People search  Improved relevance in people search results  Self search  Phonetic name matching and nickname matching Enhancements for relevance of search results  Ranking based on search results history  Relevance based on inferred metadata
  • 14. 2007 vs 2010: Wildcard search (1)
  • 15. 2007 vs 2010: Wildcard search (2)
  • 16. People search in SharePoint 2010
  • 17. FAST vs SharePoint 2010 Enterprise Search
  • 18. Documentmanagementin SharePoint 2010
  • 19. Documentmanagementsysteem (DMS) Definitie:  “Een documentmanagementsysteem is een systeem of set van programmas die wordt gebruik om elektronische, geprinte documenten of afbeeldingen op te slaan en te traceren. “ Functies:  Vervangen van traditionele filesysteem en netwerkschijven  Efficiënter opslaan van data en eenvoudiger doorzoekbaar maken DMS in SharePoint  Toevoegen van metadata voor betere vindbaarheid  Samenwerken aan documenten  MySite voor persoonlijke documenten  (Redactionele) workflows voor goedkeuren en vrijgeven van documenten
  • 20. Documentmanagement & zoeken DM-strategie bepaalt succes van zowel SharePoint als zoeken binnen SharePoint “Paradigm shift” van klassieke, folder-gebaseerde oplossingen naar zoek-gebaseerde oplossingen => “Google zoekervaring” bepaalt in sterke mate de zoekervaring die gebruikers op het intranet verwachten
  • 21. SharePoint implementeren
  • 22. Een SharePoint implementatie door Imtech ICT
  • 23. Een SharePoint evolutie
  • 24. Stappenplan voor een implementatie (1) Gap-analyse:  Hoe gaat het nu en hoe doen we het in de toekomst? Bepaal volwassenheid  Wat moet allemaal formeel gemaakt worden?  Welke processen en procedures moeten beschreven worden en tot welk detail?  Zelf metadata laten toevoegen of vaste termen gebruiken?  Etc. Werk volwassenheid uit en stel een beheerplan op  Wat gaan we beheren en monitoren en wat laten we over aan de gebruikers?  Hoe gaan we de omgeving schalen, welke groei verwachten we in hardware capaciteit?
  • 25. Stappenplan voor een implementatie (2) Stel een taxonomie op  Leg organisatiebrede sleutelwoorden vooraf vast om vindbaarheid van documenten te vergroten Maak een persona’s matrix  Wie gaat de applicatie gebruiken vanuit welke rol? Ga aan de slag met een team ambassadeurs Richt een pilot in en bepaal het plan voor de brede uitrol  Maak mensen verantwoordelijk voor een breder draagvlak  Beleg verantwoordelijkheden laag in de organisatie en dicht bij de gebruikers
  • 26. Drie belangrijkste onderdelen voor het slagen vaneen implementatie voor de lange termijn Ontwerp van de taxonomie Welke documenteigenschappen worden vastgelegd en welke worden verplicht? Welke persona‟s onderkennen we in de applicatie?
  • 27. Taxonomie = vindbaarheidTaxonomie ontwerpen Identificeer Stakeholders. Bepaal wie met de documenten gaat werken en waarvoor de documenten of records worden gebruikt Definieer doel. Stel vast waarom de metadata moet worden toegekend. Meer is niet per se beter. Bepaal aanpak. In de aanpak kan worden vermeld hoe de termen worden verkregen, onderhouden en stakeholders worden betrokken. Verzamel informatie. Waarschijnlijk zijn er al bestaande manieren om metadata toe te kennen, zoals folderstructuren of lokale databases die een goed vetrekpunt bieden. Ontwerp schema. Het schema moet duidelijk weergeven wat de uitgangspunten zijn en eenvoudig te interpreteren zijn. Voor pilot uit. Tijdens de pilot kan worden vastgesteld of het schema compleet is en praktisch toepasbaar. Voer schema in. Nadat aan de hand van de pilot verbeteringen zijn doorgevoerd aan het schema, kan het worden ingevoerd. Verzamel feedback en verbeter. Een organisatie verandert, evenals de type content en de beste manier om het te metadateren. Een continu revisieproces is nodig om de taxonomie werkbaar te houden.
  • 28. Persona’s (1) Archetype gebruikers Hebben unieke eigenschappen, behoeften, rechten en rollen. Opstellen aan de hand van:  Autorisatiematrix  Functiematrix  Gebruikerstype Voorbeelden:  Sales  Marketing  Projectmedewerker  Thuiswerker
  • 29. Persona’s (2)
  • 30. Imtech ICT Integrated SolutionsVragen en discussie
  • 31. Einde presentatieArno Flapperarno.flapper@Imtech.nlImtech ICTIntegrated SolutionsHogeweg 41| 5301 LJ, ZaltbommelT. +31 (0)418 57 07 00 | F. +31 (0)418 57 07 66 | W. www.imtech.nl/iswww.imtech-ict.nl