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CóMo Organizar Un Evento
 

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Protocolo1

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  • como organizar un certamen cientifico, todos los procesos con detalles de gastos, etc.
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  • Hola, muchas gracias por la informacion, tambien encontre esta otra http://f0f5dxjq3eqf264h-6vfsj302v.hop.clickbank.net/ que me ayudo muchisimo aun que no fue gratis valio su peso en diamantes de hecho me quedo corto, pero la cuestion es que tanto la aprovecha quien la tiene no?. Un cordial saludo
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    CóMo Organizar Un Evento CóMo Organizar Un Evento Presentation Transcript

    • Cómo organizar un evento Del caos al orden [email_address]
    • El Protocolo de hoy no es el de ayer
      • Ni en las formas
      • Ni en el fondo
      • Ni en la manera de planificarlo
      • Ni en los públicos
      • Ni en la estrategia
      • Ni en la ética profesional
      • VIVIMOS OTROS TIEMPOS, AUNQUE RESPETAMOS LAS TRADICIONES
    • VAMOS A PLANIFICAR UN ACTO
      • Por dónde empezamos????
      • Puzzle….pero sin foto de referencia
      • Sólo ideas, referencias, datos….
      • Comparaciones, previsiones.
      • …CAOS INICIAL
    • PERO HAY QUE HACER EL ACTO ¿Cómo darle forma?
    • El inicio
      • El trabajo en protocolo comienza siempre con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación, originadas por determinadas circunstancias.
      • En la organización protocolaria hay tres secuencias que resultan extremadamente complicadas: la creación, la gestión y la ejecución del acto.
    • ¿Por donde empezamos?
      • A la teoría del caos hemos llegado como consecuencia de nuestra experiencia docente ante miles de alumnos que encuentran muchas dificultades para ordenar el planificar un acto.
      • Tampoco existe un manual de procedimiento a seguir, porque es imposible encontrar un orden preciso.
      • Esa sensación que tiene el alumno sobre la organización de un acto es la misma que tiene un profesional, aunque éste salva el caos con su experiencia y su adecuada gestión.
    • El puzzle y el caos
      • Partimos de una caja imaginaria donde vamos echando las piezas que necesitamos para armar nuestro puzzle: locales, invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseños, megafonía, iluminación, flores, atriles, mesas, adornos, programas, invitados, medios de comunicación…
      • Todo lo que se nos ocurre lo echamos a esa caja. Son las supuestas piezas del puzzle protocolario .
    • Visualizar el final del caos
      • El buen profesional ha de partir de una idea clara de cómo quiere que sea el acto, antes de empezar a casar las piezas. Es la fase de la creación. Sentado en su ordenador hace un primer proyecto general de cómo quiere el acto, teniendo en cuenta los objetivos que el anfitrión tiene, los medios con que cuenta y el presupuesto que se le asigna. Hace su primera foto imaginaria.
    • El perfeccionamiento
      • Esto no quiere decir que esa imagen inicial sea estática.
      • Probablemente, en la gestión de los preparativos, esa fotografía irá sufriendo los retoques propios de la maduración organizativa y de las realidades que se van encontrando.
    • Las preguntas iniciales
      • ¿Qué me han encargado?
      • ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los objetivos?
      • ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos?
      • ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo organizo el espacio que me han asignado?
      • ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la decoro?
      • ¿Dónde sitúo a los invitados?
      • ¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden tiene?
    • Las preguntas iniciales
      • ¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué criterio sigo para recibirlos?
      • ¿Quiénes deben de hablar y en qué orden?
      • ¿Qué materiales y elementos utilizo?
      • ¿Cómo fijo la imagen corporativa de este acto?
      • ¿Cómo puedo lograr en una sola fotografía lo que con él nuestros promotores quieren transmitir?
      • ¿Qué ambiente puedo transmitir?
    • Primer paso: ¿para quién?
      • A quién nos dirigimos con el acto.
      • Definición de públicos objetivos
      • Elaboración de listados por grupos
    • Segundo paso: ¿Qué se pretende?
      • ¿Cuáles son los objetivos del acto?
      • ¿Què pretenden nuestros anfitriones?
      • Definición
      • Ya comenzamos a salir del caos
      • Entramos en la casación de piezas del puzzle.
    • Tercer paso: Estudio de campo
      • Fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc.
      • Hagamos una composición mental de las posibilidades del programa.
      • Elaboremos nuestros propios planos y croquis.
    •  
    • Cuarto paso: La creatividad
      • Elaboremos el primer borrador de anteprograma.
      • Sometámoslo a la discusión del equipo de protocolo.
      • Presentemos el proyecto a los superiores o a nuestros clientes.
      • Tomemos nota de sus sugerencias
      • Elaboremos en borrador de programa
    • Quinto paso: Organizar las piezas
      • El acto y su contenido.
      • La imagen corporativa.
      • Los medios de comunicación.
      • Los invitados y la taquilla
      • Los proveedores.
      • El equipo organizador.
    • El acto y su contenido
      • Recibimiento de los invitados.
      • Ordenación de los asistentes.
      • Explicación de los objetivos del acto (y visita si procede).
      • Ejecución del hecho que lo motiva.
      • Parlamento del anfitrión e invitados de honor, aunque no tiene sentido hacerlo en todos los actos.
      • Encuentro entre anfitrión e invitados (vino de honor, cóctel, comida, etc.).
      • Despedida.
    • El programa
      • Descripción paso a paso de todo el desarrollo del acto o de los actos.
      • Guión del acto, que ha de conocer los principales protagonistas.
      • Planificación detallada que busca facilitar la actuación del anfitrión y los invitados
      • Flexibilidad y previsión de tiempos colchón
    • Partes del Programa
      • Cronograma
      • Anexos (con planos y grafismos)
      • Libro de ruta
      • Listados
      • Notas de Protocolo
      • Documentación
      • Organización Interna
    • Cronograma
      • 21,00 h.- Llegada del Ministro de Educación a…
      • Reciben:
      • ………………………
      • 21,05 h.- Acceso al vestíbulo principal donde saludará a los miembros del Consejo de Administración........
      • 21,10 h.- Descubrimiento de una placa conmemorativa.
      • 21,15 h.- Recorrido por las nuevas instalaciones, acompañado de…
    • Recibimiento
    • Ayuntamiento Parada coche principal Autoridad invitada Policía Local de Gala Corporación Municipal Alcalde Saludo a los concejales Público Público Valla Conserje principal
    • Ordenar y ubicar a los invitados
    •  
    • Explicación a los invitados
    • Ejecución del hecho que motiva el acto
    • Parlamentos
    • Encuentro Anfitrión e invitados
    • Y una despedida
    • Estudio de movimientos
      • Quizá en Protocolo, después de diseñar el evento, lo más importante son los estudios de los movimientos de todos los protagonistas de los actos.
      • Hay que intentar hacer movimientos sencillos que no exijan volver sobre lo andado.
      • Ayuda para facilitar los movimientos.
    • Sala para aperitivo PANELES
    • cocina Acceso servicio Anfitrión que recibe Paneles Protocolo almuerzo Guarda ropa
    • AUTORIDADES TV PREN.GRA- FICA Radio Mesa de Sonido PRENSA LITERARIA PRENSA LITERARIA INVITADOS
    • La imagen corporativa
      • La imagen corporativa no debe verse sólo como los rótulos o anagramas que vayamos a utilizar, sino desde el punto de vista del conjunto de los diseños generales.
      • Todo debe respirar a las formas, colores y diseños de la marca de la casa, identificarse plenamente con la tarjeta de presentación de la empresa que es su imagen, hecha oportunamente por los especialistas en la materia.
    • Los medios de comunicación
      • Tenemos que atraer a los medios de comunicación y una vez conseguido, enamorarles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes.
      • Para ello, tenemos que diseñar nuestro acto teniendo en cuenta las técnicas de interés periodístico y las necesidades de los medios: prensa escrita, fotógrafos, radios, televisiones.
      • Cada uno tiene sus propias exigencias y lo que puede ser bueno para televisión tal vez no lo sea tanto para la radio o viceversa
    •  
    •  
    •  
    • Los invitados y la taquilla
      • Elaboración de la invitación
      • Envío de la misma
      • Seguimiento sobre su recepción
      • Establecimiento de sistema de confirmación
      • Creación de la taquilla y su coordinación con el responsable de protocolo.
      • Programa informático adecuado.
    •  
    • Los proveedores y su gestión
      • Gestión de un evento: integral, parcial y descentralizada.
      • La gestión del evento exige el control periódico del estado de trabajo de los proveedores y la celebración de reuniones sistemáticas para comprobar que todo sigue el curso fijado.
      • Deben establecer plazos y calendarios de actuaciones, realizando la correspondiente programación y velando por el cumplimiento de la misma.
    • El equipo organizador
      • Establecimiento de un organigrama de trabajo.
      • Director de Protocolo del evento
      • Coordinador (segundo/s de abordo)
      • Técnicos de protocolo
      • Enlaces
      • Auxiliares de Protocolo
    • La seguridad
      • Elaboración del Plan General de Seguridad
      • Protección
      • Accesos
      • Sanidad
      • Evacuaciones
      • Control comidas
      • Temperatura
      • Etc…
    • La comunicación interna
      • Programas personalizados
      • Notas de protocolo generales
      • Notas de protocolo personalizadas
      • Instrucciones al equipo de trabajo
      • Explicaciones al anfitrión y a los invitados de honor
      • Contactos con los medios de comunicación
    • El ensayo previo y el general
      • Durante la fase de preparación se van realizando ensayos parciales para comprobar las diferentes propuestas.
      • Hoy se utilizan mucho los recursos informáticos y audiovisuales
      • La víspera, con todo el escenario acabado, se hace el ensayo general con toda laorganización y el anfitrión.
      • Se corrigen los últimos defectos.
    • Medios materiales
    • Banderas
    •  
    •  
    • Tarimas
    • Cordones y vallas
    • Atriles
    •  
    • Reposteros y carteles
    • Flores
    • Alfombras
    • Sillas
    • Mesas
    •  
    •  
    • Micrófonos
    •  
    • Iluminación
    • Altavoces
    • Mesita auxiliar
    • Intérpretes
    • Placas
    •  
    • Caso Dupont España Situaciones críticas para un Consultor de Protocolo
    • Caso Dupont España
      • Inauguración de su nueva fábrica
      • Tres partes implicadas: Gobierno central, gobierno regional y la empresa.
      • ¿Quién preside el evento si asisten el Presidente del Gobierno, el Presidente de la autonomía, el Presidente de Dupont Mundo y Presidente de Dupont España?
      • ¿Y dónde colocamos a otros altos cargos oficiales y de la empresa?
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    • Y qué banderas ponemos y dónde
    • Factoría a inaugurar Escenario Carpa para el cóctel Invitados Banderas
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    • ¿Y en qué orden? 1 2 3 4