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Entorno de Excel

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  • 1. Tema: Entorno de Excel Docente: Karina Garcia Alumna: Cindy Pineda Curso: 1 Semestre “A”
  • 2.     Es un sistema para la creación de hojas de cálculo, cuyas posibilidades de trabajo, cálculo y presentación son amplias. Permite la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al modificar los datos en su hoja de cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos. Excel trabaja con hojas de cálculo que están encuadernadas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos, el cual contiene 16 hojas de trabajo implícitamente. Esta cantidad puede ser disminuida o incrementada según sea necesario. La hoja de trabajo cuenta con un tamaño máximo de 256 columnas y 16 384 filas. Se pueden insertar y eliminar hojas de cálculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente pulsando el botón derecho del ratón cuando esté colocado encima de una etiqueta de hoja de cálculo. De esta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podremos llamarlas con el nombre que decidamos
  • 3.           Un equipo personal con un procesador 386DX o superior (se recomienda 486) Sistema operativo Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows NT workstation versión 3.51 o posterior (no funcionará en versiones anteriores de Windows) Microsoft Excel para Windows 95 (no se ejecutará en versiones anteriores de Microsoft Excel) 8 megabytes (MB) de memoria para su uso en Windows 95; 14 MB de memoria para su uso en Windows NT workstation Espacio requerido en disco: 10 MB disponibles (excluye los requisitos para Microsoft Excel para Windows 95) Una unidad de disco de alta densidad de 3,5 pulgadas VGA, o adaptador de vídeo de resolución superior (SVGA 256 colores recomendado) Microsoft Mouse o dispositivo señalador compatible Contabilidad de datos desde un sistema compatible con Microsoft Small Business Financial Manager para Microsoft Excel Las opciones de configuración disponibles permiten elegir qué sistemas de contabilidad que se va a utilizar con SBFM. Para ahorrar espacio de disco duro, seleccione sólo los sistemas que necesita. 
  • 4.     Microsoft Small Business Financial Manager para la instalación de Microsoft Excel, se instala un acceso directo en el escritorio para iniciar Microsoft Excel para Windows Si tiene una versión anterior de Microsoft Excel en el equipo en Además de Microsoft Excel para Windows 95, el Microsoft Small Business Financial Manager para el acceso directo de Microsoft Excel inicia la última versión instalada de Microsoft Excel. Si el método abreviado abre una versión de Microsoft Excel que no sea de Microsoft Excel para Windows 95, vuelva a instalar Microsoft Excel para Windows 95, vuelva a instalar Microsoft Small Business financiera Manager para Windows 95. No es necesario quitar la versión anterior de Microsoft Excel.
  • 5.  siga estos pasos:   En el servidor de red, cree una carpeta denominada SBFM. En la carpeta SBFM, cree tres carpetas y asignarles un nombre Disco1, disco 2 y disco3. Las nuevas carpetas deberían parecerse al siguiente: < unidad: > SBFMDisk1  < unidad: > SBFMDisk2     < unidad: > SBFMDisk3 donde < unidad: > es la letra de la unidad de red. Copie el contenido de cada uno de los discos de instalación en la carpeta correspondiente en el servidor de red (es decir, copiar el contenido del disco 1 a la carpeta Disk1 etc.). Una vez que el contenido del disco se copia en sus respectivas carpetas en la red, inicie el programa de instalación de la estación de trabajo deseado.
  • 6.  Si va a instalar Microsoft Access 2.0 en el equipo y ya ha instalado a Financial Manager, siga estos pasos:   Desinstalar SBFM.  Instalar Microsoft Access para Windows, versión 2.0.  Vuelva a instalar al administrador financiero de Microsoft Small Business de Microsoft Excel.  Si no sigue estos pasos puede tener errores e inestabilidad cuando se crean informes o análisis
  • 7.  Para ingresar a Microsoft Office Word se puede de las siguientes formas: FORMA 1 En el BOTÓN INICIO damos clic izquierdo, seleccionamos la opción TODOS LOS PROGRAMAS, luego MICROSOFT OFFICE y a continuación MICROSOFT OFFICE EXCEL  FORMA 2 Los programas que se utilizan con frecuencia se denominan PROGRAMAS RECIENTES, estos se encuentran en el BOTÓN INICIO
  • 8.  FORMA 3  El acceso directo que se encuentra en el escritorio  FORMA 4  En la barra de inicio rápido podemos encontrar el acceso directo a Microsoft Word
  • 9.  Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal. Título de Fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante números, que en el caso de Excel  Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido vertical. Título de Columna: Está siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras. Celda: Es la intersección de una Fila y una Columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos.  Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de cálculos. 
  • 10.       1. Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo. 2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente. 3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado. 4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. 5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. 6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
  • 11.  Por defecto Excel y otras hojas de cálculo traen varias hojas que puedes ver en la parte inferior izquierda del libro cuando lo abres.El nombre que viene es Hoja1, Hoja2, Hoja3, etcétera.  Si quieres cambiar dichos nombres y poner una descripción mucho más acorde con el tema de tu hoja de cálculo sigue estos pasos:  Sitúate encima de las pestaña Hoja1.  Haz clic con el botón derecho del ratón.  Elige Cambiar nombre en la ventana que se abre.  Veras que en la pestaña Hoja1 la etiqueta se resalta para que escribas.  Escribe el nuevo nombre que le quieras dar por ejemplo año 2011, lista clientes, direcciones amigos,...     
  • 12.  Un rango de celdas en Excel es el conjunto de celdas adyacentes o no adyasentes. Las celdas adyacentes se encuentran una junto a la otra sin ningun espacio entre ellas. Las celdas no adyasentes tienen uno o más bloques de separacion entre ellas.
  • 13.  Un rango de celdas adyacentes es identificado con la celda de la ezquina superior izquierda y la celda de esquina inferior derecha dentro del rango. Los limites del rango de celdas son separados por dos puntos ( : ) En el ejemplo de arriba esta seleccionado el rango de celdas adyacente B2:D6 Un rango de celdas no adyasente se identifica similar al rango de celdas adyasentes pero se coloca una coma ( , ) entre cada bloque de celdas. En el ejemplo de arriba esta seleccionado el rango no adyacente B2:C6,E4:G9
  • 14.  Para que resulte más claro, deja la primera línea en blanco. Con la ayuda del ratón, trasládate a la celda B2 y comienza a introducir la información. Una vez rellenado, puedes pulsar Intro o simplemente desplazarte con el ratón a la siguiente celda que debes rellenar   SALVAR LA HOJA DE CÁLCULO Para salvar esta hoja de cálculo, debes acudir al menú Archivo y seleccionar entre las diversas opciones: guardar, guardar como o guardar como página web (si quieres colocarlo en la web de tu periódico, por ejemplo)
  • 15.  CÁLCULO DEL INCREMENTO     Escribe en la celda D2 la etiqueta de tu nueva columna: CAMBIO En la celda D4, teclea: =C4-B4    Recuerda que debes incluir el signo de equivalencia para hacerle entender a Excel que estás haciendo un cálculo Si en lugar de un resultado numérico te aparece una cadena de símbolos como este: ########## NO TE PREOCUPES. Es la manera que tiene Excel de quejarse porque la anchura de la columna no es lo suficientemente holgada para incluir el nuevo resultado. Para resolverlo, desplaza hacia la derecha la línea que separa la columna D de la E o, mejor aún, colócate entre la columna D y E en su parte superior y cuando el cursor se haya convertido en una línea negra con flechas hacia la derecha e izquierda, pulsa dos veces el ratón para que el ajuste de columnas se haga automáticamente.
  • 16.  A partir de aquí, ¿qué es lo que queda? Repetir la fórmula para cada uno de los jugadores, ¿no? Una de las ventajas de Excel es que puedes copiar las fórmulas, como ya hemos visto en la sesión de nociones básicas. Para copiar una fórmula, coloca el ratón sobre la esquina inferior derecha de la . celda, haz un click, y arrastra el signo más hacia abajo El poder copiar una fórmula tiene sus ventajas, como acabas de ver, pero también sus inconvenientes. Por ejemplo, si calculas un porcentaje incorrectamente y luego copias la fórmula, todos los resultados siguientes también estarán mal calculados.
  • 17.       CÁLCULO DEL CAMBIO DE PORCENTAJE Ahora vamos a ver cómo ha incrementado el salario de los jugadores en términos porcentuales. Para ello, escribe en la celda E2 la etiqueta de tu nueva columna: PORCENTAJE Recuerda que la fórmula del cambio de porcentaje entre X e Y es: (Y-X) dividido entre X Puesto que en la columna D ya tenemos la diferencia entre C y B, todo lo que te queda hacer es dividir la columna D entre B. A continuación, copia la fórmula al resto de celdas en la misma columna.
  • 18.    ORDENAR LOS RESULTADOS La posibilidad de presentar tus resultados ordenados según criterios diferentes no tiene demasiado sentido cuando se trata de una hoja de cálculo tan sencilla y pequeña como ésta. Sin embargo, resulta muy práctico con grandes cantidades de información. Recuerda, antes de proceder a cualquier tipo de ordenación, salva una copia de tu fichero para evitar la pérdida de información en el caso de que hagas mal los cálculos. A continuación, marca lo que quieres ordenar con cuidado de no incluir las etiquetas Luego, en el menú principal escoge Datos-Ordenar Y selecciona la columna E, la que incluye el incremento porcentual. Si quieres presentar los resultados de menos a más necesitar marcar ascendente, y de más a menos, descendente
  • 19.   CÁLCULO DE TOTALES Si quisieras saber la suma total de los salarios de los cuatro jugadores en una temporada concreta, solamente necesitas efectuar una suma. Para ello, teclea en la celda A9 la etiqueta TOTAL y en la B9 =SUMA(B4:B7)
  • 20.  REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS  Excel es una hoja de cálculo y como su nombre indica su función fundamental es trabajar con grandes volúmenes de números y realizar cálculos numéricos.    Sumar números. • Marcamos los números que deseamos sumar • Pulsamos sobre el símbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estándar   COMPONENTES DE LAS FUNCIONES Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de fórmulas aparece la expresión =SUMA(B4:B7). La anterior fórmula se compone de:
  • 21.  La anterior fórmula se compone de:  Comenzamos con el signo igual. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una función y no de un texto. • A continuación la función, es decir la operación matemática que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA  • Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los números sobre los que deseamos realizar la operación. En este caso como queremos sumar los números que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7 EJEMPLOS     Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la fórmula. • Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1 • Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y • Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botón aceptar de la Barra fórmulas
  • 22.     SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS Vamos a sumar por filas y por columnas. • Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. • Marcamos las celdas que contienen los números y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes. • Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de fórmulas.    Y el resultado es que: • Los primeros cuatro números de la columna C son el resultado de sumar los dos números de cada fila. • Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los números de la columna superior. • Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los números que tenemos inicialmente en las dos columnas
  • 23.  OPERACIONES MATEMÁTICOS Las operaciones matemáticas fundamentales pueden realizarse directa y fácilmente con el programa Excel.     SUMAR Para sumar directamente varios números: • Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operación matemática. • Sumamos utilizando el signo + • Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda. Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.
  • 24.      MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS • Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado. • Dividir. Dividimos con el símbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter. • Potencias. elevar un número a una potencia es multiplicar ese número por si mismo un cierto número de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un número a un número a una cierta potencia podemos emplear el símbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16
  • 25.  EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS       En matemáticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado. El programa Excel calcula en un cierto orden • Primero las operaciones entre paréntesis. • Las potencias • Las multiplicaciones y divisiones • Sumas y restas. EJEMPLO    Realizar la operación 4*(4-3) NO es 4 por 4 menos 3 que daría como resultado 13 Sino que primero se calcula el paréntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4. Por tanto el resultado es 4
  • 26.         Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Número. Aparecerá la ficha de la derecha: Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
  • 27.       A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
  • 28.        Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
  • 29.         ALINEACIÓN Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas. Aparecerá la ficha de la derecha.
  • 30. · Alineación del texto Horizontal:         Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: 1.- GENERAL 2.- IZQUIERDA (Sangría) 3.-CENTRAR 4.-DERECHA (sangría) 5.-LLENAR 6.-JUSTIFICAR 7.-CENTRAR EN LA SELECCIÓN
  • 31. ·      Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: 1.-SUPERIOR 2.-CENTRAR 3.-INFERIOR 4.-JUSTIFICAR
  • 32.            Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles). Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra
  • 33.     Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto.
  • 34.            Bordes Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos : -Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. -Desplegar el menú Formato. -Elegir la opción Celdas... -Hacer clic sobre la pestaña Bordes. -Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. -Elegir las opciones deseadas del recuadro. -Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
  • 35.            BORDES Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos : -Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. -Desplegar el menú Formato. -Elegir la opción Celdas... -Hacer clic sobre la pestaña Bordes. -Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. -Elegir las opciones deseadas del recuadro. -Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
  • 36.  A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.  Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:    Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.   
  • 37.  Relleno  Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para esto, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. -Desplegar el menú Formato. -Elegir la opción Celdas... -Hacer clic sobre la pestaña Tramas. -Aparecerá la ficha de la derecha. -Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.         
  • 38.            PROTEGER Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2003 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo. Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Celdas... Hacer clic sobre la pestaña Proteger. Aparecerá la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de fórmulas