CóMo Organizar Un Evento

Cómo organizar un evento Del caos al orden [email_address]

El Protocolo de hoy no es el de ayer
Ni en las formas
Ni en el fondo
Ni en la manera de planificarlo
Ni en los públicos
Ni en la estrategia
Ni en la ética profesional
VIVIMOS OTROS TIEMPOS, AUNQUE RESPETAMOS LAS TRADICIONES

VAMOS A PLANIFICAR UN ACTO
Por dónde empezamos????
Puzzle….pero sin foto de referencia
Sólo ideas, referencias, datos….
Comparaciones, previsiones.
…CAOS INICIAL

PERO HAY QUE HACER EL ACTO ¿Cómo darle forma?

El inicio
El trabajo en protocolo comienza siempre con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación, originadas por determinadas circunstancias.
En la organización protocolaria hay tres secuencias que resultan extremadamente complicadas: la creación, la gestión y la ejecución del acto.

¿Por donde empezamos?
A la teoría del caos hemos llegado como consecuencia de nuestra experiencia docente ante miles de alumnos que encuentran muchas dificultades para ordenar el planificar un acto.
Tampoco existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden preciso.
Esa sensación que tiene el alumno sobre la organización de un acto es la misma que tiene un profesional, aunque éste salva el caos con su experiencia y su adecuada gestión.

El puzzle y el caos
Partimos de una caja imaginaria donde vamos echando las piezas que necesitamos para armar nuestro puzzle: locales, invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseños, megafonía, iluminación, flores, atriles, mesas, adornos, programas, invitados, medios de comunicación…
Todo lo que se nos ocurre lo echamos a esa caja. Son las supuestas piezas del puzzle protocolario .

Visualizar el final del caos
El buen profesional ha de partir de una idea clara de cómo quiere que sea el acto, antes de empezar a casar las piezas. Es la fase de la creación. Sentado en su ordenador hace un primer proyecto general de cómo quiere el acto, teniendo en cuenta los objetivos que el anfitrión tiene, los medios con que cuenta y el presupuesto que se le asigna. Hace su primera foto imaginaria.

El perfeccionamiento
Esto no quiere decir que esa imagen inicial sea estática.
Probablemente, en la gestión de los preparativos, esa fotografía irá sufriendo los retoques propios de la maduración organizativa y de las realidades que se van encontrando.

Las preguntas iniciales
¿Qué me han encargado?
¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los objetivos?
¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos?
¿Dónde puedo hacer el acto o cómo organizo el espacio que me han asignado?
¿Dónde instalo la presidencia y cómo la decoro?
¿Dónde sitúo a los invitados?
¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden tiene?

Las preguntas iniciales
¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué criterio sigo para recibirlos?
¿Quiénes deben de hablar y en qué orden?
¿Qué materiales y elementos utilizo?
¿Cómo fijo la imagen corporativa de este acto?
¿Cómo puedo lograr en una sola fotografía lo que con él nuestros promotores quieren transmitir?
¿Qué ambiente puedo transmitir?

Primer paso: ¿para quién?
A quién nos dirigimos con el acto.
Definición de públicos objetivos
Elaboración de listados por grupos

Segundo paso: ¿Qué se pretende?
¿Cuáles son los objetivos del acto?
¿Què pretenden nuestros anfitriones?
Definición
Ya comenzamos a salir del caos
Entramos en la casación de piezas del puzzle.

Tercer paso: Estudio de campo
Fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc.
Hagamos una composición mental de las posibilidades del programa.
Elaboremos nuestros propios planos y croquis.

Cuarto paso: La creatividad
Elaboremos el primer borrador de anteprograma.
Sometámoslo a la discusión del equipo de protocolo.
Presentemos el proyecto a los superiores o a nuestros clientes.
Tomemos nota de sus sugerencias
Elaboremos en borrador de programa

Quinto paso: Organizar las piezas
El acto y su contenido.
La imagen corporativa.
Los medios de comunicación.
Los invitados y la taquilla
Los proveedores.
El equipo organizador.

El acto y su contenido
Recibimiento de los invitados.
Ordenación de los asistentes.
Explicación de los objetivos del acto (y visita si procede).
Ejecución del hecho que lo motiva.
Parlamento del anfitrión e invitados de honor, aunque no tiene sentido hacerlo en todos los actos.
Encuentro entre anfitrión e invitados (vino de honor, cóctel, comida, etc.).
Despedida.

El programa
Descripción paso a paso de todo el desarrollo del acto o de los actos.
Guión del acto, que ha de conocer los principales protagonistas.
Planificación detallada que busca facilitar la actuación del anfitrión y los invitados
Flexibilidad y previsión de tiempos colchón

Partes del Programa
Cronograma
Anexos (con planos y grafismos)
Libro de ruta
Listados
Notas de Protocolo
Documentación
Organización Interna

Cronograma
21,00 h.- Llegada del Ministro de Educación a…
Reciben:
………………………
21,05 h.- Acceso al vestíbulo principal donde saludará a los miembros del Consejo de Administración........
21,10 h.- Descubrimiento de una placa conmemorativa.
21,15 h.- Recorrido por las nuevas instalaciones, acompañado de…

Recibimiento

Ayuntamiento Parada coche principal Autoridad invitada Policía Local de Gala Corporación Municipal Alcalde Saludo a los concejales Público Público Valla Conserje principal

Ordenar y ubicar a los invitados

Explicación a los invitados

Ejecución del hecho que motiva el acto

Parlamentos

Encuentro Anfitrión e invitados

Y una despedida

Estudio de movimientos
Quizá en Protocolo, después de diseñar el evento, lo más importante son los estudios de los movimientos de todos los protagonistas de los actos.
Hay que intentar hacer movimientos sencillos que no exijan volver sobre lo andado.
Ayuda para facilitar los movimientos.

Sala para aperitivo PANELES

cocina Acceso servicio Anfitrión que recibe Paneles Protocolo almuerzo Guarda ropa

AUTORIDADES TV PREN.GRA- FICA Radio Mesa de Sonido PRENSA LITERARIA PRENSA LITERARIA INVITADOS

La imagen corporativa
La imagen corporativa no debe verse sólo como los rótulos o anagramas que vayamos a utilizar, sino desde el punto de vista del conjunto de los diseños generales.
Todo debe respirar a las formas, colores y diseños de la marca de la casa, identificarse plenamente con la tarjeta de presentación de la empresa que es su imagen, hecha oportunamente por los especialistas en la materia.

Los medios de comunicación
Tenemos que atraer a los medios de comunicación y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes.
Para ello, tenemos que diseñar nuestro acto teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los medios: prensa escrita, fotógrafos, radios, televisiones.
Cada uno tiene sus propias exigencias y lo que puede ser bueno para televisión tal vez no lo sea tanto para la radio o viceversa

Los invitados y la taquilla
Elaboración de la invitación
Envío de la misma
Seguimiento sobre su recepción
Establecimiento de sistema de confirmación
Creación de la taquilla y su coordinación con el responsable de protocolo.
Programa informático adecuado.

Los proveedores y su gestión
Gestión de un evento: integral, parcial y descentralizada.
La gestión del evento exige el control periódico del estado de trabajo de los proveedores y la celebración de reuniones sistemáticas para comprobar que todo sigue el curso fijado.
Deben establecer plazos y calendarios de actuaciones, realizando la correspondiente programación y velando por el cumplimiento de la misma.

El equipo organizador
Establecimiento de un organigrama de trabajo.
Director de Protocolo del evento
Coordinador (segundo/s de abordo)
Técnicos de protocolo
Enlaces
Auxiliares de Protocolo

La seguridad
Elaboración del Plan General de Seguridad
Protección
Accesos
Sanidad
Evacuaciones
Control comidas
Temperatura
Etc…

La comunicación interna
Programas personalizados
Notas de protocolo generales
Notas de protocolo personalizadas
Instrucciones al equipo de trabajo
Explicaciones al anfitrión y a los invitados de honor
Contactos con los medios de comunicación

El ensayo previo y el general
Durante la fase de preparación se van realizando ensayos parciales para comprobar las diferentes propuestas.
Hoy se utilizan mucho los recursos informáticos y audiovisuales
La víspera, con todo el escenario acabado, se hace el ensayo general con toda laorganización y el anfitrión.
Se corrigen los últimos defectos.

Medios materiales

Banderas

Tarimas

Cordones y vallas

Atriles

Reposteros y carteles

Flores

Alfombras

Sillas

Micrófonos

Iluminación

Altavoces

Mesita auxiliar

Intérpretes

Placas

Caso Dupont España Situaciones críticas para un Consultor de Protocolo

Caso Dupont España
Inauguración de su nueva fábrica
Tres partes implicadas: Gobierno central, gobierno regional y la empresa.
¿Quién preside el evento si asisten el Presidente del Gobierno, el Presidente de la autonomía, el Presidente de Dupont Mundo y Presidente de Dupont España?
¿Y dónde colocamos a otros altos cargos oficiales y de la empresa?

1 2 3 4 2 3 4 5 6 7 7 6 5 4 3 2 1 1 Nación Dupont Región Dupont Dupont Autoridades ESCENARIO Público

Y qué banderas ponemos y dónde

Factoría a inaugurar Escenario Carpa para el cóctel Invitados Banderas

¿Y en qué orden? 1 2 3 4

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CóMo Organizar Un Evento

by cinialebron on Aug 02, 2007

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