Elevar la productividad en la asociación AESCO con el uso de OpenAtrium

Metodología de uso de Intranet AESCO ¿Por qué usar una intranet?
Agilizar los procesos internos de AESCO.
Organización de tareas para cumplir determinados objetivos.
Seguimiento diario de progreso de las tareas que nos permita una visión clara.
Centralización de documentos e información, reduciendo el tiempo de búsqueda.

Esquema organizativo de intranet
Área o grupo Divide la actividad en áreas de trabajo
Programa o Proyecto Agrupar los casos de la intranet que pueden ser de tipo objetivo, actividades o subtareas.
Objetivos Agrupa actividades y subtareas siguiendo los objetivos de la memoria adaptada.

Actividades (tareas grandes) Agrupa subtareas de una manera fácil para hacer más sencillo el seguimiento de una actividad respecto a la memoria adaptada.
Subtareas (tareas granuladas dependientes a una actividad) Aquí controlamos las tareas a ejecutar y reportamos los progresos que vamos haciendo diariamente.

La memoria adaptada es la base
Estructura base de clasificación de nuestra actividad diaria.
Nombre del proyecto, objetivos y actividades deben ser un reflejo de lo que está detallado en este documento puesto que la realización de reportes de cualquiera de los indicadores que queramos analizar estará basada en esta clasificación.

Descripción y detalle de tareas Pautas que nos ayudarán a homogenizar el nivel de detalle que necesitamos para entender mejor el trabajo de cada área.
Títulos descriptivos que permitan identificar el contexto de una subtarea. Los listado de la Intranet muestran solo los títulos, hagámoslos descriptivos.

Al final se entiende, pero perdemos tiempo.

Modo listado, define punto a punto lo más destacado a realizar o tener en cuenta.
Localización de las subtareas. F undamental determinar geográficamente la actividad.
Archivos adjuntos que muestren la conclusión de una tarea o que la complementen por ser de interés en el contexto de la tarea:
Documento redactados o recopilados
Justificantes ofciales de interés
Bases de datos
Información de referencia

¡ Siempre hacia adelante!
Muestra cómo avanzas con un breve comentario en cada tarea.
Evita escribir una memoria diaria de la actividad, sé claro y significativo.

Simplifiquemos lo que queremos decir para que sea sencillo evaluar los progresos.
Si tienes problemas que detengan el progreso, házlos saber inmediatamente para destrabarlos.

Separar lo trivial de lo importante
Segmentar y definir lo que controlamos en la intranet.
Interesan las acciones importantes dentro de una actividad y no las insignificantes.
Lo menor puede resumirse como parte del reporte diario de de una tarea y es demasiado costoso crear tareas para pequeñeces.

Ejemplo Al realizar un taller de violencia de género, la tarea relevante en nuestra actividad es “realización de taller”, aunque tenemos muchas subtareas como: encontrar espacio, redactar convocatoria, enviar convocatoria, etc. Este tipo de detalles son parte del reporte diario de progresos y no deben gestionarse de manera independiente sino integrarse dentro del reporte diario de progresos de la actividad trascendente.

Centralización de documentos Fácil acceso y localización de la información trascendente:
Reportes definitivos que son presentados ante alguna entidad
Bases de datos
Comprobantes de cualquier tipo que puedan ser requeridos en alguna auditoría
Plantillas, cartas, modelos que puedan ser reutilizados.
Procedimientos, metodología, know-how que ayude el mejor funcionamiento.
Información de interés y referencia que sea importante para dicha área.
Fotografías

Previsión de carga de viabilidad de hitos Todas las organizaciones persiguen una serie de objetivos en base a previsiones que los directivos consideran factibles de cumplir.

Falsas expectativas, conducen al sentimiento de fracaso. Muchas veces estas previsiones están basadas en mero instinto y no se sustentan con estimaciones reales de las tareas que se necesitan ejecutar para el cumplimiento de los objetivos. En ocasiones no se tienen claras las tareas a nivel detallado de lo que se tiene que hacer. Es entonces cuando tanto la organización como los equipos de trabajo se sienten frustrados y en pleno fracaso.

El mero olfato no basta

Del olfato a lo concreto La estimación de tareas en la Intranet nos permite tener unas previsiones más realistas sobre los deberes que tiene que ejecutar cada uno para lograr unos determinados objetivos. Visión clara del esfuerzo en horas que puede consumir un objetivo, para predecir (de cierto modo) si con el equipo de trabajo presente perseguimos objetivos realistas y alcanzables.

Simples cálculos. ¿Realidad o fantasía?

Calendario centralizado
Una visión global de las actividades de la corporación.
Evitar solapación de compromisos que dividen la atención.
Mejor organización de las fechas.
No olvidamos las fechas.
Los perfiles transversales y auxiliares pueden anticiparse y prepararse para actuar.

Notifica solo lo importante y a las personas interesadas.
Las notificaciones por correo son útiles si no nos saturan el correo.
Se pueden configurar resumenes de actividad en vez de correos inmediatos.

Hablar entre todos el criterio de notificación que hay que seguir.
Si alguien no va a interactuar en una tarea, ¿Para qué notificarle?
La gran jefa, tiene que estar notificada en lo más importante de tu área, para que no se sature.
Las notificaciones no son la única manera de estar informado, mira una vez al día la actividad reciente y estarás actualizado.

¡GRACIAS! Disfrutad de una Intranet eficiente y efectiva, al final no trabajaréis más... ¡ Seréis más productivos! Se acabó el tiempo de buscar y no encontrar o de perder lo que tanto habéis trabajado.

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Elevar la productividad en la asociación AESCO con el uso de OpenAtrium

by Pablo Cerda on Sep 14, 2011

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