Business Case Bodegas Torres

28 AUSAPE Nº 5 Enero 2008 Caso de Éxito Bodegas Torres. Automatización de la Fuerza Comercial integrada con SAP tema SAP R/3 en online, con funcionalidad Fundada en 1870, Bodegas Miguel Torres es una empresa familiar para los administrativos/as de las delegaciones. elaboradora y exportadora de vino, líder en el sector de vinos y Cuando los equipos comerciales sincronizan sus PDAs, o los gestores, desde las delegaciones, acce- brandies, con presencia en 140 países a través de filiales y oficinas den al Portal Web de Torres, lo hacen directamente contra SAP R/3, y no contra un sistema interme- comerciales. Actualmente, la empresa cuenta con 800 empleados, y dio. Todos lo usuarios (Comerciales, Jefes de Venta, para la elaboración de sus productos cuenta con más de 1.700 Administrativos,…), por tanto, acceden al mismo dato (a la misma base de datos) independiente del hectáreas y con bodegas en España, Chile y California. canal de acceso (PDA, Portal Web o SAP GUI). De esta manera se consigue un doble objetivo: – Por un lado, con el portal web se simplifica la complejidad de las transacciones de SAP y se potencia su usabilidad. – Y por otro, se automatiza la fuerza comercial Objetivos del proyecto con una solución que permite trabajar con la El objetivo general del proyecto era la sustitución aplicación in situ con el cliente, siendo por del anterior sistema de gestión comercial utilizado tanto una herramienta de soporte a la gestión por la fuerza de ventas de TORRES, por una nueva comercial, y optimizadora del flujo de la cadena solución de movilidad completamente integrada de suministro. con SAP R/3. El nuevo sistema debía garantizar la consecución de los siguientes objetivos: La solución: – Ser una herramienta de trabajo útil para el ges- el nuevo Sistema de Preventa tor/a comercial, que permita realizar las tareas El nuevo Sistema de Preventa está compuesto por una sola vez, y le proporcione la información los siguientes sistemas: SAP R/3, como sistema necesaria cuando la requiera (durante la activi- “backend” sobre el que se gestionan todos los pro- dad comercial con el cliente). cesos comerciales, logísticos, financieros, etc.; la – Ejecutarse en dispositivos móviles PDA, que Plataforma de Movilidad con la que trabajan los permitan la consulta y captura de información comerciales para la captura de pedidos, cobros, en el momento de la gestión. audit del punto de venta, etc.; y el Portal Web, – Estar totalmente integrado con SAP R/3 y SAP sobre el que trabajan los gestores comerciales en las BW y permitir futuras integraciones con otro delegaciones. componentes de mySAP Business Suite. El sistema SAP R/3 soporta las siguientes funcio- esde el año 1997, la fuerza comercial – Optimizar el flujo de la cadena de suministro, nalidades: maestro de clientes, productos y condicio- D de TORRES en la península (100 comerciales distribuidos en 9 delegaciones) disponía de una herramienta portátil para llevar a cabo su tarea diaria. Toda la información acumulada durante su jornada laboral, mediante el registro de los pedidos en el sistema inmediatamente a su captura en el dispositivo. – Ser plataforma sólida, segura y robusta, que garantice los procedimientos de comunicación y sincronización entre los dispositivos móviles y nes comerciales (precios, promociones, impuestos,…); gestión de visitas de preventa; gestión de objetivos de los comerciales; procesamiento automá- tico en SAP R/3 de los ciclos comerciales (pedido/devolución/entrega/factura) originados desde era trasmitida, al final del día, a su central en la central, la confidencialidad de los mismos y los dispositivos móviles y el Portal Web; gestión del Vilafranca. ofrezca mecanismos de recuperación ante posi- intercambio de datos entre SAP R/3 y los dispositi- Dicha herramienta, se ejecutaba sobre ordena- bles errores o averías. vos móviles, identificando cargas iniciales o sincroni- dores portátiles, lo que dificultaba su utilización – Ir más allá de la entrada de pedidos e importa- zaciones delta de datos; monitorización y log de los durante la actividad diaria, especialmente en pre- ción de acuerdos comerciales. procesos de sincronización e intercambio de datos; sencia del cliente. Por ello, al terminar la jornada gestión de versiones y de distribución del software; laboral, la práctica habitual de los gestores/as con- Enfoque de solución gestión de usuarios móviles y autorizaciones. sistía en capturar la información de pedidos, bonifi- De acuerdo con las directrices y requerimientos La Plataforma de Movilidad, está compuesta caciones, etc… recopilados a lo largo del día. establecidos por TORRES, Consultia IT ha enfoca- por las aplicaciones móviles de Preventa y Gestión Adicionalmente, desde enero de 2006, con la do el proyecto con una doble vertiente: del Punto de Venta, los dispositivos móviles implantación de plataforma mySAP esta herra- – Aplicación de Movilidad integrada con SAP (PDAs) en los que se ejecutan dichas aplicaciones mienta se integró con SAP R/3 y SAP BW. Como R/3 en un dispositivo PDA para la actividad de y el middleware de movilidad, que permite la sin- resumen indicar que dicha solución estaba basada la fuerza comercial (consulta de datos maestros, cronización información entre los dispositivos en una arquitectura clásica de movilidad, que ges- captura de pedidos, cobros,…). móviles y SAP R/3. tiona el intercambio de información mediante – Portal de Delegaciones, que consiste en una Las aplicaciones de movilidad trabajan en el ficheros y sistemas de buzones. aplicación Web totalmente integrada con su sis- dispositivo en modo off-line . Esto es, trabajan

AUSAPE Nº 5 Enero 2008 29 con la información que reside en la base de datos vés de él, trabajan directamente contra SAP R/3. – Realizar una gestión comercial más eficiente, al local del dispositivo. Cada dispositivo contiene la Cada usuario tiene asociado un perfil, por lo que permitir el acceso a información antes o duran- información de negocio relevante para el/la solamente accede a las transacciones y datos habili- te la visita al cliente. comercial (rutas, clientes,, etc.). Cuando un ges- tados para él. El portal ha sido desarrollado en un – Disponer de un único sistema que centraliza la tor/a sincroniza su dispositivo (vía GPRS, GSM, servidor de aplicaciones java con tecnología J2EE. información comercial, SAP R/3 integrado en WIFI, WLAN,…) nivela su base de datos local tiempo real con el Portal Web y la Plataforma con la de SAP R/3, intercambiando las diferencias Beneficios de Movilidad (se evitan los sistemas interme- de información entre ambas bases de datos (sin- La implantación del nuevo Sistema Comercial de dios). Todos los actores del proceso comercial cronización delta). La sincronización se realiza Preventa ha supuesto para Torres los siguientes acceden a la misma información, 'dato único'. directamente contra SAP R/3, de manera que los beneficios: – Disminuir costes relacionados con el hardware pedidos sincronizados pueden comenzar a tratarse – Optimizar el flujo de la cadena de suministro, (servidores en delegaciones) y licencias (solución inmediatamente. Se evita por tanto, la utilización reduciendo en hasta 24 horas el tiempo de de movilidad). de bases de datos intermedias e interfases en fondo recepción de los pedidos y aumentando la agili- – Disponer de una plataforma tecnológica no (comunes en los sistemas de movilidad que utili- dad en la gestión del mismo. propietaria y renovada. ■ zan sistemas buzones para el intercambio de ficheros), que retrasan la llegada del pedido a SAP R/3 y pueden ocasionar pérdida de información ante la caída de cualquier sistema intermedio. Resumen de funcionalidades Además, la aplicación es capaz de replicar en Aplicación de Preventa: – Gestión de Acuerdos. los dispositivos la determinación de precios – Gestión de datos Maestros (clientes, produc- – Audit. del Lineal. (esquema de cálculo) que realiza SAP R/3 en la tos y condiciones comerciales). – Interconexión directa con SAP R/3. captura de un pedido, aplicando para cada combi- – Gestión de Visitas. Portal Web nación cliente/producto los precios, descuentos e – Captura y Seguimiento de Pedidos de – Gestión de datos Maestros (clientes, produc- impuestos correspondientes. Para ello, mediante Preventa. tos y condiciones comerciales). algoritmos de clusterización se ha conseguido ges- – Gestión de Promociones. – Gestión de Visitas. tionar volúmenes de datos superiores a dos millo- – Gestión de Referenciación por punto de – Gestión de Pedidos y Devoluciones. nes de registros en el dispositivo con un rendi- venta. miento eficiente. – Revisión de los datos transmitidos por los Ambas aplicaciones están basadas en – Consulta de Objetivos. Dispositivos. Microsoft .Net Compact Framework, lo cual – Hojas de Gastos. – Gestión de Promociones Comerciales. garantiza la compatibilidad con versiones futuras – Interconexión directa con SAP R/3. – Gestión de Objetivos de los Comerciales de Windows Mobile. Adicionalmente, disponen Aplicación de Gestión del Punto de Venta: – Hojas de Gastos de capacidades de regeneración automática de la – Maestro de Clientes. – Gestión del Punto de Venta. aplicación en casos de descarga de la batería, rotu- – Gestión de Productos Torres. – Administración de Dispositivos ra del dispositivo, etc. – Gestión de Productos Competencia. – Consulta de Informes. Por último, el Portal es utilizado por los gestores y administrativos en las delegaciones que, a tra- – Gestión de Productos PLV. – Gestión de Usuarios y Autorizaciones.

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by Ciro Alonso on Feb 11, 2008

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