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30 AUSAPE Nº 4 Octubre 2007 Caso de Éxito - Insyte Instalaciones Impulso a la eficiencia del trabajo de campo con una solución móvil Insyte Instalaciones es una empresa española dedicada a la instalación y mantenimiento de antenas para clientes como Telefónica, Orange y Vodafone. Sus 1.000 técnicos registraban los detalles de sus tareas de forma manual, entregando los impresos en la oficina central, donde el personal administrativo introduce los detalles de cada trabajo en el sistema SAP de la compañía. Insyte desplegó una solución de movilidad offline en smartphones (basada en Windows Mobile), integrada con sus sistemas SAP mediante la plataforma de movilidad EMX, desarrollada por Consultia IT, para la gestión de avisos y captura del parte de trabajo. El resultado fue un ahorro de tiempo, así como la reducción de errores y una mejora en el flujo de información. reada en 1990, Insyte Instalaciones es junto. Los técnicos están más contentos trabajando C una compañía española líder en el sec- con esta tecnología. Ahora pueden concentrarse en tor de ingeniería e Instalaciones el núcleo de su tarea, en lugar de en actividades Eléctricas y de Telecomunicación, ins- administrativas. tala y mantiene redes de telecomunicación, siste- Situación mas de energía, climatización, para clientes como Telefónica, Orange, Vodafone, Ericsson, Siemens y Las compañías con grandes equipos de trabajadores Nokia. Fabrica cuadros eléctricos y casetas que sobre el terreno deben asegurarse de que sus equi- albergarán los equipos de telecomunicación. pos móviles puedan comunicarse con eficacia con Sus 1000 técnicos redactaban manualmente la oficina central. Sin infraestructura adecuada, las los detalles de sus operaciones sobre el terreno. actividades de negocio críticas pueden ser lentas y Posteriormente, entregaban la documentación desligadas. Insyte Instalaciones entendió que su en papel en la oficina central, donde el perso- tecnología estaba limitando la comunicación de nal introducía los detalles de cada trabajo en información a las distintas áreas de la compañía. el sistema SAP de la compañía. Rubén Sánchez, Controller de Insyte Insyte Instalaciones quiso introducir Instalaciones, nos cuenta que: “Queríamos reducir una solución que ahorrase tiempo, reduje- nuestros procesos sobre papel y reducir la carga de se errores y mejorase el flujo de informa- trabajo administrativa de nuestros empleados. Los ción, por lo que contactó con Consultia técnicos que trabajaban sobre el terreno informan a IT a fin de poner en marhca una solu- la oficina central, mediante impresos de papel, de ción móvil para sus técnicos. aspectos tales como horas trabajó, desplazamientos Finalmente se implementó sobre y las actividades realizadas sobre el terreno. smartphones, basada en Windows Posteriormente, los administrativos en la oficina Mobile, e integrada con sus sistemas central tenían que incorporar esa información en SAP mediante la plataforma de nuestro sistema de SAP manualmente.” movilidad EMX propia de Consultia La compañía llegó a la conclusión de que nece- IT. La solución ha ahorrado tiempo y sitaba integrar sus procesos de trabajo sobre el reducido los costes de desplazamiento, terreno con el sistema central de SAP, de modo que a la vez que ha aportado mayor visibilidad el personal de la compañía pudiera acceder a la transversal de las actividades del negocio en su con- información actualizada en tiempo real.

31 AUSAPE Nº 4 Octubre 2007 Solución cina no pueden ver la información de otra. Ellos sus procesos de toma de datos. Los trabajadores de tienen solamente acceso a la información que Después de evaluar las diferentes alternativas del la oficina no pierden tanto tiempo en introducir a necesitan.” mercado, Insyte Instalaciones se sirvió de los sis- mano los datos de los técnicos en el sistema SAP temas de integración de Consultia IT para conse- de manera manual. Beneficios guir aportar movilidad a su sistema SAP. Según Sánchez dice: “Solíamos confiar en el personal Rubén Sánchez: “Decidimos que la mejor manera Los técnicos de Insyte Instalaciones pueden ahora de la oficina para gestionar los datos que los técni- de mejorar nuestras comunicaciones empresariales completar sus tareas administrativas de manera cos recogían sobre el terreno, pero este proceso era era introducir un portal Web, así como suminis- rápida y eficiente. Con la nueva solución, los propenso a sufrir errores humanos. Ahora los técni- trar a los técnicos sobre el terreno smartphones empleados de la oficina central, que antes se ocu- cos pueden actualizar el sistema SAP de manera que, basados en Windows Mobile, permiten dis- paban de trabajos de inserción de datos pueden remota y se ahorra una etapa completa del proceso. poner de una aplicación móvil integrada con ahora realizar tareas de mayor valor añadido. Este procedimiento permite tener más garantías de nuestro sistema SAP” Además, los Gestores Financieros de la empresa tie- que la información es recogida sin errores.” Consultia IT enfocó el proyecto con una nen una visión más clara del número de horas tra- La tecnología fácil de usar aumenta la moral. doble vertiente, que permitía converger los distin- bajadas y las actividades completadas Los técnicos de Insyte Instalaciones deben ser capa- tos canales que utilizan los usuarios (móvil, ces de recibir y registrar grandes cantidades web, etc.) de manera natural e integrada con de información. Antes, tenían que estar los sistemas SAP corporativos: constantemente contactando con la oficina - Aplicación de Movilidad Offline, en un o tomando notas de todo lo que hacían dispositivo Smartphone para la recepción de sobre el terreno. Necesitaban una solución avisos, captura de los partes de trabajo y notas que les permitiera realizar su trabajo de de gasto por parte del equipo de campo. manera más automatizada para simplificar - Portal de Delegaciones, que consiste en sus tareas y poder integrarse mejor en una una aplicación Web totalmente integrada con dinámica eficiente de trabajo. su sistema SAP R/3 en online, con la funcio- Según Sánchez: “La nueva solución nalidad que utilizan los administrativos de las móvil ha cambiado completamente la delegaciones. forma de trabajar de nuestros técnicos. De esta manera, cuando un técnico sin- Además del ahorro de tiempo en la gestión croniza sus Smartphone, o un administrativo de información sobre el terreno, ahora se accede al Portal de Delegaciones de Insyte ahorran más de la mitad de los viajes que Instalaciones, lo hacen directamente contra el hacían a la oficina central para entregar la sistema SAP, y no contra un sistema interme- documentación. dio, accediendo por tanto, al mismo dato (a La tecnología asegura gran facilidad de la misma base de datos - dato único) inde- integración. Debido a que la plataforma pendiente del canal de acceso (Smartphone, EMX de Consultia IT se integran sin pro- Portal Web o SAP GUI). blema con el sistema SAP de la empresa, Los técnicos de Insyte Instalaciones intro- Insyte Instalaciones ha integrado la nueva ducen la información, como las horas que solución de manera rápida y fácil. Rubén han trabajado y el equipo que han usado, Sánchez dice: “En España, las empresas directamente en su smartphone. Pueden tam- tienden a gastar mucho dinero en ERP, en bién recibir la información sobre el terreno, particular en SAP. Nosotros ya disponíamos incluyendo los detalles geográficos o los de la lógica para manejar procesos ERP, requisitos específicos del cliente, mientras se simplemente hemos integrado nuevas tec- desplaza. nologías para realizar los mismos procesos De acuerdo con Rubén Sánchez: “Ahora, sin cambiar el funcionamiento del sistema nuestros técnicos simplemente cumplimentan ERP. Lo único que hemos hecho ha sido sus partes de trabajo y envían la información elec- facilitar el manejo del sistema y hacerlo extensible a Las soluciones móviles aportan visibilidad trónicamente. No necesitan volver a la oficina nuevos usuarios por nuevos canales.” mejorada. El nuevo portal y las nuevas soluciones para entregarlos. Pueden permanecer sobre el Gracias a .NET Compact Framework, la solu- para Smartphone permiten a los trabajadores de terreno, centrándose en sus trabajos, sin preocu- ción de Insyte Instalaciones es adaptable a las nece- Insyte Instalaciones tener acceso en tiempo real a parse por tareas administrativas.” sidades del futuro. Según Sánchez: “Los fabrican- información relevante para su trabajo, sin necesi- Los técnicos de la compañía que trabajan tes siempre introducen nuevos modelos de teléfono dad de esperar varios días para poder recibir la sobre el terreno pueden también hacerlo sin cone- pero nuestra aplicación es independiente del siste- información pertinente desde el departamento de xión a la central. Según palabras de Rubén ma operativo sobre el que se este trabajando. administración. Contar con toda la información Sánchez: quot;Los técnicos no siempre tienen cone- Como resultado, si aparece una nueva versión de actualizada a través del portal web permite respon- xiones garantizadas porque a menudo son las Windows Mobile o un nuevo teléfono en el merca- der a las demandas del empleado y del cliente con antenas que prestan el servicio las que se están do, la aplicación seguirá funcionando.” rapidez y eficacia. instalando. La nueva solución les permite sincro- La eficacia ahorra tiempo y aumenta la exacti- nizar sus dispositivos con el sistema central cuan- tud. Movilizando su mano de obra con tecnología do sea posible.” Smartphone, Insyte Instalaciones casi ha elimina- Otra característica clave de la solución es la do el uso de papel. De esta manera, los técnicos seguridad. Insyte Instalaciones puede fijar permi- pueden centrarse en las exigencias del cliente en sos de usuario, de forma centralizada, según roles. vez de perder el tiempo en gestiones administrati- Según Sánchez: “Además, los usuarios de una ofi- vas internas. Además, la empresa ha optimizado

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by Ciro Alonso on Nov 23, 2007

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