Gestión 2.0Herramientas de Gestión del Conocimiento y          Trabajo Colaborativo:                  Wikis
Contenidos   Definición   ¿Para qué?   Usos y características principales   Los wikis como intranet   Claves para pro...
DefiniciónUna Wiki es un sitio y aplicación web abierta, donde  múltiples usuarios pueden crear, editar o borrar los      ...
Vídeo sobre wikis CommonCraft
Wikis empresariales
¿Para qué?   La wiki es una herramienta muy útil para el trabajo en       equipo y para romper los típicos "silos" de    ...
¿Para qué?   Quizás la utilidad más destacada de una wiki empresarial es      el fomento de la colaboración, tanto intern...
Usos1) Creación colectiva entre los empleadosLa wiki interna puede funcionar como una útil herramienta de   colaboración p...
Usos    2) Información sobre los productos de la empresa   La Wiki es una buena herramienta para generar información     ...
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Usos    7) Agenda de reuniones    Pueden usarse las wikis para conocer las agendas de los demás       empleados y poder co...
Usos   Para publicar checklists   Para dinamizar debates online sobre temas determinados   Para publicar manuales de pr...
Los wikis internos como             intranet   Según un estudio de 2006 sobre los wikis corporativos donde se       encue...
Los wikis internos como             intranet   Las ventajas son más fácilmente percibidas cuando las tareas       requier...
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Algunos ejemplos   DeveloperWorks: IBM usa la wiki para gestionar productos    Estos wikis están pensados para ayudar a l...
Algunos ejemplos   Wiki de Oracle: Es un espacio de consulta sobre las distintas      tecnologías que se aglutinan bajo l...
Actividad   Aprovechando nuestras nuevas habilidades con las      búsquedas, localizad algún otro wiki de ámbito      emp...
Un wiki de éxito: claves    1. Determinar objetivos comunes.    Es importante aplicar el wiki a un proyecto compartido po...
Un wiki de éxito: claves2. Definir una forma de mantenimiento y cuidado de la    comunidad. Buscar la negociación entre su...
Un wiki de éxito: claves4. Establecer rutinas de monitorización. La capacidad de re­edición que ofrecen los wikis puede se...
Actividad   Análisis de Caso Práctico:    El wiki Kirozainbide del Hospital de Galdakao   Recoge los elementos relaciona...
Pautas de comportamiento   Lo que SÍ DEBES HACER en el wiki Fuente: (Business Week, 2007        ●   Sé correcto: Anímate ...
Pautas de comportamiento   Lo que SÍ DEBES HACER en el wiki       ●   Construye la estructura: los wikis necesitan de gen...
Pautas de comportamiento   Lo que NO DEBES HACER en el wiki       ●   Tomártelo personal: Sí, tus compañeros editarán tu ...
Pautas de comportamiento   Lo que NO DEBES HACER en el wiki       ●   Ser charlatán: Un wiki no debería ser utilizado com...
Evitar el vandalismo    Precisamente por su carácter abierto y participativo, las wikis       también son objeto de actos ...
Actividad Imputado por falsear la biografía de Javier Arenas en WikipediaWiki empresarial: ¿Abierto o cerrado?
Tipos
Ventajas y desventajas    La elección de la tecnología más adecuada para abrir y mantener un wiki       debe responder a u...
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Los wikis como herramienta de Gestión del Conocimiento y Trabajo Colaborativo

  1. 1. Gestión 2.0Herramientas de Gestión del Conocimiento y Trabajo Colaborativo: Wikis
  2. 2. Contenidos Definición ¿Para qué? Usos y características principales Los wikis como intranet Claves para promover un wiki de éxito Tipos
  3. 3. DefiniciónUna Wiki es un sitio y aplicación web abierta, donde  múltiples usuarios pueden crear, editar o borrar los  contenidos que comparten.
  4. 4. Vídeo sobre wikis CommonCraft
  5. 5. Wikis empresariales
  6. 6. ¿Para qué? La wiki es una herramienta muy útil para el trabajo en  equipo y para romper los típicos "silos" de  conocimiento, es decir, las ideas y know­how  fragmentados o aislados entre distintas personas y  unidades de la organización o de un proyecto. La Wiki se ha convertido en la herramienta de trabajo  colaborativo por excelencia por su gran versatilidad. En  la actualidad hay numerosas empresas que la están  adoptando para diversos fines.
  7. 7. ¿Para qué? Quizás la utilidad más destacada de una wiki empresarial es  el fomento de la colaboración, tanto interna (entre los  empleados) como externa  (con proveedores y clientes).  El hecho que haya una plataforma editable e intuitiva para  compartir documentos y realizar ediciones colaborativas,  estimula mucho a que esta colaboración se perciba como  algo factible, aunque esto pueda resultar desafiante  para las empresas más acostumbradas por tradición  organizativa a la jerarquía y el control. La propia  tecnología puede ser también un catalizador para  introducir la cultura de la colaboración en el entorno  empresarial.
  8. 8. Usos1) Creación colectiva entre los empleadosLa wiki interna puede funcionar como una útil herramienta de  colaboración para compartir conocimiento entre personas de  diferentes departamentos. Al ser un "espacio abierto" donde se  puede crear y editar contenidos por varios usuarios, facilita la  participación y el acceso al trabajo compartido en tiempo real.Esa colaboración puede manifestarse en forma de múltiples  resultados. Por ejemplo: a) para crear colectivamente un "kit de bienvenida" a los nuevos  trabajadores en el que se les explique cómo funciona la empresa, o b) para redactar "normas de funcionamiento" que regulen la actividad  de una comunidad de innovadores. En este sentido la Wiki  funciona como una herramienta que potencia la Inteligencia  Colectiva.
  9. 9. Usos 2) Información sobre los productos de la empresa La Wiki es una buena herramienta para generar información  actualizada sobre un producto, que incluya sus  funcionalidades, características, precios, opiniones de  clientes, etc. Puede tener una parte de acceso interno, como  repositorio ordenado de conocimiento vital sobre el producto;  y una parte pública que haga la función de "portal del  producto" o incluso, de "manual del usuario". Lo más valioso de esta utilidad es que el repositorio de  conocimiento sobre el producto se construye de manera  colectiva, aprovechando información de distintas fuentes, lo  que aporta una riqueza y diversidad al resultado final que  terminan agradeciendo los clientes.
  10. 10. Usos3) Espacio colaborativo para evaluar nuevos productosLas empresas usan wikis como un "espacio social de innovación",  donde se comparten las opiniones entre los "beta­testers" que  prueban los nuevos productos, bien sean los propios empleados de  la empresa, o bien usuarios seleccionados. 4) Gestión de proyectosTambién puede servir para la gestión de proyectos en los que  intervienen profesionales de distintos departamentos e incluso de  distintos países. Se puede crear un wiki por proyecto para que los  miembros del equipo puedan generar y actualizar documentos  relacionados con el proyecto, y que toda esta información esté  concentrada en el mismo lugar. Con esto se puede acabar con el  desorden que implica el envío colectivo de e­mails en distintos  formatos.
  11. 11. Usos5) Espacio de creatividad bottom­upAlgunas empresas están usando las wikis para impulsar dinámicas de  creatividad con un fuerte acento bottom­up (de­abajo­a­arriba),  democratizando la participación de los empleados de cualquier  nivel en los procesos de innovación, y permitiendo que las ideas  de los empleados de los niveles inferiores tengan un espacio donde  proyectarse, y no pasen desapercibidas, ni se queden atrapadas por  barreras jerárquicas o trabas burocráticas.6) Atención al cliente Una Wiki se puede convertir en una sólida herramienta para el  Departamento de Atención al cliente. Los empleados pueden ir  creando una entrada para cada tipo de problema o incidencia que  se les vaya presentando y mostrar la solución dada. Es muy típico,  por ejemplo, que las Wikis sirvan para redactar colectivamente las  útiles FAQ ("Preguntas más frecuentes") sobre un producto o  servicio.
  12. 12. Usos 7) Agenda de reuniones Pueden usarse las wikis para conocer las agendas de los demás  empleados y poder concertar una reunión que venga bien a todos  sin necesidad, de nuevo, del envío de múltiples e­mails  confirmando la disponibilidad de los asistentes. 8) Otros... Como sistema de comunicación interna de la empresa (intranet) Para la monitorización de la competencia y el sector. Para la dinamización de comunidades de usuarios y clientes Para tomar notas en las reuniones y crear actas colectivas ...
  13. 13. Usos Para publicar checklists Para dinamizar debates online sobre temas determinados Para publicar manuales de procedimientos y calidad Para trabajar con equipos remotos Para hacer tormentas de ideas Para la organización de eventos ...en definitiva, casi, casi, PARA TODO LO QUE SE TE  OCURRA :)
  14. 14. Los wikis internos como intranet Según un estudio de 2006 sobre los wikis corporativos donde se  encuestó a 168 empleados de diversas empresas que utilizaban  wikis, se observa que los wikis dentro de la empresa gozan de  cierta sostenibilidad a lo largo del tiempo. Esto quiere decir que  cuanto más tiempo tienen los wikis y más crecen, más se usan y  más útiles resultan para los empleados. Por tanto, los wikis no  sufren del efecto éxito por la novedad para ser abandonados  después, sino que van consolidándose a lo largo del tiempo  demostrando su utilidad. Según este mismo estudio, las ventajas de usar los wikis para los  empleados consultados son fundamentalmente tres: incrementar la  reputación (sobre todo en aquellos con cierta especialización),  facilitar las tareas laborales y ayudar a la organización a mejorar  los procesos de trabajo.
  15. 15. Los wikis internos como intranet Las ventajas son más fácilmente percibidas cuando las tareas  requieren de soluciones más novedosas que rutinarias, así como  cuando se confía a priori en que las contribuciones de los demás  merecen credibilidad. Por otro lado, también se observaron dos  perfiles principales en los empleados que participaban de los  wikis: quienes sintetizan información preexistente, más  interesados en el impacto rápido, y quienes prefieren añadir  información, más interesados en resolver sus tareas. Un informe de McKinsey (2007) también cita la motivación  personal como uno de los motores para la participación en los  wikis internos de una empresa. Más de la mitad de los empleados  que colaboraban en el wiki decían hacerlo por cuestiones sociales  como es la construcción de reputación, el espíritu de equipo y la  identificación con una comunidad. Todo ello muy por encima de  las primas e incentivos diseñados para el proyecto.
  16. 16. Los wikis internos como intranet Según otra encuesta de la misma consultora McKinsey de julio de  2008 realizada entre 2.000 ejecutivos de todo el mundo, los wikis  se sitúan como la tercera herramienta 2.0 más utilizada por las  empresas, por detrás de los blogs y los RSS, y por delante de los  podcasts y de las redes sociales. Según esta misma encuesta, las  empresas con mayor éxito en cuanto a la participación de sus  empleados son aquellas que fomentan el uso de las  herramientas 2.0 incorporándolas a sus procesos corrientes,  lanzándolas como iniciativas estratégicas e involucrando a los  top managers para que prediquen con el ejemplo. ­­Ferdi01  10:05 24 sep 2010 (UTC)
  17. 17. Algunos ejemplos DeveloperWorks: IBM usa la wiki para gestionar productos Estos wikis están pensados para ayudar a la gente con información  técnica de los productos. Además de que esta información sea más  accesible se pretende que los usuarios registrados en IBM  DeveloperWorks puedan contribuir directamente creando  contenidos. Todo el contenido de los wikis es editable si se cuenta  con un usuario registrado. Taxalmanac: Intuit crea una wiki para compartir conocimiento con  especialistas. la corporación Intuit ha fomentado la generación de una wiki,  Taxalmanac, dirigida a asesores fiscales para compartir  conocimientos en materia de impuestos.
  18. 18. Algunos ejemplos Wiki de Oracle: Es un espacio de consulta sobre las distintas  tecnologías que se aglutinan bajo la marca de Oracle. Serie CSI: Comunidad con más de 8600 miembros. Algo más cerquita... Wiki de Inguralde, lo usan de modo interno para gestionar proyectos  y de cara al exterior para compartir resultados. Wiki sobre seguridad alimentaria de Elika. El wiki de Sinadura, donde se recoge la info relacionada con el  proyecto. Spri promueve el wiki e­Kontsulta como herramienta de consulta y  compartición de conocimientos y experiencias.
  19. 19. Actividad Aprovechando nuestras nuevas habilidades con las  búsquedas, localizad algún otro wiki de ámbito  empresarial e intentad identificar el/los uso/s  que  le da esa empresa/institución (10)
  20. 20. Un wiki de éxito: claves 1. Determinar objetivos comunes.  Es importante aplicar el wiki a un proyecto compartido por los  usuarios a los que está destinado y que tomen conciencia de  que deberán hacerlo crecer gracias a su participación. Los  proyectos con demasiada carga ideológica no suelen  funcionar satisfactoriamente. Para esto es importante  promover una cultura de la colaboración. Esto supone una  gran dificultad pero también una oportunidad para desarrollar  destrezas específicas para el futuro. El sistema educativo en  el que nos hemos formado se ha orientado tradicionalmente  hacia el individualismo pero la Sociedad de la Información  está reclamando de sus trabajadores competencias de trabajo  en equipo y negociación colectiva.
  21. 21. Un wiki de éxito: claves2. Definir una forma de mantenimiento y cuidado de la  comunidad. Buscar la negociación entre sus miembros para establecer roles de  usuarios que velen por el buen funcionamiento del wiki y  consensuar normas de procedimiento (cuándo bloquear a un  usuario, decisiones de actuación sobre contenido no adecuado,  etc.)3. Explicitar las normas sobre contribución de contenido. Es importante que los usuarios tengan claras las pautas sobre el  objetivo del wiki, sobre qué contenido se espera que añadan y  sobre cómo hacerlo (normas de estilo). También es aconsejable  que los wikis partan con un trabajo ya avanzado antes de ser  ofrecido a los usuarios, de modo que no se encuentren con un  espacio vacío y puedan añadir sus contribuciones a una obra ya en  curso.
  22. 22. Un wiki de éxito: claves4. Establecer rutinas de monitorización. La capacidad de re­edición que ofrecen los wikis puede ser vista  como una de sus debilidades, por cuanto implica cierta disolución  de la autoría, pero también como una de sus fortalezas puesto que  la propia tecnología wiki permite trazar los cambios y hacer un  seguimiento de las versiones. Extraer información de los sistemas  de Historial puede ser muy útil para los proyectos basados en wiki  puesto que pueden crear sus propias estadísticas de participación y  llevar un seguimiento del proceso.5. Gestión del contenido. Estructurar bien el contenido de la wiki para evitar que se  produzca un crecimiento desordenado. Reorganizando  periódicamente el contenido y creando nuevas categorias,  clasificando, uniendo páginas y eliminando los contenidos  obsoletos.
  23. 23. Actividad Análisis de Caso Práctico: El wiki Kirozainbide del Hospital de Galdakao Recoge los elementos relacionados con la GdC  vistos hasta ahora. Puesta en Común
  24. 24. Pautas de comportamiento Lo que SÍ DEBES HACER en el wiki Fuente: (Business Week, 2007 ● Sé correcto: Anímate a crear contenido o editar el  trabajo de otros. Los wikis se desarrollan más rápido  cuando la gente soluciona problemas, corrige  gramática, añade datos, etc. Es una herramienta  colaborativa ante todo. ● Añade notas: Si haces cambios, explica por qué los has  hecho en las páginas destinadas a la discusión. ● Reconoce la ayuda: ¿Alguien ha añadido contenido útil  a la página o ha dedicado su tiempo en pulirla o hacerla  más fácil de leer? Reconocer las ayudas hace que la  gente sepa que su contribución es valorada y les motiva  a contribuir de nuevo.
  25. 25. Pautas de comportamiento Lo que SÍ DEBES HACER en el wiki ● Construye la estructura: los wikis necesitan de gente  que sintetice y estructure contenido para que sea más  fácil de leer. Incluso aunque no crees contenido,  puedes ser muy útil dando forma a lo que ya está  escrito. ● Sé amable: De igual manera que con el email y la  mensajería instantánea, a menudo es fácil  malinterpretar el tono de un comentario. Los  desacuerdos sobre el contenido o las ediciones pueden  encender el debate. Si es el caso, es una buena idea  tomarse un descanso durante unos días y retomarlo  más adelante.
  26. 26. Pautas de comportamiento Lo que NO DEBES HACER en el wiki ● Tomártelo personal: Sí, tus compañeros editarán tu trabajo y  puede que no estés de acuerdo con cada cambio, pero esa es  la naturaleza de la colaboración. Eso no significa que a tus  compañeros no les guste o que piensen que eres estúpido. ● Ignorar las preguntas: Tus compañeros pueden no estar de  acuerdo con tus cambios y preguntarte por qué los hiciste.  En ese caso, prepárate para dar razones concretas a esas  ediciones. ● Eliminar contenido útil: En muchas ocasiones un texto  puede ser mejorado con pequeñas correcciones, pero  eliminar contenido molesta a las personas, y puede hacerles  sentir que han malgastado su tiempo.
  27. 27. Pautas de comportamiento Lo que NO DEBES HACER en el wiki ● Ser charlatán: Un wiki no debería ser utilizado como una  sala de chat. Cualquier debate sobre un asunto del wiki  debería desarrollarse en la página de discusión del mismo,  nunca en la página de contenido. ● Mantenerlo en secreto: Si encuentras contenido de valor en  el wiki de tu empresa, compártelo con los demás. Los wikis  mejoran cuando hay más participantes.
  28. 28. Evitar el vandalismo Precisamente por su carácter abierto y participativo, las wikis  también son objeto de actos vandálicos, generalmente realizados  por anónimos o desconocidos, que borran contenidos o introducen  informaciones falseadas e incluso descalificaciones e insultos.   Para combatir estas malas prácticas se proponen las siguientes  soluciones: En cuanto sea posible revertir rápidamente los cambios para  desanimar a los intrusos. Bloquearlos temporalmente por su nombre de usuario o dirección de  IP Si los atentados se producen en la misma página, activar la  protección de la misma No permitir la edición de páginas a usuarios no registrados
  29. 29. Actividad Imputado por falsear la biografía de Javier Arenas en WikipediaWiki empresarial: ¿Abierto o cerrado?
  30. 30. Tipos
  31. 31. Ventajas y desventajas La elección de la tecnología más adecuada para abrir y mantener un wiki  debe responder a una serie de características según el objetivo del  proyecto al que irá asociado. Una de las cuestiones más determinantes es si queremos que el wiki sea  público o privado. Privacidad. Wikis privados. Si se necesita un wiki para uso interno  (para una intranet en una empresa o para un proyecto confidencial),  entonces es preferible optar por un wiki instalado en un hosting  propio. Las plataformas gratuitas de wikis suelen ofrecer este servicio  a cambio de un precio determinado, de manera que si el usuario  quiere mantener el wiki privado debe pagar una tarifa. Así ocurre por  ejemplo en Wikispaces. Wikis públicos. Se puede optar por plataformas de servidores gratuitos,  pero aquí también habrá que valorar si interesa instalar el wiki dentro  de un hosting propio a efectos de posicionamiento de dominio y  mantenimiento.
  32. 32. Ventajas y desventajas Ventajas de las plataformas gratuitas de wikis El coste cero de sus servicios No requiere de mantenimiento propio Muy útiles para aprender el funcionamiento de los wikis antes de  decidirse por uno de autogestión en dominio propio Ventajas de las plataformas autogestionadas de wikis en dominio  propio Gestión de la privacidad Mantenimiento personalizado Instalación de extensiones y personalización a medida Gestión de la publicidad (se puede decidir si incluir o no incluir  anuncios)
  33. 33. Software Servicios gratuitos online: ● Wikidot ● PBWorks ● Wikia ● Wikispaces... Paquetes de Software para montar nuestro propio  Wiki: ● MediaWiki ● DokuWiki ● XWiki, Twiki...
  34. 34. Para ayudarnos a elegir...

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