Guía de Colaboración: cómo dar los primeros pasos

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Transforme su negocio y aumente la productividad a través de cuatro pasos para comprender las posibilidades que el video ofrece a su organización.

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Guía de Colaboración: cómo dar los primeros pasos

  1. 1. Guía Cómo dar los primeros pasos Cuatro pasos para comprender las posibilidades de video para su organización
  2. 2. • Reunir a la organización: la expansión global, las fusiones o los recursos externos pueden establecer una distancia entre las personas y los objetivos del proyecto. Una sala de conferencias virtual permite mantenernos actualizados y construir la cultura corporativa. United Steelworkers utilizó la colaboración de video para optimizar las charlas sobre alianzas de fusiones con otro sindicato. Las organizaciones rápidamente desarrollaron una estrecha relación sin tener que viajar y aceleraron el proceso de fusión por lo menos unos 6 meses. • Mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida: los viajes generalmente generan estrés e implican sacrificar tiempo personal y para la familia. Asistir a reuniones por video o trabajar desde el hogar permite a los empleados equilibrar su vida profesional y personal. Los equipos internacionales de diseño de Tommy Hilfiger en Ámsterdam y Nueva York usan Cisco TelePresence® para crear probadores virtuales y así colaborar con su equipo de confección de Hong Kong. Los diseñadores ahora pueden tomar decisiones importantes rápidamente sin pasar tiempo lejos del hogar. La solución también acelera el plazo de comercialización. Video: una nueva forma de cuidar el medioambiente En promedio, los clientes de Cisco afirman que la colaboración de video reduce un 30 por ciento la necesidad de viajar, lo cual disminuye las emisiones de CO2 y mejora la rentabilidad. Vodafone eliminó 13 500 vuelos por año, lo cual permitió a la compañía reducir las emisiones de carbono más de 5500 toneladas por año. Colaboración de video: Transforme su negocio y aumente la productividad Más de la mitad de la eficacia de la comunicación está determinada por el tono de voz y el lenguaje corporal y muchos de estos importantes detalles no verbales se pierden en el intercambio por correo electrónico o en las llamadas de conferencia. La comunicación cara a cara es más personal; construye un nivel de confianza superior, reduce la confusión y aumenta la responsabilidad. En el entorno comercial actual, ya se sabe que comunicarse en persona no siempre es posible. Pero la telepresencia y la videoconferencia posibilitan algo fabuloso: la comunicación cara a cara virtual e instantánea, incluso a millas de distancia. Con esta guía, podemos ayudarlo a crear la solución de colaboración de video adecuada, maximizar la adopción del usuario y medir el éxito después de implementarla. Descubra los beneficios Muchas organizaciones consideran que la telepresencia y la videoconferencia son herramientas fundamentales de reducción de costos. Casi el 90 por ciento de los usuarios de tecnología de colaboración de video se benefician de la reducción de costos y viajes. El video puede ayudarlo a ahorrar dinero y a aumentar la productividad, además de lo siguiente: • Tomar decisiones más rápido: reducir el tiempo de viajes e intentar explicar problemas complejos por correo electrónico. El video permite a todas las partes compartir ideas, mostrar imágenes detalladas y tomar medidas más rápidamente. Statoil, una de las compañías de gas y petróleo más importantes del mundo, usa la colaboración de video para conectar a las plataformas de perforación submarinas con especialistas en tierra. Los problemas que antes tardaban 2 meses en solucionarse ahora se abordan en 2 semanas; se reduce considerablemente el tiempo de inactividad y se aumenta la seguridad. • Proporcionar acceso inmediato a expertos: extender a toda la organización los conocimientos especializados de un grupo de personas sin necesitar viajar. Las soluciones de archivado y transmisión de datos le permiten grabar y almacenar conocimientos de expertos para que todos tengan acceso en cualquier momento. La compañía mundial de diseño y arquitectura Woods Bagot usa la colaboración de video para conectar a 1000 empleados de todo el mundo. La compañía prepara equipos específicos para cada proyecto y de esa manera proporciona los conocimientos adecuados según se requieran. Woods Bagot redujo los viajes y, al mismo tiempo, mejoró la comunicación y el servicio al cliente. “Investigaciones demostraron que el 90 por ciento de usuarios frecuentes afirman que las tecnologías de colaboración de video les permiten ahorrar al menos 2 horas por semana de valioso tiempo de trabajo.”
  3. 3. Sector público • Coordinar medidas con agencias nacionales, estatales y locales. • Proporcionar capacitación rentable. • Promover el trabajo a distancia y las iniciativas de trabajo remoto. • Preparar planes de continuidad comercial. Sector de servicios de salud • Proporcionar diagnósticos remotos de centros rurales a urbanos. • Conectar con profesionales médicos para brindar orientación y consultoría cara a cara. • Ofrecer servicios de traducción. • Participar de programas de educación médica continua. Educación • Colaborar en tiempo real con otros campus o instituciones educativas. • Extender las clases a estudiantes de áreas remotas o rurales. • Ofrecer presentaciones de expertos y excursiones virtuales. • Ofrecer capacitación y educación continua para el personal. ROI: Las tres letras más importantes del alfabeto Después de identificar cómo usará la colaboración de video, calcule sus gastos actuales en actividades que quisiera reemplazar con el video. Tenga en cuenta lo siguiente: • ¿Cuántas personas viajan a reuniones? ¿Cuáles son los costos de viajes? • ¿Cómo podría el personal usar más eficientemente su tiempo? • ¿Cuánto se tarda en comercializar un producto? ¿Cuánto se tarda en proporcionar servicios de consultoría? ¿Cuánto se tarda en contratar un nuevo empleado? ¿Cuánto se tarda en solucionar un problema? • ¿Cómo podrían consolidarse las sesiones de capacitación? • ¿De qué manera los empleados, partners y clientes pueden tomar decisiones más rápidamente o encontrar un experto en la materia? Cada vez que reemplace una práctica con la colaboración de video, tendrá la oportunidad de medir el retorno de la inversión (ROI). “Al utilizar las tecnologías de video, podemos derribar muchas de las barreras en cada etapa del proceso de adquisición de [Tandberg]. El "toque visual" que proporcionó el video nos ayudó increíblemente; el uso del video desempeñará una función esencial en la integración de futuras adquisiciones.” Jawahar Sivasankaran Gerente de TI Sénior, Cisco “Como ya estamos preparados para la movilidad, nuestros empleados pudieron conectarse sencillamente con nuestros clientes a través del video. Se cancelaron planes de viajes, pero desde luego no sucedió lo mismo con las reuniones.” Nectarios Lazaris Director de Tecnología de la Información de Woods Bagot, durante la erupción del volcán Icelandic en 2010 Crear: Un modelo de negocio para la colaboración de video Vea de qué manera el video puede amortizarse Si piensa en adquirir una solución de telepresencia o videoconferencia, hay una amplia variedad de opciones. La colaboración de video es más accesible que nunca gracias a una mayor conectividad, interfaces de usuario más simples y nuevos factores de forma, como soluciones de video móvil y personal de calidad empresarial. Con la colaboración de video, puede mejorar prácticamente cualquier proceso que actualmente dependa del teléfono, del correo electrónico o de los viajes. Vea cómo otros usuarios emplean con éxito el video: Ejecutivos • Organizar reuniones de gestión cara a cara con cualquier persona en cualquier sitio. • Llevar a cabo reuniones de directivos sin gastar en viajes ni en otras obligaciones. • Contactarse en persona con los principales encargados de la toma de decisiones, según se requiera. • Transmitir en vivo reuniones informativas o grabarlas para verlas en otro momento. • Disertar en seminarios o en exposiciones comerciales sin la necesidad de viajar. Ventas y marketing • Construir relaciones más personales y sólidas con el cliente. • Proporcionar a los clientes acceso a conocimientos especializados centralizados. • Conectar a los equipos de ventas remotos con las oficinas centrales. • Realizar investigaciones de mercado cara a cara. Recursos humanos • Entrevistar cara a cara a candidatos remotos. • Reunir grupos para dar capacitaciones cara a cara. • Posibilitar una integración sin inconvenientes después de una fusión. • Mejorar los programas de trabajo remoto. Investigación y desarrollo y desarrollo de productos • Compartir y editar documentos de productos en tiempo real. • Obtener comentarios de proveedores y clientes en tiempo real. • Acceder a expertos remotos en tiempo real. • Acelerar el plazo de comercialización Producción • Organizar inspecciones de control de calidad en diferentes ubicaciones. • Ofrecer expertos para realizar reparaciones remotas en las máquinas. • Coordinar envíos con los proveedores. • Preparar planes de continuidad comercial. Finanzas • Revisar estrategias, compartir noticias y tomar decisiones. • Extender los servicios de expertos financieros a los clientes que se encuentran en sucursales remotas. • Entrevistar en persona a posibles candidatos de manera remota. • Ofrecer capacitaciones cara a cara y oportunidades de consultoría. “En la economía actual, la capacitación no es una opción; es una necesidad del personal para mantenerse actualizado con la información importante. Si se usan ubicaciones remotas, se obtiene un mayor rendimiento del dinero destinado a las capacitaciones. Si trabajamos con partners innovadores como Cisco, podemos ayudar a las agencias a cumplir sus misiones educativas y, al mismo tiempo, obtener un mayor rendimiento del dinero destinado a las capacitaciones.” Tom Kenney Vicepresidente y Gerente General de GTSI Agencias Federales Civiles
  4. 4. Seleccionar un proveedor El proveedor ideal actúa como partner en su negocio. Cuando prepare una breve lista de proveedores, evalúe si el proveedor cuenta con lo siguiente: • Un modelo comercial y un perfil financiero coherentes. • Una sólida historia corporativa, prácticas empresariales éticas y reputación profesional. • Atención al cliente comprobada y receptiva y clientes satisfechos. • Programas de capacitación, soporte y mantenimiento rentables. • Investigación y desarrollo continuos. • Presencia global para implementar un servicio integral en los lugares donde usa video. • Personal informado que pueda proporcionar las mejores prácticas. • Una solución de punta a punta con infraestructura, administración y varios terminales. Seleccionar un modelo de implementación El modelo de implementación adecuado permite alcanzar fácilmente los objetivos para la colaboración de video. Las organizaciones pueden administrar costos y mantener la flexibilidad mediante diversas opciones de implementación tanto locales como alojadas que satisfacen el presupuesto y las necesidades comerciales específicas de la organización. Al mismo tiempo, se mantiene una experiencia de usuario final consistente. Tenga en cuenta estos factores en su decisión: • Cobertura geográfica: ¿Piensa extenderse a nuevas geografías o a varias redes? Escoja un modelo de implementación que simplifique el soporte, servicio y las implementaciones globales o regionales. • Alcance del ecosistema: ¿Desea extender la colaboración de video a clientes, partners y proveedores? Seleccione una opción que simplifique más el soporte de la colaboración segura con todos en todo lugar. • Capacidad de conferencia: ¿Cuántos usuarios espera? Los enfoques suelen proporcionar capacidad de desbordamiento y soluciones de conferencia exclusivas para reuniones personalizadas. • Experiencia de video: Escoja los servicios que proporcionen características de operación, administración, actualización, seguridad, soporte de usuario final y generación de informes para que, de ese modo, se libere al equipo de TI. • Plazo de servicio: ¿Con qué urgencia necesita la colaboración de video? Según las necesidades organizacionales, es probable que requiera implementación, prueba y optimización o un modelo de implementación que pueda aplicarse rápidamente. • Presupuesto: Independientemente de si escoge implementaciones locales o basadas en la nube, hay opciones que no requieren inversión de capital, lo cual le brinda más accesibilidad y flexibilidad presupuestaria Seleccionar: El equipo, el proveedor y el modelo de implementación adecuados Vea cómo la colaboración de video se ajusta a sus necesidades Una solución de colaboración de video incluye una cámara, un micrófono, monitor, altavoces, códec, red confiable, infraestructura optimizada y el modelo de implementación adecuado. Una llamada de video puede usar dos terminales o más y una amplia variedad de funciones. Hay un sistema o plataforma para cada espacio de trabajo: de salas de juntas a escritorios y de sucursales a áreas de fabricación. La solución de punta a punta puede incluir algunos de los siguientes productos o todos: • Telepresencia envolvente: Crea la experiencia de reuniones personales más real y proporciona una plataforma ideal para la interacción. • Sistemas multipropósito: Estos sistemas se pueden usar en salas de reuniones, salas de juntas, auditorios y entornos compartidos. • Soluciones de escritorio, personales o móviles: Estas soluciones están diseñadas para uso personal o de una sola persona en la oficina, estación de trabajo u oficina en el hogar. • Aplicaciones industriales: La telemedicina, la educación a distancia, la defensa y otras industrias cuentan con sistemas especiales de colaboración de video. • Periféricos y accesorios: Existen diversos equipos periféricos que pueden mejorar la comunicación visual, como las cámaras de alta definición (HD) y de gran angular, las cámaras para presentación de documentos, los DVD, las VCR, las pizarras y las aplicaciones. Las soluciones de punta a punta también pueden incluir los productos de infraestructura que facilitan la conexión entre usuarios de diferentes redes y que pueden asegurar que el video no afectará el tráfico de otras aplicaciones y que las sesiones serán seguras. Selección del proveedor, sistema y modelo de implementación Cada necesidad es única No existe una única solución de colaboración de video justa para todas las organizaciones. Es importante que seleccione el proveedor, el modelo de implementación y la solución de video que mejor se adapten a sus necesidades.
  5. 5. Pruebe antes de comprar Los proveedores que escoja deben permitirle probar sus equipos por un período de tiempo. Hágalo; úselos en una situación real e invite a posibles usuarios para conocer sus opiniones. Pruebe la solución en términos de lo siguiente: Calidad y confiabilidad de llamadas • ¿Qué claridad de imagen recibe al ancho de banda que utilizará? La calidad de la imagen está definida por un códec que admite un control de movimiento superior y que puede manejar una tasa de actualización del monitor de 30 marcos por segundo. • Si busca calidad en alta definición, ¿son de alta definición todos los elementos de la solución de punta a punta? Si no lo son, la calidad podría verse afectada. • ¿Cómo se escucha? ¿Está sincronizado el audio con las imágenes? El micrófono, el cancelador de eco, los altavoces y el ancho de banda definen la experiencia de audio. • ¿Con qué frecuencia se caen las llamadas? El tiempo medio entre fallas (MTBF) debe ser alto. Tecnología de última generación • ¿Existe algún novedoso diseño de ingeniería que proporcione lo último en funciones y claridad de video? • ¿Fue fabricado de acuerdo con la certificación ISO 9002? • ¿Fue fabricado teniendo en cuenta la eficiencia energética y la sostenibilidad ambiental? • ¿Es novedoso y atractivo el diseño del factor de forma? Facilidad de uso • ¿Son lo suficientemente claros e intuitivos los mensajes del menú, la agenda del teléfono y la interfaz de usuario como para que los respeten todos los miembros de la organización? • ¿Es sencillo de instalar, mantener y reparar? • ¿Ofrece algún programa flexible de servicio administrado que le permita escoger su red? proceso comercial • ¿Está disponible la integración en un solo clic con otras herramientas de comunicación, planes de marcado de comunicaciones unificadas y conferencia web para incluir sin inconvenientes a otros usuarios remotos? • ¿Está basado en estándares para interoperar con unidades de video de terceros? • ¿Puede integrarse sin inconvenientes con otras herramientas del lugar de trabajo? • ¿Funcionan conjuntamente y de manera transparente todos los sistemas de video, incluidos la telepresencia envolvente, las soluciones de escritorio, los dispositivos móviles, las tablets y la infraestructura? Valor • ¿Están optimizados los sistemas para ancho de banda alto y bajo con el fin de equilibrar los costos y las funciones? • ¿Puede actualizarse el software para agregarle características a medida que se desarrolla la tecnología y crece su adopción? • Las funciones y características, ¿satisfacen sus necesidades a un precio competitivo? Estándares y compatibilidad • Asegúrese de escoger una solución basada en estándares que sea interoperable con el equipo de video de cualquier fabricante a fin de simplificar la posterior expansión. Ajustar las soluciones a sus objetivos Responder las siguientes preguntas le permitirá decidir más fácilmente las características y capacidades que la nueva solución de colaboración de video debe proporcionar: Uso • ¿De qué manera prevé que su compañía usará la colaboración de video? • ¿Qué tipo de información intercambia? ¿Detalles de productos, hojas de cálculo, archivos multimedia o información de alta seguridad? • ¿Necesitará grabar reuniones o transmitir llamadas de video para que queden disponibles más adelante? • ¿Buscan los empleados permanecer visualmente conectados mientras viajan? • ¿Se realizarán llamadas a pedido o se programarán por adelantado? Alcance • ¿Resultaría útil ver y hablar con colegas que están en la oficina o en sus hogares? • ¿Se comunicará visualmente con proveedores, clientes o partners? • ¿Con cuántos sitos desea poder conectarse en una sola reunión? Infraestructura • ¿Piensa usar una solución basada en la nube u operar el sistema en su propia red? • Si piensa operar en su propia red, ¿de qué tipo de red se trata? • ¿Desea configurar opciones de ancho de banda para diferentes tipos de usuarios? • ¿Desea integrar el video con sus otras herramientas de comunicación unificada? • ¿Emplearán los usuarios sus unidades de video como teléfonos principales? • Su organización de TI, ¿administrará su red de video desde una ubicación central o desde varias ubicaciones?
  6. 6. Cisco tiene más de 200 oficinas en todo el mundo. Las direcciones, los números de teléfono y de fax están disponibles en el sitio web de Cisco: www.cisco.com/go/offices. Cisco y el logotipo de Cisco son marcas comerciales de Cisco Systems, Inc. o de sus filiales en los Estados Unidos y en otros países. Para obtener una lista de las marcas comerciales de Cisco, visite www.cisco.com/go/trademarks. Las marcas registradas de terceros que se mencionan aquí son de propiedad exclusiva de sus respectivos titulares. El uso de la palabra “partner” no implica que exista una relación de asociación entre Cisco y otra empresa. (1005R) Sede Central en América Cisco Systems, Inc. San José, CA Sede Central en Asia-Pacífico Cisco Systems (EE. UU.) Pte. Ltd. Singapur Sede Central en Europa Cisco Systems International BV Amsterdam, Países Bajos C02-723235-00 12/12 Seleccionar la red Tomar la decisión correcta Si ya cuenta con una red IP de voz, el siguiente paso lógico será implementar video sobre IP. Muchas compañías emplean sistemas de video en entornos combinados. Al momento de seleccionar la red, pregúntese lo siguiente: • ¿A quién pretende llamar? ¿A sitios internos solamente o a otros que no pertenecen a su compañía? • ¿Qué disponibilidad tiene la red deseada? No todas las redes están disponibles en todo el mundo. Asegúrese de verificar cuáles son las redes que están disponibles en las áreas geográficas donde opera su compañía. • ¿Cuáles son los costos asociados con la red? • ¿Es confiable la red? La Internet pública no es tan confiable como las redes IP privadas. • ¿Cuánto ancho de banda necesitará? Es recomendable restringir el ancho de banda para determinados usuarios o aplicaciones y permitir mayor ancho de banda para reuniones de video más importantes. Escoja una solución que le permita ajustar el ancho de banda o equilibrarlo automáticamente en función de la aplicación. • ¿Funcionará la solución con el partner de la red? Las reuniones de video de alta definición, como aquellas mediante telepresencia envolvente, pueden beneficiarse de las redes dedicadas y administradas. Asegúrese de que la solución que escoja funcione con el partner de la red. • ¿Opera usted en un entorno de comunicaciones unificadas? Si lo hace, asegúrese de contar con la capacidad adecuada de ancho de banda, potencia de procesamiento y diseño de red adecuado. Consideraciones finales Comencemos ya mismo. Creemos que las personas que trabajan conjuntamente pueden lograr cosas extraordinarias. En Cisco creamos los entornos y las experiencias que lo hacen posible. El video brinda más productividad a nuestros clientes; ofrecemos una gama completa de soluciones diseñadas para ayudarlo a satisfacer sus objetivos comerciales, incluidos la telepresencia envolvente, los sistemas multipropósito de alta definición y video personal y móvil. Para obtener más información sobre cómo Cisco puede ayudarlo a implementar la solución de colaboración de video adecuada para su organización, visite www.cisco.com/go/telepresence.

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