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Entorno de trabajo 2.0: herramientas
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Entorno de trabajo 2.0: herramientas

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Entorno de trabajo 2.0: herramientas Entorno de trabajo 2.0: herramientas Presentation Transcript

  • Gestión 2.0Herramientas para el trabajo colaborativo: Entornos de trabajo 2.0
  • Tipos Tres categorías :  ● herramientas de colaboración­comunicación: – Correo electrónico. – Correo de voz. – Publicación en web. ● herramientas de conferencia: – Conferencia de datos – Conferencias de video (o audio conferencia) – Salas de chat o mensajería instantánea – Sistemas para facilitar reuniones ●  y herramientas de gestión colaborativa: – Calendarios electrónicos – Sistemas de control de flujo de actividad – Sistemas de gestión del conocimiento – Sistemas de soporte a redes sociales – Sistemas de gestión de proyectos
  • Calendario y agenda 2.0
  • Contexto Tenemos que convocar una reunión de dirección para tratar varios asuntos 4
  • 5
  • Acordar citas: Doodle 6
  • 7
  • Actividad Consulta el correo y marca tu disponibilidad. Crea tu evento e invita a tu compañero/a. Responde a la invitación de tu compañero/a. Entra en la administración de tu evento y, una vez  haya contestado tu compañero/a, cierra la  encuesta, exporta los resultados a pdf y elimínala.
  • Buenas prácticas Es mejor, al proponer las opciones, que sean las de la  persona con la agenda más complicada (típicamente el  jefe). Los demás lo saben e intentan amoldarse. Que todos puedan ver los resultados, favorecemos el  consenso. Marcar la localización para que los asistentes puedan  consultarla directamente en Google Maps. Yo mando el correo Al enviar el enlace, que sea “agradable” Poner una hora y fecha límite en el correo. 
  • Convocar la reunión: all in one
  • 12
  • Actividad Consulta tu correo y responde al evento. Configura tu Calendar para recibir Sms. Configura las notificaciones. Crea un calendario y configura los detalles, la compartición y las  notificaciones. Añade un evento e invita a tu compañero/a. Comparte el calendario creado con tu compañero/a. Suscríbete al suyo. Añade un evento en el calendario conjunto. Inserta el calendario conjunto en tu wiki. Suscríbete al calendario “Días festivos de España”, y al de los  cumples de tus contactos.
  • Agendas compartidas• Google Calendar – Creación de eventos – Invitaciones y notificaciones – Administración de varios calendarios – Uso compartido de un calendario – Publicar en tu web – Calendario en el móvil 15
  • Otros Otros tipos de calendarios online son:
  • Ofimática 2.0
  • Intro La ofimática 2.0 (también a veces llamada ofimática web)  es el servicio online que permite editar un texto, una  hoja de cálculo, una presentación... Dispone de  características avanzadas como la edición compartida  de documentos, la publicación abierta de documentos en  Internet y una robusta integración con el correo  electrónico. Por ahora utilizaremos a Google como principal ejemplo,  dado su uso extendido entre los usuarios; más adelante se  presentarán otras alternativas de "suites ofimáticas  online".
  • Google docs Vídeo
  • Ventajas Reducción de costes: Google ofrece (incluso para las empresas) la  mayoría de sus servicios de forma gratuita, y los que son de pago a  un coste muy reducido (en función del número de usuarios  finales). Acceso online a los contenidos: Toda la información está en  Internet, y se puede acceder a ella desde cualquier punto donde se  encuentre el usuario, sin necesidad de usar su propio ordenador. Se  acaba con esto el problema de copiar y transferir ficheros. Gestión compartida de los contenidos: Los usuarios tienen acceso  compartido, y en tiempo real, a los documentos, lo que facilita  enormemente la edición colaborativa de los mismos.
  • Ventajas Integración de aplicaciones en una única suite: Una de las grandes  ventajas de estos servicios es que todas las aplicaciones están  gestionadas desde una misma plataforma y con el máximo de  compatibilidad con los estándares del mercado. No requiere instalación: La herramientas de Google a las que nos  referimos son aplicaciones web, por lo que ya puedes olvidarte de  las engorrosas descargas e instalaciones. Útil para la gestión del conocimiento: Ofrece grandes facilidades  para el aprendizaje colectivo gracias al acceso a los repositorios  comunes.
  • Documentación• El orden del día y la documentación. Orden del día __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ ______________
  • Estamos en la reunión  Compartimos la situación de las ventas de nuestro producto por países  Detectamos que las ventas han disminuido. 25
  • Resultado de la reunión Tenemos que crear un nuevo producto 28
  • Definición del producto: características  Creación de un documento colaborativo  Gestión del conocimiento compartido
  • Google Docs Creación, edición de documentos Almacén Publicación • Compartición: Permisos – Pública • Lectura – Privada • Escritura
  • Google Docs: Creación deun documento colaborativo• Lluvia de ideas para definir las características de  nuestro nuevo paraguas• Importante:  Pautas, método, normas de trabajo 32
  • Actividad Tratamos de preparar una oferta a un cliente catalán. Por parejas: ● Uno crea un documento de texto con la estructura de la  oferta: Introducción/presentación de la empresa,  características del producto/servicio, tiempos de  entrega... ● Otro crea una hoja de cálculo con el presupuesto:  concepto, nº unidades, precio unitario, subtotal,  impuestos, forma de pago... Subimos el documento a Google docs y/o lo compartimos con  el compañero. Revisamos/complementamos su parte,  discutiendo las modificaciones por el chat e insertando  comentarios en su caso.  Traducimos los documentos al catalán y los descargamos.
  • Google Docs: presentación
  • Actividad Busca y descarga una presentación en internet sobre  algo relacionado con tu sector (.odt, ppt...) Súbela a Google docs. Cámbiale el tema, el fondo...  tunéala un poquito. Compártela con tu compañero y haceros la  presentación en remoto, simulando que tenéis una  línea de voz (tlfno, VoIp...) ¿Podría suponer esta herramienta una ventaja  competitiva?
  • Formularios online: gForms 36
  • Actividad Crea un breve cuestionario de satisfacción (u otro) para tu  proyecto con gForms. Intenta variar el estilo de pregunta. Elige un tema (apariencia). Envía el usuario a tu compañero/a por correo electrónico  (integrado en el correo). Configura las notificaciones. Respondeos. Comprueba las notificaciones. Inserta el formulario en tu wiki. ¿Cómo harías difusión para  conseguir el mayor número de respuestas posible? “Cierra” la encuesta.  Comprueba el resumen de respuestas.
  • Buenas prácticas 38
  • Otros servicios web
  • GDocs, Wiki, Dropbox? Cont. Sin Cualquier Edic. Colabora Control Publico Estructu Conexión Notifs.? fichero? Sincro? cion? Version Private rado? ?GDocs emailDropbox RSSWiki Email/RSS Di cuál elegirías para cierta situación común en tu trabajo: Por ejemplo: La documentación de este curso
  • Códigos QR Recurso útil para vincular el “mundo físico” con el  “mundo virtual” ¿Casos de uso?
  • Actividad Busca “zxing qr generator” en internet. Elige “URL” en el tipo de contenido. Copia­pega la url de tu formulario de Google docs  de antes y genera el código QR Embébelo en tu wiki. Viendo ahora los tipos de contenido y cómo  funciona...¿se os ocurren casos de uso en vuestro  proyecto/sector?
  • Visualización datos Gráficos: ● Google docs (spreadsheets + gadgets) – Evolución de ventas de paraguas. ● Many Eyes
  • Actividad1.Crea un hoja de cálculo sencillita en Google docs e  inserta un gadget relacionado.2.Inserta la hoja de cálculo en tu wiki.3.Inserta el gadget en tu wiki.4.Haz varios cambios en la hoja de cálculo y  comprueba las variaciones en el wiki.5.Regístrate en Many Eyes, sube tus datos de la hoja  y elige una visualización, customiza y publica.  También se puede insertar en web.6.Prueba a crear una nube de palabras.
  • MapasGoogle Places 4 Business (video, subt. es)
  • Actividad Busca en Google Maps negocios que conozcas,  anteriores trabajos... ● ¿Están? ● ¿Están bien localizados? ● ¿Y los datos?¿Están verificados? ● ¿Qué tendría que hacer el propietario del negocio en  caso contrario?
  • Mapas colaborativos• Google mapas – Creación colaborativa de mapas personales – Compartir mapas • Escritura • Lectura • Públicos – Rutas • Coche • A pie • Transporte público: gTransit – Publicar en tu web – Exportable a google Earth
  • Mapa zona de ventas 48
  • Actividad Crea un mapa relacionado con tu proyecto / sector  de actividad. Inserta unos elementos iniciales (chinchetas con  iconos/logos, trayectos, áreas...) Compártelo con tu compañero/a. Haz aportaciones en el suyo. Embébelo en el wiki.
  • Herramientas de Comunicación
  • Listas de correo Las listas de correo electrónico son un uso especial del  mismo que permite la distribución masiva de  información entre múltiples usuarios de internet de  una sola vez. En una lista de correo se escribe un mail a  la dirección de la lista (ej: openjob20@onlinegroups.net)  y le llega a todas las personas inscritas en la lista.  Dependiendo de cómo esté configurada la lista, el  receptor podrá o no tener la posibilidad de enviar  correos.
  • Listas de correo Herramientas: ● PhpList Hosted ● Online Groups ● Google Groups, al igual que las anteriores, es un  servicio de Google que permite crear listas de  correo electrónico para mantener comunidades o  hacer más fácil la comunicación entre personas.
  • Actividad Suscríbete a la lista / grupo OpenJob 2.0 en Google. Envía un mensaje de presentación al grupo. Responde al mensaje de algún compañero/a. Accede vía web a la página del grupo. Edita tu suscripción. ¿Se os ocurren aplicaciones empresariales de las  listas de correo?
  • Mensajería instantánea Nos permite manejar de forma diferente las relaciones con otras  empresas, con nuestros clientes y aquellas que establecemos  dentro de nuestra propia organización, abriendo canales que  nos sirvan para conocer de primera mano cual es la visión  que tienen de nuestra empresa aquellos a los que  proporcionamos productos o servicios o, en otra vertiente,  estableciendo nuevas formas de comunicación interna  entre trabajadores. La mensajería instantánea es una herramienta de comunicación  excepcional que no se explota lo suficiente en entornos  empresariales. En muchos casos la falta de control sobre  los sistemas de mensajería más populares (Whatsapp, Msn,  Gtalk, Facebook...) provoca cierta sensación de desconfianza  entre los empresarios.
  • Mensajería instantánea Un servicio de mensajería corporativa debe ofrecer un mínimo de  calidad que se puede resumir en las siguientes prestaciones: ● La propia empresa puede decidir los usuarios que pueden  utilizar el servicio (gestión de acceso). ● El sistema de mensajería puede adaptarse a la estructura y  workflow de la empresa (gestión de usuarios y workflow). ● Las comunicaciones pueden ser registradas, tanto en un  servidor central como en cada cliente (registro de las  comunicaciones). ● Comunicación offline. ● La información puede viajar encriptada (encriptación). ● Integración con otras aplicaciones
  • IM Servidor en nuestra empresa: ● Toda empresa puede crear un servidor local Jabber  interno, de manera que solo los empleados puedan  comunicarse por este medio e incluso tengan una salida  controlada y restringida por internet, solo para  conectarse con algunos proveedores o clientes. ● Este servicio se puede llevar a la práctica gracias a  aplicaciones como djabberd, ejabberd, openfire o  jabberd entre los más conocidos y usados. ● Gracias a que el protocolo XMPP es abierto y  multiplataforma, el usuario tiene la libertad de escoger  aquel cliente informático que cumpla con sus  necesidades: Google Talk, Tipic, Gabber2, Kopete,  Pidgin, etc.
  • IM Servidor online: ● Existen multitud de empresas que ofrecen un servicio de  mensajería instantánea corporativa a través de sus  servidores, como: – Hosted.im, plan gratuito hasta 5 usuarios – Sazneo, lo mismo ● Nosotros vamos a probar 24im. Basta registrar el nombre  del grupo y el número de empleados que podrán usar  este sistema de chat para que tengáis disponible una  completísima herramienta de comunicación gestionada  por un administrador que moderará y creará los  usuarios participantes (hasta 100 a coste 0).
  • Actividad Una vez estés dado de alta, entra en el chat y edita  tu cuenta. Chatea con tus compañeros de departamento. Comparte con ellos algún enlace y documento. Sal del chat y ve al blog del curso. Pincha en  “Atención al cliente” y simula que eres un cliente  con una duda. Te atenderá algún compañero :)
  • Ventajas IM Agilizar procesos y optimizar comunicaciones. Abaratamiento de costes. Especialmente útil en empresas dispersas  geográficamente, y en empresas que trabajan con  equipos o en proyectos variados.
  • 10 consejos: qué sí y qué no1. Adoptar una política de usuario para la comunicación mediante mensajería  instantánea. Horario, formación, etc.2. No utilizar la mensajería instantánea en conversaciones confidenciales o para  transmitir información delicada.3. Organizar las listas de contactos de modo que los contactos comerciales queden  aparte de los amigos y los familiares.4. No permitir el abuso de la mensajería instantánea en el trabajo empleándola para  conversaciones personales.5. Recordar que los mensajes instantáneos también se pueden guardar.6. No comprometer ni la reputación de la empresa ni la propia.7. Cuidado con las infecciones de virus y los riesgos a la seguridad relacionados.8. No compartir información o datos personales a través de un servicio de IM9. Ser conciso y breve en los mensajes instantáneos y saber siempre cuándo decir  adiós.10. No causar confusión usando un nombre o un estado de usuario engañoso.
  • Audio/Video Conferencia Skype Google Talk / Hangouts Software Libre, en nuestro servidor:  Asterisk, BigBlueButton Otros: Almostmeet, Fuze Meeting, Adobe Connect Now,  ooVoo, opentok, Mikogo...
  • Eventos Streaming de audio/video ● Procaster ● Spreecast ● Justin.tv ● Ustream ● qik...
  • Actividad Ve al blog y conéctate a la emisión de la clase. Haz alguna pregunta. Crea tu canal utilizando alguna de las plataformas  anteriores, Ustream, por ejemplo. Tunéalo y embébelo en tu site/blog/wiki. Si no sale,  prueba con el “old embed code”. ¿Utilidades para la empresa?
  • 11 Suites para el trabajo colaborativo online
  • Google Apps Bajo tu propio dominio (miempresa.com): ● Correo­e (25Gb/cuenta) ● Calendar ● Docs ● Gtalk ● Contacts ● Groups ● Sites ● Gratis (hasta 10 cuentas), 40€/usuario año
  • MS Office 365 Correo­e (25Gb) Calendario Office Web Apps (W, E, P) Sites, Intranet... IM, Web Conference 5,25€ usuario/mes
  • Zoho Chat  Calendar Docs  Visor compartido Foros (2 gratis)  Soporte remoto Correo (hasta 3 gratis)  Gestor incidencias Meetings (1to1 gratis)  CRM (3 usuarios gratis) Gestión proyectos (1   Facturación (3 clientes) gratis)  Informes / BI Repositorio público de   Formularios / encuestas... ficheros Wiki
  • BSCW Repositorio web de ficheros compartidos Calendario Contactos Tareas Blogs Encuestas Gratis!
  • Com8s Repositorio web de ficheros compartidos Foros Mensajes Chats Videoconferencia Perfil y actualizaciones
  • Yammer Microblogging Perfiles Mensajes Grupos Repositorio web de ficheros compartidos Redes externas Contactos Knowledge Base 
  • TribalOS Repositorio ficheros compartidos web Editor colaborativo Webmail Chat Videoconferencia Muro de noticias intranet Contactos Calendario Tareas Gratis hasta 5 usuarios, 5€/mes + 1€/usuario adic.
  • Wiggio Calendario compartido Email, listas de correo Mensajes (texto, audio, video) Grupos Repositorio web de ficheros compartidos Documentos, Hojas de cálculo online. Virtual Meetings (hasta 10, gratis) Audioconferencias (hasta 50, gratis) Chat Encuestas Tareas 
  • Actividad Entra en Openjob20 en Wiggio Configura tu perfil Por parejas: ● Cada una, en el “Feed” inicia una conversación de un tipo: – Evento – Fichero – Enlace – Encuentro virtual (señalar día y hora) – Sala de Chat – Audioconferencia – Nota de voz – Tarea – Encuesta ● Individualmente, interactuar con las actualizaciones creadas. También tenemos lista de correo: openjob20@wiggiomail.com
  • Soluciones libres
  • Zimbra Correo­e Contactos Calendarios Tareas Ficheros compartidos IM Etiquetas, búsqueda... Integración Social y Apps externas ● Fb, Twitter, VoIp... (Zimlets)
  • eGroupware Correo­e Calendarios Contactos Tareas+time tracking Repositorio de ficheros compartidos Gestión de incidencias Gestión de proyectos Knowledge Base Sites, Wikis, Enlaces, Chats, encuestas...
  • Cyn.in Wikis  Foros Blogs  Espacios + workflows Repositorio ficheros  Personas + actualizaciones Calendarios  Conversaciones contextuales Enlaces  Crowdrating + Votos  Etiquetas...