• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Private Content
Como melhorar a colaboração visual: Planeje casos de uso, arquitetura e adoção
 

Como melhorar a colaboração visual: Planeje casos de uso, arquitetura e adoção

on

  • 399 views

Hoje em dia, as organizações usam o vídeo para muito mais do que apenas organizar reuniões em diferentes salas de conferência. A colaboração por vídeo pode ser uma experiência muito pessoal ...

Hoje em dia, as organizações usam o vídeo para muito mais do que apenas organizar reuniões em diferentes salas de conferência. A colaboração por vídeo pode ser uma experiência muito pessoal quando os envolvidos em todos os níveis de uma organização podem escolher a solução apropriada para eles e participar em chamadas de vídeo com qualquer pessoa em qualquer lugar.
Esse documento, direcionado a líderes de equipes de TI, trata das características necessárias para aumentar o valor comercial da telepresença de forma contínua:
● Levar em consideração como você pode expandir a telepresença para além das reuniões e levá-la para fora das salas de reunião em computadores desktop e dispositivos móveis.
● Introduzir ferramentas de gerenciamento que a equipe de TI pode usar para planejar capacidade, monitorar a experiência do usuário para cumprir contratos de serviço e manter segura a comunicação por vídeo
● Maximizar a adoção dessa tecnologia identificando e superando barreiras culturais, comportamentais e organizacionais.
As equipes de TI que não possuírem os recursos internos para fornecer esses serviços podem obter a experiência necessária da Cisco Services, juntamente com nossos parceiros.

Statistics

Views

Total Views
399
Views on SlideShare
399
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
12
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Como melhorar a colaboração visual: Planeje casos de uso, arquitetura e adoção Como melhorar a colaboração visual: Planeje casos de uso, arquitetura e adoção Document Transcript

    • 1 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.Colaboração visualWhite PaperVisão geralHoje em dia, as organizações usam o vídeo para muito mais do que apenas organizarreuniões em diferentes salas de conferência. A colaboração por vídeo pode ser umaexperiência muito pessoal quando os envolvidos em todos os níveis de umaorganização podem escolher a solução apropriada para eles e participar em chamadasde vídeo com qualquer pessoa em qualquer lugar.Esse documento, direcionado a líderes de equipes de TI, trata das característicasnecessárias para aumentar o valor comercial da telepresença de forma contínua:● Levar em consideração como vocêpode expandir a telepresença para além dasreuniões e levá-la para fora das salas de reunião em computadores desktop edispositivos móveis.● Introduzir ferramentas de gerenciamento que a equipe de TI pode usar paraplanejar capacidade, monitorar a experiência do usuário para cumprir contratos deserviço e manter segura a comunicação por vídeo● Maximizar a adoção dessa tecnologia identificando e superando barreirasculturais, comportamentais e organizacionais.As equipes de TI que não possuírem os recursos internos para fornecer esses serviçospodem obter a experiência necessária da Cisco Services, juntamente com nossos parceiros.Como fazer com que a colaboração visual se difundaApós adotar a telepresença para uma necessidade comercial, muitas vezes a reduçãode viagens ou tomada de decisões mais veloz, equipes de TI recebem frequentementesolicitações de aplicações, como o uso da colaboração visual para possibilitar reuniõesComo melhorar a colaboração visual:Planeje casos de uso, arquitetura e adoção
    • 2 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.Colaboração visualWhite Papercom participantes remotos, consolidar infraestruturas de comunicação, viabilizar quefuncionários trabalhem àdistância em seus próprios dispositivos, colaborar comorganizações externas e oferecer eventos e treinamentos online (Tabela 1).Figure 1. Exemplos de casos de uso de colaboração visual e valores comerciais associadosCaso de uso Valores comerciaisPossibilitereuniões comparticipantesremotosAcelere a tomada de decisões reduzindo o atraso na comunicação. Reduza as viagensde funcionários, custos com instalações e a emissão de gases de efeito estufamarcando reuniões virtuais e dando apoio àtelecomunicação. Crie confiança eentendimento por todos os fuso horários de equipes diversas e que trabalham comfunções diferentes com uma comunicação visual abrangente e frequente. Estimule aparticipação, o compartilhamento de informações e a construção de conhecimento.Consolide ainfraestrutura dacomunicaçãoReduza o custo total de propriedade com uma infraestrutura simples e umgerenciamento simplificado. Adapte mais rapidamente e com maior flexibilidade amudanças na empresa e aumente a velocidade de resposta misturando modelos deinstalação. Melhore o acesso e a experiência do usuário dando suporte a formas detrabalho a partir de dispositivos móveis e àescolha desses dispositivos. Reduzadrasticamente os custos operacionais gerais usando uma única arquitetura controladapor ligação para conferências de vídeo e voz ao mesmo tempo em que acomodasistemas com base SIP ou TDM, como necessário.Viabilize otrabalho àdistância e dodispositivo dofuncionárioDe acordo com pesquisas da Forrester, entre as organizações que implantamestratégias de uso dos dispositivos do próprio funcionário:● 76% relatam melhora na capacidade de resposta do funcionário e agilidade nastomadas de decisão● Quase 60% relatam resolução de problemas internos mais rápida● 43% a 46% relatam resolução de problemas relacionados a clientes mais rápida emaior satisfação do clienteColabore comorganizaçõesexternas● A colaboração (possibilitada pela tecnologia) com partes interessadas externas serelaciona positivamente com os ganhos de participação de mercado. (McKinseyGlobal Institute)● 53% dos CEOs de organizações de sucesso fazem parcerias exclusivamente parainovações colaborativas. (IBM)● 31% a 33% das organizações estão desenvolvendo estratégias e políticas demobilidade com parceiros e fornecedores. FORRESTERForneça eventose treinamentosonlineAlcance mais pessoas permitindo a presença remota em eventos, reuniões dedepartamentos e treinamentos da empresa. Melhore o envolvimento dos participantespermitindo a presença remota em eventos, reuniões de departamentos e treinamentosda empresa. Possibilite que palestrantes, especialistas e participantes participempessoal ou virtualmente de qualquer lugar do mundo. Melhore a aprendizagem atravésda interação bilateral com vídeos, chats e votações. Monitore a atenção dosparticipantes, a absorção do conteúdo e os comentários em mídias sociais.No entanto, apresentar novos casos de uso exige a superação de várias barreiras.Primeiro, énecessário vender o valor comercial do investimento para os líderesempresariais que controlam o orçamento. Isso normalmente exige sair da organizaçãode TI para obter dados para a criação do caso empresarial para economia de custos,aumento da agilidade, menor tempo de comercialização, maior intimidade com ocliente, etc.Em segundo lugar, ao instalar mais pontos de vídeo e integrar a telepresença em maisprocessos empresariais, a equipe de TI iráprecisar de fermentas de gerenciamentopara monitor continuamente a experiência do usuário, resolver e remediar problemas.A visibilidade éessencial para fornecer a alta qualidade de experiência necessáriapara a adoção.
    • 3 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.Colaboração visualWhite PaperPor último, pode ser necessário identificar e superar as barreiras para a adoção. Porexemplo, funcionários podem não perceber que as opções avançadas de colaboraçãovisual de hoje são bem pouco parecidas com os sistemas de videoconferênciaanteriores, que eram difíceis de usar e possuíam baixa qualidade de imagem.O restante desse documento descreve o conjunto de habilidades necessárias para seaprimorar a telepresença. As organizações de TI que não possuem recursos internoscom essas habilidades podem trabalhar com um parceiro de serviço de colaboraçãovisual experiente.Leve em consideração os casos de uso adicionaisHámuitos casos de uso de colaboração visual que irão ajudar a sua organização amaximizar o retorno sobre investimento ao mesmo tempo em que fornecem benefíciosem outras áreas como a satisfação do consumidor, inovação e crescimento,produtividade e envolvimento de funcionários. Na Tabela 1, destacamos alguns casosde uso e os valores comerciais associados que são frequentemente obtidos por gruposque implantam a colaboração visual dessas formas.A obtenção da confiança de executivos nos novos programas de colaboração visualexige uma discussão do caso de uso em relação aos benefícios empresariais, não detecnologia - por exemplo, maior agilidade, processos simplificados e custos maisbaixos. Modelos financeiros de ROI são especialmente atraentes, e parceiros deserviços de telepresença como a Cisco®Services oferecem calculadora de ROI online.Ao desenvolver o caso empresarial, vocêiráprecisar conhecer as capacidadestécnicas necessárias, como interoperabilidade, ligações entre empresas, multicastou streaming.Projete a arquitetura de colaboração visual e use a políticaAmpliar o ambiente inicial de telepresença para mais usuários ou oferecer suporte paranecessidades empresariais diferente exige mais que planejamento, projeto e serviçosde implantação padrões. Para realmente maximizar o ROI da colaboração visual, vocêprecisa da visão, estratégia e um esquema de etapas de como chegar lá.Uma solução de colaboração por vídeo total incorpora um conjunto completo de pontosde telepresença, infraestrutura para vários ambientes e ferramentas de gerenciamentocentralizadas. Vocêpode expandir ainda mais integrando-se a dispositivos externos,como ferramentas de mobilidade e produtividade, com os aplicativos para reuniõesCisco WebEx™.Ao projetar a arquitetura de colaboração visual, a equipe de TI ou seu parceiro deserviço de telepresença precisa levar em consideração:● A capacidade da rede: Avalie a necessite de melhorias nas infraestruturasatuais de vídeo e rede. Por exemplo, vocêpode precisar fornecer acessoseguro para indivíduos que participam de sessões de telepresença de fora daExemplo de serviços decolaboração visualEmpresa de serviços de utilidadepública melhora a comunicaçãoorganizacionalSituação: Uma provedora americanade serviços de utilidade públicahavia, inicialmente, implantado atelepresença para transmitir acomunicação executiva paradezenas de escritórios satélites, coma intenção de reduzir gastos comviagens e aumentar a eficiência dacomunicação organizacional. Noentanto, os treinadores aindaviajavam para lugares remotos,gerando custos altos.Solução: A empresa trabalhou coma Cisco Services para implantar atecnologia e os processos paratambém usar a telepresença paratreinamentos de recém-contratados.
    • 4 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.Colaboração visualWhite Paperfirewall ou a partir de dispositivos móveis. Certifique-se de que levar em conta ademanda de rede de outros projetos de vídeo em andamento ou planejados. Acapacidade inadequada de largura de banda, os gargalos de processamento ouo design de rede inapropriado podem comprometer aplicativos de missão críticae afetar negativamente a adoção de vídeo e outras ferramentas decomunicação. Estimar a capacidade da rede com precisão normalmente exigeinformações das equipes de rede e vídeo.● Exigências do novo data center: Determine se vocêprecisa de mais capacidadede armazenamento para sessões de vídeo gravadas. Se a sua organização estáimplantando outros programas de vídeo e dispositivos externos como ferramentasde produtividade e mobilidade (como os aplicativos para reunião Cisco WebEx™),vocêpode, frequentemente, reduzir custos ao compartilhar recursos comuns,como o armazenamento. Também avalie se émelhor para seu ambiente hospedaros serviços de vídeo na nuvem ou localmente.● Política de segurança: Revise o plano de segurança para garantir que omesmo se refira aos novos grupos de usuários ou casos empresariais no seuplanejamento. Leve em consideração a política de dispositivos móveis, asegurança das transmissões de comunicação e se énecessário limitar oacesso a funções como gravação e transmissão.● Gerenciamento: Escale uma instalação de colaboração visual que requerinterfaces de gerenciamento maduras para visibilidade, resolução de problemase remediação. Essas ferramentas ajudam a fornecer a qualidade de experiêncianecessária para alcançar os objetivos comerciais e também podem diminuir otamanho da equipe. As ferramentas avançadas de gerenciamento de hojefornecem monitoramento de serviços, atribuição automática de pontos deusuários para trocar portas, traçar rotas por toda a extensão da ligação etranscodificação automática de vídeos.Maximize a adoçãoA medida de sucesso para colaboração visual não éo funcionamento da tecnologia,mas sim o ponto atéqual ela contribui para o valor comercial, como economia decustos, equipes mais eficientes, ciclos de decisões mais curtos, etc.A adoção abrangente éessencial para todos esses resultados. Conforme maispessoas utilizam uma tecnologia de rede como celulares, mensagens instantâneas,SMS ou telepresença, essa tecnologia se torna exponencialmente mais valiosa, umfenômeno conhecido como "o efeito da rede". Portanto, para maximizar a adoção,comece atribuindo um funcionário ou envolvendo um parceiro para identificarindivíduos que adotaram a tecnologia com sucesso e divulgar suas experiências.Outro ponto tão importante quanto o anterior éidentificar e superar barreiras para umaadoção mais abrangente. Um parceiro de serviços de colaboração da Cisco podeExemplo de serviços decolaboração visualUniversidade estende novascapacidades de vídeo em fasesSituação: Diferentes grupos nacomunidade universitária estavam,individualmente, pesquisandoiniciativas de vídeo, incluindotelepresença imersiva, telepresençaem desktop, vídeo sob demanda,streaming e gravação. Sem umaestratégia geral, era provável quefizessem investimentosredundantes e tomassem decisõesque prejudicassem o desempenhogeral da rede.Solução: A equipe de TI contratou umparceiro de serviços para ajudar adesenvolver um planejamentoestratégico. Um dos objetivos eraintroduzir novas capacidades detelepresença na ordem certa paramaximizar o ROI. Após a realizaçãode uma análise de disparidade, oparceiro de serviços desenvolveu umplano personalizado de vídeo dentrodo orçamento da universidade. Oplano incluía atividades para começara transformar a rede existente emuma rede de mídia, otimizada parafornecer uma experiência de altaqualidade ao mesmo tempo em queminimizava o trabalho degerenciamento.
    • 5 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.Colaboração visualWhite Papertrazer uma perspectiva diferente e de grande ajuda para identificar barreiras culturais,comportamentais ou organizacionais.Por exemplo, a adoção pode ser prejudicada quando somente alguns usuáriospossuem permissão para usar as funções avançadas de telepresença, como gravaçãoe streaming, por restrições de banda ou de recursos de treinamento. Nessa situação,funcionários com privilégios totais podem adotar a telepresença com entusiasmo,enquanto os outros, não. Se vocêlimitar os privilégios, vale a pena determinar se osbenefícios comerciais da adoção mais abrangente compensariam os investimentosnecessários.A superação de barreiras para aumentar a adoção da colaboração visual exige oseguinte:● Avaliar os efeitos de uma adoção de telepresença mais abrangente na banda eno treinamento.● Desenvolver uma estratégia e políticas de governança. Isso pode envolver aanálise das implicações de abrir salas de telepresença para mais pessoas, porexemplo, e possivelmente atéusá-las obrigatoriamente como substituição paracertas viagens.● Divulgar a colaboração visual pela empresa.● Desenvolver material de treinamento, como vídeos sob demanda ou pôsteresem salas de conferência que mostram como compartilhar uma apresentação,contato da pessoa responsável, etc.Tenha em mente que um gerenciamento de mudanças éessencial. Sem uma gestão demudanças eficiente, as taxas de adoção tendem a se estabilizar após a adesão dosprimeiros funcionários ao programa.ConclusãoA adição de novos casos de uso de colaboração visual que fornecem valor comercialreal exige uma estratégia comercial, arquitetura e adoção bem planejadas. Isso requeruma grande variedade de habilidades técnicas e comerciais. Algumas dessashabilidades são: entrevistas com usuários comerciais, cálculo do ROI, implantação deferramentas de gerenciamento e divulgação de histórias internas de sucesso paraestimular a adoção.As organizações que não possuem essa habilidades podem trabalhar com um parceirode serviços de colaboração. Os benefícios podem incluir:● Entendimento mais rápido sobre o valor comercial● ROI maior● Eficiência operacional melhorada que diminui custos● Serviços melhorados e inovadores para seus clientes, funcionários eparceiros comerciais.Empresa compete de formaeficiente com a fascinação com osprogramas de milhagemSituação: Uma empresa introduziua telepresença com o objetivo dereduzir gastos com viagens. Noentanto, os funcionáriosdemonstraram insatisfação, poisiriam perder suas milhas deviagens.Solução: Um parceiro de serviçotrabalhou com a empresa paradesenvolver um programa deincentivo atraente para que atelepresença fosse usada parareuniões com clientes. Apóscalcular os reais custos comviagens executivas, o parceirorecomendou dar créditos aosfuncionários por cadavideoconferência que substituísseuma viagem executiva. Osfuncionários poderiam acumularcréditos e ganhar atécinco folgaspor ano. Os funcionários aceitaramo programa, permitindo que aempresa economizasse milhões dedólares por ano em redução deviagens sem prejudicar o ânimo dosfuncionários.
    • 6 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.Colaboração visualWhite PaperSaiba maispara saber mais sobre os serviços de colaboração visual da Cisco e de seus parceiros,entre em contato com o seu representante de conta local da Cisco ou visite:www.cisco.com/go/collaborationservices.Para ler uma série de white papers de título "Como aproveitar os vídeos comerciaispara transformar a empresa", visite:www.cisco.com/go/services/businessvideo/whitepapers.Impresso nos EUA C11-720642-00 11/12